Текст делового стиля: Официально деловой стиль (примеры) 🤓 [Есть ответ]

Повествование делового стиля

Цели урока:

Обучающий аспект:

• повторить стили русского языка, основание для их использования и цели;
• повторить глагольные формы;
• определить признаки делового стиля;
• научить составлению инструкций

Развивающий аспект:

• развивать мыслительные способности анализа и синтеза;
• развивать навыки аргументации своей позиции;

Воспитывающий аспект:

• формировать навыки совместной деятельности.

Единица содержания: способ создания деловой инструкции

Этапы урока:

• подготовительный этап,
• этап усвоения новых знаний,
• этап первичной проверки,
• итог на рефлексивной основе,
• домашнее задание.

Ход урока

Вспомним, что мы знаем о стилях.

На какие две группы можно разделить стили русского языка? (На разговорный и книжные.) Что является целью разговорного стиля? (Общение).

Перечислите книжные стили. (Художественный, официально – деловой, научный, публицистический.)

Что отличает их друг от друга? (Цель использования.)

Что является целью художественного стиля? (Воздействие.) Что является целью делового и научного стилей? (Передача информации.) (На доске в процессе ответов учеников появляется схема)

Сейчас мы прочитаем текст, определите, к какому стилю относится данный текст.

Рецепт счастья (по Ш. Амонашвили)

Возьмите просторную чашу терпения, поместите туда своё полное любви и нежности сердце. Добавьте две пригоршни щедрости. Затем плесните туда же свежего юмора. Посыпьте добротой, добавьте как можно больше веры и надежды. Хорошо всё это перемешайте и дайте настояться. Потом намажьте толстым слоем на кусок отпущенной вам жизни, украсьте улыбкой и предлагайте всем, кого встретите на своём пути. Принимайте маленькими порциями, так как превышение суточной дозы счастья может привести к нежелательному головокружению.

Это текст официально–делового стиля. Какова его цель? (Дать информацию). Каковы его признаки? (Точность, бесстрастность, официальность, отсутствие авторской оценки, авторского отношения к предмету речи и т. д.)

Определите тип речи данного текста. (Повествование – здесь говорится о сменяющих друг друга действиях.)

Подобные деловые повествования обычно составляют основу текстов- инструкций или текстов, именуемых полезными советами. В них характеризуются действия, которые нужно выполнить при совершении какой-либо работы, точно обозначается последовательность этих действий.

Сформулируйте цель урока: чем мы будем сегодня заниматься? (Учиться писать инструкцию). Зачем это нужно? ( За свою жизнь человеку приходится читать множество разнообразных инструкций. Довольно большому проценту людей приходится участвовать в составлении инструкций, а для этого необходимо знать законы их написания).

И вот сейчас с верой в свои силы, с надеждой, что всё у нас получится, с любовью к своим одноклассникам, рядом с которыми вы будете работать, с терпением (хотя оно больше понадобится мне) и, конечно, с юмором и улыбкой приступим к делу.

Запись темы “Учимся составлять инструкцию”. Открывается доска, на ней начерчена таблица, учащиеся получают такие же таблицы в распечатанном виде, они будут заполняться в ходе урока.

Деловая инструкция

Стилевые черты	Тип речи	Глагольные формы	Слова и выражения, указывающие на последовательность действий
Точность	Повествование	Форма повелительного наклонения	Сначала
бесстрастность		Форма глаголов наст. вр., 3 лица, мн. числа	Прежде всего
официальность		Возвратная форма глаголов наст. вр., 3 лица, ед. числа	Затем
отсутствие авторской оценки		Форма глаголов наст. и буд. вр., 1 лица, мн. числа	Потом
отсутствие авторского отношения		Неопределённая форма глагола	Далее
отсутствие изобразительно – выразительных средств языка		Неопределённая форма глагола в сочетании со словами надо, нужно, следует	После того как, после этого

Чтобы заполнить следующую графу таблицы, надо познакомиться с текстами – инструкциями и проанализировать, какие там встречаются глагольные формы и слова, указывающие на последовательность действий. (Почему так важны глагольные формы? Главное в тексте – повествовании – последовательные действия, а действия передаются в большинстве случаев глаголами). Как в “Рецепте счастья” показана последовательность действий? (С помощью наречий “затем”, “потом.) В какой форме употреблены здесь глаголы? (В форме повелительного наклонения.)

Работа в парах (или группах, в зависимости от наполнения класса). Учащиеся анализируют предложенные тексты (см. ниже), делают вывод об использованных в них глагольных формах и словах и выражениях, указывающих на последовательность действий, в процессе их ответов заполняются соответствующие графы. Какие глагольные формы чаще всего используются в инструкциях? (Неопределённая форма глагола в сочетании со словами надо, нужно, следует, повелительное наклонение глаголов.)

Вы, я надеюсь, поняли, почему предложенные вам тексты вызывают улыбку? (Здесь инструкция прописывает действия, которые не нуждаются в инструкции.

Это противоречие и создаёт комический эффект). А теперь поработаем серьезно, проверим, как вы усвоили изученное на уроке …в виде инструкции. Групповая работа. Каждая группа (всего 4) или индивидуально (по желанию) составляет инструкцию “Как надо писать инструкцию”. Для этого сформулируем способ составления инструкции (назовем его инструкцией к составлению инструкций):

• определить, какие действия надо совершить при выполнении той или иной работы
• расположить их в определённой последовательности
• использовать слова, указывающие на последовательность действий
• писать кратко, чётко, точно, не выражая собственного отношения к тому, о чем повествуешь.

Прослушивание получившихся текстов, обсуждение достоинств и недостатков.

Домашнее задание. Написать инструкцию либо по заданию учебника (упр.681), либо шутливую, по аналогии с текстами, предложенными на уроке.

Тексты для анализа.

Инструкция о том, как правильно подниматься по лестнице

Поднимаются по лестнице обычно передом вперёд, ибо перемещение задом наперёд либо же боком вызывает значительные трудности.

Чтобы приступить к подъёму, поднимите

сначала ту часть тела, которая находится внизу с правой стороны и которая почти всегда, за редкими исключениями, полностью умещается на ступеньке.

После того как на первой ступеньке окажется вышеописанная часть тела, которую для краткости мы обозначим словом нога, поднимается соответствующая ей часть слева; поставим её на вторую ступеньку, и таким образом на первой ступеньке будет стоять нога и на второй ступеньке будет стоять нога. Обращайте особое внимание на то чтобы не поднимать одновременно ногу и ногу. (По Х. Кортасару)

Как забить гвоздь в стену

Прежде всего совершим все необходимые приготовления: найдём собственно гвозди, возьмём молоток (кувалда или кузнечный молот могут причинить массу неприятностей).

Затем приступим к забиванию гвоздя. Возьмём молоток в правую руку, а гвоздь в левую, но ни в коем случае не надо держать гвоздь за шляпку. Размеренными ударами начнём вбивать гвоздь в стену, при это стараемся не бить со всего размаху.

Как играть на пианино

Отыскать в квартире пианино. Обычно это делают не спеша, внимательно вглядываясь в каждый угол квартиры.

Открыть крышку пианино. Если под ней оказались два ряда черных и белых клавиш, то это действительно пианино.

Далее следует отыскать в квартире стул, так как на пианино обычно играют сидя.

Найти педаль для максимального удаления звука. Осторожнее! Не перепутайте её с педалью продолжительного звучания!

После совершения этих действий осталось самое простое – начать игру на пианино.

Как выгуливать собаку

Прежде чем выгуливать собаку, удостоверьтесь, что она у вас есть. Далее убедитесь в том, что собака до сих пор дома. Элегантным движением наденьте на собаку ошейник. При этом помните: ошейник обычно надевают на шею, а не на хвост или лапу. (Шея у собаки находится за головой). Выведите собаку из дома и гуляйте с ней долго и нудно, ни на минуту не выпуская из рук поводок.

Как правильно петь в хоре

Для начала попробуйте вспомнить слова хотя бы одной песни. Если это удалось, теперь следует воспроизвести мелодию песни или сочинить её самому. Затем надо широко открыть рот, напрячь голосовые связки и пропустить воздух через дыхательные пути. Если при этом не слышно ни звука, вам следует обратиться к отоларингологу.

Как смотреться в зеркало (дополнительно)

Для этого следует найти три вещи: себя, диван (на случай падения в обморок от увиденного), зеркало. Зеркало нужно установить на устойчивый объект. Поместите своё лицо строго перед зеркалом. Затем убедитесь, что вам удалось выполнить задуманное действие, для этого пошевелитесь, улыбнитесь. Если человек в зеркале делает то же самое, то это вы.

Литература

При подготовке урока использованы материалы статьи С.В. Волкова «Составляем инструкцию» в газете «Русский язык» №12, 2004 года.

Особенности официально-делового стиля

Здравствуйте, друзья! Сегодня решила остановиться на особенностях официально-делового стиля письма. Поверхностно я затрагивала эту тему в статье «Как написать текст в деловом стиле». Но ошибочно предполагала, что это нужно только тем, кто занимается делопроизводством. Поэтому не стала углубляться в дебри. Как выяснилось, многих интересуют именно эти подробности.

Раз надо, я всегда готова помочь.

Содержание статьи

Отличия официально-деловой стилистики

Этот стиль служебный, поэтому предполагает официоз и соблюдение деловой субординации.

1. Любая деловая бумага должна быть адресована конкретному получателю (адресату) от конкретного отправителя.
2. В деловых бумагах не должно быть мнения или эмоций автора. Тон нейтральный.
3. В одном тексте рассматривается один вопрос. Кстати, это правило справедливо для всех стилей.
4. Исключаются любые иносказания, метафоры, аллегории. Текст должен быть предельно ясным и толковаться однозначно.
5. Краткость и лаконичность изложения. Этот принцип действует в любом стиле и жанре.
6. Дружественность и доброжелательность — обязательное условие официально-деловой письменной речи.

Рекомендации по написанию деловых бумаг

Текст должен быть понятным, поэтому писать его следует короткими простыми предложениями. Вопреки сложившемуся мнению в деловом стиле не приветствуются причастные и деепричастные обороты, которые усложняют восприятие написанного.

Деловой стиль предполагает самый простой, прямой, порядок слов в предложениях. То есть вначале идет подлежащее, потом сказуемое. Определение перед определяемым словом. Если есть вводное слово, оно ставится в начало предложения.

ПРИМЕР: Итак, мы получили ответ на запрос в городскую администрацию.

КОММЕНТАРИЙ: итак — вводное слово, ставится в начале предложения

мы — подлежащее

получили — сказуемое

городскую — определение

администрацию — определяемое слово.

ПРИМЕР: Надеюсь, Вы посетите открытое мероприятие, где мы сможем обсудить пути дальнейшего сотрудничества.

КОММЕНТАРИЙ: надеюсь — вводное слово

Вы – подлежащее

посетите – сказуемое

открытое – определение

мероприятие – определяемое слово

мы – подлежащее

сможем обсудить – сказуемое

дальнейшего – определение

сотрудничества – определяемое слово.

Думаю, с этим все понятно. Примеры наглядно иллюстрируют, каким должен быть порядок слов в предложении.

Исключено употребление так называемых профессионализмов – профессионального жаргона. Например: платежка, шахматка, кадровик, нал, безнал, расходник, хрипушка (хрип). В официальных документах это должно выглядеть как платежное поручение, оборотная ведомость, сотрудник отдела кадров, наличный и безналичный расчет, расходный ордер, запись телефонного разговора.

Морально-этические принципы составления деловых бумаг

К стилистике это прямого отношения не имеет. Но чтобы картина была цельной, всегда помните еще об одной особенности официально-делового стиля – абсолютной корректности.

1. Тон изложения всегда должен быть ровным. Не допускается как чрезмерная любезность, так и негативные оттенки в любой степени.
2. Оценка событий, фактов должна быть всегда объективной. Это значит, исключается личное мнение и отношение к ситуации. Только констатация фактов.
3. Слова «срочно» и «незамедлительно» имеют эмоциональную окраску, их использовать крайне нежелательно. Особенно начинать письмо с этих слов. Допускается в конце попросить адресата сообщить о решении сразу же, как оно будет принято.
4. Никогда не следует навязывать адресату ваше мнение или подталкивать его к нужному вам решению: Прошу принять положительное решение.
5. Деловая этика исключает употребление выражений с намеком на невнимательность или недобросовестность. Например: Прошу Вас внимательно ознакомиться…
6. Если в Вашем письме содержится отказ адресату, корректнее начать с обоснования такого решения. Проявите дипломатию и отметьте, что при более благоприятных условиях к этому вопросу можно будет вернуться.
7. О положительном решении сообщайте так, чтобы создалось впечатление, что оно стоило вам определенных усилий. Это прибавит ценности вашему сообщению в глазах адресата.

Теперь Вы знаете основные принципы и отличительные особенности официально-делового стиля и сможете корректно написать деловое письмо. Чтобы не пропустить очередную тему, подписывайтесь на обновления блога.

Ваша Инна Копичникова

Официально-деловой стиль и его подстили

Официально-деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, то есть отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов. Начало становления официально-делового стиля в русском языке можно отнести к X веку, к эпохе Киевской Руси, когда появляются первые тексты договоров между Киевской Русью и Византией. По мнению исследователей, язык договоров и других документов был тем языком, из которого позднее выработался литературный язык.

Основная функция официально-делового стиля – предписывающе-информационная. Лексическую основу официально-деловых текстов составляет нейтральная, употребительная в любом стиле лексика. Однако следует заметить, что выбор лексики всегда определяется тематикой текста, вследствие чего и в использовании нейтральной лексики автор текста не свободен. Так, он может употребить слова человек, гражданин, река, вода, но вряд ли обратится к словам кресло, лысина, страус. Характерными признаками официально-делового стиля являются:

1.   Преимущественно письменная форма изложения.

2. Стандартизированность: в рамках каждого жанра официально-делового стиля существует особая «модель», шаблон, по которому строится текст вне зависимости от того, кто является его автором, при этом композиция официально-делового текста не претерпевает изменений.

3. Высокая степень регламентированности (определённый запас средств выражения и способов их комбинирования): обращение к ограниченному набору языковых средств позволяет строить текст таким образом, чтобы при его толковании не возникало разночтений.

4. Строгость и простота изложения: использование слов в их прямых значениях, отсутствие образности, предпочтительное употребление простых, однозначно трактуемых синтаксических конструкций.

5. Информативная насыщенность: авторы текстов официально-делового стиля стремятся передать максимум информации, используя минимум языковых средств. Официальный характер изложения: для текстов данного стиля не характерно использование экспрессивно окрашенных слов и синтаксических конструкций.

6.  Безличность: тексты официально-делового стиля носят объективный характер, поэтому в них отсутствуют языковые средства, указывающие на автора.

Лексика и фразеология официально-делового стиля отличается умеренно книжной стилистической окраской и высоким процентом стандартных средств (так называемых канцелярских штампов).

Канцелярский штамп – это воспроизводимая в официально-деловом стиле лексико-фразеологическая единица, которая соотносится с часто повторяющимися ситуациями или распространёнными понятиями и облегчает их обозначение. Для официально-делового стиля характерно преобладание штампов как стандартных средств. К числу штампов относятся следующие: отмечены следующие недостатки, принимая во внимание, выдана для представления, в конструктивной обстановке, договаривающиеся стороны, возбудить дело, привлечь к ответственности и т. д. В официально-деловых документах также употребляются так называемые «строевые» слова (в целях, с целью, согласно, в связи с, в части, в вопросе, в деле) и обороты со «строевыми» словами: показатель (качества, достижений), способ реализации (изготовления), в целях обеспечения (улучшения, предоставления), в дополнение к и т. д.

Терминология официально-делового стиля менее абстрактна, чем научная терминология в силу практической направленности. К терминологии официального стиля относятся:

1. Названия лиц по их функции в официально-деловых отношениях: истец, ответчик, квартиросъёмщик, налогоплательщик, вкладчик, арендатор, потребитель.

2. Названия документов: распоряжение, приказ, протокол, извещение, инструкция, служебное письмо, служебная телеграмма, докладная записка, справка, акт, лицевой счёт.

3. Обозначение частей документа, процесса его согласования и утверждения: повестка дня, присутствовали, слушали, постановили, согласен, приложение, не возражаю, в приказ, согласовано.

4. Специализированное употребление общелитературных слов и выражений: лицо (человек), юридическое лицо (учреждения, предприятия или организация как носитель прав и обязанностей), реализация (продажа), сторона (лицо, группа лиц, учреждение или государство, вступающее в официальные отношения с другим лицом, группой лиц, учреждением или государством»).

5. Сложносокращённые слова, преимущественно названий учреждений: ЮРГУЭС, РГУ, МИД, НИИ, профком.

Употребляются также архаизмы и историзмы, например, в текстах дипломатических документов: уверение в почтении, сей, таковой,  Его Величество.

Официально-деловой стиль носит сугубо именной характер: доля существительных по сравнению с глаголами в нём даже выше, чем в научном стиле. Широко используются в документах отглагольные существительные, придающие тексту сдержанно строгую тональность, например: документированность, установление, унификация, стандартизация, содержание, хранение и использование и т. д. Одно и то же существительное в деловых текстах может повторяться даже в рядом стоящих предложениях и не заменяться местоимением. С помощью таких повторов удаётся избежать неверных толкований.

В официально-деловых документах широко представлены отглагольные существительные с префиксом не-: неизбрание, непризнание, невозвращение, недополучение, невыполнение и т. д. Среди кратких прилагательных в документах наиболее употребительны прилагательные со значением долженствования: должен, обязателен, подотчетен, необходим, ответствен. Числительные в официально-деловом стиле пишутся цифрами, за исключением таких денежных документов, как счета, доверенности, расписки. Обезличенный характер официально-делового стиля подтверждается почти полным отсутствием личных местоимений 1-го и 2-го лица и соответствующих личных форм глагола (формы 1-го лица ед. ч. местоимений и глаголов употребляется  в таком жанре, как заявление, а форма 1-го лица ед. ч. глагола в слове  приказываю – в жанре приказа). Особенностью официально-делового стиля является также преимущественное употребление инфинитива по сравнению с другими глагольными формами. Часто употребляется так называемое «настоящее предписание»: При невозможности защитника явиться в этот срок следователь принимает меры, предусмотренные частью 3-й статьи 47-й настоящего кодекса.

Синтаксис официально-делового стиля подчёркнуто книжный и неэмоциональный. Предложения полные, повествовательные, как правило, двусоставные. Порядок слов прямой. Прямая речь, как правило, отсутствует, за исключением некоторых жанров, например, судебного протокола; отсутствуют вводные конструкции. Синтаксис официально-делового стиля отражает тенденцию к детализации и классификации, к рассмотрению в единстве конструирующей и предписывающей сторон, причинно-следственных и условно-следственных отношений. Это проявляется в использовании значительных по длине предложений, осложнённых однородными оборотами, причастными и особенно деепричастными. Также широко распространены конструкции с «нанизыванием» (повторением) родительных падежей существительных без предлогов, например: Запрещается создание и деятельность общественных объединений, цели или действия которых направлены на насильственное изменение основ конституционного строя и нарушение целостности Российской Федерации (Конституция РФ, ст. 13).

Официально-деловой текст строится по шаблону (формуляру) – определенной модели, включающей в себя элементы, обязательные для текста данного жанра. Так, например, Конституция РФ, подобно конституциям других стран, разбита на главы, главы – на статьи, статьи – на пункты, пункты – на подпункты; официальное письмо содержит указание адресата (в правом верхнем углу), заголовок, называющий жанр документа (уведомление, ходатайство и т. д), основной текст, подпись и указание даты.Типичен параллелизм используемых конструкций, вплоть до дословного повторения сегментов предшествующих предложений (например, 4 из 5 пунктов статьи 32 Конституции РФ начинаются словами «Граждане Российской Федерации имеют право»): такое строение текста помогает избежать двусмысленности в его толковании. Описанные особенности являются общими для текстов официально-делового стиля самых разных жанров.

В рамках официально-делового стиля выделяют три подстиля: юридический, дипломатический и канцелярско-деловой. Их названия демонстрируют, в каких именно сферах социальной деятельности человека они используются. В рамках каждого из подстилей выделяют множество жанров, особенности которых определяются тематикой, объемом и формой создаваемого текста.

К жанрам юридического подстиля относятся: конституция, кодекс, закон, постановление.

Жанрами дипломатического подстиля являются: верительная грамота, нота протеста, декларация, коммюнике.

Канцелярско-деловой подстиль представлен следующими жанрами: заявление, уведомление, приказ, контракт, резюме и т. д.

Следует заметить, что юридический и дипломатический подстили в гораздо большей степени похожи друг на друга, чем на канцелярско-деловой подстиль. Связано это с тем, что они регламентируют отношения на «высоком» социальном уровне: между государствами, государством и юридическим лицом, государством и гражданином, в то время как документы канцелярско-делового подстиля описывают разнообразные бытовые ситуации, связанные в том числе и с производственной деятельностью человека.

Различия между юридическим и дипломатическим подстилями объясняются тем, что первый из них используется в законодательстве и судопроизводственной деятельности внутри государства, а второй – на внешнеполитической арене. В связи с этим каждому из подстилей свойственно наличие особой терминологии и фразеологии. Юридический подстиль характеризуется употреблением следующих выражений: каждому гарантируется право, дееспособность несовершеннолетних, осуществлять права и обязанности. В документах дипломатического подстиля наиболее распространены такие устойчивые словосочетания: Высокие Договаривающиеся Стороны, Высокий и Полномочный Посол, договорились о нижеследующем, ратификационная грамота, нота протеста. Юридический и дипломатический подстили различаются и синтаксически: для закона важно четко выразить юридическую норму, поэтому предпочтение в нем отдается простым предложениям и сложным предложениям с небольшим количеством придаточных – тем конструкциям, которые удобны для восприятия:

Каждому гарантируется свобода мысли и слова. Не допускаются пропаганда или агитация, возбуждающие социальную, расовую, национальную или религиозную ненависть и вражду. Запрещается пропаганда социального, расового, национального, религиозного или языкового превосходства. Никто не может быть принужден к выражению своих мнений и убеждений или отказу от них. Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным законом. Гарантируется свобода массовой информации. Цензура запрещается (Конституция РФ, ст. 29).

Дипломатические же отношения требуют использования особого этикета, выработанного на протяжении веков, который включает в себя, в частности, употребление в текстах особых клишированных речевых формул (Прошу вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении) и сложных синтаксических конструкций с разветвленной союзной связью, причастными и деепричастными оборотами, инфинитивами, зависимыми предложениями, вводными и обособленными выражениями. Такие конструкции могут представлять собой одно сложное предложение, которое, однако, разбивается на несколько абзацев, каждый из которых начинается заглавной буквой. Такое строение свойственно преамбулам (вводным частям) дипломатических текстов, например преамбуле «Всемирной конвенции об авторском праве», подписанной в Женеве 6 сентября 1952 г.:

Договаривающиеся Государства, воодушевленные желанием обеспечить во всех странах охрану авторского права на литературные, научные и художественные произведения, уверенные в том, что режим охраны авторских прав, пригодный для всех наций и выраженный во Всемирной конвенции, являясь дополнением уже действующих международных систем охраны и не затрагивая их, способен обеспечить уважение прав личности и благоприятствовать развитию литературы, науки и искусства, убежденные в том, что такой универсальный режим охраны авторских прав облегчит распространение произведений духовного творчества и будет способствовать лучшему международному взаимопониманию,огласились о нижеследующем …

Тексты, написанные в канцелярско-деловом подстиле, называются документами. Они занимают значительное место в жизни современного человека. Документы описывают самые разнообразные ситуации, возникающие в жизни человека, и для каждой из них находится свой способ описания, свой жанр. Тексты определенного жанра составляются по шаблону, модели, задаваемой этим жанром. Чаще всего автор, создающий документ, не выбирает то или иное языковое средство из ряда синонимичных, а воспроизводит то, которое диктуется ему жанром: так, в заявлении о приеме на работу, он обязательно должен написать: «Прошу принять меня на должность», а не придумывать свои, отличные от стандартных, фразы. Таким образом, тексты канцелярско-делового стиля регламентированы в еще большей степени, чем тексты юридического и дипломатического подстилей. Существует два типа документов:

1. Служебная документация – документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных.

2. Официально-деловая переписка – документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков: функциональному, содержательному, временному (сроки исполнения):

1)  личные документы: автобиография, анкета, характеристика, доверенность, жалоба, заявление и т. д.;

2)  распорядительные документы: постановление, приказ, распоряжение и т. д.;

3)  административно-организационные: договор, контракт, отчет, устав и т. д.;

4)  информационно-справочные: акт, выписка, докладная записка, справка и т. д.

Жанры официально-деловой переписки определяются, прежде всего, целями, преследуемыми их составителями: письмо-приглашение содержит информацию о проведении мероприятия и приглашение адресату принять в нем участие, письмо-подтверждение указывает на согласие адресанта (отправителя) с предложениями адресата, в гарантийном письме говорится об обязательствах, которые берет на себя адресант перед адресатом и т. д.

Протокол – это официальный документ, содержащий точную запись всего, что было сказано, сделано и решено на собрании (заседании, совещании). В то же время протокол – не стенограмма, в нем находят отражение лишь основные положения, высказанные участниками собрания.

Краткий протокол – это точная, но лаконичная запись последовательности и содержания выступлений, в которой чаще используется форма косвенной речи. В подробном протоколе все выступления записываются подробно.

Доверенность – документ, дающий кому-либо право действовать от имени лица, его выдавшего.

Расписка – документ, подтверждающий получение чего-либо.

Заявление – документ, содержащий просьбу о чем-либо. При обозначении автора заявления допустимы две формы: родительного падежа без предлога и с предлогом от. В настоящее время предпочтительнее вариант без предлога, эта форма подчеркивает принадлежность документа.

Автобиография – документ, содержащий социально значимые сведения из жизни автора: год и место рождения, образование, место работы, местожительство, семейное положение. В деловой автобиографии принята хронологическая последовательность в изложении основных событий жизни, деловая автобиография содержит стандартизованное начало, каждый новый блок оформляется с красной строки.

Характеристика – документ, содержащий отзыв, заключение о чьей-либо служебной, общественной деятельности, о деловых качествах кого-либо.

Некоторые из официально-деловых документов имеют строго профессиональную сферу использования, другие приходится составлять почти каждому, и не только в профессиональной деятельности, но и в повседневной жизни. Документы составляются и оформляются на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Обычно в документе выделяются две смысловые части: первая часть – указание на причину и цель составления документа, вторая – предложения, просьбы, рекомендации и т. д. Рекомендуется начинать документ с просьбы, рекомендации, а затем обосновывать, указывать причины. Это значительно облегчает восприятие информации и, следовательно, ускоряет делопроизводство. Такие документы, как заявление, приказ, просьба, могут состоять из одной части.

Деловой стиль и особенности официального делового стиля

На сегодняшний день актуальность изучения и применения понятия «деловой стиль» сложно переоценить. Роль бизнес-этикета важна в жизни каждой конкретной организации, а также имеет большую значимость на международном уровне. Грамотное владение деловым стилем повышает статус и авторитет человека, открывая перед ними новые карьерные и личные перспективы. Его можно охарактеризовать как формулу успеха, на результат которого влияет речь человека, его поведение и форма одежды.

Определение и истоки делового стиля в речи

Деловой стиль в речи — это совокупность языковых и прочих средств, которые могут быть применимы в области официальных коммуникаций. Такие отношения могут возникнуть между людьми, организациями и государствами. Своими корнями такой формат общения уходит в древность. В эпоху Киевского государства стали появляться документы, которые имели юридическую силу. Среди прочих книжных стилей, истоки делового стиля зарождались уже в 10 веке. По настоящее время он применяется для составления законодательных документов, распоряжений, соглашений, в официальной переписке.

Официально‐деловой стиль — функциональная разновидность языка, для которого характерны стабильность и стандартизация. Он не допускает неоднозначные и плохо структурированные предложения и фразы. Слова употребляются исключительно в прямом значении. Примерами такого стиля могут выступать доклады деятелей на торжественных и официальных встречах и заседаниях. Он применяется и в рабочей атмосфере на совещаниях, презентациях, собраниях.

Формы проявления делового стиля

Официальный формат находит своё применение в письменной речи, устной передаче информации, гардеробе. Манера одеваться — своеобразная визитная карточка человека, находится ли он на президентском посту, управляет компанией или выполняет в ней рядовые функции. Кроме первого впечатления, одежда способна оказывать психологическое воздействие на собеседников. Деловой стиль одежды требует к себе повышенного внимания.

Корпоративные манеры проявляются в поведении человека. Составляющие компоненты: умение сохранять спокойствие и вести себя достойно в нестандартной ситуации, воля к действию, готовность взять ответственность на себя, не страшиться проявлять гибкость, быть объективным. Деловой стиль поведения подчиняется определённым нормам и принципам: здравого смысла, этичности, целесообразности, консерватизма, эффективности и другим.

Деловой стиль устной речи

В жизни любой компании деловой стиль речи играет важную роль. Обмен информацией происходит практически беспрерывно — выдвигаются новые идеи, подводятся экономические итоги, даётся оценка деятельности сотрудников. С соблюдением строгих правил проводятся телефонные переговоры, совещания, собрания и короткие беседы. Каждое из перечисленных взаимодействий может рассматриваться, как самостоятельный способ коммуникации, имеющий разные цели, форму, число участников.

Речевые взаимодействия имеют ряд особенностей, они строятся по стереотипным шаблонам и стандартам, насыщены специфическими правилами и приёмами. Официальный деловой стиль исключает использование многозначных слов, двусмысленных высказываний и сложных предложений, неправильное ударение в словах или их неверное склонение. Не приветствуется использование слов и выражений в переносном значении, а употребление синонимов допускается крайне редко.

Речь должна быть грамотной, предложения правильно построены, а мысли чётко сформулированы. Красивая и корректно поставленная речь свидетельствует об интеллекте и образованности. Необходимо знать, что говорить и как это делать. Эмоциональный окрас часто играет решающую роль в убеждении собеседника.

Деловой стиль письменной речи

В корпоративном мире активно обращаются документы, часто имеющие, соответственно, юридическую силу. Одни содержат директивный характер (т.е. обязательны для исполнения), другие применяются для урегулирования партнерских отношений. Деловая переписка осуществляется посредством составления писем. Это эффективное средство передачи письменной речи является значимым элементом ведения бизнеса. С развитием информационных технологий значительная часть переписки происходит теперь в электронном виде. Но и традиционные письма не потеряли свою актуальность, почтовые конверты по-прежнему ходят по всей стране и миру.

Подготовка текста делового письма требует затрат времени и знания специфических правил. Важно уметь передать информацию в достаточном количестве. Классическая схема включает вступление, основную часть и заключение. Во вступлении особое внимание уделяется обращению. В основной части актуальные вопросы излагаются последовательно, согласно приоритета их восприятия. Формула вежливости — это элемент письма, который располагается перед реквизитами и подписью.

Основные требования к стилю делового письма:

• лаконичное и краткое составление текста
• стандартизированное изложение
• нейтральный характер
• точность и однозначность формулировок предложений и употребления отдельных слов
• употребление языковых формул
• преимущественное построение простых распространенных предложений

Деловое письмо должно быть грамотным. Наличие опечаток, описок, орфографических ошибок недопустимо. Письмо оформляется на специальном бланке и на том языке, которым владеет адресат. Текст письма должен выдерживать официальный стиль того языка, на который оно будет переведено.

В компьютерную эру набирает популярность слепой десятипальцевый метод набора текста на клавиатуре. Многие видели молодых людей, взгляд которых прикован к экрану ноутбука, а пальцы самостоятельно печатают текст. Слепой метод печати стал самостоятельной нормой делового стиля. Этот навык существенно экономит время и позволяет следить за грамотностью в режиме реального времени.

Деловой стиль одежды

Для делового стиля одежды характерны черты консерватизма. Модные веяния неуместны, новые элементы внедряются крайне редко. Данный стиль по моделям и фасону, цветовой палитре и тканям, аксессуарам близок к классическому. Для него также приемлемы строгие и элегантные костюмы, рубашки и блузки. Такая форма одежды подходит для повседневной работы, командировок, конференций и презентаций.

Деловой стиль мужчины и женщины

Такая одежда отличается простотой и точностью линий, нет сложных сочетаний цветов и количество их ограничено. Обычно белые вещи дополняются черными, а бледно-голубые — серыми. Допускаются пастельные тона и оттенки коричневого. Деловой стиль женщин и мужчин часто может совпадать. В их гардеробе могут находиться похожие вещи и аксессуары. Например, строгие очки, ремень, галстук, рубашка и т.д. Они могут ходить с одинаковыми портфелями, сумками для ноутбука и мобильными телефонами.

Манера ношения одежды

Внешний вид должен быть опрятным и сдержанным, и сохраняться таким на протяжении всего рабочего дня. Поэтому при выборе одежды предпочтение отдается хорошим тканям, которые не теряют своего вида и формы после проведения времени за рабочим столом, стирки или химчистки. Важное значение отводится удобству и представительному внешнему виду.

Деловой стиль одежды не допускает использование вычурных вещей, коротких юбок и платьев, многочисленных украшений, броский маникюр и макияж, неопрятную причёску. Для мужчин категорически недопустимо ношение цепей и подвесок. Одежда должна быть подобрана со вкусом, не должно присутствовать никаких лишних мелочей. Внешний вид — это первая «визитная карточка», ещё до начала приветствия и разговора.

Дресс-код фирмы и его функции

В каждой серьёзной фирме установлен свой дресс-код. Он помогает унифицировать внешний вид сотрудников, а также поддерживать имидж компании. Дресс-код положительно влияет на репутацию фирмы и создает общее впечатление о ней в глазах клиентов. В гардеробе каждого сотрудника должно быть минимум четыре костюма, которые следует периодически менять. Ходить в одном костюме подряд два или более дней не рекомендуется.

В некоторых крупных компаниях прописаны конкретные и довольно жёсткие требования. Дресс-коду в контракте с работником уделяется несколько страниц с подробным описанием одежды и материалов, из которых она должна быть изготовлена. В сравнении с зарубежными фирмами, в странах СНГ более лояльно относятся к форме одежды сотрудников. Отдельные требования установлены к обязательному деловому стилю для переговоров, презентаций или выездных встреч. Пятница считается «днём без галстуков», если на этот день не запланировано важных встреч.

Введение дресс-кода отражается не только на общей корпоративной культуре. Со вкусом подобранный гардероб делает сотрудника более дисциплинированным. Он чувствует персональную ответственность, которая возлагается на него при общении с партнёрами и клиентами. Такие люди чаще добиваются успеха в переговорах.

Важность соблюдения делового стиля в бизнесе

В мире бизнеса исключительно важно соблюдение определенного свода правил и норм, диктующих манеру разговора и поведения в разных ситуациях. Придерживаясь этих требований, можно рассчитывать на эффективную встречу, переговоры, подписание контракта. Даже обед или встреча без галстуков должны проходить в соответствующем ключе.

Соблюдение делового стиля не является чем-то недостижимым для новичков. Каждому под силу усвоить основные принципы, согласно которым должны проходить встреча, беседа, презентация. В теории давно определены основные модели поведения, описаны важные принципы и нормы. Например, при первой встрече алгоритм знакомства такой: приветствие, представление и обмен визитками.

На практике могут возникнуть сложности, поскольку во всём нужен опыт. Не стоит бояться собственных ошибок. Хорошим тоном считается прямо спросить совета у более сведущего человека. При этом следует сохранять приемлемую дистанцию, не допускать фамильярности в поведении и не заискивать перед собеседником.

Нормы делового стиля на встречах без галстуков

На таких встречах не решаются важные вопросы и не подписываются документы. Неформальная обстановка располагает к обсуждению общих перспектив и планов на будущее, непринуждённым разговорам о семье и увлечениях. Можно расслабиться и отступить от соблюдения строгих норм. Неофициальный деловой стиль одежды позволяет носить более удобные вещи. В каком бы свободном формате ни проходило общение, собеседники должны вести себя достойно и дружелюбно, чтобы вместе хорошо провести время.

Текст официально-делового стиля

Текст официально-делового стиля и его особенности

«Напишите текст официально-делового стиля».

Подобные задания встречаются на биржах контента. Из указания следует, что текст надобно написать официальным деловым языком. Что это означает? Нельзя использовать разговорные фразы. Нужно применять специальные термины. Текст должен быть чётким, строгим, лаконичным — дельным и деловым.

Особенности официально-делового стиля

В любой сфере деятельности используют «свой» стиль и «свой» язык. В деловых и официальных отношениях используют официально-деловой стиль.

Его применяют при создании всех важных документов, деловых бумаг. В правительственных кругах, законодательстве, государственных актах. При создании законов, при деловой служебной переписке.

Деловой стиль необходимо выдерживать:

Вся офисная и прочая документация создаётся на деловом языке.

Признаки официально-делового стиля

Основная задача стиля — информационная. Копирайтер обязан сообщить читателям информацию точно и кратко. Иногда деловые тексты сложноваты для восприятия, но всегда информационно насыщены.

Основные признаки официально-делового стиля:

• информативность;
• краткость, точность;
• использование стандартных формулировок;
• жёсткая логическая структурированность;
• особенность построения предложений;
• недопустимость оценочных суждений и эмоционального окраса — отсутствие субъективного подхода, лишь строгое предоставление фактов.

Особенности стиля официально-деловых текстов, которые должен помнить копирайтер

1. Семантика стиля

Язык стиля чёткий, выразительный, корректно применяются необходимые термины.

Лексика предписывает использование слов и терминологии официально-деловой сферы.

В морфологии допустимы канцеляризмы, общепринятые клише, сложные союзы и предлоги.

Синтаксис стиля отличается сложным построением предложений.

Допускается использование отглагольных существительных; присущих данному стилю устойчивых выражений; сложных союзов для связки предложений; словосочетаний, которые в иных статьях относят к мусорным словам:

• На основании вышеизложенных фактов;
• Исходя из вышеперечисленного;
• В соответствии с постановлением;
• За счёт применения предложенных рекомендаций;
• В силу сложившихся обстоятельств;
• По причине отсутствия…
• В отношении данного лица;
• В целях экономии денежного ресурса.

Текст официально-делового стиля допускает повествование от первого лица, использование аббревиатур, номенклатурных наименований, канцелярской терминологии, употребляемой в данной отрасли. Их значение не растолковывается. Подразумевается, что всем деловым людям понятно, о чём идёт речь.

2. Структура

Выбирается, исходя из типа создающегося документа. Заявления, руководства, автобиографии, инструкции пишутся по общепринятым образцам. Любой документ имеет жёсткую логическую структуру. Как в научных текстах, предложения могут включать многочисленные перечисления, между которыми прослеживается смысловая и логическая связь. В каждом предложении присутствует прямой порядок слов.

Структура официальных текстов отличается обилием сложно построенных предложений. Некоторые признаки официально-делового стиля в статьях для интернета лучше игнорировать, и писать понятно. Все предложения в тексте должны легко читаться, быстро восприниматься и пониматься читателями.

3. Объём

Текст официально-делового стиля пишут максимально сжато, излагая факты корректно, чётко, по существу, — ничего лишнего. Деловые люди чрезмерно заняты. Официальная сфера отличается обилием корреспонденции. Поэтому в деловых текстах нет лишней информации, компактно изложена суть, точно применены языковые средства. Недопустимо словоблудие.

4. Отсутствие эмоциональности

В отличие от рекламных и продающих статей, в деловых документах нет места эмоциям. Они должны быть начисто лишены любой эмоциональной окраски. Недопустимо применение экспрессивных слов и оборотов. Строгое изложение фактов и обоснованных гипотез.

Вкратце, основные особенности стиля официально-деловых текстов:

• Чётко структурированный текст небольшого объёма.
• Подача информации лишена эмоциональности.
• Хорошо и без обрывов прослеживаются логические нити.

Копирайтер обязан стремиться к простоте, чтобы его материал был понятен любому читателю. От слишком длинных, усложнённых предложений и канцеляризма всё же следует отказаться. Современный деловой язык их не приемлет. Деловая информация должна быть изложена максимально просто, чтобы меньше времени потребовалось на прочтение и усвоение.       

К разновидности официально-делового стиля относится обиходно-деловой стиль

Он используется в повседневности:

• при обыденной служебной переписке, будь то коммерческая или деловая корреспонденция;

• в официальных деловых бумагах типа актов, уставов, справок, постановлений, протоколов, инструкций, удостоверений;

• частных документах: при написании заявлений, даче расписок, доверенностей.

Все деловые тексты выполняются по некоторому стандартизованному принципу: в них нет информационной избыточности.

Надеемся, что отныне задание «напишите текст официально-делового стиля» не вызовет сложности.

Статьи проекта «Работа копирайтером» о разных типах тестов:

Выбор шрифтов для деловых документов

Урок 12: Выбор шрифтов для деловых документов

/ ru / business-communication / how-to-format-a-business-document / content /

Выбор шрифтов для деловых документов

Чтобы содержание было в центре внимания документа, текст должен быть профессиональным и легко читаемым. Вот почему выбор правильного шрифта — такая важная часть делового письма.

Шрифты

являются ключевой частью типографики , которая представляет собой искусство размещения текста в удобочитаемой и привлекательной форме.Полезно знать некоторые основы типографики, поэтому посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше.

Как вы можете видеть на видео, типографика предлагает множество творческих возможностей. Однако деловой мир обычно предпочитает более профессиональные шрифты. На этом уроке мы сосредоточимся на шрифтах, обычно используемых в деловых документах.

Ваша компания может использовать собственный стиль для форматирования своих документов, например использование определенного шрифта или цветовой схемы.В таком случае стиль вашей компании всегда должен иметь приоритет над советами из этого урока.

Serif и sans serif

Выбор правильного шрифта зависит от того, как вы хотите, чтобы ваш документ выглядел. Вы хотите, чтобы он выглядел классическим и традиционным, или вам нужно что-то более современное? Независимо от того, что вы ищете, его можно найти в одном из двух типов шрифтов: serif, и sans serif.

Шрифты Serif имеют мелкие штрихи, прикрепленные к основной части буквы, что придает шрифту более традиционный вид.Рекомендуемые шрифты с засечками включают Cambria, Georgia и Times New Roman.

Шрифты без засечек не имеют мелких штрихов, прикрепленных к буквам, что придает им более чистый и современный стиль. Некоторые рекомендуемые шрифты без засечек включают Arial, Calibri и Verdana.

Многие эксперты по типографике считают, что шрифты с засечками более разборчивы при печати, а шрифты без засечек легче читать на экранах компьютеров. Однако другие считают, что любой тип шрифта может быть разборчивым независимо от того, где вы его используете. В конечном итоге вы должны выбрать шрифт, который лучше всего соответствует вашему сообщению и желаемому виду.

Размер шрифта

.

Эффективный размер шрифта достаточно большой, чтобы его было легко читать, но он не занимает слишком много места. Это означает, что ваш основной текст должен быть шрифтом размером из 10 пунктов и шрифтом из 12 пунктов , в зависимости от желаемого внешнего вида и стиля вашей компании. Если вы не можете выбрать между размерами, обычно надежным выбором будет шрифт из 12 пунктов, потому что он невероятно распространен в деловом мире.

Заголовки , с другой стороны, могут быть больше, чем шрифт из 12 пунктов, если вам нужно сделать акцент.Увеличение размера заголовка до шрифта размером 14 или 16 пунктов обычно более чем достаточно, чтобы выделить заголовок.

Все просто

Как мы обсуждали в нашем уроке о том, как форматировать бизнес-документ, ваше письмо наиболее эффективно, когда форматирование простое . Один из способов сделать это простым — использовать только один или два шрифта в документе. Это поможет сделать его более целостным и профессиональным.

Шрифт также не должен отвлекать внимание от вашего контента, поэтому избегайте глупых или декоративных шрифтов.Если шрифт отвлекает или подрывает ваше сообщение, его необходимо изменить.

Рассмотрим пример документа с непрофессиональным шрифтом.

Декоративные шрифты ослабили приведенный выше пример. Основной шрифт просто не подходит для бизнес-документа. Также в примере есть несколько непрофессиональных шрифтов, которые отвлекают внимание и не соответствуют серьезному тону сообщения.

Теперь давайте посмотрим на более отполированный пример.

Этот пример — большое улучшение! Использование профессионального шрифта во всей заметке делает содержание автора ясным и не отвлекающим.

Шрифт, который вы используете, может сделать или разрушить ваш деловой текст. Выберите шрифт, который лучше всего соответствует цели и стилю вашего сообщения, и вы получите профессиональный и удобный для чтения документ.

бизнес-шрифтов | FontSpace

Загрузить

• Темный режим
• Помощь Войти

Присоединиться бесплатно

• Шрифты
• Стили
• Коллекции
• Генератор шрифтов
• (͡ ° ͜ʖ ͡ °)
• Дизайнеры
• Материал

294 бесплатных шрифта

Родственные стили

• Каллиграфия

• Надпись

• Надпись

• Рукописный ввод

• Жирный

• Современный

• Винтаж

78

8

• Винтаж

  8

• Логотип

• Кисть

• Дизайн

• Подпись

• Декоративный

• Элегантный

• Красивый

• Повседневный

• Брендинг

0

Приглашение

• Фотография8

• Силуэт

• Бестселлер

• Корпоративный

• Canva

• Дисплей

• Женский

• Прекрасный

90 084

Журнал

• Стильный

• Мода

• Логотип

• Весна

• Роскошь

• Простой

• Классный

• Бренд

  825 Лето
25

• Визитная карточка

• Водяной знак

• Натуральный

Коммерческое использование

Сортировать по

• Популярные
• В тренде
• Новейший
• Имя

Личное использование Бесплатно

411. 3k загрузок

Личное использование Бесплатно

3100 загрузок

Личное использование Бесплатно

272.6k загрузок

Personal Use Free

237,4k загрузок

Личное использование Бесплатно

5443 загрузки

Личное использование Бесплатно

285.6k загрузок

Personal Use Free

1246 загрузок

Для личного пользования Бесплатно

1754 загрузки

Личное использование Бесплатно

25521 загрузок

Личное использование Бесплатно

632.6k загрузок

Personal Use Free

819 загрузок

Для личного пользования Бесплатно

529 загрузок

Личное использование Бесплатно

101,7k загрузок

Персональное использование Бесплатно

Обычный

4755 загрузок

Для личного пользования Бесплатно

1615 загрузок

От 1 до 15 из 294 Результаты

• 1
• 2
• 3
• 4
• Далее

Еще больше стилей

80000 + бесплатные шрифты 16000 + коммерческие шрифты 3100 + Дизайнеры
• Популярные шрифты
• Коммерческие шрифты
• Классные шрифты
• Курсивные шрифты
• Блог
• Справка
• Контакты
• Бренд
• Конфиденциальность
• Условия
• DMCA
• Карта сайта

© 2006-2021 FontSpace

Использование хорошего делового стиля письма

Иногда люди пытаются оправдать свой стиль письма, говоря: «Это мой стиль», но в деловом общении ясность и экономия языка имеют приоритет.

Стиль

относится к тому, как писатели представляют себя на странице. : слова, которые они выбирают, длину и структуру предложений, тон и использование таких приемов, как метафоры, для упрощения понятий. У авторов романов и стихов есть дополнительные приемы, и мы наслаждаемся скрытым смыслом, образами и символикой, а также неизвестностью, которую мы не знаем, что произойдет в следующем году.

Деловые читатели не хотят, чтобы их держали в напряжении. , они не хотят, чтобы их развлекали, и они не хотят загадок.Они хотят знать, что им нужно знать, чтобы они могли перейти к следующему письму или следующей задаче . В бизнесе эффективный стиль состоит из письма, не привлекающего к себе внимания . Нельзя сказать, что нет места, чтобы быть самим собой. . Некоторые люди пишут более короткие предложения, чем другие люди, некоторые люди используют больше запятых, чем другие, а некоторые предпочитают более разговорный тон, чем их сверстники. Без проблем.

Но разбрасывать ключевые идеи по всему сообщению или составлять вместе многословные, разрозненные предложения — плохой стиль, потому что это не работа читателя — разгадывать это.Идеи передаются через ясное, сжатое письмо, в разговорной профессиональной речи.

В крупных новостных изданиях, таких как Wall Street Journal, BusinessWeek и Washington Post, писатели объясняют проблемы в удобном для восприятия стиле. Они делают это с учетом этих привычек письма :

• Избегайте длинных предложений — Зацикливание предложений с несколькими предложениями и фразами трудно понять. Читатель чувствует себя пойманным в зарослях кустарника.Некоторые известные авторы, особенно Уильям Фолкнер, известны длинными предложениями, но авторы более свободны.
• Различная длина предложения — Если у вас есть одно или два более длинных предложения, используйте более короткое. Он нарушает структуру длинных сегментов, а мозг любит разнообразие. Изменяющаяся структура помогает читателю двигаться вперед.
• Выбирайте более простой язык — Это не значит, что пишите для четвероклассников. Это означает использование знакомых слов , , потому что слова повседневного разговора, как правило, короче, нагляднее и более знакомы.Это также означает использование сравнений (метафор и сравнений) , и объяснения, чтобы переместить читателя от абстрактного к конкретному .
• Уберите модные словечки — Когда вы используете те же скучные штампы, которые используют миллионы других людей, ваше письмо звучит так же скучно, как их , , и звучит неаутентично. Наиболее важно то, что эти слова могут мешать ясности, потому что они часто неоднозначны. Если вы говорите, что у вас нет полосы пропускания , чтобы что-то сделать, вы имеете в виду время, деньги, оборудование, людей, помещения или что-то еще? Ответ может быть любым, и читателю не нужно угадывать, что это такое.
• Медленное начало — Когда вы начинаете писать, вы стараетесь найти причину, по которой вы пишете, по крайней мере, в большинстве сообщений . Мозг, естественно, так думает, так что в вашей первой версии это нормально, но когда вы перечитываете ее, вырежьте всякую ерунду, которая мешает вам выбрать прямой путь к вашей основной мысли. Ваше сообщение будет представлено четко и эффективно, чего и хотят читатели (неутешительные новости — исключение).

Упрощенное письмо важно для профессионального стиля, но упрощенное не означает упрощенное.Вы пишете не для аудитории четвертого класса . Упрощение информации означает, что читатель может плавно перемещаться по вашим идеям, не перечитывая их два или три раза.

Хороший стиль учитывает потребности занятого читателя. В «Элементах стиля» Э. Уайт сказал, что стиль в основном определяется отношением писателя к читателю . Писатель «должен сочувствовать судьбе читателя», — сказал Уайт. «Подход к стилю — это незамысловатость, простота, упорядоченность, искренность.”

Как выбрать профессиональный шрифт Letter и размер шрифта

Какой шрифт лучше всего использовать для делового письма? При написании официальных писем, конечно, важно убедиться, что содержание вашего письма ясное и легкое для понимания. Однако вам также следует хорошо подумать о шрифте и размере шрифта.

Шрифт — это стиль текста, который вы используете в своем письме или сообщении электронной почты. Важно убедиться, что шрифт, который вы выбираете для своей профессиональной переписки, как в печатной, так и в электронной почте, является четким и легко читаемым.В противном случае ваш читатель может не найти времени, чтобы прочитать ваше письмо.

Это особенно важно при написании писем о приеме на работу, например, сопроводительных писем. Если работодатель не может легко прочитать ваше письмо из-за того, что шрифт слишком мелкий или слишком сложный для чтения, он может и не потрудиться взглянуть на ваше резюме.

Лучше всего, чтобы шрифт и размер шрифта были простыми и профессиональными. Убедитесь, что ваше сообщение — а не ваш шрифт — выделяется.

Лучший шрифт на выбор

Важно выбрать шрифт, который легко читается.Вы должны выбрать шрифт достаточно большого размера, чтобы читателю не приходилось щуриться, чтобы прочитать ваше письмо, но не настолько большой, чтобы ваше письмо не поместилось на одной странице.

Использование простого шрифта обеспечит четкость вашего сообщения. Хорошо работают базовые шрифты, такие как Arial, Cambria, Calibri, Verdana, Courier New и Times New Roman. Избегайте новых шрифтов, таких как Comic Sans, или шрифтов, написанных шрифтом или рукописным шрифтом.

Какой размер использовать шрифт

После того, как вы выбрали стиль шрифта, выберите размер шрифта размером 10 или 12 пунктов.Размер будет зависеть от того, сколько у вас контента; Лучше всего, если вы сможете отформатировать свое письмо так, чтобы оно уместилось на одной странице.

Если у вашего письма есть заголовок (например, заголовок с вашим именем и контактной информацией), вы можете сделать шрифт заголовка немного больше (14 или 16). Однако в этом нет необходимости.

Советы по стилю шрифта

Кроме того, при форматировании письма старайтесь не писать заглавными буквами. Письма и сообщения электронной почты, написанные заглавными буквами, создают впечатление, будто вы кричите.Также избегайте подчеркивания, выделения жирным шрифтом и курсивом; это может затруднить чтение текста.

Как выбрать шрифт

Возможно, вам придется попробовать несколько стилей шрифта и вариантов размера, чтобы ваше письмо поместилось на одной странице с достаточным количеством белого пространства, чтобы не было переполнено.

Ниже приведены шаги, которые необходимо предпринять при написании буквы и выборе размера и стиля шрифта:

• Выберите шрифт из списка вверху документа, прежде чем начать писать письмо, или:
• Введите ваше письмо.
• Выделите содержание вашего письма.
• Выберите шрифт во всплывающем окне или выберите шрифт из списка вверху документа.
• Выберите размер шрифта, который хотите использовать таким же образом. Попробуйте использовать разные шрифты и размеры шрифтов, пока буква не умещается на одной странице. Опять же, убедитесь, что в вашем письме есть пробелы. Также попробуйте поиграть с интервалом и полями.
• Вычитайте свое письмо.

После завершения и проверки черновика распечатайте письмо (даже если вы собираетесь загрузить его в Интернете или отправить по электронной почте), чтобы убедиться, что оно отформатировано, правильно расположено и выглядит так, как вы хотите.

Включите много белого пространства

Независимо от выбранного вами шрифта и размера шрифта, вверху, внизу и по бокам вашего письма должны быть пробелы. Вы также хотите оставить пробел между каждым абзацем, после текста письма и перед закрытием, а также между закрытием и вашей подписью. Сплющенную букву без достаточного интервала трудно читать.

Дополнительные советы по расстановке интервалов между буквами:

• По возможности держите письмо не более одной страницы.Письма электронной почты должны состоять из нескольких абзацев и быть удобными для сканирования.
• Выровняйте крышку по левому краю.
• Для писем электронной почты используйте свою отформатированную подпись электронной почты, чтобы закрыть сообщение.

Попробуйте использовать различные типы и размеры шрифта, чтобы увидеть, какой из них позволяет уместить ваше письмо на одной странице, оставив при этом некоторое свободное пространство.

Вы также можете настроить поля страницы, чтобы они были немного больше или меньше, чтобы оставить немного белого пространства, при этом буква умещается на одной странице.Как правило, поля должны быть не шире 1 дюйма и не меньше 0,7 дюйма.

Тщательно вычитайте свое письмо

Обязательно тщательно вычитайте свое письмо на предмет грамматических и орфографических ошибок. Даже если ваш шрифт и размер шрифта легко читаются, из-за ошибок вы будете выглядеть непрофессионально. Если это сопроводительное письмо, ошибка может даже стоить вам предложения о работе. Дополнительные советы по корректуре:

• Прочтите письмо вслух . Вы обнаружите любые опечатки, а также сможете найти возможности улучшить свой выбор слов и структуру предложения.
• Проверьте и дважды проверьте написание всех названий компаний и личных имен.
• Сделайте перерыв перед просмотром окончательного документа . Свежим взглядом вы можете найти ошибки, которые не нашли бы сразу после написания письма.
• Попросите зоркого друга просмотреть ваше письмо , прежде чем отправлять его.
• Для писем по электронной почте: не забудьте отправить себе тестовое сообщение , прежде чем отправлять документ по электронной почте менеджеру по найму.Вы можете обнаружить странные интервалы и ошибки форматирования, которые не увидели бы без теста.

Как только он будет установлен, отправьте письмо и копию самому себе, чтобы у вас была копия для ваших записей.

4.5 Стиль письменного общения — Деловое письмо для успеха

Цели обучения

1. Опишите и определите три стиля письма.
2. Продемонстрировать надлежащее использование разговорной, повседневной и формальной письменной речи хотя бы в одном документе каждого стиля.

Один из способов изучить письменное общение — со структурной точки зрения. Слова представляют собой серию символов, передающих значение, связанных в определенные узоры, которые объединяются для передачи сложных и сложных значений. Существительные, глаголы, прилагательные, наречия, предлоги и артикли — это строительные блоки, которые вы будете использовать при составлении письменных документов. Ошибки в написании отдельных слов или грамматические ошибки, связанные с неправильным размещением или неправильным выбором слов в предложении, могут вызвать путаницу, потерять смысл и негативно повлиять на прием вашего документа. Сами по себе ошибки не являются плохими по своей сути, но неспособность распознать и исправить их отразится на вас, вашей компании и ограничит ваш успех. Самокоррекция — это часть процесса написания.

Другой способ изучить письменное общение — с точки зрения целей, когда конкретные документы касаются заявленных (или неустановленных) целей и имеют ожидаемые и ожидаемые правила, обычаи и форматы. Нарушение этих правил, обычаев или форматов — намеренное или непреднамеренное — также может негативно повлиять на способ получения вашего документа.

Разговорное, повседневное и формальное письмо — это три общих стиля, которые несут в себе свои собственные определенные наборы ожиданий. Какой стиль вы будете использовать, будет зависеть от вашей аудитории, и зачастую ваше сообщение будет прочитано только сотрудниками вашей компании (внутренние коммуникации) или теми, кто находится за пределами организации, например, поставщиками, покупателями или клиентами (внешние коммуникации). Как правило, внешние коммуникации имеют тенденцию быть более формальными, так же как корпоративные бланки и визитные карточки, предназначенные для представления «внешнему миру», более формальны, чем электронная почта и текстовые сообщения, которые используются для повседневного письма внутри организация.

Стиль также зависит от цели документа и его аудитории. Если ваше письменное задание связано с содержанием веб-страницы, очень важно использовать четкое и лаконичное использование написанного слова. Если ваше письменное задание представляет собой тематическую статью для онлайн-журнала, вы можете позволить себе роскошь дополнительного места и подсчета слов в сочетании с графикой, изображениями, встроенными видео или аудиоклипами и ссылками на связанные темы. Если ваше письменное задание включает в себя вводное письмо, представленное на распечатанной странице, которое доставляется в конверте потенциальному клиенту, у вас не будет интерактивности, которая улучшит ваше письмо, что станет дополнительным бременем для вашего письма и того, как вы его представляете.

Разговорный

Разговорный язык — это неформальный разговорный стиль письма. Он отличается от стандартного делового английского тем, что в нем часто используются красочные выражения, сленг и региональные фразы. В результате его может быть сложно понять изучающему английский язык или человеку из другого региона страны. Иногда разговорный язык принимает форму различия слов; например, разница между «колой», «тоником», «поп-напитком» и «содовой» в первую очередь зависит от того, где вы живете.Это также может принимать форму поговорки, как обсуждает Рой Уайлдер-младший в своей книге You All Speken Here: Southern Talk at its Down-Home Best (Wilde, 2003). Разговорные высказывания, такие как «Он мог бы устроить ливень» или «Он не смог бы удариться о землю, если бы упал», красочно, но не универсально, сообщают о неумелости человека. На Тихоокеанском Северо-Западе кто-то мог бы «слоняться» или медленно идти к «кафе» или пекарне, чтобы взять «кленовый батончик» — кондитерское изделие, известное как «пончик Длинного Джона» людям в других частях Соединенные Штаты.

Разговорный язык может быть отражен в текстовых сообщениях:


«Хорошо, черт возьми, я выполнил свою часть и положил ее туда, где вы просили, но моя? если группа не участвует, я все еще получаю признание за свою часть того, что я сделал? также сколько мы все должны сделать? Я имею в виду, что я изложил свое мнение по вопросам по порядку, должен ли я также отвечать другим члены команды что ли? Спасибо »


Мы можем понять смысл сообщения и понять некоторые сокращения и коды, но когда дело доходит до бизнеса, этот стиль написания разговорного текста обычно подходит только для внутреннего общения один на один между коллегами, которые хорошо знают друг друга (и тех, кто не судит друг друга по орфографии или грамматике). Для внешних коммуникаций и даже для групповых коммуникаций внутри организации это обычно не подходит, так как некоторые коды нестандартны и могут даже быть незнакомы широкой аудитории.

Разговорное письмо может быть разрешено и даже предпочтительнее в некоторых деловых контекстах. Например, в маркетинговом письме с описанием простонародного продукта, такого как дровяная печь или старомодный попкорн, можно использовать разговорный стиль, чтобы создать ощущение отдыха дома с близкими.Тем не менее, важно учитывать, насколько разговорный язык будет казаться аудитории. Будет ли смысл выбранных вами слов понятен читателю из другой части страны? Будет ли народный тон звучать так, будто вы «свысока» говорите со своей аудиторией, предполагая, что они недостаточно умны или образованы, чтобы оценить стандартный английский? Наконец, следует помнить, что разговорный стиль не является оправданием для использования сексистских, расистских, профанных или иных оскорбительных выражений.

Повседневный

Повседневная речь включает повседневные слова и выражения в знакомом групповом контексте, например в беседах с семьей или близкими друзьями. Акцент делается на самом коммуникативном взаимодействии, а не на иерархии, власти, контроле или социальном статусе общающихся людей. Когда вы находитесь дома, иногда вы, вероятно, носите повседневную одежду, которую не носите на публике, например пижаму или нижнее белье. Повседневное общение — письменный эквивалент такой повседневной одежды.Случалось ли вам когда-нибудь из членов семьи говорить что-то такое, чего никогда бы не сказал незнакомец или коллега? Или вы сказали члену семьи что-то такое, чего никогда не сказали бы в присутствии начальника? В обоих случаях используется обычный язык. Когда вы пишете для бизнеса, повседневный стиль обычно неуместен. Вместо этого уважительный профессиональный тон представит вас хорошо в ваше отсутствие.

Формальный

В деловом письме соответствующий стиль будет иметь некоторую степень формальности. Формальный язык — это общение, которое фокусируется на профессиональном самовыражении с уделением внимания ролям, протоколу и внешнему виду. Он характеризуется своим словарным запасом и синтаксисом или грамматическим расположением слов в предложении. То есть авторы, использующие формальный стиль, склонны использовать более сложную лексику — большее разнообразие слов и больше слов с несколькими слогами — не для того, чтобы бросить громкие слова вокруг, а для улучшения формального настроения документа. Они также склонны использовать более сложный синтаксис, в результате чего предложения становятся длиннее и содержат больше придаточных предложений.

Подходящий стиль для конкретного делового документа может быть очень формальным или менее строгим.Если ваш руководитель напишет вам электронное письмо, и вы ответите, обмен может быть неформальным, поскольку он будет плавным и непринужденным, без особой предусмотрительности или фанфар, но он все равно будет отражать формальность деловой среды. Скорее всего, вы будете осторожны, используя информативную тему, приветствие («Привет, [имя руководителя]» типично для электронных писем), слова благодарности за любую информацию или предложение, которое она вам предоставила, и указание на то, что вы стоите готов помочь в дальнейшем, если это будет необходимо. Вы, вероятно, также проверите свою грамматику и орфографию, прежде чем нажмете «отправить».”

Официальный документ, такой как предложение или годовой отчет, требует тщательного планирования и подготовки, и его стиль не может быть гибким или расслабленным. Вместо этого он может использовать другой язык, чтобы подчеркнуть престиж и профессионализм вашей компании. Допустим, вы собираетесь написать маркетинговое письмо, которое будет напечатано на фирменном бланке компании и отправлено сотне потенциальных клиентов. Естественно, вы хотите представить свою компанию в положительном свете. В письме такого рода вы можете написать предложение вроде «Widget 300 — это наше премиальное предложение в линейке; мы разработали его для удобства передвижения и эффективности использования, думая прежде всего о вашем успехе.Но вместо этого в электронном письме или твите вы можете использовать неформальное предложение, читая «W300 — хороший степлер».

Письмо для бизнеса часто включает выбор подходящего уровня формальности для компании и отрасли, конкретного документа и ситуации, а также аудитории.

Ключевые вынос

Лучший стиль для документа может быть разговорным, повседневным, неформальным или формальным, в зависимости от аудитории и ситуации.

Упражнения

1. Вернитесь к примеру электронной почты или текстового сообщения в этом разделе.Не могли бы вы отправить это сообщение своему профессору? Почему или почему нет? Какие нормативные ожидания существуют в отношении общения между профессором и студентом и где вы их усвоили? Обсудите свои мысли с одноклассниками.
2. Выберите бизнес-документ и опишите его стиль. Это формально, неформально или разговорно? Можете ли вы его переписать в другом стиле? Поделитесь своими результатами с одноклассником.
3. Напишите три слова или фразы, которые вы бы сказали своим друзьям. Перечислите три слова или фразы, которые передают те же значения, которые вы сказали бы авторитетному лицу.Поделитесь и сравните с одноклассниками.
4. Когда уместно писать небрежным тоном? Официальным тоном? Напишите эссе объемом от одной до двух страниц на эту тему и обсудите его с одноклассником.
5. Как целевая аудитория влияет на выбор слов и использование языка в документе? Подумайте о конкретной теме и двух конкретных типах аудитории. Затем напишите короткий пример (250–500 слов) того, как эта тема может быть представлена ​​каждой из двух аудиторий.

Дополнительные ресурсы

Учебник по стилю профессионального письма: тон. Автор: : ProsWrite. Расположен по адресу : http://www.youtube.com/watch?v=xoWfy5Tik4E. Лицензия : Все права защищены . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube

Общение на работе — Часть 9 Избегайте жаргона и сленга. Автор: : Channel 1 Creative Media. Расположен по адресу : http://www.youtube.com/watch?v=0YL1ELVY_sI. Лицензия : Общественное достояние: авторские права неизвестны . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube

Подкаст

Коммуникационные стероиды: Написание для ушей. Автор : Тим Паттерсон. Расположен по адресу : http://www.youtube.com/watch?v=wEWkIROcqyE. Лицензия : Общественное достояние: авторские права неизвестны . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube

Список литературы

Уайлд, Дж. Младший (2003). Вы все здесь говорили: Южный разговор в лучшем виде .Афины: Издательство Университета Джорджии.

10 типов делового письма, которым вы должны овладеть

Вы когда-нибудь читали информационный бюллетень своей компании и замечали, что они печатают «там», где должны были сказать «их»?

Возможно, вы прочитали неофициальное электронное письмо от коллеги и подумали: «Ух ты. Это было непрофессионально ».

Или вы просмотрели заметку с таким большим количеством технического жаргона, что не могли понять, на что смотрите.

В бизнесе вы всегда читаете и пишете.Существует так много видов деловой переписки, что сотрудники могут лениться.

Если вы хотите выделиться среди посредственных работников, которые не относятся к письму слишком серьезно, у нас есть один главный совет: Изучите разные типы делового письма. А затем освоите столько, сколько сможете.

Прежде чем погрузиться слишком глубоко в море типов делового письма, ознакомьтесь с FluentU .

Есть забавные видео и викторины по основам делового английского языка, написанию деловой электронной почты и маркетинговым терминам делового английского.

Загрузить: Это сообщение в блоге доступно в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

1. Электронная почта

Почему они важны

Электронные письма — самый распространенный вид деловой переписки. Они заменили личное общение в большинстве бизнес-сценариев. Крайне важно, чтобы вы профессионально представляли себя в электронных письмах.

Электронная почта

стала настолько повсеместной, что в ваших сообщениях может быть легко запутаться.Помните, вы пишете коллегам по электронной почте, а не друзьям! Всегда используйте заглавные буквы, исправляйте произношение и проверяйте свои сообщения с помощью проверки орфографии.

Что еще более важно, постарайтесь овладеть соответствующими представлениями и приветствиями , когда вы пишете электронные письма, чтобы выразить уважение.

Рекомендуемый ресурс

GCF Global разбивает написание электронной почты и этикет от А до Я. Просмотрите все, от основных функций электронной почты до советов по экономии времени.

GFC даже предоставляет бесплатную викторину после того, как вы прочитаете все материалы! Теперь вы можете быть уверены, что готовы к работе.

У вас проблемы с английским во время деловых встреч?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе … вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?

Это называется Creativa.

Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя с лучшей стороны на английском языке.

Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.

Creativa показывает вам, как именно это сделать с реалистичными реконструкциями.

Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.

Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру — начните с Creativa сегодня.

2. Отчеты

Почему они важны

Много лет назад, когда вы учились в школе, вам когда-нибудь приходилось писать отчеты по книгам на вашем родном языке?

По большей части эти отчеты были объективными.Вы рассказали, о чем была книга. В зависимости от того, в каком классе вы были, вам, возможно, пришлось написать свое мнение в конце задания.

Бизнес-отчеты ничем не отличаются.

В отчете вы описываете событие или проект в своем бизнесе. Вы описываете, что произошло или происходит. Если вы высказываете свое мнение по теме, вы делаете это кратко в одном разделе отчета.

Самая важная часть написания отчетов — это научиться писать объективно .Если вы изложите свое личное мнение в этих документах, вы окажетесь непрофессиональным.

Рекомендуемый ресурс

Если у вас веселый стиль письма, иногда вы можете обойтись без классической грамматики и ошибок в письме, которые допускают многие люди, для которых английский является вторым языком. Однако с отчетами дело обстоит иначе. Отчеты настолько черно-белые, что мелкие ошибки выделяются больше.

Зайдите на сайт Business English Site , чтобы узнать о различных аспектах английского языка.Грамматические тесты и словарный запас особенно полезны для людей, которым приходится писать официальные документы, такие как бизнес-отчеты.

3. Заметки

Почему они важны

Меморандумы, также известные как «памятки», представляют собой короткие сообщения, отправляемые людям, чтобы выразить ваши мысли по теме. Вы можете написать памятку, чтобы поблагодарить кого-то за его усердную работу или сообщить им о ходе выполнения проекта.

Записки

могут быть непростыми, потому что они короче и информативнее, чем большинство видов деловой переписки.Однако вы все равно должны оставаться профессионалом.

Достижение баланса между неформальным и профессиональным имеет решающее значение. Вы же не хотите тратить время людей на длинное письмо, наполненное деловым жаргоном. Но вы также не хотите, чтобы это звучало так, будто вы просто болтаете с приятелем.

Немного попрактиковавшись, вы легко овладеете искусством написания заметок!

Рекомендуемый ресурс

Слава богу, Purdue Online Writing Lab .

Веб-сайт разбивает записку на различные части, поэтому вы точно знаете, как следует оформить задание.

4. Справочники

Почему они важны

Когда вы станете надежным и ценным сотрудником, ваш начальник может попросить вас помочь в написании справочника для сотрудников.

Стиль письма не изящный или креативный. Честно говоря, это довольно просто. Вам необходимо объяснить процедуры, чтобы даже самый неосведомленный сотрудник мог понять политику вашей компании, когда они прочитают ваше руководство.

Написание справочника включает в себя множество пошаговых инструкций.

Справочники

, вероятно, более распространены в вашем бизнесе, чем вы думаете. Вы читали руководство по работе с персоналом о том, как вести себя на работе? Как насчет руководства по кредиторской задолженности, объясняющего заработную плату и выход на пенсию?

Многие люди просто бегают по этим инструкциям. Но вы могли бы стать следующим исполнителем, так что готовьтесь!

Рекомендуемый ресурс

Сотрудники PrismNet написали подробное руководство по написанию руководств.

Написание пошаговых инструкций может показаться легким, но сделать это может быть труднее, чем вы думаете.PrismNet объясняет, как писать эти инструкции четко и стратегически. Это руководство поможет вам от формата до содержания!

5. Информационные бюллетени

Почему они важны

Многие компании рассылают информационные бюллетени еженедельно, раз в два месяца, ежемесячно или ежеквартально.

Независимо от того, станете ли вы волонтером или вам поручили этот проект, думайте о написании информационного бюллетеня как о веселом и легком способе произвести впечатление на своего начальника.

Обычно вы можете использовать более журналистский подход с информационными бюллетенями.Напишите о сотруднике месяца, о важных проектах, которые компания завершила с момента выхода последнего информационного бюллетеня, и о предстоящих крупных мероприятиях.

Письмо имеет немного больше индивидуальности, чем большинство видов делового письма, так что повеселитесь!

Рекомендуемый ресурс

CompanyNewsletters содержит несколько статей о том, как сделать информационный бюллетень вашей компании максимально сильным.

Вы пишете информационный бюллетень для сотрудников? Как насчет информационного бюллетеня для клиентов?

Может быть, у вас возникли проблемы с идеями для информационных бюллетеней.Или вам сложно писать объективно.

CompanyNewsletters решает все эти проблемы и предоставляет полезные советы для людей, которые хотят писать лучшие информационные бюллетени.

6. Пресс-релизы

Почему они важны

Если вы работаете в сфере рекламы или маркетинга, скорее всего, вы напишете пресс-релиз.

Пресс-релизы — это официальные объявления о событиях или продуктах, выпускаемых вашей компанией. Они публикуются в газетах или в Интернете, поэтому, как и в случае с информационными бюллетенями, вы можете использовать журналистский подход к их написанию.

Письма внутри компании обычно могут быть формальными и сухими. Однако такие материалы, как информационные бюллетени и пресс-релизы, которые доходят до публики, должны иметь немного больше внимания. Практикуйтесь в том, чтобы делать вещи интересными, но при этом профессиональными.

Рекомендуемый ресурс

CBS News предоставил пошаговое руководство по написанию пресс-релиза. Это руководство также включает пять примеров пресс-релизов.

Прочтите примеры и подумайте, какие уроки вы можете извлечь из каждого из них.Единственный способ стать лучше — читать!

7. Повестки дня заседаний

Почему они важны

Давайте будем честными — никто не любит встречи.

Слишком часто встречи длятся долго и мало что дают. Человек, ведущий собрание, продолжает гудеть. Или члены уходят по касательной. Есть тысячи способов сделать встречи более продуктивными.

Вызовитесь добровольно написать повестку дня собрания вашего отдела. Если у всех есть распечатанная повестка дня , они с большей вероятностью будут придерживаться темы .

Освойте формат схемы для написания повестки дня собрания. Нет необходимости использовать полные предложения. Все они сводятся к коротким фразам и спискам.

Чем раньше все выйдут из собрания, тем скорее вы все сможете выполнить больше работы! Или, знаете, оставьте маргариту на счастливый час.

Рекомендуемый ресурс

Smartsheet предоставляет бесплатные шаблоны повестки собрания.

Не все повестки дня одинаковы. Это собрание правления? Неформальная встреча? Конференц-связь? У каждого типа собрания должны быть разные цели, поэтому Smartsheet предоставляет индивидуальные шаблоны для каждого типа повестки дня, которая может вам понадобиться.

8. Инвентарь

Почему они важны

Все ваши сотрудники по доставке и распространению, вероятно, слишком хорошо знакомы с системами отслеживания запасов.

Есть большая вероятность, что вы отслеживаете запасы своей компании с помощью такой программы, как Microsoft Excel. На самом деле это задание не требует навыков письма на английском языке.

Однако время от времени вашему начальнику потребуется отчет, в котором объясняется, какие товары продаются, какие не продаются и что нужно заказывать снова.

Внезапно вам нужно написать плотный документ, используя деловые термины.

Рекомендуемый ресурс

Пройдите эту удобную викторину на сайте Business English Site .

Викторина включает десять вопросов, чтобы проверить свои знания английских терминов, связанных с доставкой. Это полезный способ для новичков проверить себя, а для более продвинутых студентов — проверить, прежде чем приступить к работе.

9. Резюме и сопроводительные письма

Почему они важны

Резюме и сопроводительные письма идут рука об руку, потому что люди никогда не должны отправлять одно без другого!

Если вы работаете в отделе кадров, есть большая вероятность, что вы просмотрите резюме кандидатов и сопроводительные письма, чтобы убедиться, подходят ли они для вашей компании.

Да, в этом сценарии вы будете читать, а не писать. Но все же важно знать, как написать эти два документа , чтобы вы могли найти сильного кандидата в смеси . Вы же не хотели бы, чтобы кто-то, кто никогда не играл в баскетбол, научил вас стрелять в бэй-ап, не так ли?

В этом случае вы можете судить о чьих-либо навыках делового письма на английском языке! Интересно, не правда ли?

Рекомендуемый ресурс

И снова Purdue спешит на помощь! Посетите мастерскую по резюме на сайте.

Семинар тщательно охватывает всю информацию, которую люди должны включить в свое резюме. В нем объясняются различные форматы и варианты дизайна, позволяющие выделять приложения.

Purdue также предлагает семинар по сопроводительным письмам. Сопроводительные письма могут быть короткими, но в них нужно включить много информации. Мастер-класс проведет вас по каждому вопросу, который необходимо решить.

10. Ответы на письма с жалобами клиентов

Почему они важны

Вы определенно можете рассчитывать на ответы на жалобы, если работаете в службе поддержки клиентов.Тем не менее, вы можете попасть в эту ситуацию независимо от вашего отдела.

Ответить на отрицательный отзыв о вашей компании всегда непросто.

Мы знаем, мы знаем, что жалобы клиентов могут раздражать. Но имейте в виду, что кто-то нашел время, чтобы написать вашей компании письмо. Вы должны почтить их время, если ответят любезно и профессионально.

И если сострадание вас не вдохновляет, помните, что вы хотите, чтобы ваша компания хорошо выглядела.Чем лучше ваш ответ, тем лучше вы и ваш бизнес кажетесь покупателю.

Если вы выглядите искренним, это возможность продемонстрировать свои навыки письма и в то же время проявить сочувствие.

Возможно, вам придется спросить своего менеджера или начальника отдела, что вы можете предложить в таких ситуациях.

Рекомендуемый ресурс

SitePoint дает вам пример типичной жалобы клиента, за которой следует профессиональный ответ.

На этом сайте также разбито четыре вещи, которые нужно учитывать в каждом ответе.

Деловое письмо может показаться еще одним иностранным языком. Однако не стоит слишком ошеломлять. Ваша компания не ожидает, что вы узнаете все в первый же день!

Но ваш босс заметит, если вы приложите усилия, чтобы улучшить свои письменные навыки. Они заставят вас писать памятки и руководства в кратчайшие сроки.


Загрузить: Это сообщение в блоге доступно в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

---

Мелисса Шаффер — писатель-фрилансер, онлайн-копирайтер и преподаватель английского языка по всему миру. Она — половина супружеской пары, создавшей веб-сайт «Учителя в путешествии» для туристов, путешественников и тех, кто хочет жить в своих путешествиях заочно.

Если вам понравился этот пост, что-то мне подсказывает, что вы полюбите FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

лучших бизнес-шрифтов для любой ситуации

Выбор шрифтов для вашего бизнеса и маркетинговых материалов — очень важная часть вашего плана дизайна. Есть несколько разных ситуаций, когда вам придется выбирать шрифты для конкретных проектов. У каждого из этих различных форматов есть свои особенности. В целом, вы захотите использовать только несколько основных вариантов шрифта. Но вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам выбрать лучший шрифт для каждой ситуации.

---

---

Лучшие шрифты для бизнеса

Официальная переписка

Для любых официальных документов или писем важно использовать простой классический шрифт. Не пытайтесь выглядеть слишком милым или уникальным, предлагая что-то профессиональное и легко читаемое. Times New Roman — один из самых популярных вариантов этого типа материала. Но вы также можете выбрать что-то более мягкое и современное, например Calibri, который является шрифтом по умолчанию во многих почтовых программах.

Веб-сайт

Было бы неплохо применить аналогичный подход, когда дело касается копии на вашем веб-сайте.Скорее всего, вам придется выбрать один из вариантов, доступных в виде веб-шрифтов. Times New Roman, Arial и Georgia включены в эту категорию. Если у вас много текста на вашем сайте, может быть полезно использовать шрифт с засечками (который включает в себя те небольшие проекции, исходящие от конечных точек каждой буквы), поскольку их, как правило, немного легче читать. Однако шрифты без засечек подойдут, если ваш текст сильно разбит.

Store Signage

Когда дело доходит до вывески магазина, вам нужно выбрать жирный шрифт, который привлекает внимание.Рассмотрим заголовок с использованием чего-то вроде Futura или Trajan. Эти шрифты подходят для вывесок с крупным текстом или длинными пояснениями. Окончательный выбор сводится к вашим личным предпочтениям и бренду. Может быть полезно использовать одну и ту же небольшую горстку шрифтов для всех ваших вывесок и маркетинговых материалов, чтобы они казались связными.

Digital Signage

Точно так же ваши цифровые вывески должны включать шрифт, привлекающий внимание и достаточно легкий для чтения. Помимо двух упомянутых выше, вы можете рассмотреть варианты веб-шрифтов, такие как Verdana или Georgia.Эти шрифты также четкие и легко читаются на экране.

Логотип

Логотипы призваны выделяться немного больше, чем многие другие виды печати в этом списке. Кроме того, логотипы обычно содержат довольно короткие фразы, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, чтобы шрифты были простыми и легко читаемыми. На этой арене тип, который вы выберете, должен быть чем-то запоминающимся и соответствовать вашему бренду. Поэтому при выборе шрифта не существует единственного правильного ответа. Однако примеры более привлекательных шрифтов включают Garamond для компаний, предпочитающих классический вид, или Helvetica для тех, кто ищет более простой и современный подход к дизайну своих логотипов.Вы даже можете включить в логотип несколько шрифтов. Тем не менее, придерживайтесь двух, иначе может показаться слишком занятым или разрозненным.

Подарочные сертификаты

Шрифты без засечек часто лучше работают на подарочных картах, потому что они проще, поэтому глянцевый материал или пластик на карте не будут закрывать засечки и не заставлять карту выглядеть загроможденной или загруженной. Вы можете включить тот же шрифт, который используете для своего логотипа, или что-то очень простое, например Arial, просто для того, чтобы донести информацию без лишних излишеств.

Меню

Маленькие рестораны, выбирающие шрифт для меню, должны учитывать бренд, который вы хотите донести. Если вы стремитесь к современной атмосфере, Helvetica может сработать. Реквием может быть лучшим выбором для модного итальянского ресторана. У вас старинная закусочная? Баскервиль может помочь вам передать эту тему. Что бы вы ни выбрали, вероятно, вам также следует использовать его в других маркетинговых и торговых материалах, включая вывески и свой веб-сайт.

Брошюры

Аналогичная концепция применима к любым брошюрам, которые вы можете создать для своего бизнеса.Однако этот формат может позволить вам проявить немного больше творчества в смешивании шрифтов. Возможно, вы захотите добавить что-нибудь жирное в заголовки, а затем использовать классический вариант, например Calibri, для основного текста.