| . | В Ханты-Мансийске состоялся долгожданный старт главного лыжного забега Югры, в котором приняли участие свыше 2 800 человек – это рекордное количество участников за всю историю существования массового мероприятия. Помимо действующих чемпионов, в лыжном забеге приняли участие любители самых разных возрастов и разных уровней подготовки, а также люди с ограниченными физическими возможностями. |
| . | В прошлом году пандемия помешала провести шествие «Бессмертного полка» в традиционном формате, и газета «Самарово — Ханты-Мансийск» предложила перенести его на свои страницы. Полученный опыт подтвердил, что такое решение было правильным — проект был горячо поддержан горожанами и Межрегиональным историко-патриотическим движением «Бессмертный полк». |
| . | Игорю Александровичу Кожедерову, учителю физики школы №4. присвоено почётное звание «Заслуженный учитель Российской Федерации». |
| . | Дороги на улицах, названых в честь космонавтов и космических объектов, отремонтируют в этом году в рамках национального проекта «Безопасные и качественные автомобильные дороги». |
| . | Проблемы качества уборки снега во дворах многоквартирных жилых домов рассмотрели хантымансийцы на городских общественных обсуждениях. Во встрече приняли участие 27 человек – это представители органов местного самоуправления, управляющих компаний, общественных организаций, советов домов. |
| . | 12 апреля 1961 года с космодрома «Байконур» в Казахстане стартовал космический корабль «Восток-1» с Юрием Гагариным на борту. Мир услышал гагаринское «Поехали», ознаменовавшее начало пилотируемой космонавтики. |
| . | Искусствовед Наталья Голицына: о живописи, «чертовщине» и жизни в гараже |
| . | В городском отделе ЗАГС накануне прошло чествование золотых юбиляров семейной жизни — Владимира Николаевича и Татьяны Яковлевны Лебедевых. Супругов поздравил Глава Ханты-Мансийска Максим Ряшин. |
| . | В Ханты-Мансийске завершается подготовка к Югорскому лыжному марафону. Соревнования пройдут 10 апреля в пойме реки Горная, Тобольский тракт, 4 (район «Югорская Долина»). |
| . | Марина Депнер рассказала о своих подопечных, огородных хлопотах и о том, как оказалась в Ханты-Мансийске. |
| . | В период с 05.04.2021 по 04.05.2021 Ханты-Мансийский центр занятости населения проводит отбор получателей субсидии при реализации мероприятий государственной программы ХМАО – Югры «Поддержка занятости населения» по временному и постоянному трудоустройству. |
| . | Вчера в ханты-мансийской «Точке кипения» состоялась презентация федеральной платформы для онлайн-голосования граждан по выбору общественных территорий, планируемых к благоустройству в 2022 году. На это мероприятие приехали руководители волонтерских корпусов из 15 муниципалитетов. Они разбирались в работе платформы 86.gorodsreda.ru, овладевали умением организовать работу активистов на местах, а также решать нестандартные вопросы. Мероприятие организовано Центром по реализации национальных проектов и Фондом «Центр гражданских и социальных инициатив Югры» в рамках федерального проекта «Формирование комфортной городской среды» национального проекта «Жильё и городская среда». |
| . | Глава Ханты-Мансийска Максим Ряшин привился первым компонентом вакцины против коронавирусной инфекции. |
| . | Ежегодный молодежный патриотический проект «Наследники Победы» стартовал в Ханты-Мансийске. Он дает возможность каждому рассказать о своем Герое, воевавшем на фронтах Великой Отечественной войны. Организаторы ждут от вас рассказ о нем с фотографиями военных лет. |
| . | В минувшие выходные на интернет-портале «CHESS KING PLAY» (play.chessking.com) состоялся первый командный интернет-матч по блицу между командами городов побратимов Ханты-Мансийска и Новороссийска. Напомним, что главы городов Максим Ряшин и Игорь Дяченко подписали в феврале соглашение об установлении побратимских отношений между Ханты-Мансийском и городом-героем Новороссийском. Стороны обязались развивать сотрудничество на принципах равенства и взаимной экономической заинтересованности. |
| . | Чемпионат России по плаванию, который проходит в Казани, принес спортсменке из сборной Югры путевку на Олимпийские игры. Анна Егорова завоевала золото на дистанции 400 метров вольным стилем с результатом 04:04:10. |
| . | Почти 96% хантымансийцев положительно оценивают состояние межконфессиональных отношений в городе. Такие цифры были озвучены накануне в ходе заседания Межведомственной комиссии по профилактике экстремизма, которое провел Глава Ханты-Мансийска Максим Ряшин накануне. |
| . | В Ханты-Мансийске 9 и 10 апреля состоится молодежный профилактический форум «Подумай о себе сегодня!». |
| . | В окружной столице с 31 марта по 5 апреля проходил второй блок Чемпионата России по биатлону. Подведены итоги последних гонок, прошедших в эти выходные. |
| . | Губернатор Югры Наталья Комарова провела прямой эфир с жителями на тему – «Четвертая четверть». В ходе обсуждений были подняты волнующие югорчан вопросы о подготовке к ЕГЭ, ОГЭ, выпускным, поступлению в вузы и колледжи, организации летнего отдыха и оздоровления детей в условиях неблагоприятной эпидемиологической обстановки. |
| . | Окружная столица заняла первое место как самый комфортный город для жизни. К такому выводу пришли эксперты Минстроя России совместно с ДОМ.РФ, представив индекс качества городской среды по итогам 2020 года. Соответствующая информация размещена на сайте индекс-городов.рф. |
| . | Восемьдесят лет – это отнюдь не старость. В этом лишний раз убедился, пообщавшись с Людмилой Николаевной Недосекиной, которая будет отмечать свой юбилей 8 апреля. Энергичная, яркая, улыбчивая женщина, не утратившая интерес к жизни, сегодня стала героиней нашей традиционной рубрики «Спасибо за город». |
| . | С 1 по 3 апреля в Москве проходит XVI международная туристическая выставка «Интурмаркет». Представители Управления по развитию туризма и внешних связей администрации Ханты-Мансийска в рамках мероприятия презентовали Зарине Догузовой, руководителю Ростуризма, проект «Ханты-Мансийск – Новогодняя столица». |
Официально-деловой стиль речи — ТЕКСТ
Цели: познакомить с особенностями официально-делового пиля речи; учить составлять тексты официально-делового стиля; закреплять умение определять стили речи.
Планируемые результаты: знание отличительных признаков официально-делового стиля; умения создавать тексты официально-делового стиля, определять стили речи.
Ход урока
- I. Организационный момент
- II. Анализ тестовой работы
III. Проверка домашнего задания
(Упр. 87 — сообщения об алгоритме поиска информации в Интернете, устные высказывания об Иване Фёдорове.
)
- Самоопределение к деятельности
— С какими стилями речи вы знакомы? Коротко расскажите об их особенностях.
— Всем нам приходится иметь дело с различными документами, обращаться по разным вопросам в какие-либо организации. Как вы думаете, каким стилем речи вы при этом пользуетесь? (Ответы детей.)
— Какие задачи мы поставим перед собой сегодня на уроке. (Познакомиться с новым стилем речи, который используете” при деловом общении, узнать о его особенностях, научиться грамотно составлять тексты документов.)
- Работа по теме урока
- Работа по учебнику
(Чтение теоретического материала (с. 49).)
- Беседа
Вспомните ситуации, в которых вам приходилось сталкиваться с текстами официально-делового стиля. Что это были за документы?
Почему при составлении текстов официально-делового стиля важны точность, однозначность слов и выражений, строгая, формальная лексика, стандартные обороты?
Почему тексты официально-делового стиля неэмоциональны?
Почему в них не используются изобразительные средства языка?
- Практическое задание
— Замените слова официально-делового стиля нейтральными словами.
Преподнёс (подарил), направился (пошёл), заявил (сказал), проживает (живёт).
- Работа по учебнику
- Упр. 88 — устное выполнение.
- Упр. 89 — самостоятельное выполнение после предварительного обсуждения.
(Необходимо обратить внимание учеников на форматирование документа: где и как расположены его части; на то, что слово заявление пишется со строчной буквы, а после него ставится точка; заявление — завершающее слово шапки, а не заголовок.)
- Закрепление изученного материала
- Работа по учебнику
- Упр. 90 — чтение текста, обсуждение, самостоятельное выполнение задания с последующей проверкой.
- Упр. 91 — обсуждение вопросов.
- Занимательная лингвистика
Знаете ли вы, что такое канцелярия? (Отдел учреждения, ведающий делопроизводством; деловые бумаги, документы.)
— Какой стиль речи используется в канцелярских делах?
— Как вы понимаете слово канцеляризм?
Материал для учителя
В текстах официально-делового стиля неизбежно употребление канцеляризмов — слов или оборотов речи, характерных для деловых бумаг, документов. Канцеляризмы уместны и даже необходимы в официально деловой речи: отношение, предписание, заявление, внедрение, усиление, оказать воздействие, обсудить вопрос, представить к рассмотрению.
Однако порой в живом разговорном языке можно услышать подобные слова, совершенно неуместные в непринуждённой речи. В книге “Жизнь, как жизнь” К. Чуковский метко назвал неумеренное, необоснованное употребление канцеляризмов, бюрократических штампов, нового слога канцеляритом. Чуковский считал канцелярит болезнью. Самое страшное, что, хотя заболевание в основном свойственно людям, занимающимся бумажной деятельностью, “канцелярский вирус” может поразить любого.
Вот один из примеров проявления “болезни” (по книге К. Чуковского):
“Молодой человек, проходя мимо сада, увидел у калитки пятилетнюю девочку, которая стояла и плакала. Он ласково наклонился над ней и. к моему изумлению, сказал: “Ты по какому вопросу плачешь?”
Чуковский показывает, к чему может привести это тяжёлое заболевание, если бы им заразились все. Мы бы получили такие “пушкинские” строки:
Надо отметить, что в синем небе звёзды блещут, Необходимо сказать, что в синем море волны хлещут, Следует особо остановиться на том, что туча по небу идёт, Приходится указать, что бочка по морю плывёт. В этой же книге цитируется гротеск писателей Ильфа и Петрова: “Задание, например, следующее:
— Подметайте улицы.
Вместо того чтобы сейчас же выполнить этот приказ, крепкий парень поднимает вокруг него бешеную суету.
Он выбрасывает лозунг:
— Пора начать борьбу за подметание улиц.
Борьба ведётся, но улицы не подметаются. Следующий лозунг уводит дело ещё дальше:
— Включимся в кампанию по организации борьбы за подметание улиц. Время идёт, крепкий парень не дремлет, и на неподметённых улицах вывешиваются новые заповеди:
— Все на выполнение плана по организации кампании борьбы ш подметание.
И наконец, на последнем этапе первоначальная задача совершенно уже исчезает и остаётся одно только запальчивое, визгливое лопотанье:
— Позор срывщикам кампании за борьбу по выполнению плана организации кампании борьбы”.
VII. Подведение итогов урока
— Назовите основные черты официально-делового стиля. (Официальность, преобладание письменной формы, стандартизация текстов, точность, строгость, неэмоциональность, безличность, широкое использование официально-деловой лексики.)
— В каких сферах жизни, в каких ситуациях используется официально-деловой стиль?
— А что бывает, если официально-деловой стиль речи используется не по назначению?
Домашнее задание
Выполнить работу над ошибками.
Учебник: § 19.
Рабочая тетрадь: задание 15.
Примеры книжных стилей речи — презентация онлайн
1. Примеры книжных стилей речи
Примеры книжныхстилей речи
Алиева Аида
5 «А» класс
Санкт-Петербург
2016
2. Пример разговорного стиля речи №1
Ёо, чувак! Если ты читаешь этот текст, товрубаешься в тему. Энергия, драйв и
скорость – вот что определяет мою жизнь.
Я люблю экстрим, люблю острые
ощущения, люблю, когда адреналин
зашкаливает и сносит башку. Я без этого
не могу, чувак, и знаю, что ты меня
понимаешь.
Мне глубоко по-барабану:скейтборд или паркур, ролики или байк,
до тех пор, пока мне есть чему бросить
вызов. И это круто!
3. Пример разговорного стиля речи №2
Вы когда нибудь задумывалить о том, что былобы, если бы Земля поменялась местами с
Юпитером? Я серьезно! Возникли бы Новые
Васюки на его кольцах? Конечно нет! Они же из
газа! Неужели вы хоть на минуту купились на
такую откровенную чушь? В жизни не поверю! А
если бы луна упала в Тихий Океан, на сколько бы
поднялся его уровень? Вы, наверное, думаете, что
я – редкий зануда, но, если я не задам эти
вопросы, то кто?
4. Примеры научного стиля речи
Исходя из результатов эксперимента, можно сделатьзаключение, что объект имеет мягкую однородную
структуру, свободно пропускает свет и может
изменять ряд своих параметров при воздействии на
него разности потенциалов в диапазоне от 5 до 33
000 В. Исследования также показали, что объект
необратимо изменяет свою молекулярную структуру
под воздействием температуры свыше 300 К. При
механическом воздействии на объект с силой до
1000 Н видимых изменений в структуре не
наблюдается.
5. Примеры официально-делового стиля речи
Примеры официальноделового стиля речиЯ, Иванов Иван Иванович, выражаю свои
искреннюю благодарность сотрудникам
компании ООО «Пример», в частности,
Сидорову С.С. и Пупкову В.В. за высокий
уровень качества обслуживания и
оперативное урегулирование всех
спорных моментов прямо на месте и
прошу поощрить их в соответствием с
условиями коллективного договора ООО
«Пример».
6. Примеры художественного стиля речи
Сидорович плохо спал ночью, то и дело,просыпаясь под раскаты грома и сверкание
молний. Это была одна из тех ужасных ночей,
когда хочется закутаться под одеяло, высунув
нос для притока воздуха, и представлять что
ты в шалаше в дикой степи за сотни
километров до ближайшего города.
Вдруг откуда ни возьмись Сидоровичу по уху
проехалась ладонь спавшей рядом жены:
– Спи уже, путешественник хренов, –
простонала она, сонно причмокивая языком.
Сидорович обиженно отвернулся, надувшись.
Он думал о Тайге…
7. Пример публицистического стиля речи №1
Невероятное открытие! Житель глухой деревниЭксперименталово изобрел новый препарат,
заставляющий куриц нести золотые яйца! Тайна, над
которой не одно столетие бились величайшие
алхимики мира, наконец, раскрыта нашим
соотечественником! Пока от изобретателя никаких
комментариев не поступало, он, в данный момент,
находится в сильном запое, однако можно однозначно
сказать, что открытия таких патриотов, однозначно,
стабилизируют экономику нашей страны и укрепят ее
позиции на мировой арене как лидера в области
добычи золота и производстве золотых изделий на
десятки лет вперед.
8. Пример публицистического стиля речи №2
Акт беспрецедентной жестокости и бесчеловечногоотношения к животным проявил житель деревни
Эксперименталово, который в своих корыстных целях с
особым цинизмом использовал несчастных куриц для
создания своего «философского камня». Золото было
получено, однако это живодера не остановило, и он,
как абсолютно аморальный тип, ушел в глубочайший
запой, даже не пытаясь помочь бедным созданиям,
ставшим жертвой его вопиющих экспериментов.
Сложно сказать, чем чревато такое открытие, однако,
учитывая тенденции в поведении «ученого», можно
сделать вывод, что он явно замышляет захват власти
над миром.
9. Спасибо за внимание
Спасибо за вниманиеЧитать «Куда и как правильно писать жалобу» — Саркелов А. — Страница 4
Если следователь не разрешает участникам следственного действия отвечать на вопросы адвоката по уголовным делам, то он обязан будет сделать в протоколе соответствующую отметку. То есть там должен быть отражен и сам вопрос, и его отвод следователем.
Адвокат по уголовным делам всегда соблюдает конфиденциальность сведений, полученных им от подзащитного, а также иных данных предварительного расследования. Это обусловлено не только профессиональной этикой, но и Уголовно-процессуальным кодексом РФ (УПК РФ).
Законодательство предусматривает, что защиту прав и интересов подозреваемых и обвиняемых осуществляют их защитники. Причем, УПК РФ в качестве таковых допускает исключительно адвокатов. Каких-либо ограничений на данный счет закон не содержит. То есть, будет ли такое лицо адвокатом по уголовным делам или специализироваться на гражданском судопроизводстве, законодательству безразлично. В то же время это не безразлично самому обвиняемому или подозреваемому. Ведь уголовный процесс – это во всех случаях очень сложное и ответственное мероприятие. Поэтому поручить его дилетанту нельзя. Вот почему адвокат по уголовным делам, имеющий большой опыт работы в данной области, единственный, кому можно доверить защиту своих прав и законных интересов в уголовном деле.
Как уже отмечалось, адвокат по уголовным делам может вступить в процесс в любой момент. Как правило, он участвует в процессе с момента привлечения его клиента в качестве обвиняемого, с момента его фактического задержания, с момента возбуждения уголовного дела, с момента, когда лицу, обвиняемому в преступлении, объявили постановление о назначении судебно-психиатрической экспертизы или с любого другого момента, когда были затронуты его права и свободы.
Для того чтобы адвокат по уголовным делам был допущен в дело, он должен будет предъявить два документа: свое профессиональное удостоверение и ордер.
Нередко несколько обвиняемых или подозреваемых договариваются между собой и нанимают одного адвоката на двоих. Закон не возбраняет это делать. Но, вместе с тем, защитник не может одновременно представлять интересы нескольких лиц, если они противоречат друг другу.
Также, если адвокат принял на себя защиту подозреваемого он не вправе отказаться от этой своей обязанности.
Как правильно писать жалобы и заявления
Не секрет, что сегодня для многих очень важным и актуальным вопросом является проблема: как грамотно и правильно писать жалобы, чтобы они возымели максимальный эффект. Жалобы, что ни говори, обладают магическими свойствами и часто используются для манипулирования людьми. Как и в любом деле, в написании жалоб есть свои секреты, особенности и тонкие моменты, и всё это мы внимательно рассмотрим в этой книге.
Писать жалобу для многих может показаться тяжелейшим трудом, который способен истощить нас до последней капли крови в чаше терпения, однако, на самом деле, это не совсем так. Жалоба – это ведь один из действенных способов получить желаемое, добиться нужного нам результата. Другими словами, это верное средство для достижения цели.
Каждый человек в мире является потребителем товаров и услуг. Однако в России качество товаров, а в особенности услуг, оставляет желать лучшего. Даже иностранцы, которых обычно обслуживают в нашей стране гораздо лучше самих россиян, не единожды сталкивались с хамством, грубостью или некачественным товаром. Что уж говорить про рядовых граждан.
Прежде чем писать жалобу
Прежде чем приступать к написанию жалобы, необходимо помнить, что у любого вашего действия неминуемо бывают и последствия, а жалобы, как правило, анонимными не бывают. Если жалоба – меньшее из зол, или «овчинка стоит выделки», тогда – вперед, однако если есть другие варианты, то лучше сперва рассмотреть их. Ведь сама по себе жалоба далеко не всегда воспринимается с радостью.
Зато угроза написания жалобы зачастую оказывает куда большее воздействие, нежели сам факт ее написания. Это особенно актуально для различных учреждений или пунктов оказания услуг, где в обязательном порядке присутствует жалобная книга. Администраторы над этой книгой трясутся так, как Кощей над свой иглой. Это объясняется тем, что если кто-то решит в ней написать жалобу, а потом придет проверка, скажем, из Госконтроля, то у заведения будут проблемы и притом немалые.
Вот почему жалоба – это универсальное средство для манипулирования, даже когда она еще не написана. Чаще всего в ответ на угрозу написать жалобу вы получите циничный ответ, мол, пишите кому хотите. Но после такого ответа чаще всего всё же начинается суета и движение.
Написание жалобы: основные моменты
Переходим от теории к практике. В первую очередь, необходимо помнить о том, что, в зависимости от того, как жалоба написана, она может производить либо сильный, либо слабый эффект. Плохо написанная жалоба может даже, наоборот, навредить вам. Итак, по пунктам, на что стоит обратить внимание…
Стиль изложения
Все жалобы пишутся исключительно в официально-деловом стиле, который характеризуется присущими ему особенностями. Подробнее об этих особенностях вы можете прочитать ниже.
Официально-деловой стиль создания текстов
Знание этого стиля – не только полезная и нужная в повседневной жизни вещь, но может оказаться ещё и прибыльной, ведь такие, грамотно составленные, тексты сейчас в большой цене, и за них некоторые заказчики платят неплохие деньги. Не верите? Посудите сами: грамотно составленная жалоба может склонить решение тех или иных инстанций в вашу сторону, позволив вам получить преимущества или избежать затрат. А это очень актуально для всех, поскольку живем мы в бюрократическом обществе, где самое сильное слово имеют именно грамотно составленные деловые бумаги. Сегодня мы рассмотрим официально-деловой стиль на практике, изучим принципы создания деловых текстов и приведем примеры делового стиля.
Примеры делового стиля окружают нас повсюду. Допустим, вы блоггер, и уличили другого блоггера в бессовестном воровстве вашего контента. Что вы делаете? Вы грамотно пишете обоснованную жалобу с доказательствами хостеру или службе поддержки поисковой системы и ждете положительного результата по вашей жалобе. В зависимости от того, насколько грамотно она будет составлена, насколько точно в ней будет выдержан деловой стиль, во многом определяется решение по Вашему вопросу.
Итак, деловой стиль – это среда официальных отношений. Деловой стиль используется в:
● юриспруденции;
● экономике;
● правительственных кругах;
● сфере рекламы;
● международных отношениях.
Как видите, весь бюрократический аппарат использует исключительно деловой стиль. Вот почему умение создавать деловые тексты может сослужить вам не только практическую службу, но и принести финансовую выгоду в том случае, если вы составляете официальные тексты для других людей.
Как и любой другой стиль письма, официально деловой стиль имеет ряд присущих только ему характеристик. Именно их мы сейчас и рассмотрим.
1. Официально-деловой стиль: Качественный объем
Текст официально-делового стиля должен быть максимально сжатым: все четко, конкретно, по существу. Лишних деталей быть не должно. Это обязательное требование, и этому есть даже логическое объяснение. Представьте, что вы работаете в службе, которая принимает жалобы потребителей товаров и услуг. Вам каждый день приходят горы писем. Разумеется, в Ваших же интересах, чтобы эти письма были как можно короче и как можно четче обрисовывали суть проблемы.
Пример официально-делового стиля № 1
Неверно: А потом озлобленный Сидоров как разгонится, да с размаху как въехал битой по машине Петрова, проклиная его безбожно.
Верно: Сидоров ударил по машине Петрова битой.
Официально-деловой стиль
Пользователи также искали:
официально — деловой стиль функции,
официально — деловой стиль одежды,
официально — деловой стиль подстили,
официально — деловой стиль пример,
официально — деловой стиль примеры приказ,
официально — деловой стиль примеры заявление,
официально — деловой стиль языковые особенности,
официально — деловой стиль жанры,
деловой,
стиль,
официально,
примеры,
пример,
жанры,
функции,
одежды,
Официально — деловой,
приказ,
заявление,
языковые,
особенности,
подстили,
Официально — деловой стиль,
официально — деловой стиль жанры,
официально — деловой стиль языковые особенности,
официально — деловой стиль примеры заявление,
официально — деловой стиль примеры приказ,
официально — деловой стиль подстили,
официально — деловой стиль одежды,
официально — деловой стиль функции,
официально — деловой стиль пример,
официально-деловой стиль,
функциональные стили речи.
официально-деловой стиль,
…
Как написать официальное деловое письмо
Урок 7: Как написать официальное деловое письмо
/ ru / business-communication / business-writing-essentials / content /
Как написать официальное деловое письмо
Всякий раз, когда вам нужно пообщаться с другой компанией или поделиться важными новостями, деловых писем. может представить ваше сообщение в классическом изысканном стиле. В отличие от внутренних служебных записок, деловые письма обычно отправляются от одной компании к другой, поэтому они настолько формальны и структурированы, как .Однако письма также довольно универсальны, так как их можно использовать для официальных запросов, объявлений, сопроводительных писем и многого другого.
Несмотря на формальность, письма могут иметь дружественный тон , особенно потому, что они включают краткое введение перед тем, как перейти к основному вопросу. Независимо от тона, который вы используете в своем письме, ваше письмо должно оставаться кратким, ясным и легко читаемым.
Посмотрите видео ниже, чтобы узнать об официальных деловых письмах.
Этот урок посвящен американской деловой литературе.Письма, написанные в других частях света, могут иметь небольшие различия в форматировании.
Структура делового письма
Деловое письмо Точная структура имеет решающее значение для его внешнего вида и удобочитаемости. При написании письма вы можете следовать приведенной ниже структуре, чтобы создать эффективный документ.
- Открытие : Укажите свой почтовый адрес, полную дату (например, 30 июля 2017 г. ), а также имя, компанию и адрес получателя.Пропустите одну строку между вашим адресом, датой и информацией о получателе. Не добавляйте свой адрес, если вы используете фирменный бланк, который уже содержит его.
- Приветствие : Обращайтесь к получателю, используя «Уважаемый» вместе с его титулом и фамилией, например «Уважаемый мистер Коллинз» или «Уважаемый директор Кинкейд». Если вы не знаете пол получателя, используйте его полное имя, например «Уважаемый Тейлор Дин». Наконец, не забудьте добавить двоеточие в конце приветствия.
- Body : В первом абзаце представьтесь и расскажите о сути вашего письма.Следующие абзацы должны подробно описать вашу основную мысль, а в последнем абзаце должна быть повторно изложена цель письма и при необходимости содержится призыв к действию.
- Закрытие : Рекомендуемые официальные закрытия включают «С уважением» или «Искренне Ваш». Для более личного завершения рассмотрите возможность использования «Сердечно» или «С наилучшими пожеланиями». Независимо от того, что вы выберете, добавьте в конец запятую.
- Подпись : пропустите четыре строки после закрытия и введите свое имя.Пропустите следующую строку и введите название должности и название компании. Если вы отправляете бумажную копию, подпишите свое имя в пустом месте синими или черными чернилами.
- Приложения : Если вы прилагаете документы с этим письмом, укажите их здесь.
), а также имя, компанию и адрес получателя.Пропустите одну строку между вашим адресом, датой и информацией о получателе. Не добавляйте свой адрес, если вы используете фирменный бланк, который уже содержит его.Другой важной частью структуры является макет , который определяет, как форматируется текст. Наиболее распространенный макет для делового письма известен как формат блока , при котором весь текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойных пробелов между абзацами.Благодаря такому расположению письмо выглядит чистым и легко читаемым.
Редакция
Как указано в Business Writing Essentials, версия является важной частью письма.
Просмотрите свое письмо, чтобы оно было кратким, и выровняйте его на предмет орфографических и грамматических ошибок. Когда вы закончите писать, попросите кого-нибудь прочитать ваше письмо и дать вам отзывов , поскольку они могут обнаружить ошибки, которые вы могли пропустить. Также убедитесь, что к вашему документу приложены все приложения и что все бумажные копии подписаны.
После проверки содержания рассмотрите внешний вид вашего письма. Если вы печатаете бумажную копию, обязательно используйте качественную бумагу. Также попробуйте использовать фирменный бланк, чтобы придать вашему документу более официальный вид.
Пример делового письма
Чтобы увидеть этот урок в действии, давайте взглянем на отточенное деловое письмо, рассмотрев приведенный ниже пример.
Это письмо выглядит великолепно! Структура идеальная, текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом.Тело формальное, дружелюбное и лаконичное, а приветствие и завершение выглядят хорошо. Он также содержит собственноручную подпись, что означает, что он готов к отправке в бумажном виде.
Умение написать деловое письмо пригодится вам на протяжении всей вашей карьеры. Продолжайте практиковаться и изучать его, и вы сможете общаться в классическом стиле.
/ ru / бизнес-коммуникация / как написать мощный бизнес-отчет / контент /
Деловое письмо в формате с примерами
Деловое письмо — это официальный документ, который, например, часто отправляется из одной компании в другую или из компании своим клиентам, сотрудникам и заинтересованным сторонам.Деловые письма используются также для профессиональной переписки между физическими лицами.
Хотя электронная почта стала наиболее распространенной формой переписки, распечатанные деловые письма по-прежнему используются для многих важных и серьезных типов корреспонденции, включая рекомендательные письма, подтверждение трудоустройства, предложения о работе и многое другое.
Написать эффективное, безупречное деловое письмо может оказаться легкой задачей, если вы будете придерживаться установленных правил в отношении верстки и языка.
Помните, что ваш получатель регулярно читает значительный объем корреспонденции и будет отдавать предпочтение хорошо написанным письмам, не содержащим опечаток и грамматических ошибок.
Что включать в письмо
Объясните цель вашего письма простым и понятным языком, сохраняя краткий начальный абзац. Вы можете начать со слов «Я пишу в отношении…», а затем сообщать только то, что вам нужно сказать.
Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает вашему читателю полное представление о ваших целях, но избегает извилистых предложений и излишне длинных слов.Опять же, сделайте это кратким, чтобы удержать их внимание.
Если вы намерены каким-то образом убедить получателя, будь то инвестирование денег, предоставление вам рекомендации, найм, партнерство с вами или решение проблемы, создайте убедительные аргументы в пользу вашего дела.
Если, например, вы хотите, чтобы читатель спонсировал благотворительное мероприятие, определите любое совпадение с благотворительными целями их компании. Убедите читателя, что помощь вам будет взаимовыгодна, и вы увеличите свои шансы заручиться их поддержкой.
Разделы делового письма
Каждый раздел вашего письма должен соответствовать соответствующему формату, начиная с вашей контактной информации и информации получателя; приветствие; тело письма; закрытие; и, наконец, ваша подпись.
Ваша контактная информация
- Ваше имя
- Ваша должность
- Ваша компания
- Ваш адрес
- Город, штат Почтовый индекс
- Ваш номер телефона
- Ваш адрес электронной почты
Дата
- Дата написания корреспонденции
Контактная информация получателя
- Их имя
- Их название
- Их компания
- Адрес компании
- Город, штат Почтовый индекс
Приветствие
- Используйте «Кому это может быть интересно», если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь.
- Используйте официальное приветствие «Уважаемый господин / госпожа / доктор. [Фамилия] », если вы не знаете получателя.
- Используйте «Уважаемый [Имя]», только если у вас неформальные отношения с получателем.
Тело
- Используйте строки с одинарным интервалом с добавлением пробелов между каждым абзацем, после приветствия и над закрытием.
- Выровняйте букву по левому краю (по левому полю).
Заключительное приветствие
Заключительный абзац должен состоять из двух предложений.Просто укажите причину написания и поблагодарите читателя за рассмотрение вашего запроса. Вот несколько хороших вариантов закрытия:
- С уважением
- С уважением
- Сердечно
- С уважением
Если ваше письмо менее формальное, используйте:
- Все самое лучшее
- Лучшее
- Спасибо
- С уважением
Ваша подпись
Напишите свою подпись сразу под закрытием и оставьте четыре одинарных пробела между закрытием и введенным полным именем, титулом, номером телефона, адресом электронной почты и любой другой контактной информацией, которую вы хотите включить.Используйте следующий формат:
Ваша собственноручная подпись
Введено полное имя
Заголовок
Шаблон делового письма
Вы можете использовать этот образец делового письма в качестве модели и загрузить шаблон (совместимый с Google Docs и Word Online) для текстовой версии ниже.
@ Баланс 2020Образец делового письма (текстовая версия)
Линда Лау
Северный государственный университет
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]
5 марта 2020
Оскар Ли
Главный редактор
Acme Graphic & Design
123 Business Rd.
Business City, CA 54321
Уважаемый г-н Ли,
Я хотел бы пригласить вас принять участие в нашем предстоящем мероприятии по созданию сетей вакансий в отделе гуманитарных наук.
Мероприятие состоится во второй половине дня 1 мая 2020 года. Мы хотим предоставить нашим выпускникам возможность встретиться с лидерами бизнеса в этом районе, которые могут искать новых сотрудников, имеющих ученые степени в области гуманитарных наук.
Мероприятие будет проходить в Студенческом центре Кокса при Северном государственном университете и продлится около двух-трех часов. Если вы заинтересованы в посещении или отправке представителя компании для встречи с нашими студентами, сообщите мне об этом при первой же возможности, и я могу зарезервировать для вас столик.
Спасибо за уделенное время и надеюсь вскоре получить от вас известие.
С уважением,
( подпись бумажное письмо)
Линда Лау
Заведующий кафедрой гуманитарных наук
Пример электронной подписи
Если вы отправляете электронное письмо, ваша подпись будет немного отличаться.Вместо того, чтобы указывать свою контактную информацию в заголовке письма, укажите ее под своей подписью. Например:
Отправка делового письма по электронной почте
С уважением,
Имя Фамилия
Должность
Ваш адрес
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты
Объясните, почему вы отправляете сообщение. Включите тему, о которой вы пишете, в строку темы электронного письма, чтобы читатель понял, почему вы отправляете сообщение.
Советы по написанию делового письма
Просмотрите образцы писем, включая сопроводительные письма, благодарственные письма для собеседований, повторные письма, письма о принятии и отказе, письма об увольнении, благодарственные письма и другие образцы писем, связанных с бизнесом и трудоустройством, и советы по написанию.
примеров стиля написания деловых писем | Small Business
Умение написать деловое письмо — важный навык. Даже в сегодняшнем мире электронной почты и текстов возникает много случаев, когда неформальное общение неуместно и требуется официальное деловое письмо.
Практически каждый научился основам написания делового письма еще в школе. Но написание делового письма — это не только его структура и формат; вы также должны учитывать содержание и стиль.
Содержание и стиль
Содержание и стиль на самом деле означают только то, что вы говорите в письме и как вы это говорите. Большинство деловых писем носят относительно формальный характер и требуют использования одного из небольшого набора приветствий или заключительных слов, написанных на уровне сложности, подходящем для читателя колледжа, и общим тоном, отражающим сочетание уверенности и вежливости.
Официальные деловые письма
Официальные деловые письма должны быть достаточно формальными, чтобы выказать должное уважение к корреспонденту, но не настолько формальными, чтобы препятствовать общению. Вы должны упоминать названия должностей, но старайтесь использовать нейтральные названия должностей и старайтесь использовать название только один раз в письме. Избегайте чрезмерного использования местоимений мужского рода и избегайте фраз, отражающих возраст или пол. Постарайтесь как можно чаще использовать активный голос и тщательно структурируйте свое письмо, чтобы подчеркнуть важные моменты и донести свое сообщение.
Менее формальные деловые письма
С точки зрения континуума, вероятно, лучше думать о менее официальных деловых письмах, чем о неформальных деловых письмах, потому что даже относительно неформальные деловые письма по-прежнему достаточно структурированы и, как ожидается, будут соответствовать соглашениям по сравнению с в личное письмо. Если вы выберете менее формальный тон, который оставляет вам возможность использовать более восторженный и позитивный язык, если это необходимо, и немного больше свободы в структурировании основного содержания вашего письма, чтобы оно было максимально коммуникативно эффективным.Выделение жирным шрифтом, курсивом, подчеркиванием и т. Д. Приемлемо в менее формальном деловом письме, но должно использоваться с осторожностью.
Деловые письма об особых ситуациях
Деловые письма охватывают весь диапазон от приглашений вступить в совет директоров компании до уведомления о расторжении контракта, а к деловым письмам, связанным с особыми ситуациями, таким как письмо-заявление на получение школа или программа стажировки или сопроводительное письмо при приеме на работу. В большинстве деловых писем для особых ситуаций требуется что-то от адресата, поэтому такое деловое письмо должно быть вежливым, позитивным и содержать всю информацию, необходимую другой стороне для выполнения запроса отправителя.Быть конкретным. Не рассказывай историю своей жизни. Ближе к сути, излагайте аргументы как можно более красноречиво, включая всю необходимую информацию, и двигайтесь дальше. В большинстве случаев основной текст письма не должен превышать трех-четырех абзацев.
Ссылки
Автор биографии
Клейтон Браун профессионально пишет с 1994 года. Он написал и отредактировал все, от научной фантастики до патентов на полупроводники и диссертаций по лингвистике, работая на Holt, Rinehart & Winston, Steck-Vaughn и The Psychological Corp.Браун имеет степень магистра лингвистической антропологии Университета Висконсин-Милуоки.
Форматы деловых писем | Примеры формата деловых писем [Шаблоны]
Форматирование деловых писем
В наши дни общение — это отправка электронной почты, набор текстовых сообщений или подключение через социальные сети. Составление настоящего письменного делового письма и проверка правильности формата делового письма может показаться устаревшим, но все же это остается более важным, чем когда-либо, для владельцев малого бизнеса.
Если вам нужно написать сопроводительное письмо, чтобы убедить кого-то прочитать отчет, представиться потенциальному клиенту или выразить благодарность, хорошо составленное деловое письмо может отличиться. Письменные письма остаются важной — и, возможно, даже решающей — частью коммуникационной стратегии каждого владельца малого бизнеса.
Различные исследования показали, что бумажные коммуникации могут быть более запоминающимися и полезными, чем те, что показаны на экранах, таких как электронная почта. Поскольку американские офисные работники получают в среднем 121 электронное письмо в день, письмо также может выделяться, когда оно доставляется через ваш почтовый ящик, а не через ваш почтовый ящик.(Некоторые эксперты, в том числе эксперт по деловому этикету Жаклин Уитмор, также утверждают, что рукописные письма для деловых целей даже более эффективны, чем печатные.)
Настоящее деловое письмо демонстрирует приверженность, поскольку автор достаточно заботился о рассматриваемом вопросе, чтобы сесть и положить чернила на бумагу. Письма демонстрируют уровень профессионализма и класс. Они также предоставляют письменный отчет о том, что выяснилось, что обе стороны могут хранить в архиве. Иногда события, которые отмечаются буквами, настолько важны для компании, что становятся ценными сувенирами.
Деловые письма по-прежнему имеют значение, но они могут навредить вашей профессиональной репутации, если содержат орфографические и грамматические ошибки. Неправильно отформатированное деловое письмо также может указывать на то, что автор неопытен, непрофессионален или не разбирается в деталях — все это первое (или второе) впечатление, которое владельцы бизнеса не хотят производить.
Таким образом, для каждого владельца малого бизнеса важно знать, как правильно составить и отформатировать профессионально оформленное деловое письмо.Типы форматов деловых писем могут включать в себя сопроводительные письма, благодарственные письма, письма с жалобами, корректировочные письма и многое другое в зависимости от деловой ситуации.
Типы форматов деловых писем
Общие типы деловых писем включают:
- Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо, отправляемое вместе с посылкой, отчетом или другим предметом, должно описать то, что прилагается, и дать описание того, что получатель должен с этим делать.
- Благодарственные письма. Они могут быть полезны для нетворкинга и построения отношений. Не стоит просто писать «Спасибо за» и оставлять все как есть. Расскажите подробнее о том, что они сделали и как это помогло вам, а затем завершите свое выступление вторым выражением благодарности.
- Письма-жалобы. Ключ к этим типам писем — продемонстрировать, что вы недовольны, без чрезмерной злости. Подскажите, как получатель письма может исправить ситуацию.
- Буквы регулировки. Это ответ на письмо с жалобой. Суть в том, чтобы отвечать скромно и предлагать возможные решения. Вы хотите избежать сжигания мостов и вместо этого использовать свой ответ как инструмент для построения отношений.
- Письма с плохими новостями. Ключ к письмам с плохими новостями — смягчить удар. В деловой переписке ценится прямолинейность. Но при написании писем с плохими новостями лучше всего напомнить получателю о том, что на самом деле работает в ваших деловых отношениях, прежде чем сообщать ему плохие новости.
- Благодарственные письма. Они предназначены для подтверждения того, что вы получили товар от кого-то или что вы знаете о факте или ошибке, на которые он указал. Сообщите получателю, когда вы получили посылку или информацию, а затем поблагодарите его за это.
- Заметки Часто используемые для распространения важных новостей и директив внутри компании. Смысл заметок — быть быстрым и точным при общении.
- Поздравительные письма. Смысл этих типов букв в том, чтобы оставаться в курсе и избегать чрезмерных или насмешливых звуков.Опишите, что побудило вас отправить поздравление и положительный отзыв, который вы уже слышали. Письмо должно быть кратким.
- Ответные письма. Речь идет об объяснении или перечислении того, как был выполнен запрос.
- Письмо-запрос. Ключевым моментом в таких письмах является просьба о помощи, не унижаясь и не проявляя чрезмерных эмоций. Внимательно посмотрите на прилагательные, которые вы используете в письме.
- Рекламные письма. Эти письма требуют сильного призыва к действию или крючка в начале, чтобы получатель продолжал читать и обнаруживал преимущества того, что вы продаете.Обязательно предоставьте информацию, чтобы они могли легко ответить.
- Заявления об увольнении. Это уведомление о том, что вы покидаете должность, указание последнего дня работы и объяснение причин вашего ухода.
Вот основы, которые вам нужно знать, когда дело доходит до написания делового письма:
Примеры формата деловых писем
Допустим, Таня Смит, генеральный директор Acme Corp. в Миннеаполисе, хочет отправить письмо в NewTech из Сан-Хосе, Калифорния, с просьбой о бесплатной консультации по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Что Смит нужно указать в письме? Как оформить ее деловое письмо?
Части делового письма
Большинство экспертов сходятся во мнении, что деловое письмо должно состоять как минимум из следующих семи частей:
- Адрес отправителя. Вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы написать ответ. Также можно указать номер телефона и адрес электронной почты.
- Дата. Это должно быть сразу видно, когда письмо было написано.Таким образом, получателю будет легче напомнить о том, когда и почему было написано письмо, особенно если оно связано с конкретным событием или деловой ситуацией.
- Адрес получателя. Вы не хотите, чтобы вашему помощнику приходилось искать адрес для отправки письма (или вы не хотите, чтобы вам приходилось искать адрес снова).
- Приветствие. «Для кого это может касаться» — верный способ поместить ваше письмо в корзину для бумаг. Важно указать имя в адресе получателя и приветствовать, даже если вам нужно позвонить в компанию или выполнить поиск в LinkedIn, чтобы узнать, кому должно быть отправлено письмо.
- Кузов. Как правило, разумно оставаться профессионалом и переходить к делу. Как и в любом другом общении, ясность и краткость лучше всего отражаются на писателе.
- Закрытие / подпись. Подпись придает индивидуальный характер письму, точно показывает, от кого оно и что вы одобряете содержание письма.
- Корпуса. Важно иметь список любых дополнительных элементов, приложенных к деловому письму, на случай, если получатель потеряет их.
Интервалы и форматы шрифтов
Презентация также важна, когда дело касается выражения профессионализма в деловом письме. Основное правило заключается в том, что полезность и удобочитаемость важнее индивидуальности. Вы не отправляете письмо старому другу по колледжу — вы занимаетесь бизнесом. Вот правила использования интервалов и шрифтов, которые обычно встречаются в деловом письме:
Выравнивание. Все правильные деловые письма должны быть выровнены по левому краю. На протяжении десятилетий распространено мнение, что такое выравнивание лучше всего для удобочитаемости.
Расстояние. Буквы должны быть разделены между предложениями через один интервал, чтобы освободить место на странице. Включите четыре разрыва строки между заключительным предложением или абзацем письма и вашим напечатанным именем, чтобы оставить место для вашей подписи.
Шрифт. Стандартный стиль шрифта — Times New Roman, размер 12, хотя допустимы и другие широко используемые шрифты, такие как Arial и Helvetica. Читаемость имеет решающее значение, когда дело доходит до шрифтов, поэтому не проявляйте творчества и не используйте трудночитаемые готические или курсивные шрифты.Если в теле письма не хватает места на одной странице, лучше сократить его, чем уменьшить размер шрифта.
Наценка. Большинство экспертов сходятся во мнении, что лучше всего подходят поля в 1 дюйм, поскольку они увеличивают пространство, хотя вам, возможно, придется освободить место для фирменного бланка, если вы его используете. (Подробнее о фирменных бланках см. Ниже.)
Блочная форма и форматы с отступом
С отступом или без отступа? Вот в чем вопрос. Это действительно вопрос того, насколько формальным вы хотите, чтобы письмо выглядело.Например, вы можете захотеть, чтобы формат блока отображал формальность, если вы на что-то жалуетесь, а полублок может придать благодарственный вид приятному, «формальному» виду в благодарственном письме, особенно если это кто-то, кого вы уже знаете.
Обычно используются три стиля: блок, модифицированный блок и полублок. Вернемся к нашему примеру, когда Смит писал Уайльда. Вот как ее письмо будет выглядеть в каждом из трех форматов: форматирование блока, форматирование измененного блока и форматирование полублока.
Форматирование блока
Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113
Уважаемый мистер Уайлд:
Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет).Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.
Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.
С уважением,
Таня Смит, генеральный директор
Корпуса: брошюра Acme Corp.
Обратите внимание, что это более формальный тип делового письма: без отступов, все находится слева.Если вы сомневаетесь, насколько формальным должно быть письмо, вероятно, лучше перестраховаться и использовать блочный формат.
Форматирование модифицированного блока
Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113
Уважаемый мистер Уайлд:
Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.
Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.
С уважением,
Таня Смит, генеральный директор
Корпуса: брошюра Acme Corp.
Обратите внимание, что углублений по-прежнему нет, но не все выравнивается слева.Это немного менее формально. В этом случае Смит, возможно, будет разумнее придерживаться формата блока, но она может переключиться на модифицированный блок, когда у нее появятся рабочие отношения с Уайльдом.
Полублочное форматирование
Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Г-н Оскар Уайлд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113
Уважаемый г-н.Уайльд:
Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.
Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.
С уважением,
Таня Смит, генеральный директор
Корпуса: Acme Corp.брошюра
Обратите внимание, что это в значительной степени блочный формат, но абзацы имеют отступы. Если вы обсуждаете, использовать ли блочный или модифицированный блочный формат (или просто ненавидите смотреть абзацы без отступов), полублок — хороший компромисс.
Тон для форматирования деловых писем
Помимо формата, тон письма может иметь решающее значение, если оно предназначено для достижения ваших бизнес-целей или, по крайней мере, для того, чтобы к вам относились серьезно.Вот несколько важных советов по установке подходящего тона в письме:
- Не производите впечатление высокомерного или хвастливого.
- Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным.
- Как правило, лучше перейти к делу как можно быстрее. Как любил говорить Бенджамин Франклин: «Время — деньги».
- При написании писем с жалобами используйте формальный тон, чтобы выразить недовольство, но тон не должен быть откровенно злым. «Сначала мы были рады подписаться на ваше программное обеспечение для управления продажами, но были разочарованы, обнаружив, что…» Кратко опишите проблему, а затем объясните, как вы в идеале хотели бы ее решить.
- При написании писем, содержащих плохие новости, сохраняйте лаконичный и профессиональный тон делового письма, но также будьте внимательны к чувствам читателя. Вы же не хотите сжигать мосты. Это тот случай, когда вы не хотите быстро переходить к сути. Вы хотите смягчить удар: «Мы были рады узнать об интересе вашей компании к программному обеспечению для управления продажами». Важно проявить серьезность и попытаться убедить получателя увидеть вашу точку зрения: «Мы тоже быстрорастущая компания, поэтому у нас, к сожалению, пока нет ресурсов, чтобы предоставить бесплатную консультацию каждому потенциальному клиенту.”Закройтесь с доброй волей, а также потенциальным решением. «Мне очень жаль, что у нас нет бесплатных консультаций, но мы очень хотим начать с вами деловые отношения. Я прилагаю брошюры о том, как наше программное обеспечение может удовлетворить потребности вашей компании. Я рад обсудить больше по телефону, а также организовать бесплатную пробную версию нашего программного обеспечения ».
- При написании заметки обязательно используйте предельно четкий, точный, деловой тон. Записки часто используются внутри компании, поэтому имеет смысл не тратить время сотрудников на мелочи.«Брошюры о наших новейших программных продуктах готовы к отправке в типографии. Пожалуйста, разместите заказы в течение следующих 10 дней в зависимости от ваших предполагаемых потребностей ».
Выбор слов и грамматика
Выбор слова может повысить или снизить эффективность делового письма. Старайтесь говорить откровенно, избегая таких слов, как «попробуй», «просто», «возможно» и «может быть». Держите свой язык простым, избегайте непонятных слов или жаргона, к которым люди иногда прибегают, когда они пытаются казаться более умными, чем они есть на самом деле.
Хотите знать, правильно ли слово передает то значение, которое вы имеете в виду? Попробуйте поискать в словарях и тезаурусах в Интернете. В случаях, когда письмо особенно важно, также полезно, чтобы кто-то другой отредактировал и прочитал письмо, чтобы оставить отзыв.
Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предполагают, что вам не хватает внимания к деталям и профессионализма.
Также используйте глаголы с активным или пассивным голосом. Активный голос показывает, что вы несете ответственность за свои действия.(Пример: «Мы установим ваше программное обеспечение до 1 сентября». Не… «Ваше программное обеспечение будет установлено до 1 сентября»)
Форматы подписи
Когда дело доходит до подписи, важно избегать штампов и компьютерных подписей. Рукописная подпись — это знак того, что вы подтверждаете содержание письма. Под расшифрованной подписью вы должны ввести свое имя и титул, чтобы избежать путаницы с вашим почерком. Если вы представляете компанию, название компании должно быть написано заглавными буквами.Также не забудьте включить четыре пробела между дополнительным закрытием и набранным именем, чтобы оставить достаточно места для подписи.
Форматы деловых писем электронной почты
Письменное деловое письмо действительно может иметь значение, потому что оно говорит о серьезности того, кто его отправил. Легко быстро отправить кому-то электронное письмо и нажать «отправить», но письменное письмо требует времени. Вам нужно серьезно подумать о том, что вы пишете, дважды проверить, чтобы убедиться в отсутствии глупых ошибок, а затем сложить письмо в конверт и отправить по назначению.
Иногда, однако, время настолько важно, что вам просто нужно отправить электронное письмо. Однако даже в этом случае использование блочного формата может добавить к нему некоторую формальность.
Распространенные ошибки и ошибки
Избегайте рутинных ошибок в деловом письме, потому что они предполагают небрежность. Пропустите текст через Grammarly, чтобы дважды проверить грамматические ошибки, опечатки, повторяющиеся слова, ошибки пунктуации и другие проблемы. Не забудьте также проверить орфографию, пока вы это делаете.Любые имена собственные, которые вы используете в письме — выполните поиск в Google, чтобы дважды проверить правильность их написания.
Форматы бланков
Вы также можете использовать фирменные бланки для деловых писем вашей компании, потому что они имеют профессиональный вид и информативны. Наличие канцелярских товаров с фирменным бланком похоже на веб-сайт компании: это означает, что ваш бизнес является законным.
На фирменном бланке должен быть указан почтовый адрес компании, номер телефона и любая другая контактная информация.При использовании фирменных бланков не забудьте соответствующим образом настроить поля и форматирование.
Написание деловых писем — фундаментальный навык для любого владельца бизнеса и вашей профессиональной жизни в целом. Хорошо написанное письмо показывает, что вы серьезно относитесь к делу, потому что вы уделили внимание и время, чтобы написать, отформатировать, распечатать и отправить его по почте. Если компания получит по почте письменную жалобу, велика вероятность, что автор не оставит этот вопрос в покое. Точно так же письменное письмо с благодарностью намного эффективнее и эффективнее, чем благодарность, отправленная по электронной почте.
Деловое письмо, однако, теряет свою силу, если его форматирование непрофессионально, если оно задает неправильный тон, если оно плохо написано или если оно содержит грамматические и орфографические ошибки. Поэтому важно научиться делать их правильно.
Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.
Как писать в официальном деловом стиле
Большинство деловых документов, включая письма, служебные записки и отчеты, должны быть написаны в формальном стиле, который придает профессиональный тон.Следующие ниже рекомендации по написанию официального делового документа помогут вам выработать правильный стиль и тон для передачи вашего сообщения.
- Принимайте во внимание корпоративную культуру при определении формальности документа или корреспонденции. Однако подчеркните, что вы слишком формальны. Использование фразы вроде «Это привлекло наше внимание …» вместо «Мы заметили …» может показаться жестким и властным.
- Используйте позитивный язык, даже сообщая плохие новости. Например:
- Отрицательный: из-за учащения случаев кражи со стороны сотрудников кладовая будет заблокирована до дальнейшего уведомления.
- Положительный результат: К сожалению, нам пришлось заблокировать кладовую, потому что было обнаружено, что несколько предметов пропали без вести; однако мы ценим вашу постоянную помощь в решении этой проблемы.
- Тон должен быть вежливым и профессиональным, а также сильным и уверенным, но не оскорбительным.Например:
- Оскорбительный: вы будете присутствовать на обязательном собрании персонала в среду, независимо от вашего графика.
- Вежливый, но сильный: мы ценим, что вы изменили свой график так, чтобы вы могли присутствовать на обязательном собрании персонала в среду.
- Обвинительный: Вы не выполнили инструкции, и теперь клиент недоволен.
- Профессионально и без обвинений: клиенты не будут довольны, если инструкции не будут выполнены.
- В деловых условиях всегда предпочтительнее использовать соответствующий язык, независимо от того, говорите вы или пишете.Избегайте использования сленга, а также дискриминационных или уничижительных выражений.
- Правильная грамматика, орфография и структура предложений создадут профессиональный деловой имидж. С другой стороны, небрежное письмо плохо отразится на компании.
- Активный голос обычно предпочтительнее, потому что он прямее, короче и четче. Активным голосом испытуемый выполняет действие; в пассивном тоне субъект ничего не делает. Например:
- Пассивный: отчет прочитал Дон.(Субъект, отчет , отчет , ничего не делает, он пассивен.)
- Активно: Дон прочитал отчет. (Субъект, Дон , выполняет действие чтения.)
- И последнее: если вы чрезмерно эмоциональны по поводу чего-то, особенно темы документа, возможно, вы пишете не объективно, поэтому подумайте о том, чтобы подождать до следующего дня, чтобы написать документ, если это возможно.
Автор: Джени Салливан
Джени Салливан, MBA, MAEd, обучает взрослых учащихся более 20 лет.Она преподавала онлайн более 15 лет, специализируясь на письме, коммуникациях и приложениях для малого бизнеса. Джени руководит Центром письменного мастерства, где она предлагает писателям услуги по написанию, редактированию и форматированию. Она была опубликована в нескольких газетах и журналах, а также на нескольких интернет-сайтах. Она ведет курсы по коммуникации, бизнес-стратегии, лидерству и менеджменту. Джени опубликовала книгу «Разработайте и проведите онлайн-класс». Это третья книга, которую она написала о письме и преподавании в Интернете.Она также опубликовала роман и сборник рассказов.
О Webucator
Webucator проводит обучение под руководством инструктора для студентов из США и Канады. Мы обучили более 90 000 студентов из более чем 16 000 организаций таким технологиям, как Microsoft ASP.NET, Microsoft Office, Azure, Windows, Java, Adobe, Python, SQL, JavaScript, Angular и многим другим.Ознакомьтесь с нашим полным каталогом курсов.
шаблонов для написания деловых писем — Xerox
Используйте профессиональный тон: Сохраните непринужденную болтливую речь для электронной почты — ваше печатное деловое письмо должно быть дружелюбным, но более профессиональным. Как предлагает Скотт Обер в своей книге «Современное деловое общение»: «Деловой писатель должен стремиться к общему тону, который был бы уверенным, вежливым и искренним; в котором надлежащим образом используются акценты и подчинение; в нем содержится недискриминационный язык; который подчеркивает отношение« вы »; и это написано на соответствующем уровне сложности.»Тем не менее, убедитесь, что говорите как вы — вы не хотите, чтобы ваше письмо читалось так, как будто его написала машина.
Пишите четко: Изложите свою точку зрения в начале письма. Чтобы избежать недопонимания, используйте простой и лаконичный язык. Избегайте отраслевого жаргона и вместо этого выбирайте живые, активные слова, чтобы привлечь внимание читателя.
Организуйте свою информацию логически: Сгруппируйте связанную информацию в отдельные параграфы. В длинном, насыщенном информацией письме рассмотрите возможность организации информации по разделам с подзаголовками.Вы можете выделить ключевые слова, чтобы они «всплывали» — этот метод возможен с большинством текстовых редакторов и вашим цветным многофункциональным принтером.
Используйте цвет для выделения слов в тексте: Легко выделить несколько слов цветом, чтобы привлечь к ним внимание. Просто выберите тип и щелкните стрелку справа от кнопки «Цвет шрифта», выберите нужный цвет и нажмите кнопку. Или попробуйте выделить несколько слов в тексте. Выберите тип, который вы хотите выделить, затем нажмите кнопку «Выделить».Примечание. При выделении частей документа, которые вы собираетесь распечатать, используйте светлый цвет, например желтый, светло-зеленый или голубой. Если вы хотите убрать выделение, выделите текст и снова нажмите кнопку «Выделить».
AutoText автоматизирует применение цвета (или любого стиля шрифта), что обычно требует множества щелчков мышью или команд. Предположим, вы создаете отчет, в котором сравнивается эффективность вашей организации с показателями вашего конкурента. Word может автоматически раскрашивать название вашей компании каждый раз, когда оно появляется, что упрощает поиск этих записей.
Будьте убедительны: Сразу же установите позитивные отношения со своим читателем. Если у вас есть связь с читателем — например, вы встречались раньше или у вас есть общий коллега, — укажите это во вступительном абзаце. Считаете ли вы, что ваш читатель согласится с сутью вашего письма или нет, важно найти точки соприкосновения и отталкиваться от этого.
Поймите своего читателя достаточно хорошо, чтобы предвидеть, как он или она отреагирует на ваше письмо.Обращайтесь к его или ее потребностям, желаниям или конкретной проблеме, а затем наметьте свое решение. Приведите доказательства в виде примеров и / или мнений экспертов, чтобы подтвердить свою точку зрения. Обязательно поддерживайте дружелюбный тон.
Завершите свое письмо «призывом к действию». Четко укажите, что вашему читателю нужно сделать или во что он верит для достижения желаемого решения, а затем укажите, что вы, как писатель, собираетесь делать дальше, чтобы продолжить.
Вычитайте свое письмо: Вся ваша тщательная обработка и печать не может скрыть орфографические или пунктуационные ошибки, которые оставляют неизгладимое негативное впечатление.
Теперь, когда вы узнали секреты написания эффективного делового письма, вы готовы начать сочинять. Удачи!
Чтобы получить больше советов для вашего малого бизнеса, ознакомьтесь с нашим обзором Small Business Insights.
Примеры формата делового письма. — The Writing Center — UW – Madison
В этом разделе вы найдете множество учебных материалов, которые мы разработали для обучения в нашем Центре письма.
Однако у этих материалов есть ограничения.Задания различаются, и разные преподаватели хотят разных вещей от студентов-писателей. Поэтому приведенный здесь совет может относиться или не относиться к вашей письменной ситуации.
Наконец, раздаточные материалы могут дать лишь часть индивидуальных рекомендаций, которые может предоставить индивидуальная конференция с инструктором Центра письма. Если у вас есть вопросы по поводу информации, содержащейся в наших раздаточных материалах, запишитесь на прием к инструктору Центра письма.
Форма блока
5 Hill Street
Мэдисон, Висконсин 53700
15 марта 2005 г.
г-жаХелен Джонс
Президент
Jones, Jones & Jones
123 International Lane
Boston, Massachusetts 01234
Уважаемая мисс Джонс:
Ах, формат деловых писем — есть форматы блоков, форматы с отступом и измененные форматы блоков. . . и неизвестно какие другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат блока, один из двух наиболее распространенных форматов. Для получения авторитетных советов обо всех вариациях мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд.(Нью-Йорк: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для общения на рабочем месте. Кажется, нет единого мнения по поводу таких тонких моментов, как пропускать строку после вашего обратного адреса и до даты: некоторые рекомендации предполагают, что вы это сделаете; другие нет. Будем надеяться, что ваше деловое письмо будет успешным, независимо от того, какой выбор вы сделаете!
Когда вы используете блочную форму для написания делового письма, вся информация печатается заподлицо слева с полями в один дюйм по периметру. Сначала укажите свой собственный адрес, затем пропустите строку и укажите дату, затем пропустите еще одну строку и укажите внутренний адрес стороны, которой адресовано письмо.Если вы используете фирменный бланк, на котором уже указан ваш адрес, не вводите эту информацию повторно; просто начните с даты. В официальных письмах по возможности избегайте сокращений.
Пропустить еще одну строку перед приветствием, после которого следует двоеточие. Затем напишите текст письма, как показано здесь, без отступов в начале абзацев. Пропускайте строки между абзацами.
После написания текста письма введите закрытие, затем запятую, оставьте 3 пустые строки, затем введите свое имя и заголовок (если применимо), все влево.Подпишите письмо в пустом месте над напечатанным именем. Разве это не выглядит профессионально?
С уважением,
Джон Доу
Помощник по административным вопросам
Форма с отступом
5 Hill Street
Мэдисон, Висконсин 53700
15 марта 2005
Г-жа Хелен Джонс
Президент
Jones, Jones & Jones
123 International Lane
Boston, Massachusetts 01234
Уважаемая мисс Джонс:
Ах, формат деловых писем — есть форматы блоков, форматы с отступом
и модифицированные форматы блоков.. . а кто
знает какие другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат
с отступом, один из двух наиболее распространенных форматов
. Для получения авторитетного совета обо всех вариациях,
мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд. (New
York: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для связи на рабочем месте
. Похоже, что нет единого мнения по поводу таких тонкостей
, например, следует ли пропускать строку после вашего обратного адреса
и до даты: некоторые рекомендации предполагают, что вы
должны это делать; другие нет.Будем надеяться, что ваше деловое письмо
увенчается успехом, независимо от того, какой выбор вы сделаете!
Если вы используете форму с отступом, поместите свой адрес на
вверху, выровняв левый край адреса с центром
страницы. Пропустите строку и введите дату так, чтобы она была под вашим адресом
. Введите внутренний адрес и приветствие
слева; после приветствия ставится двоеточие
. В официальных письмах избегайте сокращений.
Сделайте отступ первой строки каждого абзаца на полдюйма.
Пропускать строки между абзацами.
Вместо того, чтобы размещать строки закрытия и подписи
заподлицо влево, введите их в центре, даже с адресом
и датой выше, как показано здесь.