Официально деловой стиль пример: Официально-деловой стиль: черты и примеры

особенности и основные характеристики, важные требования к изложению, правила написания

Знание принципов написания деловых текстов важно для специалистов многих сфер, поскольку нет такого направления деятельности, в котором можно было бы обойтись без использования обращений, заявлений, объяснительных записок или запросов.

Деловой текст — это способ общения там, где есть место официальным отношениям, и в их успешности соблюдение стилистики играет не последнюю роль.

Деловая переписка требует точности и пунктуальности.

Особенности официально-делового стиля

Законы, начиная с конституции страны, локальные акты отдельно взятого учреждения, бизнес-переписка и правовые нормы выдержаны в официально-деловом стиле.

На его языке государственные структуры общаются с гражданами и друг с другом. Он находит применение и в устной речи, например, когда ведутся переговоры.

Низкая вариативность используемых конструкций делает стиль достаточно устойчивым и консервативным, т. е. с течением времени он мало подвергается изменениям.

Области применения

Общение в официально-деловом стиле принято в следующих сферах:

• законодательство;
• государственная служба и работа правительства;
• отношения между странами;
• бизнес и экономика;
• юриспруденция;
• взаимодействие в учреждениях.

Основные характеристики

Для стиля характерны небольшие объемы текстов, точные слова и формулировки, которые не трактуются двояко, а также безэмоциональность и краткость.

Если речь идет о документации, то удачным будет клишированный вариант. Правовые тексты должны содержать юридически обоснованную информацию, а договорные — иметь стандартное расположение реквизитов.

Каждая область применения имеет свои особенности использования делового языка. Это продиктовано задачами, которые она решает. Но можно выделить общие черты, позволяющие отличать официальный стиль от остальных.

Главной характеристикой считается точность. Умение называть вещи своими именами — обязательное свойство автора делового текста.

Если 2 человека читают один и тот же официальный документ, то его смысл должен восприниматься ими одинаково. Если они делают разные выводы исходя из просмотренного материала, значит, допущена стилистическая ошибка.

Отсюда следует и второй обязательный признак. Текст должен быть написан в соответствии с языковым стандартом. Т. е. при создании обращения или делового письма не стоит стараться удивить своей оригинальностью. Лучше, как конструктор, составлять его из фраз и выражений, принятых для такого рода документов.

Лексические признаки

1. Данный стиль сохраняет устаревшие и вышедшие из употребления слова, архаизмы. Например: сей документ, оным удостоверяю.
2. Часто используются узкопрофессиональные понятия, термины: коморбидный пациент, аутоимунное заболевание, очная ставка.
3. В большом количестве присутствуют речевые шаблоны, канцеляризмы, штампы, типовые схемы словосочетаний. Например: в соответствии с поручением, в установленные сроки, на основании решения.
4. Смыслы обобщаются, а не конкретизируются. Для этого включаются родовые понятия: образовательное учреждение (вместо школа, лицей, колледж), транспортное средство (вместо троллейбус, мотоцикл, катер).
5. Редко употребляются синонимы.
6. Запрещены для использования многозначные слова, а также переносное значение.

Не используйте в деловом тексте слова архаизмы.

Морфологические

Добиться однозначного толкования смысла помогает повторяющееся использование одних и тех же частей речи:

1. Сочетаний неопределенной формы глагола с существительным: рассмотреть возможность, стать свидетелем, осуществить процесс.
2. Существительных в форме мужского рода — должности и звания — вместе с фамилиями. Например: ефрейтор Карасева, советник Епифанцева.
3. Девербативов (существительных, образованных от глагола), используемых с приставкой «не»: неприсоединение, невмешательство, неявка.
4. Предлогов, образованных от других частей речи (производных). Например: ввиду, вследствие, согласно, включая, в отличие от.
5. Названий людей по тому действию, которое они выполняют. Выражаются существительным: поручитель, заемщик, квартиросъемщик, истец.
6. Слов, состоящих из 2 основ (сложных): нижеподписавшийся, взяткодатель.
7. Глаголов в настоящем времени со значением повторяющегося действия. Например: за опоздание назначается штраф.

Синтаксические

Официально-деловой стиль характеризуют:

1. Большое количество сложноподчиненных предложений, в основном с придаточными условия. Например: «В отсутствие сведений о количестве необходимых обозначенному сотруднику дней отпуска, руководство обязано предоставить зафиксированную в положении компенсацию в том случае, если решение принято в пользу работника».
2. Много однородных членов предложения в одной синтаксической конструкции (иногда бывает 9-10): «В соответствии с инструкцией на место ликвидации чрезвычайной ситуации должны прибыть врачи, медицинские сестры, санитарки, сотрудники администрации, специалисты хозяйственной части, оперативного отдела, повара, экономисты, охранники, заведующие отделениями».
3. Использование сразу нескольких подряд существительных в родительном падеже. Например: «итоги визита представителей органов исполнительной власти».
4. Частое использование пассивных конструкций: «проверка проведена представителями департамента», «проект разрабатывается инженерами».

Жанровое многообразие

Содержательная часть текстов, написанных в официально-деловом стиле, будет отличаться в зависимости от той сферы, в которой они используются. Их тематика многообразна и неоднородна.

Однако в основу классификации ложится другой принцип. Это разделение на «язык документов» (официально-документальный стиль) и «язык официального общения» (обиходно-деловой стиль).

Официально-документальный стиль

В нем оформляются нормы отношений между странами, дипломатические бумаги, написаны все законодательные документы, регламентируется работа государственных органов. Исходя из области применения подразделяется на 2 большие группы: язык дипломатических актов и язык законодательных документов.

Первая группа включает такие жанры, как:

• конвенция;
• нота;
• коммюнике;
• меморандум.

В группе законодательных документов:

• устав;
• конституция;
• акт;
• закон;
• указ.

Обиходно-деловой

Все тексты в этом подстиле можно поделить на служебную переписку и частные деловые бумаги.

Жанры языка служебной переписки:

• корреспонденция в сфере коммерции и бизнеса;
• деловое письмо.

Язык деловых бумаг:

• резюме;
• протокол;
• расписка;
• заявление;
• справка;
• удостоверение;
• доверенность.

Расписка относится к обиходно-деловому стилю написания.

Важные требования к изложению

Способность доступно, понятно и правильно изложить содержание и не нарушить ни один стилистический принцип зависит от понимания многих факторов.

Например, в каком жанре текст пишется, в какой профессиональной плоскости и какую преследует цель. Составление социологического опроса будет отличаться от создания буклета, посвященного открытию нового филиала. Деловые тексты многообразны, но для них существуют общие требования.

Качественный объем

Писать в официально-деловом стиле нужно строго по теме. Коротко. Сжато. Никаких пространных конструкций, эпитетов и уходов от основного смысла.

Не приветствуются лишние детали, изложение должно быть лаконичным. Это тот самый случай, когда количество не равно качеству. Маленький текст — не значит плохой.

Четкая структура

Написать хороший текст без предварительной подготовки не получится. Лучше заранее составить план, продумать основные тезисы и порядок их изложения. Уместно построить его на соблюдении причинно-следственных связей или на хронологии развивающихся событий.

Когда повествование предполагается длинное, то стоит чаще начинать предложения с красной строки.

Абзацы придадут тексту не только визуальную структурированность. Если в каждом из них будет содержаться одна полностью сформулированная мысль, то воспринимать такой текст будет легче.

Основные элементы структуры делового письма.

Отсутствие эмоций

Беспристрастность делает любой текст официальным. Нельзя выражать эмоции, высказывать собственное мнение и тем более строить предположения. В деловом тексте личное восприятие ситуации автором не играет никакой роли. В нем должны быть изложены только факты и проверенные сведения.

Простота изложения

Выполнение этого требования дается сложнее всего. Причина проста — стиль предполагает использование канцеляризмов, сложных синтаксических конструкций, терминов и понятий.

Злоупотребляя ими, авторы загромождают тексты. Здесь поможет использование 2-3 коротких предложений вместо одного, занимающего целый абзац.

Использование предлогов и сложных союзов

Активное употребление союзов и производных предлогов считается нежелательным для большинства письменных стилей речи. Но деловой формат разрешает автору не ограничивать себя в их использовании.

Эти служебные части речи прекрасно выполняют связующую функцию и помогают стилизовать текст в формате делового послания.

Лексика

В деловом тексте чаще остальных частей речи используются имена существительные, а отглагольные — занимают особое место. Встречается много терминов, аббревиатур без расшифровки, сложносокращенных наименований, устойчивых и вводных выражений.

Речь имеет констатирующий характер.

Не рекомендуется употреблять личные местоимения, прилагательные в сравнительной степени, модальные слова, междометия.

Традиционные грамматические формулы построения предложений

В текстах используются стандартные схемы построения предложений, прямой порядок. В таких конструкциях на первом месте стоит подлежащее, за ним — сказуемое, а затем — второстепенные члены. Разнообразия могут добавлять цитаты. В начале предложения допустимо вводное слово или производный предлог.

Не стоит использовать деепричастные обороты, это противоречит принципам лаконичности официального текста. Излишним будет также обратный порядок слов, употребление сравнений.

Стоп-слова

Все лишнее, что можно убрать из текста, не нанеся его смыслу никакого ущерба, называют стоп-словами. Например: «я бы хотел», «безусловный», «значит». Избавляя текст от стоп-слов, автор делает его более простым и понятным для восприятия.

Использование списков

Маркированные и нумерованные списки помогают придать тексту структуру и избежать «утяжеления» длинными предложениями. Визуально на них легче сосредоточиться и они привлекают внимание.

Запрет на «личное присутствие»

Деловой стиль — это официальное общение, которое исключает индивидуальную составляющую. Поэтому использование местоимений 1-го и 2-го лица (я, ты, мы, вы), недопустимо.

Правила и нюансы написания

Прежде чем взяться за написание делового текста, нужно определить, какие задачи он призван решать. От этого зависит выбор формата, жанра, объема.

Следующий шаг — структурирование. В этом может помочь составление плана или предварительная запись тезисов и основных положений.

При написании текста лучше воспользоваться советами опытных авторов. Они подскажут, как соблюсти все стилистические требования.

После того как работа будет завершена, текст обязательно надо отредактировать. Следует обращать внимание не только на орфографические, пунктуационные, стилистические ошибки. Важно сократить все, что не имеет прямого отношения к главной теме.

Если речь идет о написании делового письма, то стоит обратить внимание на следующие нюансы:

1. Не позволяйте эмоциям переходить из личного пространства на бумагу. Что бы вы ни думали о человеке, послание должно иметь нулевую эмоциональную окраску.
2. Если письмо содержит отказ, объясните получателю, почему было принято такое решение.
3. Правило хорошего тона — предварительно проверить текст на наличие ошибок.
4. Нельзя использовать элементы неформального общения, например, смайлы.
5. В письме обязательно должна быть указана тема.

В остальном принципы написания писем почти не отличаются от общих норм официального языка.

Образец делового письма.

Примеры деловых текстов

Ответ на обращение:

Татьяна Ивановна! Мы благодарим Вас за обратную связь. В связи с Вашим обращением мы провели проверку, по результатам которой выяснилось следующее. Вечером 22.09.2020 из-за урагана произошел обрыв проводов. По этой причине телефонная линия не работала. Приносим свои извинения. Все неполадки устранены.

Ходатайство:

В соответствии с судебным приказом №5 прошу возбудить исполнительное производство по взысканию алиментных платежей с Иванова И.И. в отношении Иванова Сергея и Ивановой Татьяны. Сумму долга прошу исчислять с момента вступления судебного приказа в силу.

Письмо клиенту:

Анатолий Дмитриевич! В ответ на Ваш запрос об установке кухонного гарнитура сообщаем, что представитель компании «Светоч» прибудет к Вам 17 ноября. Просим обеспечить личное присутствие заказчика для осуществления работ и подписания необходимых документов.

Запрос:

В соответствии с постановлением администрации области №100 от 23 мая 1997 года, прошу предоставить информацию о мероприятиях, проводимых в Семеновском районе в апреле 2020 года. Сведения нужны для формирования новостной повестки и освещения событий в средствах массовой информации.

Ответ на негативный отзыв:

Ангелина Ивановна, здравствуйте! Мы сожалеем, что работа нашего учреждения оставила у Вас негативные впечатления. Мы разобрались в ситуации в кратчайшие сроки и спешим сообщить, что сотрудник, нарушивший этикет, получил административное взыскание. Надеемся, что впредь посещение салона будет приносить Вам только радость. Ждем Вас снова!

Распространенные ошибки

Наиболее часто встречающийся недочет — это сознательное усложнение текста. Считается, что тяжеловесность конструкций послужит и весомости смысла. Но это не так. Несмотря на шаблонные принципы написания, текст может и должен быть простым для восприятия.

Еще одна крайность — употребление эмоциональной лексики и использование креативного подхода. В данном случае это недопустимо.

Вместе с тем нельзя полностью полагаться только на затертые и избитые клишированные фразы. Они разрешены, но лучше, чтобы их было поменьше.

особенности, сферы применения, виды текстов и примеры

Чтобы написать действительно хороший текст, вам нужно понимать, во-первых, с какой целью вы пишите, во-вторых, кому вы адресуете свое послание. Поэтому для начала надо определиться со стилем речи.

В данной статье разберем, что такое научный и официально-деловой стиль текста, характеристики и особенности этих стилей, сферы применения, а также какие виды и жанры текстов относятся к каждому из этих стилей.

В широком смысле, научный стиль — это стиль обучающих, научных материалов (книг, диссертаций, отчетов об исследованиях и пр.).

Научный стиль текста отличается строгой последовательностью изложения и логической связью между всеми элементами текста, каждый из которых отражает движение мысли автора от общего к частному или наоборот.

Особенности научного стиля

Такой текст всегда имеет четкую структуру, характеризуется ясностью, сжатостью изложения и, одновременно, максимально насыщенным содержанием. Обычно около 20% текста занимают термины и научные понятия. Меньше используются глаголы и больше — существительные.

Все эти характеристики имеют место быть, если мы берем научный текст в его «чистом виде». Например, эссе — это уже более свободный жанр повествования, но тем не менее тоже относится к научному стилю. Инструкция по написанию эссе: виды, план, структура и рекомендации.

Данный стиль можно охарактеризовать одним словом — документы.

Официально-деловой стиль охватывает довольно широкую область применения: международная политика, экономика, право, реклама, административная и управленческая сфера. То есть к данному стилю относятся все виды деловой документации.

Особенности делового стиля

Такие тексты отличаются компактностью изложения. При написании часто используются формы и шаблоны. Конечно же, применяется много терминов, наименований и профессиональная лексика. Предложения в тексте, в основном, сложные.

В таблице приведены виды текстов, которые относятся к научному и официально-деловому стилю, некоторые из них встречаются в обоих стилях:

Виды текстов научного и официально-делового стилей речи

Теперь рассмотрим определения этих видов текста с примерами для лучшего понимания:

Определение и примеры различных видов текста, относящихся к научному и официально-деловому стилю речи

Знание стилей и видов текста поможет вам справиться с поставленной задачей быстро и «на ура». Ведь каждый жанр имеет свои особенности написания: это и обьем текста, и стиль повествования, и даже шаблонный формат создания.

Теперь вы сможете различить, какой текст написан в научном стиле, а какой используется в деловой переписке. «Предупрежден — значит вооружен». Удачи!

P.S.: Не забывайте делиться ссылкой на статью в социальных сетях. Спасибо!

По материалам курса «Academic and business writing» www.edx.org.

Поделиться ссылкой:

Официально-деловой стиль — Энциклопедия по экономике

Язык делового письма сложился в сфере управления в последние 100—150 лет. Его определяют как официально-деловой. В результате длительного развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают фиксацию управленческой информации наиболее эффективным образом.  [c.77]

Основными чертами официально-делового стиля считаются  [c. 77]

Особенности официально-делового стиля  [c.232]

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии — основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни экономической, социально-политической и культурной — сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль — это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.  [c.232]

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено.

Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).  [c.233]

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно  [c.233]

Укажите, в чем отличия официально-делового стиля от других.  [c.245]

Официально-деловой стиль  [c.134]

Языком делового общения является официально-деловой стиль — функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.  [c.134]

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.  [c.136]

Основными особенностями официально-делового стиля являются  [c.136]

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.  [c.137]

Официально-деловой стиль — один из так называемых книжных стилей русского литературного языка (наряду с научным и поэтическим). Книжная стилистическая окраска означает, что данный элемент языковой системы выше нейтрального и уместен не в любой сфере общения. Книжные языковые средства применяются в научной речи, служебных документах, художественной литературе и публицистике, но не должны использоваться в непринужденной, фамильярной обстановке.  [c.116]

Среди языковых функций общения, сообщения и воздействия для официально-делового стиля важнейшей является последняя. Существует немало жанров официальных документов, однако большинство из них составляется с целью побудить персонального или коллективного адресата к определенным действиям. Приказ, деловое письмо, заявление — все это тексты, авторы которых преследуют конкретные практи-  [c.116]

Как сделать свой текст понятным и убедительным Это во многом зависит от вашего умения соединять между собой слова, строить словосочетания и предложения. К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала, а также сочетание полноты и краткости текста. Следует стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей  [c.

129]

Соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка.  [c.206]

Официально-деловой стиль речи, по единодушному мнению специалистов, — наименее исследованный стиль. Лингвисты всегда выделяли язык служебных документов в особую разновидность стилей речи, описывали его отдельные особенности, констатировали его автономность, однако фундаментальные исследования этого стиля стали проводиться лишь в самое последнее время.  [c.37]

Для официально-делового стиля речи характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним именным словом, а целостным по значению сочетанием слов. В целом при согласовании подлежащего со сказуемым в официально-деловой речи действует следующий принцип субъект действия отождествляется не столько с индивидуальным лицом, сколько с его собирательным статусом. Эту закономерность можно проиллюстрировать примерами употребления собирательных существительных и именных конструкций в сочетании с числительными. Рассмотрим характерные для официально-делового стиля речи варианты согласования сказуемого с подлежащим, вызывающие затруднения у составителей официальных писем.

 [c.44]

Употребление составных именных сказуемых. В официально-деловом стиле речи при употреблении составных именных сказуемых также имеется своя специфика. Так, при наличии глаголов — связок (быть, являться, делаться, сделаться, казаться, показаться, остаться, оставаться, стать, становиться и др.) именная часть ставится в творительном падеже. Употребление именной части в форме именительного падежа придает предложению разговорную окраску  [c.47]

Это — пример деловой речи, включающей элементы официально-делового стиля канцелярские выражения (серьезная озабоченность, безотлагательные меры), прямой порядок слов в предложениях, нейтральная лексика, цифровые данные.  [c.73]

Не меньшим врагом выступающих являются канцеляризмы — проникающие в устную речь слова и выражения официально-делового стиля, стиля деловых бумаг. Для этого стиля характерны сложные синтаксические конструкции, нанизывание родительных падежей Необходимо добиться (чего ) срочного улучшения (чего ) водоснабжения (кого ) населения (чего ) нашего района путем. (чего ) выполнения (чего ) решения (чего ) нашего мартовского заседания. В официально-деловом стиле употребляются сложные предлоги и союзы в силу, в целях, в связи с тем что, ввиду того что, вследствие того что отглагольные существительные оказание (от оказать),рассмотрение, принятие, неисполнение и т.д. Речь, изобилующую канцеляризмами, великий знаток языка К. Чуковский на- звал канцеляритом. Борьбе с канцеляритом он посвятил главу своей книги о русском языке Живой как жизнь . Вот примеры К.Чуковского  [c.74]

О официально-деловым стилем.  [c.65]

Умение употреблять языковые формулы в значительной степени указывает на владение официально-деловым стилем. Официально-деловой стиль отличается от научного, разговорного, литературного и других стилей. Его характеризуют краткость, ясность, точность и отсутствие эмоциональной окраски (нейтральный тон).  [c.66]

Вопросы, решаемые при помощи управленческих документов, ограничены функциями учреждения, предприятия или организации. Их круг достаточно стабилен. Ограниченная тематика и однотипные повторяющиеся управленческие ситуации приводят к тому, что при составлении управленческих документов, как и при деловой переписке, используются распространенные языковые формулы и официально-деловой стиль оформления.  [c.67]

Задание 2. Измените следующий текст, придав ему официально-деловой стиль. Письменно проанализируйте просьбу, выделив в ней основные составляющие элементы документа. Перечислите недостатки в изложении, которые бросаются в глаза .  [c.74]

Основные черты официального делового стиля изложения информации  [c.164]

В служебных документах употребляется официально-деловой стиль. Для него характерно наличие слов, применяющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, неисполнение и т.п.) терминов и профессионализмов предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания (например, в порядке оказания помощи, в связи с ухудшением положения, в соответствии с решением комиссии). Главное в языке официальных документов — это последовательность и точность в изложении фактов, объективность оценок, четкость в формулировании предлагаемых решений той или иной задачи.  [c.288]

Формирование положительной обратной связи — это составление текста управленческого документа на основе знаний правил современного русского литературного языка и норм официально-делового стиля, учета психологических механизмов восприятия человеком письменного текста.  [c.64]

Лексические особенности официально-делового стиля  [c.68]

Текст проекта1 приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием стандартных словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа обратить внимание , усилить контроль и т. п.  [c.56]

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов — точность, однозначность высказывания. В связи с этим автору и редактору приходится порой действовать в ущерб красоте стиля, заботясь о ясности смысла. Обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой. Но ситуация не может быть оценена столь определенно, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому нередко приходится делать исключение для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.  [c.141]

В официальном письме как ни в каком другом документе фокусируются все тонкости техники подготовки официальных документов вообще, охватываемые емким понятием «официально-деловой стиль речи». Поэтому, оперируя понятием «деловое письмо», автор имеет в виду не только письмо как вид документа, но и как вид деятельности, вызывающей необходимость документирования. Деловое письмо — самый массовый и опретивный вид текстового документа, прежде всего в цепи организационно-распорядительных документов.  [c.4]

На язык и стиль официальной переписки распространяются законы составления служебных текстовых документов в целом в аспекте так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка ( научного, публицистического, художественного ). В официально-деловом стиле речи выделяются подстили законодательный, инструктивно-методический, организационно-распорядительный,статистический, технический, дипломатический и т. д. Официальное письмо входит в организационно-распорядительную систему документации наряду с распоряжением, отчетом, протоколом, актом, решением и т. д.  [c.37]

В связи с долженствующе-предписующим характером и необходимостью формулирования правовых норм официально-деловому стилю свойствен и специфический способ изложения информации. В то же время практически сведены на нет известные в других речевых сферах способы изложения (повествование, рассуждение, описание), что делает официально-деловой стиль сухим и трудным к восприятию обычными гражданами.  [c.164]

Еще одна распространенная ошибка — ошибочное воспроизведение устойчивых словосочетаний. Особенностью официально-делового стиля считается ограниченная лексическая сочетаемость слов. Это значит, что далеко не все слова, которые мы в устной речи можем поставить рядом, станут сочетаться между собой в тексте документа. Для развития навыка выбора лексически сочетаемых форм можно посоветовать, например, такое упражнение.  [c.66]

Официально-деловой стиль

Официально-деловой стиль — функциональный стиль речи, средство письменного общения в сфере деловых отношений: в сфере правовых отношений и управления. Эта сфера охватывает международные отношения, юриспруденцию, экономику, военную отрасль, сферу рекламы, общение в официальных учреждениях, правительственную деятельность. Подстили: законодательный ; административно-канцелярский ; дипломатический подстиль.

1. Описание
Среди книжных стилей русского языка официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, вызванным характером самого содержания, но многие его черты, исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему в целом консервативный характер.
Многие виды деловых документов имеют омы изложения и из них, и это имеет своё преимущество и для пишущих, и для почтовых работников. Поэтому все те речевые клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней уместны.

2. Особенности
Официально-деловой стиль — это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.
Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт. К ним относятся:
7) почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств, устоявшихся выражений;
6) тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;
5) прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования;
1) сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств;
4) повествовательный характер изложения, использование номинативных предложений с перечислением;
8) слабая индивидуализация стиля.
3) широкое использование терминологии, наименований, наличие особого запаса лексики и фразеологии официальной, канцелярской, включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур;
2) стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы, употребление присущих этому стилю клише;

3. Разновидности
Неоднородность тематики и разнообразие жанров позволяют выделить в рассматриваемом стиле две разновидности: официально-документальный стиль и обиходно-деловой стиль.
В свою очередь, в первом можно выделить язык законодательных документов, связанных с деятельностью государственных органов, и язык дипломатических актов, связанных с международными отношениями.
В обиходно-деловом стиле различаются по содержанию, жанрам и по характеру используемых языковых средств служебная переписка между учреждениями и организациями, с одной стороны, и частные деловые бумаги — с другой.
Язык законодательных документов включает в себя лексику и фразеологию гражданского права, уголовного права, трудового права, семейного права и т. д. К ней примыкает лексика и фразеология, связанная с работой административных органов, служебной деятельностью граждан и т. д.

4. Примеры
Примерами документов этой разновидности официально-делового стиля могут служить приводимые ниже отрывки.
Положение о выборах в Верховный Совет СССР Статья 3. Депутатом Верховного Совета СССР может быть избран каждый гражданин СССР, достигший 23 лет, независимо от расовой и национальной принадлежности, пола, вероисповедания, образовательного ценза, оседлости, социального происхождения, имущественного положения и прошлой деятельности
В другой разновидности официально-делового стиля — обиходно-деловом стиле находят своё отражение служебная переписка деловое письмо, коммерческая корреспонденция, официальные деловые бумаги, частные деловые бумаги. Все они характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности.
Образцы некоторых деловых бумаг.
Заявление Прошу Вас предоставить мне недельный отпуск для поездки домой по семейным обстоятельствам. Прилагаю письмо с сообщением о болезни моей матери. 10 января 1974 года. Подпись: подпись

• стиля являются подчёркнутая логичность, доказательность, точность однозначность Основная статья: Официально — деловой стиль Официально — деловой стиль
• неформальный стиль — внизу в центре. Мужской деловой стиль Чёрный деловой костюм. Мужской деловой стиль стиль одежды дресс — код классический костюм Джонсон
• 1985. Функциональные стили речи Официально — деловой стиль Публицистический стиль Разговорный стиль Художественный стиль Научный стиль — статья из Стилистического
• Функциональный стиль речи Современный русский язык состоит из 5 стилей Разговорный стиль Научный стиль Официально — деловой стиль Публицистический стиль Художественный
• функциональных стилей 1 разговорный, 2 научный, 3 официально — деловой 4 литературно — художественный, 5 публицистический. Каждый стиль характеризуется
• Например, слово сей вместо этот каковой вместо который Официально — деловой стиль Язык закона Канцелярит Канцелярский слог Энциклопедический словарь
• образования — научный стиль общественно — политическая сфера — публицистический стиль сфера деловых отношений — официально — деловой стиль Представление о закреплённости
• оценочности и разговорности. Официально — деловой стиль документов должен отвечать требованиям: краткость и компактность изложения официального документа точность
• Деловой этикет — совокупность правил и норм общепринятых в деловой сфере и международном экономическом сотрудничестве, которые регламентируют нормы делового

• статья: Функциональный стиль речи Научный стиль Разговорный стиль Художественный стиль Публицистический стиль Официально — деловой стиль Повествование Описание
• июня 2008 года — Деловой центр — станция Московского метрополитена на Филёвской линии. Связана пересадкой со станцией Деловой центр на Большой кольцевой
• Костино — деловой и культурный центр Костино дворец культуры имени В. И. Ленина культурный центр района Костино города Королёва. Деловой и досуговый
• Деловой туризм, также корпоративный туризм англ. corporate travel — область индустрии туризма наряду с рекреационным туризмом, англ. leisure travel
• для публицистического стиля может употребляться и в других стилях в официально — деловом научном. Но в публицистическом стиле она приобретает особую
• на рукавах и др. а также по внешнему виду в целом. Классический стиль Деловой стиль Дресс — код Ожегов Сергей Иванович. Словарь русского языка Около
• BFM.ru — российский деловой интернет — портал, освещает новости мирового и российского бизнеса. Лауреат Премии Рунета 2011. Входит в медиахолдинг Румедиа
• Деловой стиль Одежда в исламе Школьная форма Hanky Code Casual Undress code англ. русск. Джонсон К., Стоун Дж. Дресс — код. Путеводитель по деловому стилю
• Деловой дом Демидов — бизнес — центр в Екатеринбурге, состоит из двух блоков — 9 — этажной первой очереди 1А изначально строившейся как конгресс — холл

• Аллен Стил англ. Allen M. Steele — американский писатель — фантаст и журналист. Аллен Мулхеррин Стил — младший родился 19 января 1958 года в Нэшвилле штат
• участке между станциями Деловой центр — Петровский парк 26 февраля 2018 года состоялось открытие в составе участка Деловой центр — Петровский парк
• века был сформирован научный, художественный, публицистический и официально — деловой стили В настоящее время на литературном паннонско — русинском языке в
• lìshū официальное письмо — стиль китайского письма, отличающийся квадратной конфигурацией иероглифов. Иногда этот стиль называют цзошу — деловое письмо
• Екатеринбург — Сити — строящийся деловой квартал в центре Екатеринбурга. Впервые проект комплекса был представлен в 2006 году. По первоначальному проекту
• правильного, делового курса 21 апреля 2011 года РСПП наградил Business FM. Радиостанция удостоилась приза как лучшее СМИ в России в области деловой журналистики
• Московский международный деловой центр Москва — Сити ММДЦ Москва — Сити — развивающийся деловой район в Москве на Пресненской набережной. Административно
• переводчиком и заверенный нотариусом. Переводчик обязан придерживаться официально — делового стиля В части нотариального перевода нотариус, опираясь на Основы
• в году газета выходила с тематическими приложениями Авто Финансы Стиль Пилотный номер издания вышел 31 мая 2005 года, а первый — 18 июля. В 2010
• отражает фирменный стиль компании. Имеет рекламный характер и в основном используется на выставках, конференциях, съездах. Деловая визитка используется

• Россия в 1968 — 1973 гг.. Здания и сооружения по нечётной стороне: 5 — Деловой двор у Варварских ворот 1912 — 1913, архитектор И. С. Кузнецов 7 — Поликлиника
• площадей офисов в деловом центре были заполнены. По мнению владельцев ДЦ Челябинск — Сити деловой центр должен окупиться через 7 лет. Деловой центр оснащён

Официально-деловой стиль: официально — деловой стиль пример, официально — деловой стиль жанры, официально — деловой стиль функции, официально — деловой стиль одежды, официально — деловой стиль подстили, официально — деловой стиль примеры приказ, официально — деловой стиль примеры заявление, официально — деловой стиль языковые особенности

Официально — деловой стиль примеры заявление.

Официально деловой стиль речи особенности, языковые. Русская официально деловая речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Традиционно в официально деловом стиле русского. Официально — деловой стиль подстили. Книга Официально деловой стиль в казахском языке – купить. Официально деловой стиль речи употребляется в сфере правовых отношений, служебных, производственных. Основные стилевые черты: а точность. Официально — деловой стиль языковые особенности. Особенности официально делового стиля – тема научной. Как создать качественный деловой текст в официальном стиле. Примеры официально деловых текстов.

Официально — деловой стиль жанры.

СПЕЦИФИКА ЛИНГВОДИДАКТИЧЕСКОГО ОПИСАНИЯ ЮУрГУ. Традиционно выделяют четыре книжных стиля: научный, официально ​деловой, публицистический и художественный. Главное отличие разговорного. Официально — деловой стиль одежды. Особенности стилистики деловых документов. Официально деловой стиль было бы неверно и несправедливо, неточно называть канцелярским. Это целая разновидность русского литературного. Лекция Официально деловой стиль Документ. Наиболее ярко черты официально делового стиля проявляются в письменной монологической речи, к которой прежде всего относятся разнообразные. Лексика официально делового стиля, правила и примеры. Официально деловой стиль — это такая разновидность литературного языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений:.

Что такое официально деловой стиль? читай ответы на.

С другой стороны, официально деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем. 3.2. Текстовые и языковые нормы официально делового стиля. Лексика официально делового стиля. К лексике, чаще употребляемой в деловом стиле, относятся также три разряда слов: □ узкопрофессиональные. Отгадываем тексты песен, переведённые в официально. Официально деловой стиль возник еще в X веке, когда между Киевской Руси и Византией устанавливались дипломатические отношения. Первые. От А до Я. Официально деловой стиль Радио Свобода. Понятие стиля. Классификации стилей. Функции языка. Стиль – это разновидность языка, характеризующаяся особенностями в отборе, сочетании и.

Официально деловой стиль речи Видеотьютор по русскому языку.

Официально деловой стиль – один из функциональных стилей литературного языка, обслуживающий сферу письменных официально ​деловых. ОФИЦИАЛЬНО ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ Основы грамотности. Основная статья: Функциональные стили речи Официально деловой стиль функциональный стиль речи, среда речевого общения в сфере.

Особенности элементов официально делового стиля в.

Но не вся официальная коммуникация протекает в официально деловом стиле. К примеру, устное деловое общение и некоторые формы деловой. Урок 3. Стили текста 4Brain. Деловой стиль – один из функциональных стилей языка, который ​обслуживает сферу официально деловых отношений. Деловой стиль – это​. Цифровая книга Официально деловой стиль китайского языка. Официально деловой стиль в жизни встречается гораздо чаще, чем можно подумать. Вы видите его в инструкциях, в любых документах организаций. Жанры официально делового стиля речи. Деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально деловых отношений, т. е. отношений,.

Официально деловой стиль: черты и примеры.

Официально деловой стиль имеет двойственную природу: с одной стороны, он выражает конкретное содержание в этом случае он. Официально деловой стиль Литпортал. Официально деловой стиль. Сфера употребления официально делового стиля. Подстили. Жанры. Основные функции. Стилевые. Современный официально деловой стиль Культура. В зависимости от формы обмена информацией выделяют две разновидности официально делового стиля: устную и письменную. Устная деловая. 15. Официально деловой стиль, сфера его функционирования. Официально деловой стиль функциональный стиль речи, средство письменного общения в сфере деловых отношений: в сфере правовых отношений и управления.

Особенности официально делового стиля Копирайтинг для.

Если верить официальным источникам, то: Текст официально делового стиля это основное средство коммуникации в деловой,. Официально деловой стиль общения Учебные материалы. Особенности официально делового стиля. 2. Культура делового общения. 3. Условия успешной деловой коммуникации. 4. Национальные особенности. Официально деловой стиль речи Особенности. Официально деловой стиль.

Деловой стиль Корпоративные бизнес тренинги.

Официально деловой стиль при формировании профессиональной компетенции экономистов Текст научной статьи по специальности ​Языкознание и. Лекция 1 Особенности официально делового стиля. Речь. Текст официально делового стиля это основное средство.

§1. Общее понятие об официально деловом стиле речи.

Научить составлять различные деловые бумаги по образцу. Повторить и углубить знания об особенностях официально делового стиля. Официально деловой стиль примеры Образовака. Официально деловой стиль один из книжных стилей, который обслуживает сферу деловых отношений. Этот стиль характерен для законов,. Тема урока Официально деловой стиль речи Инфоурок. Узнайте об особенностях официально делового стиля. Каким языковым нормам и морально этическим принципам подчиняются тексты. Официально деловой стиль Русский язык. Официально деловой стиль обслуживает сферу деловых, юридически ​правовых, дипломатических и экономических отношений. Официально ​деловой.

Официально деловой стиль, услуги редактирования и перевода.

Официально деловой стиль, составляющей которого является язык судебных актов, будучи одним из основных стилей литературного. Стиль речи официально деловой сочинение, краткое. Официально деловой стиль это такая разновидность литературного языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений сферу.

Официально деловой стиль и характеристика его особенностей.

Продолжительность: 5:40. Современный официально деловой стиль Агентство. 2 – обиходно деловой стиль. В свою очередь в официально документальном стиле можно выделить. язык законодательных документов, связанных с. М. А. Васильева, Официально деловой стиль китайского языка. OZON предлагает выгодные цены и отличный сервис. Официально деловой стиль китайского языка Васильева Марина Андреевна характеристики,.

Официально деловой стиль речи Русский язык, Стилистика.

Деловой стиль это совокупность языковых средств, функция которых обслуживание сферы официально деловых отношений, т. е. отношений,. Официально деловой стиль. Социальная сеть работников. Урок посвящён теме Официально деловой стиль. На уроке рассматриваются лингвистические особенности официально делового стиля, тексты, для. Приемы изучения официально делового стиля речи на уроках. OZON предлагает выгодные цены и отличный сервис. Официально деловой стиль в казахском языке характеристики, фото и отзывы покупателей.

официально — деловой стиль жанры, официально — деловой стиль языковые особенности, официально — деловой стиль примеры заявление, официально — деловой стиль примеры приказ, официально — деловой стиль подстили, официально — деловой стиль одежды, официально — деловой стиль функции, официально — деловой стиль пример

Официально-деловой стиль — особенности и языковые средства

Официально-деловой стиль обслуживает правовую и административную и производственную деятельность человека. Цель стиля — регулирование правовых отношений между участниками коммуникации.

Официально-деловой стиль — жанры, форма речи, сфера применения, стилевые черты

В официально-деловой стиле преимущественно используют письменную форму речи, что и понятно: правовые отношения должны быть закреплены, чтобы в случае нарушений или недоразумений можно было установить, каковы правовые отношения коммуникантов. В основном в официально-деловом стиле употребляется монолог как вид речи.

Официально-деловой стиль представляет собой общественную коммуникацию.

Жанрами официально-делового стиля являются: конституция, закон, устав, договор, нота, справка, автобиография, деловая беседа, деловой разговор и др.

Автор текста – юрист, правовед, дипломат, гражданин.

Адресат — государство, граждане государства, учреждения, служащий и т.д.

Стилевые черты официально-делового стиля

• императивность — долженствующе-предписывающий характер,
• точность, не допускающая инотолкования,
• стандартизованность — строгая композиция текста, точных отбор фатов и способов их подачи,
• безэмоциональность.

Языковые средства официально-делового стиля

Лексические средства 

Как и в любом другом стиле, в официально-деловом используется специальная и профессиональная лексика:

• канцеляризмы:

отглагольные существительные:

обеспечение, награждение,

• отыменные предлоги:

в соответствии с…, ввиду, согласно и др.,

• сочетание глагола и существительного в функции сказуемого:

проводить расследование, вести работу и др.;

•  устойчивые словосочетания:

кассационная жалоба, единовременное пособие, установленные порядок, предварительное рассмотрение;

• архаизмы и историзмы:

Ваше величество, таковой, примите уверением в моем почтении;

• аббревиатуры (сложносокращенные слова):

РФ, ЕС, РГГУ;

• отсутствие разговорной, диалектной, просторечной, жаргонной лексики;

Кроме этого, слова в официально-деловом стиле образуют антонимичные пары:

права — обязанности, истец — ответчик, прокурор – адвокат.

Морфологические средства официально-делового стиля

• преобладание существительных над глаголами, большая частотность отглагольных существительных

(опережение, достижение, улучшение),

• частотность отыменных предлогов

(согласно, вопреки, в течение, ввиду),

• употребление глаголов в форме настоящего времени несовершенного вида

(так называемое настоящее долженствование: корреспонденция вручается получателю… в этом случае глагол вручается имеет значения должна вручаться, обязательно вручается),

• частотность неопределенной формы глагола

(Издательство обязуется издать книгу в установленный срок, организовать сбыт и продажу книги, своевременно выплачивать гонорар автору),

• использование модальных слов:

(необходимо, должен, обязан),

• более употребимы относительные прилагательные, чем качественные

(рабочий, отпускной, книжный, разговорный, официальный),

• использование глагольно-именных сочетаний, синонимичных глаголу

(бороться – вести борьбу, работать – проводить работу),

• преобладание существительных над местоимениями, отсутствие местоимений 1-2 лица ед. и мн. числа (за редким исключением),
• использование существительных м.р. для обозначения ж.р. (учитель Иванова),
• обозначение человека через его социальную принадлежность

(истец, ответчик, наниматель, исполнитель и т.п.)

Синтаксические средства стиля

К ним относится:

• нанизывание падежей

(цепочка последовательно зависимых существительных Р. или Т.п.: второй помощник заместителя председателя правления Госбанка России),

• большое количество уточняющих оборотов и однородных членов предложения:

(Двадцать пятого сентября, в 18-00, в помещении Музея учебника, состоится заседание Ассоциации «Российский учебник»),

• большое количество страдательных, неопределенно-личных и безличных конструкций:

(В целях формирования государственного бюджета для обеспечения учебной литературой школ, участвующих в эксперименте по совершенствованию структуры и содержания образования, просим сделать расчет затрат на изготовление экспериментальных учебников…),

• отсутствие восклицательных, вопросительных предложений (кроме письменного обращения):

(Уважаемый Виктор Васильевич! В ответ на Ваше ходатайство от 12 марта 2001 года…. ),

• прямой порядок слов:

(«Российская Федерация – Россия есть демократическое федеративное правовое государство с республиканской формой правления»).

Особенности построения текста в официально-деловом стиле:

• стандарт композиции (в соответствии с жанром ),
• стандарт сильных позиций текста

(заголовок – название документа, зачин, концовка),

• отбор фактов строго определен типом документа,
• типы записи:

— линейная (заявление, приказ ),

— трафаретная – линейная запись с пробелами для переменных данных (справка, договор),

— анкетная – вопросно-ответная форма, содержание дробится, текст читается по вертикали (анкета),

— табличная – данные представлены в цифровой или словесной форме и заключены в графы по вертикали и горизонтали,

• абзацное членение —

выделение в абзац части предложения (весь текст может представлять собой одно предложение.

(Работник учреждения обязан… В права работника входят…).

Наша презентация

Материалы публикуются с личного разрешения автора — к.ф.н. О.А.Мазневой, (см. «Наша библиотека»)

Разгадать онлайн кроссворд по теме и посмотреть видеокроссворд о стиле можно здесь

Вам понравилось? Не скрывайте от мира свою радость — поделитесь

Текст — доказательство официально — делового стиля.

Текст – шаблон – доказательство

официально – делового стиля

текст

1. 18 марта 1965 года в 11 часов 30 минут по московскому времени при полёте космического корабля «Восход — 2» впервые в истории осуществлён выход человека из корабля в космическое пространство.

2. На втором витке полёта лётчик – космонавт полковник Леонов Алексей Архипович в специальном скафандре совершил выход в космическое пространство, удалился от корабля на расстояние до пяти метров, успешно провёл намеченные исследования и наблюдения и благополучно возвратился в корабль. 3. Операциями по выходу Леонова в космос руководил командир корабля «Восход — 2» лётчик – космонавт Беляев Павел Иванович. (Из газет)

Доказательство

Данный текст относится к официально – деловому стилю. Его функция – сообщение, передача информации. Задача данного стиля – обслуживание важных сфер человеческих взаимоотношений: между властью и населением, между странами, между предприятиями и учреждениями, между личностью и обществом.

Предложенный для анализа текст представляет собой точное сообщение, взятое из газеты. Сфера его употребления – документы (справки, протоколы, характеристики, доклады, акты, контракты…). Особенности официально – делового стиля – подготовленность, логичность, объективность.

Язык официального стиля – язык дипломатии, язык законов. Он отличается стандартностью, точностью, обобщённостью. Это можно проследить по тексту.

Во – первых, так как это официально – деловой стиль, то в тексте используются точные цифры: «18 марта 1965 года в 11 часов 30 минут», «на втором витке», «до пяти метров».

Во – вторых, пишутся полностью фамилия, имя, отчество — Леонов Алексей Архипович, Беляев Павел Иванович, а не инициалы. Этим достигается точность и понятность излагаемого в тексте.

В – третьих, язык отличается сухостью, официальностью. Это видно в строгом изложении материала – «совершил выход», «удалился от корабля», «успешно провёл», «благополучно вернулся». Глаголы прошедшего времени создают последовательность действий участника событий, как в строгой отчётности.

В – четвёртых, все слова употребляются только в прямом значении, образности (троп, фигур) нет: полёт, корабль, космическое пространство, виток, космонавт, полковник, исследования, наблюдения, командир. Поэтому нет двусмысленности. Главное здесь – точность выражения мысли.

В данном тексте 3 предложения , и все они простые распространённые, осложнённые однородными сказуемыми (2 предложение – совершил, удалился, провёл, возвратился). А 1 и 3 предложения – распространённые. В 1 предложении грамматическая основа «осуществлён выход» и около десяти второстепенных членов. В 3 предложении грамматическая основа «руководил Беляев Павел Иванович» и более пяти второстепенных членов. Отсутствуют сложные предложения.

Текст компактный, в нём нет языковых излишеств (лишних слов), нет многословия. В нём две ведущие мысли: — «выход осуществлён» и «Леонов совершил выход». Обе мысли оформлены красными строками. Это тоже черта официально – делового стиля – каждую новую мысль начинать с абзаца.

Итак, предложенный нам текст по всем признакам относится к официальному стилю.

Автобиография официально деловой стиль примеры

Конспект урока русского языка в 11-м классе

Тема: «“Мы – лицо нашего времени”. Автобиография».

Цель: изучение особенностей жанра официально-делового стиля речи на примере автобиографии.

– изучение структуры автобиографии;
– выявление различий литературной автобиографии и служебной;
– развитие умения создавать текст в заданной ситуации;
– прививать культуру оформления документов;
– через овладение жанром помочь осознать себя как личность.

1. Организационный момент. Мотивация.

Когда я готовилась к нашему уроку, я думала о том, какие вы, мои ученики. Бесспорно, что в «я» каждого из вас, таком многоликом, интересном, в разные периоды жизни важным становится разное.
Давайте представимся друг другу. Я – взрослый человек, учитель. А вы? Назовите хотя бы несколько ваших «я».
(Я – молодой человек, я – ученик, я – художник. )
Мне приятно, что мы будем работать вместе.
Посмотрите на эпиграф к нашему уроку: «Познай самого себя и через это познай мир». Великий мыслитель древности Сократ призывал: познай не вообще человека или людей, но познай именно самого себя – свое место в жизни, свой внутренний мир. Вы согласны с ним?
А как можно познать самого себя?
(Это значит подумать о себе, оценить свои поступки, вспомнить свою жизнь.)
У футуристов в начале XX века был замечательный лозунг: «Мы – лицо нашего времени!».
Подумайте: а вы могли бы так сказать сегодня?
Да, как из маленьких капель состоит океан, так из множества лиц и личностей составляется портрет нашего времени. Расправьте плечи, поднимите выше голову, ведь мы можем гордо сказать: «Мы – лицо нашего времени!».

2. Выход на тему. Целеполагание.

Русский писатель и философ Василий Розанов писал: «Собственно, есть одна книга, которую человек обязан внимательно прочитать, – это книга его собственной жизни». Но, чтобы ее прочитать, нужно, чтобы сначала она была написана, правда? Скажите: в какой литературной форме можно описать события собственной жизни?
(Учащиеся называют жанры, на доске закрепляется табличка с названием жанра.)
Это дневники, которые авторы ведут изо дня в день, из года в год – вспомним, например, дневники Л.Н. Толстого.
Возможно, кто-то из вас ведет дневник? Интересно: помогает он лучше узнать себя?
Это мемуары, или воспоминания, повествование автора от первого лица о реальных событиях прошлого, участником или очевидцем которых он был. Например, такова книга А.Герцена «Былое и думы» (1872–1876).
Развитие жанра автобиографии связано с самопознанием, открытием своего «я». Чем глубже и интереснее человек, тем интереснее его автобиография, в которой он предстает не как пассивный регистратор событий, а как личность, как человек своего времени.
Вы можете спросить: а зачем нам знать о том, как составляется автобиография, если мы не собираемся писать мемуары? Где мы можем применить свои знания?
Кто-то из вас уже писал автобиографию? В какой ситуации вам потребовались знания о том, как писать автобиографию?
Большинство из вас еще не столкнулись с этим жанром официально-делового стиля речи, и я предлагаю вам сегодня изучить правила написания автобиографии и самим написать автобиографию, чтобы заглянуть в себя, добавить штрих к портрету своего времени.
Давайте вместе сформулируем тему нашего урока.
«Мы – лицо нашего времени». Автобиография.

3. Изучение структуры автобиографии.

Выявление различий литературной и служебной автобиографии на основе сопоставительного анализа текстов.
Поработаем с определением.
Автобиография (от греч. autos – сам, bios – жизнь, grapho – пишу) – прозаический жанр; как правило, последовательное описание автором собственной жизни.
Автобиография начинается с обращения человека внутрь себя, с поисков в себе самом, своей жизни того, о чем можно рассказать, – интересных событий, мыслей, чувств. Важно также определить, на кого ориентирован ваш рассказ о себе.
Друзьям о себе можно рассказать так.
Последовательное расположение фотографий с подписями в альбоме – тоже своеобразная автобиография.
(Учитель может показать фотографии из своего фотоальбома.)
Мой рассказ о себе – это своеобразная литературная автобиография, которую я могу рассказать вам, моим друзьям. Но если бы я писала служебную автобиографию, я выбрала бы факты, касающиеся моей профессиональной деятельности.
Возможно, что и вам наряду со служебной автобиографией придется писать литературную, поэтому давайте определим особенности данных текстов в ходе сопоставительного анализа.
(В ходе обсуждения составляется план анализа. Ученики делают записи на листах.)
Первое, с чего мы начинаем создание любого текста, – определение цели.
Цель создания текста определяет выбор стиля речи и тех художественных средств, с помощью которых данная цель будет достигаться.
Структура текста может быть уже задана, если текст официально-делового стиля речи, и она менее жесткая, если текст совмещает элементы официально-делового и художественного стилей.
Обратим внимание и на время создания текста.
Об автобиографии мы говорим с вами, когда изучаем творчество какого-либо писателя или художника, стараясь определить степень отражения событий его жизни в его произведениях.
И, пожалуй, вы согласитесь со мной, что личность очень многих из них отражает свое время.
Прочитаем текст «О себе» М.Зощенко.

Михаил ЗОЩЕНКО

О СЕБЕ

Отец мой художник, мать – актриса. Это я к тому говорю, что в Полтаве есть еще Зощенки. Например: Егор Зощенко – дамский портной. В Мелитополе – акушер и гинеколог Зощенко. Так заявляю: тем я вовсе даже не родственник, не знаком с ними и знакомиться не желаю.
Я не мистик. Старух не люблю. Кровного родства не признаю. И Россию люблю мужицкую.
И в этом мне с большевиками по пути.
Мне 27 лет. Впрочем, Оленька Зив думает, что мне меньше. Но все-таки это так.
В 13-м году я поступил в университет. В 14-м – поехал на Кавказ.
А вот сухонькая таблица моих событий:

арестован – 6 раз,
к смерти приговорен – 1 раз,
ранен – 3 раза,
самоубийством кончал – 2 раза,
били меня – 3 раза.

Все это происходило не из авантюризма, а «просто так» – не везло.
Нынче же я заработал себе порок сердца и потому-то, наверное, и стал писателем. Иначе – я был бы еще летчиком.
Вот и все.

1922 год.

1922 год. «Сухонькая таблица» событий будет дополнена изгнанием из Союза писателей, запретом на публикации. Но разве можно запретить писателя, его творчество? Мы читаем рассказы Зощенко, узнаем из них и из автобиографии писателя о времени, в которое он жил.
Какие особенности построения текста вы видите?
(Описание собственной жизни с перечислением основных событий, на которые эпоха, конечно, наложила свой отпечаток.)
Обращаем внимание на то, что новый блок информации графически обозначается абзацем. Концовка документа отмечена датой.

Наряду с литературной есть служебная автобиография.
За сухими строчками автобиографии еще одного писателя XX века мы можем лишь угадывать отчаяние художника, который из 301 отзыва на свои произведения получил только 3 похвальных, остальные – ругательные. Пятнадцать лет, с 1926 года по день смерти, он не держал в руках гранок своих произведений, но утверждал: «Рукописи не горят!».
Конечно, вы знаете эти факты биографии М.А. Булгакова.
Прочитаем текст его автобиографии.

Михаил БУЛГАКОВ

АВТОБИОГРАФИЯ

Сын профессора Киевской духовной академии, родился 3 мая 1891 года в Киеве.

В 1909 году окончил Киевскую первую гимназию, а в 1916 году – Киевский университет по медицинскому факультету.

В 1916–1917 годах служил в качестве врача в земстве Смоленской губернии.

В 1918–1919 годах проживал в Киеве, начинал заниматься литературой одновременно с частной медицинской практикой.

В 1919 году окончательно бросил занятие медициной.

В 1921 году приехал в Москву на постоянное жительство.

. В 1925 году был напечатан мой роман «Белая гвардия» и сборник рассказов «Дьяволиада».

. В 1936 году, после снятия моей пьесы «Мольер» с репертуара, подал в отставку в МХАТ и был принят на службу в Государственный академический Большой театр Союза ССР в Москве на должность либреттиста и консультанта, в каковой должности нахожусь и в настоящее время.

Москва, 20 марта 1937 года

О романе «Белая гвардия» в служебной автобиографии – лишь строчка. Но она вызывает в памяти заключительные слова романа: «Все пройдет. Страдания, мука, кровь, голод и мор. Меч исчезнет, а вот звезды останутся, когда и тени наших тел и дел не останется на земле. Нет ни одного человека, который бы этого не знал. Так почему же мы не хотим обратить свой взгляд на них? Почему?».
Я верю, что каждый оставляет свой след в жизни – в строчках, поступках. Давайте посмотрим, что важно было сказать о себе М.Булгакову.
Отвечает ли текст его автобиографии требованиям, предъявляемым к этому жанру? (Да.) Можете ли вы уточнить, в чем его отличие от построения предыдущего текста? Обращаем внимание на то, что в служебной автобиографии новый блок информации начинается с определения времени и графически обозначается абзацем. Концовка документа – дата и подпись.

4. Культура оформления документов.

Теперь вы знаете, какой должна быть структура автобиографии. Знаете об особенностях строения предложений, необходимые реквизиты текста. Важно соблюдать культуру оформления документов, чтобы отвечать тем требованиям, которые общество предъявляет к деловому человеку.
Предлагаю вам текст служебной автобиографии, написанный вашей ровесницей, в котором допущены отступления от норм оформления документа. Прочитаем, стараясь увидеть и в ней лицо нашего времени.
Обычные для многих события – школа, дополнительное образование, первые достижения в чем-то.

МОЯ БИОГРАФИЯ

Я родилась не в Москве, хотя я москвичка, потому что мои родители перед моим рождением поехали в Крым к бабушке, матери моего отца. Там они пробыли три месяца, а потом вместе со мной вернулись в Москву.

В детском саду я была один год, а потом его закрыли, и все остальное время до школы я была дома, а на лето мы уезжали на дачу.

Когда мне исполнилось 7 лет, я поступила сразу в две школы, в обычную и музыкальную. Еще в детстве я занималась фигурным катанием, но недолго, года два.

После того как мы переехали, в 3-м классе, я перестала ходить в музыкальную школу, а стала заниматься спортом, сначала аэробикой, а потом водными лыжами. Летние каникулы провожу на воде.

Из всех школьных предметов мне больше всего нравится литература. Я люблю писать сочинения. Остался последний год, он, я считаю, самый трудный, потому что нужно готовиться к выпускным экзаменам и в институт.

Сейчас мне 16 лет.

2002 г.

Скажите, что необходимо исправить в данном тексте, отметьте абзацы, которые нужно оставить.
(Нарушение – много ненужных и недостаточно необходимых подробностей; не выдержан стиль официального документа.)

5. Создание текста с учетом заданной ситуации.

Вы замечательно справились с заданием, теперь, используя схему составления служебной автобиографии, составьте свою служебную автобиографию, обратите внимание на использование клише, реквизиты текста. Найдите в своей жизни то, чем вы можете гордиться. Скажите о себе гордо и уверенно: «Мы – лицо нашего времени!».

6. Итог урока

Прочитайте, пожалуйста, свои автобиографии.
Красивое, умное, доброе лицо нашего времени.
Интересные судьбы, лица. Я верю, что мы будем гордиться тем, что живем в одно время.
Здорово, что в 17 лет вы так много успели в жизни, но впереди еще много вершин, которых можно достичь.
Познание самого себя, осознание себя как личности будет продолжаться у вас всю жизнь. Вы будете открывать в себе новые удивительные черты и качества, и я надеюсь, что сегодняшний урок – еще один ваш шаг к самим себе. Пусть книга собственной жизни – автобиография, дневник или мемуары – будет содержательной и грамотно, красиво написанной!

Пример написания автобиографии пригодится любому человеку, так как далеко не все знают, какие данные в ней нужно отразить. Оно и понятно: ведь не каждый день приходится сталкиваться с такой задачей. В результате возникают вопросы: как правильно написать автобиографию, что нужно в ней отразить в обязательном порядке и какими правилами написания нужно руководствоваться?

Основные правила написания автобиографии

Следует сразу сказать, что никаких особых требований к написанию автобиографий не предусматривается. Следовательно, составлять автобиографию необходимо руководствуясь общими требованиями к написанию деловых писем.

1. Ваша автобиография не должна быть очень объемной. Постарайтесь быть лаконичными. Максимальный объем написанного не должен составлять более 1-2 листов текста. Как показывает практика, длинные «сочинения» не помогут вам раскрыться в глазах читающего — они скорее произведут обратный эффект.
2. Написанное не должно содержать ошибок, общая форма изложения — деловой стиль. При рассмотрении вашей автобиографии, читающий будет уделять внимание не столько написанному, сколько тому, в какой форме это сделано. По этой причине грамотная речь позволит набрать вам «дополнительные баллы».
3. Все события, описанные вами, должны быть изложены в хронологическом порядке, логично и последовательно. То есть нельзя сразу после рассказа о школе перейти к трудовой деятельности, пропустив иные учебные заведения, или вначале рассказать о месте работы, а потом упомянуть о полученном образовании.
4. Информация о вас, изложенная в автобиографии, должна быть подлинной. Включение ошибочных или недостоверных сведений может помешать получить желаемую работу (или добиться иной цели) и создать не самую хорошую деловую репутацию.

Образец написания автобиографии

Скачать образец авотобиографии

Для того чтобы вам было проще составить свою автобиографию, приведем пример ее написания:

«Я, Иванов Иван Иванович, родился 01 января 1990 года в городе Владивостоке Приморского края. В 1997 году поступил в общеобразовательную школу №1. В 2007 году окончил школу с золотой медалью. В этом же году начал обучение в Дальневосточном гуманитарном университете по специальности «Журналистика». В 2012 году закончил его с красным дипломом. С августа 2012 года и по сей день работаю журналистом в газете «Вестник Владивостока».

Женат на Ивановой Екатерине Павловне, 05 мая 1991 года рождения. Родилась в городе Владивостоке, образование высшее, работает юристом. Проживает совместно со мной по адресу: город Владивосток, ул. Комсомольская, д. 15, кв. 5.

Мать: Иванова Ольга Семеновна, родилась 02 февраля 1970 года в городе Владивостоке, образование высшее, работает бухгалтером. Проживает по адресу: город Владивосток, ул. Ленина, д. 1, кв. 1. Не судима.

Отец: Иванов Иван Петрович, родился 03 марта 1970 года в городе Владивостоке, образование высшее, работает инженером. Проживает по адресу: город Владивосток, ул. Ленина, д. 1, кв. 1. Не судим.

Брат: Иванов Петр Иванович, родился 04 апреля 1995 года в городе Владивостоке, в настоящее время обучается в Дальневосточном медицинском университете по специальности «Терапевт». Проживает по адресу: город Владивосток, ул. Ленина, д. 1, кв. 1. Не судим».

Любая другая автобиография пишется по такой же схеме с адаптацией под конкретный случай. Например, если написать автобиографию необходимо школьнику, то в тексте необходимо сделать уклон на достижения в учебе, участие в дополнительных образовательных мероприятиях (олимпиадах, конкурсах, выставках). Можно также отразить спортивную деятельность, рассказать о достижениях в спорте.

Если говорить об автобиографии студента, то нелишним будет включить в текст информацию о конференциях, студенческих конкурсах, научных работах, которые были подготовлены за время обучения. Если студент занимается дополнительной работой по своей специальности, то данный опыт требует отражения в автобиографии. Можно рассказать о пройденной практике, в том числе и производственной. Для студента наиболее важным является отражение активной жизненной позиции, легкой обучаемости, а также хорошего уровня теоретической подготовки. Если студент помимо учебы занимается спортом, представляет свой вуз на соревнованиях, то эту информацию также следует включить в биографию.

Автобиография на работу

Общую форму автобиографии мы уже рассмотрели выше. В принципе, автобиография на работу мало чем отличается от этих требований. Хотя некоторые отличия присутствуют:

• автобиография для устройства на работу должна максимально отражать те качества, которые необходимы работодателю. Именно на этом следует сделать акцент, так как это позволит не только сэкономить время при обработке направленного вами документа, но и прорекламирует вас как соискателя;
• не стесняйтесь описывать те проекты, в которых вы принимали участие и которые были успешны — опыт всегда ценен. Кроме того, такие примеры демонстрируют гибкость мышления, умение принимать решения и нести за них ответственность, способность соискателя работать в команде;
• уделите достаточно внимания отражению полученного образования, но не акцентируйте на этом основное внимание работодателя (если, конечно, вы не молодой специалист без опыта работы, которому о профессиональных успехах пока рассказать нечего). Перечислите все места своего обучения и полученные квалификации, но не останавливайтесь на специфике обучения, написанных работах и так далее. Работодателю это вряд ли будет интересно — а если и будет, то он сам об этом спросит на собеседовании;
• сразу отразите свои пожелания относительно будущей работы. Например, если вы предпочитаете работать самостоятельно, то лучше сказать об этом сразу, не теряя времени или не ломая себя, занимаясь построением отношений в команде. Помните о том, что не только вы заинтересованы в работе, но и работодатель заинтересован в вас. Без стеснения укажите желаемый размер заработной платы и иные условия работы, которые считаете для себя принципиальными. Подумайте и о возможности командировок: приемлемы ли они для вас? Вполне возможно, что вам нужен спокойный график, без поездок, так как у вас маленький ребенок, поэтому не скрывайте этого изначально — это позволит сэкономить время вам и потенциальному работодателю;
• оцените свои деловые качества, указав сильные стороны. Если вы коммуникабельны, креативны, ответственны, исполнительны и т.п., то почему бы не заострить внимание работодателя на подобных характеристиках?

Образец написания автобиографии на работу

Теперь давайте рассмотрим образец написания автобиографии на работу по такой схеме. Она должна выглядеть примерно следующим образом:

«Я, Иванов Иван Иванович, родился 1 января 1980 года… (далее пишете все по тому же образцу, который мы приводили выше, до момента трудоустройства).

С августа 2012 года и по сегодняшний день работаю в газете «Вестник Владивостока». Мною был написан ряд статей, вызвавших большой резонанс в обществе, в частности: «Готовимся к школе», опубликованная в 7 выпуске газеты от 01.09.2014 и «Защитим родной край», вышедшая в 10 выпуске от 01.10.2014. В период трудовой деятельности творческий коллектив под моим началом разработал и внедрил новый проект «Ответ специалиста», организованный для официального сайта редакции газеты.

Проведение мониторинга посещаемости страницы проекта и сравнительного анализа продаж за 4 месяца текущего года с аналогичным периодом прошлого года позволило сделать определенные выводы. Например, внедрение проекта увеличило популярность газеты среди населения и подняло ее продажи на 10%. Кроме того, благодаря проекту газета заняла 1 место на ежегодном конкурсе «Лучше печатное издание 2014 года» и награждена почетным призом».

Этот пример наглядно показывает, как можно без лишней пышности рассказать о своих профессиональных достижениях и прорекламировать себя на рынке труда.

Следует также отметить, что в автобиографиях на работу принято отражать не только свои навыки и достижения, но и причины ухода с последнего места работы. При этом ограничиться фразой «по семейным обстоятельствам» можно только в случае, если вы ушли с работы именно по этой причине. Лучше четко ответить на такой вопрос, стараясь при этом оставаться тактичным и деликатным. Например, если причиной ухода стал конфликт с руководством, то не стоит говорить о том, что неблагодарный и глупый директор попросил вас освободить место — лучше описать это слегка «обтекаемо», но так, чтобы вас нельзя было упрекнуть во лжи, в грубости или невоспитанности. Например: «Причиной ухода с прошлого места работы стало изменение условий труда, делающих дальнейшую работу в организации неподходящей для меня». Если на собеседовании вас спросят, что именно изменилось, можно сказать, что новый руководитель изменил внутреннюю политику предприятия, что повлекло за собой изменение объема работы (ответственности, свободы, льгот и т. п.), а для вас новое положение вещей неприемлемо.

Что еще нужно знать об автобиографии?

Автобиографию, которая составляется при поиске работы, чаще всего называют резюме (Подробнее см. Как правильно составить резюме/CV на работу 2017-2018 (образец пример бланк)?). Отличием резюме может считаться то, что в нем не нужно указывать данные о своих родителях, а также подробно раскрывать информацию о супругах и детях.

Основная задача резюме, в отличие от автобиографии, состоит вовсе не в рассказе о вашей жизни в целом с наглядной демонстрацией наиболее важных аспектов. Здесь требуется рассказать о вашем профессиональном уровне, указать, на какой карьерной ступени вы находитесь, позволяя работодателю оценить ваш потенциал именно как специалиста в своей области.

На сегодняшний день считается очень модным и правильным подкреплять свою автобиографию фотографией. Требований к фотографии нет, но, разумеется, соблюдать деловой стиль придется. То есть на снимке вы должны быть в деловой одежде, с аккуратной прической, фон — нейтральный.

Если говорить о резюме, то в нем можно сослаться на характеристику с последнего места работы и рекомендации, данные вам, если в вашей профессиональной области это практикуется и приветствуется. Например, рекомендации будут полезны педагогам, специалистам с узкой специализацией, практически всем гуманитариям.

Как правило, рекомендации и характеристики даются непосредственным руководителем, но возможно и написание их руководителем всей организации.

В документе уместно упомянуть также о прохождении воинской службы (мужчинам) и о периодах нахождения в отпуске по беременности и родам (женщинам).

В самом конце проставьте дату написания автобиографии и личную подпись.

Автобиография

Во время написания автобиографии (изложение человеком своей прожитой жизни) можно использовать разные стили:

• художественный стиль;
• официально деловой.

В зависимости от целей и избирают определенный стиль изложения своей биографии.

Если автобиография нужна как документальное представление своей персоны для устраивания на работу и т.п., тогда избирают официально деловой стиль. Когда же желают просто поделиться воспоминаниями, развлечь читателя своими жизненными достижениями, избирают художественный стиль.

Официально деловой стиль автобиографии имеет определенные требования: в нем следует придерживаться четкой хронологической последовательности – от начала рождения до времени написания автобиографии, указывать ряд необходимой информации (число и место рождения, учебные заведения, которые заканчивал (заканчивает), место работы и проживания,
семейное положение, родителей и тому подобное.

Художественный стиль отличается своей непринужденностью, раскованностью, отсутствием четкой хронологической и справочной последовательности. Может содержать развлекательные нотки, детальное описание отдельных моментов и отсутствие целых периодов из жизни. Как правило художественное изложение автобиографии используется в художественной
литературе и не используется в делопроизводстве.

Ниже предлагаем образцы автобиографий в официально деловом и художественном стилях.

Автобиография Павла Грабовского в художественном стиле

Я родился в 1864 году в Охтирскому уезде Харьковской губернии. Отец мой был пономарем в слободе, в молодом возрасте занемог на чахотки и умер, оставив 5 детей. Мне тогда было 8 лет, я ходил к школе. В 10 лет иметь отдала меня к Охтирской бурсы, где я находился 5 лет, и сначала не имел большого наклона к науке. Потом меня выгнали, и потому я перешел к Харьковской семинарии.

Еще парнем я любил читать сказки о жизни святых. Достаточно много песен я знал от матери, что всегда их пела, а сказки слушал от бабушки, так что и не пришлось читать.

Мне очень припал к сердцу материнский язык. Книжки к чтению я покупал на базаре или брал у товарищей. В семинарии я пробыл 4 года, думал бросать, но не имел на это “полных лет”, и перед Рождеством в 1882 г. был арестован с запрещенными книжками.

На протяжении 1883-1884 годов жил на селе, где очень бедствовал и не имел работы. Весной в 1885 г. опять вернулся в Харьков, а осенью меня забрали в солдаты. Служил я в Валках Харьковской губернии. Здесь меня собирались подать в суд за обиду словами офицера, но от главного штаба поступила бумага послать меня к Ташкенту, как человека политически ненадежную. Потом меня с товарищами заслали на Вилюй.

Из Иркутской тюрьмы я начал посылать к галицким журналам стихотворения и кое-что прозой, а также переписываться с украинскими писателями.

г. Тобольск, 1901 год.

Автобиография Орлександра Олеся (Александра Ивановича Кандиби) в художественном стиле

Я родился 5 декабря 1878 года в местечке Билопилля на Сумщине. Родительский род происходил из чумаков, мамин – из крепостных. Дедушка мой Федор Кандиба торговал рыбой, а отец Иван Федорович работал на рыбных промыслах в Астрахани, где и топился в Волге. Тогда мне исполнилось 11 лет. Иметь Александра Василивна вспоминала, что она “осталась одна с тремя детьми и тремя карбованцами в кармане”.

В 4 года иметь научила меня читать, а впоследствии привила любовь к поэзии Т. Шевченко, к “Кобзарю”, которого я еще малым знал почти на память. Детство мое проходило среди работящих и напевных земляков. Учился я сначала в начальной школе в родном местечке, а затем – в двуклассном училище.

Рос я и воспитывался на волевом примере матери, естественной мудрости дедушки Василия, народной песне и морали, художественной философии “Кобзаря” Т. Шев-ченко. Именно с таким багажом я, пятнадцатилетний юноша, отправился из дома, поступив в хлебопашескую школу местечка Дергачи, что неподалеку от Харькова. Конечно, мечтал я и о гимназии, и в матери не было средств на учебу в ней. Чтобы продержаться в этой бесплатной сельскохозяйственной школе, я должен был заниматься репетиторством.

В 17 лет именно в стенах Дергачивской хлебопашеской школы я начинаю печатать свои стихотворения, писаные как российской, так и украинской языками.

В 1903 году мне повезли стать студентом Харьковского ветеринарного института, а также побывать на открытии памятника І. Котляревському в Полтаве. В 1905 году заканчиваю институт и работаю ветеринаром в киевских разницах, а также активно участвую в литературной жизни.

Автобиография Павла Грабовского в официально деловом стиле

Родился я в 1864 году в Охтирскому уезде Харьковской губернии. В 1879 году перешел к Харьковской семинарии.

В 1882 году был арестован с запрещенными книжками и некоторыми другими делами.

1883-1884 года я прожил на селе под полинезийским взглядом. Очень бедствовал и не имел работы.

Весной 1885 года вернулся в Харьков, а осенью меня забрали в солдаты.

В 1886 году меня арестовали в Оренбурзи и привезли обратно в Харьков, где уже сидело по тюрьмам достаточно много
общества из партии “Черного передела”.

С 1888 года я был зисланий административным порядком в Балаганск Иркутской губернии на 5 лет.

В 1891 году меня заслали с товарищами на Вилюй, где когда-то держали Чернишевского. Через 6 лет пустили в Якутск, и еще через 2 года – к Тобольского.

г. Тобольск 1901 год.

Автобиография Александра Олеся (Александра Ивановича Кандиби) в официально деловом стиле

Родился я 5 декабря 1878 года в местечке Билопилля на Сумщине. Учился сначала в начальной школе, потом – в двуклассном училище.

В 1893 году поступил в хлебопашескую школу в местечко Дергачи, что неподалеку от Харькова.

В 1895 году в стенах Дергачивской хлебопашеской школы начинаю печатать свои стихотворения.

В 1903 году я становлюсь студентом Харьковского ветеринарного института, который заканчиваю в 1905 году.

Позже работаю ветеринаром в киевских разницах.

Как написать официальное деловое письмо

Урок 7: Как написать официальное деловое письмо

/ ru / business-communication / business-writing-essentials / content /

Как написать официальное деловое письмо

Всякий раз, когда вам нужно пообщаться с другой компанией или поделиться важными новостями, деловых писем. может представить ваше сообщение в классическом изысканном стиле. В отличие от внутренних служебных записок, деловые письма обычно отправляются от одной компании к другой, поэтому они настолько формальны и структурированы, как .Однако письма также довольно универсальны, так как их можно использовать для официальных запросов, объявлений, сопроводительных писем и многого другого.

Несмотря на формальность, письма могут иметь дружественный тон , особенно потому, что они включают краткое введение перед тем, как перейти к основному вопросу. Независимо от тона, который вы используете в своем письме, ваше письмо должно оставаться кратким, ясным и легко читаемым.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать об официальных деловых письмах.

Этот урок посвящен американской деловой литературе.Письма, написанные в других частях света, могут иметь небольшие различия в форматировании.

Структура делового письма

Деловое письмо Точная структура имеет решающее значение для его внешнего вида и удобочитаемости. При написании письма вы можете следовать приведенной ниже структуре, чтобы создать эффективный документ.

• Открытие : Укажите свой почтовый адрес, полную дату (например, 30 июля 2017 г.), а также имя, компанию и адрес получателя.Пропустите одну строку между вашим адресом, датой и информацией о получателе. Не добавляйте свой адрес, если вы используете фирменный бланк, который уже содержит его.
• Приветствие : Обращайтесь к получателю, используя «Уважаемый» вместе с его титулом и фамилией, например «Уважаемый мистер Коллинз» или «Уважаемый директор Кинкейд». Если вы не знаете пол получателя, используйте его полное имя, например «Уважаемый Тейлор Дин». Наконец, не забудьте добавить двоеточие в конце приветствия.
• Body : В первом абзаце представьтесь и расскажите о сути вашего письма.Следующие абзацы должны подробно описать вашу основную мысль, а в последнем абзаце должна быть повторена цель письма и, при необходимости, содержится призыв к действию.
• Закрытие : Рекомендуемые официальные закрытия включают «С уважением» или «Искренне Ваш». Для более личного завершения рассмотрите возможность использования «Сердечно» или «С наилучшими пожеланиями». Независимо от того, что вы выберете, добавьте в конец запятую.
• Подпись : пропустите четыре строки после закрытия и введите свое имя.Пропустите следующую строку и введите название должности и название компании. Если вы отправляете бумажную копию, подпишите свое имя в пустом месте синими или черными чернилами.
• Приложения : Если вы прилагаете документы с этим письмом, укажите их здесь.

Другой важной частью структуры является макет , который определяет, как форматируется текст. Наиболее распространенный макет для делового письма известен как формат блока , при котором весь текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойных пробелов между абзацами.Благодаря такому расположению письмо выглядит чистым и легко читаемым.

Редакция

Как указано в Business Writing Essentials, версия является важной частью письма. Просмотрите свое письмо, чтобы оно было кратким, и выровняйте его на предмет орфографических и грамматических ошибок. Когда вы закончите писать, попросите кого-нибудь прочитать ваше письмо и дать вам отзывов , поскольку они могут обнаружить ошибки, которые вы могли пропустить. Также убедитесь, что к вашему документу приложены все приложения и что все бумажные копии подписаны.

После проверки содержания рассмотрите внешний вид вашего письма. Если вы печатаете бумажную копию, обязательно используйте качественную бумагу. Также попробуйте использовать фирменный бланк, чтобы придать вашему документу более официальный вид.

Пример делового письма

Чтобы увидеть этот урок в действии, давайте взглянем на безупречное деловое письмо, рассмотрев приведенный ниже пример.

Это письмо выглядит великолепно! Структура идеальная, текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом.Корпус формальный, дружелюбный и лаконичный, а приветствие и завершение выглядят хорошо. Он также содержит собственноручную подпись, что означает, что он готов к отправке в виде бумажной копии.

Умение написать деловое письмо пригодится вам на протяжении всей вашей карьеры. Продолжайте практиковаться и изучать его, и вы сможете общаться в классическом стиле.

/ ru / бизнес-коммуникация / как написать мощный бизнес-отчет / контент /

Деловое письмо в формате с примерами

Деловое письмо — это официальный документ, который, например, часто отправляется из одной компании в другую или из компании своим клиентам, сотрудникам и заинтересованным сторонам.Деловые письма используются также для профессиональной переписки между физическими лицами.

Хотя электронная почта стала наиболее распространенной формой переписки, распечатанные деловые письма по-прежнему используются для многих важных и серьезных типов корреспонденции, включая рекомендательные письма, подтверждение трудоустройства, предложения о работе и многое другое.

Написать эффективное, безупречное деловое письмо может оказаться легкой задачей, если вы будете придерживаться установленных правил в отношении верстки и языка.

Помните, что ваш получатель регулярно читает значительный объем корреспонденции и будет отдавать предпочтение хорошо написанным письмам, не содержащим опечаток и грамматических ошибок.

Что включать в письмо

Объясните цель вашего письма простым и понятным языком, сохраняя краткий начальный абзац. Вы можете начать со слов «Я пишу в отношении…», а затем сообщать только то, что вам нужно сказать.

Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает вашему читателю полное представление о ваших целях, но избегает извилистых предложений и излишне длинных слов.Опять же, сделайте это кратким, чтобы удержать их внимание.

Если вы намерены каким-то образом убедить получателя, будь то инвестирование денег, предоставление вам рекомендации, найм, партнерство с вами или решение проблемы, создайте убедительные аргументы в пользу вашего дела.

Если, например, вы хотите, чтобы читатель спонсировал благотворительное мероприятие, определите любое совпадение с благотворительными целями их компании. Убедите читателя, что помощь вам будет взаимовыгодна, и вы увеличите свои шансы заручиться их поддержкой.

Разделы делового письма

Каждый раздел вашего письма должен соответствовать соответствующему формату, начиная с вашей контактной информации и информации получателя; приветствие; тело письма; закрытие; и, наконец, ваша подпись.

Ваша контактная информация

• Ваше имя
• Ваша должность
• Ваша компания
• Ваш адрес
• Город, штат Почтовый индекс
• Ваш номер телефона
• Ваш адрес электронной почты

Дата

• Дата написания корреспонденции

Контактная информация получателя

• Их имя
• Их название
• Их компания
• Адрес компании
• Город, штат Почтовый индекс

Приветствие

• Используйте «Кому это может быть интересно», если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь.
• Используйте официальное приветствие «Уважаемый господин / госпожа / доктор. [Фамилия] », если вы не знаете получателя.
• Используйте «Уважаемый [Имя]», только если у вас неформальные отношения с получателем.

Тело

• Используйте строки с одинарным интервалом с добавлением пробелов между каждым абзацем, после приветствия и над закрытием.
• Выровняйте букву по левому краю (по левому полю).

Заключительное приветствие

Заключительный абзац должен состоять из двух предложений.Просто укажите причину написания и поблагодарите читателя за рассмотрение вашего запроса. Вот несколько хороших вариантов закрытия:

• С уважением
• С уважением
• Сердечно
• С уважением

Если ваше письмо менее формальное, используйте:

• Все самое лучшее
• Лучшее
• Спасибо
• С уважением

Ваша подпись

Напишите свою подпись сразу под закрытием и оставьте четыре одинарных пробела между закрытием и напечатанным полным именем, титулом, номером телефона, адресом электронной почты и любой другой контактной информацией, которую вы хотите включить.Используйте следующий формат:

Ваша собственноручная подпись

Введено полное имя
Заголовок

Расширять

Шаблон делового письма

Вы можете использовать этот образец делового письма в качестве модели и загрузить шаблон (совместимый с Google Docs и Word Online) для текстовой версии ниже.

@ Баланс 2020

Образец делового письма (текстовая версия)

Линда Лау
Северный государственный университет
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]

5 марта 2020

Оскар Ли
Управляющий редактор
Acme Graphic & Design
123 Business Rd.
Business City, CA 54321

Уважаемый г-н Ли,

Я хотел бы пригласить вас принять участие в нашем предстоящем мероприятии по установлению контактов с отделом гуманитарных наук. Мероприятие состоится во второй половине дня 1 мая 2020 года. Мы хотим предоставить нашим выпускникам возможность встретиться с лидерами бизнеса в этом районе, которые могут искать новых сотрудников, имеющих ученые степени в области гуманитарных наук.

Мероприятие будет проходить в Студенческом центре Кокса при Северном государственном университете и продлится около двух-трех часов. Если вы заинтересованы в посещении или отправке представителя компании для встречи с нашими студентами, сообщите мне об этом при первой же возможности, и я могу зарезервировать для вас столик.

Спасибо за уделенное время и надеюсь вскоре получить от вас известие.

С уважением,

( подпись бумажное письмо)

Линда Лау
Заведующий кафедрой гуманитарных наук

Расширять

Пример электронной подписи

Если вы отправляете электронное письмо, ваша подпись будет немного отличаться.Вместо того, чтобы указывать свою контактную информацию в заголовке письма, укажите ее под своей подписью. Например:

Отправка делового письма по электронной почте

С уважением,

Имя Фамилия
Должность
Ваш адрес
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Расширять

Объясните, почему вы отправляете сообщение. Включите тему, о которой вы пишете, в строку темы электронного письма, чтобы читатель понял, почему вы отправляете сообщение.

Советы по написанию делового письма

Просмотрите образцы писем, включая сопроводительные письма, благодарственные письма для собеседований, повторные письма, письма о принятии и отказе, письма об увольнении, благодарственные письма и другие образцы писем, связанных с бизнесом и трудоустройством, и советы по написанию.

примеров стиля написания деловых писем | Small Business

Умение написать деловое письмо — важный навык. Даже в сегодняшнем мире электронной почты и текстов возникает много случаев, когда неформальное общение неуместно и требуется официальное деловое письмо.Практически каждый изучил основы написания делового письма еще в школе. Но написание делового письма — это не только его структура и формат; вы также должны учитывать содержание и стиль.

Содержание и стиль

Содержание и стиль на самом деле означают только то, что вы говорите в письме и как вы это говорите. Большинство деловых писем носят относительно формальный характер и требуют использования одного из небольшого набора приветствий или заключительных слов, написанных на уровне сложности, подходящем для читателя колледжа, и общим тоном, отражающим сочетание уверенности и вежливости.

Официальные деловые письма

Официальные деловые письма должны быть достаточно формальными, чтобы выказать должное уважение к корреспонденту, но не настолько формальными, чтобы препятствовать общению. Вы должны упоминать названия должностей, но старайтесь использовать нейтральные названия должностей и старайтесь использовать название только один раз в письме. Избегайте чрезмерного использования местоимений мужского рода и старайтесь избегать фраз, отражающих возраст или пол. Постарайтесь использовать как можно больше активного голоса и тщательно структурируйте свое письмо, чтобы подчеркнуть важные моменты и донести свое сообщение.

Менее формальные деловые письма

С точки зрения континуума, вероятно, лучше думать о менее официальных деловых письмах, чем о неформальных деловых письмах, потому что даже относительно неформальные деловые письма по-прежнему достаточно структурированы и, как ожидается, будут соответствовать соглашениям по сравнению с в личное письмо. Если вы выберете менее формальный тон, который оставляет вам возможность использовать более восторженный и позитивный язык, если это необходимо, и немного больше свободы в структурировании основного содержания вашего письма, чтобы оно было максимально коммуникативно эффективным.Выделение жирным шрифтом, курсивом, подчеркиванием и т. Д. Приемлемо в менее формальном деловом письме, но должно использоваться с осторожностью.

Деловые письма об особых ситуациях

Деловые письма охватывают диапазон от приглашений присоединиться к совету директоров компании до уведомления о расторжении контракта, а к деловым письмам, связанным с особыми ситуациями, таким как письмо-заявление на получение школа или программа стажировки или сопроводительное письмо при приеме на работу. В большинстве деловых писем для особых ситуаций требуется что-то от адресата, поэтому такое деловое письмо должно быть вежливым, позитивным и содержать всю информацию, необходимую для другой стороны, чтобы выполнить запрос отправителя.Быть конкретным. Не рассказывай историю своей жизни. Ближе к сути, излагайте аргументы как можно более красноречиво, включая всю необходимую информацию, и двигайтесь дальше. В большинстве случаев основной текст письма не должен превышать трех-четырех абзацев.

Ссылки

Автор биографии

Клейтон Браун профессионально пишет с 1994 года. Он написал и отредактировал все, от научной фантастики до патентов на полупроводники и диссертаций по лингвистике, работая на Holt, Rinehart & Winston, Steck-Vaughn и The Psychological Corp.Браун имеет степень магистра лингвистической антропологии Университета Висконсин-Милуоки.

форматов для различных типов деловых писем

Этот отчет сам по себе защищает от риска быть прочитанным.

— Сэр Уинстон Черчилль

Деловое письмо — это нечто большее, чем мы думаем; это не только меморандумы и предложения, но и человеческие эмоции и отношения.Если мы оторвемся от черно-белого делового письма, мы обнаружим, что диапазон и формы делового письма захватывающие и разнообразные, в отличие от клинического ощущения, с которым оно часто ассоциируется. Деловые письма — это письма, которые создаются кем-то в компании и обычно отправляются другому бизнесу или клиенту, в отличие от личных писем, которые более неформальны и, как правило, отправляются от человека к человеку.

Деловые письма: Если бы мы дали определение деловым письмам, мы могли бы сказать, что деловых писем — это просто деловые письма .Это может быть внешняя почта, отправляемая одной компанией другой, или внутренняя переписка сотрудникам компании. Деловые письма должны иметь определенный формат, независимо от их типа.

Часто деловые письма являются первым контактом с потенциальным клиентом или работодателем; Следовательно, становится критически важным, чтобы вы правильно понимали тон и смысл письма, чтобы произвести хорошее впечатление. Несмотря на то, что документ достаточно простой в изготовлении, написание эффективных деловых писем может оказаться довольно сложной задачей.

Вот краткий список отзывов, которые нужно знать при написании деловых писем.

• Будьте краткими и простыми. Используйте простые и сжатые слова вместо длинных. Деловые письма должны быть содержательными; этого можно достичь, используя ясные и сжатые слова, короткие предложения и четкие абзацы.

  • Говорите прямо: ваш читатель — занятой профессионал, поэтому переходите прямо к сути письма, не теряя времени.
    
  • Лучший способ начать письмо — это указать цель в самом начале. Это называется прямым подходом, и он задает тон тому, чему следует следовать в теле письма. Это привлекает внимание читателя.
    
  • Если ваше письмо содержит плохие новости, прямой доступ не рекомендуется. Вместо этого используйте косвенный подход, при котором вы указываете плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
    
  • Всегда держите читательские выгоды перед своими.Вместо того, чтобы говорить, что вы ожидаете от них сделать для вас, упомяните, что вы можете им предложить.
    
  • Будьте внимательны, чтобы правильно указать имя и титул получателя.
    
  • Сделайте свой тон разговорным, но в то же время профессиональным; не будьте откровенно формальными.
    
  • Держитесь подальше от жаргона, если вы не уверены, что читатель его поймет.
    
  • Используйте в письме активный залог и личные местоимения.
    
  • Всегда заканчивайте письмо просьбой к действию.
    
  • Будьте осторожны с тоном письма; не производите впечатление самонадеянного, высокомерного или хвастливого.

Что касается форматирования письма, то ниже приведен стандартный формат любого делового письма:

• Бланк: У большинства компаний есть специальный бланк, на котором вам нужно будет печатать буквы. Это может привести к необходимости отрегулировать поля, чтобы слова не печатались на бланке.
  
• Имя и адрес: Всегда старайтесь называть имя человека, которому должно быть отправлено письмо, даже если вам нужно позвонить, чтобы узнать это.
  
• Дата: Это дата написания письма. Следует выписать, например, 15 января 2018 года.
  
• Артикул: Здесь дается краткое описание цели письма. Например, можно написать «потерянный счет» или «номер счета 23654» или что-то в этом роде.
  
• Приветствие: Если вы не знаете этого человека, используйте более формальное слово, например доктора Брайана Лоудена.
  
• Тема / текст: Одинарный пробел и выравнивание по левому краю для измененных блочных и блочных букв. Между абзацами должна быть одна пустая строка. Первый абзац должен иметь дружеское начало и указывать цель письма. Последующие абзацы должны поддерживать цель, которую вы указали в первом абзаце.
  
• Закрытие: Это должно быть «спасибо», «искренне» или что-то подобное.
  
• Подпись: Это настоящая подпись человека, от которого написано письмо, которое может отличаться от подписи человека, написавшего письмо.
  
• Инициалы машинистки: Это инициалы человека, напечатавшего письмо. Это не инициалы человека, от которого оно принадлежит. Если они оба одно и то же лицо. тогда эта строка не нужна. Обычно первые инициалы — это инициалы писателя, а вторые инициалы машинистки в нижнем регистре.Например: JW / sc.
  
• Приложения: Перечислите здесь все, что вы можете отправить, например брошюры, образцы и т. Д.

У каждой из этих областей есть подходящее место, в зависимости от того, какой тип письма вы создаете. То, что происходит в каждой области, также может отличаться в зависимости от того, кому отправляется письмо и кто его пишет. Существует три основных стиля делового письма: блок , модифицированный блок и полублочных стилей .Каждый из них написан примерно одинаково, включая ту же информацию, но макет для каждого из них немного отличается.

Образец письма в стиле модифицированного блока 009 009 Имя отправителя Адрес отправителя (1 место) Сегодняшняя дата (четыре раскрывающиеся строки) Фирменное наименование получателя Внимание: человек идет на Адрес получателя (две выпадающие строки) Уважаемое имя: В этом типе измененной печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Вам не нужно делать отступы для . Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице. Вам нужно использовать только одинарный пробел между предложениями. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. С уважением, (раскрывающиеся четыре строки) Подпись здесь Добавить название, Добавить заголовок [Идентификационные инициалы] Корпусов: куб.см: Название Имя

Образец модифицированного письма в стиле полублоков Сегодняшняя дата (четыре раскрывающиеся строки) Фирменное наименование получателя Внимание: человек идет на Адрес получателя (1 строка) Уважаемое имя: (1 строка) В этом типе полуизмененной печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Однако первое слово в каждом абзаце имеет отступ. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице. (1 строчный интервал) Вам нужно только разделять предложения одним пробелом. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. Имейте в виду, что эти образцы писем являются ориентировочными. Люди часто подстраиваются под свой предпочтительный стиль. С уважением, (через четыре строки вниз) Подпись здесь [Идентификационные инициалы] Корпусов: куб.см: Название Имя

При наборе делового письма следует обратить особое внимание на шрифт .Даже если вы сделаете всю форму правильно и выберете неправильный шрифт, это все равно может сделать документ очень непрофессиональным и даже трудным для чтения. У некоторых компаний есть предпочтения, которые они хотели бы, чтобы вы использовали. В большинстве случаев рекомендуется использовать Times New Roman или Ariel с размером шрифта 12. Важно помнить, что если вы работаете на кого-то и пишете буквы на фирменном бланке компании, вы представляете эту компанию. Поэтому лучше не допускать личных намеков, глупостей и глупостей.

Образец письма о стиле блока Адрес отправителя Телефон отправителя Сегодняшняя дата RE: что это за буква (раскрывающиеся 4 строки) Имя получателя Фирменное наименование получателя Адрес получателя (1 пробел) Внимание: человек собирается на (1 пробел) Уважаемое имя: (1 пробел) В этом типе печатных букв все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Отступов абзацев нет. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице. (1 строка) Вам нужно только разделять предложения одним пробелом. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. Имейте в виду, что эти образцы писем являются ориентировочными. Люди часто изменяют свой стиль в соответствии с их предпочтениями. (1 строка) Некоторые люди предпочитают центрировать указанную выше информацию об отправителе. (1 строка) С уважением, (через четыре строки вниз) Подпись здесь [Идентификационные инициалы] Корпусов: куб.см: Название Имя

Если мы проанализируем типы деловых писем дальше, их в основном будет шесть.

Благодарственные письма — это профессиональная вежливость, предназначенная для подтверждения получения чего-либо или подтверждения факта или ошибки.Обычно это краткая информация о дне, когда что-то было доставлено, и благодарственное письмо.

Письма с жалобами предназначены для уведомления об ошибке или дефекте. Они могут быть применимы к компании или частному лицу, и обычно они требуют возмещения или корректировки. Как правило, они описательны с формальным тоном, который должен выражать неудовольствие, но не должен быть откровенно злым. Вы должны решить проблему и попытаться предложить решение, чтобы исправить ситуацию.См. Пример письма с жалобой ниже.

Образец письма-жалобы Адрес отправителя Ваш номер телефона (1 строка) Сегодняшняя дата (1 строчный интервал) Бумажная компания Big C Внимание: Лиза Лупи Адрес получателя (1 строка) Уважаемая мисс Лупи: (1 строка) Я хотел написать вам письмо, чтобы решить проблему, с которой мы столкнулись с вашим отделом заказов в последние два раза, когда мы покупали у вас.Оба последних наших заказа с вашей компанией не были выполнены полностью. У них обоих не хватало одной пачки бумаги, всего 1000 листов. Хотя одна оплошность приемлема, я надеюсь, что это не станет закономерностью. (1 строчный интервал) Я хотел бы, чтобы эта ситуация была любезно исправлена, если две пачки бумаги были заменены и отправлены моему вниманию. Нам нравится вести дела с вашей компанией на протяжении многих лет, и мы надеемся, что эта ситуация будет исправлена, чтобы мы могли двигаться вперед и продолжать делать это.Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы по этому поводу. (1 строка) С уважением, (через четыре строки вниз) Подпись здесь Патти Пейпер Чейзер, Руководитель отдела контроля качества Корпуса: копии последних упаковочных листов и заказов cc: Бухгалтерия Отделение толкателя бумаги

Письма о корректировке: они следуют за письмом с жалобой и включают ответ компании или отдельного лица на жалобу.Тон должен быть скромным, так как это упражнение по укреплению доброй воли. Заявителю были причинены неудобства; это письмо должно признать ошибку и перечислить конкретные решения для решения проблем.

Письма-запросы: Это письма с просьбой о чем-то или ответ на отправленный кем-то запрос. Целью письма является получение запрошенной информации или объекта.

Письма с заказами: Эти письма, также известные как заказы на поставку, используются для заказа или покупки материалов.По сути, это юридический документ, подтверждающий сделку между покупателем и продавцом.

Ответные письма: Это ответ на полученное письмо. Обычно они перечисляют выполнение запроса или подробно описывают шаги, предпринятые для выполнения запроса, сделанного кем-либо.

Поздравительные письма: Это письма «хороших новостей», и их довольно легко написать. Такие письма используются для поощрения или вознаграждения сотрудника, делового партнера или потребителя. Такие письма являются проявлением доброй воли и написаны для построения или укрепления любых деловых отношений.Когда вы пишете поздравительное письмо, делайте это как можно скорее после того, как произошло хорошее событие. Вначале упомяните, какое событие побудило вас написать письмо; последуйте за ним с одобрением или похвалой за достижение; и, наконец, сделайте его кратким и честным. Поздравительное письмо должно быть одностраничным и не должно звучать фальшиво или издевательски.

Письма с плохими новостями: В отличие от письма с хорошими новостями, с письмами с плохими новостями, такими как письма об увольнении и отказе, нужно обращаться осторожно.В деловом письме необходимо сохранять лаконичный и профессиональный тон, но при этом необходимо учитывать чувства читателя. В письме с плохой новостью вместо того, чтобы прямо сообщить читателю плохую новость, вам нужно поместить ее в середину текста.

Вот несколько рекомендаций, которые вы можете помнить при написании письма с плохой новостью:

• Письмо нужно открывать вежливо. Всегда придавайте важность усилиям и чувствам читателя.
• После вскрытия необходимо указать подробности проблемы.
• Укажите новость или решение.
• Сообщите читателю о причинах принятого решения.
• Закройте профессионально и вежливо.

Письмо с плохими новостями должно представлять плохие новости в положительном свете. Это должно убедить читателя в том, что все необходимые аспекты того или иного вопроса были учтены перед принятием решения. Письмо с плохой новостью не должно оставлять у читателя неприятный привкус во рту; вместо этого он должен оставить у человека чувство, что решение было справедливым и справедливым.

Письма-запросы: Судя по названию, это письма, отправленные компании или профессионалу с просьбой о помощи. Можно просить время, деньги, услуги или продукты; Дело в том, что когда вы просите кого-то о помощи, вы на подсознательном уровне потенциально ставите себя ниже, чем другой человек. Независимо от того, чувствуете ли вы это лично, это чувство должно проявляться через ваши слова, не звучая при этом надобно. Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

• Письмо с просьбой должно быть скромным, но не звучать так, как будто вы унижаетесь.
• Язык письма должен быть неэмоциональным и нейтральным. Например, вместо того, чтобы сказать: «Нам действительно это нужно срочно», скажите: «Это нам очень поможет».
• Избегайте использования слишком большого количества прилагательных, так как это может сделать язык эмоциональным.
• В письме-запросе должно быть четко указано, что вам что-то нужно, и должна быть выражена признательность за помощь, которую вы надеетесь получить.

Заметки: Другой наиболее распространенной формой делового общения являются меморандумы или служебные записки.Хотя они предоставляют информацию, похожую на письмо, они сильно различаются по своему формату. Вот основные отличия:

• Они почти всегда предназначены для обращения внутри организации.
• Они прямые по стилю и очень по делу.
• У них нет приветствий.
• У них нет бесплатного закрытия.
• Они используются для передачи нечувствительной информации.
• Они имеют формат, отличный от письма.

При форматировании заметки следует помнить о строгом формате, которого придерживаются заметки. Записки всегда начинаются с итогового заявления или утверждения точной цели. Заметки очень четкие, по делу и в деловом тоне. Записки обычно представляют собой короткие фрагменты информации, которые быстро переходят к сути и информируют, объявляют или запрашивают что-то. Термины «меморандум» и «меморандум» могут использоваться как синонимы. Нет необходимости в строке для подписи или каких-либо других официальных окончаний или закрытий, которые требуются для писем.Иногда человек, от которого написана записка, ставит инициалы рядом с именем на записке, чтобы указать, что он или она прочитал и одобрил ее, прежде чем она будет распространена или опубликована. Думайте о служебной записке как о том, как сделать объявление компании по громкоговорителю для тех, кто находится в вашем офисе. Вы будете прямолинейны и по делу и дадите людям информацию, которой вам нужно поделиться.

Образец меморандума МЕМОРАНДУМ Кому: всему персоналу От кого: Номер Лизы, бухгалтерия Дата: 15 апреля 2018 г. Re: Обновления налоговой формы Налоговое время снова настало.Важно, чтобы каждый сотрудник приходил в бухгалтерию в течение следующих 10 дней, чтобы подписать новые формы удержания. Каждый сотрудник должен обновить имеющуюся у нас форму, поэтому это необходимо сделать. Чтобы обновить форму, вам необходимо иметь с собой следующее: · Водительское удостоверение · Карточка социального страхования · Значок сотрудника

Краткое изложение: Как следует из названия, краткое изложение является более короткой и сжатой версией более длинного документа.Резюме предназначены для быстрого чтения. Читатель резюме не обязательно должен быть экспертом по определенной теме; но при чтении резюме он или она должны получить достаточно информации, чтобы иметь общее представление о более крупном документе. Ниже перечислены основные черты исполнительного резюме:

• Объем резюме не должен превышать одной страницы.
  
• Это сжатая форма всех основных моментов, описанных в полном объеме документа.
  
• Он должен указать проблему, предоставить справочную информацию, перечислить альтернативы и сделать выводы по данной проблеме.
  
• Стоит в начале каждого документа.

Описав особенности резюме, давайте посмотрим, как его написать.

• Резюме должны быть написаны после составления основного отчета. Чтобы написать резюме, нужно просмотреть весь отчет и отметить важные моменты.
  
• Основные моменты, перечисленные в вашем резюме, должны появиться в том же порядке, что и в основном документе.
  
• Укажите каждый пункт простым, декларативным и прямым утверждением.
  
• Если вам нужно уточнить вопрос, сделайте его кратким и лаконичным; держитесь подальше от жаргона и слишком большого количества технических терминов.
  
• По завершении проверьте документ на наличие ошибок и попросите непрофессионала просмотреть его. Если человек теряет интерес, другие читатели, не разбирающиеся в технике, могут отреагировать таким же образом.

Суть резюме заключается в его краткости и ясности. Избегайте ненужной информации и сокращайте технические термины. Простой и понятный подход лучше всего подходит для написания резюме.

Написание для международной аудитории: В сегодняшней меняющейся деловой среде любой профессионал в любой момент времени пишет для международной или глобальной аудитории. Деловой писатель должен знать читателя и его конкретные потребности.В некоторых случаях читателю, незнакомому с английским языком, может потребоваться перевод документа. Все эти факторы необходимо учитывать при написании статей для международной аудитории. Ниже приведены несколько полезных советов, как хорошо писать для глобальной аудитории:

• Пишите короткие предложения, не более 25 слов.
  
• Выберите слова, которые легко произносятся и не имеют разного значения.
  
• Не используйте жаргон, терминологию, сарказм или сленг при написании для международной аудитории.
  
• Постарайтесь использовать активный голос и настоящее время везде, где это возможно.
  
• Избегайте двусмысленности.
  
• Не используйте латинские сокращения.
  
• Предоставьте глоссарий определений специальных слов, используемых в документе.

Ключ к написанию для международной аудитории — сделать его простым, но эффективным. При написании для международной аудитории писатель должен осознавать культурные факторы, чтобы не оскорблять чувства читателей.

Вот несколько советов писателю:

• Знайте целевую аудиторию, для которой вы пишете, и изучите, что можно и что нельзя делать для этой аудитории.
  
• Если можете, найдите носителя языка, который вычитает культурные аспекты в вашем документе.
  
• Помните о политических и культурных факторах, к которым может быть чувствительна ваша аудитория.

Есть и другие типы писем, которые вам могут понадобиться, в том числе о увольнении и рекомендациях.Они очень похожи на те примеры, которые вы уже видели. Для этих типов писем вы должны выбрать стиль письма, которому вы хотите следовать, а затем обратиться к предмету.

Рекомендательные письма иногда запрашиваются от бывших коллег, которым требуется письмо для обращения к новому или потенциально новому работодателю. Их также можно отправить в школы или другие подобные учреждения. Обычно это ссылки на вакансии, ссылки на персонажей или академические ссылки.Для целей делового письма они обычно попадают в категорию справочных материалов о трудоустройстве. В рекомендательном письме должно быть сказано, почему человек, о котором идет речь, является подходящим человеком для найма. Основная цель — описание их сильных сторон и способностей.

Образец рекомендательного письма Адрес отправителя Ваш номер телефона (1 строка) Сегодняшняя дата Имя получателя Адрес получателя (1 строка) Уважаемый господин.Сильфоны: (1 строка) Я пишу, чтобы порекомендовать кандидата на собеседование на должность фотографа в вашей компании. Лиза Фототакер подала заявку на вакансию в вашей компании, и у меня есть опыт работы с ней. (1 строка) Лиза — очень творческий человек, с тонким чувством стиля и вниманием к деталям. Она является активом для любой команды, принося с собой чувство художественного дизайна и талантов, которые так часто востребованы.Я без колебаний рекомендую нанять ее на эту должность. Она отвечала за фотографирование и всю работу по макету и дизайну нашего последнего календаря, чему мы очень рады. (1 строка) Если я могу ответить на вопросы относительно этой рекомендации, не стесняйтесь обращаться ко мне. (1 строка) С уважением, (четыре раскрывающиеся строки) Подпись здесь Линда видоискатель Владелец

Когда дело доходит до написания деловых писем, они в основном пишутся одинаково.Тема или ракурс могут измениться, но тот факт, что вы пишете профессионально, сохраняя чистоту и точность, остается неизменным. Будь то рекомендация, письмо сочувствия или заявление об увольнении, приведенные выше формулы можно применить практически к любым обстоятельствам.

Как написать официальный бизнес-отчет (с примерами)

Официальные бизнес-отчеты выполняют важные функции, помогая менеджерам и руководителям принимать решения. Эти документы могут иметь различное назначение в зависимости от ваших потребностей и отрасли.Умение писать официальный бизнес-отчет может помочь вам стать профессионалом. В этой статье мы объясняем, что такое формальный бизнес-отчет, как его составлять, и приводим пример.

Что такое официальный бизнес-отчет?

Официальный бизнес — это официальный документ, содержащий данные, исследования, информацию и другие необходимые детали, которые помогают лицам, принимающим решения, формировать планы и цели, чтобы помочь компании. В зависимости от темы официальный бизнес-отчет может состоять из нескольких страниц и включать обширные данные и информацию.Вот несколько наиболее распространенных типов официальных бизнес-отчетов, обозначенных целью:

Отчет с обоснованием / рекомендацией

Вы можете использовать этот отчет, чтобы предложить руководству идею. Тело будет включать такие разделы, как риски, затраты и выгоды. Примером такого отчета может быть предложение о покупке машины для вашего рабочего места. Чтобы убедить лицо, принимающее решение, купить машину, вы должны составить этот отчет, чтобы привести убедительные аргументы.

Отчет о расследовании

Этот отчет может представить потенциальные риски конкретной возможности.Этот отчет помогает владельцам бизнеса предвидеть любые проблемы, связанные с инвестициями или покупками. Вы также можете создать официальный бизнес-отчет для анализа предлагаемого слияния.

Отчет о соответствии

Используйте этот отчет, когда организация хочет продемонстрировать подотчетность и создать отчет о соответствии. Это отчет, который позволяет организации доказать, что она соблюдает правила и правильно расходует деньги. Например, бухгалтер может написать отчет о соответствии, чтобы показать, что компания соблюдает федеральные законы в отношении расходов.

ТЭО

Когда вам нужно проанализировать результаты предложенной идеи, вы можете использовать этот отчет. Отчет может охватывать потенциальные проблемы, связанные с этим затраты и преимущества идеи. С помощью этого отчета вы можете определить, будет ли предложение прибыльным, возможен ли крайний срок и есть ли вероятность, что оно может превысить бюджет.

Отчет об исследованиях

Этот отчет поможет вам проанализировать проблему. В отчет будут включены рекомендации по устранению проблем.

Периодический отчет

Этот отчет помогает организации улучшить свои продукты, услуги, процессы или политики. Отчет может включать в себя информацию о прибылях и убытках или может проверять эффективность. Например, розничный магазин будет иметь ежемесячный отчет о своих продажах.

Ситуационный отчет

Для обсуждения конкретной темы, например информации с конференции, используйте ситуационный отчет.

Контрольный отчет

Вы можете использовать этот отчет, чтобы представить несколько решений в качестве вариантов для конкретной ситуации.

Связано: Документация на рабочем месте

Как написать официальный бизнес-отчет

Следуйте этому пошаговому руководству, чтобы создать профессиональный бизнес-отчет:

1. Планируйте, прежде чем писать

Относитесь к формальному бизнес-отчету, как к проекту. Прежде чем начать собирать исследования и записывать разделы, точно спланируйте, чего вы хотите достичь. При этом у вас будет больше шансов создать отчет в ясном и простом стиле.

2. Проверьте внутренний формат

Компания, в которой вы работаете, может уже иметь установленный формат для официальных бизнес-отчетов. Изучите справочник своей компании или попросите человека, который хочет получить отчет, узнать, есть ли какой-то конкретный формат, который вам следует использовать. Использование установленного формата поможет вашему отчету выглядеть более профессионально.

3. Добавьте заголовок

Вы можете получить название отчета вместе с брифом или можете написать его самостоятельно. Убедитесь, что заголовок четкий и виден в начале отчета.Вы также должны добавить свое имя и имена других людей, которые работали над отчетом, и дату, когда вы его написали.

4. Напишите оглавление

Страница оглавления должна следовать за названием и авторами. Страница оглавления необходима для длинного и сложного официального отчета. Хотя эта страница находится в начале отчета, она должна быть написана последней, когда отчет будет готов. Запишите заголовки разделов точно так, как они появляются в каждом разделе отчета, и убедитесь, что номера страниц совпадают.

5. Добавьте резюме или реферат

Резюме резюмирует основные моменты официального бизнес-отчета. Читателю может быть полезно иметь этот раздел, но он не является обязательным, особенно если ваш отчет короткий. Лучше всего спросить человека, который запросил бизнес-отчет, предпочитает ли он резюме или реферат. Хотя краткое изложение находится в начале отчета, вы должны писать его в последнюю очередь вместе со страницей содержания, чтобы вы могли включить примечания из раздела с выводами и рекомендациями.

Резюме должно рассказывать читателю о ваших выводах и даже опираться на пункты вашего заключения. Также важен краткий обзор того, что читатель найдет в отчете. У вашего менеджера может быть время только для того, чтобы прочитать резюме отчета, поэтому в нем должны быть описаны основные моменты, найденные в отчете.

Связано: 5 шагов для отличного делового письма (с советами)

6. Напишите введение

В этом разделе подробно описывается причина, по которой вы пишете отчет.Введение должно касаться цели отчета и справочной информации по теме, о которой вы пишете. Включите любые определения и резюмируйте основные аргументы.

7. Опишите вашу методологию

Раздел методологии должен объяснить читателю методы исследования, которые вы выбрали для создания этого отчета, такие как использование качественного метода, количественного метода или их комбинации. Это должно быть четкое обоснование того, почему вы решили использовать определенные методы.

8. Представьте свои выводы

В этом разделе вы должны представить результаты своего исследования. Важно представить свои результаты логично и лаконично, при этом убедитесь, что вы включили достаточно информации, чтобы доказать, что вы тщательно исследовали вопрос.

Одним из способов облегчить чтение результатов является использование заголовков, подзаголовков и пронумерованных разделов для организации всего. Вы можете представить свои выводы в виде маркированного списка или с помощью таблицы.Вы также можете представить свои выводы с помощью иллюстраций и графиков, таких как инфографика, но убедитесь, что эти изображения подходят для отчета.

9. Закончите выводом и рекомендациями

В этом разделе вы представите свою оценку на основе результатов, а затем дадите рекомендации к действию. Если вы добавляете какие-либо цели, вы должны добавлять к ним измеримые действия. Каждая предлагаемая цель, метод или вариант должны рассказать читателю, как они повлияют на организацию.

10. Добавьте библиографию и приложения

Включите все источники, которые вы использовали для написания отчета. Это могут быть периодические издания, онлайн-статьи или книги. Перечислите источники в алфавитном порядке. Вы также можете включить все материалы в поддержку отчета. Это могут быть анкеты, карты, заметки, резюме, диаграммы, таблицы, иллюстрации и другие. Пометьте каждую заметку, карту и другие документы буквой, чтобы вы могли четко ссылаться на них в отчете.

12. Корректура

После того, как вы закончите писать свой отчет, вычитайте его, чтобы убедиться, что он не содержит грамматических или орфографических ошибок, что повысит доверие к вашему отчету. Более того, при написании будьте ясны и кратки. Избегайте сложных слов и сленга. Допустимо использовать жаргон и технические термины, соответствующие отрасли, в которой вы работаете, но не злоупотребляйте ими. Убедитесь, что текст перетекает из одного раздела в другой, особенно если в отчете было несколько авторов.

Пример официального бизнес-отчета

Вот образец официального бизнес-отчета, который вы можете просмотреть в качестве руководства:

Отчет о текучести кадров в GHS Corporation

Представлен 8 августа 2019 г.

Введение

Менеджер отдела кадров запросил этот отчет для изучения высокой текучести кадров в GHS Corporation. Информация в этом отчете была собрана сотрудниками отдела кадров в течение трех месяцев.Команда из пяти человек проанализировала административные записи и условия работы, а также опрошенных сотрудников. В этом отчете даются рекомендации по минимизации высокой текучести кадров среди сотрудников GHS Corporation.

Справочная информация

GHS Corporation работает уже 10 лет. В нем работает 200 человек, большинство из которых оплачивают комиссионные для страховых клиентов. Несмотря на то, что мы работаем в регионе со значительной безработицей, годовой оборот составляет от 60 до 65% каждый год.

Выводы

Наиболее существенной проблемой, обнаруженной HR-командой при собеседовании с персоналом, было отсутствие поддержки для молодых матерей, которым необходимы услуги по уходу за детьми, чтобы они могли прийти на работу. Сотрудники отметили, что разочарованы отсутствием внутренней системы ухода за детьми, которая могла бы помочь им продолжить работу.

Другой проблемой, упомянутой сотрудниками, было отсутствие связи между сотрудниками и высшим руководством.Они выразили обеспокоенность по поводу получения непоследовательных и поздних инструкций. Они рассказали, что не знали основных бизнес-целей, что привело к потере интереса к компании и своей работе.

Выводы

Мы обнаружили следующие основные проблемы:

1. Отсутствие поддержки молодых матерей в отношении ухода за детьми

2. Отсутствие связи между персоналом и высшее руководство

Рекомендации

Для решения этих двух основных проблем мы рекомендуем предпринять следующие шаги:

1.При минимальных затратах для GHS можно создать центр по уходу за детьми на дому, что побудит матерей вернуться к работе.

2. Каждый отдел должен выбрать представителя сотрудника, который будет представлять интересы персонала на собраниях руководства. Этот представитель может выражать озабоченность и сообщать о результатах своим командам, чтобы повысить вовлеченность.

Форматы деловых писем | Примеры форматов деловых писем [Шаблоны]

Форматирование деловых писем

В наши дни общение — это отправка электронной почты, набор текстовых сообщений или подключение через социальные сети.Составление настоящего письменного делового письма и проверка правильности формата делового письма может показаться устаревшим, но все же это остается более важным, чем когда-либо, для владельцев малого бизнеса.

Если вам нужно написать сопроводительное письмо, чтобы убедить кого-то прочитать отчет, представиться потенциальному клиенту или выразить благодарность, хорошо составленное деловое письмо может отличиться. Письменные письма остаются важной — и, возможно, даже решающей — частью коммуникационной стратегии каждого владельца малого бизнеса.

Различные исследования показали, что бумажные коммуникации могут быть более запоминающимися и полезными, чем те, что показаны на экранах, таких как электронная почта. Поскольку американские офисные работники получают в среднем 121 электронное письмо в день, письмо также может выделяться, когда оно доставляется через ваш почтовый ящик, а не через ваш почтовый ящик. (Некоторые эксперты, в том числе эксперт по деловому этикету Жаклин Уитмор, также утверждают, что рукописные письма для деловых целей даже более эффективны, чем печатные.)

Настоящее деловое письмо демонстрирует приверженность, потому что автор достаточно заботился о рассматриваемом вопросе, чтобы сесть и положить чернила на бумагу.Письма демонстрируют уровень профессионализма и класс. Они также предоставляют письменный отчет о том, что выяснилось, что обе стороны могут хранить в архиве. Иногда события, которые отмечаются буквами, настолько важны для компании, что становятся ценными сувенирами.

Деловые письма по-прежнему имеют значение, но они могут навредить вашей профессиональной репутации, если содержат орфографические и грамматические ошибки. Неправильно оформленное деловое письмо также может указывать на то, что автор неопытен, непрофессионален или не разбирается в деталях — это первое (или второе) впечатление, которое владельцы бизнеса не хотят производить.

Таким образом, для каждого владельца малого бизнеса важно знать, как правильно составить и отформатировать профессионально оформленное деловое письмо. Типы форматов деловых писем могут включать в себя сопроводительные письма, благодарственные письма, письма с жалобами, корректировочные письма и многое другое в зависимости от деловой ситуации.

Типы форматов деловых писем

Общие типы деловых писем включают:

• Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо, отправляемое вместе с посылкой, отчетом или другим предметом, должно описать, что в нем содержится, и дать описание того, что получатель должен с этим делать.
• Благодарственные письма. Они могут быть полезны для создания сетей и построения отношений. Не стоит просто писать «Спасибо за» и останавливаться на достигнутом. Расскажите подробнее о том, что они сделали и как это помогло вам, а затем завершите свое выступление вторым выражением благодарности.
• Письма-жалобы. Ключ к этим типам писем — продемонстрировать, что вы недовольны, без чрезмерной злости. Подскажите, как получатель письма может исправить ситуацию.
• Буквы регулировки. Это ответ на письмо-жалобу. Суть в том, чтобы отвечать скромно и предлагать возможные решения. Вы хотите избежать сжигания мостов и вместо этого использовать свой ответ как инструмент для построения отношений.
• Письма с плохими новостями. Ключ к письмам с плохими новостями — смягчить удар. В деловой переписке ценится прямолинейность. Но при написании писем с плохими новостями лучше всего напомнить получателю о том, что на самом деле работает в ваших деловых отношениях, прежде чем сообщать ему плохие новости.
• Благодарственные письма. Они предназначены для подтверждения того, что вы получили товар от кого-то или что вы знаете о факте или ошибке, на которые он указал. Сообщите получателю, когда вы получили посылку или информацию, а затем поблагодарите его за это.
• Заметки Часто используемые для распространения важных новостей и директив внутри компании. Смысл заметок — быть быстрым и точным при общении.
• Поздравительные письма. Смысл этих типов букв в том, чтобы оставаться в курсе и избегать чрезмерных или насмешливых звуков.Опишите, что побудило вас отправить поздравление и положительный отзыв, который вы уже слышали. Письмо должно быть кратким.
• Ответные письма. Речь идет об объяснении или перечислении того, как был выполнен запрос.
• Письмо-запрос. Ключевым моментом в таких письмах является просьба о помощи, не унижаясь и не проявляя чрезмерных эмоций. Внимательно посмотрите на прилагательные, которые вы используете в письме.
• Рекламные письма. Эти письма требуют сильного призыва к действию или крючка в начале, чтобы получатель продолжал читать и обнаруживал преимущества того, что вы продаете.Обязательно предоставьте информацию, чтобы они могли легко ответить.
• Заявление об увольнении. Это уведомление о том, что вы покидаете должность, указание последнего дня работы и объяснение причин вашего увольнения.

Вот основы, которые вам нужно знать, когда дело доходит до написания делового письма:

Примеры формата деловых писем

Допустим, Таня Смит, генеральный директор Acme Corp. в Миннеаполисе, хочет отправить письмо в NewTech из Сан-Хосе, Калифорния, с просьбой о бесплатной консультации по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Что Смит нужно указать в письме? Как оформить ее деловое письмо?

Части делового письма

Большинство экспертов сходятся во мнении, что деловое письмо должно состоять как минимум из следующих семи частей:

1. Адрес отправителя. Вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы написать ответ. Также можно указать номер телефона и адрес электронной почты.
2. Дата. Это должно быть сразу видно, когда письмо было написано.Таким образом, получателю будет легче напомнить о том, когда и почему было написано письмо, особенно если оно связано с конкретным событием или деловой ситуацией.
3. Адрес получателя. Вы не хотите, чтобы вашему помощнику приходилось искать адрес для отправки письма (или вы не хотите, чтобы вам приходилось искать адрес снова).
4. Приветствие. «Для тех, кого это может касаться» — верный способ поместить ваше письмо в корзину для бумаг. Важно указать имя в адресе получателя и в приветствии, даже если вам нужно позвонить в компанию или выполнить поиск в LinkedIn, чтобы узнать, кому должно быть отправлено письмо.
5. Кузов. Как правило, разумно оставаться профессионалом и переходить к делу. Как и в любом другом общении, ясность и краткость лучше всего отражаются на писателе.
6. Закрытие / подпись. Подпись придает индивидуальный вид письму, точно показывает, от кого оно и что вы одобряете содержание письма.
7. Корпуса. Важно иметь список любых дополнительных элементов, приложенных к деловому письму, на случай, если получатель потеряет их.

Интервалы и форматы шрифтов

Презентация также важна, когда дело касается выражения профессионализма в деловом письме. Основное правило заключается в том, что полезность и удобочитаемость важнее индивидуальности. Вы не отправляете письмо старому другу по колледжу — вы занимаетесь бизнесом. Вот правила использования интервалов и шрифтов, которые обычно встречаются в деловом письме:

Выравнивание. Все правильные деловые письма должны быть выровнены по левому краю. На протяжении десятилетий распространено мнение, что такое выравнивание лучше всего для удобочитаемости.

Расстояние. Буквы должны быть разделены между предложениями через один интервал, чтобы освободить место на странице. Включите четыре разрыва строки между заключительным предложением или абзацем письма и вашим напечатанным именем, чтобы оставить место для вашей подписи.

Шрифт. Стандартный стиль шрифта — Times New Roman, размер 12, хотя допустимы и другие широко используемые шрифты, такие как Arial и Helvetica. Читаемость имеет решающее значение, когда дело доходит до шрифтов, поэтому избегайте творческих подходов и использования трудночитаемых готических или курсивных шрифтов.Если в теле письма не хватает места на одной странице, лучше сократить его, чем уменьшить размер шрифта.

Маржа. Большинство экспертов сходятся во мнении, что лучше всего подходят поля в 1 дюйм, поскольку они увеличивают пространство, хотя вам, возможно, придется освободить место для фирменного бланка, если вы его используете. (Подробнее о фирменных бланках см. Ниже.)

Блочная форма и форматы с отступом

С отступом или без отступа? Вот в чем вопрос. Это действительно вопрос того, насколько формальным вы хотите, чтобы письмо выглядело.Например, вы можете захотеть, чтобы формат блока отображал формальность, если вы на что-то жалуетесь, но полублок может придать благодарственный вид приятному, «формальному» виду в благодарственном письме, особенно если это кто-то, кого вы уже знаете.

Обычно используются три стиля: блок, модифицированный блок и полублок. Вернемся к нашему примеру, когда Смит писал Уайльда. Вот как ее письмо будет выглядеть в каждом из трех форматов: форматирование блока, форматирование измененного блока и форматирование полублока.

Форматирование блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет).Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что это более формальный тип делового письма: без отступов, все находится слева.Если вы сомневаетесь, насколько формальным должно быть письмо, вероятно, лучше перестраховаться и использовать блочный формат.

Форматирование модифицированного блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что углублений по-прежнему нет, но слева все не совпадает.Просто это немного менее формально. В этом случае Смит, возможно, будет разумнее придерживаться формата блока, но она может переключиться на модифицированный блок, когда у нее появятся рабочие отношения с Уайльдом.

Полублочное форматирование

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Г-н Оскар Уайлд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый г-н.Уайльд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: Acme Corp.брошюра

Обратите внимание, что это в значительной степени блочный формат, но абзацы имеют отступы. Если вы обсуждаете, использовать ли блочный или модифицированный блочный формат (или просто ненавидите смотреть на абзацы без отступов), полублок — хороший компромисс.

Тон для форматирования деловых писем

Помимо формата, тон письма может иметь решающее значение, если оно предназначено для достижения ваших бизнес-целей или, по крайней мере, для того, чтобы к вам относились серьезно.Вот несколько важных советов по установке подходящего тона в письме:

• Не производите впечатление высокомерного или хвастливого.
• Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным.
• Как правило, лучше перейти к делу как можно быстрее. Как любил говорить Бенджамин Франклин: «Время — деньги».
• При написании писем с жалобами используйте формальный тон, чтобы выразить недовольство, но тон не должен быть откровенно злым. «Сначала мы были рады подписаться на ваше программное обеспечение для управления продажами, но были разочарованы, обнаружив, что…» Кратко опишите проблему, а затем объясните, как вы в идеале хотели бы ее решить.
• При написании писем, содержащих плохие новости, сохраняйте лаконичный и профессиональный тон делового письма, но также будьте внимательны к чувствам читателя. Вы же не хотите сжигать мосты. Это тот случай, когда вы не хотите быстро переходить к сути. Вы хотите смягчить удар: «Мы были рады узнать об интересе вашей компании к программному обеспечению для управления продажами». Важно проявить серьезность и попытаться убедить получателя увидеть вашу точку зрения: «Мы тоже быстрорастущая компания, поэтому у нас, к сожалению, пока нет ресурсов, чтобы предоставить бесплатную консультацию каждому потенциальному клиенту.”Закройтесь с доброй волей, а также потенциальным решением. «Мне очень жаль, что у нас нет бесплатных консультаций, но мы очень хотим начать с вами деловые отношения. Я прилагаю брошюры о том, как наше программное обеспечение может удовлетворить потребности вашей компании. Я рад обсудить больше по телефону, а также организовать бесплатную пробную версию нашего программного обеспечения ».
• При написании заметки обязательно используйте предельно четкий, точный, деловой тон. Записки часто используются внутри компании, поэтому имеет смысл не тратить время сотрудников на мелочи.«Брошюры о наших новейших программных продуктах готовы к отправке в типографии. Пожалуйста, разместите заказы в течение следующих 10 дней в зависимости от ваших предполагаемых потребностей ».

Выбор слов и грамматика

Выбор слова может повысить или снизить эффективность делового письма. Старайтесь говорить откровенно, избегая таких слов, как «попробуй», «просто», «возможно» и «может быть». Держите свой язык простым, избегайте непонятных слов или жаргона, к которым люди иногда прибегают, когда они пытаются казаться более умными, чем они есть на самом деле.

Хотите знать, правильно ли слово передает то значение, которое вы имеете в виду? Попробуйте поискать в словаре и тезаурусе в Интернете. В случаях, когда письмо особенно важно, также полезно, чтобы кто-то другой отредактировал и прочитал письмо, чтобы оставить отзыв.

Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предлагают вам недостаточное внимание к деталям и профессионализм.

Также используйте глаголы с активным или пассивным голосом. Активный голос показывает, что вы несете ответственность за свои действия.(Пример: «Мы установим ваше программное обеспечение до 1 сентября». Не… «Ваше программное обеспечение будет установлено до 1 сентября»)

Форматы подписи

Когда дело доходит до подписи, важно избегать штампов и компьютерных подписей. Рукописная подпись — это знак того, что вы подтверждаете содержание письма. Под расшифрованной подписью вы должны ввести свое имя и титул, чтобы избежать путаницы с вашим почерком. Если вы представляете компанию, название компании должно быть написано заглавными буквами.Также не забудьте включить четыре пробела между дополнительным закрытием и напечатанным именем, чтобы оставить достаточно места для подписи.

Форматы деловых писем электронной почты

Письменное деловое письмо действительно может иметь значение, потому что оно говорит о серьезности того, кто его отправил. Легко быстро отправить кому-то электронное письмо и нажать «отправить», но письменное письмо требует времени. Вам нужно серьезно подумать о том, что вы пишете, дважды проверить, чтобы убедиться в отсутствии глупых ошибок, а затем сложить письмо в конверт и отправить по назначению.

Однако иногда время настолько важно, что вам просто нужно отправить электронное письмо. Однако даже в этом случае использование блочного формата может добавить к нему некоторую формальность.

Распространенные ошибки и ошибки

Избегайте рутинных ошибок в деловом письме, потому что они предполагают небрежность. Пропустите текст через Grammarly, чтобы дважды проверить грамматические ошибки, опечатки, повторяющиеся слова, ошибки пунктуации и другие проблемы. Не забудьте также проверить орфографию, пока вы это делаете.Любые имена собственные, которые вы используете в письме — выполните поиск в Google, чтобы дважды проверить правильность их написания.

Форматы бланков

Вы также можете использовать фирменные бланки для деловых писем вашей компании, потому что они имеют профессиональный вид и информативны. Наличие канцелярских товаров с фирменным бланком похоже на веб-сайт компании: это указывает на то, что ваш бизнес является законным.

На фирменном бланке должен быть указан почтовый адрес компании, номер телефона и любая другая контактная информация.При использовании фирменных бланков не забудьте соответствующим образом настроить поля и форматирование.

Написание деловых писем — фундаментальный навык для любого владельца бизнеса и вашей профессиональной жизни в целом. Хорошо написанное письмо показывает, что вы серьезно относитесь к делу, потому что вы уделили внимание и время, чтобы написать, отформатировать, распечатать и отправить его по почте. Если компания получит по почте письменную жалобу, велика вероятность, что автор не оставит этот вопрос в покое. Точно так же письменное благодарственное письмо намного эффективнее и действеннее, чем благодарность, отправленная по электронной почте.

Деловое письмо, однако, теряет свою силу, если его форматирование непрофессионально, если оно задает неправильный тон, если оно плохо написано или если оно содержит грамматические и орфографические ошибки. Поэтому важно научиться делать их правильно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.

Примеры формата делового письма. — The Writing Center — UW – Madison

В этом разделе вы найдете множество учебных материалов, которые мы разработали для обучения в нашем Центре письма.

Однако у этих материалов есть ограничения. Задания различаются, и разные преподаватели хотят разных вещей от студентов-писателей. Таким образом, приведенный здесь совет может относиться или не относиться к вашей письменной ситуации.

Наконец, раздаточные материалы могут дать лишь часть индивидуальных рекомендаций, которые может предоставить индивидуальная конференция с инструктором Центра письма. Если у вас есть вопросы по поводу информации, содержащейся в наших раздаточных материалах, запишитесь на прием к инструктору Центра письма.

Форма блока

5 Hill Street
Мэдисон, Висконсин 53700

15 марта 2005 г.

Г-жа Хелен Джонс
Президент
Jones, Jones & Jones
123 International Lane
Boston, Massachusetts 01234

Уважаемая мисс Джонс:

Ах, формат деловых писем — есть форматы блоков, форматы с отступом и измененные форматы блоков. . . и неизвестно какие другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат блока, один из двух наиболее распространенных форматов.Для получения авторитетных советов обо всех вариациях мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд. (Нью-Йорк: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для общения на рабочем месте. Кажется, нет единого мнения по поводу таких тонких моментов, как пропускать строку после вашего обратного адреса и до даты: некоторые рекомендации предполагают, что вы это сделаете; другие нет. Будем надеяться, что ваше деловое письмо увенчается успехом, независимо от того, какой выбор вы сделаете!

Когда вы используете блочную форму для написания делового письма, вся информация печатается заподлицо слева, с полями в один дюйм со всех сторон.Сначала укажите свой собственный адрес, затем пропустите строку и укажите дату, затем пропустите еще одну строку и укажите внутренний адрес стороны, которой адресовано письмо. Если вы используете фирменный бланк, на котором уже указан ваш адрес, не вводите эту информацию повторно; просто начните с даты. В официальных письмах по возможности избегайте сокращений.

Пропустить еще одну строку перед приветствием, после которого следует двоеточие. Затем напишите текст письма, как показано здесь, без отступов в начале абзацев.Пропускайте строки между абзацами.

После написания текста письма введите закрытие, затем запятую, оставьте 3 пустые строки, затем введите свое имя и заголовок (если применимо), все влево. Подпишите письмо в пустом месте над напечатанным именем. Разве это не выглядит профессионально?

С уважением,

Джон Доу
Помощник по административным вопросам

Форма с отступом

5 Hill Street
Мэдисон, Висконсин 53700

15 марта 2005

г-жаХелен Джонс
Президент
Jones, Jones & Jones
123 International Lane
Boston, Massachusetts 01234

Уважаемая мисс Джонс:

Ах, формат деловых писем — есть форматы блоков, форматы с отступом
и модифицированные форматы блоков. . . а кто
знает какие другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат
с отступом, один из двух наиболее распространенных форматов
. Для получения авторитетного совета обо всех вариациях,
мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд.(New
York: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для связи на рабочем месте
. Похоже, нет единого мнения по поводу таких тонкостей
, как пропускать строку после вашего обратного адреса
и до даты: некоторые руководящие принципы предполагают, что вы
делаете; другие нет. Будем надеяться, что ваше деловое письмо
увенчается успехом, независимо от того, какой выбор вы сделаете!

Если вы используете форму с отступом, поместите свой адрес на
вверху, выровняв левый край адреса с центром
страницы.Пропустите строку и введите дату так, чтобы она была под вашим адресом
. Введите внутренний адрес и приветствие
слева; после приветствия ставится двоеточие
.