Какой должен быть емейл: Страница не найдена — Копирайтинг и заработок в интернете

local-part@domain

где локальная часть(local-part) может быть до 64 символов, а доменное имя(domain) может содержать не более 253 символов. Максимальная длина всего(вместе с символом @) адреса электронной почты(email) = 256 символов._`{|}~ (ASCII: 33, 35-39, 42, 43, 45, 47, 61, 63, 94-96, 123-126)

4. Символ . (точка) (ASCII: 46) при условии, что это не первый и последний символ, а также при условии, что он не появляется два или более раза подряд (например, [email protected] является не допустимым.).

5. Специальные символы разрешены с ограничениями, в том числе:
Пробел и «(),:;@[\] (ASCII: 32, 34, 40, 41, 44, 58, 59, 60, 62, 64, 91-93)

Ограничения для специальных символов заключается в том, что они должны содержаться в кавычках и что перед специальными символами (пробел, обратная косая черта \ и кавычка » (ASCII: 32, 92, 34) должна предшествовать обратная косая черта \ (например, «\»\\\ «).

Строка в кавычках может существовать если она отделена точками или содержит всю локальную часть (например,
abc.»defghi»[email protected] или «abcdefghixyz»@example.com допускается.
abc»defghi»[email protected] и abc\»def\»[email protected] не допускается).

Многие организации ограничивают допустимые символы.`{|}~

Доменная часть состоит либо из адреса сайта, либо ip буквально, заключеный в квадратные скобки, например, mach@[192.168.2.1], хотя это большая редкость за исключением спама Ж:-)

Правильные адреса электронной почты:

[email protected]
[email protected]
bla.»bla\bla»@example.com
bla.bla.»@»[email protected]
Bla.»(),:;[]».BLA.»blabal@\\\ \» bla»[email protected]

Неправильные адреса:

bla.example.com (символ @ отсутствует)
[email protected] (символ точки (.) является последним в локальной части)
[email protected] (символ точки (.) два раза подряд)
b@l@[email protected] (только один @ допускается вне кавычек)
«(),:;[ \]@example.com (ни один из представленных символов перед @ не разрешается вне кавычек)
bla»bla»[email protected] (кавычки должны быть отделены точкой или быть единственным элементом, составляющим локальную часть)

7 качеств хорошей электронной почты

Электронная почта — недооцененная коммуникационная платформа; Я даже утверждал, что это эффективнее телефонных звонков (в большинстве ситуаций, кроме продаж). Тем не менее, он, безусловно, хорошо принят предприятиями в качестве средства коммуникации, и подавляющее большинство американцев используют его в качестве основного канала делового общения.

Но эффективность электронной почты ограничена усилиями, прилагаемыми к каждой из них ее отправителем. Вместо того, чтобы использовать уникальные преимущества средства массовой информации, слишком многие люди склонны бессистемно вкладывать свои мысли в текст электронного письма и нажимать кнопку «Отправить».Если информация вводится нечетко, очевидно, что она будет гораздо более восприимчивой к неправильной интерпретации, что вызовет потенциально длинную цепочку возвратно-поступательных движений, которая снижает производительность.

Некоторые люди, испытавшие это, настаивают на том, что телефонные звонки и личные разговоры более выгодны для делового общения. Бывают случаи, когда телефонные разговоры и личные разговоры более эффективны и продуктивны, но в большинстве случаев электронная почта является почти идеальным средством общения — если она используется правильно.Вот семь качеств успешного электронного письма.

1. Кратко. Электронная почта — не место для бессвязных разговоров. Поскольку электронные письма могут передавать практически неограниченное количество информации, легко пойти по сторонам или попытаться включить все возможные биты информации в одно письмо. Обычно это не лучший подход. Вместо этого лучше сосредоточиться на том, чтобы ваши электронные письма были как можно более краткими; Другими словами, лучше изложить как можно больше информации в как можно меньшем количестве слов.

Это можно сделать, вырезав ворсинки.В отличие от телефонных звонков, вам не нужно тратить время на светскую беседу или объяснение проблемы. Вместо этого вы можете сразу же начать с представления наиболее актуальной информации. После того, как вы составите свое электронное письмо, прочтите и удалите все ненужные предложения (или отдельные слова).

2. Сосредоточенность на намерении. Говоря о целях, в вашем электронном письме она должна быть. Если в вашем электронном письме нет центрального намерения, такого как «резюмировать встречу и повторять следующие шаги», вам не следует его отправлять.Все в вашем электронном письме должно поддерживать это центральное намерение, и это центральное намерение должно быть ясно каждому, кто его читает.

Чтобы ваше главное намерение было очевидным, вам нужна эффективная, прямая тема. Написание такого письма может быть трудным, особенно для длинных писем, которые должны охватывать много вопросов, но без немедленной и четкой строки темы ваше письмо может быть упущено из виду или его будет трудно найти по прошествии определенного времени. Включите такую ​​информацию, как клиент, тема или срок выполнения (для конкретного элемента действия).Никогда не используйте строку темы для написания основного текста.

3. Подведение итогов. В вашем электронном письме должно быть какое-то резюме, чтобы начать работу, если только это не ответ на уже начатую цепочку писем. В этом резюме вы должны зафиксировать все вопросы, рассмотренные на сегодняшний день (независимо от того, обсуждались ли все эти вопросы на недавнем собрании или в течение последних нескольких недель). Это позволит всем, кто читает письмо, быстрее получить справочную информацию, прежде чем вы углубитесь в суть дела.

Помните, есть разница между резюмированием и повторением. Вы не обязательно стремитесь повторить всю информацию, которая была рассмотрена на сегодняшний день. Вместо этого вы пытаетесь передать наиболее важные элементы этой информации в как можно меньшем пространстве.

4. Хорошо организованный. Ваша электронная почта должна быть логически организована. Не существует единого формата, применимого к каждому электронному письму, но каждое электронное письмо должно быть хорошо продуманным. Начните свое электронное письмо с обращения к своей аудитории и переходите к теме.Ваш предмет можно разделить любым количеством способов. Например, вы можете разделить свои разделы в хронологическом порядке, начав с краткого обзора предыдущих встреч, перейдя к общей сводке и закончив списком действий. Или вы можете сегментировать свое электронное письмо с точки зрения отдельных участников, указав обязанности каждого человека в одном групповом письме.

Независимо от того, как вы решите организовать свою электронную почту, ваша организация должна быть мгновенно узнаваема для всех, кто впервые читает ее.Держите всю соответствующую тему в соответствующем разделе электронной почты, без перетекания.

5. Возможность визуального сканирования. Это особенно важно, когда объем внимания находится на рекордно низком уровне, а количество входящих сообщений достигает исторического максимума. Даже если вашей целевой аудитории нужно прочитать ваше письмо полностью с первого раза, ваше письмо должно быть визуально «просканированным» для повторного чтения. Не делайте абзацы слишком длинными (создавая ужасную стену из текста) и старайтесь, чтобы определенные разделы контента появлялись с разным форматированием.Например, маркированные списки — чрезвычайно эффективный способ организовать и представить специальный список, потому что их можно быстро и легко прочитать. Они выделяются на фоне остального письма, и их можно решать по очереди.

Вы также можете использовать уловки форматирования, такие как выделение жирным шрифтом, для обозначения определенных имен или важных дат, а если вы хотите придумать что-то необычное, вы можете закодировать свой адрес электронной почты цветом, чтобы вести переписку с разными заинтересованными сторонами. Цель состоит в том, чтобы сделать ваше электронное письмо таким, чтобы на него было легко ссылаться с первого взгляда.

6. Вежливый и соответствующий тон. У писем есть один потенциальный недостаток. Поскольку они написаны, а не выражены с помощью широкого диапазона голосовых тонов и жестов языка тела, к которым мы привыкли в межличностном общении, они подвержены тональной неверной интерпретации. Это означает, что вы должны быть особенно осторожны, чтобы убедиться, что ваши слова правильно и надлежащим образом воспринимаются принимающей стороной.

Во-первых, убедитесь, что вы пишете тоном, который подходит вашей аудитории.Если вы отправляете электронное письмо новому клиенту с консервативными ценностями, лучше всего обращаться к нему формально как господин / госпожа / госпожа. а не с «Эй, Боб!» С другой стороны, если вы пишете коллеге по электронной почте о проекте, над которым вы сотрудничаете, не слишком резко используйте короткие недружелюбные предложения.

Во-вторых, будьте сердечны, но прямолинейны. Электронная почта — не лучшее место для саркастических или насмешливых шуток, даже если тон позволяет это сделать. Предположим, ваш читатель будет воспринимать все буквально.

7. Понятно по действию. У лучших писем есть четкий план действий. Если от ваших читателей не требуется никаких действий, возможно, вам вообще не нужно было отправлять электронное письмо. В более длинных электронных письмах элементы действий легко теряются. Некоторые авторы электронных писем могут случайно упомянуть их, закопав предложение в середине текста, в то время как другие вообще не будут их называть, предполагая, что элементы действий подразумеваются.

Вместо этого проясните все действия.Составьте список каждого элемента действия, а также стороны, ответственной за выполнение этого элемента действия, и ожидаемую дату завершения (если применимо). Ваши читатели мгновенно узнают, чего от них ждут, и, что еще лучше, у вас будет исторический момент, на который вы сможете ссылаться в будущем, чтобы привлечь эти стороны к ответственности.

Если вы начнете писать электронные письма со всеми семью этими важными качествами, вы улучшите последовательность и практичность своих писем. В результате ваши коллеги и клиенты будут счастливее, ваша продуктивность резко возрастет, и вам больше никогда не придется беспокоиться о бесконечной череде вопросов и ответов.

Если вас интересуют другие примеры того, как электронные письма превосходят традиционные телефонные звонки, ознакомьтесь с моей статьей: Только электронные письма, пожалуйста: 10 причин, по которым телефонные звонки являются пустой тратой времени.

Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.

9 лучших стилей темы электронной почты для повышения открытости

Сколько непрочитанных писем у вас в почтовом ящике? 300? 800? Или, может быть, если вы похожи на меня и участвуете в бесчисленных списках рассылки, 2644? И это после небольшой генеральной уборки Gmail!

Мы получаем ТОННУ писем каждый день (105 миллиардов отправляется каждый день!), И многие из них никогда не открываются.Люди завалены информацией — больше, чем когда-либо в истории! Но у нет времени на , чтобы все это впитать. Вероятность того, что ваше электронное письмо будет проигнорировано, довольно высока — если, конечно, у вас нет темы темы крутого тупика.

Тема письма — ваше первое (а может, и последнее) впечатление на пользователей. Во многих отношениях тема сообщения электронной почты на важнее, чем тело сообщения электронной почты . В конце концов, хороший информационный бюллетень ничего не стоит, если он никогда не выходит в свет.

Есть несколько различных школ мысли, когда дело доходит до создания сюжетных линий для слэм-данка. Мы рассмотрим 9 различных типов эффективных строк темы электронной почты и разберем примеры повсюду. Потому что больше открытий означает больше онлайн-продаж.

1. Простые, бессмысленные темы сообщения электронной почты

О минимализме можно многое сказать — пользователям нужно, чтобы вы четко и лаконично указывали тему сообщения, поскольку время всегда является преимуществом.

MailChimp провел исследование темы письма и обнаружил, что короткие описательные строки темы лучше, чем глупые приманки.Некоторые могут возмутиться обвинением в том, что юмор и креативность должны отойти на второй план при создании хороших тем для электронных писем, тем более что многие маркетологи утверждают обратное. Стоит отметить, что этот краткий подход наиболее применим к электронным письмам с уведомлениями , в которых у пользователя уже есть соединение с контентом, который вы доставляете.

Большинство этих примеров строк темы включают обновления или уведомления, связанные с активностью пользователя в социальных сетях, статусом заказа и т. Д.Эти электронные письма имеют определенную цель, поэтому их темы также должны быть конкретными.

Узнайте секреты создания дополнительной интерактивной копии рекламы с помощью нашего бесплатного руководства: 10 хитростей, чтобы получить клик

2. Забавные темы электронного письма

Юмористическая тема действительно может выделяться среди окружающих ее сухих и унылых писем. Однако юмор — это трогательная вещь — он процветает на эксклюзивности, что не всегда хорошо, если вы пытаетесь привлечь внимание масс.Однако, если вы хорошо знаете свою аудиторию и ваши электронные письма нацелены, удачно поставленная шутка может открыть ваше письмо и заработать много очков репутации среди людей с вашей длиной волны.

Несколько забавных примеров строки темы электронного письма:

• Пожалуйста, прикоснись ко мне! Enterprise Delight через Multitouch
• Защита от темных искусств: ESAPI
• Мечтают ли геймеры об овцах HTML5?
• Бережливое начало: ребенок получил (кормление) назад — бережливое производство в обучении

Строка «прикоснись ко мне» — это смешок, который будет понятен большинству читателей, но остроумие других забавных строк темы электронного письма может быть потеряно для некоторых пользователей, которые не посещали Хогвартс или не прошли свой Войт-Кампф. тест на эмпатию.Но если вы можете процитировать каждую строчку из песни Sir Mix a Lot’s Baby Got Back дословно… как это умеют некоторые из нас… вам понравится эта тема «Lean Startup».

Примечание. Замечательные строки темы электронного письма выше и несколько строк темы текста ниже заимствованы из этой статьи ClickZ, полной множества отличных примеров.

3. Спорные / шокирующие темы электронного письма

Споры (иногда) продаются, и они наверняка привлекают внимание. Использование шока, противоречий или оскорблений в теме письма требует от вас очень внимательного отношения к и .Вы можете получить открытие, но за счет клиентов. Эта стратегия требует, чтобы вы были уверены в том, что понимаете вкусы и представления своей аудитории. Это немного рискованно, но результат может быть довольно большим — не могли бы вы просто замазать строки темы ниже? Скорее всего, не.

• Все геи: социальные сети как социальное действие
• Почему ваш пятилетний ребенок более цифровой, чем большинство директоров по маркетингу
• Ваш маркетинг — отстой: зачем думать локально

4.Однословные строки темы

Одна из эффективных стратегий письма с темой письма включает в себя ультра-минималистский подход к теме письма из одного слова. Давайте взглянем на вкладку рекламных акций в моем Gmail. Вкладка «Продвижение» должна быть полностью переработана — Google начинает отображать рекламные письма в графическом дизайне, вдохновленном Pinterest. Если эта новая настройка сохранится, изображения займут строки темы в качестве основного элемента электронной почты.

До тех пор нам все еще нужно беспокоиться о текущем состоянии вкладки рекламных акций.Здесь полный беспорядок, стопки за стопками неоткрытых писем. Какой из них выделяется? Для меня это тема письма M3 от Amazon Local.

С простой точки зрения дизайна вы можете понять, почему линия темы Amazon Local привлекает внимание — ее длина и форма выделяются среди других похожих структур.

Еще один замечательный пример строки темы электронного письма поступил от Mequoda с простой строкой темы:

Паника

Это всего лишь одно слово, но эмоционально мощное.О чем мне паниковать? Я в опасности? Что происходит? У меня экзистенциальный кризис? Эмоциональные слова производят сильное впечатление.

5. Строки темы электронной почты с номерами и списками

Многие факторы, составляющие хороший заголовок сообщения в блоге, также определяют хорошую тему письма. Включение цифр в строку темы привлекает внимание, поскольку наш мозг естественным образом обращается к цифрам. Это, как правило, причина того, что списки первой десятки так успешны — списки легче обрабатывать нашему мозгу, и они вызывают любопытство, в дополнение к обещанию быстрого и легкого чтения.

Номера и строки темы электронного письма со списком выделяются по тем же причинам, что и строки темы из одного слова или необычная пунктуация — они визуально раздражают. Статья в The New Yorker обсуждает наше обожание листмании:

«Всякий раз, когда мы сканируем окружающую среду в поисках чего-то особенного, наша зрительная система останавливается из-за того, что не подходит — внезапно меняющиеся особенности или каким-то образом выделяются на фоне.Заголовок, который каким-то образом выделяется графически, имеет больше шансов уловить наш взгляд, а в среде, где десятки заголовков и историй соперничают за внимание, цифры разбивают визуальное поле ».

По сути, конечная цель — сделать тему вашего электронного письма визуально выделяющейся. Как вы это сделаете, решать вам!

Комикс XKCD, «Заголовки»

6. Персонализированные темы сообщения

Включение методов персонализации в строки темы электронной почты — еще один способ повысить открываемость.Под персонализацией я не имею в виду включение имени пользователя в строку темы — это стало настолько распространенной практикой, что многие пользователи считают это спамом. Вместо этого попробуйте предложения с учетом местоположения и языка или таргетинг по интересам. LivingSocial и Groupon — старые профессионалы в этом деле, они рассылают электронные письма с темой сообщений о сделках в вашем регионе.

LivingSocial также присылает мне электронные письма о сделках, которые я просматривал, но не совершил покупку, используя очень эффективную, но всегда полужадную стратегию ремаркетинга.LivingSocial также присылает мне новые предложения, основанные на моих прошлых покупках. В прошлом я совершал несколько сделок с Paint Nite и гончарными изделиями, поэтому предложения, связанные с искусством, я чаще всего вижу в своем почтовом ящике. У них мой билет в порядке!

Строка темы выше сочетает в себе персонализацию (посредством ремаркетинга) с редкостью, чтобы создать эффективную тему письма. Брава!

В более широком смысле хорошей практикой является понимание своей аудитории достаточно хорошо, чтобы знать, какой язык, стиль и предложения будут для них привлекательными.

Thrillist знает точно, , кто их аудитория — молодая, пьяная толпа, — и их разговорный тон идеально сочетается с их забавными темами электронной почты.

Thrillist знает свою аудиторию. Фотография любезно предоставлена ​​ Bem Devassa .

Thrillist делает и массу других вещей правильно; у них есть списки, локализация и дань празднику. Кто не хочет удивлять своих приятелей интересными фактами о Гиннесе на острове Св.Пэдди?

7. Вопросы и другие знаки препинания в темах электронной почты

Вопросительные знаки и необычная пунктуация — еще один способ выделиться из массы электронной почты. Восклицательный знак может быть полезен , но он настолько часто используется в строках темы, что не может быть очень сильным. Вместо этого поэкспериментируйте с забавными символами или громкими знаками препинания, чтобы привлечь внимание зрителей.

Задавая вашим читателям вопрос, в отличие от стандартного утверждения, они сразу же задаются вопросом.Вопросы вступают в мгновенный диалог с пользователями, повышая вероятность их открытия.

Выше Banana Republic сочетает вопрос с тактикой дефицита. Sephora задает эмоционально привлекательный вопрос (правда? Вас волнует?) Всего двумя словами, создавая действительно отличную тему.

8. «Недостатки» и другие тактики дефицита в предметных строках

У нас есть глубокий, неотъемлемый страх остаться позади, упустить возможность — когда-то этот менталитет стаи был инстинктом выживания, но теперь это просто еще одна стратегия, побуждающая нас к покупке.Заголовки электронных писем с угрозой дефицита (ограниченное по времени предложение!), Как правило, работают хорошо, и этот язык также является обычной практикой для сжатых страниц. Люди совершают довольно холодные поступки, чтобы не «упустить». Ага, у всех нас серьезный случай с FOMO. Добавьте несколько лишних слов, и вы можете быть удивлены, как изменится ваш рейтинг кликов.

Приведенные выше примеры включают числа, редкость, пунктуацию и частичное использование заглавных букв (акцент на частичном) для серьезного успеха строки темы.

9. Загадочные темы электронного письма

Как вам скажут Скуби-Ду или Сью Графтон, люди копают в своей жизни небольшую загадку. Если дать читателям почувствовать вкус чего-то интригующего, они могут укусить.

Рекомендации по теме сообщения электронной почты

Некоторые общие рекомендации по теме письма, которые следует учитывать при создании этих приманок.

• Введите несколько строк темы. Вы должны написать 10 строк темы для каждого электронного письма, так же как вы должны написать 10 заголовков для каждого сообщения в блоге.Тогда выбирайте лучший
• Не должно превышать 50 символов. Рекомендуется использовать в строке темы менее 50 символов. Строки темы, содержащие менее 50 символов, имеют более высокий процент открытий и CTR, чем строки с 50+. Пройдите более 50 символов, и вы рискуете быть отрезанными.
• Аллитерация. Привлекает обилие аллитерации! Попробуйте написать несколько запоминающихся строк темы электронного письма.
• Больше крышек ≠ Больше открывается. Заглавные буквы в теме письма НЕ ПОМОГУТ. Кепки — это мощное средство, но шутить с ними не стоит. Используйте их экономно и ответственно, как гранаты.

• Знайте свою аудиторию. Лучшим выбором для создания хороших строк темы электронной почты будет глубокое понимание вашей аудитории и ее удовлетворение. Это основное правило практически для всех аспектов онлайн-маркетинга, и хотя в ограниченном поле символов, например в строке темы, может быть немного сложнее, соответствие интересам и манерам вашей аудитории важно, если вы действительно хотите иметь высокие показатели открытий.

• Какой у вас тон? Большинство хороших тем электронных писем полагаются на разговорный тон для привлечения читателей. Такие сайты, как BuzzFeed и Upworthy, известные своими супер-успешными заголовками приманок, используют непринужденный разговорный тон.

• Призыв к действию. Неплохо использовать призыв к действию в теме письма. Хотя многие отказываются от участия из-за ограниченного пространства символов, призыв к действию может повысить открываемость.

Даже простое «Вперед!» может служить мотивирующим призывом к действию. Если вы не уверены, что является отличным призывом к действию, посмотрите этот пост с примерами призыва к действию Дэна, чтобы получить помощь.

• Используя You / Your. Несмотря на то, что оскорбления нередки, по-прежнему считается лучшей практикой использовать слова «вы» и «ваш», чтобы напрямую и комфортно разговаривать с читателями.

• Поместите себя в поле «От». Сделайте раздел «от» профессиональным и последовательным для бизнес-темы.Это не место для баловства — при таком большом потоке спама пользователи хотят видеть, что вы являетесь законным и надежным источником. В большинстве деловых электронных писем название бренда указывается в поле «от» или сопровождается чем-то вроде «Джон Смит из InvitaCorp».

• Всегда предметные строки A / B-тестирования. Я, должно быть, звучит как побитая пластинка — я знаю, я знаю, A / B тестирование блаа блаа, так важно, блаа блаа. Ну это так! Вам следует провести A / B-тестирование всего , на котором вы можете нажимать на клавиатуру, включая строки темы электронной почты.

• Обратите внимание на превью. Предварительный просмотр электронного письма, следующий за строкой темы, является ценным свойством, и все же , поэтому многие компании игнорируют его или позволяют заполнить его мусорным текстом.

Все правильно:

Неправильно:

Многие электронные письма содержат подобный текст или что-то подобное, потому что им нужна возможность просмотра в веб-браузере для тех, кто читает на мобильных устройствах.Вместо этого переместите ссылки «просмотреть в браузере» и прочую бессвязную болтовню в нижнюю часть электронного письма, чтобы вы могли максимально использовать поле предварительного просмотра.

• Видите то, что вам нравится? Укради это! Все величайшие художники мира — воры: они «заимствуют» у других, опираясь на существующие работы, чтобы создавать свои собственные. Не бойтесь сломаться. Если вы видите отличные темы, которые, по вашему мнению, будут работать на ваш бизнес, возьмите их! Немного подправьте их и примерьте на размер. Помните, что имитация — это лесть, так что используйте чертовски лестные строки из лучших строк темы электронного письма.

Почему мои открытые ставки — отстой?

Возникли проблемы с открытыми ставками электронной почты? Работа над темой письма поможет, но могут быть задействованы и другие факторы, например:

• Можно ли просмотреть сообщение электронной почты? Если ваша электронная почта плохо читается на устройстве пользователя, они не будут пытаться ее расшифровать.
• Вы вредитель? Если вы писали людям электронные письма каждый день, они могут быть сыты вами по горло, и вряд ли они откроют ваши электронные письма, если вы себя раздражаете.
• Когда вы его отправили? Многие люди не так часто проверяют электронную почту по выходным. Ознакомьтесь с нашей публикацией о том, когда лучше всего отправлять информационный бюллетень по электронной почте.
• Качество вашего списка рассылки. Это надежный целевой список адресов электронной почты? Если у вас некачественный список, это может отразиться на ваших открытых рейтингах.

Надеемся, мы предоставили вам информацию, которая поможет сделать строку темы электронного письма яркой. Эти советы должны помочь с открытием ставок, но как удержать этих читателей? Решать вам!

13 типов писем, которые необходимо отправлять в список рассылки

Знаете ли вы, какие типы писем следует отправлять в список рассылки? Вы, наверное, знаете, что электронный маркетинг — лучший способ продавать в Интернете, но что делать после того, как вы расширите свой список рассылки? В этом посте мы рассмотрим 13 типов писем, которые вам нужно отправлять в список рассылки.

Хотя сбор электронных писем и поощрение посетителей веб-сайта к подписке на ваш список — важный процесс, требующий много времени и усилий для совершенствования, конечной целью является не создание большого списка подписчиков. В какой-то момент вам нужно превратить этих подписчиков в клиентов.

Эффективность превращения всех этих потенциальных клиентов в платежеспособных клиентов действительно зависит от типов писем, которые вы отправляете.

Как создать список рассылки

Прежде чем мы углубимся в типы писем, которые вам нужно отправлять, важно иметь в первую очередь заинтересованный список рассылки.

Есть разные способы составления списка рассылки, но не все из них эффективны. Некоторые из них даже приводят к завышенному списку фальшивых или брошенных писем.

Подобные списки не очень важны для роста вашего бизнеса. А в некоторых случаях они могут даже пометить вас и внести в черный список как спамера.

Лучший способ быстро создать свой список с настоящими потенциальными клиентами — это использовать OptinMonster.

OptinMonster — это самый мощный инструмент для генерации лидов, который помог нескольким компаниям расширить список адресов электронной почты и улучшить конверсию.

Узнайте, как Адам Энфрой добавил 11300 подписчиков в свой список рассылки в 2019 году и продолжает добавлять 3000 подписчиков каждый месяц.

Хотите таких же результатов? Вот для чего можно использовать OptinMonster:

• Создавайте кампании по привлечению потенциальных клиентов, такие как всплывающие окна лайтбоксов, слайды, баннеры и т. Д.
• Используйте технологию Exit-Intent®, чтобы определять, когда посетители покидают ваш сайт, и запускать кампанию по привлечению потенциальных клиентов
• Запускайте флэш-распродажи, предложения и рекламные акции с таймером обратного отсчета
• Создавайте геймифицированные колеса, чтобы сделать лидогенерацию более интересной для посетителей
• Медийные кампании для целевой аудитории

OptinMonster имеет встроенный инструмент проверки лидов под названием TruLead ™.Это предотвращает попадание поддельных писем и спама и гарантирует, что собираются только подлинные электронные письма.

Plus, OptinMonster интегрируется со всеми популярными службами электронного маркетинга, такими как Constant Contact, MailChimp и Aweber.

Таким образом, вы можете комбинировать кампании по привлечению потенциальных клиентов со своей стратегией электронной почты, чтобы беспрепятственно превращать посетителей в подписчиков и клиентов.

Хотите узнать, как создавать кампании для создания списка рассылки прямо сейчас? См. Наше руководство по расширению списка с помощью OptinMonster.

Зачем нужны разные типы писем

Проблема многих неэффективных маркетинговых кампаний по электронной почте не в том, что они отправляют электронные письма слишком часто или нечасто. Дело в том, что контент, который они отправляют, недостаточно дифференцирован.

Если вы просто рассылаете одну и ту же старую еженедельную рассылку снова и снова, ваши подписчики перестанут интересоваться вашими электронными письмами, прежде чем у них появится возможность конвертировать.

Другая проблема неэффективных маркетинговых кампаний по электронной почте заключается в том, что они не включают хорошее сочетание электронных писем, основанных на «ценности», и электронных писем «продажи».Если вы постоянно отправляете письмо того или иного типа, вы либо отключите подписчиков, либо никогда ничего не продадите.

Будьте готовы все перепутать. Ваши подписчики оценят это, а вы получите выгоду от более высоких показателей открытия и кликабельности, что приведет к увеличению продаж.

Для начала давайте рассмотрим некоторые из различных типов электронных писем, которые вам абсолютно необходимо отправлять в свой список…

1. Приветственное письмо

Ваше приветственное письмо — это электронное письмо, которое вы отправляете подписчику в течение 24 часов после того, как он включится в ваш список.Это простое электронное письмо, в котором им рассказывается, насколько вы счастливы, что они подписались, а затем указывается, что они могут ожидать получить в своем почтовом ящике.

В приветственном письме MacPaw они сообщают вам, что вам следует ожидать ежемесячный информационный бюллетень с информацией об их продуктах, специальных предложениях, обновлениях и т. Д. Установив ожидания с самого начала, их новые подписчики не получат никаких неприятных сюрпризов. почтовый ящик.

Вы также можете рассмотреть возможность отправки скидки или специального предложения в приветственном письме.Poppin включает в себя код скидки на скидку 10 долларов (плюс, обратите внимание на маркированный список того, на что нужно «настроиться»).

Если у вас есть продукт SAAS, ваше приветственное письмо должно включать в себя информацию для ознакомления с призывом к действию, чтобы начать использовать ваше приложение.

Вот пример от Sellfy. Обратите внимание на то, как они напоминают вам о том, что вы можете делать с их программным обеспечением, и на зеленую кнопку с призывом к действию «Начать продажу».

Чтобы получить больше вдохновения, просмотрите эти высокоэффективные примеры приветственных писем.

2. Электронное письмо с предложением

Это электронное письмо содержит скидку, купон или другое специальное предложение, которое вы отправляете подписчикам в качестве «благодарности» за то, что находитесь в вашем списке VIP. Электронные письма с предложениями обычно имеют высокий процент открытий.

Независимо от того, включает ли ваша бизнес-модель предложение распродаж и скидок, рекомендуется время от времени рассылать какие-то специальные предложения только для ваших подписчиков. Это показывает вашу признательность и стимулирует продажи.

Вот пример электронного письма с предложением от Old Navy.Эти электронные письма очень важны, потому что они являются точной причиной, по которой их подписчики подписались в их список: чтобы услышать о продажах раньше всех.

Нет в рознице? Не волнуйтесь, вам не нужно снижать цены направо и налево. Вы по-прежнему можете предлагать бесплатную доставку, как Teavana. Еще одна замечательная особенность электронного письма с предложением Teavana — это добавленная стоимость рецепта внизу!

Даже если у вас нет физического продукта, вы все равно можете отправлять электронные письма с предложениями.Вот пример, когда Zapier предлагает бесплатное онлайн-обучение по их программному обеспечению. Это делает их подписчиков счастливыми, потому что дает им доступ к тому, о чем они, вероятно, не знали бы, если бы не были в списке, но также продвигает их подписчиков дальше по их воронке продаж.

3. Электронное письмо с опросом

По-настоящему хорошая маркетинговая кампания по электронной почте — это не монолог, это диалог. Вы не можете ожидать, что будете заваливать своих подписчиков электронными письмами, даже не попросив их ответа.

Вот тут-то и пригодится электронное письмо с опросом. Это простое электронное письмо (обычно отправляемое в течение первых двух недель), в котором их просят ответить на определенные вопросы по темам, имеющим отношение к вашему продукту. Затем вы можете использовать эту информацию, чтобы лучше адаптировать свои маркетинговые усилия к их потребностям.

Вот пример электронного письма с опросом от Dropbox: простой запрос на участие в 10-минутном опросе и предоставление отзыва. Вы будете удивлены, сколько людей действительно любит их заполнять!

Ваш опрос, однако, не обязательно должен представлять собой длинную 10-минутную анкету.Вы можете просто попросить своих подписчиков оценить их готовность порекомендовать вас другу, например Medium.

Если вашим подписчикам нужно немного больше стимулов для заполнения анкеты, сделайте им подарок. Тема этого письма-опроса Фрая — «50 долларов за ваши мысли».

4. Электронное письмо с запросом

Выполнив свои обещания, вы получили право попросить немного взамен. Это электронное письмо можно использовать, чтобы попросить об услуге, например, дать отзыв или оставить отзыв на определенном сайте.

Поскольку онлайн-отзывы — это, по сути, валюта во многих отраслях, это электронное письмо с высокой отдачей.

Casper (компания, занимающаяся продажей матрасов) просит своих клиентов оставить отзыв об их продукте, указав в теме письма «Как вы спали?».

TradeGecko использует в своей электронной почте очень симпатичного талисмана, чтобы побудить своих подписчиков оставить им оценку и отзыв.

5. Информационный бюллетень по электронной почте

Несмотря на то, что электронная рассылка новостей привлекает большое внимание в кругах электронного маркетинга, не попадайтесь в ловушку рассылки скучных или однообразных информационных бюллетеней только ради рассылки информационных бюллетеней.Это верный способ заставить ваших подписчиков нажать кнопку «отказаться от подписки».

Всегда следите за тем, чтобы ваши информационные бюллетени содержали важную, интригующую или полезную информацию. Если на этой неделе вы не собираетесь сказать ничего важного, пропустите.

eROI является ярким примером во многих отношениях. Первые несколько абзацев включают занимательное введение в тему информационного бюллетеня. Затем они включают четыре «подсказки для инсайдеров», которые включают кнопки «читать дальше» в записи блога на их сайте.Но лучшая часть этого информационного бюллетеня — интерактивный элемент внизу: они использовали рабочие переключатели, чтобы подписчики могли голосовать за тему следующего месяца! Как это круто?

Узнайте, как создать информационный бюллетень по электронной почте за 3 простых шага прямо сейчас!

6. Электронное письмо о бесплатном подарке

Знаете ли вы, что средний офисный работник получает 121 электронное письмо в день? Кроме того, открываемость маркетинговых писем колеблется в районе 18 процентов. Итак, если вы хотите, чтобы ваша электронная почта была одной из немногих, которые действительно открываются, вам нужно время от времени давать бесплатную информацию.

Эксклюзивное бесплатное подарочное электронное письмо, добавленное в вашу маркетинговую кампанию по электронной почте, будет работать как по волшебству, удерживая ваших подписчиков и, в общем, подписавшись на них.

Так какой же подарок лучше отправить? Легче всего начать с чего-нибудь, что можно загрузить. Например, Slides рассылает огромный пакет бесплатных дизайнерских ресурсов для загрузки.

Вот еще один пример бесплатной загрузки электронной почты от Font Fabric, которая предлагает ограниченную по времени возможность бесплатно загрузить некоторые из своих шрифтов (это добавляет элемент дефицита, который дополнительно обучает своих подписчиков быстро открывать свои электронные письма).

Death to the Stock Photo ежемесячно рассылает бесплатные подарочные электронные письма со своими загружаемыми фото-пакетами.

7. Ценное письмо

За каждым отправляемым вами электронным письмом не обязательно должна стоять какая-то прямая цель конверсии. Фактически, если вы хотите, чтобы электронные письма, ориентированные на конверсию, были эффективными, вы должны сначала заслужить доверие подписчика.

Электронное письмо с ценностями — это то место, где вы просто указываете значение без каких-либо строк. Это может быть сообщение в блоге, доза вдохновения или простой совет.Эти электронные письма — это то место, где вы действительно начинаете выстраивать отношения со своей аудиторией, и они являются абсолютно важным компонентом кампании электронного маркетинга с высокой конверсией.

FiveThirtyEight дает невероятную ценность своим ежедневным электронным дайджестам. Они собрали все интересные новостные сюжеты за день и сразу же подошли к концу, поэтому их подписчикам не нужно читать все истории самим, чтобы показаться умным при обсуждении текущих событий со своими друзьями и коллегами.

Каждый понедельник Noon Pacific раздает своим подписчикам микстейп из 10 лучших песен недели.

Вот еще один пример полезного письма от Trunk Club: здесь они предлагают руководство по стилю для летнего офиса, которое поможет вам выглядеть профессионально, не будучи невыносимо жарким и потным в своем костюме.

8. Адрес электронной почты для приема на работу

Подписчики хотят чувствовать себя особенными. Когда у вас есть вакансия, отправьте электронное письмо с просьбой назначить людей, которые, по их мнению, подойдут (или сами подадут заявку).

Это показывает, что вы действительно цените их вклад, плюс, ваши подписчики — ваши самые большие поклонники … почему бы не дать им шанс поработать в вашей компании?

Вот пример письма с просьбой о найме от Thoughtwire Media.

9. Письмо о новом продукте

Когда вы запускаете продукт или появляется новый товар, ваши подписчики должны узнавать об этом первыми.

Вы уже знаете, что это ваши самые заинтересованные клиенты, так что это отличный способ ускорить продажи.

Вот прекрасный пример электронного письма о новом продукте от Rifle Paper Co. Для этого не нужно много слов… фотографии говорят само за себя.

Как известно Design Disruptors, вам не нужно ждать выпуска продукта, чтобы отправить электронное письмо о новом продукте. На самом деле, неплохо было бы заранее создать предвкушение. В данном случае они разослали тизер-трейлер своего будущего документального фильма.

Noun Project вызывает ожидание своего нового инструмента, давая подписчикам возможность подписаться на специальный сегмент и узнавать о нем первыми.

10. Электронное письмо для повторного заказа

Если вы используете услугу подписки или продаете расходные материалы, которые заказываются через регулярные промежутки времени, простое электронное письмо с повторным заказом может быть эффективным способом удержания клиентов.

Dollar Shave Club знает, что сразу после покупки самое время предложить вам больше. Фактически, они предлагают бросить больше продуктов, прежде чем они отправят ваш существующий заказ.

11. Электронное письмо о брошенной тележке

Если у вас есть подходящие инструменты отслеживания сайта и клиенты вошли в свои учетные записи, вы можете узнать, когда они добавили товар в свою корзину, и отказаться от него, прежде чем совершить покупку.

Отправка приятного письма с напоминанием о том, что они еще не оформляли заказ, — очень эффективный способ восстановить потерянные продажи.

Casper очень повеселился своим электронным письмом о брошенной тележке с темой «Вы что-то забыли?» и заголовок «Возвращайся в постель».

Bonobos отправляет электронное письмо о брошенной тележке примерно через 48 часов после того, как ее оставили. В строке темы написано: «Все нормально с вашей транзакцией?»

Посмотрите наш список отличных примеров писем о брошенных корзинах, чтобы получить больше вдохновения.

12. Электронное письмо с объявлением

Стоит повторить, что подписчики электронной почты любят чувствовать себя ценными и особенными. Каждый раз, когда вы запускаете новый продукт или объявляете о мероприятии, отправьте простое электронное письмо своим подписчикам, чтобы сообщить им об этом и сделать их частью вашего растущего бренда.

Это электронное письмо занимает очень мало времени и является эффективным способом вызвать возбуждение.

Chick-fil-A действительно отлично справляется с задачей привлечь ваше внимание и создать ощущение таинственности и волнения в своем электронном объявлении.

Haworth использует красивую фотографию, чтобы объявить о своей новой линейке стульев. Не похоже, что они анонсируют приземленный стул, а скорее, что они начинают «новое движение» с этими революционными продуктами.

13. Юбилейное письмо

Многие маркетологи любят рассылать юбилейные электронные письма, чтобы поблагодарить подписчиков за то, что они являются частью их списка.

Вы можете отпраздновать годовщину того, как подписчик присоединился к вашему списку, или вы можете отпраздновать важную веху для вашего списка в целом.

Например, когда Trello охватило 10 миллионов пользователей, они раздавали бесплатное «Trello Gold» в качестве благодарности.

Grabyo отпраздновали отметку в 1 миллиард просмотров благодарственным письмом (и они также рассказывают, как им это удалось).

Заключение

Решить, на что потратить свою энергию и потратить время, является серьезной проблемой для маркетологов электронной почты. Вы тратите время на создание новых подписчиков или лучше сосредоточиться на написании разных типов электронных писем, чтобы превратить подписчиков в платящих клиентов?

Что ж, правда в том, что вам нужны подписчики и эффективных писем, чтобы электронный маркетинг работал на ваш бизнес.

С OptinMonster вам не придется часами в неделю сосредоточиваться на стратегиях захвата лидов. Наше уникальное программное обеспечение для генерации лидов включает в себя интуитивно понятный конструктор перетаскивания, мощные функции A / B-тестирования, таргетинг на уровне страниц и технологию намерения выхода — все это работает вместе и позволяет вам сосредоточиться на том, что действительно важно: создавать влиятельные электронные письма, которые привлекают ваше внимание. подписчиков.

Начните работу с OptinMonster сегодня и начните превращать больше посетителей веб-сайта в подписчиков и клиентов!

Опубликовано Мэри Фернандес

Мэри Фернандес — профессиональный блоггер.Когда ее нет за столом, Мэри обычно исследует солнечный Сан-Диего, штат Калифорния, со своим ноутбуком, мужем и тремя детьми на буксире.

Написание профессионального и эффективного электронного письма: 6 вещей, которые следует запомнить

Мы получаем и отправляем электронные письма каждый день, но как вы можете гарантировать, что получатели открывают ваши электронные письма? Вот несколько важных вещей, о которых следует помнить, прежде чем отправлять следующее электронное письмо:

1. Четкая и лаконичная строка темы

Старайтесь, чтобы ваша тема не выглядела как спам.При этом избегайте использования заглавных букв и чрезмерного использования знаков препинания. Он должен иметь возможность быстро резюмировать электронное письмо, и, если есть что-то, что им может потребоваться нажать в письме, упомяните об этом.

2. Правильное приветствие, почему это важно

Некоторые люди отправляют электронные письма без приветствия. Однако без формального приветствия получатель вряд ли прочтет электронное письмо. Это важно, особенно потому, что с помощью функций CCing и «Reply to All» сложно определить, кому адресовано электронное письмо.Также следует учитывать, что это будет часть строки предварительного просмотра электронного письма после строки темы.

3. Основной текст: только самое главное

Как только он достигает одного или двух абзацев, шансы, что кто-то прочитает письмо целиком, невелики. Сведите к минимуму бессвязный разговор и будьте прямолинейны. Опросы показали, что средний американский офисный работник получает в среднем 121 электронное письмо в день. Итак, электронное письмо из трех абзацев — это определенно то, на что у них нет времени.Если вы говорите об определенных файлах или веб-сайтах, к которым должен получить доступ получатель, прикрепите файлы или вставьте ссылки, чтобы он мог их найти. Когда дело доходит до вставки ссылок, попробуйте преобразовать текст в ссылку, а не просто вставлять всю ссылку в электронное письмо. Это облегчает чтение. Например, «Щелкните здесь, чтобы перейти на веб-сайт Pearce Center».

4. Не нажимать кнопку «Ответить всем»

За исключением случаев, когда это абсолютно актуально для всех, постарайтесь указать получателей ваших электронных писем.У вас больше шансов получить ответ от небольшой группы.

5. Завершите свое выступление четким заявлением о действиях

После электронного письма с предоставлением всей этой информации самое важное, что нужно сделать до того, как вы закончите свое электронное письмо, — это четко указать, какой именно ответ или действие вам нужно предпринять.

6. Подпись

Убедитесь, что в подписи к электронному письму указано что-то большее, чем просто ваше имя. Важно иметь подпись электронной почты с указанием вашего имени и должности, которую вы занимаете в организации, для которой вы отправляете это электронное письмо, чтобы получатель точно знал, кто им обращается.Если вы студент, вы можете указать свое имя, колледж и специальность, а также, возможно, должность в организации, частью которой вы являетесь.

Как написать отличное письмо в теме письма

AP / Ману Фернандес Если вы похожи на большинство профессионалов, вы, вероятно, пишете десятки электронных писем в день, но почти не задумываетесь о теме письма.Это второстепенная мысль, которую вы добавляете непосредственно перед тем, как нажать «Отправить».

Если так, то вы делаете большую ошибку. Строка темы часто определяет, открывается ли электронное письмо и как отвечает получатель.

Мы попросили специалистов по карьере, электронной почте и маркетингу дать свои лучшие советы по созданию идеальной темы. Ищете ли вы работу, пишете коллегам по электронной почте или обращаетесь к потенциальным клиентам, вот как вам следует подойти к этому:

1.Сначала напишите тему письма. Одна из самых распространенных ошибок, которые люди делают в электронной почте, — это забывают написать тему письма, — говорит Аманда Августин, карьерный эксперт в профессиональной службе подбора вакансий TheLadders. Электронное письмо с пустой строкой темы, скорее всего, останется непрочитанным или потеряно в переполненном почтовом ящике. Напишите тему письма перед электронным письмом, чтобы вы знали, что о нем позаботились.

2. Будьте короче. Типичный почтовый ящик содержит около 60 символов в строке темы электронного письма, в то время как мобильный телефон показывает всего 25–30 символов, говорит Августин.Перейдите прямо к сути в шести-восьми словах.

3. Поместите самые важные слова в начало. Колоссальные 50% электронных писем читаются на мобильных телефонах, говорит Дмитрий Леонов, вице-президент службы управления электронной почтой SaneBox. Поскольку вы не знаете, какая часть строки темы будет видна со смартфона, важно поместить наиболее важную информацию в начало. В противном случае неотразимые детали могут быть отключены.

4.Исключите слова-вставки. Имея такое ценное пространство, не тратьте его на ненужные слова, такие как «привет», «приятно познакомиться» и «спасибо», которые можно легко включить в тело письма.

5. Четко и конкретно укажите тему электронного письма. Строка темы должна точно отражать суть письма, чтобы получатель мог определить приоритетность письма, не открывая его. Например, написание «У вас есть секундочка?» является расплывчатым, говорит Августин, поскольку читателю придется открыть письмо или ответить, чтобы понять, что вы хотите.Если это заявление о приеме на работу, она предлагает указать ваше имя и должность, а если это другой сотрудник, вам следует указать проект, о котором идет речь в электронном письме.

6. Делайте это просто и целенаправленно. Кипп Боднар, вице-президент платформы маркетингового программного обеспечения HubSpot, говорит, что особенно если вы отправляете маркетинговое электронное письмо, оно должно быть сосредоточено на одном действии, о котором следует сообщить в строке темы. Предложите один вывод, укажите, как читатель может его использовать, и укажите, как вы его изложите.

7. Используйте логические ключевые слова для поиска и фильтрации. У большинства профессионалов есть фильтры и папки, настроенные для управления электронной почтой, и они, вероятно, не будут фокусироваться на вашем сообщении, когда увидят его впервые, говорит Леонов. Вот почему важно включать ключевые слова, связанные с темой электронного письма, которые сделают его доступным для поиска позже.

8. Укажите, нужен ли вам ответ. «Люди хотят знать, действительно ли им нужно читать это сейчас и нужно ли им отвечать», — говорит Августин.Если вам нужен ответ, четко укажите в теме письма «ответьте, пожалуйста» или «мысли, необходимые по теме X». Если нет, просто начните строку с «Пожалуйста, прочтите» или прибавьте «ответ не требуется» или «К вашему сведению» до конца.

9. Установите крайний срок в теме письма. Особенно, если у вас есть много информации, которую нужно передать в самом электронном письме, включая крайний срок прямо в строке темы, экспоненциально увеличивает шансы, что читатели ответят. Например, после темы электронного письма можно сказать: «Пожалуйста, ответьте до EOD в пятницу.”

10. Если кто-то направил вас, обязательно используйте его имя. Если вас порекомендовал общий знакомый, не оставляйте это в тексте электронного письма, — говорит Августин. Поместите его в тему, чтобы сразу привлечь внимание читателя. Более того, она предлагает начинать тему письма с полного имени человека, который вас направил.

11. Выделите ценность, которую вы можете предложить. Если вы отправляете холодное электронное письмо кому-то, кого вы не знаете, «вам нужна строка темы, которая указывает на ценность и сообщает, что они собираются получить», — говорит Боднар.Пробудите интерес читателя, предложив ему что-нибудь полезное. Предоставляете ли вы возможность выступить, скидку или услугу, четко укажите в теме письма, что это им выгодно.

12. Добавьте в него имя получателя или название компании. «Вы должны знать, кому вы отправляете электронное письмо, и они должны понимать, что оно касается них или предмета, интересного для них», — говорит Боднар. По его словам, использование их имени или названия компании — один из лучших способов сделать это, и у получателя гораздо больше шансов открыть письмо.Например, вы можете написать: «Увеличьте посещаемость Company.com на 25%» или «Джон, посмотри, как ты сравниваешься с конкурентами».

13. Не начинайте предложение, которое закончите в теле письма. Если вы начинаете мысль или вопрос, которые заканчиваются письмом, читатель будет вынужден открыть письмо. Это раздражает, и, поскольку целью является ясность и уважение ко времени получателя, это не очень помогает, — говорит Августин. Подумайте, может ли мгновенное сообщение, звонок или личный чат быть лучшим средством для ответа на ваш вопрос.

14. Не забудьте еще раз прочитать тему письма. Августин также предупреждает об ошибках копирования и вставки. Иногда, когда люди отправляют одно и то же электронное письмо нескольким людям, они забывают адаптировать его для каждого читателя и в итоге получают неправильное имя или заголовок в строке темы. Самый простой способ избежать этого — перечитать тему письма перед тем, как нажать «Отправить».

15. Не вводите слова ЗАГЛАВНЫМИ буквами. Использование заглавных букв может привлечь чье-то внимание, но не так.По словам Леонова, это цифровой эквивалент крика, и ваша задача — сделать письмо как можно более легким для чтения получателем, а не вызывать у него беспокойство. Вместо этого используйте дефисы или двоеточия для разделения мыслей и избегайте заглавных букв и специальных символов, таких как восклицательные знаки.

10 эффективных советов по написанию эффективного электронного письма

Есть разница между написанием электронного письма и написанием действительно эффективного электронного письма. Улучшение навыков написания электронных писем может стать разницей между получением быстрого положительного ответа или быстрого удаления.Развивайте свои навыки работы с электронной почтой с помощью этих 10 полезных советов, и вы будете на пути к созданию эффективных сообщений, которые принесут результаты.

Создайте значимую тему сообщения

При написании электронного письма важно использовать продуманную и подробную строку темы. Когда читатель видит строку темы, формулировка должна немедленно раскрывать, о чем идет речь. Он также должен быть достаточно релевантным содержанию сообщения, чтобы включать термин, который получатель, вероятно, будет искать, если возникнет необходимость снова найти электронное письмо.Это может определить, откроют ли читатели ваше сообщение и смогут ли они найти его позже, что важно для эффективных сообщений электронной почты.

Открыть с подходящим приветствием

При написании электронного письма избегайте соблазна сразу погрузиться в свой запрос в самой первой строке. Вместо этого, как и в случае с письмом, начните с соответствующего приветствия. Эта социальная изящность может произвести профессиональное впечатление, помогая вам наладить контакт с получателем.Обязательно используйте соответствующий уровень формальности.

• Для официального приветствия обычно лучше использовать мистер, миссис, мисс или мисс, после чего следует фамилия человека. Вы также можете использовать их имя и фамилию.
  
• Для менее формального приветствия вы можете просто использовать имя человека с запятой (Leanne) или добавить Dear или даже Hi перед именем.

Сосредоточьтесь на общей цели электронной почты

Какой бы ни была конкретная цель написания электронного письма, помните об этом при создании контента.Электронные письма должны быть краткими и по существу, поэтому все, что вы включаете в сообщение, должно содержать информацию, относящуюся к причине, по которой вы решили отправить электронное письмо. Абзацы должны быть краткими, содержать не более одной основной идеи. Вся информация, содержащаяся в электронном письме, должна поддерживать основную мысль. Постороннюю информацию следует удалить. Если человеку нужна информация, не имеющая отношения к цели, отправьте отдельное электронное письмо, относящееся к той теме, о которой идет речь.

Правильная организация электронной почты

Перед тем, как начать писать, подумайте, как лучше всего организовать ваше сообщение.Люди часто просматривают электронные письма, поэтому вам следует организовать свое сообщение так, чтобы читателям было как можно проще быстро получить нужную им информацию. Используйте короткие абзацы и маркированные списки, чтобы облегчить усвоение информации. Поместите соответствующие заголовки над абзацами, чтобы помочь читателям найти ключевую информацию. Если вы пытаетесь дать инструкции, рассмотрите возможность создания нумерованных списков, в которых каждый шаг будет в отдельной строке. Не используйте заглавные буквы, нестандартные или симпатичные шрифты, а также шрифты разных цветов. Эти вещи затрудняют чтение электронных писем.

Используйте правильный интервал электронной почты

Важно использовать правильный интервал в электронном письме. Это помогает обеспечить удобство восприятия и обработки документа читателями. Не пишите просто один длинный абзац, чтобы читатели могли его расшифровать.

• Оставьте пустую строку между приветствием и началом сообщения, нажав клавишу возврата.
• Используйте короткие абзацы с одинарным интервалом, которые начинаются с поля, а не с отступом.
• Оставляйте пустую строку между абзацами, чтобы читатели знали, когда одна тема или пункт заканчивается и начинается другая.
• Оставьте пустую строку между последним предложением электронного письма и текстом, завершающим сообщение.

Используйте соответствующий язык

Если вы отправляете электронные письма деловым контактам или другим профессиональным коллегам, обязательно используйте официальный язык и форматирование, подходящие для делового общения. Избегайте сленга, сокращений в текстовых сообщениях и смайликов. Вы можете быть несколько менее формальным с личными контактами, но вы все же должны помнить, что электронное письмо должно быть структурировано больше как настоящее письмо, а не как сверх-случайный текст или прямая переписка (DM).

Пишите правильным тоном

При написании электронного письма важно учитывать общий тон вашего сообщения. Не сосредотачивайтесь только на том, каким должен быть тон, но внимательно смотрите на то, что вы написали, как если бы вы были адресатом, чтобы вы могли получить реалистичное представление о тональности, которую можно интерпретировать. Когда вы пытаетесь понять тон, может быть очень полезно прочитать ваше сообщение вслух. Если вы знаете получателя, учитывайте его тип личности и то, как он обычно реагирует на определенные типы сообщений, чтобы избежать негативного ответа.

Никогда не отправляйте письмо в гневе

Никогда не пишите электронное письмо, когда вы злитесь, и сразу же нажмите «Отправить». Каждый раз, когда вы пишете эмоционально заряженное сообщение, напишите то, что, по вашему мнению, вы хотите сказать, а затем отредактируйте его, чтобы в нем было то, что вы должны сказать. Не редактируйте сообщение сразу после того, как закончите, так как вы, вероятно, все еще злитесь. Оставьте его на некоторое время, прежде чем завершить его отправку. Немного времени и расстояния могут дать вам перспективу, необходимую для того, чтобы не усложнять трудную ситуацию словами.Посмотрите несколько примеров того, как писать понятные и вежливые электронные письма, чтобы увидеть этот совет в действии.

Отправлять электронные письма без ошибок

Убедитесь, что вы отправляете правильное сообщение о своем уровне профессионализма, отправляя безошибочные сообщения электронной почты. Большинство почтовых приложений имеют встроенную функцию проверки орфографии, которая будет искать слова с орфографическими ошибками и основные грамматические ошибки при вводе. Используйте эту функцию, но также внимательно вычитайте ее перед отправкой электронного письма. Как только вы нажмете кнопку «Отправить», вы не сможете вернуть сообщение! Если ваше почтовое приложение не поддерживает эту функцию, подумайте о том, чтобы написать текст в текстовом редакторе, в котором она есть, а затем скопировать свою работу в электронное письмо после того, как вы закончите писать, и проверьте ее на точность.

Закройте вежливо с CTA

В конце сообщения электронной почты важно, чтобы вы не позволяли сообщению просто задерживаться в конце. Вместо этого закончите призывом к действию (CTA), в котором конкретно говорится, чего вы ожидаете (или надеетесь) от читателя. Затем пропустите строку и добавьте заключительное приветствие, например «С уважением», «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» или подобное. Затем оставьте пустую строку и введите свое имя. Если у вас нет встроенного блока подписи, добавьте такую ​​информацию, как название должности, название компании, номер телефона и адрес электронной почты.Если есть вложение, отметьте это под своей подписью, указав в конце «Вложения».

Примеры сообщений электронной почты: формальные и неофициальные

Теперь, когда вы ознакомились с 10 ключевыми советами по написанию электронных писем, возможно, вам будет полезно просмотреть несколько примеров электронных писем. Примеры электронных писем ниже иллюстрируют разницу между формальным и неформальным форматами электронной почты.

Официальная электронная почта: письмо деловому контакту

В приведенном ниже примере кто-то благодарит потенциального работодателя или делового партнера за потраченное время.Вы также можете использовать официальный адрес электронной почты для продолжения собеседования. Обратите внимание, что сокращения не используются, а язык вполне правильный. Никаких предположений не делается, но устанавливаются мягкие напоминания о том, как с ними связаться.

Тема: Представление портфолио — Дж. Абилин

Уважаемый мистер Грин:

Спасибо, что нашли время просмотреть мое портфолио. Я был бы рад поговорить с вами о будущем вашего отдела графического дизайна. Похоже, у вас есть несколько очень интересных изменений, которые ждут вас в процессе.

Звоните мне на мобильный в любое время по телефону (212) 871-3498. Конечно, вы также можете связаться со мной по электронной почте. Я с нетерпением жду возможности узнать вас получше.

С благодарностью,

Джек Абилин

[email protected]

Неофициальная электронная почта: письмо другу

В неофициальном электронном письме (почти) все идет. Если получатель — друг или личный знакомый, вообще говоря, вы можете немного ослабить свой язык.Тем не менее, помните, что всякий раз, когда вы нажимаете «отправить» в электронном письме или тексте, это становится постоянным приспособлением, которое может появиться снова в будущем. Итак, независимо от контекста, выбирайте слова с умом.

Тема: Благодарность и приглашение

Привет, Джесси,

Большое спасибо за помощь в обновлении моего портфолио. Благодаря тому, что вы для меня сделали, мне удалось получить интервью в отделе маркетинга AdExact!

Я определенно должен тебе кофе. Вы хотите встретиться в Гринвич-Виллидж в этот четверг? Я хотел бы побаловать вас одним из тех мокко фраппучино, которые вы любите!

Разговор скоро,

Джек

Применить советы по написанию электронной почты, чтобы вас заметили

Из-за постоянного потока сообщений электронной почты, вызывающего переполнение почтового ящика, люди часто сосредотачиваются на сообщениях электронной почты, которые действительно кажутся важными.Чтобы ваше письмо было прочитано, вам нужно, чтобы его сначала заметили. Именно в этом вам помогут приведенные выше советы. Использование этих советов поможет вам привлечь внимание получателей сообщения и удержать их вовлеченность. Это должно произойти в первую очередь; тогда они будут заинтересованы прочитать все содержание вашего сообщения.

Расширьте свои навыки письменного общения

Теперь, когда вы готовы создавать эффективные электронные письма, уделите время развитию своих навыков написания писем. Начните с того, что убедитесь, что вы умеете писать письмо.Затем овладейте искусством написания простого благодарственного письма. Когда вы освоите это и будете готовы к более сложному написанию писем, обратите внимание на то, как научиться писать письмо с жалобой. Скоро вы станете экспертом в создании эффективных письменных коммуникаций!

17 профессиональных советов по электронной почте для создания следующего электронного письма (с шаблонами!)

Каждую секунду отправляется и принимается более 3 миллионов писем. Итак, если вы хотите написать замечательное профессиональное электронное письмо (которое выделяется!), Это руководство как раз для вас.

Правильное написание профессионального электронного письма дает потрясающие преимущества:

• Открывайте, читайте и отвечайте на быстрее
• Будьте более харизматичным (да, мы определенно можем сделать это по электронной почте)
• Создайте свой профессиональный авторитет, отправив четкие и лаконичные электронные письма

Watch my видео о лучших советах по электронной почте:

Погрузимся!

17 советов по созданию идеального профессионального электронного письма

У меня есть несколько отличных шаблонов электронной почты на ниже, но я хочу начать с 17 советов по созданию отличного электронного письма.

# 1: Используйте платиновое правило

Вы когда-нибудь слышали о Золотом правиле?

Золотое правило: относитесь к другим так, как вы хотите, чтобы относились к вам.

Но знаете что? Я не люблю Золотое правило. Я предпочитаю платиновое правило.

Платиновое правило: относитесь к другим так, как ОНИ хотят, чтобы относились к ним.

Лучшие рассылки для своей целевой аудитории! Как это сделать? Подходит к их типу харизмы. В ходе нашего исследования мы обнаружили два типа харизмы:

Теплые соотносителей и компетентных учеников.

• Теплые реляторы любят наверстывать упущенное и подключаться. Обычно они больше пишут в электронных письмах и используют смайлики, ледоколы и истории. Им нравится делиться личным опытом и прикосновениями. Им нравится, когда к ним обращаются по имени и уважительно подписываются.
• Компетентные достижения — эффективные и прямые коммуникаторы. Им нравится переходить сразу к делу. Они могут даже пропустить социальные тонкости и новинки.

Вот две версии одного и того же электронного письма:

Электронная почта теплого представителя:

Тема: Жду подключения на следующей неделе

Привет, Диана!

Мне было приятно поговорить с вами сегодня.Я очень жду нашей встречи на следующей неделе. Я назначил нас на 12 часов в среду. Я выберу отличный ресторан поблизости; У меня есть местные фавориты =) Но я хотел проверить, нет ли у вас диетических ограничений?

И, конечно же, я обязательно принесу копию предложения. С нетерпением жду этого!

Лучшее,

Ванесса

П.С. Надеюсь, вашему сыну лучше!

Электронная почта компетентного исполнителя:

Тема: Подтверждение, среда, 12 часов

Уважаемая Диана,

Я хочу подтвердить нашу встречу на следующей неделе в 12 часов в среду.

На следующей неделе пришлю приглашение с указанием места. Есть ли у вас какие-либо диетические предпочтения?

Я принесу копию предложения. Спасибо тебе за все.

Лучшее,

Ванесса

Видите разницу? То, как вы пишете электронное письмо, либо уважает и уважает чьи-то отношения, либо усложняет им задачу. Так мы быстрее получаем ответы и открываемся.

Между прочим… узнай, кто из ТЫ, с помощью нашей бесплатной викторины на харизму.

Какой у вас тип харизмы?

Советы инсайдеров: Еще пара, о которой нужно помнить, чтобы адаптировать к вашему получателю…

• Знаете ли вы, в какое время дня лучше всего писать своему человеку по электронной почте? Если они жаворонки, определенно ударите их пораньше. У них много звонков днем? Избегайте этого времени.
• Еще раз проверьте адрес получателя электронной почты! Особенно «1», «я» и «я» (видите, что я там делал?). Вот забавный пример: единственная опечатка в адресе электронной почты привела к тому, что на мальчишник явился совершенно незнакомый человек.Ой! Вы можете посмотреть эту забавную ошибку на Youtube:

↑ Содержание ↑

# 2: Тщательно выбирайте режим…

Электронная почта — не единственный вариант! На самом деле электронная почта — лучший вариант только в определенных ситуациях. Вы также можете улучшить электронную почту.

Прежде чем даже подумать об отправке электронного письма, подумайте, является ли это лучшим способом общения. Следует ли передавать сообщение лично, с помощью голосового сообщения, телефонного звонка, чата или видеозвонка? Или еще лучше, стоит добавить видео? Новинка! Видео-сообщения электронной почты…

Вот «практические правила» моего канала:

• 1 предложение → чат: Если вы пишете электронное письмо, состоящее только из одного предложения, подумайте о том, чтобы просто поговорить с ним в чате.
• 3 абзаца → Телефонный звонок, воксер или видео-электронная почта. Если вы пишете более трех абзацев, рассмотрите телефонный звонок, воксер или видео-электронную почту с бомбой-бомбой.
• Более 5 вопросов → Видеозвонок. Если вы задаете более 5 вопросов в электронном письме, рассмотрите возможность видеозвонка, чтобы вы могли обсудить и развить ответы.

Итог: Иногда электронная почта — это здорово! И иногда это не лучший выбор.

↑ Содержание ↑

# 3: Запуск новых цепочек

Вы когда-нибудь получали электронное письмо, в котором тема просто заполнена пересылками и ответами? Или вы когда-нибудь были в цепочке писем, состоящей из 48 потоков и не имеющей ничего общего с темой или исходным вопросом?

Остановим безумие! Если вы участвуете в цепочке, которая не имеет отношения к исходной теме, или она зашла так далеко от курса, что вы не знаете, с чего начали … тогда пора начать новую цепочку.Все в ветке будут вам благодарны.

Take-Away: Не позволяйте вашей цепочке электронной почты длиться вечно. Хорошая электронная почта всегда должна быть удалена.

↑ Содержание ↑

# 4: Напишите отличную тему сообщения

Знаете ли вы, что одно слово может сделать или сломать вашу электронную почту? Согласно Quicksprout, разница в одно слово в строке темы электронного письма изменила рейтинг кликов посетителей на 46%!

Чтобы создать отличную тему электронного письма, отличные копирайтеры используют метод под названием «четыре U»:

• Уникальный.
• Ультра-специфичный.
• Срочно.
• Полезно.

Уникальные строки темы не скучны и забавны, например: «Разыскивается: мой недостающий кусок пиццы. Денежное вознаграждение: необязательно ». или «Это произойдет завтра … наша встреча».

Ультра-специфичные темы прямо к делу: «Вот финансовый отчет за 2 квартал 2020 года» и «Обновленный срок сдачи для редакционного календаря».

Срочно Тема письма либо удачна, либо пропущена (я расскажу об этом позже).Лучше избегать срочных слов, если ваш адрес электронной почты действительно не важен.

Полезные строк темы содержат то, что ваша аудитория сочтет полезным. Это восходит к знанию вашей целевой аудитории — что они сочтут полезным для себя?

↑ Содержание ↑

# 5: Поприветствуйте получателя

Это первое сообщение электронной почты, о котором многие забывают. При написании делового электронного письма важно всегда включать приветствие, как если бы вы приветствовали кого-то впервые.Вот несколько общих примеров:

Убедитесь, что вы правильно написали! Я всегда попадаю в архив, когда кто-то произносит мое имя Ваннесса. Или меня зовет Виктория — бывает еженедельно. Да, действительно.

↑ Содержание ↑

# 6: Выберите свой тон и шаблон

Есть 2 разных подхода к деловой переписке: повседневный и формальный. Если вы выберете случайный подход, вы сможете быстрее наладить взаимопонимание. Если вы идете формально, вы в большей безопасности, но сохраняете этот барьер.

Тон, который вы выбираете, зависит от культуры вашей компании и от того, с кем вы разговариваете. Если это друг / ваш сосед / близкий коллега, вам, вероятно, сойдет с рук случайный подход. Если это ваш начальник, супервайзер или менеджер по найму, ну…

«Сап, братан! Как дела сегодня на работе? звучит не так хорошо, если только вы двое не лучшие друзья. Попробуйте использовать эти фразы в своем электронном письме, чтобы выбрать повседневный или формальный тон:

Поскольку основная часть письма составляет тело сообщения, я также создал профессиональные шаблоны и примеры электронных писем, которые вы можете использовать — будь то предложение о работе, письмо об увольнении, письмо с извинениями и т. Д.!

Ознакомьтесь с шаблонами и примерами электронных писем в следующем разделе ниже!

↑ Содержание ↑

# 7: Используйте иерархию фактов

Это мой супер продвинутый совет по совершенствованию навыков работы с электронной почтой.Всегда ставьте на первое место самую важную идею. В лучшем случае люди просматривают свои электронные письма. В худшем — не дочитают. Не хорони свинец. Если у вас есть большой вопрос или большая идея, поставьте их наверху, чтобы у вас было больше шансов, что кто-то действительно их увидит. Это лишь одна из многих ошибок, которые вы можете совершить по электронной почте, но она наиболее важна для увеличения скорости отклика.

Take-Away: Реализуйте свою большую идею как можно скорее.

↑ Содержание ↑

# 8: Если оно длиннее трех абзацев, СТОП

«Как написать хорошее письмо: 1.Напишите свой адрес электронной почты 2. Удалите большую часть его 3. Отправьте ».

— Дэн Мунц

Если вы думаете, что ваше электронное письмо слишком длинное, возможно, так оно и есть! Если вы можете сэкономить время, сделав свое электронное письмо короче, он будет в десять раз больше благодарен, чем необходимость прочитать длинное письмо (его, скорее всего, проигнорируют или сохранят на потом!).

Take-Away: Если ваше электронное письмо длиннее трех абзацев, подумайте о том, чтобы позвонить. Или, возможно, поговорите лично. Может быть, даже проще организовать видеозвонок, особенно если вы являетесь частью виртуальной команды.Что бы вы ни делали, не пишите романы по электронной почте!

↑ Содержание ↑

# 9: Не злоупотребляйте словом СРОЧНО

Это СРОЧНО, мне нужно вернуть его как можно скорее. Это СУПЕР ВАЖНО, потому что я пишу заглавными буквами.

Когда я вижу «СРОЧНО» в теме письма, мое сердце бешено колотится. Я думаю о действительно неотложных вещах, таких как кровопролитие, падение со скалы или падение Youtube — знаете, действительно серьезные вещи.

Если вы злоупотребляете как можно скорее и СРОЧНО, вы рискуете, что люди будут относиться к вам менее серьезно, когда на самом деле срочно.Не походите на мальчика, который кричал волк.

Take-Away: Не используйте как можно скорее, СРОЧНО, ВАЖНО, если это действительно, действительно как можно скорее, СРОЧНО или ВАЖНО.

↑ Содержание ↑

# 10: Сдерживайте свои эмоции

Эмоции могут подорвать доверие к вашей электронной почте. И это может происходить одним из двух способов.

Чрезмерно возбужденные электронные письма могут свести людей с ума:

• Четырехкратный восклицательный знак (!!!!)
• 5 смайликов (: D 😀 😀 and: D) и
• 3 сердечка (♥♥♥) позже….

… и ваш адрес электронной почты равен нулю. Я люблю азарт, но не слишком увлекаюсь… особенно смайликами. Вы также должны избегать эмоциональных писем. Это когда вы злитесь, расстроены или раздражены и пишете всем что-то неприятное. Я обещаю, что вы пожалеете об этом.

Take-Away: Если ваше сердце колотится, когда вы пишете электронное письмо, тогда ОСТАНОВИТЕСЬ. Сделайте перерыв и повторите попытку через 24 часа.

Боковое примечание: Что касается смайликов, это нормально, бросить один или два смайлика более знакомым друзьям и более близким отношениям! Я использую их экономно, , потому что их чрезмерное использование может вызвать у получателя электронной почты плохие воспоминания о средней школе.=)

↑ Содержание ↑

# 11: Завершить призыв к действию

Как читатель в конце электронного письма, у вас есть два варианта: ответить или проигнорировать. Как отправитель, вы всегда хотите, чтобы он ответил. Лучший способ увеличить количество ответов — всегда заканчивать письмо призывом к действию. Если вы действительно хотите пофантазировать, можете выделить жирным шрифтом …

Take-Away: Что еще нужно от них сделать, ответить или спросить? Закончите на этом, чтобы им было легче ответить.

↑ Содержание ↑

# 12: Подпись

Это последняя часть вашего письменного сообщения электронной почты, где вы подписываетесь заключительным замечанием. Знак должен завершать ваше сообщение и по большей части заканчиваться на высокой ноте!

Вот несколько примеров распространенных подписей по электронной почте, которые вы можете использовать:

↑ Содержание ↑

# 13: Добавьте профессиональную подпись электронной почты

Великолепная подпись — это последний шанс произвести неизгладимое впечатление.Вы можете подписаться, просто набрав свое имя (например, Ванесса ван Эдвардс), но в нем отсутствует определенный уникальный коэффициент , который может иметь подпись.

Вы можете выложиться на полную со своей подписью — я видел так много причудливых подписей электронной почты, которые выглядят потрясающе , как эта анимированная подпись Дженнифер Джонс:

Привлекающие внимание фото, гифки и шоколад !? Это выглядит потрясающе, но многие почтовые службы могут просто отправить его как вложение или полностью заблокировать, поскольку он занимает много драгоценного почтового ящика.

Вместо этого, мой лучший совет по подписям электронной почты: будь проще! Никаких изображений, простой текст, по существу.

Отличная простая подпись электронной почты сделает вас незабываемым и профессиональным. Это может быть ваше полное имя и должность:

Или вы можете сами добавить ссылки на рынок и показать, что у вас есть / вы работаете в уважаемой компании. Вот тот, который я сейчас использую…

↑ Содержание ↑

# 14: Проверьте свою грамматику

Grammarly проверил 100 профилей на LinkedIn носителей английского языка, работающих в индустрии потребительских товаров.Находки?

• Специалисты с меньшим количеством грамматических ошибок в профилях LinkedIn были переведены на более высокие должности. Те, кто не дошел до руководящих должностей, сделали в 2,5 раза больше грамматических ошибок.
• Меньшее количество грамматических ошибок связано с большим количеством рекламных акций. Специалисты, получившие от 1 до 4 повышения за свою карьеру, сделали на 45% больше грамматических ошибок по сравнению с теми, кто получил повышение от 6 до 9.

Но вам, вероятно, не нужно было заниматься, чтобы понять, насколько важна грамматика. Некоторые люди, например Кайл Винс, генеральный директор iFixit, даже не нанимают людей, плохо владеющих грамматикой. Проверьте свою электронную почту на предмет грамматики с помощью таких инструментов, как Grammarly — это может означать разницу между приглашением кого-то на обед и его съедением!

↑ Содержание ↑

# 15: Увеличить задержку отправки, чтобы избежать ужаса доставки

Вы когда-нибудь случайно нажимали кнопку «Отправить» слишком рано, и ваша реакция была примерно такой же, как у Глории из Modern Family:

Если да… вы не одиноки.К счастью, вы можете исправить это, увеличив задержку отправки.

Задержка отправки — это таймер обратного отсчета, который запускается сразу после нажатия кнопки отправки. Это отличная функция для выявления любых опечаток в последнюю минуту или если вы в последний момент передумали, прежде чем отправить это гневное письмо своему коллеге.

Вот как. Если вы пользуетесь Gmail, как я, перейдите к настройкам.

Затем на вкладке «Общие» найдите параметр «Отменить отправку».Увеличьте период отмены отправки с 5 секунд по умолчанию до 30 секунд.

Наконец, сохраните изменения, и все готово!

Совет профессионала: Это большая ошибка новичков. Вы открываете электронное письмо и начинаете сверху. Кому: Тема: Сообщение. Неправильный! Всегда добавляйте адрес последним. Никогда не угадаешь, когда эта надоедливая кнопка отправки заработает сама по себе.

↑ Содержание ↑

# 16: Станьте почтовым шпионом

Когда мы отправляем сообщение Facebook, мы знаем, когда его кто-то читает.Почему не по электронной почте? Отправка небольшого уведомления, если кто-то открыл вашу электронную почту, должна быть функцией по умолчанию, чтобы вы знали, читает ли кто-то ваше письмо… или он просто игнорирует его.

Зная, когда кто-то читает вашу электронную почту, вы на шаг впереди игры.

Лучший способ отслеживать, когда ваше письмо было прочитано, — использовать Bananatag.

Bananatag — это инструмент электронной почты, который отправляет вам небольшое уведомление, когда кто-то открывает отслеживаемое письмо. Есть даже отличное расширение для Chrome, которое легко установить.

Лучшая часть? Человек, открывший письмо, не узнает, что оно отслеживается. Таким образом, вы находитесь под прикрытием, как ниндзя, замаскированный в темноте ночи, а получатель вашего электронного письма ничего не знает. Вы будете настоящим «почтовым шпионом»!

↑ Содержание ↑

# 17: Создание шаблонных ответов

Знаете ли вы, что вы можете сохранить все шаблоны электронных писем из этой статьи в своей учетной записи электронной почты и использовать их снова и снова, сколько душе угодно (надеюсь, не в случае отставки!)? Вот как это сделать в Gmail:

1. Убедитесь, что на вкладке «Настройки» -> «Дополнительно» включены шаблоны.

2. Нажмите кнопку «Написать» в верхнем левом углу, чтобы создать новое электронное письмо.

3. Скопируйте один из приведенных ниже шаблонов электронной почты и вставьте его в электронное письмо или создайте собственное электронное письмо, которое вы планируете использовать повторно.
4. Нажмите на 3 точки в правом нижнем углу электронного письма -> Наведите указатель мыши на шаблоны -> Сохранить черновик как шаблон -> Сохранить как новый шаблон.
5. Готово! Теперь у вас есть новый шаблон электронного письма, который вы можете использовать позже.

↑ Содержание ↑

Примеры профессиональных писем

Итак, вам нужно отправить важное письмо.Если вы не знаете, как начать профессиональную переписку, я вам помогу! Профессиональные форматы электронной почты различаются, поэтому вот список шаблонов электронной почты, которые вы можете использовать в качестве «шпаргалки» в различных ситуациях. Начиная с…

↑ Содержание ↑

Шаблон электронного письма № 1: Предложение о работе

Есть предложение о работе или хотите его? Большой! Работа меняет жизнь, поэтому важно отправить хорошее профессиональное письмо о вакансии. Вот как написать электронное письмо о вакансии, которую вы хотите предложить, принять предложение о работе или отклонить предложение о работе по электронной почте.

Предложение работы

В каждом электронном письме с хорошим предложением о работе должно быть указано 7 деталей трудоустройства, в том числе:

• Подтверждение предложения. Первое, что вы должны сделать, это сообщить вашему потенциальному сотруднику, что у вас есть предложение о работе для него / нее.
• Должность / название должности. Четко укажите должность, а также любые дополнительные обязанности, о которых он может не знать.
• Сводная информация о льготах и ​​заработной плате. Выделите все важные преимущества этой позиции.
• Дата начала. Включите предложенную дату начала и предложите гибкость (если есть).
• Выражение радости или благодарности. Ясно выразите свою благодарность и поблагодарите своего потенциального работодателя за процесс собеседования.
• Прилагаемый трудовой договор / контракт. Приложите подробную форму и при необходимости попросите подпись о принятии.

Пример электронного письма с предложением работы:

Вот письмо с предложением о работе, которое Скотт, генеральный директор Science of People, написал одному из наших новых членов команды (конфиденциальная информация удалена):

Шаблон электронного письма для принятия предложения о работе:

Строка темы: Предложение о работе от [Название компании]

Уважаемый [укажите имя получателя] ,

Большое спасибо за вчерашний звонок! Я очень рад поговорить с вами и услышать о вашем энтузиазме по поводу этой должности.Мы рады предложить вам должность [название должности] на [название компании].

Я приложил для вашего ознакомления наш трудовой договор, но вот некоторые подробности:

[сводка пособий, включая заработную плату]

Мы будем рады, если вы начнете на следующей неделе по телефону [дата начала] , если вы в это время свободны.Пожалуйста, дайте мне знать, подойдет ли другая дата.

Если у вас есть другие вопросы или проблемы, сообщите нам, и мы будем рады ответить. Мы очень рады приветствовать человека, обладающего вашей страстью и талантом, который поможет распространить информацию повсюду.

С уважением,

[Ваше имя]

Шаблон электронного письма для принятия предложения о работе

Есть предложение о работе? Большой! В зависимости от вашего следующего шага у вас есть несколько вариантов:

• Акцепт оферты. Это может быть так же просто, как выразить свою благодарность и признательность, а также заполнить любые формы или контракты (если таковые имеются).
• Обдумывание вещей. Если вам нужно время, вы можете сообщить своему потенциальному работодателю, что вам потребуется несколько рабочих дней, чтобы принять решение.
• Согласование позиции. Прежде чем начать переговоры, прочтите нашу научно обоснованную статью о том, как вести переговоры!

Принимая предложение о работе, помните следующее:

1. Напишите четкую строку темы. В теме письма четко укажите, что вы принимаете предложение.
2. Повторите, что вы принимаете позицию. Опять же, повторите свое согласие в первой строке вместе с названием должности и компанией.
3. Покажи спасибо. Поблагодарите компанию и / или нанимающего человека за предоставленную возможность.
4. Подведите итоги. Подтвердите и подтвердите свое согласие с условиями предложения, включая зарплату, льготы и дату начала.
5. Предложите свою поддержку. Спросите получателя, не нужно ли ему еще что-нибудь от вас.
6. Конец на высокой ноте!

Шаблон электронного письма для принятия предложения о работе:

Тема: Принятие предложения о работе — [Ваше имя]

Уважаемый [укажите имя получателя] ,

Я с радостью приму предложенную должность по телефону [название компании] на должность [должность] .Большое спасибо за эту прекрасную возможность стать частью нашей команды.

Я полностью прочитал трудовое соглашение и приложил подписанную копию к этому электронному письму. Я подтверждаю, что моя начальная зарплата будет [размер зарплаты] , а моя начальная дата будет [дата].

Если вам что-нибудь понадобится от меня до даты начала, пожалуйста, дайте мне знать. Вы можете связаться со мной по телефону [номер телефона] или связаться со мной по электронной почте.Я очень рад вскоре поработать вместе с вами и остальной командой!

С уважением,

[Ваше имя]

Совет от профессионала: Хотите произвести неизгладимое впечатление? Попробуйте позвонить своему новому работодателю по телефону вместо того, чтобы писать электронное письмо.

Отклонение предложения о работе

Вы когда-нибудь слышали об исследовании отказа, в котором выяснилось, что разбитое сердце ощущается так же, как сломанная рука? Отказ причиняет боль даже вашему потенциальному работодателю.Вот как (любезно) отклонить ваше предложение о работе за 4 шага:

1. Изложите оферту. Включите название компании и предлагаемую должность.
2. Покажи спасибо. Выражаем благодарность за потраченное время и усилия.
3. Отклонить предложение. Сделайте этот шаг кратким и постарайтесь не вдаваться в подробности.
4. Конец на высокой ноте!

Отклонение шаблона электронного письма с предложением о работе:

Тема: Предложение о работе — [Ваше имя]

Уважаемый [укажите имя получателя] ,

Спасибо, что предложили мне должность [название компании] на должность [должность] .Было приятно поговорить с вами, и я ценю, что вы нашли время взять у меня интервью.

Это было трудное решение, но я решил отклонить предложение, потому что [Я принял должность в другой компании / Я останусь на своей нынешней должности в своей компании / Я выбрал другое направление карьеры ] .

Еще раз спасибо за ваше время и внимание, и я надеюсь, что наши пути пересекутся в будущем.

С уважением,

[Ваше имя]

↑ Содержание ↑

Шаблон электронного письма № 2: Заявление об увольнении

Уйти с работы всегда нелегко, особенно по электронной почте. Уходя в отставку, лучше всего сделать это лично, а затем отправить физическое письмо или даже по телефону. Но если вам нужно сделать это по электронной почте (например, если вы работаете на дому), следуйте некоторым рекомендациям:

1. Укажите в теме письма. Вы хотите внести ясность, поэтому добавьте слово «отставка» или «увольнение» где-нибудь в строке темы.
2. Укажите свою позицию. Независимо от того, насколько мала компания, важно указать свою должность и / или название компании — в конце концов, это официальное электронное письмо с заявлением об увольнении, и за ним следует следить.
3. Уведомить за 2 недели. Это норма для всех рабочих мест в Америке, и это помогает установить хорошие отношения с вами и вашим работодателем. Если вы не можете уведомить вас за две недели, уделите как можно больше времени.Сообщите своему работодателю день, когда вы увольняетесь.
4. Выразите благодарность. Выразите благодарность за возможность поработать с вашим работодателем. НЕ говорите негативно о своем работодателе — в конце концов, это электронная почта, и все записи никогда не стираются.
5. Объясните причину. Объясняйте причину и не вдавайтесь в подробности, если только вы не очень близки со своим работодателем.
6. Предложите свою поддержку. Убедитесь, что ваша компания знает, что вы готовы помочь им в переходный период.
7. Оставьте свои контактные данные. Если вашей компании потребуется связаться с вами в будущем по какой-либо причине, оставьте для них свою контактную информацию.

Совет от профессионала: Не обсуждайте свою отставку с коллегами до того, как она станет официальной. Это позволит избежать раскрытия босса ненужной драмы и потенциальных «секретов».

Пример электронного письма об увольнении:

Шаблон электронного письма об увольнении с работы:

Тема: Отставка — [Ваше имя]

Уважаемый [укажите имя получателя] ,

Я отправляю это электронное письмо, чтобы проинформировать вас о моей отставке [должность] на [название компании] , действующий [дата]. Я хотел сообщить вам, что это был потрясающий опыт работы здесь, и я хотел поблагодарить вас и команду за поддержку и прекрасное время, которое мы провели вместе.

Я знаю, что это произошло внезапно, но я решил уйти в отставку, потому что [причина]. Если я могу чем-нибудь помочь во время этого перехода, или если вам что-нибудь понадобится от меня до даты моей отставки, пожалуйста, дайте мне знать.

Вы также можете связаться со мной по телефону [номер телефона] или [электронная почта].

Еще раз большое спасибо за возможность работать по телефону [название компании] . Я искренне благодарен за то, что поработал здесь, и надеюсь, что мы будем поддерживать связь в будущем.

С уважением,

[Ваше имя]

↑ Содержание ↑

Шаблон электронного письма № 3: Извинения

Ой, ты напортачил? Ничего страшного, все мы ошибаемся! Проблема в том, как мы признаем свои ошибки?

Во-первых, вот чего НЕ говорить, любезно предоставлено твитом United Airlines:

Фраза «Прошу прощения за повторное размещение этих клиентов» не кажется такой искренней, не так ли? Вот почему это «извинение» вызвало бурную реакцию общественности.”

К счастью, есть несколько советов, как составить отличное электронное письмо с извинениями и не выглядеть неискренним:

1. Тема. Скажите «извините» или «прошу прощения». Убедитесь, что вы серьезно!
2. Обращайтесь к своим ценностям. Заявите о своих убеждениях и ценностях, а также о том, почему вы обладаете хорошими моральными качествами и доверием.
3. Решите проблему. Объясните ошибку, которую вы сделали, и почему эта ошибка противоречит вашим ценностям.
4. Извините. Это должно быть по возможности искренним и написано вашими собственными словами. Не указывайте пальцем и признайте свою ошибку.
5. Объясните свой план на игру. Это самая важная часть. Расскажите получателю, как вы изменитесь или какие действия предпримете, чтобы улучшить ситуацию.
6. Просите прощения. Не бойтесь проявить немного эмоций, чтобы продемонстрировать, как вам на самом деле жаль.

Пример письма с извинениями:

К счастью, с учетом вышеперечисленных советов, United Airlines намного лучше справилась с официальным письмом с извинениями:

«Мы никогда не сможем сказать, что достаточно сожалеем о случившемся» звучит намного лучше! Кроме того, в полном письме объясняются все изменения, которые United Airlines внесет, чтобы предотвратить повторение этой проблемы.

Шаблон электронного письма с извинениями:

Тема: Прошу прощения — [Ваше имя]

Привет [введите имя получателя] ,

Я знаю, что это важно для [государственная ценность / убеждение]. Вот почему мне плохо, когда я [здесь ошибка].

Прошу прощения за это. У меня нет оправдания этой ошибке, и я действительно хочу показать вам, как я могу добиться большего успеха в следующий раз. Для того, чтобы компенсировать вам, я сделаю [do x, y, z].

Пожалуйста, простите меня за мою ошибку. Я очень надеюсь, что вы примете мои глубочайшие извинения.

С уважением,

[Ваше имя]

↑ Содержание ↑

Шаблон электронного письма № 4: Электронное письмо о больничном

Мы все были в этом: однажды вы просыпаетесь с чувством першения в горле и головокружением и жаром в голове.Вы заболели, и у вас есть еще более серьезная проблема — вам нужно сообщить об этом своему боссу.

Вот как написать идеальное электронное письмо на больничный за 6 шагов:

1. Понятная тема. Как и в любом другом профессиональном электронном письме, напишите тему четко, например: «День болезни — [Ваше имя]».
2. Укажите причину. Сообщите своему работодателю, что вы плохо себя чувствуете и что мешает вам прийти в офис. Это может быть что угодно, от «лихорадки» до «кашля» или просто «плохого самочувствия».”
3. Ожидаемое время прибытия. Сообщите своему работодателю, когда вы собираетесь вернуться. Если вы не знаете, когда, дайте им знать, что вы вернетесь на определенное свидание, если вам станет лучше.
4. Сообщите им о своей доступности. В зависимости от того, насколько вы больны, вы можете сообщить своему работодателю, что с вами можно будет связаться по электронной почте или телефону. Если вы слишком больны, чтобы делать то же самое, сообщите им, что вы не будете проверять свою электронную почту.
5. Перенести график. У вас важная встреча? Срок сдачи проекта? В своем электронном письме укажите, что вы планируете перенести их на более поздний срок.Вы даже можете попросить коллегу помочь, если это возможно.
6. Отдать кредит. Обязательно запишите все записи врача или больничные формы, которые вы можете отправить своему работодателю, чтобы они знали, чем вы занимаетесь в течение больничного дня.

Совет от профессионала: Не ждите. Чем раньше, тем лучше … особенно если вы не знаете, проведете ли вы день дома или в кабинете врача. А если вы уже опоздали? Отправьте это письмо как можно скорее!

Шаблон электронного письма на день болезни:

Тема: Больной — [Ваше имя]

Привет [введите имя получателя] ,

Я хотел сообщить вам как можно скорее, что я не выйду на работу сегодня, потому что [у меня поднялась температура с прошлой ночи / у меня болит живот / я заболел гриппом]. Я пошел к врачу, и мне сказали, что я могу вернуться, начиная с завтрашнего дня, если мои симптомы исчезнут. Я могу предоставить вам справку от врача, когда вернусь в офис.

Я также буду доступен по телефону [проверять электронную почту / работать удаленно] , пока я выздоравливаю дома. Что касается встречи, запланированной на сегодня, будет лучше, если мы перенесем ее на завтра.

Спасибо за понимание,

[Ваше имя]

↑ Содержание ↑

Шаблон электронного письма № 5: Встреча

На протяжении своей карьеры я запланировал сотни, если не тысячи встреч — как личных, так и посредством видеозвонков.И вот что я могу вам сказать:

Организация встречи так же важна, как и сама встреча.

Независимо от того, назначаете ли вы встречу с кем-то знакомым или с людьми, которых вы не знаете, временные конфликты или нечеткая повестка дня могут резко снизить ваши шансы на проведение встречи. Вот несколько советов экспертов и очень простой шаблон электронного письма, которым вы можете следовать, чтобы каждый раз получать идеальное письмо для встречи.

1. Тема. Укажите конкретную тему, например «Новая встреча в эту пятницу» или «Назначение встречи».
2. Укажите причину. В чем причина встречи? Укажите конкретные проблемы или обновления, которые вы хотите решить. Это будет ваша повестка дня встречи.
3. Укажите время и дату. Установите подходящее время, подходящее для всех. Если вы не уверены, вы также можете предложить другое время для встречи.

Настройка шаблона встречи:

Тема: Новая встреча в эту пятницу

Привет [введите имя получателя / все] ,

Я хотел связаться и назначить встречу по телефону [решать проблемы / сообщать обновления]. Можем ли мы встретиться по телефону [время и дата] ?

Пожалуйста, подтвердите, работает ли это для вас или подходит другое время или место. С нетерпением жду нашей встречи!

Лучшее,

[Ваше имя]

Дополнительное электронное письмо после встречи, шаблон:

Вы назначили встречу, но не получили ответа? Исследования показывают, что если прошло больше двух дней, вероятность того, что вы не получите ответа, составляет 90%.Возможно, ваша электронная почта была похоронена под грудой других писем. Вот быстрое повторное письмо:

Тема: Ты идешь?

Привет [введите имя получателя] ,

Давно не слышал. Я просто проверял, придешь ли ты на запланированную встречу!

Спасибо,

[Ваше имя]

Письмо с благодарностью после встречи шаблон:

У вас была УДИВИТЕЛЬНАЯ встреча с ? Узнали ли вы что-то новое от присутствующих? Попробуйте выразить благодарность этим замечательным людям! Это также отличная возможность принести пользу (иначе говоря, познакомить людей друг с другом)!

Тема: Серьезно, отличная встреча!

Привет, [введите имя получателя] !

Большое спасибо за нашу сегодняшнюю встречу.Было здорово узнать ваши мысли по поводу [тема повестки дня]. Вы действительно хороши в [объяснение / проведение презентаций и т. Д.]. Плюс, мне очень понравился наш разговор о [кое-что интересное].

Есть кое-кто, с кем я встречался ранее, который действительно хорош в [соответствующая тема] . Этим человеком является [Его / Ее имя] , он работает по телефону [Название компании] .Я думаю, они действительно могут дать некоторое представление о том, о чем мы говорили ранее. Могу я познакомить вас двоих?

Еще раз спасибо за отличную встречу ранее. Я уверен, что ваша рекомендация будет отличной! Я надеюсь, что мы сможем поддерживать связь и снова поговорить в ближайшее время.

С уважением,

[Ваше имя]

↑ Содержание ↑

Контрольный список для профессиональной рассылки

Вот последний контрольный список перед отправкой профессионального электронного письма.Убедитесь, что ваше электронное письмо охватывает все, прежде чем нажать кнопку «Отправить»!

• Содержит ли мое электронное письмо в теме письма хотя бы одно из 4 символов «U»?
• Должен ли я правильно приветствовать получателя электронной почты обычным или формальным тоном?
• Могу ли я пояснить свои намерения писать в пределах первого абзаца?
• Проверял ли я свою электронную почту на предмет грамматических или орфографических ошибок?
• Примечал ли я прикрепленные к электронному письму вложения?
• Есть ли в финале призыв к действию?
• Я закрылся с соответствующей подписью?

↑ Содержание ↑

Отправить по электронной почте как босс

Вот вам последний небольшой бонус.Посмотрите это удобное руководство по электронной почте, которое мне нравится, от @danidonovanl: