Как писать эмейл: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо...

Содержание

Как написать формальный email на английском?

Каждый студент, собирающийся жить и учиться за рубежом, рано или поздно сталкивается с необходимостью написать формальное электронное письмо на английском языке. В частности, это может быть email, адресованный представителям иностранного университета или потенциальному работодателю за рубежом.

Как бы там ни было, навык написания официальных писем и обращений на английском языке обязателен в современном мире и вдвойне полезен тем, кто планирует учиться за границей!

Ниже вы найдете простую и понятную инструкцию, которая поможет вам составить отличный формальный email на английском языке.

Есть вопросы? Задайте их университетам!

Как написать рекомендательное письмо

Мотивационное письмо в университет

Несколько слов о внешнем виде письма…

Внешний вид делового письма часто не менее важен, чем его содержание, ведь, как известно, — встречают по одежке!

Во-первых, не стоит перегружать письмо большим количеством знаков препинания, включая точки и запятые. Будьте лаконичны и точны в высказываниях. Отдельно отметим, что при написании текста на английском языке не следует пользоваться правилами пунктуации русского языка.

Во-вторых, крайне важна структура email-сообщения. Для формального письма лучше всего подходит блочная структура, при которой весь текст делится на строго определенные смысловые фрагменты (абзацы). Такой текст легче воспринимать, а его чтение и осмысление занимает гораздо меньше времени.

Далее речь пойдет о том, как правильно разделить текст на блоки, выдержав его в стилистике формального общения.

Структура письма

Составляя формальный email, следует разделить его на следующие части: приветствие, причина обращения/отсылка к предыдущему контакту, основное послание, завершение письма, подпись. Учитывая деловую стилистику, каждый блок письма должен быть выдержан в соответствующей манере и содержать уместные формулировки…

Приветствие

Формальное приветствие в английском языке выглядит следующим образом:

В случае обращения к неизвестному получателю

— Dear Sir/Madam

— Dear Sir or Madam

В случае обращения к конкретному получателю

— Dear Mr/Ms Jones

— Dear Dr Smith

Полезные советы

В обращении не принято использовать имена, только фамилии
Обращение к женщине «Ms» более уместно, чем «Mrs», поскольку подходит и замужним и незамужним женщинам

Причина обращения/отсылка к предыдущему контакту

Продолжение письма зависит от того, в каких обстоятельствах вы его пишите.

В случае если вы впервые обращаетесь к данному лицу, в начале текста стоит кратко объяснить, кто вы, а также причину обращения.

Перейти к причине обращения можно следующим образом:

— I would like to clarify… — я бы хотел прояснить…

— I kindly ask you to… — я любезно прошу вас

— I am writing to enquire about/ to apologize for/ in connection with/ get more details about/ explain… — я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ в связи с/ узнать детали о/ объяснить…

Если вы уже общались с данным лицом, имеет смысл сделать отсылку к предыдущему контакту. Сделать это можно следующим образом:

— Thank you for your message – спасибо за ваше сообщение

— Thank you for your e-mail of… – спасибо за ваше электронное письмо от (дата)…

— I am writing with regard to… — я пишу вам в связи с…

— In compliance with your request… — выполняя вашу просьбу…

— Further to our conversation/ telephone talk… — в продолжение нашей беседы/ телефонного разговора…

Полезные советы

Составляя данную часть письма, помните, что именно из нее получатель должен будет понять, кто вы и зачем пишите

Основное послание

Основной текст является центральной частью письма и несет главный смысл всего послания. Рассмотрим несколько фраз, которые будут уместны в данном блоке:

— Could you please let me know… — не могли бы вы сообщить мне…

— I would appreciate it if you could please send me… — я буду благодарен, если вы вышлите мне…

— Could you possibly… — не могли бы вы…

— I would also like to know… — я также хотел бы узнать…

— Please let me know… — пожалуйста, дайте мне знать…

Полезные советы

Постарайтесь по возможности кратко и лаконично запросить необходимую вам информацию или донести до получателя суть своего сообщения
Избегайте сленга и просторечных выражений

Если вы прикрепляете те или иные файлы к своему email’у, в этой же части будет уместно написать об этом. Например:

— I am attaching my CV – я прикрепляю свое резюме

— I am sending you… — я высылаю вам…

— Please see the statement attached – пожалуйста, ознакомьтесь с приложением

— Please find attached the file you requested – пожалуйста, ознакомьтесь с прикрепленным файлом, который вы запрашивали

Завершение письма

Завершение вашего письма должно быть кратким и емким, а также отражать ваши дальнейшие ожидания от собеседника. Вот несколько примеров:

— I look forward to hearing from you – ожидаю вашего ответа

— Thanking in advance – заранее благодарю

— If you have any questions feel free to contact me — если у вас есть какие-то вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне

Полезные советы

Завершение письма должно быть четким и ненавязчивым, избегайте прямого призыва собеседника к чему-либо, а также давления на него

Подпись

Подпись формального письма состоит из формулы вежливости и вашего имени. В данной стилистике приемлемы следующие формулы:

— Yours faithfully, (если имя получателя неизвестно)

— Yours sincerely, (если имя получателя известно)

— Sincerely Yours,

— Sincerely,

— Yours Truly,

Полезные советы

В ряде случаев, помимо указания своего имени, в подписи также уместно указание вашей должности и компании, в которой вы эту должность занимаете (чаще всего – если речь идет о деловой переписке между представителями двух компаний)

Важные рекомендации

Вот еще несколько важных советов, которым стоит следовать при написании формального письма:

Для деловой переписки лучше использовать простой и понятный email-адрес. В идеале, он должен совпадать с вашем именем и/или фамилией.
Обратите внимание на тему письма. Не оставляйте эту графу пустой, текст в ней должен быть кратким и отражать основную мысль послания.
Обратите внимание на то, что в деловой переписке не принято использовать сокращения. Например, стоит писать «I do not instead» вместо «I don’t» или «they cannot’» вместо «they can’t».

Составляя email для зарубежного университета или работодателя, уделите внимание тщательной проверке текста перед его отправкой. Текст, написанный грамотно, укажет не только на ваш языковой уровень, но и на серьезное отношение к делу.

Как написать резюме

Как написать отличное cover letter?

Как составить отличное портфолио

как писать текст. Примеры и советы — Блог EMAILMATRIX

Про стандартный подход к созданию продающего текста писали уже все кому не лень. Об этом вы можете прочитать и тут, и здесь, и вот ещё, а также здесь и тут… ну, в общем, вы поняли. Но с письмами всё иначе. Я хочу рассказать и показать, как обстоит дело с продающими письмами для рассылок в современных реалиях.

Все курсы копирайтинга и всевозможные статьи советуют писать в классическом продающем тексте и про преимущества, и про выгоды, и про возражения, и про эксклюзивность предложения и т. д. Но в письмах это уже не работает, подобными стандартными формулами создания текста все уже наелись.

Надо учитывать, что современный человек вечно куда-то торопится, у него мало времени. Поэтому сейчас в продающих письмах для рассылок есть тенденция сокращать текст до минимума. В письмо не уложишь всё-всё-всё — получится слишком много, и такое просто никто не прочитает. Поэтому приходится выбирать и оставлять только самые важные для подписчика аспекты.

Стоит отметить, что компании, продающие товары, используют минимум текста и максимум картинок. Компании же, продающие услуги, используют текста больше. Это и логично, ведь если дело касается товаров, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. А вот услуги показать сложнее, поэтому про них рассказывают больше.

Прошерстила все свои почтовые ящики, проанализировала, кто как делает, с учётом нашего собственного опыта создания емейлов, и собрала продающие письма для рассылок из различных сфер бизнеса.

Расскажите о выгодах, преимуществах, подарках

Расскажите о преимуществах вашего продукта и о выгодах от его использования. Также сюда подойдут акции и спецпредложения — самый распространённый подход в продающих письмах.

Можно рассказать о подарках, которые получит пользователь, и сопроводить письмо инструкцией о том, как их получить.

Обоснуйте позиционирование

Объясните, кому подойдёт ваш продукт — женщинам или мужчинам, спортсменам или домохозяйкам и т. п. Расскажите, в каких ситуациях его использовать.

Показывайте на деле, а не рассказывайте

Покажите продукт в использовании, продемонстрируйте его эффективность и то, как он делает жизнь лучше. Старайтесь продавать не просто товар, а идею его использования, сценарий, в котором он может пригодиться.

Обратите внимание на телевизионную рекламу. Там показывают, как товары помогают в жизни, их эффективность. Например, не просто пылесос, а то, как он собирает все до единой крошки и делает ковёр гораздо белее. Или не просто вещь на вешалке, а то, как счастливый и красивый человек идёт, одетый в эту вещь, в компании друзей. Этот же приём подходит и для писем.

Такой способ продвижения в продающих письмах для рассылок также подойдёт салонам красоты и косметологии: можно делать подборки с услугами в формате «до/после».

Опишите детали

Покажите детали вашего продукта, разберите его на кусочки. J.Crew описали достоинства их новой модели брюк, их цветовую гамму, выгодные детали и тут же предложили сопутствующие товары — показали, с чем эти брюки будут сочетаться. Bonobos пошли по тому же пути. Очень хороший ход, чтобы продать в письме какую-то одну вещь.

Демонстрируйте эксклюзивность

А вот пример, когда компания вообще не использовала текст. Tom Ford лишь упомянули, что коллекция лимитированная. Тем самым компания придала предложению престижности и эксклюзивности.

Снимайте возражения

Развейте сомнения покупателя, объясните, как пользоваться вашим продуктом, ответьте на популярные вопросы, расскажите о нюансах и условиях.

Обучайте

Ещё один вариант — рассказывать в продающих письмах для рассылок что-то полезное, давать знания и как бы заодно нативно предлагать купить соответствующий товар.

Например, Simplewine отвечают на вопросы подписчиков и сопровождают это товарами. А «Доктор Слон» дают обучающий контент, связанный с их продукцией, и ниже предлагают просмотреть категории товаров.

Используйте инфоповоды

Ищите поводы, чтобы пообщаться с подписчиками, напомнить им о себе и о том, чем ваш продукт им поможет.

Шутите

Используйте юмор — как в креативе, так и в тексте. Это всегда привлекает внимание и располагает к себе.

Добавьте интерактивности, геймифицируйте

Стимулируйте пользователя взаимодействовать с вашим брендом. Добавьте элемент игры или сделайте небольшой опрос.

Сервис Envatomarket продвигает свои услуги с помощью забавного интерактива. А Petshop свели текст к минимуму и сделали подборку товаров на основе предыдущих покупок пользователя. Что интересно, они пытаются вовлечь подписчиков в диалог, спрашивая, какие у них питомцы. Благодаря ответам на этот вопрос Petshop смогут сегментировать свою базу по видам питомцев и слать на каждый сегмент релевантные подборки товаров.

Делайте оригинальный дизайн

Даже если текст не очень, крутое оформление письма выделит вас среди других, и подписчик вас запомнит. Все любят яркие цвета и милых котиков. Используйте это секретное оружие.

Продаёт не только текст письма, но и его тема и прехедер. Ведь именно от них зависит, откроют ли ваше письмо в принципе и увидят ли его текст. О том, как писать тему, читайте здесь. А как писать прехедер — тут.

Мой главный совет для создания текста продающего письма для рассылок: думайте, что понравится вашей аудитории, что ей важно, разговаривайте с ней и экономьте её время!

Написание email на английском: полезные фразы

В современном деловом мире написание email на английском является частью повседневной рутинной работы для сотрудников международных компаний.

Но знать, как грамотно написать email на английском должен каждый – это касается не только знания английской грамматики, но и лексики, которую используют в написании писем на английском.

Кто знает, возможно, завтра вам предложат работу в иностранном агентстве или компании. Нужно быть готовым!

Примечание: опытного репетитора по деловому английскому можно найти здесь.

Перейдем к теме. Прежде всего, я расскажу о том, какие полезные фразы можно и нужно использовать при написании электронного письма на английском.

Please find attached

Довольно часто нам приходится прикреплять к письму важные файлы: документы или изображения.

Так вот чтобы уведомить получателя о прикреплении этих файлов к сообщению, используйте фразу

Please find attached.

Слово «attachment» означает «вложение, прикрепление чего-либо». Например:

Please find attached my resume.
Please find attached photos from the conference.

Как правило, эта фраза пишется в завершительной части письма.

Статья в тему:
15 часто используемых sms-сокращений в английском языке

I have forwarded

Когда вам нужно переслать сообщение или файл другим получателям, используйте фразу I have forwarded (something to someone).

Глагол «forward» синоним слова «resend» и означает «пересылать». К примеру:

I’ve forwarded Bill’s resume to you.

I’m forwarding John’s email to you.

Зачастую мы пересылаем файлы или письма знакомым нам людям, поэтому допускается сокращение I’ve и I’m. В деловых письмах таких сокращений стоит избегать и писать полностью – I have и I am.

Статья в тему:
10 интересных английских глаголов с предлогами

I’ve cc’ed

Странное на первый взгляд сокращение cc’d/cc’ed/copied на самом деле расшифровывается как Carbon Copy и означает «поставить кого-то в копию получения писем».

Если вам нужно уведомить о том, что вы поставили в копию людей, которым будет полезно увидеть какие-то письма, используйте фразу

I have cc’ed (somebody).

Деловые и занятые люди предпочитают краткость и лаконичность в электронных письмах, поэтому такого рода сокращения в английском языке пользуются популярностью.

Например:

I’ve cc’ed Lisa on this email.
I’ve copied Jim on these emails.

Существует хорошее выражение: to keep someone in the loop.

Дословно «держать кого-то в петле», то есть «держать кого-то в курсе дел». Это так к слову и вам на заметку.

Статья в тему:
11 сленговых выражений и идиом английского языка, используемых в рабочей обстановке

For further details

Вежливо завершить ваш email на английском поможет фраза For further details, которая означает «более подробно» или «для более подробной информации».

Например:

For further details contact us any time.
For further details write to our HR-manager.

Еще одна очень распространенная фраза, которой завершают email: If you have any questions, please don’t hesitate to contact me, которая переводится как «Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне».

Получился не дословный перевод, но суть передала. Глагол «hesitate» означает «колебаться, стесняться, не решаться».

Статья в тему:
10 часто используемых фразовых глаголов в английском языке

I look forward to

Если вы ожидаете ответа на ваше письмо – воспользуйтесь фразой I look forward to your reply/hearing from you, что означает I am waiting for your reply.

Соответственно, эти фразы следует писать в конце емейла.

В завершение о написании email на английском

Помните, что для грамотного написания емейла на английском, стоит использовать определенные фразы вступления и окончания.

К примеру, для завершения письма можно использовать следующие английские фразы:

Regards,
Sincerely yours,
Yours truly,
Kind regards,
Yours faithfully, (если письмо адресовано отделу, группе получателей)

Если пишете коллеге или другу:

Best wishes,
Warm wishes,
Best regards,

+ ваше имя (и должность) с абзаца.

Не забывайте, что при написании электронного письма, а особенно делового, следует писать кратко, по делу и в соответствующем стиле.

Перечитывайте ваш email по несколько раз перед отправкой – не допускайте грамматических ошибок и опечаток.

Написание писем на английском языке, как и устное общение, показывает ваш уровень образованности и знания деловой этики.

Успехов!

Как написать письмо на английском

Surely you, like most modern people, write emails every day. Whether you’re writing to friends, colleagues or to a potential business partner, your main goal is to get your message across, in other words, to ensure the recipient understands you. That’s why I prepared some useful phrases, so that you can write any kind of email you want and understand every word or acronym you get as a response.

Greetings + Saying goodbye

Formal E-mail when we know the name:

Dear Mr Smith,/ Mrs Smith, (married)/ Miss Smith, (single)/ Ms Smith, (don’t know) + Yours sincerely,

Formal E-mail when we don’t know the name:

Dear Sir/Madam/To whom it may concern, + Yours faithfully,

Informal E-mail:

Dear Paul, / Hi Paul/ Hello Paul,/ Morning Paul + Love/Regards/Best wishes/Yours, Take care, Love

Starting an e-mail

Formal:

I am writing to ask for further information about… — Я пишу, чтобы попросить дополнительную информацию о…
I am writing regarding the meeting we have arranged… — Я пишу о встрече, которую мы запланировали…
I am writing with regard to the complaint you made… — Я пишу по жалобе, которую вы сделали…
With reference to our conversation this morning, I would like to let you know… — С отсылкой на наш разговор сегодня утром я хотел бы сообщить вам…
I am writing in reply to your E-mail asking for advice about… — Я пишу в ответ на ваше письмо, где вы просили совета по…
I am writing to complain about… — Я пишу, чтобы пожаловаться…
I am writing to draw your attention to… — Я пишу, чтобы обратить ваше внимание на…
I am writing to you in connection with… — Я пишу вам в связи с…
I am writing to apologise for… — Я пишу, чтобы извиниться за…
I am writing to inform you about… — Я пишу, чтобы информировать вас о…
I’m writing to make a reservation/to apply for a position of/ to confirm my booking — Я пишу, чтобы забронировать / подать заявку на должность / подтвердить мое бронирование

Informal:

Just a quick question about… — Просто быстрый вопрос о…
I was wondering if… — Мне было интересно…
I wanted to let you know that… — Я хотел сказать, что…
You wanted me to tell you a few things about… — Ты хотел, чтобы я рассказал кое-что о…
I’m writing to invite you to… — Я пишу, чтобы пригласить тебя на…
I’d love it if you could come to… — Я был бы рад, если бы ты пришел на…
We’re organising a…and would love it if you could come. – Мы организуем… и хотели бы чтобы ты пришел.
I just got your E-mail and I think I can help you. – Я только что получил твое письмо и думаю, что могу помочь тебе.
I was sorry to hear about your problem. – Я расстроился, когда услышал о твоей проблеме.
Here’s what I think you should do. – Вот что ты должен сделать, по моему мнению.
I’m just emailing to ask… – Я пишу, чтобы спросить…
I’m a friend of Bob’s… — Я друг Боба…

Reason for writing

Enquiries/ Asking for information:

Could you (possibly) tell me…? — Не могли бы вы (возможно) сказать мне…?
(First of all) I’d like to know… — (Прежде всего) я хотел бы знать…
My (first/ second/ third/ next/ last/ final) question is about… — Мой (первый/ второй/ третий/ следующий/ последний/ финальный) вопрос о…
I (also) have a question about… — Я (также) хочу спросить о…
(If possible) I (also) need to know… — (Если это возможно) я (также) должен узнать…
My three (main) questions are below./ Please find my three (main) questions below. — Мои три (основных) вопроса ниже. / Пожалуйста, найдите мои три (основных) вопроса ниже.

Requests:

Could you (possibly)…? — Не могли бы вы (возможно)…?
Would you mind sending me …? — Не могли бы вы прислать мне…?
I was wondering if you could/ if you would be able to… — Мне было интересно, сможете ли вы / если вы сможете…
I’d be very grateful if you could take action in the next few days/ if you could… — Я был бы очень благодарен, если вы можете принять меры в течение следующих нескольких дней / если бы вы могли…
I’d really appreciate (some help with)… — Я был бы очень благодарен (за помощь с)…

Attaching files

I’m attaching my CV for your consideration. — Я добавляю свой CV для вашего рассмотрения.
I’m sending you the files/photos/documents as an attachment — Я послал вам файлы/ фотографии/ документы как вложения.
Please see the ____ attached. – Вы найдете… во вложении.
Please find attached the file you requested. – Пожалуйста, найдите файл, который вы просили, во вложении.
(For your reference,) please find the information/ the document/ some data/… attached. — (Для справки), пожалуйста, найдите информацию/ документ/ некоторые данные/…прилагается.
Please see (the information/ the website/ the diagram/ the…) below (for more details/ for…). — Пожалуйста, найдите (информацию/ сайт/ схему/…) ниже (для получения дополнительной информации).

Ending an e-mail

Formal

Please do not hesitate to contact me if you have any further questions. — Пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной, если у вас возникнут дополнительные вопросы.
I hope I have answered all your questions. — Надеюсь, что я ответил на все ваши вопросы.

Informal

I hope you’ll be able to make it. – Надеюсь, ты сможешь прийти / сделать это.
Hope you can come. – Надеюсь, ты сможешь прийти.
Looking forward to seeing you then. – Не дождусь нашей встречи.
Please let me know as soon as possible. — Пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Hope this has helped. — Надеюсь, это помогло.
Let me know what happens. — Дайте мне знать, что происходит.
Drop me an email, or give me a ring, if you want any more information. — Напиши мне письмо или позвони, если тебе нужна дополнительная информация.

Email Acronyms and Abbreviations:

AFAIK (as far as I know) – насколько я знаю
AKA (also known as) – также известный как
ASAP (as soon as possible) – как можно скорее
B4 (before) — раньше
BK (because) – потому что
BRB (be right back) – сейчас вернусь
BTW (by the way) – кстати
NRN (No Reply Necessary) — ответ не нужен / не обязателен
LET (Leaving Early Today) – ухожу с работы раньше
EOM (End of Message) – кконец сообщения / письма
PRB (Please Reply By) — пожалуйста, дайте ответ до
HTH (Hope That Helps) – надеюсь, это поможет
WFH (Working From Home) – работаю из дома
TLTR (Too Long To Read) – слишком длинное для чтения
TL;DR (Too Long; Didn’t Read) – слишком длинное, не прочел
Y/N (Yes or No?) – да или нет?
OOO (Out of Office) – не в офисе
EOD (End of Day) – конец дня
EOW (End of Week) — конец недели
(N) SFW ((Not) Safe For Work) – (не)безопасно для просмотра на работе (про файлы и вложения)
LMK (Let Me Know) – дай мне знать
IMO (In My Opinion) – по моему мнению
IMHO (in my humble opinion ) – по моему скромному мнению
IDK (I Don’t Know) — я не знаю
FYI (For Your Information) – к вашему ведому
TYT (Take Your Time) – не спеши
CC (carbon copy) — копия
CU (see you) — увидимся
CUL (see you later) – увидимся позже
EOF (end of file) – конец файла
GA (go ahead) — давай
HAND (have a nice day) – хорошего дня
HHOK (ha ha only kidding) – просто шучу
IAC (in any case) — в любом случае
IOW (in other words) – другими словами
inc. (including, included) — включает
OTOH (on the other hand) – с другой стороны
Re: (regarding) — насчет
Res. (Response) — ответ
ROM (read only member (on a mailing list)) – только для людей в списке адресатов
RSVP (repondez s’il vous plait) – просьба ответить / ответ обязателен
TIA (thanks in advance) – заранее благодарю
TNKU (thank you) or TNX (thanks) — спасибо
WB (welcome back) – с возвращением
4U (for you) – для тебя
2U (to you) — тебе

Как писать профессиональные e-mail, на которые отвечают?

Каждый день блоггеры, маркетологи и авторы-фрилансеры общаются со своими клиентами и подписчиками по e-mail, но почти никто не думает, как делать это правильно. Основная задача профессиональных e-mail — получение ответа от адресата, но чтобы кто-то захотел вам ответить, нужно научиться писать электронные письма. Несколько советов помогут вам получить больше отклика от целевой аудитории.

Совет №1: Избегайте автоматических приветствий

Письмо, которое начинается с автоматического приветствия, не хочется читать. Оно безлично, и это раздражает или, по-крайней мере, не вызывает никакого интереса. Например, если пользователь открывает письмо и видит там: «Здравствуйте, пользователь блога», «Уважаемый клиент» и тому подобные приветствия, скорее всего, вы не получите ответа.

Чтобы заинтересовать получателя, лучше всего назвать его по имени или даже выяснить, какое обращение он предпочитает. Например, если вы начнете письмо с «Уважаемый Сергей Николаевич» или «Доброго времени суток, Маша», это будет смотреться более доброжелательно и по-человечески.

Получая e-mail со своим именем, пользователь чувствует, что письмо отправлено именно ему, а не сотне таких же пользователей, что повышает шансы на прочтение и ответ.

Совет №2: Не бросайтесь сломя голову в написание

Итак, вы поприветствовали получателя, но после этого не стоит сразу строчить полный текст письма.

Всегда помните: каждое письмо, отправленное от вашего имени — это вклад в копилку вашей репутации.

Перед тем как погружаться в сочинение письма, подумайте, как лучше представиться читателю. Если вы пишете клиенту в первый раз, после приветствия нужно указать, кто вы, чем занимаетесь и что хотите от него. Например: «Здравствуйте, Сергей Николаевич. Я — Вася, профессиональный автор и блоггер в компании Бла-Бла-Бла, и я хотел бы предложить вам…»

Если же вы пишете клиенту повторно, остановитесь и пролистайте прошлые e-mail, которые вы ему отправляли. Проверьте, есть ли в них важные вещи, которые надо упомянуть, прежде чем писать новую информацию. Вы привлечете больше внимания, если будете опираться на то, что уже было.

Например: «Привет, Маша. В прошлом письме мы говорили концепции мирового господства. Как раз сегодня я закончил работу над своей первой книгой, которая раскрывает некоторые аспекты правления миром».

Некоторые авторы начинают свои профессиональные письма с личных вещей, например: «Привет, как у тебя дела? Надеюсь, с бизнесом у тебя всё хорошо, дела идут в гору, прибыль растет…» Заботу о бизнесе и здоровье клиента оставьте его близким.

Вашим подписчикам и клиентам не интересно знать ничего, кроме ответов на свои вопросы и решения своих проблем.

Совет№3: Создайте «вкусный» e-mail

Итак, после того, как вы тепло поприветствовали клиента, представились ему или вспомнили что-то из прошлой переписки, наступает время для самого сочного куска текста — самой сути письма.

Ваша задача — сделать его кратким и ясным, но не слишком «куцым». Для этого четко осознайте, что у людей гораздо меньше времени, чем вам кажется.

У интернет пользователей наблюдается такая особенность — они стараются как можно быстрее прочитать одно и перейти к другому, и это всегда надо помнить при написании e-mail. Но каким бы лаконичным ни было ваше письмо, опасайтесь небрежности и чрезмерной сжатости, иначе ваш текст получится грубым и топорным.

Если же ваше письмо должно быть исчерпывающим, упомяните это в начале, чтобы не шокировать пользователя. В любом случае, для положительного результата вы должны предложить читателю что-то действительно сочное, чтобы он продолжал читать дальше.

И еще: не забудьте добавить «пожалуйста» и «спасибо» — письмо с вежливыми словами и без них смотрится совсем по-разному.

Совет №4: Добавляйте тематические исследования и характеристики

Исследования и рекомендации привлекают внимание, вызывают доверие и делают информацию более наглядной, а письмо — более интересным. Не зря говорят «Лучше один раз увидеть…» Если вы найдете тематическое исследование, подходящее по смыслу, смело вставляйте его в e-mail. Пользователь обязательно дочитает ваше письмо, чтобы понять, какую выгоду можно извлечь из общей картины.

Совет №5: Заканчивайте вежливо

Многие люди заканчивают свои e-mail просто точкой. Это в корне не правильно, ведь последние слова выражают отношение к читателю, его значение для вас. Вы поздоровались — отлично, но надо не забыть попрощаться.

Лучше всего это сделать с помощью благодарности — скажите читателю «спасибо» за то, что он потратил время именно на ваш e-mail. Вы еще помните, что его время очень ценно? Тогда скажите ему об этом, и можно добавить еще несколько вежливых слов и пожеланий: «с уважением», «с наилучшими пожеланиями» и т.д.

Совет №6: И всё еще не нажимайте «отправить»

Вы уже сделали всё, что надо, включая эффектное и вежливое заключение, но всё равно еще рано отправлять свой идеальный e-mail, потому что, несмотря на старания, он может оказаться вовсе не таким хорошим. Настало время редактировать, форматировать и корректировать.

Тщательно проверьте в своем письме:

Грамматические ошибки
Правильное написание слов
Правильное разделение на абзацы
Выделение важных моментов
Нужные ссылки

Обязательно проверьте, прикреплен ли файл, который вы обещали читателю. Конечно, вы можете отослать забытые файлы во втором письме, но это выглядит не очень профессионально.

Результат профессионального письма, по большей части, зависит от того, насколько эффектно вы представили свое предложение, но если вы будете следовать этим советам, ваши шансы на ответ увеличатся.

Составляем текст для холодной email рассылки. Советы и примеры

Заинтересовать потенциального клиента холодной рассылкой с первого письма: миф или реальность? Чтобы вы убедились, что это возможно, мы собрали примеры удачных продающих холодных писем. Научитесь писать текст email правильно и ощутите первые результаты с ePochta.

Холодная email рассылка — это отправка писем людям, которые еще не знают о вашем существовании, с целью продажи им своих услуг или товаров.

Сколько писать? Оптимальный размер холодного письма

Перед тем как писать само письмо, определимся, какого размера оно должно быть и сколько писем отправлять.

Что касается объема, то письмо ни в коем случае не должно быть слишком длинным. Иначе получатель просто не дочитает его до конца. Но в то же время объем должен быть достаточен для рассказа о вашей компании и описания вашего предложения.

Оптимальный размер — 1000 знаков (примерно пол страницы). Максимальный — 1500 символов.

Вот так выглядит визуально оптимальный объем письма

Обязательно начинайте каждый элемент структуры письма с абзаца. Если есть длинное перечисление, оформите его в виде маркированного списка. Таким образом, текст для холодной рассылки не будет выглядеть сплошной портянкой, сложной к прочтению.

Количество follow-up писем — 2-3.

Если вы не получили ответ на свой первый email, то на случай, если он просто затерялся, пришлите письмо с напоминанием. Если же и второе осталось неотвеченным, то отправлять больше и тревожить получателя уже не стоит. В редких случаях через неделю отправляем третье завершающее и на этом все.

Структура продающего письма для холодной рассылки

Для многих задача написания текста становится непосильной. Вы открываете Word — и ничего не приходит в голову. С чего же начать и как написать эффективное письмо? Все станет намного легче и яснее, если знать классическую структуру и просто следовать ей. Итак, письмо потенциальному клиенту имеет такие элементы:

Как видите, ничего сложного здесь нет. Дальше мы рассмотрим пошагово, как писать продающие письма с детальным описанием каждого элемента и примерами. И вы с легкостью напишете свой первый холодный email.

Оформление письма: нужна ли визуальная часть?

В холодных рассылках дизайн не играет решающей роли. Скорее наоборот, слишком перегруженный шаблон продающего письма может не принести нужного эффекта. К тому же, цель такого письма — создать ощущение личной переписки, а не массовой продающей рассылки. Поэтому сделайте дизайн как можно более простым:

Не добавляйте много картинок. Во-первых, email, в котором картинок больше, чем текста чаще сразу попадают в спам. А, во-вторых, некоторые почтовые клиенты обрезают слишком большие по размеру письма. Например, Gmail часто сжимает картинки в письмах размером более 102 kb. Поэтому у получателя все может выглядеть не так, как было задумано вами.
Не вставляйте гифки. Во-первых, они долго грузятся и могут вовсе не отобразиться корректно. А во-вторых, они попросту раздражают людей, которые впервые получают email от вашей компании.

Единственное, что можно (и даже нужно) добавить, — это фото отправителя в подписи письма.

В общем, эксперименты с визуалом позволительны и даже нужны при отправке писем постоянным клиентам, которые подписались на рассылку. Ведь им будет скучно получать одинаковые текстовые email. Но вот шаблон холодного письма лучше делать стандартным, с максимально простым дизайном (а можно и вообще без него, просто текст и ничего лишнего).

Простой шаблон с минимальным дизайном

Итак, вы уже имеете общее представление о том, какими должны быть холодные письма. Поэтому приступим к детальному гайду по написанию текста.

Правильная тема письма для email рассылки — половина успеха

Несмотря на то, что тема — это всего одно предложение, но от него зависит, откроет человек письмо или нет. Поэтому четко, но кратко сформулируйте свой оффер в теме. А также возьмите на заметку несколько советов:

Лучше всего, если тема будет не длиннее 30 символов. Несмотря на то, что максимальный размер темы для десктопных устройств — 70 символов, девайсы Apple отображают только 30 знаков. Если вы хотите, чтобы она полностью отобразилась на всех устройствах, то не делайте ее длиннее.
Не используйте слова “напоминание”, “бесплатно”, “процент от”, “помощь”, так как они снижают процент открываемости email.
Персонализируйте тему, так как это повысит открываемость на 26%.

Вот несколько примеров:

Простая и лаконичная тема. Не “цепляющая”, но и не отталкивающая — золотая середина:
Тема, отражающая сферу деятельности компании. Позволяет сориентироваться, какого рода предложение будет в письме:
Тема с кратким описанием предложения, находящегося внутри письма:

Поприветствуйте потенциального клиента

Само приветствие может быть любым. Лучше всего использовать классические “Здравствуйте!” или “Добрый день!”.

Более важен другой момент, о котором не стоит забывать. Обращение к клиентам в письме обязательно должно быть персонализированным. Это поможет повысить CTR.

Образец продающего письма с приветствием и персонализацией

Блок “О себе” или Как презентовать компанию в холодной рассылке

Этот блок нужен для того, чтобы получатель сразу имел представление о том, кто ему пишет и чем вы можете быть полезны ему.

Сначала просто представьтесь: напишите свое имя. Для этого подойдут такие короткие предложения как:

“Я {Имя}”.
“Меня зовут {Имя}”.
“Это {Имя}”.

Отправитель представился сразу после приветствия

Если вы пишете от лица компании, лучше все равно назвать свое имя, так как это вызовет больше доверия, чем безликое письмо. Используйте такие формулировки как:

“Это {Имя} из {Название компании}”.
“Я {Имя} из {Название компании}”.
“Меня зовут {Имя} и я представляю {Название компании}”.

Вот еще одно письмо потенциальному клиенту. Образец показывает, как отправитель представился и сразу же указал, от лица какой компании он пишет.

Дальше переходите к описанию вашей сферы деятельности. Начните с общего предложения. А, чтобы вызвать больше уважения и доверия, подкрепите свое описание четкими фактами (например, ссылками на кейсы) или цифрами (например, сколько лет вы на рынке, скольким клиентам вы уже помогли и т. п.).

Образец письма для рассылки потенциальным клиентам с удачным описанием компании. В самом начале — общее предложение о сфере деятельности. А далее приведены конкретные ссылки: на фото оборудования и продукции. Клиент может посмотреть и сразу же заинтересоваться сотрудничеством.

Вот еще одно холодное письмо. Это пример того, как рассказ о компании подкреплен ссылками на крутые кейсы.

Как описать оффер в тексте письма для холодной рассылки?

Опишите свое предложение кратко и емко. Не пишите целую страницу текста, потому что никто не будет читать мемуары в холодном письме.

Обязательно распишите, какую выгоду человек получит от сотрудничества с вами.

Удачное письмо для привлечения клиентов. Образец того, как отправитель сразу указывает, какую выгоду получит получатель (выведение блога в топ-50).

Можете сразу добавить краткий прайс на свои услуги, если ценовая политика выгодно выделяет вас среди конкурентов.

Вот отличный пример того, как заинтересовать клиента в письме. Компания добавила прайс, чтобы получатель сразу понимал, насколько выгодно для него будущее сотрудничество

А вот так лучше не делать:

В описании нет никакой конкретики, фактов, примеров

Призыв к действию

Без четкого призыва к действию ваше письмо не имеет никакого смысла. Целевым действием может быть покупка или другой вид сотрудничества, или же созвон/встреча для обсуждения подробностей.

Не впадайте и в другую крайность, перенасыщая текст призывами к действию. В холодном письме он может быть только один.

Компания приглашает потенциального клиента к себе для презентации своей продукции

В последнее время очень популярна эффективная фишка с призывом к действию в виде вопроса. Примеры формулировок:

“Когда вам удобно встретиться/созвониться для обсуждения деталей сотрудничества?” (Но с такой формулировкой нужно быть осторожным и использовать ее, только если вы уверены, что человек точно подпадает под вашу ЦА, а ваше предложение действительно выгодное. Иначе такой самоуверенностью можно вызвать, наоборот, негативную реакцию)
“Что скажете?”
“Хотите узнать подробнее?”

Холодная рассылка с примером призыва к действию в виде вопроса.

Подпись

Если вы пишете от имени компании, то обязательно укажите свое имя и должность.

Подпись к электронному письму, где указаны имя и должность отправителя.

Подпись email с фото отправителя

Также можете поделиться ссылками на соцсети:

Ссылки на соцсети расположены под фото.

Подробнее о том, как сделать эффектную подпись к email читайте в другой нашей статье.

А что дальше?

Если вам не ответили, подождите пару дней, а затем пришлите еще одно письмо:

Вот как выглядит письмо с напоминанием.

Если же человек ответил вам, что он заинтересован, перейдите к более конструктивному общению по телефону или вживую.

Теперь вы знаете, как написать продающее письмо для рассылки. Действуйте!

как писать, чтобы письмо ждали

Интро

Которое важно знать для общего понимания

Email-рассылки и контент — вещи, связанные неразрывно. Собственно, рассылки не бывают и не живут без контента.

Во-первых, ваша рассылка накрывает всю базу. Здесь мы не учитываем триггерные, автоматические и сервисные письма, поэтому рассылка попадает клиентам, находящимся на разной стадии готовности к покупке — кто-то уже ищет решение, у кого-то потребность вот-вот актуализируется, а иные вообще не собирались тратить время и деньги на вас и ваш магазин. Но письмо им все равно пришло, и оно призывает их к каким-то действиям. В идеале, письмо должно быть полезно и интересно всем этим категориям подписчиков.

Общая логика от подписки до продажи и после

Начинающие email-маркетологи регулярно задают одни и те же вопросы — какой уровень открытий писем хорош, сколько должно быть кликов и продаж в письме? Но дело не в том, что мало смысла сравнивать себя со средним уровнем. А в том, что показатели конкретного письма/рассылки для понимания эффективности системы практически не важны.

Email-маркетинг — это система пролонгированного, то есть длинного, взаимодействия с покупателями, которая обеспечит вам постоянное внимание читателя. Не единичный контакт, а целый ряд сделок. Поэтому и анализировать, и выстраивать систему нужно с позиций «длинных» отношений. Важны не открытия писем, а доля подписчиков, которые взаимодействуют с вами в течение периода. Не клики в письме, а доля email-трафика на сайте. Соответственно, именно с таким прицелом и нужно собирать базу уже на старте. На практике это означает, что подписчики, привлеченные формой подписки с обещанием бонуса, менее лояльны и интересны, чем те, кого вы привели обещанием ценности рассылки.

Так выглядит типовая форма подписки:
Сценарий поведения подписчика, пришедшего за бонусом, заканчивается в момент обналичивания бонуса. Кстати, из этого тезиса есть еще один вывод — уже в момент набора и привлечения подписчиков нужно довольно точно понимать, на что вы их привлекаете и какой контент в дальнейшем будете транслировать, чтобы не обманывать ожиданий. И если ваш контент сводится к трансляции скидок, то так и стоит сказать: «Обещали скидки — шлем скидки» — никакого обмана и разрыва шаблона. Тут стоит сделать оговорку: скидки — это тоже контент, он тоже может быть ценным и востребованным, просто не каждый бизнес может себе позволить скидки как основное содержание писем.

Отвлечение первое

Пару слов о скидках

Мы привыкли видеть огромное количество писем о скидках в своем почтовом ящике, но редко задумываемся, что там «под капотом» и почему отправитель может себе такую акцию позволить. Скидки в email-маркетинге — опасный инструмент, так как вы транслируете их на свою самую лояльную аудиторию и рискуете приучить ее покупать у вас только с дисконтом, вместо полной стоимости. Отучать людей от скидок сложно и долго. Поэтому стоит 10 раз подумать, прежде чем копировать акцию федерального конкурента или давать скидку на широкий ассортимент вместо нескольких товаров-локомотивов.

Контент-стратегия в email-маркетинге должна глобально ответить на такие вопросы:

Почему люди должны открывать мои письма регулярно?
Почему люди будут совершать сделку, открыв письмо?

Со вторым все понятно, но ответ на первый вопрос важнее.

Пример

Интернет-магазин мебели. Рассылка стартовала как набор акционных предложений и сразу же дала заметный коммерческий эффект — уровень продаж в канале уже в первый месяц стал играть заметную роль в общей структуре. Однако на второй месяц стало очевидно, что база «засыпает», открываемость писем деградирует, хотя в деньгах этот эффект практически не проявляется. Рассылка была интересна тем, кто находился в ситуации поиска решения и тем, для кого она сработала как триггер внимания к тематике. Остальным же читателям, которые прямо сейчас не очень-то и хотели покупать условный диван, читать про скидки на них не интересно. Убедившись, что и первое, и второе, и третье письмо — все скидки на товары, которые они не собираются покупать в данный момент, люди стали стремительно терять интерес к рассылке. То есть «горячие» сделки рассылка сейчас соберет и на этом умрет, так как подписчики потеряют интерес к рассылке раньше, чем дозреют до покупки. Как только прогноз стал очевиден, контент-стратегия изменилась — магазин ввел письма, поддерживающие интерес к теме (тренды дизайна, советы по интерьеру и т.д.). Отток практически прекратился, продажи стабилизировались — мы доказали аудитории, что письма стоит читать, даже если нет актуальных планов по покупке мебели.

Что интересно читать покупателю в вашей тематике?

Отвечая на него, вы получаете целых ворох тем для писем (варианты в разных типах магазинов):

Тренды и тенденции на рынке:
- детская одежда — «Термобелье из мериноса для ребенка — лучший выбор этой весны»;
- косметика — «Создай образ этого сезона вместе с …»;
- электроника — «Топ-10 фотокамер в листе ожидания»;
- спорт — «Велосезон на носу: самые интересные новинки для твоего байка».
Варианты использования и обслуживания продукции, которую вы продаете:
- детская одежда — «Вторая жизнь детской одежды: 5 увлекательных игр со старыми вещами»;
- косметика — «Долго и полезно: как сохранить свойства косметики жарким летом»;
- электроника — «Оп-па! Самые необычные ракурсы с экшн-камер»;
- спорт — «Спи спокойно! Три способа хранения велосипеда без семейных ссор».
Пользовательский опыт или клиентские истории с вашим продуктом (лайфхак — пользовательские истории хорошо находятся в отзывах):
- детская одежда — «А комбинезон лучше: почему мамы выбирают нашу зимнюю одежду»;
- косметика — «История преображения с …»;
- электроника — «Как Петр дома ремонт делал, и сколько гаджетов ему понадобилось»;
- спорт — «Почти как прорайдер: моя экипировка к путешествию по…».
Руководства по выбору:
- детская одежда — «Одежда для новорожденного: как определить качество»;
- косметика — «Из 100 кремов лишь один твой — подбираем тональную основу»;
- электроника — «С интернетом или без: муки выбора нового холодильника»;
- спорт — «Сравнительный тест новых газовых горелок — пионеры против мастеров».

Что магазину важно рассказать читателю, чтобы увеличить вероятность сделки?

Это второй вопрос, ответ на который необходимо получить для формирования контент-стратегии. К этому разделу относятся темы «Познакомьтесь с нашей командой», «Почему мы всегда успеваем в срок» и т.д. Эти темы имеют меньший потенциал, чем предыдущие, но полезны для покупателя, так как позволяют ему сформировать детальное представление о поставщике, сделать осознанный выбор и тем самым почувствовать себя увереннее. Однако делать такие темы основой контент-стратегии все же не стоит.

Отвлечение второе

Игры как контент-элемент

В некоторых случаях для того, чтобы рассылка работала, нам необходимо обеспечить сам факт контакта с брендом и сохранить общую тематическую направленность, а наполнение письма вторично, лишь бы людям нравилось. К этой категории относятся проекты, которые продают простой и понятный для аудитории продукт. Например, для служб заказа готовой еды (суши, пицца) эффективным решением оказываются игры с пользователем в виде головоломок, ребусов и т.д. — они развлекают клиента, надолго удерживают его внимание к бренду и достаточно эффективно продают, просто являясь триггером внимания к поставщику.

В общем, чем сложнее продукт, тем больше внимания стоит уделять контенту. Условно, парфюм или дамская сумочка продается эмоциональными аргументами и тем образом, который вы формируете у покупателя. Продать красивой картинкой бизнес-книгу или трансформатор сложно, так как покупатель руководствуется рациональными аргументами и набором своих знаний о продукте, который нам необходимо вложить в его голову.

Оформление

Для большинства рынков уже прошли времена, когда любое посланное письмо было лучше, чем любое не посланное. Требования к качеству упаковки контента постоянно повышаются. Если в некоторых B2B-направлениях еще имеет смысл маскироваться под текстовую переписку, то в рознице таких сценариев почти не осталось. Мы не имеем права выглядеть заметно хуже конкурентов, так как это один из факторов доверия к бренду, который непосредственно связан с продажами.

Дизайн в письмах — это не только набор «красивостей», но и управление вниманием пользователя, у которого есть буквально несколько секунд на то, чтобы понять, кто и что от него хочет и как с этим быть. В этом смысле дизайн — это расстановка акцентов, и он должен присутствовать даже в текстовых письмах-портянках, если вы уверены, что они вообще уместны.

Современные письма по ряду признаков все больше напоминают лендинги, но есть ряд моментов, которые их принципиально отличают. На лендинг приходит человек, который ищет услуги и товары, заинтересован в них и готов тратить время на его изучение. Письмо падает в ящик подписчика, который, вероятно, и не собирался уделять время конкретной теме, поэтому его запас времени и терпения крайне мал. Соответственно, письмо всегда лаконичнее, проще и понятнее.

Другой важный момент — технически письма заметно отстают от большого веба. Здесь нет интерактива, скриптов и прочих привычных вещей. Зачастую письмо — статичное пространство и единственный способ оживить его — это GIF-анимация, которая вместе с email-маркетингом переживает второе рождение. Анимация позволяет не только разнообразить содержание. Анимация повышает плотность контента, позволяет дольше удерживать внимание, показывает сложные вещи в динамике, создает вау-эффект.

Гигиенические требования к современному письму

Письмо релевантно аудитории (обычно акция или контент имеют целевую аудиторию в виде сегмента клиентской базы).
Текст — это текст, а не картинка (дизайн письма одной или несколькими картинками не всегда эффективен. Письма из картинок хуже работают на пользователей с отключенной по умолчанию графикой — outlook и gmail, хуже воспринимаются спам-фильтрами).
Ссылки очевидны и понятны.
Шрифты безопасны (текст в письме стоит набирать одним из «безопасных» веб-шрифтов, это гарантирует качество отображения в разных email-приложениях).
Узнаваем отправитель.
Ссылка отписки не прячется.
Призыв (CTA) заметен и очевиден в первом экране.

Подпишись на нас в соцсетях:

Итог

Email-рассылка — это поле для творчества. Не бойтесь тестировать разные форматы — только так вы поймете, чего хочет ваша аудитория. Универсального шаблона для письма и контента внутри него попросту не существует. Но есть несколько правил, соблюдать которые точно не помешает:

Не стройте свою email-рассылку на скидках.
Текст должен оставаться текстом. Не «зашивайте» его в картинку.
Все картинки в письме должны куда-то вести, особенно если на них написано слово «Купить». Не забывайте ставить гиперссылки.
Не забывайте про оформление письма. Расставляйте акценты с помощью изображений, выделяющихся подзаголовков внутри текста и других графических элементов, чтобы управлять вниманием читателя.
Тестируйте.

Как писать профессиональные электронные письма (с шаблонами)

Профессиональные электронные письма предлагают эффективный способ обработки важных сообщений на рабочем месте. Вы можете написать электронное письмо, чтобы проконсультироваться после собеседования, ответить на предложение о работе или связаться с клиентами. Понимание того, как составлять профессиональные электронные письма, позволяет с уверенностью писать грамотные и эффективные сообщения. В этой статье мы предлагаем шаблоны для нескольких распространенных профессиональных писем.

Что такое профессиональная электронная почта?

Профессиональная электронная почта — это любое сообщение, которое вы делаете либо как сотрудник, либо как потенциальный сотрудник компании.Эти письма должны иметь стандартный формат и профессиональный тон. Использование отраслевого жаргона допустимо, когда вы пишете кому-то, кто также знаком с этими терминами и фразами. Сосредоточьтесь на использовании ясного и лаконичного языка в профессиональных электронных письмах, поскольку получателю часто приходится работать с несколькими сообщениями в день. Профессиональные электронные письма краткие и эффективные, позволяя обеим сторонам сосредоточиться на задаче.

Как написать профессиональное электронное письмо

Понимание того, как написать профессиональное электронное письмо, поможет вам разработать эффективные коммуникации для любых потребностей на рабочем месте.Выполните следующие действия, чтобы создать профессиональное электронное письмо для рабочих целей:

Создайте информативную строку темы.
Вежливо поприветствуйте.
Немедленно обратитесь к делу.
Включите четкий призыв к действию.
Закройте свои контактные данные.

1. Создайте информативную строку темы.

Строка темы позволяет получателю знать, чего ожидать, и часто помогает им расставить приоритеты для электронных писем в своем почтовом ящике.Строка темы должна быть лаконичной, чтобы ее было хорошо видно

2. Вежливо поприветствуйте

Большинство профессиональных писем можно начинать с «Уважаемый» или «Здравствуйте». Если вы пишете своему близкому коллеге, вы можете просто указать его имя в приветствии.

Подробнее: 20 способов создать электронную почту

3. Немедленно обратитесь к точке

Немедленно укажите цель электронного письма. Уважайте время получателя и максимально кратко опишите необходимую информацию.Используйте маркированный или нумерованный список, чтобы упорядочить информацию, если необходимо рассмотреть несколько моментов.

4. Включите четкий призыв к действию

Если вам нужно, чтобы получатель что-то сделал в ответ на ваше электронное письмо, укажите, что это такое. Включите подробную информацию о том, как получатель должен ответить, если вы ожидаете ответа. Сообщите им, есть ли крайний срок, о котором им следует знать.

5. Введите свою контактную информацию.

Завершите письмо, указав свое имя и должность, а также свою контактную информацию.Это должно включать как минимум ваш номер телефона. Вы также можете указать свой адрес, особенно если получателю может потребоваться отправить вам бумажные документы или продукты.

Подробнее: Как завершить электронное письмо

Профессиональные шаблоны электронной почты

Ниже вы найдете несколько распространенных профессиональных шаблонов электронной почты:

Благодарственное письмо после интервью

Уважаемый [имя] ],

Спасибо за встречу со мной сегодня, чтобы обсудить должность [должность] в [компании].Было приятно познакомиться с вами, и мне понравилось обсуждать [ссылка на беседу в интервью]. Я очень рад возможности поделиться своими навыками и опытом [в отрасли или образовании] с командой [отдела], так как считаю, что могу быть ценным активом в вашей [проектной] работе.

Жду скорого ответа. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам понадобится дополнительная информация.

С уважением,

[Имя]

Электронное письмо после интервью

Здравствуйте, [Имя],

Я проходил собеседование на [должность] в [компании] [дата] и хотел зарегистрироваться с вами о текущем статусе этой работы.Я рад возможности работать с командой [отдела] и помогать с [задачами, в которых вы сталкиваетесь, IE, создание вашей клиентской базы, создание новых маркетинговых кампаний].

Сообщите мне, есть ли дополнительная информация, которую я могу предоставить, чтобы помочь в процессе приема на работу. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

[Имя]

Подробнее: Дополнительные примеры электронной почты для после интервью

Профессиональная электронная почта с просьбой разъяснить

Здравствуйте, [имя],

Спасибо, что нашли время чтобы связаться со мной по [теме].Не могли бы вы предоставить мне дополнительную информацию, чтобы я мог лучше понять ваш запрос? Я хотел бы помочь вам как можно быстрее. Если бы вы могли подробно описать три наиболее важных момента, в которых вам нужна моя помощь, это помогло бы ускорить процесс.

Как только я получу это разъяснение, я смогу помочь вам более эффективно.

Спасибо,

[Имя]

Электронное письмо об отклонении предложения о работе

Уважаемый [Имя],

Спасибо, что предложили мне должность [должность] в [Компания].Я ценю, что вы нашли время рассмотреть меня для этой работы. После тщательного рассмотрения я понял, что в настоящее время это не совсем подходит для моих целей. Я решил [принять другую должность, остаться на нынешней должности, искать другую работу или пойти другим путем].

Еще раз спасибо за ваше время и поддержку. Я желаю вам удачи в поиске подходящего сотрудника на эту должность.

С уважением,

[Имя]

Электронное письмо с просьбой о представлении

Здравствуйте [Имя],

Я был [цель, т.е.е. ищу новую работу, ищу новых клиентов] и заметил, что вы [укажите соединение, то есть с которым работали, написали статью с] [имя цели]. Я надеялся, что вы познакомите меня, и я смогу [гол]. Я представил образец введения с некоторыми подробностями о проекте, над которым я работаю, ниже, но, пожалуйста, не стесняйтесь настраивать его самостоятельно. Не стесняйтесь, дайте мне знать, если я могу предоставить дополнительную информацию.

Надеюсь, у вас все хорошо, и с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время.Спасибо за любую помощь, которую вы можете оказать.

Best,

[Имя]

Электронное письмо с профессиональным представлением

Привет [Имя],

Я хотел бы познакомить вас с [Имя]. Он [название должности] в [компании], стремящийся найти связь с [потребностями, т.е. поставщиками, которые могут удовлетворить растущие потребности компании, исследователями в отрасли, опытными фрилансерами для нового проекта]. Я думаю, что вы подходите для этого проекта и хотели бы помочь вам наладить контакт друг с другом.

Я скопировал [Имя] в это электронное письмо, чтобы он сам мог рассказать вам больше о [возможности]. [Имя] — это [отношения, то есть мой бывший сотрудник, выпускник, подрядчик, с которым я работал], и я очень рекомендую его для [типа работы]. Я надеюсь, что это начало выгодных отношений для вас обоих.

С уважением,

[Имя]

Электронное письмо с запросом рекомендации клиента

Привет [Имя],

Большое спасибо за ваши добрые слова в отношении [проекта], который мы завершили для вас в прошлом месяце.Если вы не возражаете, я хотел бы процитировать ваше сообщение в разделе отзывов на нашем сайте. Пожалуйста, дайте мне знать, если вас это устраивает. Если нет, то ничего страшного. Никакого давления!

Я также хотел сообщить вам, что в ближайшие три месяца у нас есть [количество] вакансий для новых клиентов. Мне нравится работать с такими клиентами, как вы, которые воодушевлены [целями]. Если вы знаете кого-либо, кто может извлечь выгоду из наших услуг, пожалуйста, присылайте их мне.

Вы можете предоставить им следующую контактную информацию, чтобы они могли связаться со мной лично.Мой прямой номер телефона — [номер], а мой адрес электронной почты — [адрес]. Я могу предложить скидку 10% новым клиентам, которые зарегистрируются в течение следующих трех месяцев. Вы получите скидку 10% на следующую услугу для привлеченных клиентов, купивших не менее [сумма]. Дополнительная информация о наших текущих акциях доступна на [ссылка].

Спасибо!

Best,

[Имя]

Как создавать эффективные электронные письма для международных команд

Вы не носитель английского языка, и вам необходимо регулярно писать электронные письма своим международным коллегам?

Может быть непросто писать эффективные разговорные электронные письма, когда английский не является вашим родным языком, но эта статья предоставит несколько полезных советов, которые помогут вам улучшить общее качество ваших писем и больше походить на носителя английского языка.

Если вы не являетесь носителем английского языка, это не означает, что вы должны испытывать страх и неуверенность каждый раз, когда нажимаете кнопку «Отправить». После того, как вы примените эти простые стратегии к своему письму, вы сможете уверенно отправлять электронные письма кому угодно (даже из родных англоязычных стран, таких как США).

Советы по написанию электронной почты для международных команд

Большинство людей не скажет вам этого, но создание хорошего электронного письма начинается еще до того, как вы произнесете хоть одно слово.Написание хорошего электронного письма начинается с вашего мышления.

Когда вы в правильном настроении, вы сможете писать эффективные электронные письма, которые будут общаться и убеждать.

Звучит логично … но как войти в «правильный настрой»?

Вы усвоили несколько важных правил написания электронных писем, которые следует применять к каждому отдельному электронному письму, которое вы пишете. Самое приятное то, что эти правила также могут применяться к любой форме общения, а не только к электронной почте.

Правило написания электронного письма №1: представьте, что вы получаете электронное письмо, которое пишете

Вы когда-нибудь получали электронное письмо, которое было настолько бессвязным, что вы даже не могли дочитать его, не говоря уже о том, чтобы даже подумать об ответе? Или включил совершенно неуместное предложение?

Ahrefs — это инструмент SEO, но они получили письмо от рыболовной компании

Одна из самых больших проблем при написании электронных писем — это отсутствие сочувствия к получателю.Еще до того, как написать электронное письмо, большинство людей даже не задумываются о том, будет ли их электронное письмо хорошо принято другой стороной.

Если вы хотите, чтобы к вашему электронному письму относились серьезно, вам нужно научиться сопереживать получателю еще до того, как вы начнете писать. Подумайте о человеке, которому вы отправляете электронное письмо:

Почему вы пишете этому человеку электронное письмо?
Что хочет человек, которому вы пишете по электронной почте?
Правильный ли человек, с которым можно связаться, учитывая то, чего я пытаюсь достичь?

Конечно, если вы уже близки с этим человеком, то в этих вопросах нет необходимости.Вы, вероятно, сможете быстро отправить электронное письмо и все равно получить ответ.

Но если вы отправляете электронное письмо кому-то новому или незнакомому, подумайте над этими вопросами. Ваши ответы помогут вам написать более продуманное и связное письмо.

Правило написания электронного письма № 2: Пишите так, как говорите

Если вы не являетесь носителем английского языка, вполне нормально думать, что вам следует вести себя более формально, когда дело касается письма.

Тем не менее, это приводит к тому, что электронные письма слишком формальны и выглядят неуклюже или жестко.Например:

Носители английского языка пишут более неформально — их письмо звучит так, будто один человек разговаривает с другим.

Вот небольшой совет по грамматике, который всегда поможет вам звучать более естественно: пишите активным голосом и избегайте пассивного голоса .

«Активный голос» показывает, что субъект выполняет действие глагола, например: «Мэрилин отправила письмо по почте».

Напротив, «пассивный залог» показывает, что на глагол действует подлежащее, e.г .: «Письмо было отправлено Мэрилин».

Вместо того, чтобы писать «ваш отзыв был бы очень признателен», попробуйте сказать «Буду признателен за ваш отзыв». Вместо того, чтобы писать «ваш запрос был получен», попробуйте сказать «Я получил ваш запрос».

Обратите внимание, что письмо активным голосом звучит более человечно.

Как написать эффективное электронное письмо

1. Тема сообщения

Тема письма — это обычно первое, что кто-то читает, прежде чем решит открыть ваше письмо.Это также означает, что строка темы содержит ключ к тому, будет ли ваше электронное письмо открыто, проигнорировано или удалено.

К сожалению, люди, для которых английский не является родным, не всегда знают, что писать в теме письма.

Взгляните на этот пример:

Эта конкретная тема (кстати, реальный пример) расплывчата, косвенная и совсем не намекает мне на то, о чем будет содержаться электронное письмо.

Результат? *Удалить*.

Тема сообщения особенно важна, если вы впервые обращаетесь к кому-то.Получатель не знает, кто вы, и может судить о вас только по теме письма.

Даже если вы отправляете электронные письма внутри своей компании, все равно стоит написать отличную тему письма, чтобы получатель знал, чего ожидать. Как и любой занятой человек, ваши товарищи по команде получают тонны писем каждый день и, безусловно, оценят дополнительные усилия, связанные с описательной строкой темы.

Итак, как написать хорошую тему письма?

Будьте ясны, прямолинейны и опишите содержание своего электронного письма.Не бойтесь затронуть всю тему письма. Скажите им, чего ожидать.

Как видите, нет необходимости прибегать к хитрым уловкам или названиям кликбейтов только для того, чтобы вызвать открытое. Помните — вы не хотите, чтобы людей обманом заставляли читать вашу электронную почту, вы на самом деле хотите, чтобы они прочитали ее и предприняли какие-то действия.

Вы хотите, чтобы письмо ассоциировалось с позитивными эмоциями, а не с гневом и разочарованием.

Вот несколько хороших примеров тем:

Я буду в городе в следующий вторник. Вы свободны?
Знакомство с Кевином Бэконом
FAQ — займет у вас 2 минуты — нужен ответ сегодня
Сьюзен предложила связаться с вами

2.Начните с подходящего приветствия.

Чтобы начать письмо, вы должны начать с соответствующего приветствия. Приветствие состоит из двух компонентов: приветствия и вступительного предложения.

Большинство носителей английского языка, для которых английский язык не является родным, вероятно, из страха обидеть кого-то, склонны придерживаться только одного приветствия — Уважаемый [X]. Независимо от контекста, люди, для которых английский язык не является родным, будут использовать Dear [X] снова и снова.

Правильное приветствие зависит от ситуации.Если вы пишете официальное электронное письмо в банк или государственное учреждение, лучше начать с Уважаемый [X].

Если вы отправляете электронное письмо кому-то из своих знакомых или работаете в непринужденной обстановке, то вполне нормально использовать привет, [имя].

Чтобы помочь вам, вот список приветствий, которые вы можете начать в своих электронных письмах:

Уважаемый [Имя]
Уважаемый господин / госпожа. [Фамилия]
[Название]
Доброе утро / день
Привет
Эй,
Привет / Привет

Как только вы закончите приветствие, самое время для подходящего вступительного предложения.В то время как строка темы определяет, будет ли ваше электронное письмо открыто, ваше вступительное предложение определяет, будет ли ваше письмо прочитано до конца.

Лучший способ сделать это правильно — изучить человека, которому вы пишете. Узнайте, чем интересуется ваш получатель. Посмотрите его профили в социальных сетях (например, Facebook, LinkedIn и т. Д.), И, если они публикуют, прочтите некоторые из их сообщений в блогах.

Выполните поиск в Google по их имени и посмотрите, не появится ли что-нибудь интересное. Посетите веб-сайт их компании, прочитайте их страницу «О нас» и узнайте, над чем они работают или над чем они заинтересованы.

Обладая этой информацией, вы можете написать вступительное предложение, которое установит взаимопонимание. Покажите, что вы их понимаете, что им нужно, и как вы можете им помочь.

Этим вы также можете показать, что вы отличаетесь от других — что они вам интересны, вы готовы приложить все усилия, чтобы узнать больше. Если вы продемонстрируете понимание их проблем, это поможет укрепить доверие.

Конечно, в этом нет необходимости, если вы пишете электронное письмо коллеге или кому-то из своих знакомых, но все же важно установить какой-то контекст, чтобы они знали, что происходит.

Подсказка: Если вы рассылаете электронные письма с продажами и нуждаетесь в том, что именно сказать, взгляните на бесплатные шаблоны писем HubSpot . С помощью этого инструмента вы можете получить доступ к библиотеке встроенных шаблонов, разработанных для каждого этапа пути к покупке.

3. Сделайте сообщение кратким и лаконичным.

По данным Statista, мы отправляем и получаем примерно 269 миллиардов писем в день.

Если мы усредним всех жителей развитого мира (~ 4 миллиарда человек), то каждый человек будет получать около 68 писем в день!

Эта тревожная статистика ясно показывает одну вещь: мы проводим много времени за чтением электронной почты.

Написать письмо, которое будет открыто, прочитано и обработано, непросто. Вы должны заранее поработать, чтобы письмо было профессиональным, чутким и легким для чтения.

Вы должны уважать время своих читателей. Хотя вам может казаться, что вам нужно рассказать им все в одном письме, не делайте этого. Никто не ждет с нетерпением трехстраничного эссе на свой почтовый ящик. Вот один, который я получил недавно:

Тьфу.

Вместо этого сделайте электронное письмо коротким, лаконичным и по существу.Придерживайтесь важной и конкретной информации.

Подумайте об этом так: чего вы хотите достичь после того, как человек увидит ваше письмо?

Убедитесь, что электронное письмо написано таким образом, чтобы достичь желаемого конечного результата.

Если вам нужно включить в электронное письмо много информации, возможно, лучше вместо этого предложить телефонный звонок или встречу.

Pro-Tip: Используйте этот бесплатный инструмент для встреч, чтобы быстрее планировать встречи и избегать пересылки писем.

4. Используйте стандартные шрифты.

Если вы используете неанглийскую клавиатуру, ваши шрифты могут некорректно отображаться на устройстве другого человека.

Если вы пытаетесь выглядеть как носитель языка, используйте стандартные шрифты. Некоторые языковые шрифты имеют свой собственный «английский шрифт», что является явным признаком того, что пишущий человек не является носителем языка:

Чтобы предотвратить возникновение всевозможных технических проблем, придерживайтесь того, что безопасно. Используйте безопасные веб-шрифты электронной почты, например:

Arial
Курьер
Грузия
Helvetica
Lucida Sans
Тахома
Times New Roman
Требушет MS
Вердана

Фактически, это точный список, который дает Gmail:

Это гарантирует, что получатель получит ваше сообщение с обычным шрифтом, независимо от того, какие устройства или операционную систему они используют.

5. Написание заключения.

Когда вы закончите работу с электронным письмом, пора закрыть его.

Не нужно придумывать ничего необычного — просто сделайте завершение простым и понятным.

Итак, ничего подобного:

Вместо этого придерживайтесь безопасных, проверенных линий закрытия — и у вас все должно получиться.

Вы можете выбрать одну из наиболее распространенных закрывающих линий ниже:

С уважением
С уважением
Ваш
С уважением
С уважением
Лучшее
С уважением
Теплые пожелания
С уважением
Добрые пожелания
Спасибо
Спасибо

Если вы действительно ищете что-то необычное и необычное, взгляните на этот список подписей электронной почты, который вы можете попробовать.

6. Запланируйте электронную почту.

Поскольку вы пишете международное электронное письмо, часовой пояс имеет значение .

Из-за большого количества получаемых электронных писем письмо, которое вы отправили рано утром, могло быть похоронено в нижней части его почтового ящика к тому моменту, когда ваш получатель его проверит. Это также может означать, что вся ваша тяжелая работа, потраченная на создание электронного письма, будет потрачена впустую.

Вместо этого настройтесь на успех.

Помните Правило №1? Поставь себя на их место.

Когда они будут наиболее восприимчивы? Когда их почтовый ящик станет «пустее»?

Это может быть во время обеда. Это может быть вечер воскресенья, когда они готовятся к предстоящей неделе. Может быть, даже пятница — вероятно, у них хорошее настроение, потому что приближаются выходные.

Затем воспользуйтесь нашим бесплатным инструментом планирования электронной почты, чтобы убедиться, что ваши электронные письма будут отправлены в нужное время в почтовый ящик получателя.

7. Проведите последнюю проверку орфографии и грамматики.

Не терпите неудач на последней миле.

Не тратьте все свое время на создание идеального сообщения, только для того, чтобы его проигнорировал получатель, потому что оно пронизано орфографическими и грамматическими ошибками.

После того, как вы закончите написание письма, скопируйте его и вставьте в Microsoft Word или Google Docs, чтобы быстро проверить грамматику, формулировку и орфографию. Кроме того, вы также можете использовать средства проверки, такие как Grammarly, для автоматизации процесса во время черчения.

Прочтите быстро вслух, чтобы убедиться, что вы не пишете неуклюже и не говорите как робот.Вам нужна ваша электронная копия, чтобы озвучивать человек .

Помните — помогите читателю сосредоточиться на сообщении, а не на ваших орфографических ошибках.

Хотите больше? Узнайте, как отправить правильное электронное письмо нужному человеку и обеспечить максимальную отдачу от этого бесплатного урока по электронному маркетингу.

Как написать профессиональный адрес электронной почты

Также доступно в: 中文

Новых аспирантов и начинающих исследователей может отпугнуть необходимость писать профессиональные электронные письма, особенно если английский не является их родным языком.Большинство из нас привыкли писать друзьям быстрые, неформальные сообщения, часто наполненные сленгом и сокращениями и лишенные какой-либо регулярной структуры. Однако при письме профессору, исследователю или администратору более вежливый стиль письма может повысить ваш авторитет как коллеги-профессионала. Две основные практики, необходимые для профессионального написания электронной почты: формальный тон и краткое письмо .

Официальный тон

Использование формального тона повысит профессионализм ваших писем, выражая ваше уважение к положению получателя.Это включает в себя избегание сокращений и сленга и использование вежливых терминов, таких как «пожалуйста», «спасибо», «извините», «извинения», «если возможно» и «в удобное для вас время», где это необходимо. Ваши профессиональные электронные письма также должны быть хорошо структурированы, с открытием и закрытием текста сообщения в квадратные скобки. В частности, вы должны начинать свои электронные письма с «Уважаемый», а не «Привет» или аналогичным неформальным приветствием, а официальное завершение может включать «С уважением», «Спасибо», «С наилучшими пожеланиями» и «С наилучшими пожеланиями».В зависимости от контекста, особенно если вы никогда раньше не встречали этого человека, вы должны ошибиться, используя его или ее титул и фамилию (например, «Мисс Арк», «Мистер Арк», «Доктор. Арк »или« Проф. Арк »), а не просто имя или полное имя; только после того, как вам сказали, что можно использовать имя получателя, или после того, как получатель подписал свое имя в ответе, если вы рассмотрите возможность использования этого более неформального приветствия.

Краткое письмо

Люди, которым вы, возможно, пишете, вероятно, заняты преподаванием, исследованиями и / или административной работой, поэтому лучше быть кратким и точным, чтобы выразить свое уважение к их времени.Это включает в себя избежание распространенной ошибки, связанной с указанием своего имени в первом предложении; ваше имя будет подписано внизу электронного письма, поэтому этот шаг не требуется. Если возможно, ограничьте свое сообщение всего несколькими предложениями, указав, кто рекомендовал вам написать (если применимо), кратко опишите вашу биографию, если человек не знаком с вами, четко указав цель вашего электронного письма и ожидаемый следующий шаг (часто просьба), и поблагодарить человека за его или ее время.В результате тело эффективного профессионального электронного письма может состоять из 2-5 предложений. Обратите внимание, что строка темы также должна напрямую отражать цель вашего электронного письма.

Пример

Одна из распространенных ситуаций — это то, что аспиранту первого или второго курса необходимо связаться с профессором, чтобы узнать об исследованиях профессора и потенциально присоединиться к его или ее исследовательской группе. Это может быть особенно пугающим обстоятельством, особенно если студент новичок в исследованиях, известный исследователь и / или студент никогда раньше не встречался с исследователем.Вот пример краткого электронного письма с профессиональным звучанием, которое можно было бы написать в этом случае в соответствии с приведенными выше советами:

Тема: Запрос на встречу

Уважаемый доктор Арк,

Доктор Айе рекомендовал мне связаться с вами. Я аспирантка первого курса по иммунологии, интересуюсь врожденным иммунитетом. Если возможно, мне было бы интересно узнать больше о ваших исследованиях и потенциальных возможностях ротации в вашей исследовательской группе.Пожалуйста, дайте мне знать, сможете ли вы встретиться на следующей неделе.

Спасибо,

Стю Дент

Мы надеемся, что сегодняшний совет по редактированию прояснил несколько способов поддерживать профессионализм в своих электронных письмах. Эти советы применимы для студентов-первокурсников, как описано выше, и для профессоров, пишущих редакторам журналов. Если у вас есть вопросы по этой теме, напишите нам по адресу [email protected]. AJE желает вам всего наилучшего!

Поделитесь с коллегами

6 простых советов по написанию хорошего письма поддержки (с шаблонами писем)

Когда вы отправляете электронные письма изо дня в день, вполне естественно, что некоторые электронные письма не попадают в цель.Возможно, вы отправили кому-то неправильную ссылку или обратились к кому-то не тем именем. Это проблемы, которые можно легко исправить с помощью простого контрольного списка. В конце концов, написание хорошего электронного письма во многом зависит от правильного понимания основ. Давайте рассмотрим 6 основных проверок, которые вам необходимо выполнить, прежде чем вы нажмете кнопку «Отправить» в электронном письме службы поддержки.

1. Обращайтесь к покупателю по его имени

Рекомендуется называть клиента по имени. Если вы не знаете их имени, подойдет дружеское «Привет!».Но начните свой ответ с полуофициального приветствия, независимо от того, насколько острый вопрос. Он задает тон, согласно которому вы достаточно спокойны, чтобы справиться с проблемой независимо от того, что чувствует клиент.

Начните свой ответ с полуофициального приветствия, независимо от того, насколько острый вопрос. Нажмите, чтобы твитнуть

2. Поблагодарить покупателя

Клиент пользуется вашим продуктом / услугой и достаточно о нем заботится, чтобы написать вам. Итак, будь то жалоба или практический вопрос, они проявили интерес к вашей компании, и к этому следует отнестись с благодарностью.

Вы можете поблагодарить их за то, что они обратили внимание на проблему.

Вы можете поблагодарить их за использование вашего продукта.

Вы можете поблагодарить их за отличную идею.

Простая благодарность заставит их почувствовать себя ценными и поможет им понять, что их мысли приветствуются. Но говорите это только в том случае, если вы серьезно.

Будь то жалоба или практический вопрос, клиент проявил интерес к вашей компании, и это следует принять с благодарностью.Нажмите, чтобы твитнуть

3. Ответьте на все вопросы клиента

Независимо от того, насколько хороша ваша электронная почта, основная цель клиента — перестать с вами разговаривать. То есть хотят получить ответ и двигаться дальше. Таким образом, основной навык обслуживания клиентов — это всегда ценить время клиентов и сразу давать им четкие ответы на все их вопросы. Если вам нужно больше времени, чтобы ответить на некоторые из их вопросов, скажите это. Не заставляйте клиента думать, что вы не прочитали его письмо полностью.

Всегда цените время клиентов и сразу же дайте им четкие ответы на ВСЕ вопросы. Нажмите, чтобы твитнуть

4. Обратитесь к основной эмоции электронного письма

Некоторые клиенты пишут вам спокойно и сдержанно. Но некоторые из них — разочарованные и рассерженные клиенты. Это естественно, потому что то, что вам может показаться простой проблемой, активно мешает им получить то, что они хотят.

Поэтому, если они кажутся встревоженными, грустными, злыми или разочарованными, решите их и заверьте их, что вы делаете все возможное, чтобы они не думали так.Если вы ничем не можете помочь, вы все равно можете решить эту проблему и сказать им, что вам жаль, что они так думают. Спросите их, можете ли вы чем-нибудь помочь. Простое признание покажет им, что вы заботитесь.

Простое признание эмоций клиента покажет им, что вы заботитесь. Нажмите, чтобы твитнуть

5. Попробуйте решение, прежде чем предлагать его клиентам

Эта проверка в основном применима к вопросам технической поддержки. Прежде чем сказать им обновить экран или попробовать в другом браузере, попробуйте сделать это на своей стороне.Возможно, решение было предложено вам некоторыми экспертами в команде, но вы не хотите узнавать от клиентов, что оно не работает.

Никогда не позволяйте клиенту указывать на то, что предложенное вами решение не работает. Нажмите, чтобы твитнуть

6. Проверьте грамматику, неработающие ссылки, правильный код и вложения

Грубые ошибки тянут вас вниз. Трудно выглядеть экспертом в решении проблем, если упускать из виду мелочи. Поэтому убедитесь, что вы проверяете орфографические ошибки. Вы можете использовать для этой цели такие инструменты, как Grammarly или даже Microsoft Word.Если вы не уверены в грамматике, если вы не уверены в правописании, просто покажите ее своему ближайшему коллеге-грамматику-нацисту и узнайте его мнение. Точно так же, если вы отправляете ссылку или код, убедитесь, что они работают. И всегда проверяйте, прикрепили ли вы документ, который обещали прикрепить.

Невозможно выглядеть экспертом в решении проблем, если упускать из виду мелочи. Click To Tweet

Вот и все, 6 проверок, которые вам нужно сделать, чтобы убедиться, что ваше письмо поддержки клиенту в порядке.

Пример сценария: клиент запрашивает новую функцию, которую можно построить

Пример сценария: Клиент запрашивает функцию, которой нет в вашей дорожной карте

Есть ли еще какие-нибудь чеки, которые мы пропустили? Дайте нам знать в комментариях.

Вы можете просмотреть следующие связанные блоги —

https: // freshdesk.ru / customer-service-skills / writing-awesome-emails-blog /
https://freshdesk.com/customer-service-skills/write-exceptional-support-emails-blog/
https://freshdesk.com/customer-support/how-to-support-customers-with-gmail-and-not-suck-at-it-blog/

Принесено вам Академией Freshdesk. Чтобы получить больше подобного контента, зарегистрируйтесь в академии бесплатно сегодня.

Как писать эффективные деловые и международные электронные письма

Я помогал многонациональным компаниям и правительственным учреждениям писать электронные письма, когда жил в Японии.

За это время я прочитал сотни международных электронных писем, которые часто приводили людей в этих организациях в замешательство, разочарование и игнорирование. Хотя все мы знаем, что в электронных письмах должны отсутствовать орфографические, грамматические и пунктуационные ошибки, они также должны быть свободны от двусмысленности и межкультурной нечувствительности, которые могут привести к недопониманию, неверному толкованию и недопониманию.

Вот почему лучше всего иметь стандартизированный процесс написания электронных писем, который будет ясным, вежливым и полным.

В этом посте я расскажу, как составлять эффективные деловые и международные электронные письма за 12 шагов.

Ваш тон меняется в зависимости от того, кому и почему вы пишете. Например, вы можете использовать формальный тон для связи с иностранным коллегой, неформальный тон для внутреннего общения и непринужденный тон для совместной работы над проектом.

Если вы не знаете, какой тон использовать, обратитесь к руководству по стилю контента вашей компании. Если в вашей компании нет руководства по стилю контента, отразите тон человека, который первым отправил вам электронное письмо.Если вы пишете первым, решите, должно ли оно быть формальным, неформальным или случайным.

Официальный тональный сигнал

Для первых электронных писем, нечастых электронных писем и получателей на более высокой должности
Аналогично деловому письму
Часто используется для запросов, жалоб, проблем, извинений и т. Д.

Неофициальный Тональный сигнал

Для коллег, внутреннего общения и получателей, которых вы знаете
Профессиональный, но более дружелюбный и расслабленный
Часто используется для внутреннего общения и нечастых электронных писем, которые носят менее формальный характер

Обычный Тональный сигнал

Для частой переписки по электронной почте с получателями, которых вы знаете
Тон разговора, похожий на текстовое сообщение
Может включать приветствие
Может быть всего несколько предложений
Может включать комплименты или любезности
Краткие заключения и подписи

Изображение Джеффа Шибасаки / Культурные пробелы

Неформальные приветствия, например H i [Имя] обычно используются для установления дружеского тона для приветствия получателей, даже если электронное письмо официально написано.Тем не менее, некоторые компании по-прежнему предпочитают Уважаемый господин [Фамилия] или Уважаемый [Имя] .

Когда закончите, дважды нажмите клавишу Enter / Return для разрыва строки.

Передовой опыт

Без пробелов перед пунктуацией
Один пробел после знаков препинания
Используйте правильные почетные титулы (например, мистер, мисс, доктор), если применимо
Используйте двоеточие, если вы не знаете имя получателя

Приветствие (формальное)

Уважаемый господин[Фамилия]
Уважаемая г-жа [Фамилия]
Уважаемая [Имя]
Уважаемые все
Уважаемые сэр или мадам

Приветствия (неофициальные)

Здравствуйте [Имя]
Привет [Первый] Имя]
Всем привет
Команда
Доброе утро [Имя]

Приветствие (обычное)

Привет
Привет [Имя]
[Имя]
Нет приветствия

Изображение Джеффа Shibasaki / Culture Gaps

Если получатель не знает вас или, возможно, забыл ваше имя, представьтесь.Однако, если получатель уже знает вас, начните с комплимента или любезности. Напишите 1-2 коротких предложения, например, Мы давно не разговаривали. Надеюсь, у тебя все хорошо, .

Когда закончите, дважды нажмите клавишу Enter / Return для разрыва строки.

Передовой опыт

Не делайте отступов
1-2 коротких предложения
Будьте предельно конкретными
Используйте сокращения (например, я, нет, нет, не делаю) для неформальные и обычные электронные письма

Знакомство

Меня зовут Майлз Мерфи.Я связываюсь с вами по поводу…
Меня зовут Тим Сандерс из отдела кадров XYZ. Спасибо за запрос.
Это [Имя и Фамилия] из службы поддержки.
Мы познакомились на Всемирном бизнес-форуме. Меня зовут…

Комплименты и удовольствия

Мне очень понравилась ваша презентация в прошлую пятницу. Отличная работа!
Спасибо за направление из аэропорта Нарита. Это будет действительно полезно.
Благодарим Вас за терпение и приносим извинения за неудобства.
С возвращением! Надеюсь, у вас был отличный отпуск.
Спасибо за быстрый ответ

Изображение Джеффа Шибасаки / Культурные пробелы

В чем причина письма? Что должен делать или знать получатель? Предоставляете ли вы новую информацию, уточняете прошлую информацию или делаете дальнейшие шаги? Если вы не знаете, зачем отправляете электронное письмо, получатель тоже не узнает.

Когда закончите, дважды нажмите клавишу Enter / Return для разрыва строки.

Передовой опыт

1–5 коротких предложений
1 абзац
Стремитесь к краткости
Будьте вежливыми, позитивными и конкретными
Убедитесь, что местоимения (напр.грамм. он, она, они) понятны

Причины написания

Причина, по которой я пишу по электронной почте…
Я пишу о…
Я пишу, чтобы подтвердить…
У меня 3 вопроса о…
Я слежу за вами по поводу…
Я хотел бы продолжить…
Я хотел напомнить вам, что…
Понедельник в 10:00 по тихоокеанскому времени удобно для меня
Не могли бы вы прислать мне электронное письмо Акиры Ямамото адрес?

Изображение Джеффа Шибасаки / Пробелы в культуре

Что еще должен сделать или знать получатель? Предоставьте эти подробности здесь.

Чтобы ваше сообщение было легко читаемым и вызывало более быстрый ответ, используйте заголовки со списками и переходы от абзаца к абзацу. Bold важные детали. Держите сообщение сфокусированным. Меньше — идеал. Больше может быть утомительным.

Когда закончите, дважды нажмите клавишу Enter / Return для разрыва строки.

Передовой опыт

5 (максимум) коротких предложений на параграф
5 (максимум) параграфов на электронное письмо
1 идея на параграф
Напишите важную информацию в первом параграфе
Напишите активным голосом (e .грамм. Майлз написал электронное письмо)
Не пишите пассивным голосом (например, письмо было написано Майлзом)
Используйте переходы от абзаца к абзацу
Используйте заголовки, чтобы сделать сообщение более удобным для чтения
Заголовки жирным шрифтом или важные детали
Используйте нумерованные или маркированные списки, чтобы сообщение оставалось простым и читабельным.грамм. OMG, LOL и т. Д.)
Избегайте ярких шрифтов и ненужных цветов
Используйте клавишу Enter / Return в конце абзаца, а не в конце предложения
Пишите четкие, краткие заголовки документов заглавными буквами перед прикреплением документов и изображений и т. д.
Введите вложения, указав их количество и их названия.
Используйте списки при включении нескольких вложений

Вложения

Пожалуйста, найдите прикрепленными…
Я прикрепил…
Я добавил 2 приложения для поездки в Лос-Анджелес:
Маршрут из международного аэропорта Лос-Анджелеса (LAX)
Повестка дня: День 1

Изображение Джеффа Шибасаки / Culture Gaps

Если ожидается ответ, сообщите об этом получателю.Вежливый и распространенный прием — написать: Я с нетерпением жду…

Если ответа не ожидается, поблагодарите получателя за его / ее время, предложите, где найти дополнительную информацию, или сделайте комплимент или любезность.

Когда закончите, дважды нажмите клавишу Enter / Return для разрыва строки.

Передовой опыт

Ожидаемый ответ ( Официальный )

Я с нетерпением жду вашего ответа
Я с нетерпением жду вашего ответа
Я с нетерпением жду вашего отзыва
Сообщите мне ваш мнение по этому вопросу

Ответ не ожидается (формальный)

Большое спасибо
Спасибо за вашу помощь
Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы
Дайте мне знать, если вам что-то еще нужно.Я рада помочь.

Ожидаемый ответ ( Неофициальный )

Сообщите мне, поможет ли это
Я надеюсь получить известие от вас в ближайшее время
Не могли бы вы сообщить мне сегодня до 17:00?
С нетерпением жду вашего мнения

Ответ не ожидается ( Неофициальный )

Спасибо за вашу помощь
Я надеюсь, что это поможет
Удачного дня
Хорошего дня

Ожидаемый ответ ( Случайный )

Есть предложения?
Как вы думаете?
Поговорим с вами в ближайшее время

Ответ не ожидается ( Обычный ) Изображение Джеффа Шибасаки / Культурные пробелы

Выберите прощальную речь, которая соответствует вашему тону.Если вы пишете официальное электронное письмо, вы можете подписаться с С уважением, . Если вы пишете неофициальное электронное письмо, вы можете подписаться с помощью С уважением, . Однако, если вы пишете обычное электронное письмо, уже может быть достаточно использовать Cheers или Thanks из шага 6. В этом случае больше ничего добавлять не нужно.

Когда закончите, нажмите кнопку Enter / Return один раз для разрыва строки. Некоторые люди предпочитают два разрыва строки между закрытием и подписями.Оба являются общепринятыми.

Разговоры ( формально )

С уважением
Сердечно
С уважением
С наилучшими пожеланиями
С уважением
Всего наилучшего

Раздачи (Неофициальные)

Спасибо
Лучшее
Береги себя
До скорой встречи

Подтверждения (случайные)

Изображение Джеффа Шибасаки / Культурные пробелы

Точно так же тон ваших писем будет меняться в зависимости от того, кому и почему вы пишете , подпись также должна измениться, если вы обращаетесь к кому-то впервые, если письмо носит формальный, неформальный или случайный характер.

Передовой опыт

Имейте по крайней мере 4 подписи на выбор — первый контакт, формальный, неформальный и случайный
Укажите свою фамилию заглавными буквами (MURPHY), поскольку в некоторых культурах фамилии упорядочиваются по-разному
Укажите свой пол (Мистер) или (Мисс), если получатель может не знать ваше имя. Даже по-английски Крис (сокращение от Кристофер — мужчина) и Крис (сокращение от Кристина — женщина) могут сбивать с толку.
Если вы часто общаетесь с получателем, вы можете создать сокращенную подпись, которая также передает, как вы хотите, чтобы получатель обращался к вам.Например, Томохиро Сато может подписать свое имя (Томохиро) или просто свое короткое имя (Томо).

Подпись ( Первое контактное лицо )

Имя и ФАМИЛИЯ (г-н / г-жа)
Должность или отдел
Название компании
Контактные номера (включая код страны)
Веб-сайт

Подпись ( Официальный )

Имя и ФАМИЛИЯ
Должность или отдел
Название компании
Контактные номера (включая код страны)
Веб-сайт

Подпись ( Неофициальный )

Имя и Фамилия
Название компании
Контактные номера (включая код страны)

Подпись ( Обычный )

Имя или сокращенное имя
Название компании

Изображение Джеффа Шибасаки / Пробелы в культуре

Обобщите сообщение несколькими ключевыми словами, чтобы передать срочность электронного письма, как заголовок газеты. ине.

Рекомендации

3-5 ключевых слов в сообщении
Используйте заглавные буквы, но не пишите заглавными буквами
Замените статьи (a, an, the), предлоги (in, on, at) и союзы (и, но) с тире (-) или косой чертой (/)
Превратите темы в вопросы, добавив вопросительный знак

Subject Lines

Download — XYZ Style Guide
Out of Office / October 8 –9
Отменено — четверг Совещание отдела кадров
Обед в пятницу — 13:00?

Изображение Джеффа Шибасаки / Culture Gaps

Правильно ли вы написали имя и компанию получателя? Есть ли орфографические или грамматические ошибки? Есть ли какое-нибудь предложение, которое нужно изменить или удалить? Сообщение ясное, полное и краткое? Это безошибочно?

Чтобы получить дополнительную помощь, прочтите мой пост о корректуре деловых писем.

Изображение Джеффа Шибасаки / Culture Gaps

Введите адрес электронной почты получателя. Добавляя адрес в конце сообщения, вы уменьшаете вероятность случайной отправки электронного письма слишком рано или не тому человеку.

Изображение Джеффа Шибасаки / Culture Gaps

Нажмите кнопку «Отправить».

Хотя поначалу эти шаги могут показаться трудоемкими, как только вы начнете их выполнять, вы начнете составлять электронные письма быстрее, потому что у вас будет эффективная система.

Вы только что научились писать эффективные деловые и международные электронные письма.Поделитесь этими шагами со своими коллегами, чтобы у каждого был стандартизированный процесс написания более качественных международных электронных писем.

Как написать ясное, вежливое электронное письмо учителю

Если у вас есть быстрый вопрос, нужно отправить домашнее задание или вы беспокоитесь об успеваемости вашего ребенка, написание электронного письма учителю является важным навыком. . Но каковы правила написания электронного письма учителю? Продолжайте читать, чтобы узнать, как писать ясные и вежливые электронные письма учителям и профессорам.

Как написать электронное письмо учителю

Есть несколько причин, по которым вам может понадобиться написать электронное письмо учителю. Если ваша цель — быстро получить ответ на вопрос, вам необходимо предоставить как можно больше информации и как можно более кратко. Следуйте этим инструкциям, чтобы написать вежливое электронное письмо своему учителю и / или профессору.

Используйте четкую тему сообщения

Учителя получают десятки писем каждый день. Вот почему четкая и подробная тема письма поможет учителю точно понять, о чем ваше электронное письмо, от кого оно и что нужно автору, чтобы вы могли получить своевременный ответ.Электронное письмо с заголовком «Домашнее задание» может быть о чем угодно и от кого угодно, но электронное письмо с заголовком «Мари Кингсли — вопрос об исследовательской работе» помогает учителю сразу узнать, с кем он разговаривает.

Выберите правильное приветствие

Откройте электронную почту соответствующим образом. Если вы никогда раньше не встречали учителя, используйте «Уважаемый доктор / г-н / миссис / мисс. Фамилия.» Если вы встретили учителя, вы можете использовать больше разговорных приветствий, например «Привет», «Привет» или «Доброе утро». Не используйте излишне случайные приветствия, такие как «Привет» или «Что случилось?», И не обращайтесь к учителю по имени, если он не указал, что предпочел бы, чтобы это сделали вы.

Структура как официальное письмо

Правильное форматирование электронного письма повышает вероятность того, что вы получите нужный ответ. Используйте ту же структуру, что и в официальном письме, и избегайте личного письма. Избегайте излишне небрежной лексики, включая сленг или сокращения в электронной почте.

Включите только необходимую информацию

У занятых учителей нет времени читать абзацы информации только для того, чтобы ответить на вопрос или согласиться написать рекомендательное письмо.Сосредоточьтесь на том, что вы хотите сказать, и ограничьте длину до 3-4 предложений. Все, что длиннее, вероятно, должно быть личным разговором.

Держите свой тон уважительным

Есть тонкая грань между объяснением себя учителю и выражением всех своих обид. Учителям не нужно слышать, насколько вам не нравится задание или насколько несправедливым, по вашему мнению, является крайний срок. Жалоба учителю по электронной почте заставляет его защищаться — и маловероятно, что вы получите желаемое решение.

Используйте подходящее приветствие

То же правило правильного приветствия применяется к соответствующим приветствиям. Завершите электронное письмо учителю словами «Спасибо», «С уважением» или «С уважением», а затем укажите свое полное имя. Избегайте приветствий, таких как «Спасибо», «Увидимся завтра», или вообще не приветствуйте. Вы хотите оставить у учителя хорошее впечатление о вас, даже до последнего слова вашего сообщения.

Полезные советы по написанию вежливого электронного письма учителю

Теперь, когда вы знаете, как написать сильное электронное письмо учителю, вы можете улучшить свой формат и ожидания.Попробуйте несколько общих советов, которые помогут вам добиться успеха в своей электронной почте.

Убедитесь, что вы не можете найти информацию самостоятельно. Если вы задаете вопрос, на который вы можете легко ответить, просмотрев программу курса или веб-сайт, попробуйте сначала. Возможно, вам вообще не понадобится писать электронное письмо.
Учитывайте время. Учителя пытаются отвечать на электронные письма в течение 24 часов. Тем не менее, если вы отправите электронное письмо учителю в 23:00 с ответом о задании, которое нужно сдать в 8 утра следующего дня, он не ответит вам вовремя.Не задавайте срочных вопросов менее чем за 24 часа до того, как вы захотите получить ответ.
Напишите электронное письмо в текстовом документе перед его отправкой. Это полезный совет для любого официального электронного письма. Избавьте себя от смущения (а учителя — от путаницы), отправив наполовину законченное электронное письмо, прежде чем вы будете готовы его отправить. Скопируйте и вставьте готовое сообщение, когда напишете то, что хотите.
Сказать спасибо. Учителя выделяют время в свободное от работы время, чтобы прочитать ваше сообщение и ответить на него.Независимо от того, какое приветствие вы используете, не забудьте поблагодарить их за уделенное время.
Вычитайте правописание, грамматику и тон. Написание хорошо отредактированного эссе — хороший способ показать учителям, что вы их уважаете. Это также демонстрирует, насколько эффективно их обучение. Дважды проверьте орфографические ошибки, следите за своей грамматикой и поддерживайте формальный тон.

Дополнительные советы для студентов

Написание электронного письма учителю показывает большую инициативу учащихся. Он готовит их к жизни в профессиональном мире, где ясные и лаконичные сообщения получают быстрые и полезные ответы.Используйте несколько советов для учащихся при написании электронного письма учителю.

Если вы можете дождаться ответа класса, то подождите. Не тратьте свое (или время учителя) на вопрос, который вы можете задать завтра с поднятой рукой.
Прикрепите к письму все необходимые документы. Если у вас есть конкретные вопросы о задании, прикрепите или скопируйте и вставьте необходимый текст в свое электронное письмо. Это экономит время и дает учителю больше информации для ответа на ваш вопрос.
Перечислите все решения, которые вы уже пробовали. Учителя могут не успеть полностью продумать ваш вопрос. Вместо этого они могут направить вас к другим источникам информации. Сообщите им, что вы уже пробовали другие решения и что уже пробовали. Таким образом, ваш учитель знает, что вы спрашиваете его в крайнем случае.
Запланируйте время для разговора. Более длинные или сложные вопросы могут потребовать личной встречи. Вместо того, чтобы задавать сложный вопрос по электронной почте, попросите о встрече с учителем в его рабочее время, до или после школы или во время обеда.Не забудьте упомянуть, о чем идет разговор, чтобы они могли подготовиться. Они оценят вашу инициативу и с большей вероятностью дадут вам удовлетворительный ответ.
Используйте школьный адрес электронной почты (если он у вас есть). Использование школьного адреса электронной почты более профессионально, чем случайные псевдонимы или адреса электронной почты. Это также позволяет вам хранить ответы учителя в одном месте.

Дополнительные советы для родителей

Иногда родителям необходимо связаться с учителем от имени своих детей.Эти электронные письма также должны быть вежливыми и четкими и не должны быть слишком знакомыми. Ознакомьтесь с этими советами для родителей, которые пишут электронное письмо учителю своего ребенка.

Если ученик может обработать сообщение, пусть он его напишет. Юным ученикам нужна дополнительная помощь родителей, когда они обращаются к учителю. Учащиеся средних школ, старшеклассников и колледжей — и даже старшие ученики начальных классов — должны иметь возможность при необходимости отправлять электронные письма своим учителям. Родители могут контролировать и корректировать эти сообщения, когда это необходимо, но позволить учащимся отстаивать свои интересы — важный навык.
Включите ваше имя и имя вашего ученика. Это особенно важно, если учитель не может идентифицировать вас только по вашему адресу электронной почты. Включите имя вашего ребенка в тему, упомяните его во всем письме и используйте свое имя в приветствии.
Определите, будет ли информация лучше на конференции. Электронная почта — не лучший форум для долгих дискуссий об успеваемости или поведении учащихся. Если у вас есть серьезные опасения по поводу успеваемости вашего ребенка в классе, попробуйте запланировать личную или виртуальную конференцию, а не объяснять ситуацию по электронной почте.
Рассмотрите возможность создания копии для других получателей — или нет. Для ситуаций, в которых задействованы другие сотрудники, такие как школьные консультанты, медсестры или администраторы, вы можете указать дополнительные адреса электронной почты в своем поле CC. Но при решении проблем, связанных с другими детьми, не пишите электронные письма, в которых отправляются письма родителям этого ребенка. Пусть учитель сам решает, как вовлечь обе стороны и разрешить проблемы между учениками.
Не ждите немедленного ответа. Постарайтесь не отправлять электронные письма в течение школьного дня, в которых спрашивают об успеваемости вашего ребенка в этот день.Учителя редко проверяют электронную почту во время занятий и с большей вероятностью свяжутся с вами после школы или во время перерыва.

Написание эффективных писем

Электронная почта — это быстрый и простой способ общения с учителем. Но, как и в любом электронном письме, для эффективного общения важно быть четким, вежливым и кратким. Ознакомьтесь с этими дополнительными советами по написанию эффективных электронных писем, включая электронные письма друзьям, работодателям, коллегам и менеджерам по найму.

Да, есть правильный способ написать электронное письмо — вот несколько простых правил |

Моника Гарвуд

Отнимает ли у вас слишком много времени на отправку электронных писем и ответ на них? Снизьте нагрузку, следуя этим основным рекомендациям, — говорит редактор и писатель Виктория Терк.

Этот пост является частью серии TED «Как стать лучше человеком», каждая из которых содержит полезные советы от кого-то из сообщества TED; просмотрите все сообщения здесь.

«Вы, наверное, думаете, что являетесь экспертом по электронной почте… Вы проводите большую часть своего рабочего дня, составляя, отправляя, получая и отвечая на электронные письма», — говорит Виктория Терк, старший редактор WIRED UK в своем выступлении на TEDxAthens. «Вы живете в своем почтовом ящике.«Однако, если написание и ответ отнимают у вас слишком много времени или вы беспокоитесь, что ваши электронные письма исчезают в эфире без ответа, то« вы, вероятно, делаете это неправильно », — добавляет она.

Философия электронной почты Turk направлена на снижение общей нагрузки электронной почты на отправителей и получателей. Она говорит: «В самом простом случае это может означать сокращение количества писем, которые вы отправляете, и отправку их меньшему количеству людей … Когда вы все же отправляете электронное письмо, вы должны сделать это как можно быстрее и проще для получателя. с.Вот ее конкретный совет.

Приветствие

Без формальностей.

«Когда-то, возможно, было принято рассматривать электронную почту как цифровую версию обычного письма и обращаться к получателю со словом« Уважаемый », — говорит Терк. «Но в настоящее время большинство электронных писем, особенно в рабочем контексте, больше похожи на стикеры, чем на длинное послание».

Таким образом, можно начинать со слова «привет» и имени. Ее предложение: «Сохраните« Дорогой »и используйте чей-то титул для более формальных ситуаций, таких как официальный брифинг или приглашение.”

Достаточно одного «привет».

«Вам не нужно повторять привет каждый раз, когда вы пишете кому-нибудь в текущей цепочке писем, особенно если она активна», — говорит Терк. «Если вы ведете беседу вперед и назад, относитесь к ней как к таковой».

Кузов

Придерживайтесь сути.

«Когда дело доходит до электронной почты, хороший этикет — это не изящные излишества; это об уважении к чужому времени », — говорит Терк. Слишком длинное или подробное электронное письмо не приносит пользы ни отправителю, ни получателю.

Мерлин Манн, человек, придумавший термин «нулевой почтовый ящик», сказал Тюрку этот бесценный совет: «Предполагайте, что все, с кем вы общаетесь, умнее вас, заботятся больше, чем вы, и заняты больше, чем вы».

Это означает, по словам Тюрка, «без болтовни, без жаргона, без светской беседы. Вам не нужно каждый раз спрашивать о здоровье получателя, отправляя ему электронное письмо «. Просто не забудьте указать все необходимые факты, чтобы получатель мог ответить, не задавая вам сначала вопросов.

Но не говорите слишком кратко.

«Есть черта, где краткость переходит в грубость», — предупреждает Терк. Подумайте об этом: что вы почувствовали, когда получили электронное письмо от коллеги или менеджера с краткими фразами «получил», «согласен», «ОК» или «?» По ее словам: «Эти электронные письма больше похожи на игру силы. Кто-то, кто пишет такие электронные письма, пытается показать вам, насколько они заняты и важны. И это не очень вежливо «. Хотя мы не можем контролировать действия других людей — если бы только могли! — мы можем потратить несколько дополнительных секунд, чтобы написать полные предложения или добавить «спасибо» или «спасибо за вашу помощь».”

Turk поддерживает использование эмодзи при условии, что это не формальный контекст — «в конце концов, они фактически являются цифровой заменой выражения лица, и все инструменты, которые у нас есть, чтобы убедиться, что нас не неправильно понимают, мы должны быть используя. »

Выход из системы

Сделайте закрытие простым.

Турок одобряет окончание словами «наилучшие пожелания», «всего наилучшего» и «всего наилучшего» — и только эти три. Подождите, а что насчет «искренне твое»? «Слишком формально», — говорит она.«Твой»? «Слишком интимно». «Ваше здоровье»? «Хорошо для друзей, но слишком непринужденно для профессионального контекста». «С уважением»? «Просто немного напыщенно».

Нелюбимый способ завершения электронного письма Турком: «Заранее спасибо». Она объясняет: «Это невероятно предположительно — вы не можете поблагодарить кого-то за то, что он сделал что-то, пока он не согласился сделать это … [Когда вы закрываете свое электронное письмо], вы в основном говорите: ‘Эй, кстати, у меня нет выбора, делать это или нет ».

Сделайте свою подпись простой.

« Никаких красочных текстов, никаких логотипов JPG, которые запутают любой антивирус, и никаких глубоких значимых цитат», — говорит Терк. «Просто ваше имя и, при необходимости, ваши контактные данные».

Последние штрихи

Используйте строку темы, чтобы сообщить получателю, что будет сказано в вашем электронном письме.

«Кратко опишите вашу электронную почту. Не пишите полное предложение, потому что оно обрубится », — говорит Терк.«Не пытайся быть смешным». Также оставьте слово «срочно» или «СРОЧНО!» для действительно ужасных ситуаций.

Знайте правило «cc» и соблюдайте его.

Соблюдение этого правила, утверждает Тюрк, сократит путаницу и ненужные ответы. Она говорит: « Основные получатели электронной почты, которые должны ответить, должны указывать в поле« Кому »», — объясняет она. «Другие получатели электронного письма, от которых не ожидается ответа — и которые включены в качестве любезности или для их информации — должны войти в поле« CC ».Затем переместите кого-нибудь в «Скрытую копию», когда его ввод больше не нужен.

Попробуйте отправить электронную почту в обычное рабочее время.

Терк говорит: «Мы можем проверять электронную почту где угодно и когда угодно, но вместо того, чтобы чувствовать себя свободными, мы чувствуем себя в ловушке. Ожидается, что мы всегда будем на связи «. Она добавляет: «Единственный способ противостоять этой тенденции — начать устанавливать границы. Если вы не кардиохирург, вам действительно не нужно быть на связи все время ».