Как написать письмо, чтобы вам ответили. Правила email-этикета для старшеклассников и студентов
Зачем соблюдать этикет?
Культурно составленное электронное письмо поможет вам произвести хорошее впечатление на собеседника.
- Вы повысите количество ответов
- Вам будет легче договориться с собеседником
- Вы сможете представить себя как компетентного человека
Например, выпускник Венчурного Акселератора хочет представить свой проект инвесторам. Но он не знает, что отправлять одинаковое письмо сразу нескольким адресатам некультурно, поэтому добавляет в адресную строку сразу 10 получателей. Вроде это логично, потому что информация всем инвесторам нужна одинаковая, а работы меньше. На самом деле такое поведение считается очень некорректным, и ответ наверняка не придет. Шансы на начало диалога возрастают, если вы отправляйте индивидуальные письма каждому получателю и лично обращайтесь к инвесторам.
Что такое этикет в email-переписке?
В деловой переписке этикет – это общепринятый набор правил, соблюдение которых считается нормой, а несоблюдение – неприличным.
Например, по правилам нельзя рассылать одинаковые письма-предложения сразу нескольким адресатам, добавляя их в адресную строку всех вместе. Это считается очень грубым нарушением этикета и говорит о неуважении к получателям.
Как соблюсти все правила этикета?
1. Вступление
Знакомство с вашим письмом начинается с темы, поэтому очень важно уделить внимание и придумать короткую, но четкую и емкую тему письма.
Темы «Привет» или «Знакомство» ничего не говорят получателю о цели вашего имейла. Используйте темы вроде «Запрос о поставке велосипедов», «Партнерство с магазином велосипедов» и ни в коем случае не оставляйте тему пустой.
Кроме того, еще до открытия письма, получатель увидит, с какой почты оно пришло. Рабочие почты, привязанные к домену вашего сайта, вызывают доверие, в то время как письма даже с хорошо составленной темой, пришедшие с почты [email protected], могут полететь прямиком в корзину.
Когда собеседник откроет письмо, первое, что он увидит – это приветствие. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформального тона. Обращайтесь к собеседнику на «вы» и приветствуйте его в формальной манере: «Здравствуйте» или «Добрый день». Формулировок вроде «Приветик!» или «Хаю-хай!» лучше избегать.
Постарайтесь узнать имя человека, которому вы пишете письмо, и обратитесь к человеку по имени или даже по имени-отчеству.
2. Тело письма
В деловой переписке желательно не шутить и не писать с сарказмом. Юмор воспринимается каждым человеком по-разному, и вы можете случайно оскорбить собеседника. Кстати, в некоторых культурах то, что кажется нам смешным, может считаться грубым.
В теле письма старайтесь писать максимально четко, коротко и ясно. Основная мысль письма должна находится в начале, а менее важные детали – ближе к концу письма. Адаптируйте ваши письма так, чтобы их было легко прочитать на телефоне. То есть письмо должно быть не длиннее трех абзацев. Хорошим тоном считается экономить время собеседника, поэтому если вы можете сказать что-то в двух словах – скажите это в двух словах, а не в 10 предложениях.
Старайтесь разбивать текст на короткие абзацы из одного-двух предложений, а не писать их в одну кучу. Деловое письмо – это не художественный роман, поэтому вместо длинных описаний используйте короткие тезисы.
Если ответ на ваше письмо не требуется, постарайтесь закончить разговор, чтобы собеседнику не пришлось отвечать вам. Например, в конце напишите «Благодарю, до встречи завтра в 14.00» или «Спасибо, мы подумаем над вашим предложением и свяжемся с вами как только придем к решению». По правилам этикета отвечать на такие письма не обязательно, что позволяет избежать бесконечно тянущейся цепочки ненужных имейлов.
В конце письма обязательно подпишитесь. Подпись должна включать ваше имя и должность в компании, контакты, такие как телефон, адрес электронной почты, ссылки на социальные сети и сайт вашей компании. Подпись можно оформить графически либо сделать текстовой. Это может показаться мелочью, но хорошо составленная подпись играет роль в создании первоначального доверия и помогает представить вас как серьезного человека.
Поздравляю – вы написали письмо. Не забудьте проверить грамматику и орфографию. Отправлять письма с грубыми ошибками – плохая идея, собеседнику вы можете показаться как минимум невнимательным человеком. Большая часть почтовых клиентов уже включает сервисы проверки орфографии, поэтому обязательно потратьте пять минут, чтобы ими воспользоваться.
3. Ответы
Прежде всего, обязательно отвечайте на все письма, кроме спама. Оставлять имейлы без ответа некультурно.
Отвечать моментально считается необязательным в бизнес-переписке, в конце концов, электронная почта – это не мессенджер. Но лучше не задерживайте ответ дольше, чем на 24 часа. Используйте функцию «ответить», чтобы сохранить историю переписки и напомнить собеседнику, о чем шел разговор.
Функцией «ответить всем» пользуйтесь с осторожностью. Иногда ответ должен быть адресован части получателей в переписке. Тогда лучше нажать «ответить» и добавить нужных получателей вручную и не засорять почтовые ящики остальных ненужной информацией.
Если важно, чтобы получатель прочитал письмо, не указывайте его в копии, а добавляйте его электронную почту в основную строку адресатов. Если получателей письма несколько и вы ждете определенного ответа или действия от конкретного человека, об этом нужно прямо указать в теле письма. Например «Андрей, пожалуйста, ознакомьтесь с вложением и дайте мне знать, что вы думаете!»
4. Вложения
Чтобы точно узнать все тонкости делового этикета, рекомендую прочитать «Новые правила деловой переписки» Максима Ильяхова и «Правила делового общения» Нины Зверевой.
Как писать для успеха email-кампании и на самом деле получать результаты
Когда дело доходит до успеха электронной рассылки, начинать с нуля может быть сложно. Прогнозируется, что к 2022 году мы будем отправлять и получать свыше 347 миллиардов ежедневных электронных писем. При всем этом шуме, как ваши электронные письма могут быть замечены — не говоря уже о вскрытии?
Но выход есть. Главное быть простым, интересным и последовательным. Мы собираемся поделиться некоторыми простыми шагами, которые вы можете использовать прямо сейчас, чтобы воплотить свои почтовые кампании в жизнь и получить реальные результаты — и хорошие тоже.
Определите цели для вашего электронного письма кампанияпервым шагом в этом процессе является с точным указанием того, почему email должно быть вашим предпочтительным вариантом . Чем яснее ваша цель, тем легче будет измерить прогресс и результаты после завершения кампании.
Например, цели вашей кампании могут включать убедить получателей:
- S до вебинара
- B uy конкретный продукт или услуга
А также провокация подобных действий , цели кампании могут также включать:
- Получить ting recipient s заинтересован в ваших предложениях
- Повторное привлечение или забота текущие подписчики
Как только ваша цель установлена, вы можете приступить к определению своей аудитории.
Кто ‘s читая эти письма, в любом случае?Теперь, прежде чем погрузиться в текст, вы должны сначала точно указать, кто будет видеть ваши электронные письма. Если вы какое-то время занимались почтовым маркетингом, вы Без сомнения, вы уже знаете, кто ваша аудитория. Но я Если вы новичок в этой сцене, вам, вероятно, нужно сделать несколько обоснованных предположений так что вы можете использовать ilor ваш контент эффективно.
Для этого вы можете использовать Google Analytics для доступа к данным по демографии, интересам, местоположению и так далее . Это обеспечит моментальный снимок того, кто ваши клиенты и чем они интересуются.
Уловка с успешными электронными письмами состоит в том, чтобы сделать их личными. Сегментируя аудиторию, легче отправлять электронные письма, которые хотя бы кажутся персонализированными.
Создавайте эффективные электронные письма s для вашей аудиторииИмея в виду вашу цель и аудиторию, вы готовы начать писать. Вот несколько простых советов, о которых следует помнить:
Когда с учетом огромного количества писем, отправляемых и получаемых каждый день, важно, чтобы ваша копия была вовлечение. Избегайте вафли, сохранить в темеsubject и добавить значение.
- Обеспечьте ясную и очевидную ценность
Если вы отправляете только рекламные электронные письма, ваши читатели, вероятно, потеряют интерес. Поддерживайте их интерес, описывая, как ваш бизнес или продукт могут получить выгоду m. Кажется слишком очевидным, но в используйте маркеры и жирный текст, чтобы важные части e почту легко найти.
- Оставайтесь актуально
При написании электронных писем всегда помните о своей аудитории. Что им нужно и чего они хотят? Как вы можете решить их болевые точки? Вместо того, чтобы сосредотачиваться на том, что вы пытаетесь продать, вам следует сосредоточиться на том, что нужно вашим читателям.
- Включите четкий CTA
Какова общая цель вашего электронного письма? Призыв к действию, который вы включаете, должен быть очевидным и приближать получателя к вашей цели. Итак, если вы хотите поощрить регистрацию для получения бесплатной пробной версии, ваш призыв к действию может гласить: «Зарегистрируйтесь сейчас!»
- Check, check…and check again
После того, как электронное письмо написано g и второе или третье мнение, корректура и убедитесь, что вы отметили каждый пункт i в этом списке. Отправляя электронное письмо в большой список рассылки, вы действительно не хотите совершать никаких ошибок, которых можно избежать.
Add the finishing touchesКогда дело доходит до выбора изображений для ваших писем, мы рекомендуем избегать стоковых фотографий — или, по крайней мере, самые очевидные и искусственно выдвинутые -, поскольку они могут отпугнуть читателей. Добавление нескольких интересных изображений может увеличить the CTR, но помните о размере файла — как изображения слишком большие могут срабатывать спам-фильтры, отправляя ваше письмо в папку нежелательной почты.
Ваша рассылка также предоставляет хорошая возможность выделить свой веб сайт и социальные медиа-платформы. Добавьте ссылки, где это возможно, чтобы вести людей на ваш сайт. Это не должно отвлекать от общей цели вашего письма, но, конечно, не повредит clude несколько входящих ссылок, где это необходимо .
Создавать e вашemail templateК счастью, существует множество поставщиков электронной почты (мы используем Mailc himp), что позволит вам настраивать и планировать электронные письма без необходимости кодирования.
Важным моментом здесь является адаптивный дизайн. Это гарантирует, что ваша электронная почта будет отлично выглядеть на всех устройствах и улучшит ваш клик — скорость обработки (CTR). Если вы используете автоматизированную платформу электронной почты, то для вас позаботится об этом. I f not, есть много советов для лучших практик адаптивного дизайна!
Настройка устройств слеженияПрежде чем отправлять свои электронные письма в мир, вам необходимо отслеживать их. Это лучший способ количественно оценить успех ваших кампаний, и его можно относительно легко выполнить, используя пиксель отслеживания.
T Суть в том, что пиксель отслеживания добавляется прямо перед закрывающим тегом тела письма. Затем, когда это изображение загружается устройством чтения, запрос изображения регистрируется сервером. Затем эта информация собирается выбранной вами аналитической службой, и вы можете получить доступ к статистике по кликам — через ставки, открытые ставки и многое другое.
Тестирование! Тестирование! 1, 2, 3Со всеми указанное выше, вы готовы проверить свою электронную почту. Это должно включать отправку его на несколько учетных записей электронной почты (доступ к которым осуществляется с различных устройств), чтобы вы могли убедиться, что все выглядит так, как вы хотите, чтобы. Разные провайдеры электронной почты, как правило, отображают электронные письма по-разному, поэтому вам нужно убедиться, что ваш работает повсеместно.
Этот этап жизненно важен, поскольку он дает вам возможность разгладить складки до того, как ваше электронное письмо будет отправлено. Все обнаруженные вами проблемы должны быть решены, и процесс тестирования повторять ed.
Чего вы ждете? Пришло время p нажать кнопкуS конец mid — утро во время a рабочий день кажется эффективным с точки зрения открываемости. Чтобы найти оптимальное время, лучше всего попробовать несколько раз и проанализировать, какой из них наиболее эффективен.
Пусть говорят данныеНадеюсь, вы получите много полезной информации из данных, которые собирает ваша кампания. Понимание этих данных жизненно важно до понимать, что работает s, и определять области для улучшения. Мы предлагаем посмотреть:
- Успех вашего CTA — нужно ли его настраивать в следующий раз?
- Сколько читателей используют мобильные устройства? Если у вас много мобильных пользователей, вам следует сосредоточиться на удобном для мобильных устройств дизайне.
- Кто меньше всего заинтересован в ваших письмах? Вы можете сегментировать эти контакты, а затем попытаться перенаправить их с помощью специального контента в будущем.
Мы надеемся, что эта статья предоставила полезную информацию s t o Начните свои почтовые кампании и создайте e fantastic results. However, if you don’t have the time, resources or knowledge to достичь this by самостоятельно, у нас есть Куча опыта электронного маркетинга и хотел бы протянуть руку помощи.
Если вам нужна дополнительная помощь в электронном маркетинге, свяжитесь с членом нашей команды today. You can also check out our веб-сайт для получения дополнительной информации.
Хотите улучшить свой маркетинг?
Поговорите с одним из наших сотрудников, чтобы узнать больше о нашем подходе к маркетингу
Напишите нам сегодняЧто такое Тема Письма: Определение, Видео — Определение
Тема письма — это часть сообщения, которую видит подписчик, когда заходит в папку «Входящие». По теме письма подписчики судят, стоит его открывать или нет, поэтому, она должна быть цепляющей, информативной и краткой. Чтобы определить наиболее эффективную тему письма, проведите А/В тестирование с помощью SendPulse.
В этом видео маркетолог SendPulse Катерина Чепурная поделилась приемами создания темы письма, которые помогут выделиться в инбоксе.
Почему тема письма так важна
Примерно 47% получателей открывают рассылку на основании темы письма. Если она будет нерелевантна пользователю, он в лучшем случае удалит сообщение, а в худшем — пожалуется на спам. Тема письма может создавать интригу или наоборот, раскрывать суть рассылки, главное, чтобы она была короткой, релевантной и мотивировала пользователя открыть письмо. По статистике 69% пользователей отмечают рассылку как спам, если она не соответствует их интересам.
Как создать эффективную тему письма?
- Персонализируйте тему письма
- Сделайте тему письма максимально короткой
- Создайте ощущение срочности
- Задайте в теме письма правильный вопрос
- Используйте эмодзи в теме письма
- Не используйте язык спама
Эффективная тема письма повышает открываемость, увеличивает кликабельность и улучшает результативность email кампаний. Ниже мы подготовили для вас ряд полезных рекомендаций.
Персонализируйте тему письма
Персонализированная тема письма на 26% увеличивает вероятность открытий. Вы можете добавить имя получателя, город проживания или любую другую известную вам о пользователе персонализируйте рассылку, создав выгодное предложения на основании истории покупок.
Ниже вы видите пример простой персонализации от Google Photos с добавлением имени получателя.
Используйте умную персонализацию в SendPulse, чтобы повысить эффективность email маркетинга и обеспечить индивидуальный подход к каждому подписчику. В отличие от обычной персонализации, умная помогает адаптировать рассылку для получателей, которые по какой либо причине не поделились своими личными данными.
Сделайте тему письма максимально короткой
На сегодняшний день мобильный трафик превышает десктопный. Поэтому, крайне важно адаптировать свои email рассылки под смартфоны. Чтобы тема письма на экране мобильного устройства отобразилась полностью, используйте менее 40 символов. Тщательно продумайте каждое слово, чтобы привлечь внимание пользователя и мотивировать его открыть рассылку.
Посмотрите примеры ниже. Компании в теме письма смогли коротко передать всю суть рассылки, а в прехедере раскрыли детали.
Создайте ощущение срочности
Стимулируйте пользователей к быстрому принятию решений. Ограничьте предложение во времени или подчеркните ограниченное количество товара в наличии. В теме письма постарайтесь вызвать у подписчика чувство упущения выгоды. Однако, избегайте навязчивости. Сконцентрируйте внимание пользователей на преимуществах вашего предложения и его уникальности.
Задайте в теме письма правильный вопрос
Сыграйте на любопытстве пользователей. Побудите их открыть письмо, чтобы узнать ответ на интересующий вопрос. При этом, не используйте приемы из желтой прессы. Пользователи могут расценить это как кликбейт, что навредит репутации компании, а еще приведет к массовым отпискам и жалобам на спам.
Посмотрите, как используют вопросы в теме письма разные компании. Обратите внимание, что в прехедере нет ответов, его задача — усилить интерес пользователей.
Используйте эмодзи в теме письма
По данным Experian, открываемость писем с эмодзи на 56% выше, чем у рассылок без них. Поэтому, если язык бренда позволяет, дополните тему письма правильными эмодзи. Их основная цель — привлечь внимание подписчиков и передать нужное настроение. Как видите, эмотиконы применяют такие компании как Rozetka, Lamoda, TripMyDream и другие.
Не используйте язык спама
Избегайте агрессивных или коммерческих формулировок, не пишите тему письма заглавными буквами и не добавляйте множество восклицательных или вопросительных знаков. В противном случае, рассылка вероятнее всего попадет в папку спам, так как email провайдеры отфильтровывают подобные сообщения. А если такое письмо все же попадет во входящие, маловероятно, что пользователь его прочтет.
В SendPulse есть встроенная система рекомендаций для лучшей доставляемости рассылок. Она помогает выявить ошибки в адресе отправителя, теме, прехедере, теле письма. С помощью системы рекомендаций вы можете вовремя внести изменения в свою email кампанию, чтобы попасть во входящие.
Какая идеальная длина темы письма
Размер темы письма зависит от того, какие устройства используют получатели. Определить допустимое количество символов можно также на основании предыдущих рассылок. Для этого проанализируйте открываемость и посмотрите, какие темы писем были наиболее эффективными.
Согласно исследованию 2018 года, 61% рассылок пользователи открыли со своих мобильных устройств. Это означает, что тема письма не должна быть длинной. Поэтому, старайтесь использовать не более 40 символов.
Идеи и примеры эффективной темы письма
- Тема письма промо-рассылок
- Тема для письма с последним шансом
- Интригующая тема письма
- Тема письма для follow-up email
- Используйте в теме письма юмор
Чтобы увеличить открываемость, создайте такую тему письма, которую ваши получатели просто не смогут пропустить. Ниже мы собрали привлекательные темы писем разных брендов.
Тема письма промо-рассылок
Тема письма рекламных сообщений предлагает скидки, акции и другие выгодные предложения. Для повышения ее эффективности используйте персонализацию и отправляйте рассылки в правильное время. Вот несколько примеров:
Специальное предложение: скидка 20% на первый заказ
30% скидки + бесплатная доставка
Распродажа онлайн-курсов
Рекордные скидки: -35% на годовую подписку
Тема для письма с ограниченным во времени предложением
Подчеркните временные рамки предложения и ограниченное количество товара с помощью таких слов как “срочно”, “важно”, “последний” или “экстренно”. Главное, сделайте тему письма убедительной, чтобы мотивировать пользователей открыть ваше письмо. Вот несколько полезных идей:
Осталось 2 дня до конца акции
Последний шанс воспользоваться скидкой
Завтра стоимость курса увеличится на 20%
Срочное сообщение: дарим персональный промокод
Последний день мартовских скидок
Интригующая тема письма
Создайте тему письма, которая заинтригует получателей и мотивирует открыть рассылку, чтобы узнать подробности. Это может быть вопрос, утверждение какого-то факта или, наоборот, опровержение. Посмотрите примеры ниже. Обратите внимание, как по разному можно использовать интригу в теме письма. Согласитесь, сложно не посмотреть, что внутри.
Тема письма для follow-up email
Этот формат эффективно работает в сочетании со срочностью предложения. Тема письма для follow-up email предлагает потенциальным клиентам вернуться к услуге, от которой они могли отказаться ранее.
Вы пропустили недавнее обновление
Ваш промокод еще действует
Пожалуйста, завершите установку
Завершите регистрацию и получите подарок
Оформите покупку пока товар еще в наличии
Используйте юмор в теме письма
Шуточный подход в теме письма встречается редко, поэтому работает достаточно эффективно. Однако, чтобы достичь желаемых результатов и не получить негатив, важно хорошо знать свою целевую аудиторию. Тщательно взвесьте все “за” и “против” прежде, чем сделать рассылку. Проведите А/В тестирование и положитесь на факты, а не на личные ощущения.
При правильном подходе, шуточная тема письма поможет завоевать расположение пользователя, поднять ему настроение и увеличить открываемость. Посмотрите, как использует юмор образовательная компания Linguatrip. Согласитесь, такой подход действительно располагает и усиливает эмоциональную связь с брендом.
Рекомендации по созданию темы письма
Тема письма формирует у пользователей первые впечатления о компании и ее услугах. Поэтому, уделяйте ее созданию такое же внимание как и контенту рассылок. Ниже мы подготовили еще несколько советов, которые помогут вам написать эффективную тему письма и повысить результативность email кампаний.
- Избавьтесь от “noreply” в имени отправителя. Никто не хочет получать письма от робота. Пользователи часто удаляют такие рассылки или отправляют в спам. Чтобы избежать этого, используйте настоящее имя человека, который работает в вашей компании. Это поможет вам увеличить открываемость, кликабельность и завоевать доверие.
- Сегментируйте свой список рассылки. То, что работает для одной группы людей, не будет работать для другой, ведь интересы и предпочтения у всех разные. Поэтому, сегментируйте своих подписчиков на основании возраста, пола, профессии и других данных. Затем, подготовьте релевантную рассылку и тему письма для каждой группы подписчиков.
- Не вводите своих читателей в заблуждение. Не давайте в теме письма обещания, которые не сможете выполнить в письме. Неоправданные надежды разочаровывают и подрывают доверие пользователей. Ложными обещаниями можно мотивировать подписчиков открыть письмо, однако это не поможет конвертировать их в клиентов. Будьте честны со своей аудиторией, чтобы выстраивать доверительные отношения и избежать отрицательных отзывов.
- Используйте A/B тестирование. С его помощью вы можете сравнить две версии письма и выявить наиболее эффективную. Тестирование позволяет легко определить наиболее подходящую тему письма для вашей кампании. Следуйте этому пошаговому руководству, чтобы создать A/B тест.
Используйте приведенные выше советы, чтобы создавать такие темы писем, которые будут стимулировать аудиторию открывать ваши рассылки. Экспериментируйте, анализируйте результаты и повышайте эффективность своих email кампаний.
Инструменты SendPulse для создания эффективной темы письма
Готовы применить идеи и рекомендации на практике? Тогда используйте следующие профессиональные инструменты для создания эффективной и персонализированной темы письма. В SendPulse вы можете использовать их бесплатно.
Персонализация и умная персонализация
Добавляйте личную информацию подписчиков в тему письма, например, имя, пол и местоположение. Так вы повысите релевантность рассылок и увеличите заинтересованность получателей.
Если у вас не хватает информации о подписчиках, используйте умную персонализацию. Например, если в базе данных нет имени некоторых пользователей, установите необходимое условие и пропишите для таких получателей альтернативный текст. Так каждый клиент получит персонализированное письмо.
Сплит-тестирование
Тестируйте разные элементы рассылки, чтобы найти наиболее эффективный вариант. Анализируйте тему письма, кнопку СТА, текст рассылки и другие составляющие. Для того, чтобы получить достоверные результаты, тестируйте один элемент в одной кампании.
С бесплатным тарифным планом SendPulse вы можете использовать все преимущества email маркетинга: собрать базу контактов, сегментировать аудиторию, отправлять до 15 000 писем 500 подписчикам каждый месяц и отслеживать подробную статистику. Зарегистрируйтесь в сервисе, чтобы создать свою первую рассылку прямо сейчас!
Ресурсы
- На блоге Habr подробно рассказали, что писать в теме письма.
- На блоге LPgenerator дали эффективные советы по созданию заголовков для email рассылок.
- В статье на нашем блоге мы рассказали, как выделиться в инбоксе с помощью эффективных приемов для создания темы письма.
Обновлено: 23.12.2020
Оцените, насколько полезна статья «Тема письма»
Как писать письма? — Mygento eCommerce Solutions
Гораздо быстрее и удобнее, чем бесконечные звонки или хождения от стола к столу, с этажа на этаж. Казалось бы, нет ничего сложного в том, чтобы написать письмо, но многие забывают об очевидных правилах ведении деловой переписки.
Старейший агент передачи почты, Sendmail, провел исследование, в котором выяснилось, что зачастую деловые послания вызывают у 64% сотрудников отторжение, напряженность, создают беспорядок и другие негативные последствия в работе. Как избежать такого эффекта и наладить корпоративную переписку?
Среднестатистический офисный работник получает около 80 писем в день. При таких объемах есть вероятность упустить отдельные важные сообщения. Вот несколько правил корпоративной переписки, при соблюдении которых ваше письмо точно не потеряется и не вызовет негативной реакции.
Не злоупотребляйте электронной почтой
Большое количество писем отнимает драгоценное время. Помогите окружающим: перед тем, как писать очередной email, остановитесь и спросите себя насколько это необходимо. Иногда телефонный звонок работает эффективней, чем бесконечная переписка.
Не забывайте о безопасности! Не делитесь конфиденциальной или личной информацией.
Лучше сообщить плохие новости лично, чем бездушной отпиской. Помните об интонации – при чтении можно неправильно интерпретировать тон отправителя. В личном общении всегда можно сгладить ситуацию и объясниться.
Пишите нормальные заголовки
Тема должна быть внятной и информативной, соответствовать содержанию. Пишите ее кратко и емко. Если вы отправляете еженедельный отчет по проекту, можно включить туда еще и дату – так получателю будет удобно искать или сортировать ваши сообщения.
Нормально написанная тема дает получателю всю важную информацию, благодаря чему происходит эффективная работа с электронной почтой без открытия письма адресатом.
Пример плохой темы:
Тема: Встреча
Пример хорошей темы:
Тема: Плановая встреча в 10-00 25 февраля 2014
Если вы отправляете очень короткое сообщение, поместите его полностью в строку темы. Используйте сокращение «КС» (конец сообщения), чтобы получатель понял, что вся информация содержится в теме. Естественно, это работает только в случае осведомленности получателя о значении этого сокращения
Пример:
Тема: Пришлите пожалуйста отчет о продажах за февраль. Спасибо! КС
Пишите кратко и емко
Структурируйте мысль, пишите по делу и по возможности кратко, чтобы добиться эффективной деловой переписки. Не заставляйте получателя страдать и пробираться сквозь дебри сложных предложений и перескакиваний с одной темы на другую.
Для больших компаний полезно ввести правила корпоративной переписки по электронной почте. Организация электронной почты должна быть прямой и информативной — оптимизируйте.
Если вы пишете одному человеку, но касаетесь нескольких разных тем, лучше напишите по каждой теме отдельно. Так получателю будет проще воспринимать информацию и написать ответ по каждому вопросу.
Плохой пример:
Тема: Изменения для отчета по продажам
Александр, добрый день!
Спасибо за отправку того отчета на прошлой неделе. Вчера я прочитала его и мне кажется, что для второй таблицы нужна
более определенная информация о наших объемах продаж. Я думаю, что тон мог быть более формальным.
Кроме того, я хотел сообщить, что я запланировал встречу с отделом по связям с общественностью в эту пятницу
относительно новой рекламной кампании.
Она состоится в 11:00 в малом конференц-зале.
Пожалуйста, сообщите мне, можете ли Вы сделать все вовремя.
Спасибо!
Владимир
Хороший пример:
Тема: Изменения для отчета по продажам
Александр, добрый день!
Спасибо за предыдущий отчет. Мне кажется, что во второй таблице нужно указать точный объем наших продаж.
Тон отчета должен быть более формальным.
Внесите пожалуйста соответствующие изменения.
Спасибо за Вашу работу!
Владимир
(После этого Владимир отправляет отдельное сообщение о встрече с отделом по связям с общественностью.)
Важно найти баланс, потому что бомбардировать кого-то десятками писем нецелесообразно, иногда проще объединить несколько близких тем в одну. Оформите список пунктов, хорошо организованная информация усваивается проще.
Будьте вежливы
Люди думают, что электронные письма могут быть менее формальными, чем традиционные. Существует определенная этика корпоративной переписки, которая отражает ваш профессионализм, ценности и внимание к деталям. Однозначно, формальность необходима.
Неофициальный язык и сленг допустимо использовать в обращении только к коллегам-друзьям, которые точно поймут вас правильно. Смайлики в рабочей переписке допускаются, но в идеале только с теми, кого вы хорошо знаете.
При личном общении с человеком легко понять, что он имеет ввиду, потому что мы считываем язык тела, тон, видим выражение лица. Электронное письмо отнимает у нас эту возможность, поэтому важно исключить вероятность быть неправильно понятым.
Эффективная деловая переписка подразумевает правильный выбор слов, длины предложения и пунктуации. Информацию легко неправильно истолковать без визуальных и звуковых ориентиров. В первом примере ниже, Мария скорее всего решит, что Алексей расстроен или сердит, но на самом деле он не имел ввиду ничего подобного. Перед отправкой думайте о том, как текст «ощущается» эмоционально.
Плохой пример:
Мария, Ваш отчет мне нужен сегодня к 5 вечера, иначе я сорву сроки. Алексей.
Хороший пример:
Мария, добрый день! Спасибо за работу над отчетом. Передайте мне пожалуйста отчет к 5 вечера, чтобы я успел сдать его в срок.
Большое спасибо!
Алексей.
Вычитывайте
Перед отправкой проверьте правописание, грамматику и пунктуацию. Это часть вашего профессионального имиджа, контролируйте опечатки. Обращайте внимание на длину письма, оно должно содержать только необходимую информацию.
12 заповедей деловой email переписки
Написание нового письма
1. Обращайтесь к получателю по имени
Если получателей 2-3, то необходимо в обращении перечислить имена каждого, а в тексте письма разделить информацию, которая относится к каждому из получателей. Каждый блок необходимо начинать с имени получателя, к которому относится информация. Имя выделить фоновым цветом, чтобы получатель не тратил время на чтение всего письма, а быстро увидел свой блок.
Блоки информации, относящиеся ко всем получателям, необходимо размещать в начале письма. Адресованную информацию лучше писать последовательно в порядке обращения к получателям.
При отправке письма 4-м и более адресатам лучше обратиться обезличено, выделив нужных получателей в теле письма.
Если в получателях есть женщина, обратиться к ней следует в первую очередь.
2. Тему письма начинайте с адреса сайта, если вопрос касается непосредственно сайта или рекламы сайта, или названия компании получателя
После пишется краткая суть письма с ключевыми словами, по которым потом вы или получатель сможете найти это письмо при необходимости. Лучше всего использовать 2-3 общих слова и привязку к чему-то конкретному.
Заголовок «Согласование печатных материалов» ни о чем не говорит, правильнее написать «Согласование листовки для конференции Нефть и Газ 2017». Если письмо не просто информационное, а призывает к действию, лучше сказать об этом прямо в теме: companydomain.ru: необходимо продлить домен, счет на оплату.
3. Пишите суть письма в первой строке, расшифровывайте и призыв к действию в конце
Задача письма в 80% случаев – ответная реакция получателя. Получатель должен быстро понять цель письма и то действие, которое вы от него ожидаете. Если это необходимо, можно объяснять, расшифровывать, пояснять, но в конце повествовательного блока с явным визуальным отступом от него должен идти вопрос, требующий ответа или согласования, или же указание на ожидаемое действие.
Ответственные, сроки и требуемые от получателя действия необходимо визуально выделять. Чем больше общий текст письма, тем очевиднее должно быть выделение.
4. Форматируйте текст, чтобы читать было удобно и быстро
- Блоки для разных получателей должны начинаться с имен получателей;
- Смысловые блоки должны начинаться с заголовков;
- В блоке лучше не использоваться более 2-х абзацев;
- Перечисление необходимо оформлять в виде списка;
- Не забывайте про отступы, текст не должен сливаться в кашу.
Списки больше 5-7 пунктов лучше делать 2-х уровневыми, чтобы разделить на смысловые блоки.
5. Лучше не писать письмо больше 1 листа А4
Огромные письма чаще всего говорят о наличии большого кол-ва нерешенных вопросов. Возможно имеет смысл провести скайп-конференцию или личную встречу, чем писать очень длинное письмо. Чем больше текста, тем выше шансы, что письмо не дочитают до конца или не вникнут должным образом.
6. Проверяйте текст перед отправкой
Ошибки и опечатки – если письмо создается в редакторе без встроенной проверки орфографии, необходимо прогнать письмо через проверку (https://orfogrammka.ru/ http://www.artlebedev.ru/tools/orfograf/ )
Если письмо большое и на написание ушло много времени, необходимо прочитать его от начала до конца. Всегда найдутся слишком длинные фразы или неясные переходы, которые нужно упростить и исправить.
7. Вложенные файлы
Если письмо должно содержать вложенные файлы, то сначала необходимо прикрепить сами файлы, а потом писать письмо. Отсутствие вложения – самая частая ошибка и пустая трата вашего времени и собеседника.
Названия файлов необходимо делать на латинице без пробелов. Называть файл нужно по той же логике, по которой пишется тема письма – по названию должно бы просто понять суть содержимого и быстро найти по ключевым словам при необходимости.
Формат файла должен быть распространенным и вы должны точно понимать, что получатель сможет его открыть. Если вы отправляете исходник, то необходимо также прикладывать превью. Если архив с паролем, то в тексте письма должен быть пароль.
Из текста письма должно быть очевидно понятно, зачем вы приложили файл и что с ним делать получателю.
8. Будьте вежливы и корректны
Вы всегда должны быть вежливы и корректны в своих словах по отношению к собеседнику, вне зависимости от его стиля общения, должности или иных факторов.
Вы представляете компанию, и получатель воспринимает ваши слова как позицию компании, некорректность в данном вопросе недопустима.
Переписка может быть донесена до руководства любого уровня, опубликована в интернете или использоваться в суде. Без согласия или уведомления, а значит необходимо изначально не допускать возможности для использования писем против Вас или компании.
9. Имя и подпись
Имя в настройках почтового ящика должно соответствовать реальному имени. Никаких ников, прозвищ и т.п. Также лучше не использовать название компании при указании имени в настройках почтового адреса. Например «Кирилл MINISOL <[email protected]>». Название компании можно использовать только для общего ящика info@ или для ящиков отделов, например hr@ или moscow@. Для личных ящиков должны быть указаны Имя и Фамилия или ФИО полностью.
Подпись в письме должна быть стандартной в соответствии с шаблоном:
Имя Фамилия
Должность
8 999 123-45-67 мобильный
8 495 765-43-21 офис
Адрес компании, дом, номер офиса
По желанию: Слоган, ссылки на соцсети или текущее спецпредложение
10. Вы или вы
В личных письмах, адресованных 1 получателю, допускаются оба варианта – Вы и Ваш с прописной (большой) буквы или вы и ваш со строчной (маленькой) буквы. При обращении к нескольким людям вы пишется всегда строчными (маленькими) буквами.
В официальных письмах (гос.структуры, высшее руководство) при обращении к одному лицу лучше написать Вы.
Ответ на письмо
11. Отвечать на письмо необходимо всегда через «Ответить всем»
Даже если получатель в копии вам не известен, даже если по вашему мнению вопрос касается только отправителя и никого более.
12. Цитирование
Цитирование вопросов исходного письма должно быть оформлено с помощью отступов, знаков > или | в начале строки. Ответы необходимо писать сразу после вопроса, текст ответа можно выделять другим цветом даже при наличии встроенной функции цитирования автора.
Пример письма
Кому: Мария Иванова
Копия: Иван Петров
Скрытая копия: Сергей Сергеев
Тема: Minisol.ru: файл презентации и макет листовки на РИФ+КИБ
Мария, Иван, добрый день!
Нам необходимо подготовить материалы для участия в конференции до конца недели,
Мария,
Прошу прислать файл презентации.
Иван,
Необходимо поставить задачу по доработке листовки Марии и после согласования прислать итоговый макет. Дедлайн по листовке – 29.12 16:00
Имя Фамилия
Должность
8 123 123-45-67 мобильный
8 495 966-38-59 офис
Шабловка 34, офис MINISOL
Minisol – результативное агентство
Развиваем ваши интернет-продажи. Каждый день.
http://www.facebook.com/minisol.ru
Как отправить электронную почту | Kadrof.ru
Электронной почтой пользуются миллионы людей – это удобно, быстро и доступно.
Чтобы отправить электронную почту Вам необходим компьютер, интернет, электронный почтовый ящик. Для регистрации почтового ящика нужно зайти на любой почтовый сервис (Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com или др.) и заполнить предложенную форму.
Подробнее о регистрации почтового ящика читайте в статье Как зарегистрировать электронную почту быстро и бесплатно.
Итак, Вы завели почту, и теперь Вам нужно кому-то написать. Как отправить письмо электронной почтой?
Рассмотрим процесс отправки письма электронной почты на примере сервиса Mail.ru. После регистрации почтового ящика Вы попадете на страницу, где будут предложены папки «Входящие», «Исходящие» и др.
- Находим кнопку «Написать» и щелкаем по ней.
- Перед Вами появится бланк письма и поля «Кому» и «Тема».
- В поле «Кому» вводим адрес электронной почты получателя, например [email protected]. Если Вам нужно отправить письмо нескольким получателям, введите через запятую адреса получателей. Чтобы не заполнять адреса вручную, можно использовать функцию «Адресная книга», которая находится в строке «Кому». Нажимаем на подчеркнутое слово «Кому», и Вам открывается список адресатов (если Вы предварительно сохраняли их в записной книжке вашего почтового ящика). Ставим галочку с нужным именем или именами и нажимаем «Добавить выбранные».
- В самом большом поле пишем текст письма. Можно изменить цвет текста, размер шрифта, вставить ссылки или «смайлики». Для этого выделяем текст и нажимаем на одну из кнопок расположенных над полем ввода сообщения.
- Заполнив все поля, щелкаем на кнопку «Отправить».
По электронной почте можно отправлять не только письма, но текстовые документы, звуковые и видео файлы, картинки и фотографии.
Как отправить фото электронной почтой?
- Входим в почту, щелкаем по вкладке «написать», заполняем строки «Кому» и «Тема».
- Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
- В открывшемся окне выбираем папку с фотографией, которую хотите отправить. Например, ваши фото лежат в папке «Фото» на диске D. Нажимаем на вкладку «Мой компьютер», щелкаем 2 раза по вкладке «(D:) Локальный диск», затем 2 раза по папке «Фото».
- Выбираем нужную фотографию и щелкаем по ней 1 раз.
- Внизу окошка в строке «Имя файла» отобразится название выбранного файла.
- Щелкаем 1 раз по кнопке «Сохранить» и фотография начинает загружаться на страницу электронного письма.
- После загрузки файла (зеленая галочка под файлом покажет, что загрузка завершена) нажимаем на кнопку «Отправить».
Чтобы отправить фото электронной почтой, нужно знать объем почтового ящика адресата. Если объем ограничен, адаптируйте, т.е. уменьшите размер фото. Внизу окошка с фото Вы увидите надпись «Фото не будет адаптированы для интернета Изменить». Щелкаем по кнопке «Изменить». В открывшемся окне выбираем функцию «Сжимать большие фото» и щелкаем «Применить».
Как отправить документ электронной почтой
Электронная почта позволяет отправлять документы различных форматов: Open document, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, таблицы Open Office, Microsoft Excel, презентации PowerPoint. Чтобы отправить документ электронной почтой, следуйте схожим правилам отправки фотографий.
- Заполняем строки «Кому» и «Тема».
- Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
- В открывшемся окне выбираем нужный документ и нажимаем «Сохранить».
- Щелкаем по кнопке «Отправить».
Если Вам нужно удалить прикрепленный документ, нажмите на красный крестик, расположенный в правом верхнем углу файла.
Этика электронного письма – как отправить правильно электронную почту
Правила этикета электронной переписки или «этикета» так же важны, как и правила телефонного разговора или личной встречи. Отправить правильно электронную почту легко, если знать несколько простых правил.
- Всегда отправляйте письмо с заполненной строкой «Тема». Наличие этой графы поможет адресату определить значимость сообщения и облегчит работу с электронной корреспонденцией.
- Будьте вежливы. Помните о словах приветствия и благодарности.
- Соблюдайте правила грамматики и пунктуации. Обилие ошибок могут принять за вашу некомпетентность и неуважение к адресату.
- Используйте заглавные буквы только при необходимости. В электронном этикете текст, напечатанный заглавными буквами, воспринимается как крик.
- Пишите небольшие сообщения, логичные по структуре. Разбивайте текст на абзацы, используйте короткие предложения. Если информацию нельзя сократить, оформляйте ее в виде вложений.
- При ответе на письмо цитируйте отрывки оригинального сообщения. Так адресат легче вспомнит, о чем шла речь.
- Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию, номера кредитных карточек. Безопасность информации превыше всего.
- В деловых письмах не используйте смайлики, яркий фон и цветные шрифты.
- В конце письма ставьте подпись (4-7 строк). Она поможет получателю определить отправителя письма и даст дополнительную информацию (телефон, факс).
- Написав письмо, прочтите его, поставив себя на место получателя.
Полезные статьи:
Рекомендуем
Чаще всего мы продаем клиентам свое время, поэтому для определения бюджета очень важно точно рассчитать, сколько часов уйдет на выполнение работы. …
Никнейм – Ваша визитная карточка в Интернете. Виртуальные собеседники не видят ничего, кроме Вашего ника и иногда – аватарки (небольшой картинки …
Как писать холодные письма. Метод T+AIDA
В продажах есть старая формула про то, как писать объявления или email-письма. Называется AIDA.
Покажу на примере.
A. Attention. Внимание.
Лучший заголовок, который приковывает мое внимание в email-письмах «Хочу оплатить, выставьте мне счет» или просто «Счет».
Если счет не уместен, то «X+Y», где X — моя компания/проект, а Y- твоя компания.
Чем хороши email-письма в B2B? Если на сайте написан email, значит люди ждут, что на него будут поступать предложения. Если это email HR-а, то его привлечет «резюме». Если email продавца «счет» и т.д.
I. Interest. Интерес.
Как показали исследования, 90% времени человек думает только о себе любимом.
А значит, лучший способ вызвать интерес у незнакомого человека — показать свой искренний интерес к нему. То есть не полениться и прочитать, что человек пишет у себя в Instagram/Facebook, какие интервью давал, прокомментировать пару его постов. Назвать по имени, в конце концов.
«Алексей, вы в своем Facebook написали …». Он знает как меня зовут, он читал мой Facebook, он мной интересуется, значит это интересный человек!
D. Desire. Желание.
Обычно человек в компании хочет много денег и славы, с минимумом затрат, усилий и рисков. Можно так сразу и предложить, но желательно на примере.
«У вас крутой продукт, можем продвинуть его в Бразилии. Мы это уже делали для X,Y,Z. С вас рисков и затрат никаких, весь гемор на нас».
A. Action. Действие.
Одно простое действие, чем проще тем лучше.
«Напишите обратным письмом ОК, и мы начинаем». Ну ОК.
Или «давай созвонимся на 5 мин?»
Собственно вот и вся формула AIDA. Вроде бы логично, но чего-то не хватает.
Отсутствует самое главное, отсутствует доверие — Trust.
Поэтому я и написал в заголовке, что метод называется T+AIDA.
Вот самые простые методы, как получить тот самый кредит доверия (T):
1. Познакомиться на выставке (а в наше время даже на общем вебинаре) и потом в письме сослаться на это.
2. Попросить общих знакомых познакомить.
3. Первое письмо в компанию содержит вопрос «С кем лучше поговорить по этому вопросу?», дальше вас связывают. И вот эта связь через одного — уже создает какое-то минимальное доверие.
4. Переписываться в Facebook-комментариях, Twitter, если есть для этого повод.
Короче, главный секрет «как писать холодные письма» — не писать холодных писем, а писать их хотя бы с минимальным уровнем теплоты и доверия.
P.S. Завтра в Product University начинается программа «B2B-продажи для стартапов за 15 дней«. Для участия, отправляйте реквизиты на [email protected]
Как написать профессиональный (и эффективный) адрес электронной почты
Люди получают десятки, сотни или даже тысячи электронных писем (давайте даже не будем говорить о том, сколько непрочитанных писем находится в моем почтовом ящике прямо сейчас), и их легко пропустить или просто обычное игнорирование — их на свитке. Итак, когда вы пишете электронной почты , вы хотите сделать все, что в ваших силах, чтобы получатель увидел, открыл, прочитал и действовал в соответствии с вашими ожиданиями.
Дело в том, что одни электронные письма более эффективны и, вероятно, получат отклик, чем другие.«Ваше письмо заметят и привлекут к себе внимание, которого оно заслуживает, если оно написано надлежащим образом и профессионально ориентировано именно на вашу аудиторию», — говорит карьерный тренер Muse Линн Бергер.
Независимо от того, в какой области или отрасли вы работаете или хотели бы работать, знание того, как писать электронные письма для достижения ваших целей, имеет жизненно важное значение. Вот основные сведения, которые помогут вам начать работу — если вы новичок в работе — или убедиться, что — это электронное письмо в самый раз.
Элементы профессиональной электронной почты
Независимо от того, о чем ваша электронная почта, ее можно разбить на одни и те же основные части.В зависимости от ситуации вам может не понадобиться использовать все эти элементы, но вы всегда должны учитывать каждый из них.
Строка темыВаша тема находится в отдельном поле над самим сообщением, но по-прежнему является важной частью вашего электронного письма. И вам не следует никогда не оставлять его без — иначе ваше сообщение, скорее всего, останется неоткрытым, независимо от того, пропустит ли читатель его или оно попадет в папку нежелательной почты.
Эта короткая фраза (вместе с вашим именем или адресом электронной почты) будет тем, что увидит получатель, прежде чем он решит, нажимать ли на ваше письмо или нет, поэтому вы должны быть уверены, что четко указываете, о чем ваше сообщение, и устанавливаете правильные ожидания.Держитесь подальше от строк темы, которые просто говорят «Привет» или «Пожалуйста, прочтите», если вы не знаете человека хорошо. Вместо этого попробуйте что-нибудь вроде этих примеров:
- «Можем ли мы назначить встречу?»
- «Запрошенное резюме для Мэтью Ли»
- «Вопрос от коллеги из UT-Austin alum»
- «Отзыв о проекте отчета, необходимом для EOD в понедельник»
- «Вопрос о списке квартир — 123 Maple Street»
Примечание: Если вы подаете заявление о приеме на работу по электронной почте, иногда в объявлении о вакансии вам будет предложено указать что-то вроде вашего имени, должности или номера в строке темы, и вам следует всегда следовать этим указаниям.
Единственный раз, когда вам не нужно писать тему, — это если вы отвечаете или пересылаете чье-то сообщение: в этом случае вы можете просто оставить существующую строку темы — если вы не хотите выделить конкретный крайний срок или Пункт действия.
Подробнее: 5 слов, которые следует включить в строки темы электронной почты (и 4 слова, которых следует избегать любой ценой)
ПриветствиеПодойдете ли вы к кому-то на работе, кого вы не знаете ну и просто начать говорить об отчете, который должен быть готов, не говоря «привет» или даже их имени? Возможно нет.Таким образом, вам не следует делать это по электронной почте, и вам определенно не следует этого делать, если вы никогда раньше не общались с этим человеком. Начните свое сообщение с соответствующего приветствия (чаще всего «Привет», «Здравствуйте» или «Уважаемый») и имени получателя, если вы его знаете.
В большинстве случаев общения на рабочем месте достаточно только имени, если только человек не работает в более официальной компании, где использование его полного имени может быть более уместным (или, скажем, вы отправляете электронное письмо главе подразделения или компании) .Включение имени или полного имени — это , всегда на лучше, чем случайно неверно ввести кого-то в гендерную принадлежность с помощью «г-жи». или «мистер» Однако для профессоров и врачей обычно лучше всего использовать их титул, за которым следует фамилия.
Если вы не знаете, кому будет отправлено ваше электронное письмо, иногда можно полностью пропустить имя и просто написать «Привет» или «Привет», чтобы начать свое сообщение. «Кого это может касаться» может быть просто замечательно, если вы пишете электронное письмо в отдел обслуживания клиентов или что-то подобное, но никогда не используйте это в сопроводительном письме.
BodyЗдесь вы фактически записываете информацию, которую хотите отправить человеку, которому вы пишете по электронной почте. У каждого электронного письма есть тело, будь то отдельное слово («Спасибо!») Или абзацы и абзацы, но, пожалуйста, не делайте его слишком длинным! Для профессиональных писем убедитесь, что язык соответствует ситуации, и четко укажите, почему вы отправляете сообщение, и какие действия (если таковые имеются), как вы надеетесь, предпримет получатель после прочтения.
Подробнее: Руководство редактора по написанию смехотворно хороших писем
Закрытие (или выход)Закрытие вашего электронного письма — это (обычно одинарная) строка перед вашим именем и / или подписью.Пропуск этого может показаться грубым или резким, поэтому обязательно укажите его, если вы не отправляете электронное письмо кому-то, кого хорошо знаете или у вас несколько писем в цепочке. Наиболее частые закрытия профессиональных писем — это «Лучшее» и «Спасибо». Но вы определенно можете изменить его в зависимости от ваших предпочтений и обстоятельств.
Подробнее: Как завершить любое профессиональное письмо (плюс список подписей, когда вы устали говорить «лучший»)
ПодписьОбычно вы заканчиваете электронное письмо, подписав в конце только свое имя.Обычно здесь достаточно вашего имени, но для более официальных электронных писем (например, сопроводительного письма) ваше полное имя может быть оправдано. Вы также можете включить дополнительную информацию после своего имени (часто в строках ниже), такую как ваша контактная информация, должность, компания, местоимения или ссылки с дополнительной информацией о вас или вашей компании. Вы также можете создать подпись электронной почты по умолчанию, которая содержит некоторые или все эти компоненты.
Подробнее: 5 быстрых, простых (и бесплатных!) Способов создать отличную подпись электронной почты сегодня
Советы по написанию профессионального электронного письма
Вот несколько вещей, которые помогут вам гарантировать чтобы ваши электронные письма были эффективными и профессиональными.
Сохраняйте краткостьЭлектронная почта — один из основных способов общения на работе, поэтому люди получают много из них. Если кто-то просматривает почтовый ящик с 50 (или 500) непрочитанными сообщениями, он с большей вероятностью ответит в данный момент на что-то, состоящее максимум из нескольких коротких абзацев, а не на что-то гораздо более длинное. Так что относитесь с уважением к чужому времени и пишите короткие и по существу.
Добавьте индивидуальностиПоскольку вы хотите быть краткими, а письменные сообщения не имеют тональности, электронная почта «может показаться краткой», — говорит Барб Гирсон, карьерный тренер Muse, но это легко исправить.
Быть профессионалом не значит быть роботом. Поэтому, прежде чем перейти к сути сообщения, «сделайте паузу и добавьте небольшое любезность», — говорит Гирсон, чтобы поблагодарить человека на другом конце вашего электронного письма. Это может быть очень просто: «Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует» или «Надеюсь, у вас отличная неделя». Если вы дружите с человеком, которому пишете по электронной почте, вы можете сослаться на то, что знаете о нем, например: «Как вы с детьми собирали яблоки в прошлые выходные?» или: «Ты видел игру Packers вчера вечером?» Примечание. С сопроводительными письмами обычно можно сразу погрузиться.
Подробнее: 40 строк открытия электронной почты, которые намного лучше, чем «Счастливого понедельника!»
Четко изложите свое намерениеВо всех профессиональных сообщениях вы должны четко указывать, почему вы пишете электронное письмо, и что вы ищете или просите. Не заставляйте читателя догадываться о вашей точке зрения.
Вы можете открыть сопроводительное письмо примерно таким: «Я очень рад подать заявку на вашу должность по развитию открытых продаж.»Или после вступительного приветствия коллеге вы можете сказать:« Я просто хотел узнать о завтрашней презентации »или« В продолжение вчерашней встречи… »
В конце электронного письма вы также можете указать призыв к действию, например: «Можете ли вы дать мне отзыв об этой колоде к полудню четверга?» или даже четкое заявление о том, что никаких действий не требуется, например: «Нам от вас ничего не нужно прямо сейчас, но мы просто хотели держать вас в курсе!» просто для того, чтобы быть уверенным, что получатель предоставит нужную информацию.
Подробнее: 5 «Копирование и вставка» призывов к действию, которые вы можете (и должны) использовать в своих электронных письмах
Вычитайте корректуру!Если вы отправляете несколько писем в день, этот шаг может быть легко пропустить, но вам следует перечитывать все письма на предмет орфографии и грамматики, говорит Бергер. Если у вас есть время, Бергер даже рекомендует сохранить ваше письмо как черновик и вернуться к нему позже, чтобы убедиться, что оно хорошо выглядит свежим взглядом. Это, вероятно, не обязательно для записки коллеге, которую вы отправляете по электронной почте несколько раз в день, но для особо важных или деликатных писем это может помочь вам обнаружить эту досадную опечатку или ошибку до того, как вы нажмете «Отправить».
Бонусный совет: убедитесь, что электронная почта является правильным инструментом в первую очередьВ зависимости от того, что вы пытаетесь сообщить, электронная почта может быть неподходящим инструментом, говорит карьерный тренер Muse Хизер Юровски: «Хотя хорошо … Письменное и краткое электронное письмо, безусловно, эффективно и позволяет читателю ответить в удобное для него время. Телефонный звонок иногда может заменить несколько электронных писем, в то же время он дает гораздо больше результатов и укрепляет отношения ». Поэтому, если это уместно с учетом ваших отношений с этим человеком, подумайте о том, чтобы позвонить или отправить более короткое электронное письмо, чтобы назначить встречу.Если в вашем офисе работает коллега, вы также можете подойти к его столу или использовать такой инструмент, как Slack, который позволяет ускорить обмен данными.
Примеры профессиональных писем
Как это выглядит в действии? Вот несколько примеров электронных писем:
Обратитесь за информационным интервью:
Тема: Стремящийся к развитию маркетолог — хотел бы задать вам несколько вопросов
Привет, Хуан,
Я надеюсь у тебя отличная неделя.В настоящее время я работаю специалистом по маркетингу в XYZ Co, и я видел вашу недавнюю публикацию на LinkedIn о вашей философии проведения маркетинговых исследований. Я хотел протянуть руку, чтобы вы знали, насколько мне понравилось то, что вы сказали о том, как данные рассказывают историю, если вы позволите.
Как человек, начавший свою карьеру, мне интересно узнать больше о маркетинге роста как о возможном пути для меня. Если вы открыты для этого, я бы с удовольствием пообщался и поговорил о том, как вы попали в эту область и какой совет вы можете дать тем, кто надеется перейти от роли универсального специалиста начального уровня к роли специалиста по маркетингу роста.Есть ли у вас возможность для Zoom или телефонного звонка в ближайшие недели?
С нетерпением жду встречи и благодарим вас за то, что вы нашли время прочитать это сообщение.
С уважением,
Риши Ананд
Координатор по маркетингу, XYZ Co
https://www.linkedin.com/in/anand-rishi
Тема: Спасибо за разговор и время!
Уважаемый профессор Вашингтон,
Надеюсь, это электронное письмо вам понравится.Я обращаюсь к вам, чтобы поблагодарить вас за то, что вы поговорили с нашим биологическим клубом о вашем исследовании. Мы все нашли это увлекательным, и мне очень понравилось, как вы остались дольше, чем планировали, чтобы ответить на все наши вопросы. Меня особенно заинтересовало то, что вы сказали об этом исследовании, которое может распространиться на другие области тела! Я планирую записаться на ваш курс BIO409 в следующем семестре и с нетерпением жду возможности узнать об этих концепциях более подробно!
Еще раз спасибо,
Hillary Thompson Тема: Майские счета-фактуры (отправлены службой EOD в среду?)
Привет Карла,
Как долго у вас были выходные? Вы добрались до пляжа, как говорили? Я знаю, что вы, вероятно, все еще устраиваетесь, но когда у вас будет возможность, не могли бы вы прислать счета-фактуры поставщика за май? Бухгалтерии нужны они к EOD в среду.
Спасибо!
Тиш
Как писать разные типы писем:
Ищете совет о том, как писать определенные типы писем? Ознакомьтесь с этими статьями (с шаблонами и / или примерами), когда вы отправляете электронное письмо в определенных ситуациях:
Регина Борселлино, редактор The Muse из Нью-Йорка, занимается поиском работы и советами по карьере, в частности, передовым опытом резюме, собеседованием, удаленным работа, а также личностное и профессиональное развитие.До того, как присоединиться к Muse, Регина была редактором в InvestorPlace, где она также писала на такие темы, как инвестирование и биотехнологические компании. Она имеет степень бакалавра английского языка и литературы Университета Мэриленда и степень магистра творческого письма Американского университета. Найдите ее в LinkedIn и Twitter.
Больше от Регины БорселлиноСоветы по написанию профессионального электронного письма + 36 примеров подписи электронного письма
Написание электронного письма
Составление электронного письма зависит от того, кому вы пишете электронное письмо, будь то друг, коллега или начальник.PDF-файл в формате электронного письма поможет вам изучить различные стили написания писем, например формат письма для класса 10. Каждая аудитория будет использовать свой уровень профессионализма, поэтому используйте ресурсы, такие как эта страница, чтобы научиться различным подходам. В каждом электронном письме, которое вы пишете, хорошо написанное вступительное предложение задает тон всему письму. Будь то случайный, вроде «Надеюсь, у вас отличная неделя!» или что-то более прямое, выберите подход, который лучше всего отражает ваш профессионализм.Некоторые отправители хотят сразу перейти к делу, а некоторым нравится личное общение. Все эти профессиональные советы по написанию электронной почты легко и быстро освоить, и обычно их можно найти в PDF-файлах с примерами написания электронной почты, в PDF-файлах для загрузки или в PDF-файлах с примерами написания электронной почты.
Вы также можете использовать это руководство, чтобы научиться писать электронные письма для более личных ситуаций (сохраняя при этом профессионализм). Как написать электронное письмо другу, будет зависеть от ваших отношений с другом.Например, чтобы написать другу электронное письмо о вашем отпуске, ваши отношения с этим конкретным другом будут определять, должно ли сообщение быть подробным или кратким. В большинстве случаев электронное письмо другу будет личным и позволит вам неформально писать. Кроме того, написание электронного письма другу с приглашением на мероприятие будет неформальным, но может быть и профессиональным, в зависимости от того, что это за мероприятие. Существуют различные образцы писем для друзей, но вот пример неформального письма другу:
«Привет, Шон! Я так рада вернуться из отпуска и не могу дождаться, чтобы рассказать вам все об этом.Хочешь пообедать позже? »
Если вы студент, желающий научиться писать профессиональные электронные письма, в Интернете есть ресурсы по формату написания электронных писем для студентов. Студенты, которые хотят писать электронные письма профессионально, могут использовать такие ресурсы, как формат написания электронных писем на английском языке или формат написания электронных писем на английском языке, чтобы понять, как другие студенты писали профессиональные электронные письма. Если вам нужна дополнительная практика, ознакомьтесь с упражнениями по написанию электронной почты с ответами в формате pdf или упражнениями по написанию электронной почты на деловом английском в формате pdf.Будучи студентом, вам, возможно, также придется написать электронное письмо официальному лицу. Есть несколько примеров написания электронных писем на официальные ресурсы в Интернете.
На планшете или компьютере также есть много приложений для создания профессиональных писем. Например, как написать электронное письмо другу в записной книжке, используется другой формат и стиль, чем при написании электронного письма в Outlook или Gmail. Все эти инструменты и приложения, перечисленные выше, могут помочь вам быстро и легко понять процесс написания электронной почты для всех возможных ситуаций.
Профессиональные приветствия по электронной почте
Профессиональные приветствия по электронной почте важны, потому что они сразу дают читателю понять, что электронное письмо касается профессионального вопроса. Разница между «Эй, Шон!» или «Уважаемый мистер Уильямс» показывает уровень профессионализма, который вы хотите продемонстрировать, и ваши отношения с читателем. Если Шон — друг или коллега, небрежное обращение к нему с дружеским письмом-приветствием соответствует ситуации. Но если вы отправляете важное электронное письмо начальнику или клиенту, открытие электронного письма с более профессиональным приветствием продемонстрирует ваше уважение и профессионализм по отношению к читателю.
Кроме того, приветствие по электронной почте для группы или приветствие по электронной почте для нескольких получателей может быть случайным «Привет всем!» или «Всем привет!» или более профессионально, как «Привет, клиенты Sigstr». Все эти приветствия являются профессиональными, но добавление тепла к приветствию помогает установить, какую атмосферу вы хотите от сообщения. Существует шаблон приветственного электронного письма, в котором вы узнаете, как подходить к приветствию. Кроме того, вы можете использовать тему приветственного письма, которая привлечет внимание ваших читателей еще до того, как они откроют письмо.Эта тема приветствия хорошо работает в определенных ситуациях, но чаще всего приветствуют читателя в первой строке электронного письма. Иногда приветствия в теле письма — лучший способ обратиться к вашей аудитории. Вместо того, чтобы отделять приветствие от самого себя, сокращенная версия в теле позволяет отправителю прыгать прямо в контекст. Это еще один метод, который отправители используют, чтобы быстро добавить индивидуальности, а также сразу перейти к делу. Они знают, что аудитория предпочитает более прямое и прямое сообщение.
В зависимости от контекста электронного письма, творческое приветствие по электронной почте может быть наиболее подходящим для вашей аудитории. Если кто-то занимается маркетингом или хочет привлечь внимание к конкретному электронному письму, креативное электронное приветствие привлечет внимание вашей аудитории. Креативное приветствие может варьироваться от картинки, GIF или умного высказывания. Опять же, все это зависит от ситуации и целевой аудитории.
Что писать в электронном письме при отправке резюме
Также используйте эту страницу для советов о том, что писать в электронном письме при отправке резюме.Чтобы оставить хорошее первое впечатление у работодателя, вы хотите использовать профессиональный формат при отправке своего резюме или заявления о приеме на работу. Формат электронного письма с заявлением о приеме на работу аналогичен отправке резюме, но вместо этого вы объясняете свою квалификацию, а не просто прикрепляете резюме. В простом электронном письме с заявлением о приеме на работу вы должны объяснить, почему вы пишете, на какую работу вы претендуете, вашу квалификацию и контактную информацию, чтобы работодатель мог с вами связаться. Тема электронного письма с заявлением о приеме на работу должна быть краткой, но конкретной, например «Положение о вакансии — Ваше имя».Эта тема сразу же проинформирует читателя о том, что заявление о приеме на работу прилагается. Несколько ресурсов предоставят вам образец электронного письма для отправки резюме о приеме на работу, а также образец электронного письма для новичков при приеме на работу, чтобы напомнить вам о том, что можно и чего нельзя делать при написании.
Отправляя электронное письмо с резюме, вы можете сделать его простым или профессиональным. Стиль вашего электронного письма будет зависеть от должности и того, связывался ли вы с работодателем раньше. Если вы знаете, как написать профессиональное электронное письмо для работы, то вы знаете, как обратиться к отправителю, рассказать больше о себе, заявить о своей заинтересованности и приложить свое резюме.Профессиональный пример электронного письма для работы может показать вам, что и сколько нужно включить. Написание с просьбой о наличии работы немного отличается, так как у вас нет конкретной работы для обсуждения. Если вы лично знаете кого-то в компании, в которую подаете заявку, вы можете написать им. Однако, если вы этого не сделаете, лучше всего отправить электронное письмо в отдел кадров. В электронном письме такого типа вы можете не объяснять, почему вы подходите для этой должности, а объяснить, что выделялось вам в компании.В Интернете есть несколько ресурсов о том, как написать электронное письмо с просьбой о вакансии, с полезными советами.
Наш последний совет — всегда иметь под рукой образец электронного письма с заявлением о приеме на работу. С помощью этого образца электронного письма вы можете сэкономить время, редактируя его на основе определенной позиции, без необходимости полностью переписывать десятки писем.
Пример формального электронного письма
Теперь, когда мы поговорили с вами о процессе написания профессионального электронного письма, мы хотим дать вам несколько примеров, включая пример формального электронного письма.Легче учиться на примерах!
Вот пример формата электронной почты, чтобы показать вам, как настроить электронную почту, прежде чем вы начнете писать. Эта ссылка также предоставляет несколько образцов написания электронных писем и образцы формата написания электронных писем для разных случаев, например, неофициальные образцы написания электронных писем в формате pdf. Кроме того, на нескольких веб-сайтах есть пример эссе по электронной почте, поскольку этот тип электронной почты длиннее и используется не так часто.
Как мы упоминали ранее, учащиеся могут использовать другой формат или стиль письма при отправке электронных писем.Формальный формат написания электронной почты для студентов аналогичен известному формальному формату электронной почты с некоторыми незначительными изменениями. Ниже приведены примеры хороших и плохих примеров форматов написания электронных писем для студентов:
Хорошие:
Уважаемый господин,
Я отправляю вам это электронное письмо со ссылкой на заявление о приеме на работу для сотрудника по продажам, учитывая вашей компанией в LinkedIn. Я заинтересован в подаче заявки на эту должность, поскольку я получил диплом по продажам в 2016 году.
Плохо:
Йо! Я взглянул на твое письмо, и моя мама заставила меня написать тебе. Я хочу, чтобы твоя работа открылась, и надеюсь, что ты выберешь меня.
Эй, чувак, вот мое резюме, надеюсь, у меня есть шанс. Позвони мне, если я это сделаю.
Хотя приведенные выше примеры написания электронных писем для учащихся являются краткими, они дают учащимся быстрое представление о том, что можно и что недопустимо при форматировании и написании электронных писем. Приведенные выше примеры плохих писем для учащихся являются крайними, но подобные ситуации случались и раньше.Мы надеемся, что эти примеры написания электронных писем, которые мы предоставили, помогут вам создать новое профессиональное письмо, которое вы отправите!
Как написать хорошее письмо
Электронная почта — один из наиболее важных способов общения. Это стало частью повседневной жизни большинства людей.
Написание хорошего электронного письма может означать разницу между тем, кто его читает и отвечает, а кто-то игнорирует все вместе. У вас есть вопросы, как сделать ваше сообщение более эффективным?
Сегодня в Education Tips, мы ответим на вопрос: «Как я могу улучшить свою электронную почту?»
Письма состоят из четырех частей:
- тема сообщения,
- проем,
- корпус, а
- закрытие.
Давайте посмотрим, как улучшить каждую из этих частей.
Тема сообщения
Тема письма — это то, что другой человек или получатель прочитает первым. Тема письма обычно является самой важной частью электронного письма. Он должен быть коротким, но содержать достаточно подробностей, чтобы получатель мог распознать тему письма. Хорошая тема письма определяет ожидания от электронного письма. Плохая тема может означать, что получатель не прочитает письмо.
Некоторые люди добавляют слово «важный» в строку темы, но это не дает достаточно информации.Вместо того, чтобы писать «важно», лучше выбрать тему:
Встреча завтра в 10:00 для обсуждения новых изменений
Вопрос о будущих классах
Открытие электронной почты
Как и в любой форме письма, вы должны знать свою аудиторию . Открытие электронного письма зависит от таких вещей, как формальные отношения.
Если вы отправляете электронное письмо другу или кому-то, с кем работаете, два хороших открытия или приветствия:
Доброе утро / день,
Здравствуйте или здравствуйте [имя],
Если вы отправляете электронное письмо кому-то, кого не знаете, и это формальная ситуация, некоторые возможные варианты:
Уважаемый [название отдела],
Кого это может касаться,
В формальной ситуации, когда вы знаете имя человека, хорошим открытием будет просто:
Уважаемый [титул] [фамилия],
То же, Уважаемый мистер Браун,
Кузов
В теле письма вы спрашиваете, что вам нужно, или объясняете причину написания этого письма.Это может быть задание им вопроса или информирование. В теле письма должно быть уделено приоритетное внимание наиболее важной информации. Он должен быть прямым и кратким.
Если человек, которому вы пишете, не знает вас, вам следует представить себя в первых нескольких строках. Можно написать:
Меня зовут Патрисия Джонс. Я отправляю это письмо, чтобы получить дополнительную информацию о рекламируемой вами вакансии.
После того, как вы представились и объяснили причину написания, вы можете добавить к ней текст своего электронного письма.Самая важная информация должна быть на первом месте. Это сделает вашу электронную почту понятной для получателя и сэкономит им время. Вот пример.
Я хотел знать, принимаете ли вы сейчас заявок . Если да, то куда я могу отправить свою информацию? Кроме того, вы будете встречаться с людьми лично или онлайн?
Важно четко объяснить себя как можно несколькими словами. Постарайтесь, чтобы электронная почта была короткой, но вежливой . Это важно, потому что вы хотите ясно дать понять приемнику.
Закрытия
Последняя часть хорошего электронного письма — завершение. Обычно это одно или два слова, которые сообщают получателю, что это конец электронного письма. Окончание должно включать ваше имя и сообщать получателю, где вы работаете и чем занимаетесь. Несколько вариантов закрытия:
С уважением,
С уважением,
Спасибо,
Некоторые приложения создают для отправителя автоматическую подпись . Это полезно, поскольку экономит время при написании.
Пример электронного письма
Итак, как выглядит заполненное электронное письмо? Вот пример электронного письма:
Образец электронного письма с темой, приветствием и закрытиемЕсли вы последуете этим советам, вы обнаружите, что получите больше ответов на свои электронные письма. Эффективное написание электронных писем особенно важно сейчас, когда так много всего, что мы делаем, находится в сети.
Я Грегори Стэйчел.
А я Джилл Роббинс.
Грегори Стэчел написал эту историю для VOA Learning English.Джордж Гроу был редактором.
_______________________________________________________________
слов в этой историиаудитория — н. люди, которые смотрят, читают или слушают что-то
формальный — прил. языка: подходит для серьезной или официальной речи и письма
установить приоритет — против , чтобы сделать (что-то) самым важным в группе
ввести — v., чтобы сделать (кого-то) известным другим по имени
заявка — н. официальный и обычно письменный запрос о чем-либо (например, о работе, поступлении в школу, ссуде и т. Д.
вежливый — прил. иметь или проявлять хорошие манеры или уважение к другим людям
автомат — прил. машины или устройства : наличие элементов управления, которые позволяют чему-то работать или происходить без непосредственного контроля со стороны человека
подпись — н. имя человека, написанное почерком этого человека или, в электронном сообщении, имя человека и другая контактная информация
ответ — н. то, что сказано или написано в ответ на что-то
Какой, по-вашему, лучший совет в этой истории? Ждем вашего ответа. Напишите нам в разделе комментариев.
17 советов по написанию отличных писем, содержание электронного письма
Электронный маркетинг может быть проблемой, потому что средний человек получает более 100 писем в день.Хуже того, почти половина этих писем квалифицируется как спам.
Лучший способ избавиться от беспорядка — написать отличные электронные письма, которые находят отклик у вашей аудитории. Вот 17 советов по написанию отличных писем и отличному содержанию писем.
17 шагов к лучшему написанию электронной почты, ее содержание
Каждое электронное письмо — это чистый лист, полный возможностей и возможностей. Это ваша возможность либо схватить, либо упустить.
Если вы хотите улучшить содержание электронной почты в 2018 году, вам нужна целенаправленная стратегия, понимание человеческого поведения и готовность пробовать что-то новое, пока вы не найдете формулу, которая работает.
Однако не обязательно начинать все сначала. Изучение передовых методов электронного маркетинга поможет вам опередить конкурентов еще до того, как вы отправите свое первое электронное письмо.
Имейте в виду, что даже самая маленькая ошибка может привести к тому, что ваши потенциальные клиенты откажутся от подписки на ваш список рассылки. Хуже того, если вас сочтут слишком спамерским, пользователи могут занести ваш адрес электронной почты в черный список, в результате чего все ваши электронные письма попадут в папки для спама.
Это полная противоположность тому, что вы хотите. Итак, давайте посмотрим, как заставить вашу маркетинговую кампанию по электронной почте работать на вас, а не против вас.
1. K
сейчас и напишите для своей целевой аудиторииВы не разговариваете со своими родителями так, как вы говорите со своими детьми. Точно так же вы, вероятно, не стали бы разговаривать с кем-то, кого только что встретили, так же, как вы разговариваете с кем-то, кого знаете много лет. Вы должны относиться к своим электронным письмам одинаково: адаптировать контент для вашей аудитории.
Вы, вероятно, уже кое-что знаете о своем целевом клиенте, исходя из того, что вы делаете и как вы это делаете. Вы можете провести исследование, чтобы узнать больше о своей целевой аудитории.
Чтобы найти свою целевую аудиторию, проводите время там, где им нравится собираться. Участвуйте на форумах, взаимодействуйте с ними в социальных сетях и просите их участвовать в опросах. У вас есть много других вариантов:
- Ответьте на вопросы на Quora и Yahoo! Ответы.
- Посещайте мероприятия и раздайте свою визитку. Что еще более важно, поговорите с людьми, чтобы узнать, что их интересует.
- Опросите существующую аудиторию, если вы хотите знать, о чем следует писать в своих электронных письмах.
- Оцените своих конкурентов. Кто на них обращает внимание? Как вы можете связаться с теми же людьми?
Применяйте полученные знания в каждом письме. Представьте, что ваш целевой клиент сидит за столом напротив вас и ждет, чтобы прочитать то, что вы написали.
2.
Используйте ясный, действенный языкНе теряйте время аудитории. Используйте ясный, действенный язык, чтобы донести свою точку зрения. Вы также можете добавить несколько триггерных слов, чтобы привлечь их внимание.
Тема + глагол + предложение
Давайте посмотрим на пример. Выберите нижеследующее предложение, которое является ясным, действенным и следует формуле:
- Вы можете изменить свою жизнь с помощью этого простого онлайн-курса.
- Возможно, вы захотите попробовать этот простой онлайн-курс, если хотите изменить свою жизнь сегодня.
Первый правильный. Он не только следует формуле подлежащее-глагол-придаточное предложение, но также короче и легче усваивается.
Вы по-прежнему можете включить голос своего бренда и повеселиться. Но вы должны уважать время аудитории, полагаясь на экономию слов.
3. Совместите строку темы и основной текстТема письма — это обещание. Он сообщает получателю, что он или она может найти в электронном письме.
Если ваша аудитория читает электронное письмо и чувствует, что его предали из-за строки темы, они, вероятно, больше никогда не откроют от вас письмо. Вот почему ваша тема и основной текст должны совпадать.
Заманчиво использовать мелодраматическую тему, которую вы скопировали из заголовка Buzzfeed, но не поддавайтесь этому побуждению. Или, по крайней мере, используйте эту технику очень экономно. Вы укрепите доверие и лояльность, если будете честны и прозрачны со своими читателями.
Конечно, это не значит, что вы не можете подчеркивать тему письма, чтобы привлечь внимание.
Лучший способ повысить открываемость — рассказать читателям простым языком, что они получат из электронного письма. Также расскажите им, какую пользу они выиграют, уделив вам свое время:
- Получите бесплатный шаблон для улучшения ваших навыков управления временем.
- Вы хотите получить скидку 50% на мой следующий курс?
- Возьмите бесплатную копию моей новой книги… Никаких условий!
- Узнайте три способа организовать работу за 15 минут или меньше.
Убедитесь, что каждое слово вашего основного текста соответствует теме письма. Старайтесь не отклоняться от не относящихся к делу сторон и не сбивать читателя с толку.
Четко согласованные темы и тела электронных писем сохранят интерес и интерес вашей аудитории. Ваши читатели почувствуют отключение.
4.Персонализируйте каждое электронное письмоПочтовые клиенты, использующие токены персонализации, могут стать вашим лучшим инструментом в электронном маркетинге. Токен персонализации заменяет общее слово или фразу на слова, разработанные специально для получателя.
Жетоны имен представляют собой наиболее популярные варианты. Что вы бы предпочли видеть в верхней части только что открытого письма:
- Dear Reader, [или]
- Dear Sheryl,
Большинство людей предпочли бы последнее, если имя правильное.Вы можете использовать другие токены персонализации, чтобы еще больше укрепить близость и доверие между вами и вашими читателями.
Например, вы можете указать местонахождение получателя или название его компании. Только не переусердствуйте. Вы же не хотите превращаться из опытного почтового маркетолога в потенциального преследователя.
Разговорный голос полезен для любой формы маркетинга, но особенно для электронной почты. Помните, что вы отправляете электронное письмо напрямую человеку, даже если оно может быть достигнуто десятками, сотнями или даже тысячами людей.
Говорите с целевым потребителем напрямую с каждым электронным письмом. Вместо использования «он или она» скажите «вы». Это дает получателю ощущение, что вы разговариваете один на один. Это помогает сделать письмо не слишком продажным или надуманным.
Вы также можете включить отсылки от первого лица, чтобы сделать контент более интимным. Вместо того, чтобы просто говорить «с читателем», поговорите с ним, поделившись своим собственным опытом.
Переключение между первым и вторым лицом не вызовет раздражения у читателя.Но, если вы вдруг переключитесь на третье лицо, вы можете потерять свои перспективы.
6. Установите актуальность сразу жеВы увлечены своей продукцией. У вас может возникнуть соблазн продолжать и продолжать в своих электронных письмах о своей предметной области и своих знаниях.
Сопротивляйтесь этому побуждению.
Вместо этого сразу же установите релевантность электронного письма. Должно быть очевидно, что вы пытаетесь передать из строки темы, а также из первой строки тела письма.
Это не означает, что вам нужно отправлять электронные письма, содержащие всего несколько предложений. Вы можете писать более объемный контент, но только если вы привлекаете внимание читателя с первой строчки.
Например, вы отправляете бесплатную копию написанного вами технического документа. Упомяните о загрузке официального документа в теме письма и в первом предложении. Затем напишите любой другой экземпляр, который, по вашему мнению, может иметь отношение к читателю.
Добавьте ссылку для загрузки официального документа в начале копии и внизу электронного письма.
7. Сделайте ставку на ясностьКаждый хочет писать запоминающуюся прозу. Ясность должна быть на первом месте.
Если ваши читатели не понимают, зачем вы отправляете электронное письмо, они нажимают кнопку «Удалить» и переходят к чему-то другому. Не тратьте время на содержательные каламбуры и шутливые шутки.
Каждое электронное письмо, которое вы отправляете, должно иметь определенную цель:
- Объявить о новом онлайн-курсе
- Рассказать аудитории о советах или фактах
- Поощрять людей делиться вашим контентом
- Привлечь ваших читателей к вам в социальных сетях
Выбрав цель для электронного письма, убедитесь, что каждое предложение, изображение и ссылка способствуют достижению этой цели.Не позволяйте себе отклоняться от темы, даже если вы думаете о чем-то забавном или интересном, чем хотите поделиться.
Вы можете сделать текст настолько броским, насколько захотите, если он будет соответствовать цели письма.
8. Не продавайте, пока не будет готов потенциальный покупатель.Покупали ли вы когда-нибудь новую машину в автосалоне?
Продавец обычно приветствует вас, как только вы выходите из машины. Затем вы обмениваетесь любезностями, говорите о погоде и обсуждаете, что вам нужно от нового автомобиля.
Приглашаем вас осмотреть несколько машин на стоянке. Продавец спросит вас о вашей работе, ваших любимых увлечениях или местной спортивной команде.
Все дело в том, чтобы заинтересовать клиента. Хорошие продавцы знают, что потребителям нужно немного ухаживать, прежде чем они будут готовы к коммерческой презентации. Вы можете применить эту мудрость к электронному маркетингу.
Если вы начнете письмо со слов «Уважаемый читатель, пожалуйста, купите мой продукт», вы, вероятно, останетесь без клиента. Не просите о продаже, пока потенциальный клиент не будет готов.
Что это значит?
В электронном маркетинге нужно отдавать, чтобы получать. Другими словами, если вы поделитесь со своими читателями чем-то ценным, они могут в обмен поделиться содержимым своих кошельков.
Вот почему ваша ссылка на вашу страницу продаж или на ваши ссылки в социальных сетях должна располагаться после того, как вы предлагаете что-то ценное. Это может быть бесплатная электронная книга, код скидки, полезный контент и т. Д.
9. Дайте потенциальным клиентам вознаграждение за чтениеВаши клиенты ожидают — и уважают — награды.
Выше мы упоминали, что вы не хотите предлагать свои услуги, пока не раскроете аудиторию, и что вы должны отдавать, если хотите получить. Награда — это отдача.
Каждое электронное письмо должно предлагать что-то ценное, будь то информация, образование, развлечения, халява, специальный купон или рекламная акция. Выберите вознаграждение на основе содержания письма и текущей маркетинговой кампании.
10. Говорите о преимуществах, а не о характеристиках.Многие предприниматели путали преимущества с характеристиками и наоборот.Это неудивительно, учитывая, что они близки к своему бизнесу и не могут оценить его объективно.
В качестве примера представьте, что вы продаете онлайн-курс под названием «Как безопасно похудеть на 15 фунтов».
Список функций может выглядеть так:
- 10 15-минутных видеороликов с советами и стратегиями
- Журнал похудания для отслеживания потерянных фунтов
- 6 тестов, которые проверяют ваши знания
- Сессии вопросов и ответов с инструктором
- 200 страниц исходного содержания
Это особенности, а не преимущества.Вы можете превратить их в преимущества, например:
- Получите доступ к 150 минутам видео, которое научит вас, как шаг за шагом похудеть.
- Запишите свой прогресс в похудении в персональном журнале, разработанном специально для вас.
- Регулярно проходите тесты, чтобы убедиться, что вы усваиваете то, что узнали, и применяете это правильно.
- Участвуйте в интерактивных сессиях вопросов и ответов, чтобы прояснить то, что вы не понимаете, и поучиться у других клиентов.
- Получите 200 страниц оригинального контента, который научит вас, как максимально использовать каждую секунду ваших упражнений, помогая вам питаться здоровой пищей, не голодая.
Вы видите разницу?
Функции просто сообщают, что получит покупатель. Выгоды говорят покупателю, как он или она получит пользу от этих функций.
Сосредоточьтесь на преимуществах, а не на особенностях ваших маркетинговых кампаний по электронной почте. Поставьте себя на место клиента и представьте, что он или она хотели бы получить от вашего онлайн-курса.
11. Покажите, что читатели пропустятВы, наверное, слышали о FOMO — первом из тех, кто упускает — как о популярном меме в социальных сетях.Хотя это часто используется в шутку, в этих фразах есть некоторая ценность.
Люди не любят упускать то, что может принести им пользу. Это все равно что узнать о распродаже в любимом магазине после того, как она уже закончилась.
Вы можете использовать FOMO в маркетинговой кампании по электронной почте, чтобы побудить подписчиков открывать и читать ваши сообщения. Освободите эти возможности, чтобы повысить коэффициент конверсии и увеличить продажи.
12. Будьте краткиПосмотрим правде в глаза: мы все заняты.Вы должны учитывать этот факт, когда рекламируете потенциальным клиентам.
Если вы будете кратки в своей переписке, ваш потенциальный покупатель оценит эту краткость. Они будут знать, что вы не хотите тратить их время зря.
Вы можете попрактиковаться в экономии слов, чтобы передать свое сообщение меньшим количеством слов. Есть несколько других стратегий, которые сделают краткость вашим главным приоритетом.
- Придерживайтесь одной идеи. Электронный маркетинг — это долгая игра, поэтому не думайте, что вам нужно рассказывать своим потенциальным клиентам все в одном сообщении.
- Обрезать и подрезать. Либо научитесь редактировать свою работу, либо наймите безжалостного редактора. Не бойтесь убить своих любимых — в переносном смысле, конечно.
- Никса пурпурная проза. Громкие слова и причудливые фразы могут отлично звучать для вашего уха, но они раздражают ваших потенциальных клиентов. Следите за ненужными прилагательными и другими частями речи.
Многие из ваших подписчиков электронной почты могут оставаться с вами месяцами или даже годами. У вас есть достаточно времени, чтобы предоставить информацию, которую вы хотите, чтобы они знали.Делайте каждое электронное письмо как можно более кратким.
13. Укажите четкий крайний срокКаждое электронное письмо должно включать призыв к действию или CTA. CTA сообщает вашему клиенту, что вы хотите, чтобы он сделал дальше.
- Следуйте за вами в социальных сетях
- Подпишитесь на один из ваших онлайн-курсов
- Посетите свою страницу продаж
- Посмотрите видео на YouTube
Ваш CTA может представить специальную акцию, которая побуждает потенциальных клиентов стать клиентами.Вы можете предложить пакетное предложение на два или три ваших курса или купон на 20-процентную скидку.
Если вы решите продвигать свой призыв к действию, сделайте это срочным. Вашим потенциальным клиентам не повезло, если они не воспользуются этим в срок.
Это называется срочностью и является одним из самых эффективных инструментов в вашем маркетинговом арсенале.
14. Вставьте несколько ссылокХотя вы хотите, чтобы ваши электронные письма содержали четкие и убедительные призывы к действию, вы можете предложить своим клиентам другие способы взаимодействия с вашей компанией.Разбросайте несколько ссылок по всему содержанию электронной почты.
Вы можете ссылаться на сообщения в блогах, видео на YouTube, аккаунты в социальных сетях и любые другие веб-ресурсы. Вы ведете своих потенциальных клиентов по воронке продаж. Вашим потенциальным клиентам, возможно, потребуется несколько раз взаимодействовать с вашим брендом, прежде чем они фактически потратят свои деньги на ваши цифровые продукты.
Вы также приносите больше пользы, когда вставляете ссылки. Сообщите своим потенциальным клиентам, где они могут найти ценную информацию.Просто не забывайте направлять их на ваш контент, а не на чужой.
Если вы дадите ссылку на то, что не имеет ничего общего с анкорным текстом ссылки, ваши потенциальные клиенты почувствуют себя обманутыми. Например, не говорите своим подписчикам, что вы переходите по ссылке на бесплатную услугу, а затем отправляйте их на страницу, которая требует от них сделать что-то еще, чтобы получить халяву. Говорите честно и открыто.
15. Создайте призыв к действию, который нельзя пропустить.Мы вернулись к печально известным призывам к действию.Важно продолжить обсуждение этого компонента вашей маркетинговой кампании по электронной почте, потому что он часто является наиболее важным для успеха.
В самом простом случае вы запрашиваете клик. Ничего больше. Вы действительно надеетесь, что ваш потенциальный клиент сделает больше, чем это.
Допустим, вы просите клиентов записаться на ваш последний онлайн-курс. Вы провели рассылку по электронной почте, превознося преимущества (а не особенности!) Своего курса, и теперь вы готовы начать свою презентацию.
Успех этого шага зависит от нескольких факторов:
- Формулировка: Держите его чистым и кратким.Не просите и не умоляйте о щелчке. Просто попросите об этом.
- Дизайн: Сделайте ваш CTA заметным. Поместите его на кнопку, чтобы он выглядел интерактивным. Используйте другой шрифт. Отформатируйте его другим цветом.
- Content: Убедительный призыв к действию включает некоторые ссылки на потенциальные преимущества. Не говорите просто «нажмите здесь». Расскажите своей аудитории, почему они должны щелкнуть.
После того, как ваши потенциальные клиенты нажмут, они действительно могут записаться на курс.
16. Используйте мощь P.С.Старый добрый P.S. не умер с письмами счастья. Они все еще в полном разгаре, и не зря: они работают.
А P.S. привлекает внимание к себе, потому что существует вне остальной части электронного письма. Вы уже написали письмо, отправили призыв к действию и произнесли приветствие.
Но это еще не все.
Это ваша возможность извлечь выгоду из читателей, которые не ответили на ваш призыв к действию. Вы можете использовать столько P.S., сколько хотите. Просто добавьте дополнительную букву P к каждой строке.
17. Поощряйте подписчиков делиться информациейЦель создания маркетинговой кампании по электронной почте — расширить охват. Если вы хотите расширить свой список подписчиков, начните с людей, которых вы уже достигли: ваших подписчиков.
В каждом отправляемом вами электронном письме сообщайте подписчикам, что они могут делиться вашим контентом с другими. Попросите их переслать ваши электронные письма своим друзьям и членам семьи, которым ваш контент может показаться интересным.
Они могут поделиться, а могут и нет, но спросить никогда не помешает.
Включите кнопки социальных сетей. Если ваши подписчики ссылаются на вашу рассылку электронной почты в Twitter или размещают ссылку на ваш веб-сайт в Facebook, вы мгновенно получите доступ к информации.
Для создания кампании по электронной почте вам не потребуется никаких модных программ. Фактически, вы можете начать свой электронный маркетинг прямо в Kajabi.
После того, как вы собираете электронные письма и отправляете регулярную корреспонденцию, вы можете ожидать увеличения продаж курсов.Но сначала нужно начать кампанию.
Во-первых, создайте настраиваемую форму с лид-магнитом, которая позволит потенциальным клиентам подписаться на ваш список рассылки. Помните, что электронный маркетинг — это форма разрешительного маркетинга. Не покупайте списки и не получайте их неэтично. Пусть люди подписываются по собственному желанию.
Затем создайте серию писем. Капельные кампании особенно хорошо работают, когда вы продаете онлайн-курсы, потому что они опираются друг на друга. Вы создаете отношения со своими подписчиками, которые в конечном итоге, если все идет хорошо, завершаются продажей.
Сначала напишите электронные письма в своей капельной кампании, чтобы они были готовы к работе, как только вы начнете привлекать подписчиков.
Затем вы можете отправлять электронные письма с помощью встроенной функции рассылки электронной почты Kajabi или интегрировать свою стороннюю службу электронной почты с программным обеспечением Kajabi. В любом случае вы окажетесь на пути к успеху в электронном маркетинге.
Электронный маркетинг может быстро запустить ваши онлайн-курсы и привести к большему количеству конверсий. Однако вы сможете воспользоваться этими преимуществами только в том случае, если напишете хороший контент для электронной почты, который ваши потенциальные клиенты захотят прочитать.
Держите ваш контент кратким, убедительным и по теме. Не поддавайтесь желанию пойти по касательной или применить жесткую продажу. Вы работаете надолго, а не ради быстрой окупаемости инвестиций.
Что еще более важно, выстраивайте отношения со своими читателями. Дайте им понять, что вы сочувствуете их болевым точкам, что вы понимаете проблемы, с которыми они сталкиваются, и что в конечном итоге вы хотите помочь им добиться успеха.
Вот что делает маркетинговую кампанию по электронной почте особенной.
Создав курс по Kajabi, вы можете использовать электронный маркетинг, а также другие инструменты для распространения своего бренда и повышения узнаваемости.Чем больше вы продаете свою продукцию, тем больше становится ваше вознаграждение.
Как написать простую электронную почту | 100% Простота использования + Примеры
Хотите узнать, как написать электронное письмо? Нужны советы о том, что куда и почему? Что ж, будь это первое электронное письмо, которое вы когда-либо составили, или вы просто хотите освежить свою память, здесь вы узнаете все, что вам нужно, о том, как правильно писать электронное письмо! Чтобы узнать о более продвинутых методах написания электронных писем, ознакомьтесь с нашей статьей о том, как написать профессиональное электронное письмо здесь.
Как написать электронное письмо — форматирование и компоненты
Научиться писать простое электронное письмо просто, и каждое письмо, которое вы когда-либо пишете, будет иметь тот же формат, который требует от вас адресации каждого из этих компонентов:
- To, CC, BCC
- Attachments
- Subject Line
- Greeting
- Body
- Sign off
Здесь мы более подробно рассмотрим каждый из этих компонентов, чтобы вы точно знали, что делает электронное письмо отличным.
To, CC, BCC
В эти поля, расположенные в верхней части вашего электронного письма, вы поместите адреса электронной почты людей, с которыми хотите связаться. У каждого своя функция:
Вложения
Функция вложения в ваше электронное письмо позволяет вам прикреплять подтверждающие документы, которые можно загрузить или просмотреть в вашем сообщении. Поддерживается большинство форматов, и в большинстве случаев вы можете включать текст, изображения, видео, аудио и GIF-файлы.Однако стоит помнить, что обычно существует ограничение на размер отправляемого файла.
Строка темы
Строка темы вашего электронного письма имеет первостепенное значение, поскольку отражает цель вашего письма и его содержание. О них часто забывают, но это плохая новость, поскольку они не только помогают получателю понять, что содержится в вашем сообщении, но также гарантируют, что ваше письмо не попадет в папку для спама.
Приветствие
Важно научиться писать вступительные и приветственные электронные письма, поскольку они позволяют вам быть вежливыми и сообщать получателю о цели вашего сообщения.Официальные электронные письма, такие как заявление о приеме на работу или коммерческое письмо, требуют официального приветствия. При рассмотрении личных писем или писем между близкими коллегами обычно можно использовать более непринужденное приветствие.
Тело
Естественно, что тело вашего сообщения является наиболее важным элементом, когда вы думаете о том, как написать электронное письмо, и вам нужно убедиться, что оно имеет четкую цель и информацию, которую вы включаете, по существу . Всегда указывайте, о чем ваша электронная почта, в начале сообщения и размещайте информацию так, чтобы она была легко доступна при беглом чтении.
Подпись
Правильная подпись вашего электронного письма так же важна, как и его правильное начало, и обеспечение того, чтобы вы использовали правильный тип закрытия для предполагаемого получателя, гарантирует, что они знают, что сообщение закончено. Приспосабливайте свое заключение к каждому сообщению и, если вы не знаете, как подписаться, всегда ошибайтесь в сторону формальности.
Как написать электронное письмо — что можно и что нельзя делать
При обучении написанию электронной почты существует множество правил, которые можно и нельзя:
Как написать электронное письмо — основы
При изучении того, как Чтобы написать электронное письмо, после того, как вы добавили адрес электронной почты получателя в правильное поле, вам нужно сосредоточиться на трех основных областях.Это:
- Subject Line
- Приветствие
- Body
- Sign off
Здесь мы приводим несколько примеров того, как вам следует подходить к каждому из этих элементов, чтобы вы могли составить свое электронное письмо.
Как написать тему сообщения электронной почты — примеры
Ваша тема должна быть лаконичной и по существу и включать любую соответствующую информацию, которая нужна получателю для определения цели сообщения.При изучении того, как написать строку темы электронного письма, вы можете использовать следующие примеры, которые помогут вам:
Как написать введение в электронную почту — Примеры
Ваше приветствие, приветствие или введение должно быть адаптировано к предполагаемому получателю. Во многих случаях введение в электронную почту будет вам знакомо по практике написания писем.
Как написать тело электронного письма — примеры
Тело вашего электронного письма должно содержать всю информацию, которую вы хотите передать, не будучи чрезмерно длинным или сложным.Вот несколько советов:
Как написать подпись электронной почты или выйти из системы — примеры
Отписаться от электронной почты просто, и вы можете выбрать, как вы это делаете, в зависимости от того, кому вы пишете. Вот несколько идей:
Как писать электронные письма как босс — полные примеры
Здесь мы рассмотрим несколько распространенных примеров написания электронных писем, которые помогут вам объединить перечисленные выше элементы и улучшить вашу технику электронной почты.
Как написать электронное письмо другу или члену семьи
Как написать официальное электронное письмо в организацию: пошаговое руководство
Кимберли Мейер , писатель
10 декабря 2020 г. • 8 минут чтения
Сначала начните с «Йо!» Просто шучу.Прочтите несколько советов, как сделать официальные электронные письма профессиональными, но не неудобными.
Написать и отправить в официальном электронном письме может быть … немного неудобно.
Иногда пишу подобное письмо, чтобы связаться с новым клиентом. Или извинитесь перед организацией за допущенную нами ошибку. Другими словами, официальные электронные письма имеют тенденцию отличаться от тех, которые мы отправляем своей семье и друзьям.
Они используют правильный английский. Нет никаких «ха-ха» или «йо!» или GIF из вашей любимой цитаты Майкла Скотта.Можно даже сказать, что они немного жесткие.
Хорошая новость заключается в том, что вы можете сделать написание официальных электронных писем немного менее неудобным, следуя процессу. Если вы знаете, как формировать текст электронного письма и использовать соответствующее приветствие, вы можете превратить процесс написания официального электронного письма в быстрый и приятный.
В этой статье будет подробно рассмотрено, что такое формальное электронное письмо, и пять шагов, которые вы можете выполнить, чтобы начать писать официальные электронные письма организациям.
Что делает официальное электронное письмо надежным?
Подсказка в названии.
Официальное электронное письмо — это электронное письмо, в котором используется формальный язык, представления и подписи по сравнению с другими электронными письмами. Его структура также отличается, потому что он должен соответствовать нормам английского письма. Да, верно — нет соединений запятой , нет фрагментов предложений и нет союзов.
Официальные электронные письма также структурированы и доставлены определенным образом. Пунктуация более профессиональная, приветствия традиционные и короче.
Итак, когда обычно используются эти электронные письма?
Вы можете использовать официальную электронную почту для всех типов ситуаций, независимо от того, пытаетесь ли вы заключить контракт с новым клиентом, ответить на жалобу или обратиться к официальному лицу или генеральному директору. В официальных электронных письмах (особенно для тех из нас, кто привязан ко времени) замечательно то, что независимо от того, кому вы их отправляете, все официальные электронные письма имеют одинаковую базовую структуру.
Разбор структуры официального электронного письма
Неформальные электронные письма, как правило, немного более беззаботны.У них нет определенной структуры, они могут быть длинными или короткими, забавными или серьезными, с гифками или смайликами.
Официальные электронные письма? Не так много. Очевидно.
Формальная структура электронного письма почти так же важна, как и приветствие, которое вы используете, или то, как вы подписываетесь. Поскольку официальные электронные письма должны быть относительно короткими по длине, вам нужно правильно указать только четыре элемента:
Строка темы: Она должна быть короткой и конкретной. Что-либо, превышающее десять слов, вероятно, немного перебор!
Приветствие: Всегда упоминайте имя получателя и подходящее приветствие.Удалите «Привет» и замените его «Привет» или «Дорогой».
Тело: Как и любое другое электронное письмо, официальные электронные письма состоят из основного текста. Этот раздел короткий, использует правильную грамматику, не содержит фрагментов предложений и содержит только один вопрос.
Подпись: Ваша подпись должна быть такой же формальной, как и само письмо. Также важно, чтобы вы использовали свое имя и фамилию и указали название своей компании, если электронное письмо отправляется от их имени.
5 шагов для написания официального электронного письма в организацию
1. Напишите тему, которая привлечет внимание человека
Начните писать официальное электронное письмо сверху — с его темы.
Мы уже говорили о том, чтобы использовать не более 10 слов. Но сколько слов — это правильное количество? Согласно данным Marketo , строки темы, содержащие семь или менее слов, в среднем открываются чаще.
Поскольку у вас так мало места для ошибки при написании темы, лучше заранее спланировать, что вы собираетесь сказать.При написании строк темы подумайте о:
Получатель: Вы пишете электронное письмо владельцу компании? Генеральный директор? Глава отдела продаж? Знание того, на какой почтовый ящик вы нацелены, поможет вам в обмене сообщениями и таргетинге.
Ваше соединение: Как вы собираетесь привлечь их внимание? Подумайте о чем-нибудь, что может заинтересовать их. Если у вас запланирована встреча, упомяните об этом. Если у вас есть получатель на демонстрации, включите его. Если вы пишете холодное письмо, упомяните проблему, которую вы можете решить.
Ваше доверие: Это большой . Не используйте спам в почтовом ящике получателя с темами, которые пытаются обманом заставить его открыть ваше электронное письмо. Если у вас нет запланированной встречи, не притворяйтесь, что это так. Если это первое электронное письмо, которое вы отправили, не пишите, что вы отслеживаете более раннее электронное письмо, только для того, чтобы они его открыли.
Вот несколько примеров строки темы, которую вы можете использовать, чтобы начать официальное электронное письмо:
Как (название компании) справляется (проблема?)
Приятно видеть вас на (мероприятии)
Относительно демонстрационного звонка на этой неделе
После встречи на прошлой неделе
Встреча RE: демонстрация продукта
О вашем интервью с (название компании) 85
2.Начните с правильного тонаУважаемые (их имя)
Для кого это может касаться (Хотя мы бы рекомендовали провести небольшое исследование, чтобы найти имя человека, который вы хотите связаться!)
Привет (их имя)
Привет (их имя)
Приветствую (их имя)
Доброе утро ( их имя)
Добрый вечер (их имя)
Доктор Джейн Доу, или
Доктор Доу, или
Джейн Доу
- 房产 项目 合作 机会 (fáng chǎn xiàng mù hé zuò jī huì) — Возможность сотрудничества в проектах в сфере недвижимости
- 居 外 公司 简介 (jū wài gōng sī jiǎn jiè) — Биография компании Джувай
- 孔子 学院 奖学金 的 申请 资料 (kǒng zǐ xué yuàn jiǎng xué jīn de shēn qǐng zī liào) — Заявочные материалы для стипендии Института Конфуция
- 申请 财务 经理 招聘 广告 (shēn qǐng cái wù jīng lǐ zhāo pìn guǎng gào) — Заявление о размещении вакансии финансового менеджера
- 期末 考试 日期 (qī mò kǎo shì rì qī) — Дата финального экзамена
- 语言 交换 伙伴 (yǔ yán jiāo huàn huǒ bàn) — Партнер по языковому обмену
- 您好 (nín hǎo) — Здравствуйте (вежливо / формально)
- 你好 (nǐ hǎo) — Здравствуйте (неофициально)
Всегда трудно переключиться на официальный тон электронной почты, особенно если вы не пишете их так часто.
Теперь официальные электронные письма не должны быть строгими. Но они делать должны быть профессиональными и соответствовать характеру вашего сообщения и вашей аудитории.
Это называется приветствием в электронном письме, которое представляет собой шикарный способ сказать, как вы в первый раз здороваетесь с получателем.
Как пишет бизнес-тренер Барбара Пачтер в своей книге Основы делового этикета , приветствие задает тон остальной части электронного письма, поэтому она предлагает отказаться от неформальных выражений, таких как «Привет» или «Привет, народ».«
« Спокойный характер наших писем не должен влиять на приветствие в электронном письме », — говорит она.
«Привет, это очень неформальное приветствие, и, как правило, его не следует использовать на рабочем месте, и Йо тоже не в порядке.
« Используйте вместо этого привет или привет ».
Она также советует не сокращать чье-либо имя. Если вы пишете электронное письмо кому-то по имени Джозеф, не думайте, что ему понравится, если вы назовете его Джо. Meg Prater от HubSpot говорит, что вам также следует избегать душных приветствий, таких как «Уважаемый сэр или мадам.
«Этого следует избегать по нескольким причинам: во-первых, в современном мире цифровых технологий стало проще, чем когда-либо, узнать, кому вы пишете по электронной почте», — говорит она.
«Во-вторых, это приветствие может не отражать пол получателя.
«И в-третьих, это расплывчато и немного лениво».
Используйте эти приветствия, чтобы начать официальное электронное письмо:
3.Сделайте один ключевой момент
Данные показывают , что у вас есть целых семь секунд, чтобы привлечь внимание получателя, как только он откроет ваше письмо, так что не тратьте его зря. Это означает, что вы должны избавиться от всякой ерунды — вот несколько слов и фраз, которые следует исключить из своих электронных писем .
Пропустите тонкости «Надеюсь, у вас были прекрасные выходные» или «Надеюсь, у вас все в порядке», потому что они не только тратят время, но и не вписываются в то, как должно выглядеть официальное электронное письмо. Вместо этого сразу переходите к тому, что вы хотите, чтобы читатель знал.
Harvard Business Review (HBR) называет это стратегией BLUF; напишите нижнюю строку вверху, чтобы получатель мог быстро ответить на пять вопросов: кто, что, где, когда и почему. Представитель HBR Кабир Сегал говорит, что стратегия работает, потому что читатель может быстро и легко усвоить намерение электронного письма.
«Читатель не обязательно хочет знать всю справочную информацию, которая привела к решению, — говорит он.
«Вероятно, он или она хочет знать,« как это письмо повлияет на меня? » и BLUF должен каждый раз отвечать на этот вопрос.
Вот пример того, как эта стратегия работает в реальной жизни, в официальном электронном письме о встрече:
Видите, насколько это быстро до сути? Такой формальный основной текст работает, потому что он переходит прямо к делу и передает только важную информацию получателю.
Помните, что эти типы писем не о вас — они о вашем получателе.
4. Закройте его, как вы начали — формально
Свяжите его подписью, которая отражает тон письма — формально и вежливо.
Вы всегда должны указывать свои первые и фамилию при подписании официального электронного письма, а также название вашей компании и должности. Если у вас есть титул, укажите его:
Не пишите просто Джейн.
Самый простой способ убедиться, что вы отметили все флажки, — это прикрепить электронную визитную карточку в нижней части каждого отправляемого вами электронного письма.Используя такой инструмент, как Front, вы можете создать официальные подписи , которые автоматически добавляются в конец каждого отправляемого вами электронного письма. Все, что вам нужно сделать, это создать свою подпись на панели управления, сохранить ее, и она будет отображаться в каждом отправляемом вами электронном письме!
5. Соедините все воедино, чтобы создать идеальное официальное письмо.
Все, что осталось сделать, — это соединить каждый шаг воедино и написать свое электронное письмо.
Допустим, вы отправили электронное письмо генеральному директору организации по поводу демонстрационной встречи.Официальный адрес электронной почты должен выглядеть примерно так:
Самое лучшее? Официальные электронные письма следуют жесткому процессу, который не сильно меняет, независимо от того, какова цель или кому вы их отправляете. Вы можете использовать шаблоны сообщений, чтобы сэкономить время. Шаблон сообщения — это причудливый термин для шаблона электронной почты, поэтому вместо того, чтобы писать официальные электронные письма с нуля, вы можете использовать шаблон, чтобы сэкономить время.
Вот пошаговое руководство по тому, как легко создавать, использовать и редактировать шаблоны сообщений в Front .
Ключ? Официальные электронные письма должны быть серьезными.
Написание официальных электронных писем не должно быть скучным, и это не обязательно отнимать время.
Первый шаг — понять, что официальные электронные письма довольно просто написать. Все, что вам нужно сделать, это указать тему, включить формальное приветствие и перейти к вопросу о том, почему вы вообще отправляете электронное письмо. Никакой ерунды.
Если вы будете придерживаться этих инструкций, использовать правильную грамматику и отказаться от неформального подшучивания, у вас останется надежное официальное электронное письмо, которое вы сможете отправить всем, от новых клиентов до генеральных директоров.Создав идеальное формальное электронное письмо, вы можете сохранить его как шаблон, чтобы каждый раз, отправляя его, вы были уверены, что все флажки отмечены.
Написано Кимберли Мейер
Первоначально опубликовано: 25 ноября 2020 г.
Как написать официальное электронное письмо на китайском
Официальное письмо на иностранном языке, безусловно, может быть пугающим! Поскольку китайская переписка намного формальнее, чем на Западе, это может сделать ее еще более сложной — но не волнуйтесь, мы здесь, чтобы помочь!В нашем последнем посте мы подробно рассказали, как написать письмо — 写信 (xiě xìn) — на китайском языке.Если вы его пропустили, обязательно посмотрите здесь.
На этот раз мы поделимся советами, приемами и полезным языком для написания электронных писем — 写 电子邮件 (xiě diàn zǐ yóu jiàn) — разным людям на китайском!
Помните: Главное , которое следует вынести из этого поста, заключается в том, что, если вы не обращаетесь к кому-то, кого действительно хорошо знаете (близкому другу, коллеге того же уровня, другу по переписке и т. Д.), Лучше придерживаться с наиболее «формальной» формулировкой и «уважительной» формулировкой .Электронные письма и письма на китайском языке, как правило, намного более формальны, чем на английском!
Также убедитесь, что во время письма вы используете китайские иероглифы (а не пиньинь) и правильные китайские знаки препинания: «。» для точки, «，» для запятой, «？» для вопросов, « ！ »Для восклицательных знаков и« 、 »в качестве запятой при перечислении существительных.
Написание строки темы Как и в английском, лучше, чтобы тема электронного письма была короткой, приятной и по существу.
Тема письма может сильно различаться в зависимости от того, о чем идет речь в письме, но вот несколько примеров для справки:
Заголовок и приветствие Вариант 1: Особый, формальный
В случае сомнений используйте наиболее уважительный титул: 尊敬 的 (zūn jìng de) , после которого укажите имя человека.Это буквально означает «респектабельный» на английском языке, но на самом деле это эквивалент «Дорогой …», встречающийся в официальных письмах на английском языке.
После этого заголовка вы обычно просто добавляете фамилию человека, а затем слова 女士 (nǚ shì) — «г-жа» и 先生 (xiān sheng) — «господин». Вы также можете заметить, что порядок на китайском языке противоположен английскому — фамилия, а затем титул!
* Обратите внимание: , хотя оба могут означать «миссис», 女士 (нǚ ши) более формальный и вежливый, чем 小姐 (xiǎo jiě) .Нет эквивалента «Мисс». на китайском.
Пример: 尊敬 的 王女士 (zūn jìng de wáng nǚ shì) — Уважаемая г-жа Ван.
Вариант 2: специальный, неофициальный
Если вы пишете кому-то из ваших близких, например другу или коллеге, который находится на том же уровне, что и вы, вы можете использовать 亲爱 的 (qīn ài de) вместо 尊敬 的 (zūn jìng de) . , поскольку это менее формально.
亲爱 的 (qīn ài de) буквально означает «Дорогой…», но это подходит только для тех, кого вы хорошо знаете, например, членов вашей семьи, друзей или коллег того же уровня, что и вы — вы НЕ должны использовать его. для начальства, клиентов и т. д.
亲爱 的 (qīn ài de) также можно использовать для ваших учителей. Другой способ обратиться к учителям — 敬爱 的 (jìng ài de) .
* Обратите внимание: 亲爱 的 (qīn ài de) обычно используется только между двумя женщинами.
После 亲爱 的 (qīn ài de) просто добавьте имя человека, так как это неофициально.
Итак, если вы пишете своей подруге Лили, вы можете написать 亲爱 的 莉莉 (qīn ài de lì lì) — Дорогая Лили. Это «Дорогой» гораздо менее формально, чем «Дорогой» в пределах 尊敬 的 (zūn jìng de) .
Вариант 3: Общий, Формальный
Другой способ адресации электронной почты — использовать 致 (zhì) , что похоже на «Кому:…» на английском языке — это немного проще, чем описанные выше способы. Это также удобно, если вы не знаете, кому адресовать электронное письмо.Допустим, вы пишете в школу в Китае — вы можете написать 致: 浙江 大学 国际 教育 学院 (zhì zhè jiāng dà xué guó jì jiào yù xué yuàn) — Кому: Международный колледж Чжэцзянского университета.
Вариант 4: Общий, Формальный
Теперь, если вы ДЕЙСТВИТЕЛЬНО не уверены в том, к кому вам следует обращаться, вы можете написать название компании или организации, за которым следует 的 相关 负责 人 (de xiāng guān fù zé rén) , которое относится к «связанный персонал / лица, принимающие решения» компании, и используется аналогично слову «To Whom it May Concern» на английском языке.Вариант 5: Другие особые титулы, официальные / неофициальные
Некоторые другие названия, которые вы, возможно, захотите включить (с указанием фамилии адресата):Итак, вы можете написать 陈总 (chén zǒng) — Президенту Чену, 李经理 (lǐ jīng lǐ) — менеджеру Ли или даже 胡 老师 (hú lǎo shī) — Учителю Ху.
Если вы пишете неформально, как близкий друг, одноклассник или коллега вашего уровня, вы можете просто обращаться к ним по имени, например 俐 霞 (lì xiá) — Lixia, 陈伟 ( chén wěi) — Чэнь Вэй, или 小红 (xiǎo hóng) — Сяо Хун.
Хотя некоторые из вышеперечисленных способов обращения к людям кажутся немного странными на английском языке, они действительно довольно распространены в китайском языке!
Добавление приветствия
Мы еще не закончили!
Вы также должны добавить приветствие после имени / должности человека, которое обычно может быть одним из следующих:
Если ваша электронная почта адресована формально, используйте 您好 (nín hǎo) , что является более вежливой формой приветствия.
Если письмо неформальное, вы можете использовать 你好 (nǐ hǎo) , более неформальный вариант «привет».
Итак, мы можем сказать что-то вроде:
* Ознакомьтесь с этим БЕСПЛАТНЫМ уроком из нашего разговорного курса среднего уровня, который поможет вам официально обращаться к людям на китайском языке. *
Написание тела Содержание сообщения электронной почты может сильно различаться в зависимости от того, о чем вы пишете, но вот несколько примеров, которые помогут вам понять:
Пример 1 — Благодарственное письмо для бизнеса
谢谢贵 公司 送 的 月饼 ， 我们 今天 收到 了！ 很 期待 下个月 的 会议 ， 到 时候 我们 请客！
(xiè xie guì gōng sī sòng de yuè bǐng, wǒ men jīn tiān shōu dào le! wǒ men hěn qī dài xià ge yuè de huì yì, dào shí hou wǒ men qǐng kè)Спасибо за присланные вами лунные пряники, их сегодня! Мы очень с нетерпением ждем встречи в следующем месяце, тогда мы вас пообедаем!
Пример 2 — Информационное письмо для бизнеса
您好 ， 我们 公司 是 做 美国 房产 的 ， 在 网上 找到 了 贵 公司 的 项目！ 我们 对 贵 的 洛杉矶 项目 非常 感兴趣 ， 几位 刚好 想 这些。 我们 这 几位 客人 都 想买 五 以上 的 房子 ， 而且 意向 很强。如果 您 对 合作 机会 感兴趣 ， 请 随时 联系 的 电话 号码 是 是 +1 (123) 456-7890 ，邮箱 是 ailili @ LAREC.com。
(nín hǎo, wǒ men gōng sī shì zuò měi guó fáng chǎn shēng yì de, zài wǎng shàng zhǎo dào le guì gōng sī de xiàng mù! wǒ men duì guì gōng sī de xiàng m! wǒ men duì guì gng sī de xiàng m! xìng qù, shǒu shàng yǒu jǐ wèi kè rén gāng hǎo xiǎng mǎi fáng zuò wéi tóu zī, gǎn jué nǐ men xiàng mù hěn shì hé zhè xiē kè rén. fáng zi, ér qiě yì xiàng hěn qiáng.
rú guǒ nín duì hé zuò jī huì gǎn xìng qù, qǐng suí shí lián xì wǒ.wǒ de diàn huà hào mǎ shì +1 (123) 456-7890, yóu xiāng shì [email protected].)
Здравствуйте, наша компания занимается недвижимостью в США и нашла проект вашей компании в Интернете! Мы действительно заинтересованы в вашем проекте в Лос-Анджелесе, у нас есть несколько клиентов, которые хотят купить дома в качестве инвестиций. Мы считаем, что ваш проект идеально подойдет этим клиентам. Наши клиенты хотят покупать дома стоимостью более 500 тысяч долларов, и у них есть твердое намерение их купить.
Если вас интересует возможность совместной работы, свяжитесь со мной в любое время.Мой номер телефона +1 (123) 456-7890, а мой адрес электронной почты — [email protected].
Пример 3 — Электронная почта для бизнеса
谢谢 您 对 我们 公司 的 关注。 附件 是 我们 的 宣传 册 ， 请 查收。 若 您 我们 也 可以 开会 讨论 的 事情 的 的 事情。 的 事情 的 事情(xiè xie nín duì w men gieng sī de guìn zhù. men gōng sī de xuān chuán cè, qǐng chá kàn. ruò nín fāng biàn, wǒ men yě kě yǐ kāi huì tǎo lùn hé zuò de shì qíng
Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. чтобы проверить. Если это сработает для вас, мы можем назначить встречу, чтобы обсудить совместную работу.
Пример 4 — Электронная почта для клиента / покупателя
您好！ 谢谢 您 来 的 信！
您 的 账号 我们 已经 帮 您 设定 好 了 ， 请 以下 登陆 信息 ：
邮箱 ： ailili @ LAREC.com
密码 ： somepassword
(nín hǎo! xiè xie nín lái de xìn!
nín de zhàng hào wǒ men yǐ jīng bāng nín shè dìng hǎo le, qǐng chá kàn yǐ xià dēng lù xìn xī
yóu xiāng: ailili @ LAREC.com
mì mǎ: somepassword)
Привет! Спасибо за ваше письмо!
Мы уже настроили вашу учетную запись для вас. Просмотрите информацию для входа в систему, указанную ниже:
.
Электронная почта: ailili @ LAREC.com
Пароль: somepassword
Пример 5 — Электронная почта для учителя
老师 好！ 很 抱歉 我 忘 了 考试 是 了 ， 您 方便 再 告诉 吗？因为 我 月底 要 出国 ， 所以 想 确认 一下 我 没 问题。
(lǎo shī hǎo! hěn bào qiàn, wǒ wàng le qī mò kǎo shì shì shén me shí hou le, nín fāng biàn zài gào su wǒ yí xia ma?
yīn wèi wǒ yuè dǐ yào chū guó, suǒ yǐ xiǎng què rèn yí xia wǒ shí jiān méi wèn tí)
Привет учитель / профессор! Извините, я забыл, когда у нас последний экзамен, не могли бы вы сообщить мне?
В конце месяца я уезжаю за границу, поэтому хочу убедиться, что со временем нет проблем.
Другие полезные приговоры для тела
Вот несколько полезных предложений, которые вы можете использовать в своих электронных письмах:
Заключительные слова Лучший способ завершить письмо или электронное письмо — написать 此致敬礼 (cǐ zhì jìng lǐ) , что означает «С уважением …». По сути, это наиболее распространенный и уважительный способ завершить электронное письмо.
Его следует записать в двух отдельных строках, как показано ниже:
此致
.
敬礼！
Подробнее о форматировании мы поговорим в следующем разделе.
Другие варианты электронной почты
Есть несколько других вариантов, которые вы можете использовать для электронных писем, в зависимости от получателя и ситуации.Следующие ниже цифры менее формальны, чем 此致敬礼 (cǐ zhì jìng lǐ) :
Обратите внимание: при официальном письме — вашему начальнику, начальству, клиентам, деловым партнерам, старейшинам и т. Д. — НАСТОЯТЕЛЬНО рекомендуется использовать 此致敬礼 (cǐ zhì jìng lǐ) — это самый безопасный вариант — проявлять уважение!
Подпись и общий формат электронного письма По сравнению с китайскими буквами формат писем немного более гибкий.
У вас нет необходимости датировать электронное письмо, и вы также можете просто включить свою электронную «подпись», которая часто содержит ваше имя, должность, компанию и основную контактную информацию.
Формат также проще, все выровнено по левому краю и обычно меньше отступов.
Вот пример того, как может выглядеть формат:
Тема: 房产 项目 合作 机会
Body:
绿地 集团 的 相关 负责 人 ：
您好！
我们 是 美国 的 ， 在 网上 找到 了 你们 公司 的 项目 我们 对 贵 公司 刚好买房 作为 投资 ， 感觉 你们 项目 很 适合。 这 几位 客人 都 想买 五 十万 的 房子 ， 而且 意向 很强。
您 对 合作 机会 我。 的号码 是 +1 (123) 456-7890 ， 邮箱 是 ailili @ LAREC.com。
此致
敬礼！
艾莉莉
艾莉莉 / Лили Ай
市场 部 专员 / Специалист по маркетингу
洛杉矶 房产 公司 / LA Real Estate Company
地址 ： 123 Hollywood Blvd, Лос-Анджелес, CA
电话 ： +1 (123) 456-7890
邮箱 ： [email protected]
Вот и все, что касается написания писем на китайском языке. Мы надеемся, что этот пост, состоящий из двух частей, будет вам полезен, независимо от того, пишете ли вы другу, будущему работодателю, начальнику или клиенту!
Если вы когда-нибудь неуверенны в написанном вами электронном письме или письме, попросите близкого китайского друга взглянуть на него, прежде чем отправлять его.