Как написать свой емайл: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо...

Содержание

Как написать письмо, чтобы вам ответили. Правила email-этикета для старшеклассников и студентов

Зачем соблюдать этикет?

Культурно составленное электронное письмо поможет вам произвести хорошее впечатление на собеседника.

Вы повысите количество ответов
Вам будет легче договориться с собеседником
Вы сможете представить себя как компетентного человека

Например, выпускник Венчурного Акселератора хочет представить свой проект инвесторам. Но он не знает, что отправлять одинаковое письмо сразу нескольким адресатам некультурно, поэтому добавляет в адресную строку сразу 10 получателей. Вроде это логично, потому что информация всем инвесторам нужна одинаковая, а работы меньше. На самом деле такое поведение считается очень некорректным, и ответ наверняка не придет. Шансы на начало диалога возрастают, если вы отправляйте индивидуальные письма каждому получателю и лично обращайтесь к инвесторам.

Что такое этикет в email-переписке?

В деловой переписке этикет – это общепринятый набор правил, соблюдение которых считается нормой, а несоблюдение – неприличным.

Например, по правилам нельзя рассылать одинаковые письма-предложения сразу нескольким адресатам, добавляя их в адресную строку всех вместе. Это считается очень грубым нарушением этикета и говорит о неуважении к получателям.

Как соблюсти все правила этикета?

1. Вступление

Знакомство с вашим письмом начинается с темы, поэтому очень важно уделить внимание и придумать короткую, но четкую и емкую тему письма.

Темы «Привет» или «Знакомство» ничего не говорят получателю о цели вашего имейла. Используйте темы вроде «Запрос о поставке велосипедов», «Партнерство с магазином велосипедов» и ни в коем случае не оставляйте тему пустой.

Кроме того, еще до открытия письма, получатель увидит, с какой почты оно пришло. Рабочие почты, привязанные к домену вашего сайта, вызывают доверие, в то время как письма даже с хорошо составленной темой, пришедшие с почты [email protected], могут полететь прямиком в корзину.

Когда собеседник откроет письмо, первое, что он увидит – это приветствие. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформального тона. Обращайтесь к собеседнику на «вы» и приветствуйте его в формальной манере: «Здравствуйте» или «Добрый день». Формулировок вроде «Приветик!» или «Хаю-хай!» лучше избегать.

Постарайтесь узнать имя человека, которому вы пишете письмо, и обратитесь к человеку по имени или даже по имени-отчеству.

2. Тело письма

В деловой переписке желательно не шутить и не писать с сарказмом. Юмор воспринимается каждым человеком по-разному, и вы можете случайно оскорбить собеседника. Кстати, в некоторых культурах то, что кажется нам смешным, может считаться грубым.

В теле письма старайтесь писать максимально четко, коротко и ясно. Основная мысль письма должна находится в начале, а менее важные детали – ближе к концу письма. Адаптируйте ваши письма так, чтобы их было легко прочитать на телефоне. То есть письмо должно быть не длиннее трех абзацев. Хорошим тоном считается экономить время собеседника, поэтому если вы можете сказать что-то в двух словах – скажите это в двух словах, а не в 10 предложениях.

Старайтесь разбивать текст на короткие абзацы из одного-двух предложений, а не писать их в одну кучу. Деловое письмо – это не художественный роман, поэтому вместо длинных описаний используйте короткие тезисы.

Если ответ на ваше письмо не требуется, постарайтесь закончить разговор, чтобы собеседнику не пришлось отвечать вам. Например, в конце напишите «Благодарю, до встречи завтра в 14.00» или «Спасибо, мы подумаем над вашим предложением и свяжемся с вами как только придем к решению». По правилам этикета отвечать на такие письма не обязательно, что позволяет избежать бесконечно тянущейся цепочки ненужных имейлов.

В конце письма обязательно подпишитесь. Подпись должна включать ваше имя и должность в компании, контакты, такие как телефон, адрес электронной почты, ссылки на социальные сети и сайт вашей компании. Подпись можно оформить графически либо сделать текстовой. Это может показаться мелочью, но хорошо составленная подпись играет роль в создании первоначального доверия и помогает представить вас как серьезного человека.

Поздравляю – вы написали письмо. Не забудьте проверить грамматику и орфографию. Отправлять письма с грубыми ошибками – плохая идея, собеседнику вы можете показаться как минимум невнимательным человеком. Большая часть почтовых клиентов уже включает сервисы проверки орфографии, поэтому обязательно потратьте пять минут, чтобы ими воспользоваться.

3. Ответы

Прежде всего, обязательно отвечайте на все письма, кроме спама. Оставлять имейлы без ответа некультурно.

Отвечать моментально считается необязательным в бизнес-переписке, в конце концов, электронная почта – это не мессенджер. Но лучше не задерживайте ответ дольше, чем на 24 часа. Используйте функцию «ответить», чтобы сохранить историю переписки и напомнить собеседнику, о чем шел разговор.

Функцией «ответить всем» пользуйтесь с осторожностью. Иногда ответ должен быть адресован части получателей в переписке. Тогда лучше нажать «ответить» и добавить нужных получателей вручную и не засорять почтовые ящики остальных ненужной информацией.

Если важно, чтобы получатель прочитал письмо, не указывайте его в копии, а добавляйте его электронную почту в основную строку адресатов. Если получателей письма несколько и вы ждете определенного ответа или действия от конкретного человека, об этом нужно прямо указать в теле письма. Например «Андрей, пожалуйста, ознакомьтесь с вложением и дайте мне знать, что вы думаете!»

4. Вложения

Если вы прикрепляете к письму файл, хорошим тоном считается продублировать его, вставить файл в тело письма. Получателю не нужно будет скачивать непонятное вложение, которое теоретически может содержать в себе вирус.

Чтобы точно узнать все тонкости делового этикета, рекомендую прочитать «Новые правила деловой переписки» Максима Ильяхова и «Правила делового общения» Нины Зверевой.

Как правильно написать email на английском языке

Содержание:

Структура электронного письма
1. Subject (тема письма)
2. Обращение
3. Основная часть
4. Вложение
5. Заключительная фраза
Образец формального письма
Образец неформального письма
Дополнительные рекомендации

Современный мир сложно представить без общения по интернету — все мы, так или иначе, сталкиваемся с деловой или дружеской электронной перепиской. В этой статье мы расскажем о том, как правильно написать электронное письмо на английском языке.

Написать идеальное электронное письмо не так просто, как кажется на первый взгляд. Нужно учитывать не только адресата, но и лексику, которая должна использоваться в разных случаях. Существуют два типа электронных писем — формальные и неформальные.

Формальное или официальное письмо мы пишем, когда хотим быть вежливыми, но плохо знаем адресата — такое часто случается в деловой переписке.

Неформальное — когда хорошо знакомы с читателем и хотим быть дружелюбными.

Вот несколько случаев использования формального и неформального обращения:

Формальное

Неформальное

Письмо клиенту или деловому партнеру

Заявление о приеме на работу

Отклик на вакансию

Отзыв или жалоба

Деловое письмо от одной компании к другой

Письмо с запросом официальной информации

Письмо для друга или знакомого

Письмо коллеге

Поздравление с днем рождения коллеги

Письмо родственникам

Формальный email должен быть простым, лаконичным, коротким и содержательным. Не следует использовать узко специальную лексику, но употреблять просторечия и жаргонизмы тоже не стоит. Такое письмо всегда должно быть вежливым и грамматически правильным, иметь четкую структуру и необходимое оформление.

В неформальном письме, наоборот, можно использовать жаргон, сленг, уменьшительно-ласкательные обращения. Такое письмо не имеет четких правил и зачастую может быть свободным в форме подачи информации. Однако и у формальных и у неформальных писем должна быть определенная структура.

Структура электронного письма

Subject (тема письма)

Обычно тема письма расположена сразу под адресом электронной почты получателя. Игнорировать эту часть не стоит, потому что именно тема — это первая часть информации, которую увидит адресат письма.

Особенно тема важна для официальной переписки, ведь в ней раскрывается основная суть сообщения, показывается важное оно или нет. В любом случае, она влияет на то, прочитают письмо или нет.

Хорошо составленная тема письма — это основная мысль обращения, в ней должно быть ключевое слово или деталь сообщения.

Например, если вы хотите оповестить коллегу о предстоящем совещании, то можно написать: meeting on the 26th May at 11 a.m.

Или, например, об обучающей лекции:

lecture on the 26th March at 10 a.m.

Если вы посылаете резюме для устройства на работу, то можно написать:

CV for employment.

В любом случае, эта часть письма должна быть очень короткой, не более 7 предложений и передавать его самую суть.

В неформальном письме, например, в письме другу, следует также указать основную мысль текста, но можно сделать это менее официально.

Например, если друг прислал вам приглашение на день рождения, то можно написать:

Thank you for an invitation.

Обращение

После темы письма идет обращение к адресату, именно с него нужно начинать основной текст сообщения. Как и в обычном письме, обращение от остального текста обязательно отделяется запятой. Далее текст идет с новой строки.

Например,

Dear Ms. Jackson,

Thank you…

Вот несколько частоупотребляемых обращений с комментариями:

Обращение

Случаи использования

Dear Mr. Hopkins,

Dear Ms. Hopkins,

Dear Sir or Madam,

To Whom It May Concern,

Dear partners,

Dear Recruiter,

Обращение к конкретному мужчине.

Обращение к конкретной женщине. Универсально для замужней или не замужней, если вас не просили использовать Mrs. или Miss.

Используется, если вы не знаете, кто будет отвечать на сообщение — мужчина или женщина.

Вполне допустимая фраза, если вы вообще не знаете, кто может ответить на ваше письмо. Такое может случиться при написании email на корпоративную почту компании.

Употребляется, когда вы обращаете свое письмо не к одному человеку, а к группе людей.

Можно употребить вместо “To Whom It May Concern”, если вы знаете должность человека, к которому обращаетесь.

В неформальном письме, соответственно, нет таких жестких правил.

Обращение

Случаи использования

Hi Tom, / Hello Kate,

Good morning, / Good afternoon,

Неформальное обращение к другу.

Более формальное приветствие.

Основная часть

Начать основной текст письма следует с обозначения цели его написания. В деловом письме первый абзац следует сделать максимально коротким и содержательным.

Последующие абзацы должны пояснять информацию которую вы уже сообщили. Как правило, формальные письма пишутся коротко и по существу без лишних описаний и подробностей.

Не забывайте, что каждую смысловую часть письма следует выделять новым абзацем.

Вот несколько фраз, с которых можно начать первое предложение в деловом письме:

Thank you for your letter… / Спасибо за Ваше письмо…

We would like to thank you for your letter of… / Мы хотели бы поблагодарить Вас за ваше письмо…

I regret to inform you… / Мне жаль сообщить вам…

I’m writing to let you know that… / Я пишу, чтобы сообщить о…

We would like to point out that… / Мы хотели бы обратить ваше внимание на…

Please could you send me… / Не могли бы вы выслать мне…

Примеры для неформального письма:

How are you doing? / Как твои дела?

It was nice to hear from you recently / Было приятно услышать о тебе недавно

I’m sorry I haven’t written for such a long time / Прости, что так долго не писал тебе

Hope you’re well / Надеюсь, что у тебя все хорошо

Основная часть неформального письма может быть в свободной форме, не имеет четких правил. Главное — ориентироваться на степень близости с адресатом. Если у вас нет близких отношений, тогда лучше не вдаваться в подробности и детали.

Вложение

Вложение — важный элемент электронного письма, особенно официального. Если вы прикрепляете документ, то нужно обязательно сообщить об этом, иначе получатель может пропустить или не заметить его.

Вот несколько примеров:

We enclose… / Мы прилагаем…

I am sending you… / Я высылаю тебе/Вам

Please find attached… / Пожалуйста, посмотрите

Заключительная фраза

В электронном письме также должна быть и заключительная фраза. В официальном варианте могут использоваться такие выражения:

Sincerely yours, / Искренне Ваш,

Kind regards, / С уважением,

With many thanks, / С благодарностью,

Yours faithfully, / Искренне Ваш (используется, если имя вам не известно)

После заключительной фразы нужно указать ваше имя и фамилию. В случае, если письмо было направленно компании, то укажите свою должность.

Для неформального письма:

Best wishes, / С наилучшими пожеланиями,

Write back soon, / Ответь мне поскорее,

Bye for now, / Пока,

See you soon, / До скорого,

Hope to hear from you soon, / Надеюсь получить ответ в скором времени

Далее мы приведем два варианта электронных писем — формального и неформального.

Дополнительные рекомендации

Не забывайте про форматирование текста. Делайте отступы, выделение жирным или курсивом. Это улучшит внешний вид и читабельность текста.
Перечитайте письмо вслух после того, как написали его. Уберите лишние слова или повторения.
Текст должен быть целостным. Также не забывайте учитывать основные правила пунктуации английского языка.

В этой статье мы разобрали основные правила написания email на английском языке. Надеемся, что эта информация будет вам полезна в простом общении и в деловой переписке.

Удачи!

12345

Проголосовало 1 чел.

Как написать свой адрес электронной почты?

И так, любой e-mail адрес имеет четкую структуру: логин, @ («собачка»), домен. Первый и третий элементы могут существенно отличаться друг от друга, но присутствие знака @ — обязательно! К тому же, написание e-mail должно быть выполнено латинскими буквами (прим.: допускаются цифры, подчеркивания)!

Что такое электронная почта адрес электронной почты?

Электро́нная по́чта (англ. email, e-mail [iˈmeɪl], от англ. electronic mail) — технология и служба по пересылке и получению электронных сообщений (называемых «письма», «электронные письма» или «сообщения») между пользователями компьютерной сети (в том числе — Интернета).

Как создать электронную почту с мобильного телефона?

Настройка приложения «Почта»

Открыть приложение «Электронная почта»;
Ввести данные электронного ящика и пароля в соответствующих полях;
Выбрать опцию «Вручную». …
Появится окно для настройки значений для сервера исходящей почты. …
Затем в настройках аккаунта следует указать частоту синхронизации почты.

Где находится электронная почта на телефоне?

Открываем меню и находим настройки электронной почты (обычно они находятся в папке «Сообщения», но иногда и в общих настройках телефона — подробнее вам поможет инструкция).

Как создать электронную почту пошаговая инструкция?

Создать электронную почту на Google @gmail.com

Имя и фамилия.
Имя пользователя (вводим латиницей) — будет названием для вашей почты, например [email protected].
Придумываем пароль.
Нажимаем «Далее»
Вводим дату рождения.
Выбираем пол.
Нажимаем «Далее»
Готово! Принимаем «Политику конфиденциальности»

Как создать электронную почту на телефоне Украина?

Чтоб создать почтовый ящик зайдите на сайт, выберите «Создать аккаунт». Укажите свои имя и фамилию, придумайте логин и пароль. Укажите свой номер телефона, он нужен для защиты аккаунта, например, для восстановления пароля, если забыли. Сразу же подтвердите номер телефона вводом кода из СМС.

Как создать электронную почту в телефоне андроид бесплатно?

Как сделать электронную почту на телефоне Андроид?

Открыть настройки мобильного устройства и перейти в раздел «Аккаунты».
Нажать строку «Добавить аккаунт».
В представленном списке выбрать «Google».
На текущем этапе можно ввести уже существующий e-mail либо создать новый аккаунт, нажав соответствующую кнопку.

Что такое электронная почта и как ее создать?

Что такое электронная почта Электронная почта (e-mail) — это общее название для сервисов, которые позволяют отправлять, принимать и сортировать письма. Прямо как обычная почта, только в компьютере или телефоне. Помимо текста в письмах могут быть и вложения: документы, изображения, аудио, видео, архивы.

Как открыть электронную почту на компьютере?

Как войти в почту

Откройте в новой вкладке сайт mail.ru.
В верхнем левом квадрате, в строке «Имя ящика», напечатайте логин – название до знака @. Нажмите на кнопку «Ввести пароль». …
В строку «Пароль» напечатайте пароль от своего ящика. Он будет набираться точками – так и должно быть.

Как узнать свой адрес электронной почты на андроид?

Как узнать свой емейл на телефоне Андроид?

Делаете свайп от левой части экрана к правой, чтобы появилось меню. В верхней его части видите привязанный email.
Второй способ посложнее. Открываете «Настройки» на рабочем столе.
Заходите в раздел с аккаунтами.
Выбираете аккаунт Google.
Видите адрес своей учетной записи.
К какому способу прибегать?

Как создать электронную почту Gmail?

Откройте приложение [Gmail].

Нажмите [Новый] для создания аккаунта Gmail. …
Введите имя и фамилию для регистрации аккаунта.
Введите название для электронного адреса. …
Введите пароль, который Вы хотите использовать для аккаунта. …
Настройте сервисы Google и нажмите [Принимаю] для завершения создания аккаунта.

Как войти в почту Gmail с телефона?

Чтобы входить в аккаунт, не вводя пароль, вам потребуется телефон Android с настроенной блокировкой экрана.

Откройте страницу Аккаунт Google.
На панели навигации выберите Безопасность.
В разделе «Вход в аккаунт Google» выберите Вход в аккаунт с помощью телефона Настроить. …
Следуйте инструкциям на экране.

Как найти свой почтовый ящик на Gmail?

Войдите в Консоль администратора Google. Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com). В окне поиска введите имя или адрес электронной почты пользователя. В появившемся списке выберите нужный аккаунт и нажмите на него, чтобы перейти на соответствующую страницу.

Как найти все свои аккаунты в гугле?

Шаг 1. Как посмотреть общую информацию

Откройте страницу Аккаунт Google.
На панели навигации слева нажмите Данные и персонализация.
Найдите раздел «Ваши действия и данные».
Нажмите Перейти в Личный кабинет Google.
Откроется страница со списком сервисов Google, которыми вы пользуетесь, и статистикой по вашим данным.

Как найти свой гугл аккаунт по номеру телефона?

Чтобы проверить это, выполните следующие действия:

На телефоне или планшете Android откройте приложение «Настройки» Google Аккаунт Google.
В верхней части экрана нажмите Личные данные.
В разделе «Контактная информация» выберите Телефон.
Вы можете: …
Введите номер телефона, который: …
Следуйте инструкциям на экране.

Можно ли узнать аккаунт по номеру телефона?

Номер телефона, как и другие личные данные пользователей Гугл, является конфиденциальной информацией и не подлежит разглашению. В связи с этим простого и открытого способа найти аккаунт Google по данному идентификатору не существует.

Как войти в аккаунт по номеру телефона?

Чтобы проверить это, выполните следующие действия:

Откройте страницу Аккаунт Google.
На панели навигации слева выберите Безопасность.
В разделе Вход в аккаунт Google нажмите Вход в аккаунт с помощью телефона.
Нажмите Настроить.
Вы можете:
Добавить номер. …
Введите номер телефона, который: …
Следуйте инструкциям на экране.

Как войти в аккаунт гугл с другого устройства?

В браузере Chrome

Запустите Chrome на компьютере.
В правом верхнем углу экрана нажмите на изображение профиля .
Выберите Гость.
Откройте любой сервис Google (например, сайт www.google.com) и войдите в аккаунт.
Закончив работу, закройте все окна браузера, которые вы открывали в гостевом режиме.

Как зайти в гугл фото с другого устройства?

Запустите браузер (например, Chrome) на устройстве Android.
Откройте окно в режиме инкогнито. …
Откройте любой сервис Google (например, сайт www.google.com) и войдите в аккаунт.
Закончив работу, закройте все окна в режиме инкогнито или выйдите из системы следующим способом:

Как зайти в гугл диск с другого телефона?

Как открыть файл в другом приложении

Откройте страницу drive.google.com.
Войдите в аккаунт Google. Забыли имя пользователя или пароль?
Нажмите на файл правой кнопкой мыши.
Наведите курсор на пункт Открыть с помощью.
Выберите приложение.

Как войти в аккаунт в Google?

Как войти в аккаунт

Подключитесь к интернету.
Откройте «Настройки».
Выберите пункт «Учетные записи и архивация» или «Облако и учетные записи». …
Выберите пункт «Учетные записи».
Выберите пункт «Добавить учетную запись».
Выберите пункт «Google».
Введите адрес электронной почты нажмите «Далее».
Введите пароль от аккаунта нажмите «Далее».

Как восстановить доступ к аккаунту Google?

Перейдите на страницу восстановления аккаунта….Укажите адрес электронной почты, связанный с вашим аккаунтом

Резервный адрес электронной почты, который помогает восстановить доступ к аккаунту. …
Дополнительный адрес электронной почты, который можно использовать для входа.

Что такое аккаунт простыми словами?

Аккаунт — простыми словами, это технология для соединения пользователя и информационного сервиса и/или компьютерной сети. Любопытно, но правильно в русском языке говорить «учётная запись», когда как «аккаунт» (account) является компьютерным сленгом.

Что такое аккаунт на телефоне?

Аккаунт — это учетная запись пользователя, которая содержит все сведения о человеке. Для однозначной идентификации посетителя используется логин и пароль. Кроме них аккаунт может хранить дату рождения, пол и интересы пользователя. Вся эта совокупность данных и есть аккаунт.

Что такое аккаунт для чайников?

Аккаунт простыми словами – это набор уникальных и неуникальных данных, необходимых виртуальной системе для идентификации пользователя. Означает, что это ваше лицо в Интернете, ваша виртуальная личность.

Что такое аккаунт в гугле?

Аккаунт Google представляет собой основной набор регистрационной информации для доступа к службам Google, включающий адрес электронной почты и пароль.

Как сменить аккаунт на телефоне?

Как поменять аккаунт Гугл на Андроид—телефоне?

Найдите раздел «Аккаунты» и нажмите «Добавить аккаунт».
Далее выберите аккаунт Google.
Теперь выберите новый аккаунт или существующий. …
Введите данные от второго аккаунта.
Производится вход в систему.
Добавьте данные для оплаты приложений или контента или просто пропустите этот шаг.

Как отвязать телефон от аккаунта?

Зайдите на сайт техподдержки Google в раздел «Поиск телефона». Здесь будут показаны все устройства, на которых вы выполнили вход со своим аккаунтом. Выберите устройство, которым вы не пользуетесь, нажмите «Выйдите из аккаунта на устройстве», а затем «Выйти». Ваш аккаунт будет отвязан от этого устройства.

Как отправить электронную почту | Kadrof.ru

Электронной почтой пользуются миллионы людей – это удобно, быстро и доступно.

Чтобы отправить электронную почту Вам необходим компьютер, интернет, электронный почтовый ящик. Для регистрации почтового ящика нужно зайти на любой почтовый сервис (Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com или др.) и заполнить предложенную форму.

Подробнее о регистрации почтового ящика читайте в статье Как зарегистрировать электронную почту быстро и бесплатно.

Итак, Вы завели почту, и теперь Вам нужно кому-то написать. Как отправить письмо электронной почтой?

Рассмотрим процесс отправки письма электронной почты на примере сервиса Mail.ru. После регистрации почтового ящика Вы попадете на страницу, где будут предложены папки «Входящие», «Исходящие» и др.

Находим кнопку «Написать» и щелкаем по ней.
Перед Вами появится бланк письма и поля «Кому» и «Тема».
В поле «Кому» вводим адрес электронной почты получателя, например [email protected]. Если Вам нужно отправить письмо нескольким получателям, введите через запятую адреса получателей. Чтобы не заполнять адреса вручную, можно использовать функцию «Адресная книга», которая находится в строке «Кому». Нажимаем на подчеркнутое слово «Кому», и Вам открывается список адресатов (если Вы предварительно сохраняли их в записной книжке вашего почтового ящика). Ставим галочку с нужным именем или именами и нажимаем «Добавить выбранные».
В самом большом поле пишем текст письма. Можно изменить цвет текста, размер шрифта, вставить ссылки или «смайлики». Для этого выделяем текст и нажимаем на одну из кнопок расположенных над полем ввода сообщения.
Заполнив все поля, щелкаем на кнопку «Отправить».

По электронной почте можно отправлять не только письма, но текстовые документы, звуковые и видео файлы, картинки и фотографии.

Как отправить фото электронной почтой?

Входим в почту, щелкаем по вкладке «написать», заполняем строки «Кому» и «Тема».
Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
В открывшемся окне выбираем папку с фотографией, которую хотите отправить. Например, ваши фото лежат в папке «Фото» на диске D. Нажимаем на вкладку «Мой компьютер», щелкаем 2 раза по вкладке «(D:) Локальный диск», затем 2 раза по папке «Фото».
Выбираем нужную фотографию и щелкаем по ней 1 раз.
Внизу окошка в строке «Имя файла» отобразится название выбранного файла.
Щелкаем 1 раз по кнопке «Сохранить» и фотография начинает загружаться на страницу электронного письма.
После загрузки файла (зеленая галочка под файлом покажет, что загрузка завершена) нажимаем на кнопку «Отправить».

Чтобы отправить фото электронной почтой, нужно знать объем почтового ящика адресата. Если объем ограничен, адаптируйте, т.е. уменьшите размер фото. Внизу окошка с фото Вы увидите надпись «Фото не будет адаптированы для интернета Изменить». Щелкаем по кнопке «Изменить». В открывшемся окне выбираем функцию «Сжимать большие фото» и щелкаем «Применить».

Как отправить документ электронной почтой

Электронная почта позволяет отправлять документы различных форматов: Open document, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, таблицы Open Office, Microsoft Excel, презентации PowerPoint. Чтобы отправить документ электронной почтой, следуйте схожим правилам отправки фотографий.

Заполняем строки «Кому» и «Тема».
Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
В открывшемся окне выбираем нужный документ и нажимаем «Сохранить».
Щелкаем по кнопке «Отправить».

Если Вам нужно удалить прикрепленный документ, нажмите на красный крестик, расположенный в правом верхнем углу файла.

Этика электронного письма – как отправить правильно электронную почту

Правила этикета электронной переписки или «этикета» так же важны, как и правила телефонного разговора или личной встречи. Отправить правильно электронную почту легко, если знать несколько простых правил.

Всегда отправляйте письмо с заполненной строкой «Тема». Наличие этой графы поможет адресату определить значимость сообщения и облегчит работу с электронной корреспонденцией.
Будьте вежливы. Помните о словах приветствия и благодарности.
Соблюдайте правила грамматики и пунктуации. Обилие ошибок могут принять за вашу некомпетентность и неуважение к адресату.
Используйте заглавные буквы только при необходимости. В электронном этикете текст, напечатанный заглавными буквами, воспринимается как крик.
Пишите небольшие сообщения, логичные по структуре. Разбивайте текст на абзацы, используйте короткие предложения. Если информацию нельзя сократить, оформляйте ее в виде вложений.
При ответе на письмо цитируйте отрывки оригинального сообщения. Так адресат легче вспомнит, о чем шла речь.
Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию, номера кредитных карточек. Безопасность информации превыше всего.
В деловых письмах не используйте смайлики, яркий фон и цветные шрифты.
В конце письма ставьте подпись (4-7 строк). Она поможет получателю определить отправителя письма и даст дополнительную информацию (телефон, факс).
Написав письмо, прочтите его, поставив себя на место получателя.

Полезные статьи:

как правильно написать почтовый адрес по-английски

Почтовая переписка и обмен бумажной корреспонденцией — не только романтическая традиция прошлых веков. Даже сегодня, в век интернета и технологий, электронные сообщения не вытесняют традиционную почту, особенно, курьерскую доставку. Если мы хотим отправить посылку родственникам, заказать что-то в интернет-магазине или указать свой домашний адрес при заполнении документов — нам нужно знать правила оформления почтовых адресов. Это нужно, чтобы ваше письмо не затерялось по пути к адресату и не уехало в другой город или штат. В каждой стране есть свои особенности оформления почтового адреса. Сегодня разберемся, как правильно оформить адрес в Великобритании, Америке и России. Из этой статьи вы узнаете, как правильно написать почтовый адрес на английском языке, как оформить адрес получателя и отправителя, чем отличаются американские и британские адреса и как верно указать русский адрес по-английски.

Общие правила написания почтового адреса

Первое правило заполнения почтового адреса в письме (letter) — это разборчивый почерк. Если точный адрес, название города или почтовый индекс будут непонятно написаны — велик шанс, что ваше письмо не будет доставлено в срок и может вообще не дойти до адресата. Если это возможно — распечатайте адрес, предварительно набрав его на компьютере. Если заполняете адрес на конверте от руки — пишите разборчиво. На почтовом конверте (envelope), как правило, располагаются два адреса: отправителя и получателя. Адрес отправителя пишется в левом верхнем углу, а адрес получателя — в нижнем правом углу. Оба этих адреса состоят из основной информации, которую можно назвать своеобразным скелетом для любого почтового адреса: — Адресат (addressee) — Название организации, если это деловое письмо (company’s name) — Улица, дом, квартира (street, building, apartment / flat) — Город (city / town) и штат (для США) — Почтовый индекс (postal / zip code) — Страна (country) При написании делового письма, перед именем ставится соответствующая форма обращения: Mr. – любому мужчине Mrs. – женщине, состоящей в браке Miss – женщине, не состоящей в браке Ms. – при отсутствии информации о семейном положении женщины Подробнее о том, как написать деловое письмо — читайте в статье «Официальное письмо на английском языке». Правильное написание почтового адреса на английском языке — не такая сложная задача, как может показаться с первого взгляда. Нужно просто знать особенности почтовой службы и оформления адреса на английском той страны, в которую собираетесь отправить письмо.

Адрес на английском языке для Великобритании

Королевская почтовая служба Великобритании (Royal Mail) рекомендует писать название города прописными (заглавными) буквами. Точки после обращения (Mr, Mrs, Miss, Ms) и инициалов не ставятся. Номер дома пишется до начала названия улицы. Пример почтового адреса в Великобритании: Mr T Hakney 5 Road Hill MILFORD SO41 1AA UK

Адрес на английском языке в Америке

У почтового адреса в Америке есть одна особенность — это название штата, которое нужно указывать рядом с почтовым индексом получателя и отправителя. У каждого из штатов есть свое уникальное обозначение из двух букв. Самое популярное сокращение, известное во всем мире это, конечно же, NY — Нью-Йорк. Общепринятые сокращенные почтовые названия штатов: CA (Калифорния), TX (Техас), WA (Вашингтон) и другие. Полный список ищите в конце статьи. Американская почтовая служба (USPS) рекомендует писать все данные адреса как отправителя, так и получателя прописными буквами. JOHN LOCK 455 DARK SPURT CALIFORNIA SPRINGS CA 92928 USA

Русский почтовый адрес по-английски

Указать свой адрес в России по-английски может потребоваться во многих случаях. Но самый распространенный вариант — это, конечно, заказ в иностранном интернет-магазине. Русский почтовый адрес указывается по аналогии с американским. Самое важное — это не переводить на английский название улицы, а просто транслитерировать их. Так, улица Проспект Победы, например, не должна превращаться в Victory Avenue, а оставаться Prospekt Pobedy. Так Почта России не запутается в адресе. Номер дома и квартиры можно указать несколькими способами. Для краткости можно указать название улицы, номер дома и номер квартиры через дефис. Ul. Koroleva 49-167 (дом 49, квартира 167 по улице Королева). Такой адрес будет более понятен российской почтовой службе. Второй вариант написания адреса — это указать улицу как St. (street) и номер квартиры как apt. (apartment), а номер дома указать без обозначений и перед названием улицы. 49 Koroleva St, apt. 167 (дом 49, квартира 167 по улице Королева). Такой вариант можно указать в случае, если вы — отправитель письма. Пример указания русского почтового адреса на английском языке: Sobolev A. V. Ul. Petrushina 34-19 Yekaterinburg Sverdlovskaya oblast 142263 RUSSIA Совет: если вы отправляете письмо в другую страну и вам необходимо указать корректный почтовый адрес на английском языке — запросите эту информацию у получателя, если это возможно. Это во многом облегчит задачу и вы не будете переживать о том, дойдет ли письмо до адресата.

Самый известный адрес в Лондоне

Пожалуй, самый известный адрес Лондона во всем мире — это 221b Baker Street, где проживали Шерлок Холмс и Доктор Ватсон в произведениях Артура Конан-Дойла. Интересно, что когда писатель «поселил» гениального сыщика и его компаньона по этому адресу — в реальности этого дома по Бейкер-стрит не существовало. В конце 19 века улица была продлена и появились дома с 215 по 229. Строительством занималась компания Abbey National и они столкнулись с проблемой: теперь на известный адрес поступало значительное количество корреспонденции на имя Шерлока Холмса. Чуть позже на Бейкер-стрит было решено основать музей имени Шерлока Холмса, но реальный номер дома, в котором он находится — 239. Чтобы сохранить за музеем адрес из произведений писателя — была основана фирма «221b Baker Street» и на 239 доме появилась соответствующая табличка. Впоследствии музей все же добился от почтовой службы и властей города официальной смены адреса. Теперь музей имени Шерлока Холмса в Лондоне можно найти по адресу 221b, Baker Street, London, NW1 6XE. Так что обязательно загляните в него, если окажетесь в Лондоне.

Лексика на тему «почта»

Post office — почтовое отделение, почта
Main / head post office — главный почтамт
Mailbox — почтовый ящик
Letter — письмо
Postcard — почтовая открытка
Postage — почтовые расходы
Package — бандероль
Parcel – посылка
Delivery — доставка
First class mail — почтовое отправление первого класса
Express mail — срочное письмо
Air mail — авиапочта
Sea mail — морская почта
Receipt — квитанция, чек
Notice — уведомление
Stamp / postage stamp — почтовая марка
Envelope — конверт
Address — адрес
Zip code / Postal code — почтовый индекс
Return address — обратный адрес
Postman — почтальон
Courier — курьер
To send — посылать
To send back — посылать обратно
To receive — получать

Почтовые сокращения штатов в Америке:

Alabama (Алабама) — AL Alaska (Аляска) — AK Arizona (Аризона) — AZ Arkansas (Арканзас) — AR California (Калифорния) — CA Colorado (Колорадо) — CO Connecticut (Коннектикут) — CT Delaware (Делавэр) — DE Florida (Флорида) — FL Georgia (Джорджия) — GA Hawaii (Гавайи) — HI Idaho (Айдахо) — ID Illinois (Иллинойс) — IL Indiana (Индиана) — IN Iowa (Айова) — IA Kansas (Канзас) — KS Kentucky (Кентукки) — KY Louisiana (Луизиана) — LA Maine (Мэн) — ME Maryland (Мэриленд) — MD Massachusetts (Массачусетс) — MA Michigan (Мичиган) — MI Minnesota (Миннесота) — MN Mississippi (Миссисипи) — MS Missouri (Миссури) — MO Montana (Монтана) — MT Nebraska (Небраска) — NE Nevada (Невада) — NV New Hampshire (Нью-Гэмпшир) — NH New Jersey (Нью-Джерси) — NJ New Mexico (Нью-Мексико) — NM New York (Нью-Йорк) — NY North Carolina (Северная Каролина) — NC North Dakota (Северная Дакота) — ND Ohio (Огайо) — OH Oklahoma (Оклахома) — OK Oregon (Орегон) — OR Pennsylvania (Пенсильвания) — PA Rhode Island (Род-Айленд) — RI South Carolina (Южная Каролина) — SC South Dakota (Южная Дакота) — SD Tennessee (Теннесси) — TN Texas (Техас) — TX Utah (Юта) — UT Vermont (Вермонт) — VT Virginia (Вирджиния) — VA Washington (Вашингтон) — WA West Virginia (Западная Вирджиния) — WV Wisconsin (Висконсин) — WI Wyoming (Вайоминг) — WY

7 правил, как сделать хороший текст для email-рассылки

Мы постоянно рассказываем, как разработать грамотную стратегию, сделать красивый дизайн письма или вернуть тех, кто перестал открывать ваши рассылки. Но почему-то чертовски мало говорим про текст в письмах, хотя это один из главных элементов рассылки.

Мы исправимся и расскажем, как написать хороший текст для рассылки.

1. Определитесь, каким тоном говорить с подписчиками

Бывает такое, что на сайте компания дружелюбно общается с клиентами, но в письмах всё скатывается до канцелярского языка в стиле «5 числа февраля месяца».

Не надо так. На сайте, в письмах и во всех материалах компании должен быть один голос. Если вы строги и официальны на сайте, оставайтесь такими же в письмах — не переходите на «ты» и гифки с котиками. Меняться может только тон — в зависимости от того, извиняетесь вы в письме или дарите подарок на день рождения.

Как пример — одно из писем «Тинькофф-Журнала». И сам банк, и журнал всегда общаются с клиентами простым и понятным языком, но неожиданно пришло письмо с максимально канцелярским текстом. На самом деле это была шутка редакции. Делать так каждый раз и не в шутку — плохая идея.

2. Поймите, какая у вашего письма цель

Прежде, чем начать письмо, определитесь, чего вы хотите им добиться. Продать товар, завлечь подписчика на мероприятие или повысить лояльность. Для каждой задачи будет свой формат письма: промо — для продаж, контентные — для лояльности.

Не пытайтесь сесть сразу на несколько стульев и запихнуть всё в одно письмо: и полезный контент, и товары, и анонсы новых акций. Клиенты просто не среагируют на большую часть призывов, и половина вашей работы улетит в трубу.

Читайте также
Что есть в мире текстов, кроме инфостиля

3. Вынесите важное в начало письма

Если вы предлагаете подписчикам скидку, расскажите об этом в начале письма. Ещё лучше — поместите эту информацию на баннер и в тему. Если вам есть что предложить клиенту, не стесняйтесь сказать об этом громко.

Ниже пример письма, где нет ни одной идеи. Только раз на шестой я заметила подпись «Новые акции» и поняла, к чему всё это:

Хорошие примеры есть у «Тинькофф» и Lamoda. Открывая письмо, вы сразу понимаете, о чём речь.

Иногда это важное — какая-то абстракция

Из каждого правила есть исключение. Вы вполне можете отказаться от фразы про скидки и акции на главном баннере. Главное — предложить клиентам что-то не менее интересное.

Например, Invisible вообще отказался от текста и кнопок на баннере. Вместо этого они завлекают необычной иллюстрацией и особым слогом. И их письма считаются лучшей в стране рассылкой о вине.

Похожий подход у магазина PichShop. В их рассылках главное — идея. Письма не похожи друг на друга, не давят на вас постоянными скидками. Поэтому от них не хочется отписываться, даже если вы не планируете ничего покупать.

4. Напишите остальной текст и сделайте его простым и понятным

Сложные заумные тексты нравятся только авторам этих текстов. Пишите просто и понятно — так, чтобы поняла даже ваша бабушка.

Несколько правил, которые помогут в этом:

избегайте страдательного залога, деепричастных оборотов и многократно накрученных сложноподчинённых предложений;
не пишите лишний раз слово «данный», замените его на «этот» или вообще избавьтесь;
замечайте канцеляризмы и избавляйтесь от них: вместо «уборка производится по вторникам и четвергам сотрудниками компании» — «убираемся во вторник и четверг»;

убирайте отглагольные существительные: вместо «оказать поддержку» напишите «поддержать», вместо «принять участие» — «участвовать»;
не пишите фразы, которые не несут никакой ценности, вроде: «Давно известно, что клиенты не любят слушать специалистов». Кому известно? Кем доказано? Не надо так.

Длинным письмам тоже есть место

Длинные письма могут быть классными, если эта длина оправдана. Например, вы рассказываете клиентам о чём-то полезном.

Как пример — рассылка «Мосигры». В этих письмах вообще нет дизайна и всегда длиннющий текст. Но они всегда написаны интересно и с душой, нет ощущения, будто их делали на коленке. И поэтому они нравятся людям.

5. Добавьте призыв к действию

У вашего письма есть цель — чтобы клиент сделал что-то, что вам нужно. Чтобы это произошло, его надо к этому подтолкнуть: добавить в письмо кнопки с призывом к действию и сделать их заметными. Кнопки «Выбрать» и «Перейти в каталог» всё ещё работают.

Использовать глагол в тексте кнопки — это совет, а не правило. Вы вполне можете ограничиться существительным — «Каталог», «Обувь», «Подробности» и т. д. Это тоже будет работать.

6. Придумайте завлекающие тему и прехедер

Тема и прехедер должны быть короткими, информативными и интересными. А интересно для читателя — это когда либо выгодно, либо любопытно. То есть предлагайте скидки, акции и уникальные товары или придумывайте оригинальные идеи. Например, как в рассылках Invisible: «Я тебя раскопал у ночного огня» (письмо о том, что они «раскопали» необычные вина из Нового Света), «Открывали сидр, пять опят порвали», «И феи жрут» (про новое мясо в каталоге). Скидки они не предлагают никогда.

Не бойтесь сокращать текст: безжалостно удаляйте всё, что не влияет на смысл — лишние местоимения, вводные слова. Сравните, что звучит лучше — «Только сегодня у нас уникальная акция на все стиральные машины и микроволновки» или «Сегодня скидка 20% на стиральные машины и микроволновки». Однозначно, второе.

Если у вас короткий прехедер, поставьте в конце восклицательный знак, вопросительный знак или точку, чтобы прехедер не слился с основным текстом, как здесь:

7. Сделайте нормальный футер

Для меня идеальный футер — это одна фраза «Отписаться». Но на это согласны немногие (почти никто). Если вам нужна полноценная фраза для отписки, пишите просто: «Если не хотите получать наши письма, нажмите отписаться». Не надо расписывать это на три строки — вы только займёте лишнее место в футере.

Текст готов! Можно ставить ТЗ дизайнеру.

Оформление email писем: Правила и лучшие практики

Email является одной из популярнейших форм общения между представителями организаций, фирм, компаний, частными лицами по самым разным вопросам. Каждый день отправляется множество писем, но не все задумываются, как составить письмо для рассылки по правилам, соответствует ли содержание и оформление email-рассылки ожиданиям получателя? А ведь это влияет на восприятие сообщения и его эффективность. Чтобы у вас не возникало трудностей с тем, как правильно составить емейл, читайте наши рекомендации.

12 правил эффективного составления писем

Перед тем как написать емейл, определитесь с целевой аудиторией, которой хотите что-то сообщить или предложить. Если есть сомнения хотя бы по одному из кандидатов, не включайте его в рассылку. Задумайтесь о своей репутации, напрасно потраченном бюджете и времени.

Что нужно сделать перед составлением письма для рассылки:

Четко сформулируйте цель отправки.
Определитесь с вашей целевой аудиторией: рассылка будет по всей базе или определенному сегменту?
Каким будет письмо для рассылки: рекламным или информационным?
Выделите основную мысль, которую хотите донести в тексте.
Не бойтесь показаться смешным. Лучше быть творческим и интересным, чем стандартным и скучным.

Чем больше деталей вы продумаете вначале, тем проще для вас будет оформление письма.

Теперь предлагаем подробнее ознакомиться с 12 правилами того, как правильно делать email-рассылку.

1. Отправитель должен быть узнаваем

Определитесь с полем «От кого», не обезличивайте его. Намного приятнее получать письмо от человека, нежели от какой-то организации, а еще хуже – просто от неизвестного адреса. Выбрав адрес отправителя однажды, не меняйте его часто. Ваш адрес и имя – визитка компании! Они должны соответствовать бренду, легко узнаваться и запоминаться.

2. В поле «Тема» четко отображайте основную идею письма

Читатель не должен быть обманут. Именно поле «Тема» влияет на решение получателя: читать письмо полностью или удалить, даже не просматривая. Постарайтесь заинтересовать читателя, но не раскрывать всю идею сообщения сразу. Одного короткого предложения вполне достаточно: откажитесь от длинных фраз, рекламных текстов и штампов. Также не стоит указывать в теме письма имя отправителя.

Оформление email-рассылок не должно быть однообразным, тем более постоянно повторяющимся. Если вы ранее делали рассылки, проследите, какие из тем получали больше всего откликов. Придерживайтесь подобного стиля, но избегайте повторений. Тема должна быть такой, чтобы из десятка полученных писем, подписчика заинтересовало именно ваше. Для этого вынесите в тему сообщения его пользу для получателя. Если уместно, то используйте эмодзи, с которыми оформление рассылки выглядит более неформально.

Например, тема письма о конференции выделяется на фоне остальных:

Хотите бесплатный шаблон письма?

Получить!

3. Не игнорируйте прехедер

Добавьте прехедер, который поможет подробнее раскрыть суть сообщения. Особенно важно использовать его, если тема письма короткая. Тогда в предзаголовок можно добавить уточняющую информацию. Если не прописать этот элемент, то почтовик может отобразить за темой текст из письма, в т. ч. и служебный.

4. Начните письмо с приветствия

Пишите адресату, как другу: тепло, искренне и уважительно, избегая при этом фамильярности. Обращаться нужно персонально к каждому подписчику, предоставляя нужную ему информацию, и только так, как он сам того пожелал: по имени, по имени-отчеству, по прозвищу☺. Внимательно просмотрите базу контактов перед тем, как написать письмо для рассылки и использовать ее в подстановке имен. Наверняка вы встретите досадные опечатки, которые лучше исправить ДО отправки. В системе eSputnik есть функция автоматической проверки имен адресатов, которая сэкономит вам время.

Имена, прошедшие проверку, будут добавлены в емейлы при рассылке, а с ошибками – нет.

Избегайте обращений вроде: «Доброго времени суток, Дорогой (-ая), Уважаемый (-ая)».

Лучше использовать подстановку персонализации, которая доступна в редакторе любого сервиса рассылок.

5. Убедите читателя, что письмо адресовано ему

Составьте письмо так, чтобы получалось доверительное общение с клиентом. Используйте в нем знания, полученные о человеке ранее. Подавая информацию, постарайтесь учитывать все, что вы знаете о клиенте, опыт предыдущих рассылок и его поведение на сайте или в приложении. В приветственной рассылке предложите подписчику самостоятельно выбрать, какие темы/товары его интересуют, чтобы присылать ему соответствующие подборки. Для этого можно, например, создать опрос в Гугл форме.

Например, с помощью товарных рекомендаций в письме можно выводить товары, услуги, статьи, которые могут понравиться конкретному человеку. Они автоматически подбираются, исходя из предыдущих действий клиента на сайте или в мобильном приложении: просмотров, покупок, добавления в избранное и т. д.

6. Минимум воды

Не загружайте текст ненужными деталями, описаниями. В то же время сделайте его емким и интересным. Лучше создать красивый призыв к действию, чтобы заинтересовать подписчика перейти на сайт и прочитать там полную информацию.

Если вы отправляете сообщение с подборкой товаров, то уместно использование нескольких видов кнопок: для карточек и остальных задач. Кроме того, несколько призывов будут хорошо смотреться в длинном письме, разбитом на тематические блоки. Это визуально облегчит восприятие текста, и пользователю не придется искать СТА по всей простыне сообщения. Разным типам кнопок нужен свой дизайн, чтобы их можно было отличить.

7. Следите за целостностью письма

Это одна из важнейших рекомендаций о том, как правильно составить письмо для рассылки. Придерживайтесь одной темы, не теряйте основную мысль. Если вы и хотите что-то добавить, пусть этот текст существенно не отличается от основного, а еще лучше будет отправить отдельное сообщение. Излагайте мысли последовательно:

8. Избавьтесь от терминов

Не используйте понятные только вам слова и сокращения. Текст должен легко читаться и восприниматься.

Например, сравните два текста:

Обувь с металлическими подносками защитит пальцы от ударов с энергией до 200 Дж. Проколозащитная прокладка должна уберечь от проколов и порезов, согласно ГОСТ 28507. Подошва из полиуретана обладает износостойкими свойствами — ГОСТ 12.4.137.

Полиуретановая подошва прослужит долго, а также защитит обувь от проколов и порезов.

Согласитесь, хоть информация и важная для читателя, но второй текст будет читаться куда проще.

9. Не текстом единым

Картинки были и остаются must have для привлекательной структуры письма. Они разнообразят макет, делают его более наглядным и помогают вашим письмам запоминаться. Но и баланс нужно соблюдать: не делать сообщение сплошной картинкой и придерживаться соотношения 60%/40% в пользу текста, чтобы не иметь проблем с почтовиками. Читайте подробнее, как грамотно работать с изображениями для емейлов, в этой статье.
Кроме того, в трендах держатся анимация и видео, AMP-элементы. С ними рассылки не будут приедаться подписчикам и получат больший отклик, чем стандартные. Все это есть редакторе eSputnik:

10. Обязательно «прощайтесь» в футере

Можно не использовать стандартные фразы, а просто указать:

от кого адресовано письмо,
контактные данные,
ссылки на социальные сети,
адреса магазинов и т.д.

Клиент должен знать, что у него есть возможность в любой момент связаться с вами или заглянуть к вам в гости, даже если сейчас нет такой необходимости.

Оформление email-рассылок требует добавления в футер ссылки на отписку – это обязательное условие почтовых служб. Ссылка должна быть хорошо видна пользователям. Некоторые компании дополнительно объясняют клиенту, почему его адрес оказался в рассылке. Другие – просто ограничиваются лаконичным словом “Отписаться” в конце емейла. А можно проявить фантазию и оформить это предложение в короткую фразу с ноткой юмора.

11. Проверяйте письмо перед отправкой

Оформление email-писем не терпит халатности. Просматривайте дизайн и общую композицию рассылки, вносите правки, делайте его таким, чтобы вы сами хотели его получить. Проверьте все ссылки, просмотрите изображения, есть ли альтернативный текст. Alt-текст появляется на месте картинки, если в почте не отображается фото. Это напомнит пользователю включить в почтовике отображение картинок, если они отключены, и даст общее понимание, что на них.

Отправьте себе тест и откройте письмо в разных браузерах, на десктопе и на мобильных устройствах, отследите, сохранилась ли структура письма. С ростом популярности темного режима в почтовых сервисах в чек-листе каждого емейл-маркетолога должен появиться дополнительный пункт – проверить, корректно ли отображается письмо при активированном Dark Mode. Перед запуском, обратите внимание на то, хорошо ли читается текст и видны картинки в темном режиме.

Текст не должен содержать технических и грамматических ошибок. На привлекательное, грамотное, интересное сообщение читатели откликнутся более охотно.

12. Экспериментируйте

Не забывайте, что даже незначительная мелочь сможет повлиять на результат. Изменяйте содержимое писем, проследите, какие факторы склоняют подписчиков читать их и реагировать.

Проверьте эффективность вашего емейла на мелочах. Например, сменив цвет кнопки «Купить» с синего на красный (или наоборот), вы можете повлиять на продажи. Также можете попробовать изменить ее расположение в письме, шрифт, размер. Но чтобы тест был точным, меняйте только один параметр за раз. Разделите базу клиентов на равные сегменты и разошлите им сообщения с разным вариантами использования кнопки. После этого сравните результаты и выберите оптимальный вариант.

Удобный редактор писем

Попробовать

Смело пишите письма, дополняйте емейл-кампанию Viber-рассылкой, пуш-уведомлениями или СМС в омниканальных сценариях. Так ваши электронные кампании будут ещё эффективнее.

Как создавать эффективные электронные письма для международных команд

Вы не являетесь носителем английского языка и должны регулярно писать электронные письма своим международным коллегам?

Может быть проблемой написать эффективные разговорные электронные письма, когда английский не является вашим родным языком, но эта статья предоставит несколько полезных советов, которые помогут вам улучшить общее качество ваших писем и больше походить на носителя английского языка.

Если вы не являетесь носителем английского языка, это не означает, что вы должны испытывать страх и неуверенность каждый раз, когда нажимаете кнопку «Отправить».После того, как вы примените эти простые стратегии к своему письму, вы сможете уверенно отправлять электронные письма кому угодно (даже из родных англоязычных стран, таких как США).

Советы по написанию электронной почты для международных команд

Большинство людей не скажет вам этого, но создание хорошего электронного письма начинается еще до того, как вы произнесете хоть одно слово. Написание хорошего электронного письма начинается с вашего мышления.

Когда вы в правильном настроении, вы сможете писать эффективные электронные письма, которые будут общаться и убеждать.

Звучит логично … но как войти в «правильный настрой»?

Вы усвоили несколько важных правил написания электронных писем, которые следует применять к каждому отдельному электронному письму, которое вы пишете. Самое приятное то, что эти правила также могут применяться к любой форме общения, а не только к электронной почте.

Правило написания электронного письма № 1: представьте, что вы получаете электронное письмо, которое пишете

Вы когда-нибудь получали электронное письмо, которое было настолько бессвязным, что вы даже не могли дочитать его, не говоря уже о том, чтобы даже подумать об ответе? Или включил совершенно неуместное предложение?

Ahrefs — это инструмент SEO, но они получили письмо от рыболовной компании

Одна из самых больших проблем при написании электронных писем — это отсутствие сочувствия к получателю.Еще до того, как написать электронное письмо, большинство людей даже не задумываются о том, будет ли их электронное письмо хорошо принято другой стороной.

Если вы хотите, чтобы к вашему электронному письму относились серьезно, вам нужно научиться сопереживать получателю еще до того, как вы начнете писать. Подумайте о человеке, которому вы отправляете электронное письмо:

Почему вы пишете этому человеку электронное письмо?
Что хочет человек, которому вы пишете по электронной почте?
Правильный ли человек, с которым можно связаться, учитывая то, чего я пытаюсь достичь?

Конечно, если вы уже близки с этим человеком, то в этих вопросах нет необходимости.Вы, вероятно, сможете быстро отправить электронное письмо и все равно получить ответ.

Но если вы отправляете электронное письмо кому-то новому или незнакомому, подумайте над этими вопросами. Ваши ответы помогут вам написать более продуманное и связное письмо.

Правило написания электронного письма № 2: Пишите так, как говорите

Если вы не являетесь носителем английского языка, вполне нормально думать, что вам следует вести себя более формально, когда дело касается написания электронной почты.

Тем не менее, это приводит к тому, что электронные письма слишком формальны и выглядят неуклюже или жестко.Например:

Носители английского языка пишут более неформально — их письмо звучит так, будто один человек разговаривает с другим.

Вот небольшой совет по грамматике, который всегда поможет вам звучать более естественно: пишите активным голосом и избегайте пассивного голоса .

«Активный голос» показывает, что субъект выполняет действие глагола, например: «Мэрилин отправила письмо по почте».

Напротив, «пассивный залог» показывает, что на глагол действует подлежащее, e.г .: «Письмо было отправлено Мэрилин».

Вместо того, чтобы писать «ваш отзыв будет очень признателен», попробуйте сказать «я был бы признателен за ваш отзыв». Вместо того, чтобы писать «ваш запрос был получен», попробуйте сказать «Я получил ваш запрос».

Обратите внимание, что письмо активным голосом звучит более человечно.

Как написать эффективное электронное письмо

1. Тема сообщения

Тема письма — это обычно первое, что кто-то читает, прежде чем решит открыть ваше письмо.Это также означает, что строка темы содержит ключ к тому, будет ли ваше электронное письмо открыто, проигнорировано или удалено.

К сожалению, люди, для которых английский не является родным, не всегда знают, что писать в теме письма.

Взгляните на этот пример:

Эта конкретная тема (кстати, реальный пример) расплывчата, косвенная и совсем не намекает мне на то, о чем будет содержаться электронное письмо.

Результат? *Удалить*.

Тема сообщения особенно важна, если вы впервые обращаетесь к кому-то.Получатель не знает, кто вы, и может судить о вас только по теме письма.

Даже если вы отправляете электронные письма внутри своей компании, все равно стоит написать отличную тему, чтобы получатель знал, чего ожидать. Как и любой занятой человек, ваши товарищи по команде получают тонны писем каждый день и, безусловно, оценят дополнительные усилия, связанные с описательной строкой темы.

Итак, как написать хорошую тему письма?

Будьте ясны, прямолинейны и опишите содержание своего электронного письма.Не бойтесь затронуть всю тему письма. Скажите им, чего ожидать.

Как видите, не нужно прибегать к хитрым уловкам или названиям кликбейтов только для того, чтобы вызвать открытое. Помните — вы не хотите, чтобы людей обманом заставляли читать вашу электронную почту, вы на самом деле хотите, чтобы они прочитали ее и предприняли какие-то действия.

Вы хотите, чтобы письмо ассоциировалось с позитивными эмоциями, а не с гневом и разочарованием.

Вот несколько хороших примеров тем:

Я буду в городе в следующий вторник. Вы свободны?
Знакомство с Кевином Бэконом
FAQ — займет у вас 2 минуты — нужен ответ сегодня
Сьюзен предложила мне связаться с вами

2.Начните с подходящего приветствия.

Чтобы начать письмо, вы должны начать с соответствующего приветствия. Приветствие состоит из двух компонентов: приветствия и вступительного предложения.

Большинство носителей английского языка, для которых английский язык не является родным, вероятно, из страха обидеть кого-то, склонны придерживаться только одного приветствия — Уважаемый [X]. Независимо от контекста, люди, для которых английский не является родным, будут использовать Dear [X] снова и снова.

Правильное приветствие действительно зависит от ситуации.Если вы пишете официальное электронное письмо в банк или государственное учреждение, лучше начать с Уважаемый [X].

Если вы отправляете электронное письмо кому-то из своих знакомых или работаете в непринужденной обстановке, то вполне нормально использовать привет, [имя].

Чтобы помочь вам, вот список приветствий, которые вы можете начать в своих электронных письмах:

Уважаемый [Имя]
Уважаемый господин / госпожа. [Фамилия]
[Имя]
Доброе утро / день
Привет
Привет
Привет / Привет

Как только вы закончите приветствие, самое время для подходящего вступительного предложения.В то время как строка темы определяет, будет ли ваше электронное письмо открыто, ваше вступительное предложение определяет, будет ли ваше письмо прочитано до конца.

Лучший способ сделать это правильно — изучить человека, которому вы пишете. Узнайте, что интересует вашего получателя. Посмотрите его профили в социальных сетях (например, Facebook, LinkedIn и т. Д.), И, если они публикуют, прочтите некоторые из их сообщений в блогах.

Выполните поиск в Google по их имени и посмотрите, не появится ли что-нибудь интересное. Посетите веб-сайт их компании, прочтите их страницу «О нас» и узнайте, над чем они работают или над чем они заинтересованы.

Обладая этой информацией, вы можете написать вступительное предложение, которое установит взаимопонимание. Покажите, что вы их понимаете, что им нужно, и как вы можете им помочь.

Этим вы также можете показать, что вы отличаетесь от других — что они вам интересны, вы готовы приложить все усилия, чтобы узнать больше. Демонстрация того, что вы понимаете их проблемы, помогает укрепить доверие.

Конечно, в этом нет необходимости, если вы пишете электронное письмо коллеге или кому-то из своих знакомых, но все же важно установить какой-то контекст, чтобы они знали, что происходит.

Совет: Если вы рассылаете электронные письма с продажами и нуждаетесь в том, что именно сказать, взгляните на бесплатные шаблоны электронной почты HubSpot . С помощью этого инструмента вы можете получить доступ к библиотеке встроенных шаблонов, разработанных для каждого этапа пути к покупке.

3. Сделайте сообщение кратким и лаконичным.

По данным Statista, мы отправляем и получаем примерно 269 миллиардов писем в день.

Если мы усредним всех жителей развитого мира (~ 4 миллиарда человек), то каждый человек будет получать около 68 писем в день!

Эта тревожная статистика ясно показывает одну вещь: мы проводим много времени за чтением электронной почты.

Написать письмо, которое будет открыто, прочитано и обработано, непросто. Вы должны заранее поработать, чтобы письмо было профессиональным, чутким и легким для чтения.

Вы должны уважать время своих читателей. Хотя вам может казаться, что вам нужно рассказать им все в одном письме, не делайте этого. Никто не ждет с нетерпением трехстраничного эссе на свой почтовый ящик. Вот один, который я получил недавно:

Ух.

Вместо этого сделайте электронное письмо коротким, лаконичным и по существу.Придерживайтесь важной и конкретной информации.

Подумайте об этом так: чего вы хотите достичь после того, как человек увидит ваше письмо?

Убедитесь, что электронное письмо написано таким образом, чтобы достичь желаемого конечного результата.

Если вам нужно включить в электронное письмо много информации, возможно, лучше вместо этого предложить телефонный звонок или встречу.

Pro-Tip: Используйте этот бесплатный инструмент для встреч, чтобы быстрее планировать встречи и избегать пересылки электронных писем.

4. Используйте стандартные шрифты.

Если вы используете неанглийскую клавиатуру, ваши шрифты могут некорректно отображаться на устройстве другого человека.

Если вы пытаетесь выглядеть как носитель языка, используйте стандартные шрифты. Некоторые языковые шрифты имеют свой собственный «английский шрифт», что является явным признаком того, что пишущий человек не является носителем языка:

Чтобы предотвратить возникновение всевозможных технических проблем, придерживайтесь того, что безопасно. Используйте безопасные веб-шрифты электронной почты, например:

Arial
Курьер
Грузия
Helvetica
Люцида Санс
Тахома
Times New Roman
Требушет MS
Вердана

Фактически, это точный список, который дает Gmail:

Это гарантирует, что получатель получит ваше сообщение с обычным шрифтом, независимо от того, какие устройства или операционную систему они используют.

5. Написание заключения.

Когда вы закончите работу с электронным письмом, пора закрыть его.

Не нужно придумывать ничего необычного — просто сделайте завершение простым и понятным.

Итак, ничего подобного:

Вместо этого придерживайтесь безопасных, проверенных линий закрытия — и у вас все будет хорошо.

Вы можете выбрать одну из наиболее распространенных закрывающих линий ниже:

С уважением,
С уважением
Ваш
С уважением,
С уважением
Лучшее
С уважением
Теплые пожелания
С уважением
Добрые пожелания
Спасибо
Спасибо

Если вы действительно ищете что-то необычное и необычное, взгляните на этот список подписей электронной почты, который вы можете попробовать.

6. Запланируйте электронную почту.

Поскольку вы пишете международное электронное письмо, часовые пояса имеют значение .

Из-за большого количества получаемых электронных писем письмо, которое вы отправили рано утром, могло быть похоронено в нижней части его почтового ящика к тому моменту, когда получатель его проверит. Это также может означать, что вся ваша тяжелая работа, потраченная на создание электронного письма, будет потрачена впустую.

Вместо этого настройтесь на успех.

Помните Правило №1? Поставь себя на их место.

Когда они будут наиболее восприимчивы? Когда их почтовый ящик станет «пустее»?

Это может быть во время обеда. Это может быть вечер воскресенья, когда они готовятся к предстоящей неделе. Может быть, даже пятница — вероятно, у них хорошее настроение, потому что приближаются выходные.

Затем воспользуйтесь нашим бесплатным инструментом планирования электронной почты, чтобы убедиться, что ваши электронные письма будут отправлены в нужное время в почтовый ящик получателя.

7. Проведите последнюю проверку орфографии и грамматики.

Не терпите неудач на последней миле.

Не тратьте все свое время на создание идеального сообщения, только для того, чтобы его проигнорировал получатель, потому что оно пронизано орфографическими и грамматическими ошибками.

Закончив составление электронного письма, скопируйте его и вставьте в Microsoft Word или Google Docs, чтобы выполнить быструю проверку грамматики, фразировки и орфографии. Кроме того, вы также можете использовать средства проверки, такие как Grammarly, для автоматизации процесса во время черчения.

Прочтите быстро вслух, чтобы убедиться, что вы не пишете неуклюже и не говорите как робот.Вам нужна ваша электронная копия, чтобы озвучить человек .

Помните — помогите читателю сосредоточиться на сообщении, а не на ваших орфографических ошибках.

Хотите больше? Узнайте, как отправить правильное электронное письмо нужному человеку и обеспечить максимальную отдачу от этого бесплатного урока по электронному маркетингу.

Как писать и отправлять профессиональные электронные сообщения

Ищете ли вы работу, устанавливаете новые сетевые связи или просто пытаетесь преуспеть в своей текущей работе, важно знать, как писать и отправлять профессиональные сообщения электронной почты.

Это может быть сложнее, чем кажется. Многие профессионалы привыкли к очень небрежному подходу к электронной почте в своей личной жизни. Хотя сленг, смайлы и текстовые сообщения обычно подходят для электронных писем близким друзьям, они не используются в рабочей переписке. Важно знать, как очистить свое общение, когда это необходимо.

Когда вам может понадобиться отправить профессиональное электронное письмо? Есть несколько возможностей. Возможно, вам потребуется отправить сопроводительное письмо потенциальному работодателю, благодарственное письмо коллеге, который согласился выступить в качестве рекомендации, письмо об увольнении своему нынешнему начальнику или запрос рекомендательного письма.

У вас могут быть другие причины для отправки электронных писем неличного характера, и, на самом деле, неплохо было бы убедиться, что вся ваша электронная почта организована и профессиональна.

Каждый раз, когда вы отправляете профессиональные сообщения электронной почты, очень важно убедиться, что сообщение идеальное. Вы не хотите упускать возможность, совершая какие-либо ошибки — ни в том, как вы отправляете электронные письма, ни в том, как вы их отслеживаете.

Узнайте, что включать в сообщения, а что не включать, а также как закрывать, подписывать и отправлять сообщения электронной почты.

Правила создания профессиональных сообщений электронной почты

Просмотрите эти шаги, чтобы написать качественное профессиональное электронное письмо, и вы всегда произведете хорошее впечатление на получателя.

Иллюстрация Мелиссы Линг. © Баланс

Что включить в электронное сообщение

Строка темы: Строка темы должна кратко передавать цель письма. Ваша тема может быть такой простой, как «Спасибо» или «Запрос на рекомендацию».
Приветствие: Даже если вы пишете очень короткое электронное письмо, включите приветствие.Если вы знаете имя человека, укажите его. Если вы не называете человека по имени, называйте его по титулу.
Длина: Держите электронную почту как можно лаконичнее. Люди, как правило, просматривают длинные электронные письма, поэтому включают только важную информацию.
Закрытие: В конце коротко «Спасибо», «Всего наилучшего» или другое простое приветствие, а затем укажите свое имя. Большинство учетных записей электронной почты позволяют вставлять подпись с вашим именем, титулом и контактной информацией в каждое электронное письмо.Это отличный способ сделать каждую переписку более профессиональной.

Что не следует включать в электронное сообщение

Стиль шрифта: Избегайте декоративных, игривых или цветных шрифтов; они просто отвлекают получателя от вашего фактического сообщения. Также избегайте чрезмерного использования жирного шрифта и курсива, которые сделают электронное письмо загроможденным. Также не пишите заглавными буквами; в электронном письме это выглядит как сердитый или перевозбужденный.
Смайликов: Не включать смайлики в профессиональное электронное письмо; сохраните их для личной переписки.

Советы по обеспечению безупречных профессиональных сообщений электронной почты

Написав электронное письмо, выполните все следующие действия, прежде чем нажать кнопку «Отправить»:

Убедитесь, что ваше сообщение завершено: Еще раз проверьте, заполнена ли строка темы вашего электронного письма, вы поставили подпись, вы отправляете сообщение нужному контактному лицу и вы заполнили поле Bcc поле, чтобы отправить копию самому себе, чтобы у вас была запись сообщения электронной почты.
Подтвердите свое электронное сообщение: Перед тем, как нажать «Отправить», убедитесь, что вы проверили орфографию, а также свою грамматику и регистр. Они так же важны в электронной переписке, как и в бумажном письме.
Отправить тестовое сообщение электронной почты: Прежде чем отправлять электронное письмо, сначала отправьте сообщение самому себе, чтобы убедиться, что форматирование работает и что все выглядит неуместно. Если все в порядке, отправьте электронное письмо компании или физическому лицу, с которыми вы связываетесь.
Отправьте копию сообщения электронной почты себе: Используйте поле СК , чтобы отправить копию сообщения электронной почты себе, чтобы у вас была запись о том, когда вы отправили сообщение и кому вы его отправили. Вы также можете найти эту информацию в папке отправленных.
Сохраните ваши копии: Во многих программах электронной почты вы можете создавать папки, чтобы упростить поиск важных прошлых писем. Настройте папки для всех электронных писем о поиске работы и других профессиональных писем и сохраните свои копии после отправки сообщений.

Ознакомьтесь с примерами профессиональных сообщений электронной почты

Образец электронного письма №1: Заявление об увольнении

Тема: Отставка — Боб Смит

Уважаемая мисс Джонс,

Я пишу, чтобы подать заявление об увольнении с должности координатора отделения городской больницы с 10 июня.

Я более благодарен, чем могу сказать, за вашу поддержку и помощь за последние пять лет. Работа здесь была первоклассным образованием в области командной работы, управления здравоохранением и выполнения работы.Мне будет не хватать работы со всеми вами, и надеюсь, вы останетесь на связи.

Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я чем-нибудь помочь во время перехода.

С уважением,

Боб Смит
[email protected]
555-123-4567

Расширять

Пример сообщения электронной почты № 2: запрос на направление

Тема: Cynthia Dailey — запрос на направление

Дорогая Барбара Чо,

Недавно в LinkedIn я заметил объявление о вакансии ассистента по маркетингу в XYZ Corp.Насколько я знаю, вы проработали там несколько лет, и я подумал, не могли бы вы дать мне направление на работу.

Я был особенно рад увидеть, что эта работа предполагает интенсивную работу с вашей командой над маркетингом по электронной почте и кампаниями в социальных сетях. С тех пор, как мы в последний раз работали вместе в ABC LLC, я приобрел обширный опыт работы с HubSpot, Google Analytics и SurveyMonkey. Я хотел бы применить эти навыки в XYZ.

Я прикрепил копию своего резюме и ссылку на свое портфолио, чтобы вы могли увидеть мой недавний опыт.Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или если вы хотите увидеть другие образцы моих работ.

Бест,

Синтия Дейли

[email protected]
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

Расширять

Орфография и грамматика: Тот факт, что вы пишете электронное письмо, не означает, что вам следует небрежно относиться к орфографии и грамматике. Перед отправкой внимательно отредактируйте электронную почту. Сообщение без ошибок говорит получателю, что к вашему письму следует отнестись серьезно.

Ключевые выводы

Keep It Professional: Деловая переписка должна быть безупречной, даже если вы отправляете ее по электронной почте.

Будьте лаконичны: Дойдите до вашей точки зрения и как можно более четко изложите, что вам нужно или что вы можете предложить.

Редактировать, корректировать, тестировать: Убедитесь, что ваше сообщение не содержит ошибок и опечаток. Отправьте себе тестовое сообщение, прежде чем нажать «Отправить».

Ведите запись: СК самостоятельно о важной переписке и сохраняйте каждое сообщение в соответствующей папке электронной почты для использования в будущем.

Ключевые выводы

Keep It Professional: Деловая переписка должна быть безупречной, даже если вы отправляете ее по электронной почте.

Как отформатировать профессиональное сообщение электронной почты

Когда вы отправляете запрос о работе или подаете заявление о приеме на работу, или пишете другую профессиональную переписку, важно отформатировать электронную почту так же профессионально, как и любое другое деловое письмо.

В конце концов, все, включая рекрутеров и менеджеров по найму, получают много писем. Убедитесь, что ваши электронные письма выделяются из-за содержания, а не из-за небрежных ошибок, плохого форматирования или излишне небрежной лексики.

Используйте в письмах читаемый шрифт размером 10 или 12 пунктов.Отправляйте электронные письма, связанные с поиском работы, с профессионального адреса электронной почты. В идеале ваш адрес электронной почты должен включать некоторую комбинацию вашего имени и фамилии или имени и фамилии.

Вот что следует включать при отправке деловой корреспонденции и формат сообщения электронной почты, который следует использовать для отправки профессиональных сообщений электронной почты.

Как отформатировать сообщение электронной почты

Ваше электронное сообщение должно быть отформатировано как типичное деловое письмо, с пробелами между абзацами и без опечаток или грамматических ошибок.

Не путайте длину с качеством — пишите кратко и по существу.
Избегайте слишком сложных или длинных предложений.
Сделайте так, чтобы получатели электронной почты могли быстро просмотреть вашу электронную почту и узнать, почему вы пишете.
Вычитайте его, как и любую другую корреспонденцию.
Если вас действительно беспокоят опечатки, распечатайте черновик электронного письма. Часто опечатки и грамматические ошибки легче обнаружить на бумажном носителе, чем при просмотре на экране.

Просмотрите шаблон сообщения электронной почты и образец сообщения электронной почты ниже, чтобы увидеть, как должно выглядеть ваше сообщение.

Тема сообщения

Не забудьте указать тему письма.

Если вы забудете включить один из них, ваше сообщение, вероятно, даже не откроется. Укажите в теме письма, почему вы пишете. Некоторые примеры сильных строк темы:

Заявление на получение статуса сотрудника по маркетингу — Джейн Смит
Запрос на информационное интервью
Спасибо — Интервью с партнером по маркетингу
Направлено [Имя] для [Информационного интервью, Обсуждения XYZ и т. Д.]

Приветствие / Приветствие

Если у вас есть контактное лицо, отправьте свой адрес электронной почты Уважаемому господину / госпоже. Фамилия. Если возможно, узнайте имя менеджера по найму. Эта информация иногда включается в список вакансий. Если это не так, используйте сайты, такие как LinkedIn, чтобы определить контактное лицо, или посетите веб-сайт компании для получения информации.

Если есть контактный номер, вы также можете позвонить на стойку регистрации компании и узнать, может ли администратор предоставить информацию.Также проверьте свою собственную сеть: знаете ли вы кого-нибудь, кто работает в компании и мог бы поделиться дополнительной информацией?

Если у вас нет имени контактного лица, просто отправьте свою электронную почту Уважаемому менеджеру по найму. Другой вариант — не включать приветствие и просто начать с первого абзаца вашего сообщения.

Тело сообщения

Когда вы пишете свое сообщение, включите несколько коротких абзацев:

Введение (кто вы) (первый абзац)
Причина, по которой вы пишете (второй и необязательный третий абзацы)
Спасибо за внимание

Если вы подаете заявление о приеме на работу, скопируйте и вставьте сопроводительное письмо в сообщение электронной почты или напишите сопроводительное письмо в теле сообщения электронной почты.Если в объявлении о вакансии вас просят отправить свое резюме в виде вложения, отправьте свое резюме в виде PDF-файла или документа Word.

Когда вы спрашиваете о доступных вакансиях или нетворкинге, четко объясните, почему вы пишете, и о цели вашего электронного сообщения.

Закрытие

Включите формальное завершение, например, искренне или с уважением, когда вы заканчиваете свое сообщение. Вот список закрывающих примеров на выбор.

Включите подпись электронной почты

Важно создать подпись электронной почты и включать ее в каждое отправляемое сообщение.

Включите свое полное имя, адрес электронной почты и номер телефона в подпись электронной почты, чтобы менеджер по найму мог сразу увидеть, как с вами связаться. Вы также можете включить ссылку на свою страницу профиля или веб-сайт LinkedIn, чтобы рекрутеры и менеджеры по найму могли легко найти дополнительную информацию о вас.

Не забывайте о вложениях

Отправка электронного письма с поиском работы часто включает в себя прикрепление файлов, резюме, портфолио или других образцов работы. Перед тем, как нажать кнопку «Отправить», убедитесь, что вы прикрепили все файлы, упомянутые в письме.

Шаблон сообщения электронной почты

В следующем шаблоне сообщения электронной почты перечислены сведения, которые необходимо включать в сообщения электронной почты, которые вы отправляете при поиске работы. Используйте шаблон в качестве руководства для создания настраиваемых сообщений электронной почты для отправки работодателям и знакомым.

Шаблон профессионального электронного письма

Тема сообщения электронной почты: Должность менеджера магазина — Ваше имя

Обращение:

Уважаемый г-н./РС. Фамилия или Уважаемый менеджер по найму:

Первый абзац:

Первый абзац вашего письма должен включать информацию о том, почему вы пишете. Будьте ясны и прямолинейны — если вы подаете заявление о приеме на работу, укажите название должности. Если вы хотите информационное интервью, укажите это во вступительных предложениях.

Средний абзац:

В следующем разделе вашего электронного сообщения следует описать, что вы можете предложить работодателю или, если вы пишете с просьбой о помощи, о том, какую помощь вы ищете.

Последний абзац:

Завершите свое сопроводительное письмо, поблагодарив работодателя за то, что он рассмотрел вас в отношении должности или ваших связей за помощь в поиске работы.

Закрытие:

С уважением,

Ваше имя

Электронная почта Подпись:

Имя Фамилия
Адрес электронной почты
Телефон
URL профиля LinkedIn (необязательно)

Расширять

Пример профессионального сообщения электронной почты

Образец сообщения электронной почты

Subject: Поиск должности адъюнкт-преподавателя — Брианна Кламбер

Уважаемый доктор.Реджинальд,

Я пишу сегодня, чтобы узнать о возможности подачи заявления на должность ассистента преподавателя в вашем университете. Этим летом я перееду в ваш район. Ваше имя мне дал доктор Нельсон, который был одним из моих профессоров в Университете северных королевств.

У меня есть степень магистра в области изучения коренных народов Университета северных земель, и я был ассистентом на нескольких занятиях, пока не получил степень.

Кроме того, мне интересно узнать больше о вашей докторской степени.Программа D. по истории Северной Америки. Возможно, мы сможем назначить встречу, чтобы я мог больше узнать о программе.

Я приложил свое резюме для вашего ознакомления. Спасибо за ваше время, и я надеюсь скоро получить известие от вас.

С уважением,

Брианна Кламбер

_________________

Брианна Кламбер
[email protected]
555-123-4567
linkedin.com/in/briannaclumber

Расширять

Как написать официальное электронное письмо в организацию: пошаговое руководство

Кимберли Мейер , писатель

7 июня 2021 г. • 8 минут чтения

Сначала начните с «Йо!» Просто шучу.Прочтите несколько советов, как сделать официальные электронные письма профессиональными, но не неудобными.

Написать и отправить в официальном электронном письме может быть … немного неудобно.

Иногда пишу подобное электронное письмо, чтобы связаться с новым клиентом. Или извинитесь перед организацией за допущенную нами ошибку. Другими словами, официальные электронные письма имеют тенденцию отличаться от тех, которые мы отправляем своей семье и друзьям.

Они используют правильный английский. Нет никаких «ха-ха» или «йо!» или GIF из вашей любимой цитаты Майкла Скотта.Можно даже сказать, что они немного жесткие.

Хорошая новость в том, что вы можете сделать написание официальных электронных писем немного менее неудобным, следуя процессу. Если вы знаете, как формировать текст электронного письма и использовать соответствующее приветствие, вы можете превратить процесс написания официального электронного письма в быстрый и приятный.

В этой статье будет подробно рассмотрено, что такое формальное электронное письмо, и пять шагов, которые вы можете выполнить, чтобы начать писать официальные электронные письма организациям.

Что делает официальное электронное письмо надежным?

Подсказка в названии.

Официальное электронное письмо — это электронное письмо, в котором используется формальный язык, представления и подписи по сравнению с другими электронными письмами. Его структура также отличается, потому что он должен соответствовать нормам английского письма. Да, верно — нет сращивания запятой , нет фрагментов предложения и нет союзов.

Официальные электронные письма также структурированы и доставлены определенным образом. Пунктуация более профессиональная, приветствия традиционные и короче.

Итак, когда обычно используются эти электронные письма?

Вы можете использовать официальную электронную почту для всех типов ситуаций, независимо от того, пытаетесь ли вы заключить контракт с новым клиентом, отвечаете на жалобу или обращаетесь к официальному лицу или генеральному директору. В официальных электронных письмах (особенно для тех из нас, кто привязан ко времени) замечательно то, что независимо от того, кому вы их отправляете, все официальные электронные письма имеют одинаковую базовую структуру.

Разбор структуры формального электронного письма

Неформальные электронные письма имеют тенденцию быть немного более беззаботными.У них нет определенной структуры, они могут быть длинными или короткими, забавными или серьезными, с гифками или смайликами.

Официальные электронные письма? Не так много. Очевидно.

Формальная структура электронного письма почти так же важна, как и приветствие, которое вы используете, или то, как вы подписываете письмо. Поскольку официальные электронные письма должны быть относительно короткими по длине, вам нужно правильно указать только четыре элемента:

Тема письма: Она должна быть короткой и конкретной. Что-либо, превышающее десять слов, вероятно, немного перебор!
Приветствие: Всегда упоминайте имя получателя и подходящее приветствие.Удалите «Привет» и замените его «Привет» или «Дорогой».
Тело: Как и любое другое электронное письмо, официальные электронные письма состоят из основного текста. Этот раздел короткий, использует правильную грамматику, не содержит фрагментов предложений и содержит только один вопрос.
Подпись: Ваша подпись должна быть такой же формальной, как и само письмо. Также важно, чтобы вы использовали свое имя и фамилию и указали название своей компании, если электронное письмо отправляется от их имени.

5 шагов для написания официального электронного письма в организацию

1. Напишите тему, которая привлечет внимание человека

Начните писать официальное электронное письмо сверху — с его темы.

Мы уже говорили о том, чтобы использовать не более 10 слов. Но сколько слов — это правильное количество? Согласно данным Marketo , строки темы, содержащие семь или менее слов, в среднем открываются чаще.

Поскольку у вас так мало места для ошибки при написании темы письма, лучше заранее спланировать, что вы собираетесь сказать.При написании строк темы подумайте о:

Получатель: Вы пишете электронное письмо владельцу компании? Генеральный директор? Глава отдела продаж? Знание того, на какой почтовый ящик вы нацелены, поможет вам в обмене сообщениями и таргетинге.
Ваше соединение: Как вы собираетесь привлечь их внимание? Подумайте о чем-нибудь, что может заинтересовать их. Если у вас запланирована встреча, упомяните об этом. Если у вас есть получатель на демонстрации, включите его. Если вы пишете холодное письмо, упомяните проблему, которую вы можете решить.
Ваше доверие: Это большой . Не используйте спам в почтовом ящике получателя с темами, которые пытаются обманом заставить его открыть ваше электронное письмо. Если у вас нет запланированной встречи, не притворяйтесь, что это так. Если это первое электронное письмо, которое вы отправили, не пишите, что вы отслеживаете более раннее письмо, только для того, чтобы они его открыли.

Вот несколько примеров строки темы, которую вы можете использовать, чтобы начать официальное электронное письмо:

Как (название компании) решается (проблема?)
Приятно видеть вас на (мероприятии)
Относительно демонстрационного звонка на этой неделе
После встречи на прошлой неделе
Встреча RE: демонстрация продукта
О вашем интервью с (название компании)
3

Всегда сложно переключиться на официальный тон электронной почты, особенно если вы не пишете их так часто.

Теперь официальные электронные письма не должны быть строгими. Но они – должны быть профессиональными и соответствовать характеру вашего сообщения и вашей аудитории.

Это называется приветствием в электронном письме, которое представляет собой шикарный способ сказать, как вы в первый раз здороваетесь с получателем.

Как пишет бизнес-тренер Барбара Пачтер в своей книге The Essentials of Business Etiquette , приветствие задает тон остальной части электронного письма, поэтому она предлагает отказаться от неформальных выражений, таких как «Привет» или «Привет, народ».«

« Расслабленный характер наших писем не должен влиять на приветствие в электронном письме », — говорит она.

«Привет, это очень неформальное приветствие, и, как правило, его не следует использовать на рабочем месте, и Йо тоже не в порядке.

« Используйте вместо этого привет или привет ».

Она также не советует сокращать чье-либо имя. Если вы пишете электронное письмо кому-то по имени Джозеф, не думайте, что они не будут против, если вы назовете их Джо. HubSpot Meg Prater говорит, что вам также следует избегать душных приветствий, таких как «Уважаемый сэр или мадам.

«Этого следует избегать по нескольким причинам: во-первых, в современном мире цифровых технологий стало проще, чем когда-либо, узнать, кому вы пишете по электронной почте», — говорит она.

«Во-вторых, это приветствие может не отражать пол получателя.

«И в-третьих, это расплывчато и немного лениво».

Используйте эти приветствия, чтобы начать официальное электронное письмо:

Уважаемые (их имя)
Для кого это может касаться (Хотя мы бы рекомендовали провести небольшое исследование, чтобы найти имя человека, который ( их имя)
Добрый вечер (их имя)

3.Сделайте один ключевой момент.

Данные показывают , что у вас есть целых семь секунд, чтобы привлечь внимание получателя, как только он откроет ваше письмо, так что не теряйте его зря. Это означает, что вы должны избавиться от всякой ерунды — вот слов и словосочетаний, которые следует исключить из своих электронных писем .

Пропустите тонкости «Надеюсь, у вас были прекрасные выходные» или «Надеюсь, у вас все в порядке», потому что они не только тратят время, но и не вписываются в то, как должно выглядеть официальное электронное письмо. Вместо этого сразу переходите к тому, что вы хотите, чтобы читатель знал.

Harvard Business Review (HBR) называет это стратегией BLUF; напишите нижнюю строку вверху, чтобы получатель мог быстро ответить на пять вопросов: кто, что, где, когда и почему. HBR Кабир Сегал говорит, что стратегия работает, потому что читатель может быстро и легко усвоить цель письма.

«Читатель не обязательно хочет знать всю исходную информацию, которая привела к решению, — говорит он.

«Вероятно, он или она хочет знать,« как это письмо повлияет на меня? » и BLUF должен каждый раз отвечать на этот вопрос.”

Вот пример того, как эта стратегия работает в реальной жизни в официальном электронном письме о встрече:

Видите, насколько это быстро до сути? Такой формальный основной текст работает, потому что он переходит прямо к делу и передает только важную информацию получателю.

Помните, что эти типы писем не о вас — они о вашем получателе.

4. Закройте его, как вы его начали — формально

Свяжите его подписью, которая отражает тон письма — формально и вежливо.

Вы всегда должны указывать свои первые и фамилию при подписании официального электронного письма, а также название вашей компании и должности. Если у вас есть титул, укажите его:

Доктор Джейн Доу, или
Доктор Доу, или
Джейн Доу

Не пишите просто Джейн.

Самый простой способ убедиться, что вы отметили все флажки, — это прикрепить электронную визитную карточку в нижней части каждого отправляемого вами электронного письма.Используя такой инструмент, как Front, вы можете создать формальные подписи , которые автоматически добавляются в конец каждого отправляемого вами электронного письма. Все, что вам нужно сделать, это создать свою подпись на панели управления, сохранить ее, и она будет отображаться в каждом отправляемом вами электронном письме!

5. Соедините все воедино, чтобы создать идеальное официальное письмо.

Все, что осталось сделать, — это соединить каждый шаг и написать свое электронное письмо.

Допустим, вы отправили электронное письмо генеральному директору организации по поводу демонстрационной встречи.Официальный адрес электронной почты должен выглядеть примерно так:

Самое лучшее? Официальные электронные письма следуют жесткому процессу, который не сильно меняет, независимо от того, какова цель или кому вы их отправляете. Вы можете использовать шаблоны сообщений, чтобы сэкономить время. Шаблон сообщения — это причудливый термин для шаблона электронной почты, поэтому вместо того, чтобы писать официальные электронные письма с нуля, вы можете использовать шаблон, чтобы сэкономить время.

Вот пошаговое руководство по тому, как легко создавать, использовать и редактировать шаблоны сообщений в Front .

Ключ? Официальные электронные письма должны быть серьезными.

Написание официальных электронных писем не должно быть скучным, и это не должно отнимать время.

Первый шаг — понять, что официальные электронные письма довольно просто написать. Все, что вам нужно сделать, это указать тему, включить формальное приветствие и перейти к вопросу о том, почему вы вообще отправляете электронное письмо. Никакой ерунды.

Если вы будете придерживаться этих инструкций, использовать правильную грамматику и отказаться от неформального подшучивания, у вас останется надежное официальное электронное письмо, которое вы сможете отправить всем, от новых клиентов до генеральных директоров.Создав идеальное формальное электронное письмо, вы можете сохранить его как шаблон, чтобы каждый раз, отправляя его, вы были уверены, что все флажки отмечены.

Написано Кимберли Мейер

Первоначально опубликовано: 25 ноября 2020 г.

Как написать деловую электронную почту (обновлено в 2021 г.)

Деловая электронная почта — это основа современного общения. В любой день средний офисный работник получает более 80 писем.

Это много общения.

Хотя мы отправляем много электронных писем, многие из них неэффективны. В почтовом ящике каждого хранятся трудные для чтения или обработки электронные письма, потому что получатель не знает, как ему ответить или как действовать. Не позволяйте этому случиться с вашей деловой электронной почтой. Этикет, стиль и формат важны для написания электронных писем, которые приносят результат.

В этой статье представлены передовые методы и пошаговые инструкции по созданию эффективного делового электронного письма. Интегрируя эти методы в подготовку электронной почты, вы сможете писать более качественные электронные письма и улучшать общение в целом.

Четыре ключевых вопроса:

Есть четыре вопроса, которые вы должны рассмотреть, когда приступаете к составлению делового электронного письма:

1. Кто моя аудитория?

Во всех деловых письмах главное внимание уделяется аудитории. Кто , для которого вы пишете, определит , как вы напишете электронную почту. Читатель определит тон, формальность и содержание сообщения.

Читателем вашего электронного письма может быть ваш коллега, клиент или руководитель.Каждый читатель будет иметь разный опыт, знания о проектах и приоритеты. Вы можете использовать аббревиатуры проекта вместе с коллегой, который обладает такими же глубокими знаниями проекта, как и вы. Эти же аббревиатуры сбивают с толку руководителя, которому требуется обновление для прогнозирования бюджета.

Если ваша аудитория находится на переднем плане, вы всегда напишете более эффективное электронное письмо.

Аудитория включает всех людей, указанных в полях отправителя. Это включает в себя To :, CC :. и BCC: поля, но основное внимание следует уделять тем, которые находятся в поле «Кому».Написание для аудитории также означает правильное использование этих полей.

Поле «Кому:» предназначено для прямой аудитории, которой необходимо ответить или предпринять действия в соответствии с содержанием электронного письма. Поле «CC:» предназначено для читателей, которым необходимо получать сообщения электронной почты для справки или ясности, но которым не нужно предпринимать действия или отвечать. Поле «Скрытая копия:» предназначено для аудитории, которой нужно видеть только исходное электронное письмо, а не последующую цепочку ответов.

Неправильное использование полей отправителя — распространенная ошибка деловой электронной почты.Это происходит, когда аудитория и их роли не рассматриваются вдумчиво.

Используйте поле «Скрытая копия» очень разумно. Часто лучше пересылать электронное письмо отдельно с кратким изложением причины, по которой вы отправляете эту информацию.

2. Какова цель?

У электронного письма должна быть цель. И у него должна быть только одна цель.

Такая практика электронной почты называется «правилом одного».

Каждое электронное письмо должно охватывать только один конкретный элемент, задачу или запрос.

Описание нескольких действий в одном письме может вызвать путаницу и неэффективность. Одно электронное письмо не должно включать одновременно заметки о пересмотре отчета клиента и вопрос о расписании ежеквартального собрания. Этот сценарий требует двух отдельных писем.

Ограничивая электронные письма одним предметом, получателю становится легче понимать, обрабатывать и действовать в соответствии с ними. Эта ясность увеличивает понимание и продуктивность.

На практике нам иногда приходится запрашивать несколько единиц информации, относящихся к одной и той же теме.В этом случае используйте нумерованный список, чтобы прояснить для читателя, что запрос имеет компоненты. Это поможет вашему читателю легко ответить и гарантирует, что вы получите всю необходимую информацию.

Мне нужно, чтобы вы рассмотрели эти три пункта, прежде чем мы передадим эскиз производственной группе:

1. Содержание
2. Конструкция
3. Выбор цвета

3. Нужен ли этот адрес электронной почты?

Существует тенденция к чрезмерному общению по электронной почте.Хотя электронная почта эффективна и обеспечивает электронный документооборот, не все общение должно происходить по электронной почте.

Спросите себя: «Это письмо действительно необходимо?» Возможно, более уместен быстрый телефонный звонок или пинг в корпоративном мессенджере. Если вы ожидаете много споров по этой теме, короткий разговор поможет избавиться от длинной цепочки писем.

Выберите правильный канал для отправки информации. Электронная почта — это здорово, но это один канал.

4.Подходит ли электронная почта?

Электронная почта может использоваться во многих сценариях, но не всегда уместна.

Если вы доставляете плохие новости, сделайте это лично или тщательно сохраните электронную почту. Электронное письмо безлично, и в нем трудно передать сочувствие или сострадание. Если вам необходимо написать письмо с извинениями по делу, следуйте этим правилам.

Конфиденциальная информация, отправляемая по электронной почте, может быть случайно раскрыта. Случаев неудач с электронной почтой очень много, от забавных до серьезных.Независимо от того, является ли информация личным контактом или личным мнением, подумайте, подходит ли она для электронного письма. Если вы не хотите, чтобы его случайно отправили, подумайте прежде всего о том, как его отправить.

Если вы не уверены, подходит ли электронное письмо, спросите себя, комфортно ли вам, если это письмо будет проецироваться на собрании. На встрече присутствуют ваш начальник, все ваши будущие начальники и ваша мама. Если он проходит этот тест, отправьте его. Если нет, вероятно, что-то не подходящее.

5. Стиль электронной почты

Деловые письма имеют очень специфический стиль. Они профессиональные, но краткие. Они должны быть написаны так, чтобы их можно было просмотреть, но с достаточным количеством информации, чтобы дать полный ответ.

Если вам понравилась эта статья, может вас заинтересовать в нашем онлайн-курсе по написанию электронной почты.

Поиск правильного тона может быть самой большой головной болью при составлении электронного письма. Тон меняется в зависимости от вашей аудитории. Он может варьироваться от формального до дружеского, но всегда профессионален и всегда должен соответствовать вашей аудитории.

Многословная вежливость часто может быть упущена из виду, когда в электронных письмах стараются быть краткими. Тем не менее, «, пожалуйста, » и «, спасибо, » должны быть включены в любое время, когда это уместно.

Избегайте ВСЕХ ЗАГЛАВНЫХ букв, потому что это ЗВУЧИТ, КАК ВЫ КРИЧИТЕ.

Кроме того, написание заглавными буквами может направить вашу электронную почту в папку для спама). Если вы не хотите выкрикивать заявление лично, не пишите его по электронной почте. Вместо этого используйте курсив, подчеркивание, или полужирный , чтобы выделить важные моменты.

Пример: Заявки на отпуск необходимо подавать не позднее, чем за две недели до .

Обратите внимание на резкий тон, если жирный текст заменен заглавными буквами: запросы на отпуск должны подаваться НЕ МЕНЬШЕ ДВЕ НЕДЕЛИ ЗАРАНЕЕ.

Одно исключение: используйте заглавные буквы в заголовках электронной почты при письме в любую организацию, которая удаляет HTML-форматирование из электронной почты. Военные, военные академии и некоторые финансовые учреждения со строгими протоколами безопасности часто удаляют форматирование HTML.

Заголовки очень полезны для читателей. Они позволяют читателю бегло просматривать и легко находить информацию. Они — лучшее оружие делового писателя против информационной перегрузки.

Избегайте чрезмерного использования знаков препинания и смайликов. Восклицательные знаки следует использовать с осторожностью! Смайлики продолжают играть более важную роль в цифровой коммуникации, и несколько руководств по стилю одобрили их разумное использование в деловой переписке. Я следую правилу использования их только после того, как другая сторона отправила их.Их никогда не следует использовать в официальных деловых письмах.

Формат

предназначены для беглого просмотра, поэтому в них должно быть достаточно свободного места, чтобы помочь читателю. Используйте более короткие абзацы, списки и маркеры, чтобы упростить информацию. И используйте заголовки, чтобы разбить концепции и позволить читателю бегло просмотреть.

Кроме того, неудобное форматирование, скопированное из других документов или электронных писем, может отвлекать. Чтобы обеспечить бесшовное форматирование электронной почты, удалите форматирование текста из нового содержимого с помощью функций удаления или форматирования вашего почтового клиента.

Вот наиболее распространенные функции форматирования и способы их использования.

Шрифт: Шрифт — это шрифт, который вы должны выбрать для своего электронного письма. Лучше всего выбрать шрифт без засечек (шрифт без декоративных штрихов в конце), поскольку он более современный, простой и легко читаемый на экране. Их также легче читать при небольшом размере. Gmail по умолчанию использует шрифт Sans Serif. Вы также можете использовать Arial, Helvetica, Tahoma, Trebuchet MS или Verdana.

Размер текста: Старайтесь, чтобы размер вашего электронного письма оставался нормальным. Это от 10 до 12 пунктов.

Полужирный: Вы можете использовать полужирный шрифт для заголовков и выделения важного текста. Жирный текст привлекает внимание читателей, просматривающих письмо.

Курсив: Курсив — это более мягкий способ привлечь внимание к области текста. Они используются для выделения части предложения.Они не выделяют слова, когда пользователь просматривает страницу, как это делает жирный текст. Курсив также следует использовать для названий полных произведений.

Подчеркнутый: Подчеркнутый текст легко спутать со ссылкой. При написании электронного письма лучше не использовать подчеркнутый текст, чтобы привлечь внимание к определенной области электронного письма. Лучше использовать жирный шрифт или курсив.

Цвет текста: Вам следует избегать использования нескольких цветов текста в электронном письме, поскольку это привлекает внимание к нескольким местоположениям и выглядит непрофессионально.Вполне вероятно, что ваша почтовая программа сделает ваши гиперссылки синими.

Выравнивание: В деловых письмах используется текст, полностью выровненный по левому краю. Академическое письмо делает отступ в первом предложении абзаца через пять пробелов. В деловой электронной почте вам никогда не нужно делать отступ в начале абзаца.

Пользователи сканируют страницы в F-образном шаблоне. Из-за изменения выравнивания читателю становится труднее бегло просматривать.

Номера: Использование нумерованного списка может помочь организовать контент, где важна последовательность.Например, если вы описываете шаги, вы можете использовать нумерованный список.

маркеров: маркеров — отличный способ создать пустое пространство на странице и привлечь внимание к связанным элементам. Маркированные списки лучше всего подходят для неупорядоченных списков.

Увеличить отступ: В деловых письмах не следует делать отступ в первом предложении нового абзаца. Разрыв строки представляет собой начало нового абзаца. Кнопка увеличения отступа позволяет добавить отступ к тексту.Это полезно в редких случаях, когда вы хотите указать, что некоторая информация является подмножеством того, что ей предшествовало. Это создает визуальное указание на то, что информация с отступом менее важна.

Меньше отступа: Это позволяет перемещать содержимое влево.

Текст цитаты: Если вы имеете в виду цитируемый текст, вы должны использовать функцию текста цитаты. Он обеспечивает небольшой отступ для вашего контента и серую вертикальную линию слева.Это показывает читателям, что вы цитируете текст.

Удалить форматирование: Если вы вставляете текст в сообщение электронной почты, очень важно использовать функцию удаления форматирования. В противном случае вы вставите стили текста, и вашему читателю будет очевидно, что вы скопировали и вставили этот текст. Чтобы использовать эту функцию, выделите текст, форматирование которого нужно удалить. Затем нажмите кнопку удаления форматирования.

Части большого письма

Давайте проанализируем каждый раздел делового электронного письма, чтобы выделить передовые методы, которые вы можете применить в своем письме.

Строка темы

Строка темы — это краткое изложение вашего электронного письма. Это лучшая возможность гарантировать, что ваше письмо будет прочитано. Цель строки темы — заставить читателя открыть письмо, не обманывая его. Это также место, где чаще всего совершаются ошибки.

Думайте об этом как о заголовке вашего электронного письма. Это должен быть обзор содержания из 3-8 слов.

Слишком короткие или слишком длинные строки темы вызывают путаницу. Если из-за этого письмо кажется трудным или запутанным для ответа, получатель может не открыть его сразу или вообще.

Плохие примеры:
«Важно!»
«Для вашего обзора»
«Вопросы о продлении крайнего срока отчета о целевой эффективности расширения» для встречи с клиентами »
Хорошие примеры:
«Доставка вашего заказа в книжном магазине 2 декабря»
«Изменения в отчете клиента: просмотрите до 16:00»
«Запрошено расширение отчета о расширении до пятницы»

Почтовые клиенты также проверят строку темы на наличие признаков спама.Это особенно важно для отделов продаж, которые могут отправлять холодные электронные письма. Некоторые термины являются флагами для алгоритмов спама и могут быть отфильтрованы в папку нежелательной почты. Избегайте использования таких слов, как «Продажи», «Пожалуйста, прочтите» или «Прибыль», а также не используйте темы из одного слова.

Также убедитесь, что вы отвечаете в правильную цепочку. Не используйте старую цепочку писем для новой темы.

Ваше приветствие должно быть профессиональным и кратким. Всегда предпочтительно обращаться к получателю, используя его имя, но это не всегда возможно.

Добрый день,
Привет,
Уважаемая мисс Джонс:
Привет, Джефф, (формат приветствия)
Привет, Джефф. (формат предложения)

Краткое удовольствие

Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, ваша первая строка может быть короткой любезностью, соединяющей вас и получателя. Одного предложения должно хватить. Укажите, как вы подключились. Это напоминание даст читателю контекст для следующей информации.

«Было здорово встретиться с вами вчера вечером на мероприятии по нетворкингу.”
Если вы получили что-то от получателя, поблагодарите. Это может быть благодарность за предложение помощи, за интересный контент, которым они поделились, или даже за то, что вы просто прочитали письмо.
«Спасибо, что поделились своей статьей о стратегиях управления. Полученные данные ценны ».
«Спасибо, что нашли время помочь мне с этим проектом».
Если вы хотите сохранить общий язык, подойдут теплые добрые пожелания.
«Надеюсь, у тебя все хорошо!»

Опустите приятное приветствие, если вы недавно или часто общаетесь друг с другом.

Будьте очень осторожны, чтобы в начале письма не было слишком много любезностей. Целью вашего электронного письма должно быть открытое начало. Помните аббревиатуру B.L.O.T. — нижняя строка сверху. Что вы хотите, чтобы ваш читатель знал или делал? Это самый важный дебют.

Назначение

Как отмечалось ранее, каждое электронное письмо должно адресовать только одну вещь, одну цель. Эта задача, просьба или информация должны быть представлены четко и сразу после любезности. Это B.L.O.T.- нижняя строка сверху.

Будьте краткими и прямыми. Не скрывайте свой запрос, иначе его можно упустить из виду или проигнорировать.

«Пожалуйста, поделитесь своим мнением о бюджете».
«Можете ли вы принять участие в стартовом совещании по проекту в следующий четверг?
«Были ли у вас изменения к окончательному отчету?»

Помните аббревиатуру B.L.O.T. — Нижняя строка сверху.

Дополнительная информация

Некоторые деловые электронные письма могут потребовать от читателя дополнительной информации.Это может быть пояснение по задаче, ссылка на ресурсы или примеры или другая полезная информация. Эту информацию следует включать вдумчиво. Следует добавлять только непосредственно релевантный контент.

Призыв к действию

В конце электронного письма включите конкретный призыв к действию. Электронное письмо отправлено для выполнения одной задачи. Призыв к действию не должен вызывать путаницы в отношении вашего запроса. Не думайте, что читатель понимает желаемый результат на основе предшествующей информации.Электронные письма можно легко неверно истолковать, если есть серая зона.

Это заявление должно включать в себя конкретное действие и график. Если вы отправляете электронное письмо нескольким людям, уточните ответственность за задачу, прямо указав имя предполагаемого человека.

Разъяснение задач и ожиданий позволяет получателю реагировать более эффективно.

Плохие примеры: «Сможете ли вы об этом позаботиться?»
«Дайте мне знать, что вы думаете».
Хорошие примеры: «Сара, не могли бы вы разослать опрос всему персоналу до пятницы в полдень, пожалуйста?»
«Буду признателен за отзыв о проекте повестки дня.Если у вас есть правки, пришлите их завтра, во вторник, в 10 часов утра ».
Если вам нужно подтверждение, вы можете сформулировать призыв к действию в виде вопроса. Если призыв к действию является уведомлением, которое не обязательно требует ответа, вы можете структурировать призыв к действию как утверждение.

Заключительное сообщение

Заключительное сообщение просто указывает на то, что электронное письмо готово. Хотя это не является обязательным требованием в современном письме, короткая вежливая фраза прекрасно завершит ваше письмо.

«Спасибо за ваше время»
«Жду вашего ответа»,
«С уважением»

Подписание и подпись

В конце электронного письма указано ваше имя. Формулировка должна соответствовать формальности электронного письма.

Самый официальный: Доктор Джон Смит
Доктор Смит
Джон Смит
Наименее формальный и наиболее распространенный: Иоанн

Ваша электронная подпись — это электронная визитная карточка, которая добавляется к вашему электронному письму.Он должен включать наиболее важный контекст и контактную информацию для вашего читателя. Это место, где вы можете помочь вашему читателю с помощью соответствующей контактной или контекстной информации, а не хвастаться или вставлять философские цитаты. Изображения и логотипы могут быть полезны, но помните о размерах и о том, как они будут отображаться на мобильных устройствах.

Вложения и ссылки

Все упомянутые вложения или ссылки должны быть включены в электронное письмо. Либо назовите файл так, чтобы он был четко идентифицирован, либо включите заголовок документа в скобки сразу после того, как вы упомянули его в электронном письме.

Не заставляйте читателя искать нужную информацию.

Если вложение было отправлено получателю ранее, все равно вложите его снова. Таким образом, они могут легко получить доступ к информации, а не искать в своем почтовом ящике. Конечно, еще раз проверьте, что файл прикреплен и исправен. Если вы забыли добавить вложение, вам потребуется ненужный (и неприятный!) Ответ с его запросом, что может задержать работу.

Ссылки могут направлять читателя либо на веб-сайты, либо в каталоги интрасети.Эти гиперссылки могут быть длинными и отвлекать внимание в тексте электронного письма. Вместо этого включите гиперссылку в существующее предложение.

Плохой пример: этот ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета: http://www.instructionalsolutions.com/blog/technical-writing-engineers
Хороший пример: этот технический письменный ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета.

Вы также должны проверить ссылку, чтобы убедиться, что она открывает правильный сайт.

Обзор

Когда ваше электронное письмо будет составлено, не нажимайте кнопку «Отправить».Все же.

Найдите минутку, чтобы просмотреть свою электронную почту. Проверьте грамматические или орфографические ошибки (у Grammarly есть полезный бесплатный инструмент). Опечатки говорят о невнимательности и даже могут передать неверную информацию.

Перепроверьте даты, время, имена, ссылки, вложения и другие конкретные данные.

Трижды проверьте правильность указаний получателей в полях отправителя.

Наши любимые способы взлома электронной почты

Отменить отправку

Вы когда-нибудь нажимали кнопку «Отправить», а затем ахнули от ужаса? Возможно, это ситуация типа «Я не хотел отправлять на номер тот Брэд!».Или это может быть менее смущающий, но все же раздражающий сценарий «Я имел в виду, чтобы включил Брэда в это электронное письмо!».

К счастью, некоторые почтовые клиенты нашли решение этой потенциальной проблемы, добавив «Отменить отправку».

В Gmail вы можете включить эту функцию в настройках. Вы можете выбрать период отмены от 5 до 30 секунд.

В Outlook вы можете вспомнить непрочитанное электронное письмо, отправленное получателю с учетной записью Exchange в той же организации.Эта функция не работает на практике, потому что, если ее кто-то прочитал, ее нельзя отозвать. В этом случае просто пересылайте электронное письмо с ошибкой и извинитесь и поясните.

Шаблоны ответов в Gmail

Вы отправляете одно и то же электронное письмо снова и снова? Экономьте время, используя шаблоны ответов в Gmail.

Эта функция позволяет сохранять стандартные электронные письма. Если вы хотите отправить стандартный ответ, просто выберите предпочтительный подготовленный шаблон в окне «Написать».Вы также можете настроить автоматическую отправку шаблонных ответов на входящую электронную почту с указанием конкретных деталей.

Фильтры и папки

Ваш почтовый ящик переполнен? Продуманное использование фильтров и папок может помочь снизить нагрузку на электронную почту.

Вы можете маркировать электронные письма от конкретных людей или даже целых доменов и даже помечать их цветом. Эти ярлыки позволят легко архивировать электронные письма после прочтения.

Вы можете настроить фильтры для автоматической пометки электронных писем с низким приоритетом как прочитанные или архивные, например, обновления отслеживания доставки.

Короткие вложения во время настройки обеспечат долгосрочную экономию времени.

Планирование электронных писем в Gmail

Вы работаете допоздна, но хотите, чтобы ваше электронное письмо пришло завтра утром в почтовый ящик вашего клиента?

Раньше мы предлагали использовать Boomerang для планирования электронной почты, но теперь вы можете делать это прямо в Gmail. Если вы нажмете маленькую стрелку справа от кнопки отправки, вы можете указать, когда будет отправлено электронное письмо.

Запланированные электронные письма появятся в новой папке с названием «запланированные» прямо под папкой «отправленные».Оттуда вы можете отменить отправку в любое время до отправки электронного письма.

Внимание! Если вы отправляете информацию получателям, которые сообщают вам, не отправляйте электронные письма поздно вечером, потому что это может создать ожидание круглосуточной работы в вашей команде. Запланируйте рассылку писем в начале обычного рабочего дня.

Сочетания клавиш

Составление эффективного делового электронного письма требует времени. Однако вы можете сэкономить время, используя сочетания клавиш. Сохраняйте клики при выборе писем, отметке непрочитанных, добавлении гиперссылки и т. Д.Ознакомьтесь с ярлыками для Gmail и Outlook.

Отслеживание открытия электронной почты

Если вы когда-либо отправляли электронное письмо: «Я просто проверяю, получили ли вы это», то вам следует использовать отслеживание электронной почты.

Существует широкий спектр надстроек и приложений электронной почты, которые будут отслеживать, открывает ли ваше электронное письмо получатель.

Заключение

Объем получаемой и отправляемой электронной почты иногда может снизить нашу мотивацию к написанию эффективного делового электронного письма. При подготовке электронного письма рассмотрите четыре ключевых вопроса.Напишите его кратко, но ясно передавая информацию и просьбу читателю.

Ваш читатель (и его почтовый ящик) оценят это.

Как написать профессиональный электронный адрес [Формат и примеры электронного письма]

Электронная почта — важнейший канал профессионального онлайн-общения.

Это официальный вариант для любого делового контакта.

И все же, хотя в среднем люди тратят более половины рабочего дня на электронную почту, большинство —

Пососи их по-крупному.

Эта статья поможет вам профессионально писать электронные письма. Вы будете составлять сообщения электронной почты, которые будут краткими, элегантными и удобными для чтения.

Покажем:

Как эффективно и лаконично писать электронные письма
Форматирование и ключевые разделы профессионального сообщения
Ошибки, которых следует избегать при написании электронных писем
Выбор профессиональных примеров электронной почты

Вы получите советы о том, как написать профессиональное электронное письмо на адрес деловой партнер, клиент, коллега, инвестор и другие заинтересованные стороны.Если вы хотите стать настоящим профессиональным почтовым ниндзя, ознакомьтесь с нашими чат-ботами для генерации лидов.

Создайте и отправьте свою рассылку по электронной почте за считанные минуты.

Попробуйте наше бесплатное программное обеспечение для электронного маркетинга, чтобы создавать электронные письма, сегментировать контакты и отслеживать аналитику электронной почты.

Вы также можете посетить другие полезные ресурсы о написании электронных писем и электронном маркетинге:

Чтобы писать электронные письма как профессионал, вы должны быть в состоянии поставить себя на место получателя и ответить на следующие вопросы:

Какое приветствие самое лучшее?
Какая тема лучше всего подойдет?
Кто получатели?
Какова цель электронного письма?
Что такое призыв к действию?
Каким должен быть его тон и стиль?
На что делается основной упор?
Как мне завершить свое служебное электронное письмо?
Каков правильный формат моей электронной почты?

Давайте займемся каждым из них по очереди.

1. Начните свое профессиональное письмо с правильного приветствия

Всегда начинайте с приветствия. Самые распространенные и универсальные приветствия также оказываются лучшими.

Лучшие способы начать профессиональную переписку:

Привет [Имя],
Привет [Имя],
Уважаемый [Имя],
Приветствую,
Привет,

Если вы обращаетесь к , группа вы можете использовать:

Привет [все / команда / все / там],
Привет [все / команда / все / там],

Нет нужды усложнять вещи.Если вы действительно хотите немного запутаться, узнайте больше о первых строках электронной почты здесь.

Примечание: Несмотря на то, что «Привет, ребята» — очень частое начало группового письма, эта фраза может быть не лучшим выбором. Почему? Слово «парни» обычно ассоциируется с мужским полом. При использовании в качестве приветствия группе, состоящей из представителей других полов, это может показаться оскорбительным для некоторых.

Pro-Tip: Если вы пишете маркетинговые электронные письма, правила немного отличаются.Они менее формальны и не соответствуют обычной структуре электронной почты. Их дизайн и шаблоны электронной почты обычно требуют гораздо более короткой копии, чем «настоящие» электронные письма. Вам не нужно использовать приветствия при рассылке массовых рассылок по электронной почте вашим клиентам.

2. Выберите лучшую тему для профессионального письма

В среднем люди получают 126 писем в день. Когда ваша электронная почта достигает получателей, она обычно конкурирует с другими письмами в их почтовом ящике. Ваша тема должна убедить их вообще открыть письмо.

Тема должна быть короткой, но информативной и описательной. В них должно быть меньше 10 слов. Попробуйте упомянуть что-нибудь, что говорит о том, о чем идет речь. В будущем будет легко вернуться к электронному письму.

Использование смайлов, особенно в теме письма, иногда не одобряется. В официальных электронных письмах обычно нет визуальных элементов или дополнительных значков. Также избегайте приветствий в теме письма — они не нужны. Однако добавление имени получателя в строку темы может помочь привлечь внимание.

Если вы хотите проверить некоторые высококачественные профессиональные темы электронных писем для маркетинга, прочтите: Как писать темы электронных писем для повышения открытых позиций

3. Определите, кто ваша аудитория

Речь идет не об уникальных характеристиках аудитории или демографических факторах. Самое главное — это ваши отношения с получателями. Они ваши клиенты? Ваши руководители? Это коллега?

Лучше всего сохранять нейтральную позицию и все время быть очень вежливыми и уважительными. Степень знакомства с человеком критична . Самый безопасный подход — никогда не забегать вперед. Понаблюдайте, как ведет себя собеседник, прежде чем делать ваше общение более расслабленным.

Чем заняться:

Представьте, что вы бы сказали кому-то, если бы встретились лично — ваш стиль письма должен оставаться тем же.
Если ваше электронное письмо является ответом, вы можете попытаться отразить тон и стиль исходного сообщения (когда это уместно)
Убедитесь, что используете правильные почетные обращения и местоимения

Чего следует избегать:

Шутки или сарказм можно неправильно истолковать, и лучше вообще отказаться от них, независимо от того, кому вы пишете
Все, что ваши получатели сочтут оскорбительным или покровительственным

Соблюдение электронного этикета особенно важно при общении с глазу на глаз переписка.Если у вас есть реальные деловые отношения с получателем, будьте осторожны. Однако, если вы пишете маркетинговые электронные письма, ориентированные на большую группу людей, вы можете поэкспериментировать. Маркетинговая коммуникация имеет тенденцию быть более смелой, и люди не принимают это так близко к сердцу.

4. Определите цель вашего электронного письма

Если вы хотите написать эффективных писем , вы должны решить, какой именно эффект желаемый. Вы пишете профессиональные электронные письма, чтобы чего-то достичь.Если в вашем электронном письме нет конкретной цели, которую вы хотите достичь, то вам вообще не следует ее писать.

Как только у вас появится соответствующая цель, напишите свой адрес электронной почты. Вот так. Не складывайте цели и задачи. Ваша электронная почта должна иметь одну конкретную цель, а не несколько маленьких . Если вам нужно разобраться с несколькими не связанными между собой вещами, напишите несколько писем.

Вот хороший пример электронного письма с ясной целью:

Привет, Брюс,

Я очень рад, что вы решили нам помочь.

Я прикрепил файл с изображениями и вопросами. Пожалуйста, оставляйте свои комментарии и дайте мне знать, когда будете готовы их вместе просмотреть.

Приветствия и благодарность за вашу помощь,

Джек Нэпьер

Не пишите о своих планах на отпуск, личной жизни и обменивайтесь любезностями. Чем больше разных ракурсов и отвлекающих факторов в ваших письмах, тем слабее они читаются. Если вы бомбите получателей большим количеством информации, они обязательно запомнят только самую незначительную ее часть.Это 3-й закон физики коммуникации.

5. Добавьте призыв к действию

К этому моменту вы должны знать, что каждое электронное письмо должно иметь одну четкую цель. Самая важная часть каждого профессионального электронного письма — это призыв к действию.

Если бы вы сейчас просмотрели свой почтовый ящик, вы бы обнаружили одну интересную вещь. В большинстве маркетинговых писем, которые вы получаете, есть кнопка CTA. Там написано что-то вроде «Узнать больше», «Заказать сейчас» или что-то подобное.

Очевидно, что эти кнопки обычно не встречаются в личной переписке или переписке на рабочем месте.Но в следующий раз, когда вы напишете профессиональное электронное письмо, постарайтесь подумать о том, что будет обозначать воображаемая кнопка . Вам следует попытаться написать электронные письма, в которых получателям явно сообщается, что им делать.

Лучше всего произносить призыв к действию дважды — в начале и в конце письма.

Иногда получатели могут пропустить ваш призыв к действию. Если на ваше электронное сообщение нет ответа, попробуйте написать дополнительное письмо.

6. Выберите подходящий тон и стиль.

Говоря «серьезно», вы говорите о том, что имеете в виду «серьезный» бизнес.Несколько формальный, хладнокровный киллер производит лучшее впечатление, чем веселый. Не так ли? Точно так же, как закрывание электронной почты «С уважением» кажется более подходящим, чем «XOXO», если вы юрист.

Есть время и место для братания, и вы узнаете это, когда увидите. Формальность — это стандарт в мире бизнеса, который помогает избегать неловких ситуаций. . По умолчанию вы должны попробовать сделать свои профессиональные электронные письма:

Позитивный и оптимистичный, но не слишком возбужденный
Уважительный и не навязывающий авторитет
Дружелюбный, но без напористости и нужда
Грамматически правильный

Мы живем в мире, где люди иногда думают, что вы профессионал, если носите красивый костюм.Подумайте о том, чтобы поддерживать «деловой» тон в своих электронных письмах аналогичным образом. Это только один из факторов, но, тем не менее, фактор.

Не стоит властно рассуждать о письмах. Когда вы хотите, чтобы кто-то что-то сделал, это всегда нужно задавать вопросом. И даже если что-то требует срочности, вы можете выразить это другими способами, кроме десяти восклицательных знаков.

Давайте рассмотрим сценарий, в котором мы встречаем нового товарища по команде. Мы хотим написать профессиональное письмо.

Вот несколько примеров хорошо сбалансированного тона:

Рад познакомиться! Надеюсь, у нас будет много возможностей поработать вместе.

Привет! Я рада, что ты в нашей команде.

И некоторые вещи, которых следует избегать:

ОМГ !!! Это чертовски круто, что мы будем работать вместе. Мы будем лучшими друзьями! (Слишком импозантно и грубо)

Я слышал много хорошего о вас — давайте посмотрим, правда ли это (Слишком сложно / демонстрирует недостаток доверия)

Если вы ищете приятные приветственные сообщения для новых сотрудников, вот несколько хороших.

Не забывайте о корректуре
Перед тем, как нажать кнопку «отправить», дважды проверьте, нет ли фрагментов, которые могут быть неправильно истолкованы или сочтены грубыми. То же самое и с опечатками. Если вы даже не утруждаетесь проверкой своих писем, это говорит о неуважении. Ваши электронные письма не должны содержать ошибок.

7. Сделайте текст электронного письма конкретным и кратким

После приветствия вы можете объяснить, что заставило вас написать письмо. Обычно это дает правильный контекст.Предыстория не должна быть сложной.

Вот пример идеального профессионального электронного письма, короткого и лаконичного:

Привет, Том,

Вчера я просматривал наш квартальный отчет и заметил некоторые нарушения.

Похоже, что данные за вторую половину октября отсутствуют. Но общий доход все еще кажется правильным.

Нам нужно пересчитать числа еще раз. Мы можем позвонить в 14:00?

Best,

Джефф Форд
Старший бухгалтер XYZ Visco

Сравните с:

Привет, Том,

Можем ли мы сделать звонок в 14:00?

Джефф

Теперь, Том думает: Кто, черт возьми, такой Джефф? Я думаю, что это тот парень, которого я все время путаю с Джоном.Боже, надеюсь, это не связано с той неразберихой в квартальных отчетах. Я лучше напишу Джессике и расспрошу.

Вторая версия письма очень загадочна. Теперь Том будет задавать вопросы о звонке. Это превратится в очередной обмен электронными письмами на рабочем месте. Лучше быть конкретным и сразу предоставить всю необходимую информацию.

Как видите, структура первого примера очень четкая и в нем нет ненужных частей.

Приветственная фраза: Обычный

Intro: Объясняет, в чем причина или что побудило вас написать

Тело: Описывает ситуацию или проблему

Заключение: Что будет дальше или чего ожидать от получателя

Вывод: Обычный

Подпись: Реквизиты отправителя и контактная информация

В некоторых случаях вы можете перейти к делу и объединить вступление с основной мыслью.Самое первое предложение профессионального электронного письма может быть как о том, почему вы пишете, так и о том, что вы предлагаете сделать.

Здравствуйте, мистер Блум,

Я прочитал статью о чат-ботах с искусственным интеллектом и думаю, что мы должны добавить один в наш интернет-магазин. Это может сэкономить нам драгоценное время. Каждый день мы отвечаем на одни и те же вопросы клиентов.

Не могли бы вы проверить этот список платформ для чат-ботов и помочь нам выбрать лучшую?

Жду вашего ответа,

Том Хоукс
Специалист службы поддержки клиентов FXVisco

Чрезвычайно важно разделить ваше письмо на разделы.Читательское поведение людей основано на F-образных паттернах. Им легче сканировать и понимать смысл, если есть несколько более коротких разделов, чем один большой.

Даже если в вашем электронном письме всего несколько предложений, все же лучше разбить его на части. Когда вы описываете несколько проблем, вам также следует добавлять числа.

8. Используйте подписи и добавьте свою подпись

Есть больше способов завершить профессиональное электронное письмо, чем начать его.

Некоторые из популярных подписей, которые вы не увидите за пределами мира переписки.«С уважением» (Великобритания) и «С уважением» (США) были бы примером обычного — хотя и несколько формального — закрытия.

Вы можете проявить творческий подход и написать что угодно, главное, чтобы это была заключительная строка. Однако вам следует подумать о том, чтобы придерживаться классики. Некоторые из них хорошо зарекомендовали себя в плане увеличения вовлеченности.

Как закончить профессиональную переписку

Самые популярные профессиональные строки закрытия электронной почты:

С уважением
С уважением (Великобритания / Австралия, немного неформально)
С уважением
Заранее спасибо
Спасибо

Исследование Bloomerang показало, что подписи «спасибо» являются лучшее.На электронные письма с просьбой об одолжении ответили на 38% выше, когда использовалась фраза «Заранее спасибо».

Этот трюк слегка манипулятивный и пассивно-агрессивный. Некоторых получателей это раздражает. «Заранее спасибо» может быть воспринято как замаскированное требование, а не как настоящее выражение благодарности.

Тем не менее, сказать «спасибо» — это хороший способ завоевать расположение людей. Вам не нужно ограничивать его только строками для входа. Сравните эти два примера писем из известного исследования «Небольшая благодарность — долгий путь»:

Пример электронного письма № 1

Уважаемый [имя],

Я просто хотел сообщить вам, что получил ваш отзыв о моем сопроводительном письме.

Мне было интересно, не могли бы вы помочь со вторым сопроводительным письмом, которое я подготовил, и дать мне отзыв о нем. Сопроводительное письмо прилагается. Не могли бы вы прислать мне несколько комментариев в ближайшие 3 дня?

Пример электронной почты № 2

Уважаемый [имя],

Я просто хотел сообщить вам, что получил ваш отзыв о моем сопроводительном письме. Большое спасибо! Я очень благодарен.

Мне было интересно, не могли бы вы помочь со вторым сопроводительным письмом, которое я подготовил, и дать мне отзыв о нем.Сопроводительное письмо прилагается. Не могли бы вы прислать мне несколько комментариев в ближайшие 3 дня?

Можете ли вы угадать, на какую версию электронного письма пришло больше ответов?

Ага.

Доля ответов для первого письма составила 32%, в то время как на второе письмо ответила 66%. . Сказав «спасибо», ваши профессиональные письма станут вдвое эффективнее.

Подпись

Важно, чтобы получатели ваших писем знали, кто вы и какой бизнес представляете.При подготовке подписи не забудьте указать основные контактные данные, такие как:

Полное имя
Должность
Название компании
URL-адрес веб-сайта
Адрес электронной почты

Дополнительная информация может включать ваш номер телефона или адрес компании. В некоторых типах делового общения также имеет смысл учетная запись LinkedIn или кнопки социальных сетей.

Если вы хотите узнать больше о подписях в профессиональных сообщениях электронной почты, прочтите: Как создать профессиональную подпись электронной почты

9.Придерживайтесь правильного профессионального формата электронной почты

Чтение и отправка писем по сути синонимичны работе. Особенно сегодня, когда удаленная работа стала необходимостью. Тем не менее, составление хорошего электронного письма по-прежнему заставляет людей ломать голову.

Все проще, если разбить на несколько управляемых элементов и задач. Электронная почта не исключение.

Давайте кратко рассмотрим структуру электронного письма. Основные элементы электронного письма:

Строка темы
Приветствие (приветствие)
Введение
Тело
Заключение
Строка закрытия (подпись)
Подпись

Каждый из компонентов требует внимания.Но как только вы начнете думать о письмах как о композициях, их качество улучшится.

Электронные письма с благодарностью, запросы на продвижение по службе, письма с извинениями, прощания с коллегами и многое другое. Есть сотни различных профессиональных ситуаций, в которых требуется электронное письмо. Давайте посмотрим на несколько примеров писем.

Вот пример профессионального электронного письма, написанного коллеге.

Здравствуйте, Деррик,

Я получил ваш отзыв о наших предстоящих маркетинговых кампаниях.Спасибо!

Ваши идеи очень ценны, и я ценю ваши усилия. Было бы здорово, если бы мы могли обсудить это вместе с остальными.

Не могли бы вы прийти на нашу следующую встречу и поделиться своими мыслями с командой?

Пожалуйста, дайте мне знать, свободны ли вы в четверг в 15:00.

С уважением,

Джон Самсон
Директор по маркетингу
Work Wizardry

Электронные письма могут иметь более одного получателя.Вот пример электронного письма группе сотрудников.

Привет, команда,

Если вы еще не знаете, я рад сообщить, что мы выиграли награду FLX 2020! Однако это означает, что мы должны отложить наши семинары по дизайну.

Церемония награждения состоится в следующую среду в Гамбурге. Мы с Джоан не будем доступны с 15 по 17 февраля.

Мы можем перенести семинары на пятницу 19 или понедельник 22 числа.

Пожалуйста, дайте нам знать, если вы хотите принять участие в мастер-классах, и выберите, какая дата вам больше подходит.

Best,

Сэм Донн
Старший дизайнер
GlassdomeBlue, INC.

Взгляните на еще один пример. На этот раз это электронное письмо, отправленное клиенту, который хотел бы стать аффилированным партнером.

Привет,

Спасибо, что обратились в Tidio.

Меня зовут Рафаль, и я руковожу партнерской программой здесь, в Tidio. Я рад слышать, что вам нравится Tidio, и это здорово, что вы предлагаете наши услуги своим клиентам!

Вы можете найти большую часть информации о партнерской программе здесь: https: // www.tidio.com/affiliate/

Всего наилучшего,

Рафаль
Менеджер по партнерству
Tidio

И последнее, но не менее важное: вот профессиональное маркетинговое письмо, созданное на основе шаблона электронного письма.

Согласно исследованию Adobe, люди тратят более 5 часов в день на обработку своей электронной почты. Однако в этом случае практика еще не совершенна.

Есть много распространенных ошибок, которые пользователи электронной почты совершают постоянно.

Почему?

В основном из-за несовпадения личного и профессионального способов письма.Вы можете чувствовать себя в безопасности, когда пишете друзьям. Но если вам нужно написать кому-то, кого вы не знаете, это становится настоящим испытанием.

Распространенные профессиональные ошибки электронной почты включают:

Использование приветственных строк типа «кого это может касаться»
Неверное форматирование текста
Грамматические и орфографические ошибки
Создание слишком длинных электронных писем
Слишком формальное или слишком неформальное сообщение
Забывание приветствий
Ответ всем получателям
Использование сокращений или смайлов

Всех их можно легко избежать.

Секрет написания хороших профессиональных писем — не переусердствовать. Вам не нужно писать сложное эссе. Или имитируйте тон письма аристократа 19 века. Или прикрепите милые картинки с котиками. Сделайте коротким, естественным, лаконичным и без опечаток . Это будет сделать.

Pro-Tip: Иногда люди предпочитают писать электронные письма в текстовых редакторах, а затем копировать и вставлять их в свой почтовый инструмент. Если вы один из них, не забудьте использовать Ctrl + Shift + V. В противном случае вы можете случайно скопировать форматирование.Обычно это выглядит неуместно. Если вы с по хотите сделать свои электронные письма визуально привлекательными, используйте вместо этого настоящий редактор дизайна электронной почты.

Написание электронных писем как профессионал сделает ваше общение более эффективным. Это сэкономит вам время и поможет улучшить деловые отношения. И добиться этого можно, следуя нескольким простым правилам.

Ключевые вещи, которые следует помнить при написании электронных писем:

Напишите строки темы, которые имеют смысл, даже если кто-то проверит их почтовый ящик через несколько месяцев
Включите приветствия (Уважаемый X,) и подписи (С уважением)
Объясните, что побудило вас написать в первом предложении
Укажите цель вашего электронного письма на «сильных» позициях — в начале или в конце письма.
Проявляйте благодарность и проявляйте уважение — вы пожинаете то, что сеете.
Подумайте о своей целевой аудитории и ваших отношениях с ней
Сосредоточьтесь на самая важная проблема и сразу переходите к делу, не отвлекаясь.
Включите призыв к действию в завершающую строку вашего сообщения или рядом с ней
Выровняйте свои сообщения, чтобы убедиться в отсутствии грамматических или орфографических ошибок

Кажется, много то, что нужно запомнить? Если вы пишете электронные письма клиентам, вы можете переключиться на более наглядные электронные письма.Попробуйте профессиональное решение для электронной почты с сотнями шаблонов.

Создайте и отправьте свою рассылку по электронной почте за считанные минуты.

Как написать электронное письмо | 100% Простота использования + Примеры

Хотите узнать, как написать электронное письмо? Нужны советы о том, что куда и почему? Что ж, будь это первое электронное письмо, которое вы когда-либо составили, или вы просто хотите освежить свою память, здесь вы узнаете все, что вам нужно, о том, как правильно писать электронное письмо! Чтобы узнать о более продвинутых методах написания электронной почты, ознакомьтесь с нашей статьей о том, как написать профессиональную статью по электронной почте.

Как написать электронное письмо — форматирование и компоненты

Научиться писать простое электронное письмо просто, и каждое электронное письмо, которое вы когда-либо пишете, будет иметь тот же формат, который требует от вас адресации каждого из следующих компонентов:

Кому, CC, BCC
Вложения
Subject Line
Приветствие
Кузов
Выход

Здесь мы более подробно рассмотрим каждый из этих компонентов, чтобы вы точно знали, что делает отличное электронное письмо.

Кому, CC, BCC

В эти поля, расположенные в верхней части вашего электронного письма, вы помещаете адреса электронной почты людей, с которыми хотите связаться. У каждого своя функция:

Вложения

Функция прикрепления к вашему электронному письму позволяет вам прикреплять подтверждающие документы, которые можно загрузить или просмотреть в вашем сообщении. Поддерживается большинство форматов, и в большинстве случаев вы можете включать текст, изображения, видео, аудио и GIF-файлы.Однако стоит помнить, что обычно существует ограничение на размер отправляемого файла.

Строка темы

Тема вашего электронного письма имеет первостепенное значение, описывает намерение вашего электронного письма и его содержание.

О них часто забывают, но это плохая новость, поскольку они не только помогают получателю понять, что содержится в вашем сообщении, но также гарантируют, что ваше электронное письмо не попадет в корзину .

Приветствие

Всегда начинайте письмо с приветствия.

Важно научиться писать вступительные и приветственные электронные письма, так как позволяет вам быть вежливыми и сообщать получателю о цели вашего сообщения. .

Официальные электронные письма, например, с заявлением о приеме на работу или продажей, требуют официального приветствия. При рассмотрении личных писем или писем между близкими коллегами обычно можно использовать более непринужденное приветствие.

Кузов

Естественно, текст вашего сообщения является важным элементом при написании электронного письма. Идеальное тело электронного письма должно быть сфокусированным, структурированным, с четкой целью и точным. .

Помните, что в электронном письме не ценятся рассказывающие истории, и люди, как правило, теряют концентрацию и интерес, если вы не будете писать короткое и конкретное письмо.

Всегда указывайте, о чем ваша электронная почта, в начале сообщения и размещайте информацию так, чтобы она была легко доступна при беглом чтении .

Выход

Правильная подписка на электронную почту так же важна, как и ее правильный запуск, а использование правильного типа закрытия для предполагаемого получателя гарантирует, что они знают, что сообщение закончено.

Настройте свое закрытие для каждого сообщения и, если вы не знаете, как подписаться, всегда по умолчанию придерживайтесь формальности.

Отправка и написание электронного письма — что можно и чего нельзя

Есть много того, что можно и чего нельзя делать, когда учишься писать электронную почту:

Как написать электронное письмо — основы

Когда вы учитесь писать электронное письмо, после того, как вы добавили адрес электронной почты получателя в правильное поле, вам нужно будет сосредоточиться на трех основных областях.Это:

Subject Line
Приветствие
Кузов
Выход

Здесь мы приводим несколько примеров того, как вам следует подходить к каждому из этих элементов, чтобы вы могли составить свое электронное письмо.

Как написать тему сообщения электронной почты — примеры

Ваша тема должна быть краткой и по существу и включать любую важную информацию, которая необходима получателю для определения цели сообщения.Изучая, как писать тему электронного письма, вы можете использовать следующие примеры, которые помогут вам:

Как написать введение в электронную почту — Примеры
Ваше приветствие, приветствие или представление должно быть адаптировано к предполагаемому получателю. Во многих случаях введение в электронную почту будет вам знакомо по практике написания писем.
Как написать тело письма — примеры
Тело вашего электронного письма должно содержать всю информацию, которую вы хотите передать, но не должно быть слишком длинным или сложным.Вот несколько советов:
Как написать подпись электронной почты или выйти из системы — примеры
Подписать электронную почту очень просто, и вы можете выбрать, как это делать, в зависимости от того, кому вы пишете. Вот несколько идей:
Как написать электронное письмо как начальник — полные примеры
Здесь мы рассмотрим несколько распространенных примеров написания электронных писем, чтобы помочь вам объединить перечисленные выше элементы и улучшить вашу технику электронной почты.
Как написать электронное письмо другу или члену семьи
При написании электронного письма другу или члену семьи необязательно иметь такую подробную строку темы, как в более профессиональной среде.Что-то вроде «Догоняя» будет достаточно. Представив их, вы сможете перейти с ними в более разговорный тон. Вы можете использовать неформальное вступление, например «Привет, Сэм», когда начинаете с ними разговор.
Поскольку вы разговариваете с близким вам человеком в некоммерческой обстановке, вы можете относиться к этому как к беседе с текстовым сообщением. Вы должны использовать дружелюбный тон, но это не значит, что вы не должны быть краткими и ясными. Не говорите бессмысленно, поскольку они, скорее всего, проскользнут мимо вашей информации.При закрытии сообщения приветствия типа «Люблю», «От кого» и т. Д. Приемлемы в зависимости от характера ваших отношений.
Пример
Хай Джейн,
Я просто хотел проверить, получили ли вы мое приглашение на День Благодарения? Пожалуйста, дайте мне знать, если вы приедете, чтобы я знала, сколько готовить индейки!
Любовь,
Марта
Как написать электронное письмо учителю или профессору
При отправке электронного письма учителю или профессору вам нужно использовать более чистый тон, чем обычно.В этой обстановке этот человек является академиком, поэтому требуется соблюдение формальностей. Ваше представление должно быть очень формальным. В нашем примере ниже мы используем «Уважаемый» как лучший вариант. Отправляя электронное письмо профессору, будьте очень краткими и по возможности используйте маркированный список, чтобы прояснить свою точку зрения. Закрывая электронную почту, используйте формальное приветствие, например «С наилучшими пожеланиями, ».
Пример
Уважаемый профессор Смит,
К сожалению, из-за болезни я хотел бы запросить продление срока нашего текущего проекта.Если возможно, я хотел бы продлить до понедельника. Пожалуйста, дайте мне знать, работает ли это для вас.
С уважением,
Джон Терри
Как написать электронное письмо при приеме на работу
При отправке электронного письма с заявлением о приеме на работу требуется формальность. Ваша тема должна включать «Заявление — НАЗВАНИЕ РАБОТЫ». Во введении используйте формальную опцию, например «Уважаемый».В своем теле четко заявите, что ваше резюме и сопроводительное письмо прикреплены (не забудьте прикрепить их!).
Пример
Уважаемый господин / госпожа,
Приложите мое вступительное письмо и резюме к заявке на должность специалиста по маркетингу, как рекламируется на вашем веб-сайте. В этих документах вы найдете всю необходимую информацию, однако, если вам потребуется что-то еще, вы можете связаться со мной по моему мобильному телефону или по электронной почте.
С уважением,
Лотарингия Листер
Как написать благодарственное письмо после интервью

Пройти собеседование достаточно сложно, поэтому сделайте что-нибудь, чтобы выделиться среди остальных соискателей, и отправьте благодарственное письмо после собеседования. В строке темы укажите, что вы благодарите интервьюера за его время и внимание.Во введении используйте начало «Уважаемое ИМЯ ». В теле поблагодарите их за потраченное время и дайте им знать, что вы готовы встретиться снова, если это необходимо. «С наилучшими пожеланиями, » — отличное завершение, которое можно использовать в качестве приветствия.

Пример

Уважаемый Ян,

Спасибо, что дали мне время поговорить с вами и узнать больше о доступной роли. Было приятно пообщаться с вами и обсудить, как я могу занять должность специалиста по маркетингу.

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам нужна дополнительная информация или если вы хотите назначить еще одну встречу для обсуждения дальнейших действий. Я с нетерпением жду вашего ответа в ближайшем будущем.

С уважением,

Лотарингия Листер

Как написать электронное письмо для деловых целей

Электронная почта — это деловой язык общения, поэтому важно знать, как получить отличные навыки работы с электронной почтой, чтобы продолжить свою карьеру.«Привет, команда» или «Привет всем» — идеальное начало для отправки группе людей, но для одного человека используйте «Привет ИМЯ» . Четко укажите цель электронного письма, предполагаемый результат (запланированная встреча, проверенные документы и т. Д.), А затем сообщите график. При закрытии используйте «Спасибо, » или «С уважением, », .

Пример

Hi Team,

В приложении вы найдете последние данные о продажах за последний квартал.Если у вас есть какие-либо комментарии, свяжитесь со мной напрямую.

Best,

Эмма Уотсон

Менеджер по продажам

Компания ABC