Эмейл электронная: Почта Mail.ru - бесплатный и безопасный электронный почтовый ящик

Содержание

Добавление и удаление электронных адресов для почтового ящика

24.03.2021
Чтение занимает 6 мин

В этой статье

Для одного почтового ящика можно настроить несколько адресов электронной почты.You can configure more than one email address for the same mailbox. Такие дополнительные адреса называют прокси-адресами.The additional addresses are called proxy addresses. Прокси-адреса позволяют пользователям получать электронную почту, отправляемую на другой адрес электронной почты.A proxy address lets a user receive email that’s sent to a different email address. Любые сообщения электронной почты, адресованные пользователю на прокси-адрес, доставляются на основной адрес электронной почты, который также называется основным SMTP-адресом или обратным адресом по умолчанию.Any email message sent to the user’s proxy address is delivered to their primary email address, which is also known as the primary SMTP address or the default reply address.

Важно!

Если вы используете Microsoft 365 или Office 365 для бизнеса, следует добавить или удалить адреса электронной почты для почтовых ящиков пользователей в добавлении другого псевдонима электронной почты для пользователяIf you’re using Microsoft 365 or Office 365 for business, you should add or remove email addresses for user mailboxes in the Add another email alias for a user

Дополнительные задачи управления, связанные с управлением получателями, см. в таблице «Документация получателей» в «Получатели в Exchange Online».For additional management tasks related to managing recipients, see the «Recipients documentation» table in Recipients in Exchange Online.

Что нужно знать перед началом работыWhat do you need to know before you begin?

Предполагаемое время для завершения каждой процедуры: 2 минуты. Estimated time to complete each procedure: 2 minutes.
Для выполнения этой процедуры (процедур) необходимы соответствующие разрешения.You need to be assigned permissions before you can perform this procedure or procedures. Чтобы узнать о необходимых разрешениях, см. запись «Получатели» в разделе Разрешения функций в разделе Exchange Online.To see what permissions you need, see the «Recipients» entry in the Feature permissions in Exchange Online topic.
Сведения о ярлыках клавиатуры, которые могут применяться к процедурам в этом разделе, см. в разделе Клавишные ярлыки для центра администрирования Exchange.For information about keyboard shortcuts that may apply to the procedures in this topic, see Keyboard shortcuts for the Exchange admin center.

Процедуры, описанные в данном разделе, показывают, как добавлять и удалять адреса электронной почты для почтового ящика пользователя. Можно использовать сходные процедуры для добавления или удаления адресов электронной почты у других типов получателей.The procedures in this topic show how to add or remove email addresses for a user mailbox. You can use similar procedures to add or remove email addresses for other recipient types.

Примечание

Вы можете использовать аналогичные процедуры для добавления или удаления адресов электронной почты, которые используют плюс адреса.You can use similar procedures to add or remove email addresses that use plus addressing. Дополнительные сведения о плюс-адресов см. в дополнительных сведениях о plus Addressing.For more information about plus addressing, see Plus Addressing.

Добавление адреса электронной почты в почтовый ящик пользователяAdd an email address to a user mailbox

Используйте новый Центр администрирования Exchange (EAC) для добавления адреса электронной почтыUse the new Exchange Admin Center (EAC) to add an email address

В новом EAC перейдите к почтовым ящикам >
получателей. In the new EAC, navigate to Recipients > Mailboxes.
В списке почтовых ящиков пользователей щелкните почтовый ящик, в который необходимо добавить адрес электронной почты.In the list of user mailboxes, click the mailbox that you want to add an email address to. Отображается экран для выбранного почтового ящика пользователя.A display pane is shown for the selected user mailbox.
В настройках почтовых ящиков > адреса электронной почты щелкните ссылку Управление типами адресов электронной
почты.Under Mailbox settings > Email addresses, click the Manage email address types link.
Отображается экран отображения типов адресов управления адресами электронной почты.The Manage email address types display pane is shown. Вы можете просмотреть все адреса электронной почты, связанные с этим почтовым ящиком пользователя.You can view all the email addresses associated with this user mailbox. Каждый тип адреса электронной почты имеет один ответ по умолчанию.Each email address type has one default reply address. Адрес ответа по умолчанию отображается жирным шрифтом.The default reply address is displayed in bold.

Примечание
На странице Адрес электронной почты основной SMTP-адрес отображается жирным шрифтом в списке адресов и прописными буквами SMTP в столбце Тип.On the Email Address page, the primary SMTP address is displayed in bold text in the address list, with the uppercase SMTP value in the Type column.
Нажмите значок Добавить тип адреса электронной почты, а затем нажмите SMTP, чтобы добавить smTP адрес электронной почты в этот почтовый ящик.Click Add email address type, and then click SMTP to add an SMTP email address to this mailbox.

Примечание
Тип SMTP используется для адреса электронной почты по умолчанию.SMTP is the default email address type. Вы также можете добавить настраиваемые адреса в почтовый ящик.You can also add custom addresses to a mailbox. Дополнительные сведения см. в подразделе «Изменение свойств почтового ящика пользователя» в разделе Manage user mailboxes.For more information, see «Change user mailbox properties» in the Manage user mailboxes topic.
Введите новый SMTP-адрес в адрес электронной почты: * _ поле, а затем нажмите _
ОК.Type the new SMTP address in the *Email address:*_ box, and then click _* OK**. Новый адрес выводится в списке адресов электронной почты для выбранного почтового ящика.The new address is displayed in the list of email addresses for the selected mailbox.
Примечание
Если вы хотите сделать этот адрес ответным, вы можете выбрать этот адрес.You can select the Make this the reply address check box if you wish to make this address as the reply address.
Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить.Click Save to save the change.

Использование классического EAC для добавления адреса электронной почтыUse the Classic EAC to add an email address

В классическом EAC перейдите к
почтовым ящикам > получателей.In the Classic EAC, navigate to Recipients > Mailboxes.
В списке почтовых ящиков пользователей щелкните почтовый ящик, в который необходимо добавить адрес электронной почты, а затем нажмите значок Изменить .In the list of user mailboxes, click the mailbox that you want to add an email address to, and then click Edit .
На странице свойств почтового ящика нажмите кнопку Адрес электронной почты.On the mailbox properties page, click Email Address.

Примечание
На странице Адрес электронной почты основной SMTP-адрес отображается жирным шрифтом в списке адресов и прописными буквами SMTP в столбце Тип.On the Email Address page, the primary SMTP address is displayed in bold text in the address list, with the uppercase SMTP value in the Type column.
Нажмите кнопку Добавить, а затем нажмите SMTP, чтобы добавить адрес электронной почты SMTP в этот почтовый ящик.Click Add , and then click SMTP to add an SMTP email address to this mailbox.
Примечание
Тип SMTP используется для адреса электронной почты по умолчанию.SMTP is the default email address type. Вы также можете добавить настраиваемые адреса в почтовый ящик.You can also add custom addresses to a mailbox. Дополнительные сведения см. в подразделе «Изменение свойств почтового ящика пользователя» в разделе Manage user mailboxes.For more information, see «Change user mailbox properties» in the Manage user mailboxes topic.
Введите новый SMTP-адрес в поле Адрес электронной почты, а затем нажмите кнопку ОК.Type the new SMTP address in the Email address box, and then click OK.
Новый адрес выводится в списке адресов электронной почты для выбранного почтового ящика.The new address is displayed in the list of email addresses for the selected mailbox.
Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить.Click Save to save the change.

Чтобы добавить адрес электронной почты, используйте Exchange Online PowerShellUse Exchange Online PowerShell to add an email address

Адреса электронной почты, связанные с почтовым ящиком, содержатся в свойстве EmailAddresses для почтового ящика.The email addresses associated with a mailbox are contained in the EmailAddresses property for the mailbox. Так как он может содержать несколько адресов электронной почты, свойство EmailAddresses называется многоценным свойством.Because it can contain more than one email address, the EmailAddresses property is known as a multivalued property. Следующие примеры показывают различные способы изменения многозначного свойства.The following examples show different ways to modify a multivalued property.

В этом примере показывается добавление SMTP-адреса к почтовому ящику Dan Jump.This example shows how to add an SMTP address to the mailbox of Dan Jump.

Set-Mailbox "Dan Jump" -EmailAddresses @{add="[email protected]"}

В этом примере показано, как добавить несколько SMTP-адресов в почтовый ящик.This example shows how to add multiple SMTP addresses to a mailbox.

Set-Mailbox "Dan Jump" -EmailAddresses @{add="[email protected]","[email protected]"}

Дополнительные сведения об использовании этого способа для добавления и удаления значений многозначных свойств см. в разделе Modifying Multivalued Properties.For more information about how to use this method of adding and removing values for multivalued properties, see Modifying Multivalued Properties.

Здесь показан другой способ добавления адреса электронной почты для почтового ящика путем указания всех адресов, связанных с этим почтовым ящиком.This example shows another way to add email addresses to a mailbox by specifying all addresses associated with the mailbox. В этом примере [email protected] адрес, который требуется добавить.In this example, [email protected] is the new email address that you want to add. Остальные два адреса электронной почты уже существуют.The other two email addresses are existing addresses. Адрес с квалификатором, чувствительным к делу, является SMTP основным smTP-адресом.The address with the case-sensitive qualifier SMTP is the primary SMTP address. В этой команде необходимо указать все адреса электронной почты для почтового ящика.You have to include all email addresses for the mailbox when you use this command syntax. Иначе адрес в команде перезапишет существующие адреса.If you don’t, the addresses specified in the command will overwrite the existing addresses.

Set-Mailbox "Dan Jump" -EmailAddresses SMTP:[email protected],[email protected],[email protected]

Дополнительные сведения о синтаксисе и параметрах см. в разделе Set-Mailbox.For detailed syntax and parameter information, see Set-Mailbox.

Удаление адреса электронной почты из почтового ящика пользователяRemove an email address from a user mailbox

Использование нового EAC для удаления адреса электронной почтыUse the new EAC to remove an email address

В новом EAC перейдите к почтовым ящикам > получателей.In the new EAC, navigate to Recipients > Mailboxes.
В списке почтовых ящиков пользователей щелкните почтовый ящик, из который необходимо удалить адрес электронной почты.In the list of user mailboxes, click the mailbox that you want to remove an email address from. Отображается экран для выбранного почтового ящика пользователя.A display pane is shown for the selected user mailbox.
В настройках почтовых ящиков > адреса электронной почты щелкните ссылку Управление типами адресов электронной почты.Under Mailbox settings > Email addresses, click the Manage email address types link.
В списке адресов электронной почты выберите адрес, который необходимо удалить, а затем нажмите значок Удалить.In the list of email addresses, select the address you want to remove, and then click the Remove icon.
Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить. Click Save to save the change.

Использование классического EAC для удаления адреса электронной почтыUse the Classic EAC to remove an email address

В классическом EAC перейдите к почтовым ящикам > получателей.In the Classic EAC, navigate to Recipients > Mailboxes.
В списке почтовых ящиков пользователей щелкните почтовый ящик, из который нужно удалить адрес электронной почты, а затем нажмите кнопку Изменить .In the list of user mailboxes, click the mailbox that you want to remove an email address from, and then click Edit .
На странице свойств почтового ящика нажмите кнопку Адрес электронной почты.On the mailbox properties page, click Email Address.
В списке адресов электронной почты выберите адрес, который необходимо удалить, а затем нажмите кнопку Удалить значок Удалить .In the list of email addresses, select the address you want to remove, and then click Remove .
Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить.Click Save to save the change.

Чтобы удалить адрес электронной почты, используйте Exchange Online PowerShellUse Exchange Online PowerShell to remove an email address

В этом примере показано, как удалить адрес электронной почты из почтового ящика Janet Schorr.This example shows how to remove an email address from the mailbox of Janet Schorr.

Set-Mailbox "Janet Schorr" -EmailAddresses @{remove="[email protected]"}

В этом примере показано, как удалить несколько адресов из почтового ящика.This example shows how to remove multiple addresses from a mailbox.

Set-Mailbox "Janet Schorr" -EmailAddresses @{remove="[email protected]","janets@tailspintoys. com"}

Кроме того, можно удалить адрес электронной почты, пропустив его в команде для задания всех адресов электронной почты для почтового ящика. Пусть почтовый ящик Janet Schorr имеет три адреса электронной почты: [email protected] (основной SMTP-адрес), [email protected] и [email protected]. Чтобы удалить адрес [email protected], нужно запустить следующую команду.You can also remove an email address by omitting it from the command to set email addresses for a mailbox. For example, let’s say Janet Schorr’s mailbox has three email addresses: [email protected] (the primary SMTP address), [email protected], and [email protected]. To remove the address [email protected], you would run the following command.

Set-Mailbox "Janet Schorr" -EmailAddresses SMTP:[email protected],[email protected]

Поскольку адрес [email protected] был пропущен, он удаляется из почтового ящика.Because [email protected] was omitted in the previous command, it’s removed from the mailbox.

Дополнительные сведения о синтаксисе и параметрах см. в разделе Set-Mailbox.For detailed syntax and parameter information, see Set-Mailbox.

Используйте Exchange Online PowerShell для добавления адресов электронной почты в несколько почтовых ящиковUse Exchange Online PowerShell to add email addresses to multiple mailboxes

Вы можете добавить новый адрес электронной почты в несколько почтовых ящиков одновременно с помощью Файла PowerShell Exchange Online и отдельного запятой значения (CSV).You can add a new email address to multiple mailboxes at one time by using Exchange Online PowerShell and a comma separated values (CSV) file.

Этот пример импортирует данные из C:\Users\Administrator\Desktop\AddEmailAddress.csv, который имеет следующий формат.This example imports data from C:\Users\Administrator\Desktop\AddEmailAddress.csv, which has the following format.

Mailbox,NewEmailAddress
Dan Jump,[email protected]
David Pelton,[email protected]
Kim Akers,[email protected]
Janet Schorr,[email protected]
Jeffrey Zeng,[email protected]
Spencer Low,[email protected]
Toni Poe,[email protected]
...

Выполните следующую команду, чтобы использовать данные в CSV-файле для добавления адреса электронной почты для каждого почтового ящика, указанного в CSV-файле.Run the following command to use the data in the CSV file to add the email address to each mailbox specified in the CSV file.

Import-CSV "C:\Users\Administrator\Desktop\AddEmailAddress.csv" | ForEach {Set-Mailbox $_.Mailbox -EmailAddresses @{add=$_.NewEmailAddress}}

Примечание

Имена столбцов в первой строке этого CSV-файла ( Mailbox,NewEmailAddress) выбраны произвольно.The column names in the first row of this CSV file ( Mailbox,NewEmailAddress) are arbitrary. Что бы вы ни использовали для имен столбцов, убедитесь, что вы используете те же имена столбцов в команде Exchange Online PowerShell.Whatever you use for column names, make sure you use the same column names in Exchange Online PowerShell command.

Электронная почта | Справка Blackboard

Система Blackboard Learn включает в себя функцию отправки сообщений электронной почты, чтобы администраторы могли посылать электронные сообщения следующим группам пользователей:

Все преподаватели
Все учащиеся
Все пользователи

После определения получателей все сообщения создаются одинаково.

Подробнее о том, как сделать средство электронной почты доступным в курсах и организациях

Подробнее об использовании электронной почты учащимися

Подробнее об использовании электронной почты преподавателями

Отправка сообщения по электронной почте

В окне Панель администратора в разделе Средства и программы выберите пункт Электронная почта.
Выберите Все преподаватели, Все учащиеся или Все пользователи.
Введите тему и текст сообщения.
Нажмите Отправить, чтобы отправить сообщение.

Выключение обработки DMARC

В версиях Blackboard Learn 9.1 за II и IV кварталы 2016 г. добавлено отключение обработки электронной почты DMARC. На клиентов, имеющих собственный почтовый сервер и контролирующих пользовательские адреса электронной почты, не распространяются отказы DMARC. Такие клиенты могут отключить эту функцию.

Чтобы отключить обработку DMARC, измените bbconfig.email.use.dmarc.from.override в файле bb-config.properties. Измените значение на ложь. После изменения значения на «ложь» из заголовков писем исчезнет [email protected]
Обновите конфигурацию, выполнив команду PushConfigUpdates.

Подробнее о файле bb-config.properties

Подробнее о PushConfigUpdates

Изменение настроек электронной почты

Начиная с выпуска Blackboard Learn 9.1 за II квартал 2017 год, администраторы могут изменять настройки электронной почты в пользовательском интерфейсе, а не в файле bb-config.properties. Также благодаря этому при изменении настроек электронной почты не требуется перезагрузка Blackboard Learn.

На панели администратора можно отобразить адреса электронной почты пользователей для связи по вопросам поддержки. Также доступны дополнительные параметры электронной почты. Перейдите на панель администратора. Для начала в разделе Служебные программы и средства выберите Конфигурация системы > Конфигурация электронной почты.

Внесите необходимые изменения в настройки. По окончании нажмите Сохранить.

Настройка	Описание
Основной контакт поддержки по электронной почте	Введите адрес электронной почты для запросов поддержки, которые создаются в Blackboard Learn. Этот адрес используется в качестве контакта поддержки, преподаватели и конструкторы курса видят его на Панели управления своего курса. В предыдущих версиях Blackboard Learn это поле находилось в разделе «Системный администратор > Местный контакт поддержки».
Адрес электронной почты администратора	Этот адрес указывается в поле От в письмах, отправленных администратором в Blackboard Learn.
Изменение адреса в поле «От»	Укажите адрес электронной почты, чтобы изменить собственный электронный адрес отправителя. При выборе Да введите адрес электронной почты, который будет отображен в поле От.
Изменение адреса в поле «Кому»	Укажите адрес электронной почты, чтобы получать копии сообщений, отправляемых системой Blackboard Learn. Письмо дойдет до указанного получателя, а его копия будет отправлена на этот адрес электронной почты. Так как все сообщения, отправляемые в Blackboard Learn, будут копироваться и на этот почтовый ящик, ожидайте множества писем в нем. Если же это поле оставить пустым, то копии всех сообщений будет получать администратор.
Отладка SMTP	Включите этот параметр, чтобы вести журнал SMTP-подключений. Этот журнал пригодится при устранении неполадок.
Отправить уведомления по электронной почте от	Введите адрес электронной почты, который будет отображен в поле От в уведомлениях, отправленных из Blackboard Learn.
Настройки почтового сервера	Для обработки писем в Learn необходимо настроить SMTP-сервер. Для дополнительной безопасности выберите запрос проверки подлинности или включите шифрование SSL или TLS. Настройки вступят в силу после нажатия кнопки Отправить. При первом использовании этой страницы конфигурации создается запись в реестре. Подробнее о безопасности в Blackboard Learn
Дополнительная информация	Подробное описание параметров конфигурации в файле bb-config. properties. Перезагрузите экземпляр Blackboard Learn, чтобы изменить эти параметры.

Настройки почтового сервера

Чтобы повысить безопасность исходящей почты, проверка подлинности SMTP поддерживается Blackboard Learn, начиная с версии 9.1 за IV квартал 2017 г. Почтовый сервер может быть полностью настроен на панели администратора. Для поддержки прежних версий в файл bb-config.properties добавляются дополнительные параметры. Параметры могут использоваться для настройки, если с помощью панели администратора не была создана запись реестра. Если запись существует, она будет использована вместо файла bb-config.properties. Изменения, внесенные в файл конфигурации, указаны ниже.

При переходе с предыдущего выпуска на новый прежние параметры сохраняются, а новые устанавливаются по умолчанию — без использования проверки подлинности или шифрования. Администраторы могут включить эти функции после перехода. Ошибки электронной почты регистрируются в тех же журналах электронной почты.

Фрагмент файла bbconfig.properties:

## The boolean flag to indicate whether the SMTP server requires authentication, the value can be either true or false(default) ##
[email protected][email protected]
[email protected]@
[email protected]@

## Connection type specifies the way how the emails be encrypted, the valid options are ##
## Default: the emails are not encrypted.
## StartTLS: the emails are encrypted via TLS
## SSL: The emails are emails via SSL
## Any other value (including null) will be token as Default. ##
[email protected][email protected]

Ограничение разрешений для электронной почты на курсе

Администраторы могут определять, в какой степени пользователи на курсах могут использовать электронную почту. Вы можете ограничить доступные на курсе параметры электронной почты для получателей, чтобы они не злоупотребляли ей.

Управление этими параметрами осуществляется с помощью указанных ниже разрешений.

Курс / организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Все группы
Курс / организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Все преподаватели / ведущие
Курс / организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Все наблюдатели
Курс / организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Все учащиеся / участники
Курс / организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Все помощники преподавателей / помощники
Курс / организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Все пользователи
Курс / организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Выбранные группы
Курс/организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Выбранные наблюдатели
Курс/организация (Средства) > Отправить сообщение по электронной почте > Выбранные пользователи

Преподаватели не смогут включить соответствующие параметры электронной почты, если вы отключили их при помощи этих разрешений. Например, если вы отключили для учащихся возможность отправлять электронные письма всем пользователям на курсе, преподаватели не смогут включить эту функцию.

Подробнее о возможностях настройки электронной почты преподавателями

Защита электронной почты / Информационная безопасность / Решения

Способы защиты электронной почты

Комплексная защита информации, для передачи которой используется электронный почтовый ящик, ставит перед собой следующие задачи:

Обеспечение беспрепятственного получения писем адресатом, без возможности их перехвата, вскрытия, прочтения, а также предотвращение возможного подлога.
Защита информации, отправленной через e-mail, от ее распространения злоумышленником без ведома отправителя.

Защита писем от перехвата

Достижения этой задачи, которая рано либо поздно потребует своего решения, основывается на применении традиционных методов криптографии – использовании определенных шифров. Защита от возможного подлога предполагает применение ЭЦП (электронной цифровой подписи).

Техническая сторона вопроса обеспечения безопасности чаще всего предусматривает установку специального независимо компилируемого программного модуля (plug-in) для почтового клиента. Обычно – этого вполне достаточно, поскольку этот небольшой по размерам дополнительный софт в автоматическом режиме зашифровывает письма и подписывает их. Если пользователем применяется веб-интерфейс для входа в собственную почту, этот процесс выполняется почтовым сервером или специальным скриптом, что обеспечивает более высокий уровень безопасности. Для первичного обмена ключами предполагается применение специального ресурса.

Используемые с этой целью криптографические технологии отработаны, их применение надежно защищает отправляемую информацию от перехвата или подлога. Обычно таких мер защиты вполне бывает достаточно. Возможные уязвимости такого комплекса мер безопасности проявляются лишь в следующих случаях:

— установка явно «слабых» криптоалгоритмов, хоть выбор такого софта может быть определен и национальной законодательной базой страны, поскольку обеспечивает возможность спецслужбам получить доступ к электронной почте, путем взлома криптоалгоритмов;

— сбои функциональности криптографических алгоритмов или задействованных протоколов;

— изначально сделанные злоумышленником «Закладки» в криптоалгоритмы, которые делают возможным взлом защиты e-mail;

— «действия» вируса, способного перехватить уже расшифрованное сообщение на устройстве адресата или получившего доступ к ключам «машины» отправителя либо адресата.

В большинстве своем, известные на данный момент уязвимости имеют либо внешний характер, либо продиктованы выбранным способом реализации системы безопасности. При комплексном подходе к защите почты – эти уязвимости выявляются и устраняются.

Защита отправленной почтой информации от действий недобросовестного адресата

Задача защиты отправленного почтой письма от его распространения злоумышленником, который втерся в доверие, осуществляется путем использования определенных средств, позволяющих создать ситуацию, когда «адресат имеет возможность лишь прочесть письмо». Все остальные действия с полученной через почту информацией ему недоступны. Применяется для этого небольшая по объему программа, именуемая либо собственный просмотрщик письма, либо специальный просмотрщик, либо специальный браузер.

Этот софт исключает возможность использования внешних компонентов, применяемых обычно для демонстрации содержимого писем. В результате, у отправителя появляются собственные трудности – не поддерживается большинство программно-аппаратных платформ, а также форматов отсылаемых через e-mail документов.

Профессионалы отмечают, что, в отличие от средств защиты писем от перехвата, использование «спецпросмотрщика писем» не позволяет обеспечить желаемого уровня защиты, поскольку это невозможно в принципе. Злоумышленник может просто сделать скриншот полученной в письме информации, а затем и сформировать из него документ. Не имея возможности стопроцентно предотвратить нежелательное распространение информации, софт, защищающий почту от распространения писем злоумышленником, лишь кардинально ограничивает потенциальный объем утечки.

Эффективность же мер по ограничению возможного несанкционированного распространения информации зависит от стойкости применяемых средств защиты к существующим методам автоматического считывания информации из полученного письма, а именно:

— взлом извне спецпросмотрщика защищаемых писем для того, чтобы извлечь из него документ;

— копирование документов с экрана, изменение формата копий и преобразование их в документ.

Даже набор имеющихся средств защиты e-mail может оказаться бессмысленным, если отсутствует четкое понимание, что требуется защитить, от каких действий, для чего это необходимо и насколько надежной должна быть выстроена система защиты. Только наличие комплексного понимания стоящих задач и способов их решения позволяет выбрать оптимальную систему из существующих на рынке предложений.

Средства защиты

Безопасная функциональность e-mail создается применением:

— Почтового Антивируса, который автоматически проводит сканирование писем, информационных фалов на присутствие вредоносного софта;

— Анти-Спама, отвечающего за выявление обыкновенных рассылок, на получение которых пользователь не подписывался.

Оба данных компонента получают доступ к приходящим на почту сообщениям путем:

— своевременного перехвата, исследования почтового трафика в автоматическом режиме по протоколам POP3, SMTP, NNTP, IMAP;

— использования специальных plug-in, имеющихся в почтовых клиентах.

Инсталляция дополнительных программ Почтового «антивирусника» (в Microsoft Office Outlook и The Bat!) и Анти-Спама (в Microsoft Office Outlook, Outlook Express и The BAT!) осуществляется в автоматически, при установке программы-антивирус.

Параметры функционирования Почтового Антивируса

Заводской установкой предусматривается, что Почтовый Антивирус будет исследовать как поступающие, так и отправляемые письма. Пользователь, по своему желанию, может не проверять «отправленные», отключив эту функцию.

Предусмотрены и дополнительные ограничения, которые может установить сам клиент, отменив сканирование вложенных файлов, к примеру:

— пропускать без сканирования архивы, что не рекомендуется, поскольку отмечались случаи обнаружения вирусов, рассылаемых в виде архивов;

— ограничить максимальную продолжительность процесса сканирования, что часто используется для ускорения процесса получения писем. Заводская установка предполагает трехминутное сканирование сообщения.

Кроме «ручного» выбора настроек функциональности Почтового антивирусника, потребитель имеет возможность использовать один из заранее установленных уровней защиты:

— Высокий;

— Рекомендуемый;

— Низкий.

Алгоритм функциональности Почтового Антивируса

Софт Почтовый Антивирус, используя сигнатурный анализ, практически одинаковый с Файловым Антивирусом, проводит обработку писем, как зараженных, так и подозрительных. Как и при работе обыкновенного антивирусника, объекты либо удаляются, либо лечатся, либо отправляются в карантин.

Порядок обработки имеющих вирус либо подозрительных объектов

Почтовый антивирусник запрашивает у владельца устройства разрешение на проведение определенных действий либо объект обрабатывается на основе параметров, выбранных в настройках.

Программа защиты почты от вируса выводит уведомления о своих действиях, сопровождая их выполнение определенным текст:

— Message has been disinfected — удалены/вылечены объекты, предоставляющие угрозу;

— Suspicious part has been quarantined — подозрительные файлы, полученные с письмом, отправлены в карантин;

— Message is infected или Message has a suspicious part — не обезврежены выявленные зараженные либо потенциально опасные объекты.

Софт Почтового Антивируса, страхуя пользователя от ошибочного запуска файла, где потенциально находится вирус, самостоятельно изменяет названия либо удаляет файлы, имеющие расширениям «.com», «.exe». Если вложенный файл переименован — вместо последней буквы появляется нижнее подчеркивание.

Алгоритм действий Анти-Спама

Софт Анти-Спам, осуществив проверку полученного письма, определяет его статус — спам, возможный спам, а также не спам.

В процессе этой работы применяются по очереди следующие критерии оценки:

Список отправителей, от которых разрешено получать почту, а также перечень фраз, наличие которых заинтересует владельца e-mail — если отправитель включен в «зеленый список» либо имеется заранее оговоренная фраза, письмо оценивается как «не спам».
Список отправителей, от которых запрещено получение писем либо перечень фраз, наличие которых не интересует владельца почтового ящика — если отправитель числится в «черном списке» либо общая оценка используемых в письме нежелательных фраз превышает 100%, письмо признается «спамом».
Анализируются заголовки, используя Самообучающийся алгоритм Байеса (анализ текста), оценка вложенных изображений.
Путем анализа структуры определяется статус письма.

После проведенной Анти-Спамом оценки, в теме письма даже может появиться сообщение:

— [!! SPAM] — письму присвоен статус «спам»;

— [?? Probable spam] — письмо признано возможным спамом.

Как должны быть настроены порты

Перехват сетевых информпакетов, последующий контроль почтового трафика с применением протоколов POP3, SMTP, NNTP, IMAP, проводится при приеме почты через стандартные порты.

Если задействуются нестандартные порты – они добавляются в список, проверяемый этими протоколами. Для проверки, какие порты контролируются, следует зайти в секцию настроек антивируса Настройка сети.

Владелец почтового ящика может выбрать автоматический режим — все блоки данных перехватываются, а антивирус определяет самостоятельно, для каких портов передается информация, какие протоколы задействованы для передачи данных. Такая работа, к сожалению, довольно ресурсоемкая, поэтому этот режим и отключен изначально.

рассчитать проект

Контакты

Центральный офис АО «Почта России»

Адрес: 131000, Москва, Варшавское шоссе, 37

Тел.: +7 (495) 956-20-67

Факс: +7 (495) 956-99-51

8 800 1 000 000 (звонок бесплатный)

[email protected] (для официальных писем в адрес руководства Общества)

[email protected] (для обращений и заявлений граждан)

Контакты региональных УФПС

Пресс-служба

131000, Москва, Варшавское шоссе, 37

Тел.+7 495 956 99 62

Факс: +7 (495) 956-99-51

e-mail: [email protected]

Линия доверия

131000, Москва, Варшавское шоссе, 37

Тел. +7 (495) 739-47-12

Факс: +7 (495) 232-49-86

e-mail: [email protected];

Информация для инвесторов (владельцев облигаций)

131000, Москва, Варшавское шоссе, 37

Тел.: +7 (495) 956-20-67 #1616

Факс: +7 (495) 956-99-51

e-mail: [email protected]

Информация для инсайдеров

131000, Москва, Варшавское шоссе, 37

Тел. +7 (495) 956-20-67 #4567

Факс: +7 (495) 956-99-51

e-mail: [email protected]

Реквизиты

Полное наименование компании	Акционерное общество «Почта России»
Сокращенное наименование компании	АО «Почта России»
Место нахождения	131000, г. Москва, Варшавское ш., 37
Адрес (почтовый адрес)	131000, г. Москва, Варшавское ш., 37
Дата государственной регистрации	01.10.2019
ОГРН	1197746000000
ИНН	7724490000
КПП	772401001
ОКПО	41587589
ОКТМО	45918000000
Зарегистрировавший орган	Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы № 46 по г. Москве
ФИО руководителя	Акимов Максим Алексеевич
Расчетный счет	40502810300060000094 в БАНК ВТБ (ПАО) г. Москва
Корреспондентский счет	30101810700000000187
БИК	044525187

Электронная почта – Цифровой блок НИУ ВШЭ – Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»

В старых версиях браузеров сайт может отображаться некорректно. Для оптимальной работы с сайтом рекомендуем воспользоваться современным браузером.

Мы используем файлы cookies для улучшения работы сайта НИУ ВШЭ и большего удобства его использования. Более подробную информацию об использовании файлов cookies можно найти здесь, наши правила обработки персональных данных – здесь. Продолжая пользоваться сайтом, вы подтверждаете, что были проинформированы об использовании файлов cookies сайтом НИУ ВШЭ и согласны с нашими правилами обработки персональных данных. Вы можете отключить файлы cookies в настройках Вашего браузера.

✖

Обычная версия сайта

Важные объявления 1

Получить консультацию

Правила получения услуги

Услуга предоставляется работникам НИУ ВШЭ, включая совместителей и работающих по договорам ГПХ.

Результат оказания услуги

Консультация предоставлена.

Срок оказания услуги

В рабочие дни (понедельник-пятница) с 9:30 до 18:00.
Ожидаемый срок исполнения — 3 дня с момента обращения.

Получить услугу

Для получения консультации необходимо перейти в ЕЛК по ссылке в раздел (кнопка) «Вопрос по электронной почте».

Заявить об ошибке/неисправности

Правила получения услуги

Услуга предоставляется работникам НИУ ВШЭ, включая совместителей и работающих по договорам ГПХ.

РЕЗУЛЬТАТ ОКАЗАНИЯ УСЛУГИ

Ошибка/неисправность устранена.

СРОК ОКАЗАНИЯ УСЛУГИ

2 рабочих дня с момента подачи заявки.

Получить УСЛУГУ

Для сообщения об ошибке необходимо перейти в ЕЛК по ссылке в раздел (кнопка) «Ошибка в электронной почте».

Создание/удаление (блокировка) почтового ящика

Правила получения услуги

Услуга предоставляется работникам НИУ ВШЭ, включая совместителей и работающих по договорам ГПХ.

После заведения почтового ящика, ваша почта доступна по ссылке: mail.hse.ru или mail2.hse.ru, даже вне сети НИУ ВШЭ.
Работать с почтой по указанным ссылкам можно при помощи Интернет-браузера.

На размер почтовых сообщений установлено ограничение 20 Мб.

Предварительно перед работой с КЭПС ознакомьтесь с Регламентом использования корпоративной электронной почтовой системы.

Инструкции пользователя:

РЕЗУЛЬТАТ ОКАЗАНИЯ УСЛУГИ

Создание учетной записи в Active Directory и почтового ящика.
Блокировка учетной записи в Active Directory и почтового ящика.

СРОК ОКАЗАНИЯ УСЛУГИ

2 рабочих дня с момента с момента согласования заявки на создание почтового ящика руководителем.
2 рабочих дня с момента подачи заявки (для заявки на создание ящика подразделения).

Получить УСЛУГИ

Для подачи заявки на создание персонального почтового ящика необходимо перейти в ЕЛК по ссылке в раздел (кнопка) «Почта для нового работника».

Увеличение размера почтового ящика и архивация

ПРАВИЛА ПОЛУЧЕНИЯ УСЛУГИ

Услуга предоставляется работникам НИУ ВШЭ, включая совместителей и работающих по договорам ГПХ.
Максимальный размер почтового ящика 12 Гб. Заявки на увеличение размера почтового ящика более 12 Гб не рассматриваются.

Результат оказания услуги

Увеличение почтового ящика пользователя.
Настройка архивации почтового ящика пользователя на локальный ПК или в онлайн-архив.

Срок оказания услуги

2 рабочих дня с момента подачи заявки.

Получить услугу

Для подачи заявки на увеличение размера почтового и для настройки архивации почтового ящика необходимо перейти в ЕЛК по ссылке в раздел (кнопка) «Вопрос по электронной почте».

К заявке прикрепите заполненную Excel форму (приведены ниже) или укажите все необходимые данные в поле «Описание вопроса».

;
;
.

Создание/администрирование общих папок в почтовой системе

Правила получения услуги

Услуга предоставляется работникам НИУ ВШЭ, включая совместителей и работающих по договорам ГПХ.

Результат оказания услуги

Создание общей папки.
Изменение прав доступа к общей папке.

Срок оказания услуги

2 рабочих дня с момента подачи заявки заявителем руководителем подразделения.

Получить услугу

Для подачи заявки на создание общей папки в почте и изменение прав доступа руководителю подразделения необходимо перейти в ЕЛК по ссылке в раздел (кнопка) «Вопрос по электронной почте».

К заявке следует прикрепить заполненную Excel форму (приведены ниже) или указать все необходимые данные в поле «Описание вопроса».

Предоставление подразделениям возможности отправлять сообщения с локальных серверов и из ИС через почтовые серверы НИУ ВШЭ

Правила получения услуги

Услуга предоставляется работникам НИУ ВШЭ, включая совместителей и работающих по договорам ГПХ.

Результат оказания услуги

Предоставление возможности отправлять сообщения через почтовые сервера НИУ ВШЭ.

Срок оказания услуги

2 рабочих дня с момента согласования заявки директором по информационным технологиям Щербаковым О.М.

Получить услугу

Для подачи заявки на предоставление возможности отправлять сообщения через почтовые серверы НИУ ВШЭ руководителю подразделения необходимо перейти в ЕЛК по ссылке в раздел (кнопка) «Вопрос по электронной почте».

К заявке следует прикрепить заполненную Excel форму или указать все необходимые данные в поле «Описание вопроса»:

Россиянам придет e-mail от государства

Премьер-министр Дмитрий Медведев поручил придать юридический статус электронной почте, заявил в среду вице-премьер Аркадий Дворкович. Его слова передает ТАСС. «Он дал указание внести изменения, скорее всего, в Гражданский кодекс, не только в налоговое законодательство», – рассказал Дворкович (здесь и далее цитата по ТАСС). Также Дворкович отметил необходимость формирования реестра электронных адресов. «Адресное пространство в интернете должно стать юридически значимым», – пояснил Дворкович.

Дворкович отвечал на жалобу предпринимателя, посетовавшего на то, что он вынужден отправлять «Почтой России» документы в Федеральную налоговую службу (ФНС). Служба также отвечает по почте: электронные письма не имеют юридического статуса.

В некоторых случаях «Почта России» уже с 2015 г. отказалась от бумажных писем и доставляет уведомления и заказные письма госорганов в электронном виде, замечает представитель предприятия. Это ускоряет процесс и снижает нагрузку на почтовые отделения. Правда, для этого граждане сами должны дать согласие на получение таких писем по электронной почте в личном кабинете на сайте zakaznoe.pochta.ru или на сайте госуслуг. Таких пользователей уже 1,5 млн человек, говорит представитель «Почты России».

Но это распространяется только на сообщения тех госорганов, которые подключились к сервису «Почты России»: Федеральной службы судебных приставов Москвы, ГИБДД, Росаккредитации и мировых судов Москвы, перечисляет представитель предприятия. Сейчас в электронном виде приходят постановления о нарушениях правил дорожного движения в Москве, Московской и Ростовской областях, постановления о возбуждении исполнительного производства против не платящих эти штрафы должников, а также повестки мировых судей Москвы. Для защиты персональных данных пользователей все данные передаются в зашифрованном виде, подчеркивает представитель «Почты России».

Представитель ФНС парирует, что служба переписывается с налогоплательщиками в соответствии с законом. Если налогоплательщик указывает в обращении, что хочет получить ответ на электронный адрес, то туда и придет ответ, заверяет он.

Придание электронной почте юридического статуса позволяет экономить время и деньги, рассуждает консультант по безопасности Cisco Алексей Лукацкий. Но есть и вопросы. Во-первых, непонятно, что считать официальным почтовым ящиком гражданина, когда у каждого их по нескольку штук. Важной задачей в таком случае станет повышение культуры кибербезопасности граждан, указывает Лукацкий. Люди должны знать о рисках, устанавливать антивирус и следить за своей компьютерной гигиеной, замечает эксперт.

В договорных отношениях с государством электронная переписка весьма часто имеет юридическую силу, объясняет старший юрист Beiten Burkhardt Анна Климова. Если правительство решит перевести оповещения из различных органов и ведомств в электронный формат, то придется вносить правки в огромное число законов и актов, подчеркивает Климова.

Технически и организационно электронная почта может использоваться для общения государства и граждан, рассуждает руководитель экспертного центра электронного государства Павел Хилов. Такая система работает в Дании, где все граждане старше 15 лет обязаны иметь электронную почту для коммуникации с государством. Правда, доступ к ней можно получить лишь через специальный портал, а не через популярные почтовые сервисы, рассказывает Хилов. Поэтому в России он предлагает использовать личный кабинет портала госуслуг, где уже можно получать сообщения госорганов.

Пресс-секретарь Медведева Наталья Тимакова не ответила «Ведомостям». Представитель Минкомсвязи отказался от комментариев.

Запущен сервис для проверки поддержки работы почты с кириллическими e-mail

электронная почта

На сайте поддерживаю.рф открыт новый сервис «тест EAI», позволяющий проверить с помощью алгоритмов UASG поддержку почтовым сервером расширения UTF8SMTP, а также возможность приема различных типов интернационализированных e-mail, рассказали D-Russia.ru организаторы проекта, добавив что кириллическую почту проверяли в Рунете весь июнь.

Результат проверки одного из e-mail-адресов.

Напомним, в начале июня Координационный центр доменов .RU/.РФ совместно с Группой управления по универсальному принятию (UASG) и проектом «Поддерживаю.РФ» провел исследование уровня универсального принятия в Рунете и готовности ключевых сервисов в различных отраслях к работе с кириллическими почтовыми адресами.

В ходе исследования семь типов адресов электронной почты, включавших кириллические символы, были протестированы на принятие на нескольких десятках веб-сайтов через форму регистрации (подписки) или контактные формы, если таковые имелись.

Выяснилось, что только 19% сайтов Рунета смогли принять e-mail-адреса, полностью составленные из символов национального алфавита, что является вторым результатом в мире. Первое место принадлежит Германии, где веб-проектов, поддерживающих локальный алфавит, оказалось 28%.

Наибольшую готовность к работе с кириллическими адресами проявили российские ресурсы из категории электронной коммерции (30%), онлайн-образования (25%) и банковского сектора (20%). Наименее подготовленными оказались веб-порталы СМИ (всего 11%). При этом в мире самый высокий уровень универсального принятия демонстрируют сайты банков, а наименьший – интернет-магазины.

Как отметил директор Координационного центра доменов .RU/.РФ Андрей Воробьев, второе место в мире по уровню принятия национального алфавита, безусловно, хороший результат. Однако о полноценной интеграции кириллицы в инфраструктуру Рунета можно будет говорить только после того, как минимум 50% сайтов будут корректно не только принимать, но и обрабатывать русскоязычные e-mail-адреса.

Причем первые решения, направленные на ликвидацию сложившегося «кириллического неравенства», были представлены на онлайн-хакатоне конкурса «Цифровой прорыв 2020», прошедшем на прошлой неделе. Одним из его заданий стало создание приложения или онлайн-сервиса, поддерживающего кириллические почтовые адреса (EAI).

По условиям кейса в связи с широким распространением нового штамма гриппа на государственном уровне принято решение о разработке системы оперативного оповещения граждан, которая включает формы регистрации пользователей, индивидуальное расписание действий и систему уведомлений по электронной почте, допускающей использование кириллических доменных имен и почтовых адресов. Основной задачей кейса была реализация поддержки русскоговорящих пользователей интернета и возрастных категорий граждан.

Тринадцать команд вышли в финал конкурса. Первое призовое место, предоставив полное решение, занял проект «Стоп Грипп» (команда «18»), объединяющий систему оповещения, веб-сайт и почтовый сервер hMailServer, специально модифицированный для работы с кириллическими e-mail, а также API для валидации EAI-адресов.

Второе место также было присуждено за сервис валидации кириллических e-mail, который позволяет проверить существование домена верхнего уровня (TLD) по базе данных ICANN и наличие почтового сервера у домена второго уровня (команда «Связь-1»). Третье место заняла команда, разработавшая мобильное приложение «Эпидемии – нет» для iOS/Android с поддержкой интернационализации, позволяющее использовать в качестве логинов кириллические e-mail (команда NaoPlus).

Представители команд, занявших призовые места в кейсе Координационного центра, отметили, что проблема универсального принятия в почте стала для них совершенно новой и, несмотря на широкую известность интернационализированных доменов, в том числе домена .рф, они не представляли, насколько существующее программное обеспечение слабо поддерживает кириллические e-mail.

Электронная почта — обзор

Управление по электронной почте

Электронная почта разрушает барьеры, побуждая руководителей высшего звена обмениваться информацией с гораздо более крупной и разнообразной группой сотрудников. Никто не видит таких изменений лучше, чем г-жа Эванс, которая впервые видит наступающий день, когда садится завтракать в своем доме в пригороде Сан-Матео, благодаря системе электронной почты, в которую она может позвонить из ее персональный компьютер. В ее каталог электронной почты регулярно входят отчеты о статусе сотрудников, работающих в ночную смену, которые управляют центрами обработки данных и телекоммуникациями под ее руководством.Она также может найти предложения от коллег относительно предлагаемых встреч или просьбы прокомментировать их идеи. Также могут быть записи от подчиненных о решениях о расходах, которые они приняли или хотят принять. «Есть много простых, быстрых вопросов, которые задаются людям в неурочные часы», — сказала г-жа Эванс. «Вместо того, чтобы записывать их на потерянном листе бумаги, они отправляют их по электронной почте».

Г-жа Эванс решает некоторые вопросы незамедлительно, часто отправляя электронный ответ. Способность получить удовольствие от рабочего дня дома или продлить его там помогает ей совмещать обязанности в банке с жизнью, которую она разделяет с мужем и четырехлетним сыном.«Многие из нас используют эту систему, чтобы проводить больше времени с семьей», — сказала она.

В настоящее время 6600 сотрудников Wells в системе электронной почты отправляют от 15 000 до 20 000 сообщений ежедневно. «Это более неформально, чем письменная памятка, и менее навязчива, чем телефонный звонок», — сказала Ширли Мур, менеджер по информационным системам. «Это означает, что у вас больше шансов на общение и вовлечение большего числа людей в цикл». Г-жа Мур добавила: «Неформальность хорошо подходит для разработки бизнес-предложений. Вы чувствуете себя свободнее общаться с людьми, у которых есть информация, независимо от того, где они находятся на корпоративной лестнице, и у вас больше шансов получить своевременный ответ.”

В связи с распространением использования электронной почты секретарши стали меньше печатать и выполнять большую административную работу. По словам г-на Зуэндта, это также позволяет руководителям лучше видеть разнообразие должностей в банке, что упрощает переход на новые должности начинающим менеджерам. Это также в некоторых отношениях осложняет жизнь Энди Андерсона, возглавляющего штат историков в Уэллсе. «Электронная почта не оставляет бумажного следа, который существовал бы до 1980-х годов, чтобы показать, как развивается проект», — сказал он.«Нам пришлось делать больше вещей, таких как устные интервью, чтобы задокументировать недавние темы, например, как было совершено слияние Crocker».

Это не означает, что г-н Андерсон против революции информационных технологий. Компьютеризированные базы данных помогают его отделу поддерживать юридический отдел Уэллса и его рекламные кампании, которые часто отражают историю компании. «Кроме того, если бы не компьютеры, — сказал он, — планирование выездных презентаций исторических дилижансов банка было бы настоящей головной болью.”

Введение в электронную почту — GeeksforGeeks

Введение в электронную почту

Электронная почта (электронная почта) — одна из наиболее широко используемых услуг Интернета. Эта услуга позволяет пользователю Интернета отправить сообщение в форматированном виде (по почте) другому пользователю Интернета в любой части мира. Сообщение в почте содержит не только текст, но также изображения, аудио и видео данные. Человек, который отправляет почту, называется отправителем , а лицо, которое получает почту, называется получателем .Это похоже на почтовую почту.

Компоненты системы электронной почты:
Основными компонентами системы электронной почты являются: агент пользователя (UA), агент передачи сообщений (MTA), почтовый ящик и буферный файл. Это объясняется следующим образом.

Агент пользователя (UA):
UA обычно представляет собой программу, которая используется для отправки и получения почты. Иногда его называют читателем почты. Он принимает различные команды для создания, получения и ответа на сообщения, а также для управления почтовыми ящиками.
Агент передачи сообщений (MTA):
MTA фактически отвечает за передачу почты из одной системы в другую. Для отправки почты система должна иметь клиентский MTA и системный MTA. Он передает почту в почтовые ящики получателей, если они подключены к одной машине. Он доставляет почту одноранговому MTA, если почтовый ящик назначения находится на другом компьютере. Доставка от одного MTA к другому MTA осуществляется по протоколу Simple Mail Transfer Protocol.
Почтовый ящик:
Это файл на локальном жестком диске для сбора почты.Доставленные письма присутствуют в этом файле. Пользователь может прочитать его удалить по своему усмотрению. Для использования электронной почты у каждого пользователя должен быть почтовый ящик. Доступ к почтовому ящику имеет только владелец почтового ящика.
Буферный файл:
Этот файл содержит сообщения, которые необходимо отправить. Пользовательский агент добавляет исходящие письма в этот файл с помощью SMTP. MTA извлекает ожидающую почту из файла спула для их доставки. Электронная почта позволяет одному имени, псевдониму , представлять несколько разных адресов электронной почты.Он известен как список рассылки . Всякий раз, когда пользователю нужно отправить сообщение, система проверяет имя получателя по базе данных псевдонимов. Если список рассылки присутствует для определенного псевдонима, отдельные сообщения, по одному для каждой записи в списке, должны быть подготовлены и переданы MTA. Если для определенного псевдонима такой список рассылки отсутствует, само имя становится адресом именования, и одно сообщение доставляется объекту передачи почты.

Услуги, предоставляемые системой электронной почты:

Состав —
Состав относится к процессу, который создает сообщения и ответы.Для композиции можно использовать любой текстовый редактор.
Перевод —
Перевод означает процедуру отправки почты, то есть от отправителя к получателю.
Отчетность —
Отчетность относится к подтверждению доставки почты. Это помогает пользователю проверить, доставлена ли его почта, потеряна или отклонена.
Отображение —
Относится к представлению почты в форме, понятной пользователю.
Удаление —
Этот шаг касается получателя, что будет делать получатель после получения почты i.сохранить почту, удалить перед прочтением или удалить после прочтения.

Использование систем электронной почты: Услуги информационных технологий: Университет Лойола, Чикаго

Политика:

Электронная почта (электронная почта) стала повсеместной услугой, значительно улучшив общение как внутри сообщества Лойола, так и за его пределами с Пользователями, включая будущих студентов, выпускников и широкую общественность. Целью данной политики является описание надлежащего использования средств электронной почты университета, связанных с этим обязанностей и прав всех пользователей средств электронной почты университета и официальных учетных записей электронной почты университета.

Использование систем электронной почты:

Университет Лойолы в Чикаго предоставляет компьютерные, сетевые, телефонные и информационные ресурсы для доступа и использования студентами, преподавателями, персоналом и другими лицами, связанными с университетом. Эти ресурсы включают доступ к университетским системам электронной почты и их использование. Сообщество университета поощряется к использованию электронной почты для повышения производительности за счет эффективного и рентабельного обмена информацией для продвижения образовательных, исследовательских и общественных миссий Университета.

Университет несет ответственность и обязан поддерживать целостность, работу и доступность своих систем электронной почты для доступа и использования университетским сообществом. Доступ к университетской сети и его системам электронной почты является привилегией, и эта привилегия сопровождается определенными обязанностями. Все файлы электронной почты, которые передаются и принимаются через университетские сети или хранятся в университетских системах, являются записями университета.

Эта политика касается доступа и ответственного использования университетских систем электронной почты.Все, кто имеет доступ к университетским системам электронной почты и используют их, должны соблюдать все применимые политики, юридические и договорные требования, а также высшие стандарты этических принципов и практики при использовании этого университетского ресурса.

Использование университетских систем электронной почты будет означать осознание и принятие ответственности в отношении доступа и ответственного и этичного использования этих систем, как представлено в этой и других политиках доступа и допустимого использования университетских компьютерных, сетевых, телефонных и информационных ресурсов.

Охвачено физических лиц:

Эта политика распространяется на всех студентов, преподавателей, сотрудников и любых других лиц, имеющих расширенный доступ и привилегии использования Университетом.

Охваченные системы электронной почты:

Данная политика применяется ко всем системам электронной почты, эксплуатируемым Университетом или заключенным с ним по контракту или подключенным к сети Университета. Политика также применяется к любой идентифицированной передаче электронной почты (например, поле От: в заголовке письма) с адресом электронной почты, содержащим доменное имя в Интернете, присвоенное Университету, т.е., luc.edu.

Руководство по использованию электронной почты:

Доступ к информационным технологиям, их ответственное и этичное использование имеют важное значение для стремления к совершенству в Университете Лойола в Чикаго. Университет поощряет надлежащее использование своих систем электронной почты для повышения производительности за счет эффективного и рентабельного обмена информацией для продвижения миссии Университета в области образования, исследований и общественных услуг. Использование этих ресурсов должно соответствовать этим целям.Эти ресурсы не должны использоваться для того, чтобы препятствовать или препятствовать выполнению миссии Университета. Основное использование университетской системы электронной почты должно быть связано с образовательными, исследовательскими и общественными задачами Университета, а также с образовательной, научной, исследовательской, служебной, операционной или управленческой деятельностью в Университете. Случайное и эпизодическое использование в личных целях разрешено, но ожидается, что оно будет соответствовать всем политикам университета и будет обрабатываться не иначе, чем другие сообщения электронной почты.Как ответственные и этичные члены университетского сообщества, мы должны действовать в соответствии со следующими общими принципами, основанными на здравом смысле, порядочности и вежливости, применимыми к сетевой вычислительной среде Университета.

Уважайте права и личность других людей. Не отправляйте электронную почту, сообщения, публикации или материалы, которые служат для оскорбления, оскорбления, запугивания, угроз или преследования других; необоснованно вмешиваться в работу или учебу человека; или для создания устрашающей, враждебной или оскорбительной среды обучения / работы, особенно в контексте других политик Университета, i.e., Политика и процедуры в отношении сексуальных домогательств и Политика и процедуры в отношении расовой дискриминации, жестокого обращения и домогательств. Гражданский дискурс лежит в основе университета, свободного от запугивания и преследований и основанного на уважении к людям и желании учиться у других. Хотя обсуждение спорных вопросов неизбежно и важно, имейте в виду, что вы обязаны делать это таким образом, чтобы действительно продвигать дело обучения и взаимопонимания.
Сообщения, отправляемые по электронной почте, должны соответствовать тем же стандартам для распространения или отображения, как если бы они были материальными документами или инструментами.Ясно и точно идентифицируйте себя во всех электронных сообщениях. Никогда не уместно скрывать или искажать свое имя или принадлежность, чтобы освободить себя от ответственности за свои действия. Изменение источника электронной почты, сообщения или публикации неэтично и может быть незаконным.
Не обращайтесь к файлам электронной почты, хранящимся в чужом почтовом ящике, если у вас нет прав доступа или прав доступа через прокси.
Будьте внимательны к внутренним ограничениям общих сетевых ресурсов.Никакая система компьютерной безопасности не может полностью предотвратить доступ определенного человека к хранимой информации, доступ к которой у него нет. Хотя Университет не заинтересован в регулировании содержания электронной почты, он не может гарантировать конфиденциальность электронных документов. Хорошее суждение диктует создание электронных документов, которые могут стать общедоступными.
Кроме того, имейте в виду, что электронная почта, отправляемая получателям в государственных образовательных учреждениях и государственных учреждениях, может подлежать раскрытию в соответствии с государственным законодательством об открытых записях.
Содействовать эффективному использованию вычислительных и сетевых ресурсов университета в соответствии с миссией университета в области образования, исследований и общественных услуг. Проявляйте уважение к другим и воздерживайтесь от любого использования, которое могло бы помешать их работе или нарушить предполагаемое использование вычислительных и сетевых ресурсов. Воздерживайтесь от расточительных и разрушительных действий, таких как отправка «писем счастья», «спама», нежелательной нежелательной почты, «рассылки» сообщений о неуниверситетской деятельности или нежелательных материалов как на местном уровне, так и в Интернете в целом.
Сохранение ресурсов системы электронной почты университета. Нести ответственность за содержание и обслуживание вашего электронного почтового ящика в любой системе электронной почты Университета. Часто проверяйте свою электронную почту. Немедленно удаляйте нежелательные сообщения, поскольку они занимают место на диске. Сведите к минимуму количество сообщений, оставшихся в вашем электронном почтовом ящике. Если возможно, заархивируйте свои сообщения или загрузите их из своего электронного почтового ящика на жесткий диск вашего персонального компьютера или на дискеты. Не используйте электронную почту и другие сетевые ресурсы в коммерческих целях или для получения личной финансовой выгоды без разрешения Университета.
Не используйте электронную почту и другие сетевые ресурсы для отправки или распространения копий документов и файлов (включая аудио, видео и графику) в нарушение законов об авторских правах.
Будьте осторожны при использовании электронных списков обсуждения. Максимально ограничьте свое использование. Многие электронные списки обсуждений доступны в других формах, например, в Usenet News и World Wide Web. Использование этих других средств доступа к этим спискам потребует меньше вычислительных и сетевых ресурсов, чем подписка на список.Если вы подписались на электронный список обсуждения, всегда убедитесь, что знаете, как отказаться от подписки на этот список, и делайте это, когда вы больше не используете информацию из списка или когда вы готовы прекратить использование электронного списка. почтовая система в университете. Будьте осторожны при отправке в электронные списки обсуждений. Отправка больших сообщений в списки, которые могут иметь сотни подписчиков, может существенно повлиять на систему электронной почты, из которой вы отправляете сообщение, и системы электронной почты, получающие сообщение.Перед отправкой в любой электронный список обсуждения или ответом на любое сообщение из электронного списка обсуждения убедитесь, что вы знаете правила и политику этого списка. Знайте, куда идет сообщение (всему списку или только человеку, отправившему исходное сообщение).
Воздерживаться от пересылки сообщений электронной почты без законной деловой цели в обстоятельствах, которые могут поставить отправителя в затруднительное положение или нарушить четко выраженное желание отправителя ограничить дополнительное распространение.

Те же стандарты поведения, которые ожидаются от студентов, преподавателей и сотрудников в отношении использования телефонов, библиотек и других институциональных ресурсов, применяются к использованию систем электронной почты. Вы будете нести не меньшую ответственность за свои действия в ситуациях, связанных с электронной почтой, чем при общении с другими средствами связи. Ожидается, что вы будете соблюдать ограничения безопасности для всех систем и информации, к которым у вас есть доступ. Вам следует избегать любых сообщений, в которых смысл сообщения, его передача или распространение были бы незаконными, неэтичными или безответственными.Поведение, связанное с использованием электронной почты для нарушения политики или нормативного акта Университета или для нарушения прав другого лица, является серьезным злоупотреблением, которое требует ограничения ваших прав доступа к электронной почте и сети и соответствующих дисциплинарных мер.

Конфиденциальность в системах электронной почты университета:

Университетское сообщество должно осознавать, что электронные коммуникации вряд ли являются безопасными, и университет не может гарантировать конфиденциальность. Университет не будет контролировать сообщения электронной почты в обычном порядке.Но Университет оставляет за собой право проверять, получать доступ, просматривать, читать и / или раскрывать индивидуальные компьютерные файлы и электронную почту, которые могут храниться или архивироваться в компьютерных сетях или системах Университета, для целей, которые он сочтет целесообразными. Могут возникнуть ситуации, в которых компьютерные файлы и электронная почта человека могут быть проверены, доступны, просмотрены, прочитаны и / или их содержимое может быть раскрыто или раскрыто. Эти ситуации включают, но не ограничиваются:

Во время обычного управления и обслуживания вычислительных и сетевых служб,
Во время расследования признаков незаконной деятельности или неправомерного использования системные и сетевые администраторы могут просматривать файлы компьютера человека, включая электронную почту,
В ходе работы Университета для поиска существенной информации, необходимой для деятельности Университета, e.g. руководителям может потребоваться просмотреть компьютерные файлы сотрудника, включая электронную почту,
Если лицо подозревается в нарушении обязанностей, указанных в этом документе или других правилах Университета,
Для защиты и поддержания целостности вычислительной сети Университета и прав других лиц, имеющих доступ к сети Университета.
Университет может просматривать и раскрывать содержание сообщений электронной почты по своему усмотрению в сотрудничестве с расследованиями, проводимыми внешними сторонами, или в ответ на судебный процесс, e.г., повестки в суд,
В случае угрозы безопасности компьютера или сетевой системы.

Целостность и конфиденциальность университетских электронных почтовых систем:

Так же, как Университет не может гарантировать конфиденциальность, когда речь идет о системах электронной почты, Университет не может гарантировать целостность всех сообщений электронной почты, например, содержимое и заголовки сообщений электронной почты могут быть изменены до их пересылки другому получателю.Университет также не может гарантировать сохранение конфиденциальности любой информации, проходящей через его системы электронной почты. Системы электронной почты Университета не должны использоваться для передачи секретной или конфиденциальной информации без использования более защищенных методов, например, устройств шифрования. Как правило, если информация не должна появляться в местной газете, ее нельзя пересылать через университетскую систему электронной почты без использования более безопасных методов. Будьте осторожны и помните, что сообщение электронной почты, переданное без использования более безопасных методов, похоже на почтовую открытку.

Действия системных администраторов систем электронной почты Университета:

Системный администратор университетской системы электронной почты может определить по своему усмотрению, когда необходимо временно приостановить доступ к системе электронной почты, чтобы обеспечить целостность и работу системы электронной почты, а также ее доступность для университетского сообщества. Системные администраторы, которые приостанавливают доступ студентов к системам электронной почты Университета, должны как можно скорее сообщить о действиях в Управление по делам студентов вместе с объяснением действий.В некоторых случаях системным администраторам может потребоваться работа с Управлением по делам студентов, чтобы обеспечить этим студентам достаточный доступ к электронной почте университета для выполнения курсовой работы.

Обжалование административного решения:

Лица, не согласные с решением системного администратора системы электронной почты Университета, могут подать апелляцию на это решение соответствующему менеджеру ресурсов или системному администратору. Оттуда студент может подать апелляцию декану студентов, сотруднику факультета через администрацию своего факультета либо старшему вице-президенту декана факультетов, либо старшему вице-президенту по наукам о здоровье, а также сотруднику через их руководство с просьбой вице-президент по кадрам.Физические лица должны подавать эти апелляции в соответствии с любыми правилами и процедурами, установленными системными или сетевыми администраторами или администраторами компонентов.

Несоблюдение и санкции:

Сообщения об инцидентах, связанных с ненадлежащим использованием университетских систем электронной почты, поскольку они имеют отношение к данной политике, следует направлять декану студентов, если предполагаемый отправитель является студентом, академическому отделу или администратору института, если предполагаемый отправитель является преподавателем. и непосредственному руководителю, если предполагаемый отправитель не является сотрудником факультета.Нарушение или игнорирование этой и других политик и процедур, касающихся доступа и допустимого использования вычислительных, сетевых, телефонных и информационных ресурсов, может привести к отказу или удалению прав доступа системными или сетевыми администраторами и может привести к дисциплинарным взысканиям в соответствии с применимыми Стандарты поведения университета, т. Е. Справочник для студентов (студенты), Справочник для преподавателей (для преподавателей), Справочник для сотрудников и Кадровая политика (для сотрудников). Кроме того, такое игнорирование может быть передано в другие органы для рассмотрения гражданского судопроизводства и уголовного преследования в соответствии с применимыми законами штата и федеральными законами.Поскольку электронная почта — это привилегия, предоставляемая университетскому сообществу для облегчения общения, сотрудники должны использовать ее этично и в рамках этой и других политик Университета. Штатные сотрудники могут быть подвергнуты дисциплинарным взысканиям за неправильное или несанкционированное использование электронной почты, вплоть до приостановления привилегий на определенный период времени, отстранения от работы или увольнения. Такие действия могут быть предприняты начальником отдела по согласованию с отделом кадров в рамках процедуры прогрессивной дисциплины.В некоторых случаях орган Университета, обрабатывающий отчет об инциденте, может потребовать, чтобы системный администратор приостановил доступ к системе электронной связи Университета для лица, в отношении которого проводится расследование. Например, Управление декана по делам студентов может потребовать приостановить доступ в ожидании результатов слушания о поведении, или администратор департамента может потребовать приостановить доступ для сотрудника в ожидании результатов расследования или дисциплинарного процесса.

Правовой контекст этой политики:

Что касается правового контекста, применяются все существующие законы (местные, государственные и федеральные) и политики, постановления и правила университета, включая не только те законы, политики, постановления и правила, которые относятся к компьютерам и сетям, но и те, которые применяются в целом к компьютерам и сетям. личное поведение, включая Политику и процедуры в отношении сексуальных домогательств, а также политику и процедуры в отношении расовой дискриминации, злоупотреблений и домогательств.

Связь данной политики с другими:

Настоящая политика дополняет доступ и допустимое использование университетских вычислений, сетей, телефонии и информационных ресурсов, права и обязанности по доступу и использованию компьютерных, сетевых, телефонных и информационных ресурсов и их использование, политику и руководящие принципы в отношении использования университетских систем электронной почты. для электронных массовых коммуникаций, а также доступ и допустимое использование общедоступных вычислительных и сетевых средств и услуг, которые доступны и могут быть найдены на информационных серверах университетского городка Лойола в Чикаго.

Университет оставляет за собой право изменять информацию, требования и процедуры, объявленные в этой политике. Эта политика будет оставаться в силе до тех пор, пока не потребуются и не будут опубликованы дальнейшие изменения. Проконсультируйтесь с вычислительным центром университетского городка или соответствующим системным администратором для получения информации о других политиках, процедурах или директивах, дополняющих эту политику.

Предложения и комментарии относительно Политики в отношении доступа и ответственного использования университетских систем электронной почты можно направлять в Управление информационной безопасности университета по адресу datasecurity @ luc.edu.

Исключения:

Исключения из этой политики будут обрабатываться в соответствии с Политикой безопасности ITS.

Обзор:

Эта политика будет поддерживаться в соответствии с Политикой безопасности ITS.

Скорая помощь:

В экстренных случаях группа реагирования на инциденты может предпринять действия в соответствии с процедурами, изложенными в Плане реагирования на инциденты ITS. Эти действия могут включать в себя недоступность систем.

История:

2 апреля 1997 г .: Первоначальная политика
23 августа 1997 г .: доработка
4 февраля 1998 г .: доработка
30 октября 2012 г .: измененная контактная информация
23 июня 2015 г .: Годовой обзор соответствия требованиям PCI
20 июня 2016 г .: Годовой обзор соответствия PCI
21 июня 2017 г .: Годовой обзор соответствия PCI
7 сентября 2018 г .: добавлены разделы «Исключения», «Проверка» и «Чрезвычайные ситуации». Ежегодный обзор соответствия PCI.
24 сентября 2019 г .: Годовой обзор соответствия PCI
Автор: UISO
Версия: 1.2

Электронная почта и процедуры обмена сообщениями — Услуги информационных технологий

Университетская электронная почта должна использоваться для улучшения и облегчения преподавания, обучения, научных исследований и для помощи в эффективных деловых и административных процессах Университета. Ответственное использование этих ресурсов должно осуществляться всегда. Эти процедуры призваны помочь студентам, преподавателям и сотрудникам Университета штата Калифорния на Нормандских островах понять важность соблюдения стандартов безопасной электронной почты в Интернет-сообществе.

Все пользователи (подразделения, организации, отдельные лица), действующие от имени Университета, должны придерживаться этих правил при общении по электронной почте. Ожидается, что пользователи будут соблюдать все применимые законы и политики университетов, влияющие на использование электронной почты и связанных систем.

Мониторинг

Политика ответственного использования ресурсов информационных технологий — Раздел B

Следует избегать использования электронной почты как средства передачи конфиденциальных или конфиденциальных материалов.Конфиденциальность не может быть гарантирована. Системным администраторам запрещается контролировать содержимое файлов или сообщений, за исключением случаев, когда это необходимо для сохранения целостности системы или непрерывной доставки электронной почты. CI может отслеживать сообщения без предварительного уведомления. CI не обязан отслеживать сообщения электронной почты. Сообщения электронной почты хранятся в резервных копиях системы и могут храниться в течение определенного периода времени в безопасном месте.

Университет оставляет за собой право сканировать или фильтровать входящие вложения.Чтобы защитить университетское сообщество от вреда, некоторые расширения файлов были отфильтрованы. Обновленный список этих расширений файлов см. В Списке отфильтрованных типов файлов.

При отправке почты как внутренней, так и внешней, для исходящей почты устанавливается ограничение в 10 МБ. Это ограничение предназначено для защиты системы от чрезмерного использования, массовых рассылок вирусов и атак типа «отказ в обслуживании» (DOS). Максимальный размер 500 МБ используется в качестве строгого ориентира для размера почтового ящика. Такая практика уменьшит злоупотребления почтовой системой CI.Архивирование электронных писем разрешено и рекомендуется для уменьшения размера почтового ящика.

Запрещенное использование

Политика ответственного использования ресурсов информационных технологий — Раздел C

Система электронной почты CI не должна использоваться для создания или распространения каких-либо разрушительных или оскорбительных сообщений, включая оскорбительные комментарии о расе, поле, волосах цвета кожа, инвалидность, возраст, сексуальная ориентация, порнография, религиозные убеждения и практика, политические убеждения, национальное происхождение.Сотрудники, которые получают электронные письма с таким содержанием от любого сотрудника CI, должны немедленно сообщить об этом своему руководителю.

Создание или пересылка писем счастья или шуток из учетной записи электронной почты CI запрещено. Предупреждения о вирусах или других вредоносных программах и массовые рассылки от CI должны быть одобрены менеджером службы информационных технологий перед отправкой. Эти ограничения также применяются к пересылке почты, полученной сотрудником CI.

Изменение электронных коммуникаций для сокрытия своей личности или выдачи себя за другое лицо считается искажением фактов и / или подделкой и является нарушением как закона штата, так и федерального законодательства.Вся электронная почта, новостные сообщения, сеансы чата или любые другие формы электронного общения должны содержать настоящее имя и / или адрес электронной почты отправителя.

Правоприменение

Политика ответственного использования ресурсов информационных технологий — Раздел D

Любой сотрудник, уличенный в нарушении, может быть подвергнут уголовному преследованию, гражданскому преследованию, административному преследованию и / или потере некоторых или всех вычислительных привилегий.

**Глоссарий**
Термин	Определение
Электронная почта	Электронная передача информации через почтовый протокол, такой как SMTP или IMAP.Типичные почтовые клиенты включают Eudora и Microsoft Outlook.
Переадресованная электронная почта	Электронная почта повторно отправлена из внутренней сети на внешнюю точку.
Электронная почта или письмо по цепочке	Электронная почта, отправляемая последовательным людям. Обычно в теле письма есть указание на рассылку нескольких копий записки и обещание удачи или денег, если направление будет соблюдено.
Конфиденциальная информация	Информация считается конфиденциальной, если она может нанести ущерб CI или репутации ее клиентов или положению на рынке.
Предупреждение о вирусе	Электронное письмо, содержащее предупреждения о вирусах или вредоносных программах. Подавляющее большинство этих электронных писем оказываются обманом и содержат ложную информацию, обычно предназначенную только для того, чтобы запугать или ввести пользователей в заблуждение.
Несанкционированное раскрытие	Преднамеренное или непреднамеренное раскрытие информации ограниченного доступа людям, как внутри, так и за пределами CI, которым нет необходимости знать эту информацию.

Список фильтрованных типов файлов

В следующем списке представлены типы файлов и имена файлов, которые фильтруются системой электронной почты CI:

*.abd
* .bad
* .cmd
* .dbx
* .dot
* .exe
* .hta
* .myparty. *. *
* .pi
* .pif
* .scr
* .tbb
* .vbs
* .wab
*}
anniv.doc
c: \ windows \ system \ angela.exe
document.scr.txt
document.zip
message.zip
myjuliet.chm
школьное насилие.evaluation.doc
append.doc
untitled.htm
your_details.zip

Это по почте: Общие вопросы об электронной почте и официальных записях

Этот документ информирует сотрудников DOI об их обязанностях по управлению записями, сделанными или полученными по электронной почте (электронная почта ).Документ разделен на пять разделов, в которых рассматриваются вопросы, поднятые об электронной почте. Новые вопросы и ответы на них будут добавляться в этот список по мере их поступления. Если у вас есть вопросы по электронной почте, обращайтесь к сотруднику по документации бюро / офиса или к сотруднику отдела документации.

РАЗДЕЛ A: ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА В КАЧЕСТВЕ ЗАПИСИ

1 кв. Когда сообщения электронной почты записей ?

A1. Вы должны обращаться с сообщениями электронной почты так же, как с бумажной корреспонденцией.

Электронное сообщение является записью, если оно документирует миссию DOI или предоставляет доказательства бизнес-транзакции DOI, и если вам или кому-либо другому потребуется получить сообщение, чтобы узнать, что было сделано, или использовать его в других официальных действиях.

2 кв. Должен ли я управлять входящей и исходящей электронной почтой как записями?

A2. Да, вы должны применять описанный выше стандарт как для входящей, так и для исходящей электронной почты. Причина в том, что и отправитель, и получатель сообщений электронной почты несут ответственность за документирование своей деятельности и деятельности своей организации.И отправитель, и получатель должны определить, является ли конкретное сообщение электронной почты необходимой частью этой документации.

3 кв. Достаточно ли надежны системы электронной почты для передачи официальных сообщений?

A3. Да, системы электронной почты очень надежны для передачи сообщений . Однако вам следует использовать электронную почту для бизнеса только тогда, когда вы достаточно уверены, что сообщение не будет изменено после передачи. Учитывайте характер и конфиденциальность сообщения, задействованные технологии и людей, с которыми вы общаетесь, когда решаете использовать электронную почту для бизнеса.

4 кв. Как электронная почта может быть официальным документом, если она не подписана?

A4. Подпись ничего не делает записью. Многие типы записей, такие как руководства, отчеты, фотографии и карты, не содержат подписей, но все же могут быть записями.

Q5. Если запись электронной почты отправляется нескольким получателям, какая копия является официальной записью?

А5. Это зависит от обстоятельств. Записи могут быть разными копиями одного и того же сообщения.Если вы предпримете какое-либо официальное действие, связанное с сообщением, и если сообщение необходимо для адекватного и полного документирования действия, сообщение будет записано в вашем офисе, независимо от того, хранятся ли копии где-либо еще. Если запись находится в официальных файлах вашего офиса, ваша копия не является записью, и вы можете удалить ее. Если вы получите сообщение только для информации и не предпримете действий, связанных с ним, ваша копия не будет записью.

Q6. Если я работаю над черновиком материала, достаточно ли мне сохранить только мой последний черновик?

А6. В некоторых случаях может быть достаточно последней черновой версии, а в других — нет. Следуйте политике вашего программного офиса относительно того, какие черновики вы должны хранить. Эта политика должна быть доступна в форме требований к ведению записей для того типа работы, которую вы выполняете.

Q7. Распространяются ли эти правила на подрядчиков DOI?

А7. Да, это руководство применимо к подрядчикам DOI и другим агентам, а также к сотрудникам DOI. Условия контракта должны гарантировать, что системы подрядчиков удовлетворяют юридическим требованиям по созданию и ведению адекватных и полных записей транзакций DOI, когда эти транзакции выполняются подрядчиками.

РАЗДЕЛ B: СОХРАНЕНИЕ ПОЛНОГО ЭЛЕКТРОННОГО СООБЩЕНИЯ

1 кв. Существуют ли особые требования к хранению сообщений электронной почты в качестве записей?

A1. Основные требования, которые применяются ко всем записям, относятся также и к записям электронной почты. Однако существуют некоторые особые требования к записям, сделанным или полученным по электронной почте. Убедитесь, что:

запись электронной почты включает данные передачи, которые идентифицируют отправителя и получателя (ей), а также дату и время отправки и / или получения сообщения;
, когда электронная почта отправляется в список рассылки, информация, идентифицирующая все стороны в списке, сохраняется до тех пор, пока сохраняется сообщение; и
, если система электронной почты использует коды или псевдонимы для идентификации отправителей или получателей, запись их настоящих имен сохраняется до тех пор, пока любая запись, содержащая только коды или псевдонимы.Например, если вы общаетесь с кем-то через Интернет (например, с грантополучателем или исследователем), а его адрес электронной почты не указывает, кто они такие (например, адрес JerryR @ …), тогда запись должна быть сохранены от того, кто они есть. Это можно сделать, просто всегда включив их полное имя в текст сообщения.

2 кв. Почему необходимо хранить передаваемые данные об отправителе, получателе, дате и времени электронного письма?

A2. Вы не должны удалять имена отправителя и адресата, дату или отметку времени из письма на бумаге.Данные, идентифицирующие отправителя и получателя, время и дату отправки сообщения, а также время и дату получения на копии получателя (-ов) являются одинаково важными элементами, составляющими полную запись электронной почты.

3 кв. А как насчет вложений в сообщение электронной почты? Я должен их тоже оставить?

A3. Да, это так. Если сообщение квалифицируется как часть документации ваших действий, вам необходимо убедиться, что связанные элементы, которые обеспечивают контекст для сообщения, также поддерживаются.Это включает в себя вложения. Вы бы сохранили их в тех же условиях, что и в случае, если бы они были бумажными приложениями к бумажной записке или входящему письму.

4 кв. Если мое исходящее сообщение является записью, следует ли мне запрашивать квитанцию о вручении, чтобы убедиться, что человек, которому я ее отправил, получил ее?

A4. Нет необходимости запрашивать квитанцию о вручении или квитанцию о прочтении по электронной почте больше, чем это необходимо для бумажной копии. Мы не отправляем все письма заказным письмом. Если для записи важно задокументировать время открытия сообщения, то квитанция должна храниться вместе с сообщением до тех пор, пока сохраняется сообщение.Вам также необходимо иметь какие-то средства привязки квитанции к сообщению, чтобы было ясно, какое исходящее сообщение подтверждает квитанция.

Q5. Нужно ли мне сохранять и исходное сообщение, и ответ?

А5. Требование состоит в том, чтобы создать и поддерживать понятную запись, документирующую деятельность. Некоторые ответы на сообщения электронной почты содержат достаточно информации из исходного сообщения, которую можно использовать самостоятельно, но в большинстве случаев это не так. Самый простой способ обеспечить понятность сообщений электронной почты, которые станут частью записи, — это включить исходное сообщение в любой ответ и сохранить их как единое целое.Если электронная почта отправляется туда и обратно, а самое последнее сообщение содержит всю последовательность сообщений, вам нужно сохранить только последнее сообщение (включая предыдущие сообщения и ответы), если оно также содержит вложения и другие данные, такие как отправитель, получатели, дата и время, необходимые для полной записи.

РАЗДЕЛ C: ОБСЛУЖИВАНИЕ И УДЕРЖАНИЕ СООБЩЕНИЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

1 кв. Как долго мне нужно хранить записи электронной почты?

A1. Сохраняйте записи электронной почты в соответствии с планом файлов вашего офиса и графиками удаления записей DOI. Точная продолжительность будет зависеть от активности, документированной в сообщении. Удержание колеблется от 30 дней до 30 лет.

2 кв. Что делать, если сообщение не квалифицируется как запись?

A2. Удалить сообщение электронной почты, которое не является записью, когда оно больше не используется.

3 кв. Где я могу хранить записи электронной почты?

A3. Вы должны хранить записи электронной почты в утвержденной системе ведения записей. Эта система может быть бумажной или электронной. В любом случае система ведения документации должна:

логически связать или сгруппировать записи в соответствии с файловым планом вашего офиса;
обеспечивает доступ к записям уполномоченным лицам на протяжении всей их жизни;
поддерживает хранение записей столько, сколько необходимо;
облегчает уничтожение записей по графику; и
позволяет передавать те записи, которые не будут уничтожены, в Национальный архив.

4 кв. Означает ли это, что мне нужно распечатать все сообщения электронной почты?

A4. Нет. Во-первых, не все сообщения электронной почты будут записываться. Во-вторых, если в вашей организации есть электронная система для управления сообщениями, которые квалифицируются как записи, записи должны храниться в этой системе. Однако, если такой системы не существует, вам следует распечатать сообщения, которые квалифицируются как записи, и сохранить их в файлах вашей организации.

Q5.Могу ли я вести записи в системе электронной почты?

А5. Нет. После того, как вы определили, что сообщение электронной почты является официальной записью, вы должны убедиться, что оно хранится в утвержденной файловой системе, которая удовлетворяет требованиям к ведению записей, изложенным в пунктах 1–5 выше (см. Ответ на вопрос 3). . Вы, конечно, можете сохранить свою личную копию в своей личной электронной почте, но вы должны убедиться, что запись размещена в утвержденной файловой системе.

Q6. Можно ли хранить записи электронной почты на магнитных лентах или дисках с резервными копиями?

А6. Нет, резервные копии, созданные для облегчения восстановления системы или файла в случае случайной или непреднамеренной потери, обычно не подходят для целей ведения документации. Однако в случаях запросов FOIA записи электронной почты на резервных лентах могут быть найдены и извлечены.

Q7. Нужно ли мне хранить как электронную, так и бумажную копию одного и того же сообщения электронной почты?

А7. Нет, если вы сохраняете всю запись в любой форме, и она должным образом хранится в утвержденной файловой системе, вам не нужно хранить как электронные, так и бумажные копии.

РАЗДЕЛ D: ДОСТУП К СООБЩЕНИЯМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

1 кв. Распространяется ли FOIA на сообщения электронной почты?

A1. Да, электронная почта регулируется FOIA, и ее выпуск подлежит тем же исключениям FOIA, которые применяются к другим записям агентства.

2 кв. Что мне делать с сообщениями электронной почты, которые содержат конфиденциальную информацию, например секретную, служебную информацию или информацию Закона о конфиденциальности?

A2. Если вы получаете электронное письмо, содержащее конфиденциальную информацию, примените те же стандарты и меры предосторожности к этому электронному письму, содержащему конфиденциальную информацию, как и к той же информации на любом другом носителе.Однако вам не следует использовать систему электронной почты для передачи сообщений, содержащих конфиденциальную деловую информацию, информацию, подпадающую под действие Закона о конфиденциальности, или другую конфиденциальную информацию. На момент написания этой статьи системы электронной почты не считались такими же безопасными или частными, как Почтовая служба США, и не имели такой же правовой защиты.

РАЗДЕЛ E: КАК НАСЧЕТ БУДУЩЕГО?

1 кв. Будет ли у нас когда-нибудь простой способ вести записи электронной почты в электронном виде?

A1. Электронное управление записями на данном этапе — непростая задача. Сектор управления информацией (IMB) разрабатывает политику Агентства для электронного управления записями. Это первый шаг в этом процессе. Вторым шагом будет определение системных требований, необходимых для достижения целей, изложенных в политике. ММБ внимательно следит за работой других федеральных агентств, в том числе Министерства обороны, которые решают проблему требований. Надеюсь, к тому времени, когда наша политика будет разработана, некоторые из этих инициатив будут завершены, и появится руководство по различным программным возможностям, которое поможет определить, насколько хорошо программное обеспечение различных поставщиков соответствует требованиям к ведению документации.

Как получить дополнительную информацию?

Если у вас есть вопросы политики в отношении электронной почты в качестве записи, вам следует обратиться к сотруднику по документации вашего бюро / офиса или к сотруднику по документации Департамента. Для получения дополнительной информации посетите страницу «Политики и рекомендации».

Что такое электронная почта или электронная почта?

Электронная почта, широко известная как электронная почта, представляет собой цифровое сообщение между двумя или более людьми.

Вместо того, чтобы писать письмо на бумаге ручкой, люди используют клавиатуру (или иногда свой голос), чтобы написать сообщение на электронном устройстве, таком как смартфон или компьютер.Электронные сообщения отправляются получателю в цифровом виде с помощью кнопки или значка программы Отправить .

Адрес электронной почты необходим для отправки или получения электронного сообщения; адрес уникален для отдельных пользователей. Для доступа к электронной почте и ее хранения требуется либо интернет-приложение, либо специальная программа на вашем компьютере.

Самое первое электронное сообщение было отправлено Рэем Томлинсоном в конце 1971 года. Хотя точные слова были забыты, это письмо, как говорят, содержало инструкции о том, как использовать символ @ в адресах электронной почты.

Хотя существует множество почтовых приложений и программ, все электронные письма содержат одни и те же основные элементы, такие как раздел «Кому» для указания получателей, кнопка «Отправить» и строка темы.

Glowimages / Getty Images

Что такое адрес электронной почты?

Электронные письма отправляются на адрес электронной почты с другого адреса электронной почты. Адреса электронной почты записываются с индивидуальным именем пользователя в начале, за которым следует доменное имя поставщика услуг электронной почты, с разделением символа @.Вот пример: [email protected] .

Если вы не знаете, какой у вас адрес электронной почты, есть способы узнать.

Что означает «Отправить электронное письмо»?

Когда сообщение электронной почты завершено и было отправлено на адрес электронной почты получателя, его отправка позволяет сообщению достичь предполагаемого получателя (или получателей , если вы отправляете групповое электронное письмо). Кнопка или значок отправки есть в каждой почтовой программе.

Этот процесс требует, чтобы почтовые серверы передавали сообщения от отправителя получателю.SMTP — это имя протокола, используемого для отправки сообщений электронной почты, а серверы POP или IMAP необходимы для загрузки электронной почты в почтовый клиент.

Что такое почтовый клиент?

Почтовый клиент — это компьютерная программа, используемая для чтения и отправки электронных сообщений. Обычно клиент загружает сообщения с сервера для локального использования (или для использования в браузере) и выгружает сообщения на сервер для доставки получателям.

Как открыть новую почту?

Если в вашем почтовом ящике появилось новое электронное письмо, просто нажмите на него (на телефоне) или щелкните его (на компьютере), чтобы открыть и прочитать сообщение.Каждая почтовая программа работает немного по-своему. Например, Gmail позволяет вам открыть новое электронное письмо в том же окне, что и ваш почтовый ящик, или вы можете открыть сообщение в отдельном окне.

Что такое файловые вложения?

Когда вы отправляете сообщение электронной почты, легко прикрепить изображение или другой файл, чтобы отправить его получателю. Эти надстройки называются вложенными файлами.

Почему электронная почта популярна?

Есть много причин, по которым так много людей используют электронную почту каждый день.

Скорость, с которой можно отправить и получить электронное письмо, является огромным преимуществом для большинства людей. Люди могут общаться в считанные минуты или секунды из любого места, будь то в одном здании или по всему миру.

Электронная почта также может быть быстрее и проще, чем телефонный звонок, поскольку нет опасности быть приостановленным или вынужденным участвовать в длительных разговорах. Если у вас есть к кому-то быстрый вопрос, просто отправьте электронное письмо. К сообщению электронной почты легко прикрепить любой файл.

Учетные записи электронной почты похожи на большие папки не только для личных сообщений, но также для файлов и другой важной информации.Хорошие почтовые клиенты упрощают систематизацию, архивирование и поиск ваших сообщений, поэтому любая информация, содержащаяся в электронном письме, всегда легко доступна.

Электронная почта обеспечивает запись разговора, чего нельзя добиться при вербальном общении. Электронные письма легко распечатать или использовать большое хранилище вашего почтового провайдера, чтобы хранить все в сети так долго, как вы хотите.

В отличие от текстовых сообщений, вы можете писать сколько угодно в неограниченном пространстве электронного письма. Услуги электронной почты обычно также бесплатны, если только вы не решили использовать платную услугу.Подобно междугородным звонкам и обычным почтовым сообщениям, большинство провайдеров электронной почты предоставляют вам бесплатный доступ к учетной записи электронной почты. Выберите свой собственный адрес электронной почты, отправляйте и получайте всю необходимую электронную почту и храните все в Интернете, не платя ни копейки.

Некоторые почтовые службы созданы специально для обеспечения конфиденциальности и безопасности, поэтому пользователи могут быть уверены, что сообщения и файлы скрыты от всех, кроме предполагаемых получателей.

Самым популярным почтовым веб-клиентом является Gmail, за которым следуют Microsoft Outlook и Yahoo! Почта.Другие популярные почтовые клиенты включают Mozilla Thunderbird, MacOS Mail, IncrediMail, Mailbox и iOS Mail.

Проблема спама

К сожалению, самая большая проблема электронной почты — это нежелательная почта, более известная как спам. С сотнями таких нежелательных писем в вашем почтовом ящике время от времени хорошее письмо может быть потеряно. К счастью, существуют сложные фильтры, которые проходят через ваши новые сообщения, чтобы помочь автоматически отсортировать нежелательные.

Вы можете помочь решить проблему нежелательной почты, правильно сообщая о спаме.Сначала определите реальный источник сообщения, затем найдите интернет-провайдера, использовавшегося для отправки сообщения. Определите, с кем нужно связаться, и сообщите ему о спаме.

Спасибо, что сообщили нам!

Расскажите, почему!

Другой Недостаточно подробностей Сложно понять

Руководство по управлению электронными записями, Управление электронной почтой

Управление электронной почтой

Сводка

Электронное почтовое сообщение или «электронная почта» состоит из созданного, переданного и сохраненного в цифровом виде сообщения и любых прикрепленных цифровых документов.Государственные и местные органы власти используют электронную почту для множества задач, таких как отправка и получение внутренней и внешней корреспонденции, распространение служебных записок, распространение проектов, распространение директив, передача официальных документов и поддержка различных бизнес-процессов организации. Таким образом, сообщения электронной почты потенциально являются официальными государственными документами, и, как ясно показывают как законы штата, так и прецедентные законы, электронная почта должна быть включена в вашу общую стратегию управления записями.

Электронные документы, содержащие информацию о повседневных операциях государственных и местных органов власти, должны легко обнаруживаться; те, которые содержат информацию, имеющую долгосрочную или постоянную ценность, должны быть надлежащим образом защищены; а те, которые имеют временную ценность, должны быть удалены, когда они больше не нужны.Разрешение управления электронной почтой в соответствии с личными предпочтениями или рутинным резервным копированием системы и административными процедурами, которые одинаково обрабатывают всю электронную почту, может привести к серьезным юридическим, операционным и связям с общественностью. Устанавливая политики, применяя процедуры управления записями и обучая пользователей, вы можете создать среду, которая способствует успешному управлению записями электронной почты.

Правовая основа
Для получения дополнительной информации о правовой базе, которую вы должны учитывать при разработке политики управления записями электронной почты, обратитесь к главе «Правовая основа » этих руководящих принципов и к документу Государственного архива Миннесоты «Сохранение и удаление правительственной документации» .

Также ознакомьтесь с требованиями:

Закон об официальных отчетах [Закон Миннесоты, глава 15.17], который:

Указывает, что государственные учреждения должны вести записи для выполнения обязательств по подотчетности, и оговаривает, что носитель должен обеспечивать постоянство записей.

Предусматривается, что вы можете копировать запись и что копия, если она заслуживает доверия, будет допустима по закону в суде. Это условие означает, что вы можете копировать сообщения электронной почты на бумагу или в текстовые файлы, если содержание, контекст и структура записи остаются неизменными.

Разве не различает между носителями. Содержимое сообщения электронной почты определяет, является ли сообщение записью.

Закон об управлении записями [Закон Миннесоты, глава 138.17], который устанавливает Группу по размещению документации для надзора за упорядоченным размещением записей, включая записи электронной почты, с использованием утвержденных графиков хранения записей.

Закон штата Миннесота о практике обработки данных (MGDPA) [Закон Миннесоты, глава 13], который требует, чтобы правительственные записи были доступны для общественности, если только они не были отнесены к категории закрытых законодательным собранием штата.Управление доступом к общедоступным и закрытым записям электронной почты особенно важно, потому что электронная почта очень легко пересылается, неверно направляется и отправляется группам людей.

Единый закон об электронных транзакциях (UETA) [Закон Миннесоты, глава 325L] и электронные подписи в глобальной и национальной торговле (E-Sign) [федеральный закон]. И UETA, и E-Sign решают вопросы юридической допустимости электронных записей, созданных надежным образом, и применения правовой системы, ориентированной на бумажные носители, к электронным записям.

Дополнительные юридические вопросы

В контексте вышеуказанных законов вам также следует учитывать:

Разветвления судебного процесса Армстронга . Одним из первых судебных дел, в которых использовалось электронное открытие, было дело Армстронг против Исполнительного аппарата президента (1 F.3d 1274 [DC Cir 1993]). В этом случае федеральный суд вынес решение в пользу группы исследователей и некоммерческих организаций, которые хотели предотвратить уничтожение электронных писем, созданных при администрации Рейгана.Суд постановил, что сообщения электронной почты федерального правительственного агентства, в зависимости от содержания, являются общедоступными записями и что полные метаданные должны быть собраны и сохранены вместе с записью электронной почты. Хотя это решение было федеральным, этот судебный процесс сильно повлиял на государственные учреждения на всех уровнях, и агентства начали уделять больше внимания своей практике управления записями электронной почты, включая сбор метаданных.

Разветвления Zubulake v . ООО «ЮБС Варбург» . Дело Зубулаке против UBS Warburg LLC в 2003 году также оказало большое влияние на суды при определении того, какие электронные записи должны быть представлены во время судебного разбирательства. Пять решений по этому делу помогают обеспечить базовый стандарт того, что должно быть доступно для целей судебного разбирательства; включая обеспечение возможности обнаружения, сохранения и производства всех соответствующих документов при необходимости. Решения Zubulake также натолкнули на идею «судебного запрета» на электронные записи.Это удержание гарантирует, что документы, если они относятся к текущему или будущему судебному разбирательству, должны храниться столько, сколько необходимо, в том числе по истечении срока хранения, если он уже прошел.

Юридическое открытие . При разработке своей политики в отношении электронных записей сбалансируйте свои юридические и операционные требования с риском участия в юридических расследованиях. Вы должны соответствовать всем государственным требованиям по управлению записями электронной почты, но вы также должны иметь возможность реагировать на обнаружение доступным, эффективным и практичным способом.В 2006 году в Федеральные правила гражданского судопроизводства (FRCP) были внесены поправки, специально направленные на решение проблем обнаружения «информации, хранящейся в электронном виде», включая электронную почту.

Ключевые концепции

При разработке политики управления записями электронной почты вам необходимо будет ознакомиться со следующими ключевыми понятиями:

Что такое электронная почта?

Электронная почта может сбивать с толку, поскольку он может относиться как к системе, так и к сообщениям в системе.Кроме того, его также можно использовать для описания действия по отправке или получению сообщения. Вот несколько основных определений, которые помогут прояснить процесс:

Электронная почта Системы / клиенты : Системы или клиенты электронной почты — это приложения, которые позволяют пользователям составлять, передавать, получать и управлять текстовыми и / или графическими сообщениями электронной почты и изображениями по сетям и через шлюзы, соединяющие последние с Интернетом. Приложения могут быть текстовыми или графическими, проприетарными или открытыми, общедоступными или частными.Распространенным почтовым приложением является Microsoft Outlook, который многие организации используют в качестве внешнего интерфейса для Microsoft Exchange Server. Некоторые организации переходят на решения, предоставляемые поставщиками, такие как Gmail для бизнеса, чтобы предоставить онлайн-персоналу доступ к электронной почте и в качестве меры экономии.

Электронная почта Сообщения : Связь, поддерживаемая системами электронной почты, отправляемая между отдельными людьми или группами людей. Содержимое сообщения, транзакционная информация (метаданные), связанная с каждым сообщением, и любые вложения к телу сообщения — все это часть сообщения электронной почты.

Электронная почта Сервер : Аппаратное обеспечение, на котором находится приложение и используется для маршрутизации и хранения больших объемов электронной почты. Серверы могут размещаться внутри вашей организации и управляться ИТ-персоналом или размещаться и управляться другими лицами на отдельном предприятии. Если управление осуществляется сторонним агентством, необходимо принять надлежащие меры безопасности, чтобы гарантировать подлинность и надежность записи.

Транзакционная информация : Транзакционная информация записывает информацию или метаданные о сообщении электронной почты.Эти метаданные могут включать имя отправителя и всех получателей, дату и время создания и отправки сообщения. Он также может включать информацию о системах и программных приложениях, используемых для создания и передачи сообщения. Информация о транзакциях не всегда может быть видна в каждом приложении, но это жизненно важная часть каждого сообщения, и необходимо предпринять шаги для ее сохранения. Федеральные суды постановили, что эта информация является важной частью самого сообщения и является важным фактором при хранении сообщений электронной почты.

Прочие электронные системы обмена сообщениями

Помимо электронной почты, большинству организаций доступны другие системы обмена электронными сообщениями; они включают голосовую почту, обмен мгновенными сообщениями и текстовые сообщения. При использовании в официальных государственных целях сообщение, созданное и управляемое в этих системах, также может считаться записью.

Следовательно, при разработке программы управления электронной почтой организации должны также проверить все используемые системы обмена сообщениями и включить любые записи, подпадающие под существующий процесс хранения и удаления записей.Работайте со своим персоналом по управлению документами, чтобы разработать новые графики там, где это необходимо. Обратитесь к Сохранение и удаление государственных документов для получения дополнительной информации о графиках хранения.

Голосовая почта

Voicemail — это компьютеризированная система для приема, записи, сохранения и управления голосовыми сообщениями. Хотя голосовая почта по телефону хорошо известна во многих организациях и используется для важных общественных дел, она редко используется как запись.

Технологические достижения, стирающие различие между электронной и голосовой почтой, могут упростить запись аудиозаписей и управление ими. Службы, использующие протокол передачи голоса по Интернету (VoIP), могут доставлять сообщения в виде аудиофайлов по электронной почте. Таким образом, сообщениями голосовой почты, сохраненными как электронная почта, можно управлять вместе с другими сообщениями электронной почты, относящимися к той же теме. Однако VoIP использует Интернет, и сообщения, отправленные таким образом, подвергаются тем же угрозам безопасности, что и другие способы связи в Интернете.

Обмен мгновенными сообщениями

Обмен мгновенными сообщениями (IM) — это служба, которая позволяет людям быстро обмениваться электронными сообщениями с избранными другими людьми в неформальной манере, имитирующей разговор. Обмен мгновенными сообщениями отличается от обычной электронной почты тем, что обмен сообщениями осуществляется мгновенно, что делает дальнейший обмен более простым, чем отправка электронной почты туда и обратно. Большинство обменов являются только текстовыми, однако некоторые сервисы разрешают обмен голосовыми сообщениями и обмен файлами. Существуют системы, помогающие организовать, сохранить и предоставить доступ к мгновенным сообщениям с течением времени.Они часто относятся к мгновенным сообщениям как к электронной почте.

Обмен текстовыми сообщениями

Текстовые сообщения или текстовые сообщения — еще один часто используемый инструмент связи. Обмен текстовыми сообщениями использует мобильные технологии для отправки коротких сообщений из одного места в другое. Иногда эти сообщения заменяют электронную почту или телефонную связь. Если используются для официальных государственных дел, эти типы сообщений следует учитывать при рассмотрении вашей политики управления записями.Поскольку пространство часто ограничено, пользователи разработали стенографию текстовых сообщений, в которой используются сокращения и кодовые слова для общих фраз. При необходимости, обмен текстовыми сообщениями должен быть рассмотрен в руководстве по общей политике, в том числе, когда его можно использовать и как при необходимости документировать сообщения в долгосрочной перспективе.

Определение ценности электронных сообщений

Не вся электронная почта требует одинакового уровня контроля. Хотя идентификация записей электронной почты, относящихся к деятельности общественных организаций, всегда будет субъективной, определенные категории записей, как правило, будут важны для идентификации и управления.

Сюда входят:

Политики и директивы
График работы и задания
Проекты документов, направленные для утверждения или комментариев
Любой документ, который инициирует, санкционирует или завершает бизнес-операцию
Заключительные отчеты или рекомендации
Переписка, служебные записки или сообщения о деятельности агентства
Повестки дня и протоколы заседаний

Промежуточные и личные сообщения, не поддерживающие государственную деятельность, а также удобные или дублирующие копии записей электронной почты, следует удалять из почтовых ящиков, когда они больше не нужны.К ним относятся копии или отрывки из документов, распространенных или полученных для справки — сообщения в рассылке или на досках объявлений, личные сообщения, объявления, не связанные с официальным делом, а также объявления о социальных мероприятиях, таких как вечеринки по случаю выхода на пенсию или праздничные торжества. Эти материалы занимают дисковое пространство, снижают эффективность системы и, если их сохранить, могут стать предметом информационных запросов и быть обнаружены в ходе судебных разбирательств.

Хранение и удаление электронных документов

Обдумывая записи электронной почты и графики хранения, важно помнить, что периоды хранения основаны не на методе создания записи, а на содержании, а также на юридической, налоговой, административной или исторической ценности информация, содержащаяся в записи.

Вы должны подготовить графики хранения записей в соответствии с Законом об управлении документами, чтобы хранить или уничтожать все официальные копии записей электронной почты, относящихся к государственным делам. Как правило, записи, передаваемые через системы электронной почты, будут иметь те же сроки хранения, что и аналогичные записи в других форматах. Письма электронной почты и служебные записки, например, будут храниться и утилизироваться в соответствии со сроками хранения, установленными для различных типов корреспонденции. Многие сообщения электронной почты будут частью отдельной серии записей.Эти сообщения следует хранить и утилизировать в соответствии со сроком хранения, установленным для этой серии.

Государственный архив Миннесоты собрал на своем веб-сайте несколько общих графиков учета для многих типов документов, государственных, округовых, городских и поселковых ведомостей, включая корреспонденцию. Записи, не имеющие значения, кроме их первоначального использования, и когда они больше не нужны для справки, должны быть уничтожены в соответствии с утвержденным графиком хранения.Имейте в виду, что простое удаление сообщения не может полностью удалить его с носителя. Доступны служебные программы и другие инструменты для безвозвратного удаления электронных сообщений и исключения возможности восстановления. Графики хранения должны быть утверждены Комиссией по размещению документации.

Управление документами и метаданными

Хотя ваше агентство разработает уникальные процедуры, отвечающие вашим конкретным операционным и юридическим требованиям, помните о следующих целях для записи электронной почты.Запись электронной почты должна быть:

Complete: записи электронной почты должны полностью документировать транзакцию. Например, вы не можете сохранить текст без информации об отправителе. Полные записи электронной почты должны включать все следующие элементы, если применимо:

Имена отправителя и получателя

Строка темы: Четкое описание содержания сообщения (например, строка темы «исправление» неадекватна. «Исправление к протоколу Совета по туризму 2005 года, 25 марта» дает лучшее описание.

Вложения должны быть включены полностью (а не только обозначаться именем файла).

Если для отправки сообщения использовался список рассылки, необходимо записать список имен лиц, которые являются частью этого списка рассылки. Это дает возможность идентифицировать фактических получателей, если в записи электронной почты просто указано имя группы в поле получателя. Например, список рассылки «HR» (список рассылки для всех сотрудников отдела кадров) должен быть задокументирован так, чтобы каждый человек в списке был назван.

Справочник адресов электронной почты и соответствующих имён сотрудников (например, [email protected] — это Джейн Доу). Это связывает адрес электронной почты, указанный в записи электронной почты, с человеком.

Точно. Содержимое записи электронной почты должно точно отражать транзакцию.

Доступно . Если иное не указано в MGDPA, записи электронной почты должны быть общедоступными. Все записи электронной почты, как и другие электронные записи, должны быть разумно доступны для целей юридического обнаружения.

Управляемый. Сотрудникам должно быть легко управлять записями электронной почты в рамках повседневного рабочего процесса и практики управления записями. Поскольку сотрудники будут внедрять и использовать политику управления записями электронной почты, процедуры должны быть простыми.

Безопасность . Запись электронной почты должна находиться в защищенной системе, которая контролирует доступ, хранение, изменение и удаление. Это особенно важно при контроле доступа к непубличному контенту.Записи электронной почты представляют собой уникальные проблемы безопасности, поскольку сообщения электронной почты:

Легко обрабатывается или удаляется в системе.

Легко фиксируется и читается посторонними лицами.

Легко переадресован или неверно перенаправлен по ошибке.

Разработка политики электронной почты

Вам следует установить политики, которые будут направлять пользователей в отношении соответствующих методов работы с электронной почтой. Политики должны отвечать на вопросы о допустимом использовании, объяснять управление и хранение официальных копий, а также обсуждать вопросы конфиденциальности и доступа к электронной почте.При разработке политики вы должны убедиться, что получаете информацию от всех заинтересованных сторон, позволять заинтересованным сторонам просматривать и комментировать политику до того, как она будет окончательно доработана, протестировать процедуры и обучить персонал. Сама политика также должна быть задокументирована, и все пользователи должны понимать эти политики и уметь их применять. Более подробная информация об общих вопросах политики представлена ниже.

Допустимое использование

Должны быть установлены письменные правила использования электронной почты (и других методов электронной связи) так же, как они установлены для использования телефона, факсимильного аппарата и почтовой почты.

Роли и обязанности персонала

Ваша политика должна четко определять роли и обязанности менеджеров, сетевых администраторов, технического персонала, персонала по управлению записями, вспомогательного персонала и пользователей при управлении электронной почтой. Он должен четко указывать, следует ли сохранять записи электронной почты отправителю или получателю. Политика должна направлять сотрудников при определении того, какие сообщения электронной почты являются записями, и описывать процедуру группировки электронных писем в серии записей с графиком хранения записей для каждой серии.

Управление и удержание

Поскольку Закон об управлении записями требует, чтобы хранители защищали свои записи и работали с Группой по размещению записей для установления сроков хранения, ваша политика должна описывать, как и где вы будете хранить официальные копии своей электронной почты, и обеспечивать их управление, защиту и удержание до тех пор, пока они имеют административную, юридическую, финансовую или исследовательскую ценность.

Хранение и ведение

Только официальная копия записей электронной почты, относящихся к бизнес-функциям агентства или местного самоуправления, должна храниться и храниться в системе учета.Дополнительные копии, временные сообщения и личные сообщения можно просто удалить из системы электронной почты, когда они больше не нужны. Политика должна включать процедуры организации, хранения, обслуживания, доступа и удаления записей электронной почты. Ваша политика должна определять, как пользователи должны управлять своими учетными записями, включая регулярное удаление личных и временных сообщений из своих почтовых ящиков.

Конфиденциальность

В вашей политике должно быть четко указано, что, хотя вы пытаетесь обеспечить безопасность, отправленные или полученные сообщения электронной почты не являются конфиденциальными.Они могут быть доступны и контролироваться другими лицами, могут быть опубликованы и могут быть предметом судебных разбирательств. Поскольку компьютеры могут хранить сообщения в нескольких местах в системе, даже сообщения, удаленные пользователем, могут быть восстановлены и использованы в судебном иске.

Доступ

Поскольку правительственная электронная почта может быть определена как общедоступная, политика электронной почты должна соответствовать закону штата о MGDPA и Закону об управлении записями. MGDPA предоставляет общественности право доступа к записям, но также ограничивает доступ к некоторой информации, которая считается личной или частной.Хранители публичных записей должны сделать свои записи доступными для всеобщего ознакомления при условии, что информация не подлежит разглашению.

Документация

Кроме того, вам следует установить процедуру документирования вашей политики в отношении записей электронной почты. На постоянной основе, начиная с начальной разработки, документируйте разработку вашей политики управления записями электронной почты, самой политики и изменений в политике. Включите описание используемого программного и аппаратного обеспечения, любого обучения персонала, обязанностей сотрудников и графиков хранения записей.

Обучение сотрудников

Все сотрудники агентства должны быть обучены использованию графика хранения записей для идентификации и классификации записей, которые они создают. Они должны быть осведомлены о надлежащих процедурах хранения и утилизации, а также о том, к кому обращаться, когда записи необходимо вывести из-под их хранения. Поскольку отдельные лица имеют прямой контроль над созданием и распространением сообщений электронной почты, агентства должны проводить обучение своих сотрудников процедурам электронной почты агентства.Политика и процедуры могут различаться в зависимости от типа электронной почты и системы ведения документации, которую использует агентство.

Агентства захотят быть уверены, что сотрудники могут ответить на юридические и операционные вопросы об электронной почте. Любые учебные материалы и документация должны содержать инструкции, которые позволят сотрудникам отвечать на вопросы о юридической и производственной ценности их записей. Возможные вопросы, которые сотрудники могут задать себе, включают:

Является ли это электронное письмо официальным документом? Это электронное письмо — деловое или личное (например,g., «В четверг собрание персонала начнется на час позже». или «Давай пообедаем!»)?

Имеет ли это сообщение электронной почты долгосрочное значение (например, «Новая политика завершена»)? Документирует ли это сообщение электронной почты функцию транзакции или операции (например, процесс, решение или обсуждение)?

Является ли эта электронная запись общедоступной или закрытой, как указано в MGDPA?

Какие метаданные я должен записать при сохранении этой записи электронной почты?

К какой серии записей относится эта запись электронной почты?

Следует ли мне сохранять полную запись электронной почты, включая вложения и имена групповых списков?

Может ли это сообщение электронной почты когда-либо использоваться в качестве доказательства в судебном процессе?

Кто отвечает за хранение официальной копии электронного письма?

Эта блок-схема используется Департаментом библиотеки и архивов Кентукки для управления сообщениями электронной почты.Аналогичную схему можно разработать для вашего учреждения.

Процессы сохранения электронной почты

Государственные учреждения несут ответственность за разработку руководящих принципов и процедур для включения сообщений электронной почты в их общий учет. Администраторы агентства также должны разрабатывать политики и системы, предназначенные для обеспечения надлежащего сохранения, защиты и доступности записей электронной почты в течение установленных периодов хранения. Процедуры и конфигурация систем будут различаться в зависимости от потребностей агентства и конкретного используемого оборудования и программного обеспечения.

Агентские записи долгосрочного значения не должны храниться на отдельных рабочих станциях. Записи должны храниться на защищенном диске, который имеет соответствующие функции безопасности, чтобы защитить записи от изменения или уничтожения и обеспечить регулярное резервное копирование. Сотрудники, работающие вне офиса с ноутбуками и другими личными устройствами, должны регулярно загружать свои сообщения на сетевые диски агентства. Простое резервное копирование системы электронной почты на магнитные ленты или другие носители или удаление всех сообщений по прошествии определенного времени не является подходящей стратегией для управления электронной почтой.

Есть три способа сохранить сообщения электронной почты: оперативный, оперативный и автономный. У каждого метода есть свои преимущества и недостатки; каждый требует разной степени технической поддержки; все требуют надзора и управления. При выборе убедитесь, что:

удовлетворяет потребности пользователей;
соответствует всем требованиям к ведению документации;
у вас есть инструменты, письменные политики и процедуры; и
понимают политики и процедуры, знакомы с инструментами и могут последовательно применять все три ко всем записям.

Краткое описание каждого метода приведено ниже.

Интернет-хранилище

Онлайн-хранилище

может хранить сообщения электронной почты в самом почтовом приложении. Это хороший метод для хранения временных и краткосрочных записей (срок хранения менее 5 лет). Microsoft Outlook имеет ограниченные возможности для реализации этого подхода, который можно использовать с помощью функции «архивирования» в приложении.

Другой метод онлайн-хранилища требует создания процесса электронной регистрации с использованием безопасного общего сетевого сервера.Процесс регистрации следует использовать для сбора и хранения соответствующих электронных записей, включая, помимо прочего, электронную почту. Персонал должен быть назначен для наблюдения за процессом и системой, включая создание протокола именования и файловой структуры, а также нести ответственность за назначение привилегий доступа к системе, включая делегирование полномочий на добавление, удаление или редактирование определенных файлов и записей.

Имейте в виду, что системы электронной почты не являются системами ведения записей, и сообщения должны храниться в системе электронной почты только на короткое время.Сохранение важной электронной почты в системе электронной почты отключает ее от другой связанной информации и делает ее уязвимой для потери из-за регулярных чисток системы. Вы сами определяете степень риска при хранении файлов в почтовом приложении.

Преимущества. Вы сохраняете возможность легко искать, извлекать или повторно передавать сообщения в электронном виде. Вы также можете сохранить важную информацию, связанную с рассылкой электронного письма. В зависимости от используемого механизма регистрации это может быть эффективным способом интеграции аналогичных записей, которые создаются и принимаются в электронной форме.

Недостатки . Процесс требует активного участия всех пользователей электронной почты. Если не управлять последовательно и точно, записи трудно найти. Если все записи не находятся в электронном формате, вам также придется координировать файловые системы для записей как в бумажном, так и в электронном форматах. Это требует использования отдельного защищенного общего диска, контролируемого ограниченным числом сотрудников, чтобы защитить официальные копии от несанкционированного доступа и предотвратить хранение дубликатов.

Ближайшее хранилище

Хранилище Near-Line включает в себя передачу сообщений электронной почты и информации о транзакциях в систему электронного учета, отличную от самой системы электронной почты. Например, электронное сообщение, касающееся конкретного проекта, может храниться в файле на сетевом диске агентства вместе с другими электронными файлами, относящимися к тому же проекту. Сообщение по-прежнему сохраняет некоторые свои функции, в том числе возможность индексирования и извлечения в электронном виде.Если агентство хранит другие записи в электронном формате, сообщения электронной почты могут быть интегрированы с другими связанными файлами проекта.

Недостатками хранения записей в непосредственной близости от сети являются потенциальные затраты на оборудование, техническое обслуживание и обслуживание системы электронного учета. Агентство должно учитывать затраты и выгоды, а также совместимость своего почтового приложения и системы электронного учета. Хранение сообщений вне почтового приложения может означать преобразование сообщений в другой формат, что может привести к потере важной информации.Записи со сроком хранения более 5 лет необходимо перенести и, возможно, преобразовать в новые форматы и системы по мере того, как старые устареют. Наконец, если агентство по-прежнему ведет большую часть своих записей в бумажном виде, то две системы (бумажная система хранения и электронная система) должны быть интегрированы и работать вместе.

Автономные (бумажные) системы

В некоторых случаях, особенно для постоянных и долгосрочных записей, лучшим решением для сохранения может быть печать сообщений электронной почты и информации о транзакциях на бумаге.Это решение имеет смысл, если у агентства еще нет электронной системы, предназначенной для долгосрочной защиты и доступности записей, или если большая часть его записей хранится в бумажной форме.

Самым большим преимуществом автономного хранилища является стабильность носителя. Агентствам не нужно беспокоиться о том, что оборудование и программное обеспечение устареют, а записи станут безвозвратными. Сообщения электронной почты можно напрямую заносить в другие записи того же типа или серии, что упрощает процесс хранения и удаления.

Недостатком является то, что сообщения электронной почты теряют свою динамическую функциональность как электронные документы. Их невозможно найти и найти так быстро и эффективно, как в хорошо управляемой электронной системе. Вы также можете потерять важную информацию, связанную с рассылкой электронного письма. Кроме того, документы могут быть неправильно заполнены, когда пользователи сами отвечают за печать, маршрутизацию и хранение. Наконец, с повсеместным использованием почтовых приложений в государственных делах объем бумажных документов будет быстро расти.

Примечание: Независимо от того, какой вариант хранения выберет агентство, транзакционные метаданные должны быть правильно захвачены и сохранены вместе с сообщением электронной почты, чтобы сохранялась полная стоимость документа. Эта задача обычно легко выполняется в почтовых приложениях, которые легко отображают эту информацию. Приложения, которые не отображают метаданные, необходимо настроить так, чтобы данные оставались вместе с сообщением в любой форме, в которой оно сохраняется.

Имейте в виду, что доступ к электронной почте больше не привязан к отдельному рабочему компьютеру.Доступ к электронной почте обычно можно получить из любого места, где есть подключение к Интернету. Беспроводное подключение к Интернету и мобильные сети позволяют отправлять и получать сообщения практически из любого места. Если официальный бизнес ведется в нескольких системах, в том числе через личные учетные записи и устройства, вы должны быть уверены, что у вас есть методы регистрации всех соответствующих транзакций.

Ключевые вопросы для рассмотрения

Теперь, когда вы знакомы с эксплуатационной и юридической важностью управления сообщениями электронной почты как записями, вы можете использовать приведенные ниже вопросы, чтобы начать разработку своей политики управления электронной почтой.Поможет обсуждение вопросов ниже:

Убедитесь, что вы соответствуете юридическим и производственным требованиям

Соберите отзывы сотрудников, поддержку и соблюдение вашей политики управления электронной почтой

Интегрируйте политику управления записями в общую стратегию управления электронными документами

Убедитесь, что сотрудники управляют записями электронной почты в соответствующих точках непрерывности записи, а не отдельной серией записей с одним графиком хранения (как описано в главе Стратегии управления электронными записями настоящего руководства).