Деловой стиль текста пример: Официально деловой стиль (примеры) 🤓 [Есть ответ]

Официально деловой стиль речи – примеры текстов: что это, признаки, стилевые черты, сфера применения

Русский язык позволяет излагать свои мысли в пяти разных стилях, каждый из которых чем-то особенным характерен и используется в конкретной сфере деятельности. В административно-общественной используется официально-деловой стиль речи, который применяется, как в письменной, так и в устной форме….

Особенности

У данного стиля есть ярко выраженные характерные признаки, которые отчетливо прослеживаются в лексике, морфологии и синтаксисе текстов. Стилевые черты следующие:

1. Точность – все данные, изложенные в тексте, имеют конкретику.
2. Однозначность изложения – в подобных текстах нет домысла или размышлений. Все детали прописаны очень чётко, с максимальной точностью и изложением всех фактов.
3. Стандартизация – при составлении документов и бумаг, используют стандартные приемы, которые позволяют авторам удержаться в рамках и не привнести в бумаги субъективизма.
4. Безличность – не предусмотрено никакой эмоциональной окраски. Недопустимо излагать собственную оценку ситуации, выражать субъективную оценку в отношении кого-либо. Все данные выкладываются сухо и безлико, позволяя читателю самому делать выводы, не манипулируя его чувствами. Личная информация может быть изложена только в заявлениях или объяснительных, где это требуется.

Что касается лексических особенностей, то их всего три:

1. Определенный набор лексических оборотов и использование официальных слов: предписываю, разрешаю, уведомляю, истец, закон и пр.
2. Сухая лексика, полная сугубо канцелярских выражений: имеет место быть и пр.
3. Использование устойчивых словосочетаний: исходя из, принимая во внимание и пр.

Важно! Несмотря на необходимую безличность, данные тексты допускают использование глаголов первого лица и местоимений.

Синтаксические конструкции – это те признаки, которые легко позволяет чтецу определить тип изложения. В данном типе текстов есть несколько характерных синтаксических особенностей:

1. Наличие малых конструкций – простые предложения, отсутствие однородных членов предложения или вводных слов.
2. Высокая структурная стандартизация – каждый вид документа имеет свои структурные особенности. Так, все заявления начинаются со штампа в верхней части листа, а все протоколы характеризуются подписями в конце документа.

Такая форма изложения мыслей достаточно активно применяется в разных сферах жизнедеятельности. Каждый должен уметь пользоваться ею, поскольку любые взаимоотношения с организациями происходят на деловом языке.

Использование

Сфера применения чрезвычайно узка ,и в то же время достаточно обширна. Примеры текста такого характера часто встречаются в государственных организациях и делятся на:

1. Законодательный уровень – законодательные документы, служебные бумаги, уставы, правила.
2. Обиходно-деловой уровень служебные переписки, частное делопроизводство.

Оба вида используются в разных сферах:

• юриспруденции,
• экономике,
• политике,
• бизнесе,
• международных отношениях,
• маркетинге.

Пример документов официально-делового стиля – это служебные и официальные бумаги, начиная с объяснительных и заканчивая Конституцией.

Клише

Как и в любом другом, в официально-деловом тексте присутствуют некоторые клише. Обычно, использование подобных штампов находят неприемлемым и негативным явлением.

Штампы – это слова, которые чрезмерно употребляются, и обладают неопределенным значением (определенные, следовательно, некоторым), деформируя смысл, или теряя его в обилии ненужных фраз вовсе.

Несмотря на отрицательное значение штампов, они могут и должны употребляться в деловых разговорах и бумагах. Выше было указано, что деловая речь использует стандарты, как главное средство языка. Наличие некоего стандарта или штампа в разы упрощает создание и заполнение всех анкет, бланков и прочих документов.

Важно! В подобных формах неприемлемо вольно излагать свои мысли: секретарю нельзя ответить в деловой переписке «Ждем ответа, как соловей лета» это недопустимо.

Официальная речь, стандартные ситуации – все это и определяет сущность и цель подобных документов, а также их четкую структуру и расположение всех элементов предложения. В ней недопустимы:

• разговорные элементы,
• поэтизмы,
• архаизмы,
• эмоциональные слова и окраски,
• художественные элементы: гиперболы, метафоры и пр.,
• фразеологизмы.

Любой текст данной категории, который верно построен с точки зрения грамматики и лексики, является правильным и полностью соответствует требованиям официально-делового стиля речи. А при наличии в нем вышеуказанных элементов, даже при верной структуре, его воспринимают как некорректный. Стандартность в данном типе речи является лексической особенностью, и имеет свои маркеры, например:

• наложить штраф,
• объявить благодарность,
• призвать к ответу,
• выдвинуть аргумент,
• нести ответственность,
• уведомление о вручении.

Таким образом, клише в целом – это негативное явление, но использование их в данной категории допустимо и даже приветствуется.

Однако, существует и другая сторона чрезмерного употребления канцеляризмов – тексты должны нести в себе информацию, несмотря на использование множества клише.

Поэтому следует тщательно вычитывать все бумаги, чтобы убедиться, что получатель и читатель получить из них необходимую информационную нагрузку.

Анализ стилевого текста

Любой текст подлежит анализу, для определения стиля, к которому он принадлежит и других особенностей. Примеры текстов можно найти в законодательных документах, официальных уведомлениях и прочих официальных бумагах. Для определения стиля, необходимо провести анализ текста:

Выявить стилевые черты:

• точное изложение информации и детальное,
• строгость композиции,
• отсутствие экспрессии и эмоций.

Лексические особенности:

• использование специальной терминологии,
• обилие канцеляризмов (принимая во внимание, имеют право),
• слова необходимости и долженствования.

Морфологические особенности:

• использование инфинитива и глаголов в настоящем времени,
• частое употребление отглагольных существительных,
• именование людей по признаку действием.

Синтаксические:

• высокая частность однородных членов,
• наличие осложненных предложений,
• частое использование родительного падежа,
• использование страдательных и безличных конструкций,
• наличие простых безэмоциональных предложений,
• прямой порядок слов.

Если в тексте обнаружены все эти черты, то он принадлежит к официально-деловому стилю. Примеры текстов подобного плана встречаются в учебной литературе, канцелярских бумагах и личных документах. К примеру, автобиография зачастую пишется подобным языком, и при ее написании следует придерживаться определенных правил:

1. Структурированность текста: каждая важная дата начинается с абзаца и после нее следует новый абзац, в конце документа всегда указывается дата.
2. Четкое соблюдение хронологической последовательности, начиная с рождения и заканчивая последним годом до написания документа, нелогичные переходы не допускаются.
3. Лаконичность: автобиография не пишется более чем на 2-3 листа.
4. Изложение точных, достоверных фактов, которые всегда можно подтвердить доказательными бумагами.

При написании биографии допускается использование слов из других стилей, но приветствуется наличие клише. Зачастую можно встретить автобиографии и в полностью художественном стиле, но такой документ более походит уже на автобиографичный рассказ, чем на сухое изложение фактов.

Диалог

Устная речь также может быть поставлена в деловом стиле. Соблюдение клише официального стиля приветствуется и в диалогах, несмотря на то, что обычное расположение информации на бумагах отличается от устной речи.

Она обычно преисполненная эмоциями и довольно асимметрична. Если устная речь подчёркнуто логична, обстановка общения явно официальная.

Главная характеристика устного делового общения это протекание беседы в положительным в ключе сочувствия, уважения или доброжелательности. Устная речь отличается в зависимости от разновидностей стиля:

• канцелярско-делового – устная речь преисполнена канцеляризмами и клише, но допускает и употребление обычных, не деловых слов,
• государственного управления – недопустимо употребление фразеологизмов, анархизмов, сленговых выражений и прочих, не относящихся к деловому стилю слов.

К основным особенностям устной официальной речи относятся:

• краткость,
• точность,
• влиятельность,
• соответственные слова,
• правильно составленные конструкции,
• правильный синтаксис,
• стандартизация мысленно приготовленной речи.

Устная деловая речь не может быть эмоционально окрашенной. Хорошим примером может служить следующий деловой диалог:

Здравствуйте!

Здравствуйте. Чем я могу вам помочь?

Я хотел бы подать в вашу компанию свое резюме.

У вас есть высшее образование?

Да, я закончил университет по курсу «Менеджмент».

Вы ознакомлены с нашими условиями?

Да, в полном объеме.

Хорошо. Тогда возьмите свое резюме и другие документы, и приходите завтра в 9.00 в главный офис на собеседование. Всего доброго!

Спасибо. До свидания.

Диалог в деловой речи сухой, сжатый и полный информации, в нем начисто отсутствуют слова-паразиты. Именно такой должна быть устная речь, в ней возможно будет на порядок меньше канцеляризмов, но по своей характеристике она будет полностью соответствовать правилам данной категории языка.

Официально-деловой стиль в русском языке, примеры, где применяется

Изучаем стили речи в русском языке официально-деловой стиль

Вывод

Деловая речь может показаться скучной и сухой на первый взгляд, но при ее освоении становится понятно, что она также богата, как и художественная, просто сфера ее применения требует определенных условий и правил, которым она и соответствует.

Официально-деловой стиль – это особенность государственной и деловой сферы, и рано или поздно придется учиться владеть ею, чтобы стать полноценным членом общества.

особенности, сферы применения, виды текстов и примеры

Чтобы написать действительно хороший текст, вам нужно понимать, во-первых, с какой целью вы пишите, во-вторых, кому вы адресуете свое послание. Поэтому для начала надо определиться со стилем речи.

В данной статье разберем, что такое научный и официально-деловой стиль текста, характеристики и особенности этих стилей, сферы применения, а также какие виды и жанры текстов относятся к каждому из этих стилей.

В широком смысле, научный стиль — это стиль обучающих, научных материалов (книг, диссертаций, отчетов об исследованиях и пр.).

Научный стиль текста отличается строгой последовательностью изложения и логической связью между всеми элементами текста, каждый из которых отражает движение мысли автора от общего к частному или наоборот.

Особенности научного стиля

Такой текст всегда имеет четкую структуру, характеризуется ясностью, сжатостью изложения и, одновременно, максимально насыщенным содержанием. Обычно около 20% текста занимают термины и научные понятия. Меньше используются глаголы и больше — существительные.

Все эти характеристики имеют место быть, если мы берем научный текст в его «чистом виде». Например, эссе — это уже более свободный жанр повествования, но тем не менее тоже относится к научному стилю. Инструкция по написанию эссе: виды, план, структура и рекомендации.

Данный стиль можно охарактеризовать одним словом — документы.

Официально-деловой стиль охватывает довольно широкую область применения: международная политика, экономика, право, реклама, административная и управленческая сфера. То есть к данному стилю относятся все виды деловой документации.

Особенности делового стиля

Такие тексты отличаются компактностью изложения. При написании часто используются формы и шаблоны. Конечно же, применяется много терминов, наименований и профессиональная лексика. Предложения в тексте, в основном, сложные.

В таблице приведены виды текстов, которые относятся к научному и официально-деловому стилю, некоторые из них встречаются в обоих стилях:

Виды текстов научного и официально-делового стилей речи

Теперь рассмотрим определения этих видов текста с примерами для лучшего понимания:

Определение и примеры различных видов текста, относящихся к научному и официально-деловому стилю речи

Знание стилей и видов текста поможет вам справиться с поставленной задачей быстро и «на ура». Ведь каждый жанр имеет свои особенности написания: это и обьем текста, и стиль повествования, и даже шаблонный формат создания.

Теперь вы сможете различить, какой текст написан в научном стиле, а какой используется в деловой переписке. «Предупрежден — значит вооружен». Удачи!

P.S.: Не забывайте делиться ссылкой на статью в социальных сетях. Спасибо!

По материалам курса «Academic and business writing» www.edx.org.

Поделиться ссылкой:

Стили речи. Официально-деловой стиль. Знакомство с документами официально-делового стиля

1. Стили речи. Официально-деловой стиль

Знакомство с документами официальноделового стиля

2. Понятие стиля

Стиль речи – исторически сложившаяся
система речевых средств, используемых в той
или иной сфере человеческого общения;
разновидности литературного языка,
зависящие от условий и сферы его
функционирования.

3. Признаки стиля

1. ограниченность и специфичность лексического
состава;
3. своеобразные оттенки значений слов и
элементы словообразования;
4. специфическая фразеология;
5. некоторые типичные синтаксические
конструкции;
6. состав и функции средств выразительности,
представленных в разной мере в каждом стиле.
СТИЛИ
Литературнохудожественный
(ф-я воздействия)
Разговорный
(ф-я общения)
Публицистиче
ский (ф-я
сообщения)
Научный (ф-я
сообщения)
Официальноделовой (ф-я
сообщения)

5.

Разговорный стиль служит прежде всего для непосредственного
общения с окружающими людьми
• непринужденность и неподготовленность речи
• лексика: слова не только называют предметы,
действия, признаки, но и содержат их оценку
• синтаксис: употребление простых предложений,
широко представлены предложения неполные,
поскольку разговорная речь — это чаще диалог.

6. Пример текста разговорного стиля

Если ты читаешь этот текст, то
врубаешься в тему. Энергия, драйв и скорость
– вот что определяет мою жизнь. Я люблю
экстрим, люблю острые ощущения. Мне побарабану: скейтборд или паркур, ролики или
байк, до тех пор, пока мне есть чему бросить
вызов. И это круто!

7. Научный стиль

язык науки, научной сферы деятельности
• жанры: научные работы, статьи, лекции,
рецензии.
• лексика: специальная лексика, термины:
склонение, спряжение, теорема, биссектриса,
логарифм и т. п.; слова употребляются, как
правило, в прямых своих значениях
• синтаксис: широкое употребление
сложноподчиненных предложений,
обособленных второстепенных членов, вводных
слов, указывающих на последовательность и
логическую связь мыслей

8.

Пример текста научного стиля Исходя из результатов эксперимента, можно
сделать заключение, что объект имеет
мягкую однородную структуру, свободно

пропускает свет и может изменять ряд
своих параметров. Исследования также
показали, что объект необратимо изменяет
свою молекулярную структуру под
воздействием температуры свыше 300 К.
При механическом воздействии на объект
видимых изменений в структуре не
наблюдается.

9. Литературно-художественный стиль

используется в художественных произведениях,
чтобы нарисовать живую картину, изобразить
предмет или событие, передать читателю
эмоции автора.

10. Пример текста художественного стиля

Он вступил в тёмные широкие сени, от которых подуло холодом,
как из погреба. Из сеней он попал в комнату, тоже тёмную, чутьчуть озарённую светом, который выходил из-под широкой щели,
что находилась внизу двери. Казалось, будто в доме происходило
мытьё полов и сюда на время нагромоздили всю мебель.
По стенам навешано было весьма тесно и бестолково несколько
картин. С середины потолка висела люстра в холстинном мешке,
от пыли сделавшаяся похожею на шёлковый кокон, в котором сидит
червяк. В углу комнаты была навалена на полу куча того, что
погрубее и что недостойно лежать на столах. Что именно
находилось в куче, решить было трудно, ибо пыли на ней было в
таком изобилии, что руки всякого касавшегося становились
похожими на перчатки.
(Н. В. Гоголь «Мёртвые души».)

11. Публицистический стиль

служит для воздействия на людей через средства
массовой информации
• жанры: статья, очерк, репортаж, интервью,
• лексика: общественно-политическая
• информация предназначена не для узкого круга
специалистов, а для широких слоёв общества,
причём воздействие направляется не только на
разум, но и на чувства адресата

12. Пример текста публицистического стиля

Какая дикость! Совсем недавно объявили справедливо: падение
рубля – национальная катастрофа. Но, простите, национальная
катастрофа с падением рубля произошла гораздо раньше, когда
рубль стал равен центу. Вот тогда надо было говорить и
спохватываться. Мы все знаем: план экономических реформ
никогда не был объявлен. Почему? Если его нет – тогда это
авантюра, если он есть – тогда почему его скрывают? Нам
известно из прессы: то там, то здесь происходят скандальные
случаи приватизации за бесценок. И мы знаем, как
катастрофически падает наша рядовая и блистательная наука,
падает наше образование, падает медицина, миллиарды долларов в
год разграбляются и увозятся из страны. Третий год мы слышим
одно и то же: борьба с преступностью. Скажите, где открытые
суды, где грозные приговоры? Можете вы назвать, слышали вы их?

13. Официально-деловой стиль

стиль документов
• Стилевые черты: точность, лаконичность,
конкретность, объективность, доступность,
долженствующе-предписывающий характер
изложения.
• Жанры: законодательные акты, международные
договоры, законы, инструкции, уставы, официальные
сообщения, разнообразные виды документации
(заявление, протокол, отчет, справка, отношение и
т. д.)

14. Образцы документов

Д/з:
• параграф 19,
• написать заявление,
• написать один из документов упр. 91

Что такое статья (текст) в деловом стиле

Введение

Язык – это отражение среды общения человека. Трудно представить, чтобы молодой человек на тусовке или дискотеке общался на высокопарном литературном языке. Здесь будет более уместным молодежный сленг.

Деловой стиль тоже имеет свои сферы применения. Как следует из названия, деловой стиль создан для делового общения. Сферы использования именно делового стиля крайне обширны. В таком стиле составляются все документы, акты, законы. На языке делового общения разговаривают политики, президенты, дипломаты. В деловом стиле общаются руководители предприятий, юристы, военные. Именно такой стиль звучит из уст ведущих новостей и серьезных аналитических программ.

Как формировался деловой стиль

На протяжении веков языковые стили претерпевали большие изменения. И только стиль делового общения остался практически без изменений. Конечно, время внесло коррективы и сюда, вместе с новыми словами и терминами. Однако изменения эти невелики.

Чем же характерен деловой стиль, каким правилам необходимо следовать при написании статей в таком стиле?

Прежде всего, деловой стиль отличает лаконизм. Он предназначен не для болтовни, а чтобы дела делать. Поэтому чем конкретней будет сформулировано предложение, тем лучше.

Характеристикой делового стиля является отсутствие излишней детализации и конкретика в изложении сути и фактов. Так как деловой стиль — по умолчанию стиль для людей деловых, можно уверенно сказать, что времени на переработку писем-сочинений у них нет, поэтому так важны краткость и лаконичность.

Еще одно – отсутствие эмоциональной стороны речи и стилистическая сглаженность индивидуальности.

Аналогично можно сказать об индивидуальном стиле. Деловой стиль написания имеет существенное отличие: вне зависимости от автора, все тексты похожи.

Происходит это из-за огромного количества штампов-клише и устойчивых словосочетаний, которые применяются в деловом стиле. Примером могут служить такие словосочетания:

• в соответствии;
• на основании;
• в силу;
• за счет…

Лексика деловой статьи предусматривает высокий уровень использования аббревиатур и терминов из сферы, о которой в ней рассказывается. Причем терминология здесь не требует разъяснений, а аббревиатуры – расшифровок. Это характерно больше для научного стиля.

Следует знать, что деловой стиль написания предусматривает возможность ведения речи от первого лица. Это, в основном, касается документации. Для документов характерны и различного рода шаблоны, которые определяют форму заявления, доверенности и так далее.

Для статьи в деловом стиле характерна жесткая логическая структура. Особенностью является также использование перечислений. Порядок слов должен быть прямым. Деловая статья должна содержать однозначные формулировки, не допускающие вольной трактовки информации.

Владение деловым стилем написания статей очень важно в нашем насквозь бюрократизированном обществе. Умение правильно составить жалобу или иск, заявление или апелляцию может сказаться на результате рассмотрения этих документов.

Человек, владеющий деловым стилем письма, может неплохо на этом заработать, учитывая, что общая грамотность населения снизилась, а с деловыми бумагами встречается каждый.

То же переносится и на деловое общение в Интернете. Часто одной компании приходится жаловаться на другую, обвиняя в воровстве или мошенничестве. В таких случаях снова обращаются к людям, владеющим деловым стилем. Кто убедительней составит жалобу, тот и победит.

Такие способы изложения, как описание или размышление, в деловом стиле совершенно недопустимы. Именно отсутствие размышлений отличает деловой стиль от в общем-то схожего с ним стиля научного.

Деловой стиль допускает длинные предложения, иногда до 2000 знаков. Однако статья, написанная в деловом стиле, должна все же строиться из предложений довольно коротких, чтобы их было проще воспринимать.

Перечень характеристик деловой статьи

Статья, написанная на языке делового общения, должна:

• быть лаконичной;
• основываться на фактах;
• быть написанной сухим языком, не содержать эмоций;
• содержать аббревиатуры и термины, характерные для сферы, о которой пишется статья;
• содержать формулировки, исключающие двоякое толкование;
• не содержать размышлений, повествований и художественных описаний;
• использовать прямой порядок слов.
• иметь логическое построение и смысловую достаточность;
• не содержать нецензурной лексики и жаргонизмов;
• содержать обращение «Вы».

Пример написания статьи в деловом стиле

Даже если в статье содержится информация о преступлении, которое возмущает автора, деловая статья должна быть безэмоциональной, основанной на сухом и хладнокровном изложении фактов.

Например, неверно писать:

«Вчера вечером в завьюженном Питере на Невском дорогущая машина депутата городского совета Ю. , известного гулены и выпивохи, вдолбилась в фонарный столб. Депутат был пьяным в доску».

В деловой статье это должно звучать примерно так:

«Вечером 17 февраля в условиях пониженной видимости из-за снегопада автомобиль депутата городского совета Санкт-Петербурга Ю. попал в ДТП. Пострадавших нет. Водитель привлечен к ответственности согласно статьи «Вождение автомобиля в состоянии опьянения».

Вывод

Деловой стиль написания имеет многовековую историю. Примеры такой речи находят в старинных рукописях Руси Х века, например, в договорах о дружбе русских и греков и других подобных документах.

Сегодня для деловых статей характерно слияние делового стиля с публицистическим, в результате которого появляется неприсущая стилю в целом экспрессивность и эмоциональность.

Одно можно утверждать наверняка: человек, который овладел стилем делового письма, может не волноваться – такой стиль еще много веков будет востребован.

Официально-деловой стиль речи — Текст

Цели урока: познакомить с особенностями и жанрами официально-делового стиля речи; научить распознавать специальные слова и словосочетания, употребляемые в официально-деловом стиле, составлять заявление и объяснительную записку по образцу.

Личностные УУД. Обогащение словарного запаса. Мотивационная основа учебной деятельности. Регулятивные УУД. Планирование действий в соответствии с поставленной задачей. Познавательные УУД. Построение письменного высказывания по данной модели. Коммуникативные УУД. Умение работать в команде.

Ход урока

I. Лингвистическая разминка. Учащиеся записывают пословицы, восстанавливая пропущенные в них слова.

1. Без ________ жить — только небо коптить. 2. Всякое ________ человеком ставится, человеком и славится. 3. Кончил ________ — гуляй смело. 4. Всякий человек в ________ познаётся. 5. Дерево смотрится в плодах, а человек — в ________.

— Какое слово объединяет все пословицы? (Дело.) Сформулируйте, какое отношение к делу отражено в них, дополните их другими пословицами со словом дело, вам известными. Подберите к слову дело антонимы (безделье, праздность) и синонимы (работа, труд, занятие, профессия), запишите однокоренные слова.

II. Проверка домашнего задания. Актуализация темы урока. Учитель даёт слово трём-четырём ученикам (по их желанию, по выбору класса). Класс выбирает лучшего экскурсовода, а учитель предлагает наградить его специальным дипломом, текст которого должны составить учащиеся. Предварительно класс решает, какой стиль речи для данного текста следует выбрать. Учащиеся используют рассуждение от противного, опираясь на последовательность, предложенную в схеме на с. 47.

III. Изучение нового материала.

1. Обработка материала, представленного в учебнике на с. 49 (теоретические сведения и упр. 88), проводится в устной и письменной форме. В тетрадях-справочниках составляется таблица “Жанры официально-делового стиля речи”, заполнение которой происходит в процессе всего урока. Одновременно комментируются новые и непонятные слова (из упражнений).

Переписка людей с учреждениями	Переписка учреждений	Государственные документы
Заявление, справка, протокол, автобиография, объяснительная записка, уведомление, доверенность	Договор, акт, деловое письмо	Закон, устав, указ, меморандум, резолюция, инструкция

МеморАндум — дипломатический документ с изложением взглядов правительства на какой-либо вопрос. РезолЮция — постановление, принятое в результате обсуждения какого-либо вопроса. АннулИровать — объявить недействительным, отменить. КонфискАция — принудительное и безвозмездное изъятие чего-нибудь в собственность государства. НакладнАя — сопроводительный документ к перевозимому грузу.

2. Отбор языковых средств, характерных для делового стиля: учащиеся из пар выражений (слов) записывают те, которые характерны для данного стиля: электричка — электропоезд; после школы — по окончании школы; из-за болезни — по причине болезни; решить — принять решение; проверить — провести проверку; сообщить — довести до сведения; прошу — обращаюсь с ходАтайством; надо — следует.

3. Доработка текста диплома (например: Награждается ученик 6 класса __________ (ФИО) за победу в конкурсе на звание лучшего экскурсовода).

4. Учитель сообщает учащимся о том, что неоправданное использование языковых средств официально-делового стиля является ошибкой, и предлагает найти и исправить такие ошибки в примерах, приведённых К. Чуковским в книге “Живой как жизнь” (из переводов сказок О. Уайльда).

1) За неимением красной розы жизнь моя будет разбита. 2) Ввиду отсутствия красной розы жизнь моя разбита. 3) Мне нужна красная роза, и я добуду себе таковую. 4) А что касается моего сердца, то оно отдано принцу.

5. Составление деловых документов по образцу (на материале упр. 89, 90). Учителю следует учесть, что в оформлении заявления допущена ошибка: при такой форме должен отсутствовать предлог “от”, в случае использования предлога принято оформлять заголовок с заглавной буквы и без точки. В правой части должна стоять не фамилия с инициалами, а подпись.

IV. Закрепление изученного и контроль за усвоением темы. Данную часть урока учитель организует в форме игры (можно провести отдельный урок-обобщение по теме “Текст”; в этом случае учитель подготовит также вопросы и задания для закрепления изученных понятий).

Учащимся предлагается подать заявление о приёме на работу стажёром на период осенних каникул. Для этого каждый должен оформить несколько документов: заявление о приёме на работу, автобиографию, справку с места учёбы, доверенность на получение зарплаты по итогам работы. Результатом правильного оформления документов станет приказ о зачислении на работу (все виды документов перечислены в упр. 91).

1. Класс делится на пять групп. Четыре группы получают задание: определить, какой документ выпал по жребию (название документа опущено), проанализировать его структуру, составить по получившемуся образцу свой документ. Учитель предупреждает учащихся, что после названия документа (за исключением заявления) не ставится точка (как в упр. 90 в объяснительной записке). 5-я группа — это эксперты (заместители директора).

2. Составив первый документ, группа передаёт образец другой группе в обмен на образец её документа, пишет следующий документ. В результате каждый должен составить 4 документа.

Директору ООО “Школьник” А. Д. Смирнову ученика 6 класса А. Иванова ______________­_______________. Прошу принять меня на работу в качестве стажёра на период осенних каникул — с 30.10.2014 г. по 10.11.2014 г. Справка из школы и доверенность прилагаются. Дата      Подпись

______________­_______________ Я, Иванов Александр Петрович, родился 4 мая 2002 года в Москве. В 2009 году я поступил в 1 класс средней общеобразовательной школы № 70 Москвы, где обучаюсь в настоящее время в 6 классе. Мои родители: Иванова Анна Сергеевна, домохозяйка; Иванов Пётр Степанович, военнослужащий. Брат — Иванов Сергей Петрович, студент 1 курса МГУ. Проживаю по адресу: Москва, ул. Вяземская, д. 16, кв. 34. Дата      Подпись

______________­_______________ Выдана Иванову Александру Петровичу в том, что он действительно является учеником 6 класса средней общеобразовательной школы № 70 Москвы. _____________ выдана для предъявления в ООО “Школьник”. Дата Директор школы      подпись      А. Т. Князева

______________­_______________ Я, ученик 6 класса школы № 70 Москвы Иванов Александр Петрович, проживающий по адресу: Москва, ул. Вяземская, д. 16, кв. 34, доверяю получить причитающуюся мне заработную плату за период стажировки в ООО “Школьник” моему отцу — Иванову Петру Степановичу. Дата      Подпись Подпись А. П. Иванова удостоверяю Директор школы № 70      подпись      А. Т. Князева

3. С пакетом документов каждый ученик должен прийти к заместителю директора и пройти собеседование. Каждый из заместителей директора (это могут быть помощники учителя, сильные ученики) готовит вопросы, которые будет задавать соискателям места стажёра, ведёт беседу, проверяет правильность оформления документов, затем объявляет своё решение.

4. По окончании работы группа заместителей с помощью учителя и при участии класса завершает работу над приказом.

ООО “Школьник” Дата Приказ О зачислении учащихся школы № 70 в качестве стажёров Во исполнение решения Правительства Москвы от 15.02.2013 № 1682 “Об организации работы по профориентации среди школьников” и по результатам предварительного отбора ПРИКАЗЫВАЮ: Зачислить с 30 октября 2014 г. в качестве стажёров следующих учащихся средней общеобразовательной школы № 70 Москвы: ___________ (ФИО) ___________ (ФИО) ___________ (ФИО) … Основание: заявления учащихся от ____ октября 2014 г.       Подпись Директор      А. Д. Смирнов

V. Подведение итогов урока. Чтение приказа.

VI. Домашнее задание. Составить и записать в тетрадь- справочник 10—15 слов и выражений на тему “Лексика делового человека”.

Деловой стиль письма — особенности и правила написания деловых текстов

С деловым стилем письма беда. Исторически считается, что чем круче завернешь фразу, чем больше нацепляешь на нее причастных и деепричастных оборотов, вставишь официальных слов там, где можно обойтись обычными – тем лучше. Солиднее, так сказать. Читатель сразу поймет, что перед ним не шарашкина контора «Сяськи-Масяськи», а уважаемый и успешный предприниматель.

Черта с два.

Откуда, интересно, взялось представление, будто руководители крупных фирм – не люди, а засланные андроиды? Нет никакой разницы между топ-менеджером какого-нибудь условного «Газойла» и музыкантом рок-кантри-инди группы. Оба любят посмеяться и провести время с друзьями, у обоих есть любимые книги/фильмы/песни, и оба, представьте себе, говорят обычным человеческим языком, а то и ругаются матом при случае. И оба засыпают, наткнувшись на официально-деловой стиль текста:

Мы, нижеподписавшиеся, следующим утверждаем, что, независимо от расовой и национальной принадлежности, а также вероисповедания, пола, образовательного ценза и прочих факторов, изъявляем и подтверждаем желание потребить по прямому назначению мучное изделие итальянского происхождения и готовы нести все связанные с этим обязательства материального характера.

Что случилось? Компашка скинулась на пиццу.

Значит ли это, что тексты делового стиля не нужны? Вовсе нет.

Когда вам нужен текст официально-делового стиля

Если деятельность вашей компании связана с юриспруденцией, политикой или медициной (последний случай спорный, но пусть будет). Потому что использование клише в этих сферах связано с необходимостью снизить риск недопонимания или двоякого толкования. Юристы говорят, что каждое слово в УК написано кровью, и нет поводов им не верить.

Но, пожалуйста, не нанимайте для этого копирайтера! Написать официально-деловой текст может каждый! Если не хотите заниматься этим самостоятельно – попросите офис-менеджера, секретаршу, менеджера по закупкам и вообще любого сотрудника, которому нечего делать.

Дело в том, что требования к деловому тексту очень простые, их можно легко найти в интернете, а следовать им еще проще.

1. Использование фиксированных речевых оборотов – клише.
2. Сложная грамматика (обилие страдательного залога, причастных и деепричастных оборотов, отглагольных существительных, сложных союзов и т. д.).
3. Абсолютная объективность изложения – никаких «я думаю», «по моему мнению» и пр. Личность автора вообще не должна проглядываться.
4. Нейтральная эмоциональная окраска.

В общем, творческая составляющая сведена к нулю, чтобы написать текст в деловом стиле не нужно обладать ни талантом, ни даже особым опытом. Не тратьте ваши денежки.

Правила этикета в деловой переписке

Итого. Ни один нормальный человек (о застрявших в глубоком коммунистически-советском прошлом представителях номенклатуры мы не говорим) не хочет читать в письме «глубокоуважаемый Тузиков Харитон Савельевич» и мучительно докапываться до сути послания сквозь хитросплетения канцеляризмов. Но это не значит, что можно писать всем подряд «Алоха, ясный перец!».

Что стоит учесть:

• Общий уважительный тон. Этикет делового письма предполагает, что разговор ведется между равноправными партнерами, взаимно заинтересованными в сотрудничестве. Даже если обе стороны знают, что это не так.
• Приветствие и прощание. Короткие «записки» из двух фраз без начала и конца возможны потом, когда переписка наберет обороты. Но первое письмо должно быть более-менее выдержано по форме.
• Подвал с контактами. Не обязательно указывать все свои регалии начиная с пятого класса школы, но собеседник оценит, если в подписи будут указаны альтернативные способы связи.
• Упор на фактологию, а не эмоциональность. Вы все-таки не патиссоны на рынке обсуждаете, ваш потенциальный партнер хочет знать детали: что, где, когда, почем. Но изложить это можно – и нужно! – нормальным человеческим языком.

Вместо заключения

Если вам нужен кондовый текст делового стиля – возьмите пример текста из интернета и замените ключевые моменты, чтобы подходило к вашей ситуации. Бесплатно.

Если же вы хотите получить творческий и небанальный материал с учетом этикета деловой переписки – обращайтесь, посмотрим, что я смогу для вас сделать.

Я точно справлюсь со следующими видами текстов:

• Коммерческое предложение
• Инструкции
• Деловая переписка
• Бизнес-тексты на сайт.

Остальное по обстоятельствам. В общем, пишите на [email protected]. Договоримся 😉

Официально-деловой стиль — Энциклопедия по экономике

Язык делового письма сложился в сфере управления в последние 100—150 лет. Его определяют как официально-деловой. В результате длительного развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают фиксацию управленческой информации наиболее эффективным образом.  [c.77]
Основными чертами официально-делового стиля считаются  [c.77]

Особенности официально-делового стиля  [c.232]

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии — основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни экономической, социально-политической и культурной — сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль — это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.  [c.232]

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т. д.).  [c.233]

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно  [c.233]

Укажите, в чем отличия официально-делового стиля от других.  [c.245]

Официально-деловой стиль  [c.134]

Языком делового общения является официально-деловой стиль — функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.  [c.134]

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.  [c.136]

Основными особенностями официально-делового стиля являются  [c.136]

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.  [c.137]

Официально-деловой стиль — один из так называемых книжных стилей русского литературного языка (наряду с научным и поэтическим). Книжная стилистическая окраска означает, что данный элемент языковой системы выше нейтрального и уместен не в любой сфере общения. Книжные языковые средства применяются в научной речи, служебных документах, художественной литературе и публицистике, но не должны использоваться в непринужденной, фамильярной обстановке.  [c.116]

Среди языковых функций общения, сообщения и воздействия для официально-делового стиля важнейшей является последняя. Существует немало жанров официальных документов, однако большинство из них составляется с целью побудить персонального или коллективного адресата к определенным действиям. Приказ, деловое письмо, заявление — все это тексты, авторы которых преследуют конкретные практи-  [c.116]

Как сделать свой текст понятным и убедительным Это во многом зависит от вашего умения соединять между собой слова, строить словосочетания и предложения. К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала, а также сочетание полноты и краткости текста. Следует стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей  [c.129]

Соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка.  [c.206]

Официально-деловой стиль речи, по единодушному мнению специалистов, — наименее исследованный стиль. Лингвисты всегда выделяли язык служебных документов в особую разновидность стилей речи, описывали его отдельные особенности, констатировали его автономность, однако фундаментальные исследования этого стиля стали проводиться лишь в самое последнее время.  [c.37]

Для официально-делового стиля речи характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним именным словом, а целостным по значению сочетанием слов. В целом при согласовании подлежащего со сказуемым в официально-деловой речи действует следующий принцип субъект действия отождествляется не столько с индивидуальным лицом, сколько с его собирательным статусом. Эту закономерность можно проиллюстрировать примерами употребления собирательных существительных и именных конструкций в сочетании с числительными. Рассмотрим характерные для официально-делового стиля речи варианты согласования сказуемого с подлежащим, вызывающие затруднения у составителей официальных писем.  [c.44]

Употребление составных именных сказуемых. В официально-деловом стиле речи при употреблении составных именных сказуемых также имеется своя специфика. Так, при наличии глаголов — связок (быть, являться, делаться, сделаться, казаться, показаться, остаться, оставаться, стать, становиться и др. ) именная часть ставится в творительном падеже. Употребление именной части в форме именительного падежа придает предложению разговорную окраску  [c.47]

Это — пример деловой речи, включающей элементы официально-делового стиля канцелярские выражения (серьезная озабоченность, безотлагательные меры), прямой порядок слов в предложениях, нейтральная лексика, цифровые данные.  [c.73]

Не меньшим врагом выступающих являются канцеляризмы — проникающие в устную речь слова и выражения официально-делового стиля, стиля деловых бумаг. Для этого стиля характерны сложные синтаксические конструкции, нанизывание родительных падежей Необходимо добиться (чего ) срочного улучшения (чего ) водоснабжения (кого ) населения (чего ) нашего района путем. (чего ) выполнения (чего ) решения (чего ) нашего мартовского заседания. В официально-деловом стиле употребляются сложные предлоги и союзы в силу, в целях, в связи с тем что, ввиду того что, вследствие того что отглагольные существительные оказание (от оказать),рассмотрение, принятие, неисполнение и т. д. Речь, изобилующую канцеляризмами, великий знаток языка К. Чуковский на- звал канцеляритом. Борьбе с канцеляритом он посвятил главу своей книги о русском языке Живой как жизнь . Вот примеры К.Чуковского  [c.74]

О официально-деловым стилем.  [c.65]

Умение употреблять языковые формулы в значительной степени указывает на владение официально-деловым стилем. Официально-деловой стиль отличается от научного, разговорного, литературного и других стилей. Его характеризуют краткость, ясность, точность и отсутствие эмоциональной окраски (нейтральный тон).  [c.66]

Вопросы, решаемые при помощи управленческих документов, ограничены функциями учреждения, предприятия или организации. Их круг достаточно стабилен. Ограниченная тематика и однотипные повторяющиеся управленческие ситуации приводят к тому, что при составлении управленческих документов, как и при деловой переписке, используются распространенные языковые формулы и официально-деловой стиль оформления.  [c.67]

Задание 2. Измените следующий текст, придав ему официально-деловой стиль. Письменно проанализируйте просьбу, выделив в ней основные составляющие элементы документа. Перечислите недостатки в изложении, которые бросаются в глаза .  [c.74]

Основные черты официального делового стиля изложения информации  [c.164]

В служебных документах употребляется официально-деловой стиль. Для него характерно наличие слов, применяющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, неисполнение и т.п.) терминов и профессионализмов предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания (например, в порядке оказания помощи, в связи с ухудшением положения, в соответствии с решением комиссии). Главное в языке официальных документов — это последовательность и точность в изложении фактов, объективность оценок, четкость в формулировании предлагаемых решений той или иной задачи.  [c.288]

Формирование положительной обратной связи — это составление текста управленческого документа на основе знаний правил современного русского литературного языка и норм официально-делового стиля, учета психологических механизмов восприятия человеком письменного текста.  [c.64]

Лексические особенности официально-делового стиля  [c.68]

Текст проекта1 приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием стандартных словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа обратить внимание , усилить контроль и т. п.  [c.56]

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов — точность, однозначность высказывания. В связи с этим автору и редактору приходится порой действовать в ущерб красоте стиля, заботясь о ясности смысла. Обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой. Но ситуация не может быть оценена столь определенно, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому нередко приходится делать исключение для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.  [c.141]

В официальном письме как ни в каком другом документе фокусируются все тонкости техники подготовки официальных документов вообще, охватываемые емким понятием «официально-деловой стиль речи». Поэтому, оперируя понятием «деловое письмо», автор имеет в виду не только письмо как вид документа, но и как вид деятельности, вызывающей необходимость документирования. Деловое письмо — самый массовый и опретивный вид текстового документа, прежде всего в цепи организационно-распорядительных документов.  [c.4]

На язык и стиль официальной переписки распространяются законы составления служебных текстовых документов в целом в аспекте так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка ( научного, публицистического, художественного ). В официально-деловом стиле речи выделяются подстили законодательный, инструктивно-методический, организационно-распорядительный,статистический, технический, дипломатический и т. д. Официальное письмо входит в организационно-распорядительную систему документации наряду с распоряжением, отчетом, протоколом, актом, решением и т. д.  [c.37]

В связи с долженствующе-предписующим характером и необходимостью формулирования правовых норм официально-деловому стилю свойствен и специфический способ изложения информации. В то же время практически сведены на нет известные в других речевых сферах способы изложения (повествование, рассуждение, описание), что делает официально-деловой стиль сухим и трудным к восприятию обычными гражданами.  [c.164]

Еще одна распространенная ошибка — ошибочное воспроизведение устойчивых словосочетаний. Особенностью официально-делового стиля считается ограниченная лексическая сочетаемость слов. Это значит, что далеко не все слова, которые мы в устной речи можем поставить рядом, станут сочетаться между собой в тексте документа. Для развития навыка выбора лексически сочетаемых форм можно посоветовать, например, такое упражнение.  [c.66]

СТИЛЬ В БИЗНЕС-ПИСЬМЕ

СТИЛЬ В БИЗНЕС-ПИСЬМЕ

СТИЛЬ В БИЗНЕС-ПИСЬМЕ

Термин «стиль» в этом руководстве по бизнесу. Письмо относится к форме, голосу и силе предложений.

Деловой стиль письма существенно отличается от академического стиля письма.

Рассмотрим следующее предложение, рекомендованное студенты-писатели в учебнике по академическому письму:

«Как студент третьего курса колледжа по специальности история, которая уже приобрела чуть более десяти тысяч долларов в долг по студенческому кредиту, я считаю, что Макферсон и Шапирос отвергают Национальная служба Клинтона планирует быть близорукой и бесчувственной к опыту многих студентов колледжей, которые изо всех сил пытаются поставить сами учатся в школе только для того, чтобы столкнуться с огромным финансовым бременем после окончания.«

Рассмотрим эти стилистические переменные:

Длина предложения : Длинные (50 слов)

Структура предложения : Сложный (1 основное предложение + хотя бы одно придаточное предложение)

Голос : Активный («I найти «)

Точка зрения : Самореференция, первое лицо единственного числа («I»)

Справка по соцсетям : Да. (Автор ссылается на другие голоса, Макферсонов и Шапирос, по той же теме и формулирует тезис / позицию в отношении эти голоса.)

Идентифицирован агент действия : Да. («Я»)

Ссылка на психические состояния — лицо в Акт мышления : Да. («Я найти «)

Приведенное выше предложение удовлетворяет требованиям за «хорошее» академическое предложение. Тем не менее, вы никогда не прочитаете предложение как в бизнес-документе выше. Деловые читатели не хочу знать, что происходит в голове писателя. Вместо этого они хотят, чтобы писатели предлагали планы или рекомендовали действия, которые принесут пользу компании, и сделать это как можно более лаконично .

Разработать эффективное деловое письмо стиль:

• Используйте короткие предложения.
• Используйте более простые структуры предложений.
• Использовать активный голос.
• Пишите с точки зрения Компания.
• Пишите подробнее однозначно. (Голос компания всегда уже является социальным голосом).
• Определите агентов действий, если нет хороший повод для того, чтобы скрыть свое агентство.
• Избегайте именования глаголов. (изменение глаголов на существительные, то есть «решить» на «решение».)
• Рекомендовать действия, а не ссылаться на индивидуальные психические состояния.
• Избегайте квалификаторов, которые ослабляют рекомендации или выразить сомнение.
• Избегайте ссылок на себя и ссылок на индивидуальные душевные состояния.

Используйте короткие предложения:

«U.S. Research, Inc. провела интервью.«

Используйте более простые структуры предложений:

«Название продукта должно соответствовать следующим требованиям:» (Не: « Если мы хотим, чтобы товар хорошо продавался на Северо-Западе и, в конечном итоге, на некоторых международных рынках, а также конкурировать с дистрибьюторами с аналогичным названием брендов , название должно соответствовать следующим тесты 🙂

Использовать активную голосовую связь:

«Термин« Каскад »вызывает в воображении образы природы». (Нет, «Изображения природы связаны с термином , Каскад.'»)

Пишите с точки зрения компания:

«Компания должна изменить название своей бутылки водный продукт ». (Нет, я рекомендую компании изменить название свой продукт. «)

Пишите подробнее однозначно. (Голос компания всегда уже является социальным голосом).

«Компания должна изменить название своей бутылки водный продукт. «(Не ,» Хотя Джерри в Департамент рекламы и Сью по связям с общественностью не согласен , компания mustetc.»)

Определите агентов действий:

«Торговые представители приняли новый подход. «(Не» Был принят новый подход «.)

Избегайте именования глаголов: (преобразование глаголов в существительные, т.е. «принять решение».)

«Менеджеры решили сменить название нашего проект «. (Не» Менеджеры сделали решение . «

Рекомендовать действия, а не ссылаться на индивидуальные психические состояния:

«Мы рекомендуем имена, которые соответствуют старым и старым чистые качества продукта. (Не, «Мы полагаю, что вам следует использовать «или» Мы думаю , «» Мы представьте , » «Мы предполагаем », и т. д.)

Избегайте квалификаторов, которые ослабляют рекомендации или выраженное сомнение:

«Мы рекомендуем вашей компании избегать земных поверхностные слова «. (Не» Мы предварительно рекомендуем, чтобы ваш компания, если возможно , избегайте слов на поверхности земли «)

Внимание! Эти правила могут меняться в зависимости от компания и риторическая ситуация, но они предлагают отправную точку чтобы улучшить свой деловой стиль письма.

Примечание. Многие из приведенных выше предложений взяты из фактический деловой документ — предложение маркетинговой компании Северо-Запада чтобы их компания-клиент сменила название своей бутилированной воды продукт от «Sweetwater» до «Earth3O».

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПРИМЕРЫ И КОНСУЛЬТАЦИИ ПО СТИЛЬ

Чтобы помочь вам написать любой деловой документ, требует от вас рекомендаций, примите во внимание следующее совет.

1. Выберите слова в соответствующем регистре для ваш читатель.

Регистр: словарь и тон, который подходит определенная социальная группа.

Примеры:

• «почти как вступление в братство или женский клуб» (более эффективно для студенческой аудитории)
• «или что угодно» (более эффективно в неформальном, личные сообщения)
• «Смена парадигмы» (более эффективна для академической аудитории)
• «Ваша существующая рабочая сила состоит из современные роботы »(резкий тон)
• «Сегодня рабочие не хотят убивать себя за деньги.»(преувеличенный тон. )

2. Используйте активный, а не пассивный голос.

Активный голос: использует глаголы действия.

Пассивный залог: использует формы глагола «быть». (есть, быть, я, есть, был, был, был)

Примеры пассивного голоса:

• «То, чего не хватает компании, так это.»
• «Сделаны выводы и рекомендации были сделаны «.

Изменен на активный голос:

• Компании не хватает
• Отчет завершается рекомендации.

3. Используйте повелительный голос для рекомендации:

Повелительный голос: начинается с глагола, предполагает предмет «ты».

Пояснение: Повелительный голос краток и устраняет моральный тон «следует» и чрезмерно подчеркнутый тон «должен.»

Примеры:

• «Баланс работы с жизнями сотрудники.»
• «Признать ценность среднего управление.»
• «Создавайте самоуправляемые рабочие группы.»

4. Используйте словесные, а не именные формы слова.

Именные формы: глаголы заменены на существительные или прилагательные.

Примеры:

• «Проблемы соответствия человека и организации»
• «Политика, направленная руководством»

Глагольные формы: преобразование существительных обратно в глаголы.

Примеры:

• «Политика компании соответствует ожидания сотрудников «.
• «Менеджеры прямой политики».

5.Используйте параллельную структуру, особенно внутри списки.

Параллельная структура: повторяющиеся фразы грамматическая структура.

Пояснение: Параллелизм позволяет читателям читать документы более эффективно.

Пример непараллельной структуры:

«В настоящее время в компании:

• Нет определенных целей на будущее.
• Близорукость без бюджета и на длительный срок миссия.
• Система заслуг.
• Кажется, не готовы к быстрому изменения.»

Пример преобразования в параллельную структуру:

«В настоящее время компания:

• Отсутствует план на будущее.
• Требуется заявление о миссии.
• Награды только для физических лиц производство.
• Слишком медленно приспосабливается к рыночным силам «.

6. Избавьтесь от лишних слов для общения Кратко:

Пример:

«Я предлагаю начать общение наших сотрудников в культуру Lincoln, чтобы они усвоили основные ценности сокращения затрат и высокого качества, которые Lincoln объятия.«

Пример изменен:

«Обучите сотрудников, чтобы они усвоили основную ценности компании ».

7. Делите длинные предложения на более короткие. фразы.

длинных предложений: 25 слов и более.

8. Избегайте квалификаторов.

Квалификаторы: слова, которые ослабляют претензии.

Примеры:

• «Это май быть необходимо «.
• «Ниже приведены рекомендации, которые может быть считается:»
• «Линкольн наверное нужно.»

9. Избегайте персонализации местоимений, и поэтому проблемы персонализации.

Пример:

Измените « Вам, нужно» на « Lincoln Electric необходимо»

Стиль письма | Деловая переписка

То же самое и в деловой переписке. В отличие от некоторых других видов письма, таких как поэзия или художественная литература, деловое письмо не дает возможности для самовыражения. Вместо этого он требует довольно консервативного стиля без украшений. Стиль письма, также известный как голос или тон, — это манера, в которой писатель обращается к читателю. Он включает в себя такие качества письма, как словарный запас и фигуры речи, фразировка, ритм, структура предложения и длина абзаца. Разработка соответствующего стиля делового письма хорошо отразится на вас и увеличит ваш успех в любой карьере.

Формальное и неформальное

Было время, когда многие деловые документы писались от третьего лица, чтобы создать впечатление объективности. Этот формальный стиль часто был пассивным и многословным. Сегодня он уступил место активному, ясному, лаконичному письму, иногда известному как «простой английский» (Bailey, 2008). Поскольку бизнес и промышленность все чаще торгуют через границы и языки, приемы письма, скрывающие смысл или затрудняющие понимание, могут вызвать серьезные проблемы. Эффективные стили письма стали нормой.Тем не менее, вы испытаете в своих собственных усилиях по письму эти дебаты по письму «старая школа против новой» по поводу сокращений, сокращений и использования неформального языка в том, что когда-то считалось формальным бизнес-контекстом. Рассмотрим следующее сравнение неформального, формального и бюрократического стилей.

Бюрократический: прилагаются последние данные о доставке, представленные в топографических формах в соответствии с директивой ABC123 руководства по воздушным перевозкам, предоставленного Федеральным управлением гражданской авиации в сентябре 2008 года.

• Официально — обратите внимание на прилагаемые данные о доставке за июль 2009 г.
• Неофициально — вот данные о доставке за последний месяц.

Хотя общепризнано, что бюрократические формы могут скрывать смысл, ведутся споры об использовании формального и неформального стилей в деловом общении. Формальные стили часто требуют большего количества деталей, придерживаются правил этикета и избегают сокращений, таких как сокращения и простонародные выражения. Неформальные стили отражают повседневные речевые модели и могут включать сокращения и разговорные выражения.Многие менеджеры предпочитают не видеть сокращения в формальном деловом контексте. Другие укажут, что запятая перед последним элементом в серии (известная как «порядковая запятая») является стандартом, а не исключением. Некоторые дадут общую рекомендацию, что вы всегда должны «делать это профессионально». В этом суть дебатов: что такое , профессиональный писатель в контексте бизнеса? Если вы ответили «это зависит от обстоятельств», вы правы.

Помните, что у аудитории есть ожидания, и ваша задача — оправдать их.Некоторые бизнес-аудитории предпочитают достаточно формальный тон. Если вы включите схватки или используете слишком повседневный стиль, вы можете потерять их интерес и внимание; вы также можете произвести отрицательное впечатление о своем уровне знаний. Однако, если вы пишете для аудитории, которая ожидает неформальной речи, вы можете потерять ее интерес и внимание, если будете писать слишком формально; ваше письмо может показаться высокомерным или напыщенным. Дело не в том, что один стиль лучше другого, а просто в том, что стили письма различаются в зависимости от диапазона вариантов.Деловые письма, возможно, должны соответствовать юридическим стандартам и включать ссылки, как мы видим в приведенном выше бюрократическом примере, но это обычно не является нормой для общения внутри организации. Квалифицированный бизнес-писатель знает свою аудиторию и адаптирует сообщение, чтобы облегчить общение. Выбор правильного стиля может существенно повлиять на восприятие вашего письма.

Вы можете услышать упоминание разговорного тона в письменной форме как один из вариантов делового общения.Разговорный тон, как следует из названия, по стилю, тону и выбору слов напоминает устное общение. Это может быть подходящим для некоторых аудиторий и может хорошо служить вам в определенных контекстах, но легко может показаться менее профессиональным.

Если вы используете выражения, которые подразумевают отношения или особую осведомленность об информации, такие как «вы знаете» или «как мы обсуждали», без объяснения необходимой предыстории, ваше письмо может быть сочтено слишком знакомым, интимным или даже секретным. Доверие — это основа всех коммуникационных взаимодействий, и небрежное слово или фраза могут подорвать доверие.

Если вы хотите использовать юмор, хорошо подумайте, как ваша аудитория будет его интерпретировать. Юмор — хрупкая форма общения, которая требует осознания иронии, сопоставления или общего чувства взглядов, убеждений и ценностей. Разные люди находят юмор в разных ситуациях, и то, что смешно для одного человека, может показаться скучным или даже обидным для другого.

Хотя есть деловые ситуации, такие как собеседование или самооценка работы, когда вам необходимо заявить о своих достижениях, в общем деловом письме лучше избегать самореференционных комментариев, намекающих на ваши предыдущие успехи.Они могут показаться эгоистичными или высокомерными. Вместо этого проявите щедрость, отдавая должное, когда это необходимо. Используйте любую возможность, чтобы поблагодарить своих коллег за их усилия и поблагодарить тех, кто внес хорошие идеи.

Жаргон — это словарь, который был разработан людьми из определенной группы, дисциплины или отрасли, и он может быть полезным сокращением, если аудитория знает его значение. Например, когда вы пишете для клиентов банка, вы можете сослаться на «транзакции через банкомат» и быть уверенными, что ваши читатели поймут, что вы имели в виду.Было бы излишним и неуместным писать «Операции с банкоматом». Точно так же, если бы вы работали в больнице, вы, вероятно, использовали бы много медицинских терминов при общении с другими медицинскими работниками. Однако, если бы вы были сотрудником больницы, пишущим пациенту, использование медицинского жаргона было бы неуместным, поскольку это не способствовало бы пониманию пациентом.

Наконец, в деловом контексте помните, что стиль разговора не является оправданием для использования плохой грамматики, неуважительного или оскорбительного сленга или ненормативной лексики.Общение служит мостом между умами, и ваши написанные слова будут представлять вас в ваше отсутствие. Одна из стратегий при попытке использовать тон разговора — спросить себя: «Могу ли я сказать это так им в лицо?» Следует рассмотреть следующий вопрос: «Могу ли я сказать это таким образом перед всеми?» Ваше профессиональное использование языка — один из отличительных навыков в бизнесе, и степень вашего владения языком отразится на вашем успехе. Позаботьтесь о себе, найдите время и убедитесь, что то, что вы пишете, передает профессиональный тон, который позитивно представляет вас и вашу организацию.

4 типа деловой переписки [и когда их использовать]

Мир делового письма может показаться огромным. Кажется, что в каждом офисе есть варианты документов, каждый со своими индивидуальными шаблонами и отраслевой направленностью. Различные сценарии требуют разных форм делового письма. Однако бесчисленное количество документов можно разделить на четыре основные категории.

Каждая категория имеет свою общую цель. Исходя из цели, каждый из множества деловых документов попадает в эти четыре широких сегмента.

В этой статье обширная сфера делового письма разбита на четыре категории. Понимание этих концептуальных разделов поможет вам принять решение о выборе документа и его цели.

1. Деловое письмо с инструкциями

Деловое письмо с инструкциями предоставляет читателю информацию, необходимую для выполнения задачи. Задачу может потребоваться выполнить немедленно, или ее можно будет использовать в будущем.

Документ этого типа должен разбивать процесс на шаги, понятные читателю.Письменный отчет должен учитывать знания читателя об области, объеме задачи, а также учитывать варианты или потенциальные проблемы.

Примеры:

• Руководство пользователя : руководство, направленное на то, чтобы позволить покупателю использовать продукт. Эффективные руководства пользователя имеют решающее значение для хорошего пользовательского опыта и довольных клиентов. Руководства пользователя часто считаются частью технического письма, которое тесно связано с деловым письмом.
• Спецификации : технический документ, в котором описывается продукт или процесс, позволяющий создавать или реконструировать его незнакомым, но знающим пользователем, обеспечивая эффективное распространение.
• Памятка : короткое уведомление о новой информации, предоставленной большой группой в организации. Памятка может содержать прямую инструкцию или быть справочником о том, как выполнять будущие задачи.

2. Информационная деловая письменность

Не все деловые письма требуют действий. Большой том написан для справки или записи. В эту категорию могут входить менее привлекательные, но все же важные документы.

Точная и последовательная запись деловой информации важна для оценки прогресса, прогнозирования будущей работы, а также для соблюдения юридических и договорных обязательств.

Примеры:

• Отчет: возможно, основная часть информационного письма — это написание отчета. Организации полагаются на отчеты, чтобы действовать, передавать деловую и техническую информацию, фиксировать выполненную работу, регистрировать инциденты, завершать проекты и рекомендации и действовать в качестве архива. Хорошо составленный отчет позволяет читателю легко понять содержание и, если возможно, принять обоснованные решения.
• Финансы: документов, описывающих финансовое состояние компании.Эти отчеты предоставляют финансовую картину компании за определенный период.
• Протокол: краткое изложение протокола собрания. Запись обсуждений, решений и заданий для участников и других лиц.

3. Убедительное деловое письмо

Когда люди думают о деловом письме, они часто думают о категории убедительного письма. Эти документы обычно связаны с продажами. Убедительное письмо может быть прямым, с акцентом на конкретный предмет, или косвенным, с упором на развитие отношений с клиентом.

Цель состоит в том, чтобы двояко: передать информацию и убедить читателя в том, что представленная информация предлагает наилучшую ценность. Текст написан, чтобы произвести впечатление на читателя и повлиять на его решение.

Примеры:

• Предложения: в этих документах излагается предложение продукта или услуги конкретному потенциальному клиенту. В предложении обычно представлен обзор проекта, выгоды, сроки, затраты и компетенция.
• Электронное письмо по продажам : электронное письмо, адресованное большому количеству людей с целью презентации продукта или услуги.
• Пресс-релиз: текст, написанный для журналистов и СМИ, представляющих новую информацию. Текст призван убедить читателя поделиться контентом через свои каналы.

4. Транзакционные деловые письма

Повседневное общение подпадает под транзакционное деловое письмо. Большая часть этого письма отправляется по электронной почте, но также включает официальные письма, формы и счета. Простой способ быстро улучшить свое деловое письмо о транзакциях — это пройти онлайн-курс.

Эти документы используются для выполнения общих операций. Они также используются для передачи хороших и плохих новостей, часто связанных с процессами управления персоналом.

Примеры:

Напоминания о стилях

Хотя цель документа меняется, суть делового письма — нет. Вот несколько полезных напоминаний о стиле.

• Эффективное профессиональное письмо написано с четко определенной аудиторией и целью. Это письмо, ориентированное на результат.Текст помогает читателю что-то сделать или узнать.
• Стиль письма должен быть кратким, актуальным и понятным. Избыточным формулировкам, жаргону или посторонней информации нет места ни в каком деловом письме. Каждый элемент документа поддерживает сообщение цели читателю.
• Конечно, хорошее письмо не содержит грамматических и орфографических ошибок и неточной информации.

Каждый бизнес-документ относится к одной из этих четырех категорий.Определив категорию, вы лучше поймете цель своего документа. Это понимание улучшит ваше письмо.

Основы письма — Руководство по стилю делового письма

Никогда не влюбляйтесь в собственное письмо. ~ Джон Моррис

Эта глава является близким дополнением к процессу написания из трех частей, представленному в главе 2. Фактически, она родилась из нашего желания сохранить этот процесс как можно более жестким, не ставя под угрозу некоторые из специализированных заданий, которые студенты часто считают соответствующими их заданиям. .Наше намерение состояло в том, чтобы Глава 2 соответствовала общему процессу для бизнес-школы, который подходит для большинства заданий. Чтобы сфокусироваться на общем процессе, мы создали эту главу, посвященную основам написания, чтобы фиксировать общие разовые элементы . Мы рассматриваем их как одно из , потому что 1) они поддерживают базовый процесс написания анализа, компоновки и завершения; 2) все курсы предъявляют особые требования к навыкам, поэтому у инструктора могут быть разные интересы в том, как вы это делаете; и 3) выполнение этих действий не повредит оценке учащегося, несмотря на индивидуальные ожидания или вкусы преподавателя.

Основной причиной письма является общение, и оно не зависит от дисциплины. Однако между академическим и деловым стилями письма есть различия. В деловой переписке мы, как правило, неформальны и используем точку зрения, соответствующую обстоятельствам. В академическом письме тон более формальный, и мы склонны к отдаленной перспективе от третьего лица, о чем свидетельствует выбор местоимений и клинический тон. Как академические, так и бизнес-писатели подчеркивают факты, но и бизнес-писатели высказывают свое мнение.Ученые используют длинные предложения, но бизнес-читатели считают такое письмо неестественным и громоздким. Но обратите внимание, хотя деловое письмо менее формально, чем академическое письмо, оно не является разговорным. Избегайте сленга!

Рис. 3.1 Сравнение академического и делового письма
Характеристика	Академическое письмо	Деловая переписка
Назначение	Обучение и демонстрация мастерства.	Написание полезных элементов, призывов к действию и выполнение задач.
Внешний вид	Как указано преподавателем, обычно поля бумаги размером 1 дюйм, заголовок и номера страниц с использованием отступов абзацев, двойного пробела и шрифта Times New Roman размером 12 пунктов. Визуально он однородный и квадратный.	Обычно не указывается, продиктовано предметом и традициями фирмы. Одинарный интервал (или, возможно, 1,15) является обычным явлением при частом использовании пробелов и номеров страниц.Использует заголовки, заголовки и подзаголовки, а также маркированные и нумерованные списки, графики, диаграммы, логотипы и изображения. Шрифты различаются, но в целом дружественные, но не мультяшные. Эффект визуально привлекательный и приятный, но документ можно быстро отсканировать или просмотреть более подробно.
Аудитория	Ваш учитель или инструктор.	Движимый обстоятельствами; зависит от интересов и потребностей конкретных заинтересованных сторон.
Срок службы документа	Поскольку эссе или экзамен являются типичным продуктом, срок его полезного использования обычно очень недолгий. Как правило, сохраняется для справки до конца срока или какого-либо институционального периода.	Документ обычно является лишь отправной точкой и может переходить в другие формы коммуникации (письменные документы становятся устными презентациями, а официальные презентации становятся неформальными встречами). Части документов могут обрести собственную жизнь, многократно повторно используемые в разных контекстах одними и теми же и разными авторами. Некоторые документы могут храниться в репозитории управления знаниями фирмы для повторного использования или по нормативным или юридическим причинам.
Цитаты	Прямые цитаты и перефразирование из внешних источников должны цитироваться в заранее определенных академических соглашениях, таких как Чикаго, MLA и APA.	После создания содержание отчетов становится собственностью фирмы, а перефразированный, цитируемый или шаблонный текст не цитируется. Если используются внешние источники, цитирование меняется в зависимости от потребностей аудитории или клиента.
Тон	Авторитетный, но любознательный, чтобы показать, что автор знает свою тему и диссертацию, но открыт для новых знаний.	Движимый обстоятельствами; зависит от интересов и потребностей конкретных заинтересованных сторон. Может быть дружелюбным, авторитетным, убедительным или даже спорным.
Голос	Обычно пассивный, особенно в научной литературе. Пассивный голос отдает приоритет опыту действия по сравнению с производительностью этого действия.	Всегда использует активный голос , в котором субъект выполняет действие, указанное в глаголе.Например, «Генеральный директор (субъект) приказал (глагол) своей команде встать в очередь или выйти». Активный голос обычно использует меньше слов, он более прямой и понятный.

Таксономия

Блума представляет собой основу для классификации навыков; он основан на исследовании Бенджамина Блума 1950-х годов и иногда обозначается как уровня мышления . Поскольку это полезно при калибровке сложности, многие преподаватели используют таксономию Блума для написания учебных целей и заданий.Навыки более низкого уровня (более простые), такие как запоминание, создают основу для навыков более высокого уровня (сложных), таких как анализ или оценка. В рамках данного курса, да и всей учебной программы в целом, студентов просят сначала продемонстрировать навыки более низкого уровня и перейти к мышлению более высокого уровня; начальная точка часто упоминается как основополагающий , в то время как конечная точка может рассматриваться как мастерство . Иногда мастерство называют критическим мышлением. В данном руководстве уровни будут объяснены, поскольку они связаны со способами их использования в описаниях заданий или подсказках.

Рисунок 3.2 Уровни мышления Блума

По мере того, как вы читаете каждое из приведенных ниже описаний уровня , поймите, что глаголы, которые ваш преподаватель выбирает в подсказке к заданию, определяют уровни мышления, которые они ожидают от вас как ученика. Перечисленные нами общие глаголы являются репрезентативными, а не исчерпывающими; ваша конкретная дисциплина может даже иметь свой собственный словарь для каждого из этих уровней мышления.

Независимо от дисциплины, базовый уровень всегда начинается со знаний, специфичных для данного предмета, затем продвигается к пониманию, применению, анализу и синтезу и завершается мастерством, продемонстрированным посредством оценки.Подобно тому, как художник должен сначала узнать о разнообразных инструментах для нанесения краски на холст (знания), прежде чем фактически окунуть кисть в банку с краской, студенты, изучающие бизнес, должны сначала понять словарный запас, который им понадобится, прежде чем пытаться понять теорию или модель. Точно так же тот же студент должен понять теорию бизнеса, прежде чем он сможет применить ее к делу. Обучение продвигается по этим уровням обучения .

Инструмент, который Блум дал учителям в своей таксономии, упрощает описание этого прогресса. И эта прогрессия одинаково хорошо работает как при продвижении по предмету, так и по дисциплине. Вот почему BA 101 предшествует BA 211. Когда вы читаете задания на различных курсах, обращайте внимание на дескрипторы; они помогут вам понять, насколько сложными должны быть ваши ответы.

На какой из уровней попадает задание, не всегда ясно или очевидно, и может оказаться невозможным просто использовать выбор глагола задания для определения его категории. В частности, задания более высокого уровня основываются на терминах более низких уровней Таксономии Блума и часто используют их.Так что, возможно, будет полезно полностью понять каждый глагол задания и какой уровень мышления он требует, используя Таксономию Блума в качестве руководства.

Уровень знаний

Распространенные глаголы: упорядочить, определить, описать, идентифицировать, пометить, список, имя, порядок, отозвать, выбрать, состояние

Например:

Определите четыре части SWOT-анализа.

Назовите три этапа цепочки создания стоимости.

Эти подсказки просты; они просят вас указать только части чего-либо, либо части SWOT-анализа, либо этапы цепочки создания стоимости.Следовательно, эти два примера не требуют от вас выходить за рамки констатации; то есть, как только вы ответили «сила, слабость, возможность и угроза» на первое приглашение, все готово. Очевидно, что этот тип вопросов очень простой. Если используется в начале термина или в базовом курсе программы на получение степени, это может быть вопрос с несколькими вариантами ответов или короткий ответ. Если он появляется позже в семестре или учебной программе, он обычно сочетается с вопросом более высокого уровня.

Уровень понимания

Распространенные глаголы: понимать, классифицировать, определять, обсуждать, объяснять, резюмировать, перефразировать, перефразировать

Например:

Объясните четыре части SWOT-анализа.

Обобщите того, что происходит на каждом этапе цепочки создания стоимости.

Обратите внимание, что на предыдущем уровне, знания, вам нужно было только идентифицировать или назвать части SWOT или цепочки создания стоимости. Теперь на уровне понимания вам потребуется выйти за рамки простого определения терминов, чтобы объяснить, какую роль играет каждая часть. Понимание предполагает более глубокое знание процесса или модели. Итак, если вы остановитесь на «силе, слабости, возможности и угрозе», отвечая на подсказку выше, вы не получите никакого балла или получите только частичную оценку вашего ответа.Другими словами, понимание модели — это более высокий уровень мышления, чем просто знание того, как называются части.

Уровень приложения

Распространенные глаголы: применять, выбирать, строить, вычислять, определять, развивать, расширять, предсказывать, сообщать, использовать

Например:

Используйте SWOT для описания будущих перспектив компании X.

Построить схему основных видов деятельности компании X в цепочке создания стоимости.

Ожидается, что с приложением вы продемонстрируете более высокий уровень мышления, чем понимание.Вы должны использовать то, что вы знаете и понимаете о SWOT-анализе или цепочке создания стоимости в контексте новой ситуации. Для этого вам также необходимо применить то, что вы знаете о бизнесе компании X, к конкретной модели. На уровне приложения вы все равно должны знать и понимать модель SWOT, но вы также должны применять ее правила и принципы для описания конкретных будущих перспектив Компании X.

Ясно, что по мере продвижения к этому третьему уровню мышления, если вы еще не освоили ни один из предыдущих, это проявится в том, как вы описываете эти конкретные перспективы.Другими словами, если вы думали, что «S» представляет «стратегии», а не сильные стороны, ваш ответ покажется бессмысленным для любого, кто овладел этими тремя уровнями мышления относительно SWOT-анализа.

Уровень анализа

Распространенные глаголы: анализировать, разбирать, составлять, противопоставлять, различать, различать, исследовать

Например:

Различайте между уникальными сильными сторонами Компании X и Компании Y.

Проанализируйте цепочку создания стоимости компании X, чтобы определить ее основные уязвимости.

На уровне анализа вы можете разбить предмет на составные части, чтобы изучить, как они соотносятся друг с другом. Как и в случае с предыдущими уровнями, от вас по-прежнему ожидается, что вы освоите менее сложное мышление, прежде чем вас попросят проанализировать; Теперь вы понимаете не только контекст использования модели, но и изучаемый контент и то, как он организован, что делает эту задачу более сложной и тонкой, чем приложение.

Чтобы различать сильные стороны двух независимых субъектов — компании X и компании Y — требуется, чтобы учащийся использовал соответствующий язык (знания), правильно (понимание) в контексте сильных сторон каждого (приложения), и правильно сравнивал отношения. Итак, если компания X известна своей рыночной властью и брендом, а компания Y известна своей рыночной властью и масштабом операций, студент должен будет объяснить, что эти различия значат для каждой компании; то есть описать влияние бренда на рыночную власть в отличие от масштаба операций для рыночной власти.

Уровень синтеза

Распространенные глаголы: адаптировать, упорядочивать, сравнивать, категоризировать, формулировать, интегрировать, организовывать, предлагать, писать

Например:

Сравните вероятность успеха компании X, если они потратят деньги на улучшение своего существующего программного обеспечения (сильные стороны), по сравнению с оптимизацией производственного процесса (слабость).

Предложить пересмотреть организацию цепочки поставок Компании X.

Выходя за рамки упражнения (анализ), эти подсказки просят учащегося составить полный аргумент, объединив свое понимание каждой из частей.Чтобы продемонстрировать мастерство на уровне синтеза, от ученика ожидается, что он сможет соединить части предмета вместе, чтобы создать новое целое, отличное от того, что существовало раньше. Такие сравнения или предложения основаны на анализе с использованием правильно примененной структуры, но ожидается, что студент будет гораздо более полным. Например, инструктор может рассчитывать на официальный отчет или убедительное предложение.

Уровень оценки

Распространенные глаголы: оценивать, оценивать, делать выводы, критиковать, защищать, оправдывать, критиковать, убеждать, предсказывать

Например:

На какой части SWOT-анализа следует сосредоточить внимание компании X, чтобы обеспечить успех в будущем? Защитите на свой выбор.

Опишите деятельность цепочки добавленной стоимости для компании X и компании Y? Определите , какая компания работает более эффективно, и предложите улучшения для каждой из них.

В первой подсказке студент должен сначала понять все части SWOT-анализа, чтобы определить, что является наиболее важным. Затем они применяют то, что они знают как о компании X, так и о компании Y, и о рынке, на котором они оба работают. Студенту потребуются не только глубокие знания о моделях, компаниях и рынках, но он должен оценить каждую, чтобы сделать вывод. Это включает обширное исследование, анализ и, наконец, интеграцию, прежде чем прийти к заключению. Но ученик еще не закончил, потому что он должен также защитить свой выбор . Это включает в себя оценку всей ранее упомянутой информации и определение приоритетов этой информации с учетом ее достоинств, чтобы создать убедительную защиту!

Тезис — это предложение, в котором излагается основная идея отчета. Его цель — дать направление отчету и познакомить читателей с его содержанием.См. Пример, Вариант дипломной работы №1. Обратите внимание на то, как тезис четко отвечает на подсказку, но не вдаваясь в подробности; конкретная информация о том, как компания будет обеспечивать свой будущий успех, будет рассмотрена в основных параграфах отчета.

Изложение тезиса также может содержать опорный пункт, если этот пункт будет центральной темой отчета. См. Пример, Вариант диссертации №2. Любой тезис работает, и какой из них вы выберете, зависит от того, как вы хотите подойти к подсказке.

Все отчеты должны включать тезисы, но их объем и содержание будут определяться как заданием, так и предпочтениями автора. При составлении тезиса рассмотрите свой ответ на подсказку, свое личное мнение по теме или то, что, по вашему мнению, является самым сильным аргументом. Тезис должен быть составлен в начале процесса написания, чтобы служить вашим руководством, а затем повторно просмотрен (и, возможно, переписан) на этапе доработки, чтобы убедиться, что он по-прежнему соответствует теме отчета.

Подсказка: На какой части SWOT-анализа следует сосредоточить внимание компании X, чтобы обеспечить успех в будущем? Защищай свой выбор.

Тезис Вариант № 1: Для достижения своих долгосрочных целей компания X должна уделять наибольшее внимание своим сильным сторонам, в частности разработке AppX.

Тезис Вариант № 2: Для достижения своих долгосрочных целей компания X должна сосредоточиться на своих сильных сторонах, в частности на развитии технологии AppX, , потому что в настоящее время они являются единственной компанией, которая использует эту инновационную технологию.

Плагиат и как его предотвратить

Словарь Мерриам Вебстер определяет плагиат как «украсть и выдать (идеи или слова другого человека) за свои собственные или использовать (продукцию другого лица) без указания источника». Примеры этого могут включать копирование чужой работы и называть ее своей собственной или ненадлежащее цитирование частей чужой работы. Преднамеренный или непреднамеренный плагиат является серьезным правонарушением, и должностные лица университета будут серьезно относиться к нему.Однако желание студентов сохранять честность в письменной форме должно быть обусловлено не страхом последствий, связанных с плагиатом, а скорее знанием того, что они действовали этично, и их письмо отражает это.

Сохранение честности в письменной форме требует от автора постоянной приверженности. Ответственность за предотвращение как преднамеренного, так и случайного плагиата полностью ложится на автора, и каждый раз, когда писатель прикрепляет свое имя к заданию, оно должно быть полностью его собственным. Выявление распространенных причин плагиата поможет вам понять, как лучше его предотвратить.

Общие причины

Есть несколько распространенных причин плагиата.

По неопытности. Студенты не умеют правильно цитировать произведения. Правильное цитирование в соответствии с руководством по стилю требует большого внимания к деталям. Есть много онлайн-ресурсов, которые могут помочь в этом, и вы поправитесь с практикой.

Недоразумение. Студенты могут не понимать необходимости цитирования. Идея цитирования работы может быть незнакомой, особенно студентам из культур, где заимствование чьей-либо работы считается почетным, а не воровством, как в американской культуре. Знание норм культуры и системы, в которых вы живете и работаете, а также стандартов, которых придерживаются университеты, является ключом к предотвращению плагиата.

Невнимательность. Студенты не знают, как подойти к заданию, или не уверены в своей работе. Однако обучение — это процесс, и, копируя чужую работу, вместо того, чтобы участвовать в процессе обучения, студенты только недооценивают себя. Если вы не уверены в том, как выполнить задание, лучше всего попросить о помощи, и вы извлечете уроки из этого процесса.

Промедление. Плохое управление временем и промедление также могут привести к плагиату. Когда учащиеся чувствуют, что не могут выполнить задание вовремя, они могут подумать, что их единственный выход — плагиат.В этом может помочь соблюдение сроков и реалистичное отношение к количеству времени, необходимого для выполнения заданий.

Надзор. Участвуя в групповой работе, ученики полагаются на то, что другие правильно цитируют. При групповых заданиях все члены группы несут ответственность за содержание, поэтому в случае неправильного или отсутствующего цитирования каждый участник столкнется с последствиями. Рекомендуется, чтобы все участники группового задания отвечали за проверку документа и поиск потенциальных проблем.

Что и как цитировать

Цитирование означает признание создателя интеллектуальной собственности, которую вы используете в своем исследовании. Для цитирования обычно требуется указать фамилию, дату, заголовок, источник и ссылку на источник, хотя эти элементы и их последовательность различаются в зависимости от стиля цитирования.

Существует три основных стиля цитирования. Стиль цитирования таков — это способ отображения цитаты как в тексте, так и в списке литературы.Используемый стиль цитирования зависит как от академической дисциплины, так и от предпочтений профессора. Некоторые профессора не возражают, если студенты используют тот стиль цитирования, который им удобен, в то время как другие более разборчивы и требуют от студентов цитирования в одном конкретном стиле.

Вне зависимости от стиля цитирования источники необходимо цитировать двумя способами.

Цитаты в тексте. Эти цитаты появляются в тексте после информации, на которую вы ссылаетесь, и в форме скобок или сносок, в зависимости от того, какой стиль цитирования вы используете. Необходимо цитировать как перефразированную, так и прямо цитируемую информацию (хотя и по-разному), и общее правило состоит в том, что необходимо цитировать фразу из более чем 4-5 последовательных слов, взятых из любого источника. Способ цитирования напрямую цитируемого или перефразированного материала зависит от стиля цитирования. Независимо от того, какой стиль цитирования вы используете, фамилия автора должна быть указана в тексте или в сноске, а полное цитирование должно появиться в списке литературы.

Список литературы (также называемый цитируемыми работами). Это список источников, который необходимо включить в конец вашего отчета. Список должен содержать все источники, которые вы использовали в своем отчете, и должен быть в алфавитном порядке или в том порядке, в котором они появляются в вашем отчете. В стилях Chicago, APA и MLA есть очень конкретные правила относительно того, какая информация должна быть включена из каждого источника и как она отображается, поэтому обратитесь к руководству для получения подробной информации о том, как составить список ссылок.

Как уже упоминалось, правильное цитирование в данном стиле лучше всего делать с помощью руководства по этому конкретному стилю.Руководства широко доступны в Интернете. Один всеобъемлющий и хорошо известный веб-сайт с этими руководствами — Purdue OWL, онлайн-лаборатория письма, управляемая Университетом Пердью. Здесь можно найти руководства по стилю Chicago, APA и MLA. Это видео и этот веб-сайт Citations 101 предоставят дальнейшие объяснения. Между прочим, хотя вы можете включить впечатляюще длинный список в конце вашего отчета, избегайте соблазна включать источники, которые вы не цитировали; это библиография. В библиографии вы перечисляете все материалы, которые вы читали или просматривали при подготовке отчета.Если не указано иное, большинство инструкторов не интересуются библиографией.

Поскольку стиль цитирования обычно определяется преподавателем курса, лучше всего следовать его инструкциям. Хотя мы используем чикагский стиль, в этом учебнике специально избегается продвижение одного стиля цитирования по сравнению с другим. Если ваш инструктор не указывает стиль, обязательно спросите.

Убеждение — это продажа, а бизнес — это продажа. Независимо от того, продаете ли вы свою идею инвестору, убеждая клиента купить ваше предложение или убеждая начальника принять ваши предложения, элементы убеждения присутствуют практически во всех аспектах бизнеса.Более того, даже в школе есть элемент убеждения в получении оценок за задания, которых вы заслуживаете, и желаемых оценок.

Есть несколько элементов убеждения, которые важно иметь в виду, которые были рассмотрены в общем в Процессе написания из трех частей. Но давайте рассмотрим их в контексте письма, чтобы убедить. Во-первых, вам нужно понять свою аудиторию и то, чего она хочет. Элементы в разделе «Анализ» трехэтапного процесса написания обращаются к этой задаче с нескольких точек зрения, но, что важно, они помогают вам облечь слова в слова, которые ваша аудитория усвоит.

Как только вы узнаете цель вашего письма (называемую в Процессе написания из 3 частей как «цель задания»), вы должны погрузиться в данные. Марк Твен широко популяризировал поговорку «Есть три вида лжи: ложь, проклятая ложь и статистика». Заголовки в популярной прессе пестрят сообщениями о том, что руководителей предприятий бросают в тюрьму за какой-то обман или бездействие. Ваш начальник (и ваш профессор) не хотят, чтобы вы придумывали факты для создания убедительных аргументов; это литературный эквивалент нанесения помады на свинью , потому что, как бы хорошо вы ни старались заставить свинью выглядеть, она все равно остается свиньей!

Копаться в данных означает получить ответы, которые поддержат вашу позицию.Однако, как следует из цитаты Твена, иногда это означает рассмотрение данных с разных точек зрения. Если вы пришли к явно сомнительному выводу, будьте готовы объяснить свои предположения. Знание, почему позиция неубедительна, часто так же важно, как наличие сильного набора аргументов в поддержку (см. Следующий раздел о контраргументах). Но давайте еще немного постараемся убедительно сформулировать свою позицию.

Использование данных — мощный инструмент для защиты позиции.Сколько раз вы спорили со своими приятелями о достоинствах той или иной фигуры или события только для того, чтобы кто-то вытащил свой телефон и попросил у Google ответа? Если вы спорите, какой город больше, данные переписи обеспечивают достаточное сравнение, и обсуждение завершилось . Точно так же сравнение мудрости одного подхода с другим с точки зрения маркетинговой проблемы может быть улучшено или затруднено за счет применения данных.

Данные, когда они используются в сочетании с соответствующей бизнес-моделью, еще более убедительны.Когда профессионалы смотрят на проблемы, они обычно оценивают подходящую структуру, чтобы понять, что происходит, что затем укажет путь вперед. Когда инвестора спрашивают об акции, он изучает ее исторические записи, ее текущие 10-К, и может определить соотношение ее цены к прибыли, прежде чем дать рекомендацию. Когда поверенный исследует ответственность за потребительский продукт, он исследует доказательства, рассматривает предыдущее прецедентное право и применяет стандарт вероятной причины. И финансовые коэффициенты, и правовые прецеденты являются бизнес-моделями, которые обеспечивают основу для принятия решения. Как студент, изучающий бизнес, вам следует действовать столь же профессионально, ища подходящую бизнес-модель для обоснования своих аргументов.

При изложении своей аргументации спросите себя, есть ли у вас эффективная позиция, подкрепленная фактами; вы не готовы перейти от анализа к композиции, пока не сделаете этого. Затем найдите хороший «крючок», чтобы привлечь внимание читателя и сформулировать свою позицию, обращаясь непосредственно к потребностям вашей аудитории.Используйте эффективное редактирование, чтобы убрать с пути все ненужные слова. Ищите графику или рисунки, подтверждающие вашу позицию. И посмотрите на самый убедительный аргумент, опровергающий вашу позицию, и решите, как вы можете наиболее убедительно опровергнуть его.

Написание контраргумента

Для того, чтобы быть убедительным в письменной форме (и в презентациях), можно использовать контраргументацию. Хорошо продуманный контраргумент состоит из двух этапов и повысит убедительность отчета или презентации.

Контраргумент — это заявление, противоречащее вашему требованию, за которым следует заявление, доказывающее, что ваше утверждение все еще логично или обоснованно. Пытаясь убедить аудиторию в письменной форме или в презентации, вы сначала делаете заявление и подкрепляете его аргументацией, доказательствами и данными. Затем вы принимаете скептический тон с точки зрения тех, кто может сопротивляться вашему аргументу (первый шаг). Вы указываете на убедительный вывод или ключевое предположение, противоречащее вашей первоначальной позиции.Думайте об этом как о повороте против вашего собственного аргумента. Наконец, вы, , возвращаете к вашему исходному аргументу (второй шаг), используя «но», «пока», «однако» или что-то подобное, чтобы выделить логику или свидетельство, перевешивающее возможное возражение. Вы показываете, что рассмотрели самый сильный контраргумент и что ваш аргумент преобладает. Более подробное описание того, как построить встречный аргумент, дается в следующем разделе.

Всегда учитывайте свою аудиторию и возможные возражения против вашего мнения или предложения.Мозговой штурм , почему ваша аудитория не согласна с вами, а поддерживает , которые они использовали бы, чтобы не согласиться с вами. Обращение против должно содержать: недостатки вашего утверждения, альтернативный вывод, сделанный на основе тех же данных, или другой вывод, который имеет смысл в контексте вашего аргумента. Это ключ как к представлению аргумента против вашего тезиса, так и к подробному объяснению того, почему другие поддержат этот аргумент. Подробное описание не должно быть длинным (можно использовать 1-2 предложения), но оно должно кратко и четко поддерживать противоположную точку зрения.

Включение письменного контраргумента — это метод убеждения, имеющий два основных преимущества. Во-первых, это показывает, что вы рассмотрели и готовы признать несколько точек зрения, прежде чем остановиться на одной. В бизнесе редко можно найти одно четкое решение проблемы, и все жизнеспособные варианты необходимо тщательно взвесить. Демонстрация того, что вы, как писатель, подошли к проблеме с двух или более точек зрения, повышает надежность вашего окончательного мнения. Во-вторых, это также позволяет вам рассматривать возможные возражения против вашего мнения и опровергать их (доказывать их неправоту), что показывает читателям, которые могут изначально возразить, что есть лучший вариант.

Умелое написание контраргумента требует более высокого уровня мышления, способности понимать различные точки зрения и хорошего планирования. Но будьте осторожны, используя контраргументы. Если ваша логика банальна или ваш подход явно неэффективен, вы принесете своему отчету больше вреда, чем пользы.

Контраргументы не улучшат все отчеты, поэтому подумайте, требует ли задание одного. Если цель задания — что-то иное, чем убеждение, контраргумент неуместен.Например, в предыдущем разделе об уровнях мышления вы узнали, что ответ на запрос «Объясните четыре части SWOT-анализа» — это низкий уровень (понимание) в Таксономии Блума. Отвечая на этот вопрос, бесполезно включать контраргумент, потому что вообще нет аргумента. Однако в вопросе «На какой части SWOT-анализа компании X следует сосредоточиться, чтобы обеспечить свой успех в будущем?» Защитите свой выбор », вы должны высказать свое мнение, и ваша цель — убедить аудиторию согласиться.Излагая свое мнение, предлагая контраргумент (в данном случае предположение, что другой элемент SWOT более важен), а затем опровергая это возражение, ваш аргумент становится сильнее.

Конструирование контраргумента

Контраргумент обычно помещается в одной из двух частей статьи, либо сразу после вводного абзаца, либо прямо перед заключительным абзацем. Контраргумент должен быть заключен в один полный абзац, а не вкраплен в несколько абзацев.

Ваш контраргумент составит первую часть отдельного абзаца. Начните свой контраргумент с терминов, которые позволят вашему читателю понять, что вы представляете противоположную точку зрения. Возможные фразы:

Кто-то может возразить, что…

Другие могут полагать, что…

Может показаться, что…

Это правда, что…

Правда,…

Противоположные точки зрения утверждают, что…

Во второй половине абзаца, после представления другой стороны в поддержку этого, сигнализируйте читателю, что теперь вы вернетесь к своему первоначальному тезису и опровергнете утверждения вашего оппонента, указав, почему они ошибочны. Этот шаг также потребует умелого использования переходов. Например:

Еще ..

Тем не менее…

Однако…

Это опровержение (возврат к вашей исходной позиции) должно прямо не согласиться с противоположным аргументом, изложенным в первом предложении этого абзаца, и содержать уточнения. Обязательно обдумайте объяснение, почему контраргумент проблематичен или почему он менее важен, чем ваш аргумент.

Наконец, напишите заключительное предложение в конце абзаца, чтобы резюмировать свою идею и дать ссылку на свою диссертацию.

Вот пример параграфа встречного аргумента, который можно найти в отчете, отвечающем на этот запрос, который мы видели ранее: На какой части SWOT-анализа следует сосредоточиться компании X, чтобы обеспечить свой успех в будущем? Защищай свой выбор.

Тезис: Компания X должна уделять наибольшее внимание своим сильным сторонам, особенно развитию технологии AppX, потому что в настоящее время они являются единственной компанией, которая использует эту инновационную технологию.

Кто-то может возразить, что Компания X должна сосредоточиться на возможности выхода на азиатский рынок. Этот рынок насчитывает более 2 миллиардов молодых потребителей, что является огромным потенциальным рынком для продукции компании X. Воспользовавшись этой возможностью, Компания X могла бы открыть дверь на глобальный рынок и большую базу потребителей. Однако , этот новый потенциальный рынок в настоящее время насыщен конкурентами Компании X, многие из которых не смогли получить прибыль в прошлом году.Сосредоточение внимания на технологии AppX, доказанной силе компании X, в пространстве, где в настоящее время нет конкурентов, — гораздо менее рискованный шаг, чем поиск возможностей в другом месте, где жесткая конкуренция. Таким образом, инвестировать в текущую силу — самый разумный выбор для Компании X.

Обратите внимание, что тезис или мнение автора поддерживают акцент на сильных сторонах, в то время как контраргумент начинается с представления аргумента о том, что компании X следует уделять наибольшее внимание возможностям. Слова перехода, выделенные жирным шрифтом, сигнализируют об отказе от тезиса и возвращении к нему, а также к заключению автора.

Написание контраргумента — это навык, на развитие которого нужно время. При тщательном обдумывании и планировании писатели станут более искусными в этом и, следовательно, улучшат свои навыки убеждения.

Грамматика английского языка сложна и полна правил и исключений из этих правил. Размышляя об изучении или улучшении грамматики, необходимо учитывать множество аспектов, гораздо больше, чем может поместиться в этом руководстве.Поэтому, исходя из нашего опыта, это руководство в первую очередь ориентировано на те, которые наиболее важны для ясности изложения.

Соглашение и ссылки

В английском языке есть два типа согласования: подлежащее-глагол и местоимение.

В английском языке подлежащее и глаголы должны согласовываться, что означает, что если вы используете субъект единственного числа, с ним должен идти глагол единственного числа. Например:

He идет в магазин.

Они идут в магазин.

Как правило, это довольно просто для носителей английского языка, но в некоторых случаях бывает трудно понять, является ли предмет во множественном или единственном числе. В приведенных ниже примерах подлежащее в каждом предложении употребляется в единственном числе и поэтому принимает глагол в единственном числе.

Один из участников отсутствует.

Руководитель группы , как и его стажеры, хорошо подготовлены.

Группа со всеми плакатами ходит первой.

Запоминание того, является ли предмет единственного или множественного числа, нужно запоминать.Все следующие слова требуют глагола в единственном числе: либо, ни, каждый, каждый, все, любой, любой, никто, никто, кто-то, кто-то. Например:

Каждый из участников вносит свой вклад в команду.

Никто не был подготовлен к ЧС.

Хотя неправильное согласование подлежащего и глагола будет заметно для вашего читателя, оно, скорее всего, не запутает их. С другой стороны, несогласованность местоимений или нечеткие ссылки на местоимения могут ввести читателя в замешательство.Каждое местоимение должно соответствовать существительному (антецеденту), которое оно представляет, и должно явно относиться к существительному, которое оно должно представлять, как в примере ниже.

Мохаммед закончил свой отчет о расходах , затем он отправился домой.

Очевидно, что и «его», и «он» означают «Мухаммед».

Есть две основные проблемы, которые могут возникнуть при упоминании местоимений. Во-первых, это местоимение может относиться к нескольким существительным. Например:

Нора и Мария усердно работали, и более чем через неделю она завершила проект.

Вскоре после того, как компания учредила дочернюю компанию, она обанкротилась.

В первом предложении неясно, кто такая «она», потому что «она» может означать либо Нору, либо Марию. Если они оба завершили проект, следует использовать местоимение «они». Во втором предложении местоимение «оно» может представлять как компанию, так и дочернюю компанию, поэтому читатель задается вопросом, кто именно обанкротился.

Вторая потенциальная проблема со ссылками на местоимения — это когда местоимение относится к слову, которое подразумевается, но конкретно не указано.Например:

В ABC, Inc. сотрудники делают все возможное, чтобы сотрудники были довольны.

Можно сделать вывод, что «они» означают компанию, но это также может означать руководителей, менеджеров или отдел кадров в ABC, Inc.

Помните, местоимения должны явно относиться к существительному и иметь ту же форму (единственное или множественное число), что и существительное, которое они представляют. В случае ссылки, если есть сомнения в том, что местоимение делает это, лучше использовать имя собственное.В письменной работе наилучшим способом выявления этих ошибок является тщательная проверка того, соответствует ли каждый глагол подлежащему предложения и что каждое местоимение правильно представляет существительное, для которого оно предназначено.

Времена

А в английском языке более 15 времен глаголов. В академическом письме наиболее часто используются времена настоящего, простого, прошедшего простого и совершенного настоящего. Ниже приведены распространенные ситуации, когда используется каждое время:

Present Simple

Представить тему

Сделать общие утверждения, которые остаются верными

Изложить доказанные факты

Например:

SWOT-анализ проводится для оценки сильных и слабых сторон, возможностей и угроз компании.

Kellogg’s — ведущий производитель сухих завтраков.

американцев едят больше органических продуктов, чем когда-либо прежде.

Прошлое простое

Представить результаты прошлых исследований

Для описания способа сбора данных

Например:

Чен и Ли обнаружили, что удовлетворенность работодателя выполнением работы связана с преимуществами, которые предлагает компания.

Чтобы лучше понять рынок, исследователи опросили 150 участников.

Present Perfect

Чтобы связать прошлое с тем, что все еще актуально в настоящем

Например:

Индустрия интернет-услуг с годами стала более прибыльной.

Режимы для выработки рекомендаций

Как делового специалиста, вас часто просят дать рекомендации вашим коллегам-начальнику и / или клиентам в письменной форме или в форме презентации. Важно знать, какие модальные глаголы подходят как аудитории, так и силе предложения.Во-первых, подумайте о своей аудитории. Если ваша аудитория выше, необходимо проявлять к ней уважение, используя более мягкий и менее резкий тон.

Например:

Вы должны инвестировать в новое оборудование, чтобы увеличить прибыль.

Вы должны инвестировать в новое оборудование, чтобы увеличить прибыль.

Первый пример очень прямой, слишком прямой для рекомендации начальнику. Второй пример — рекомендация с правильным тоном. Помимо слова «следует», следующие слова используются в соответствующем тоне для рекомендации: предлагать, предлагать, побуждать, советовать.

Выбор слов

Решение, какие слова использовать, может быть трудным выбором, но в любом случае отдавайте предпочтение ясности. Если ваш читатель не сможет понять, что вы имеете в виду, общение будет нарушено.

Совместное использование

Словосочетания — это слова, которые обычно идут вместе в английском языке и, как известно, «подходят» друг к другу. Простой пример:

Мы решили проблему.
Мы ответили на вопрос.

Однако, если мы поменяем глаголы в двух предложениях и скажем: «Мы решили вопрос», это будет неверно, потому что «решить» и «вопрос» не сочетаются друг с другом.

Хотя варьирование выбора слов с помощью синонимов может сделать ваш текст более интересным для чтения, если вы не имеете четкого представления о контекстном использовании этого слова, вы рискуете ошибиться или ошибиться в значении. Например:

Увеличение продаж означает большую долю рынка для нашего продукта.
Увеличение продаж будет означать большую долю рынка для нашего продукта.

Хотя «увеличение» и «добавление» являются синонимами в соответствии с тезаурусом Мерриам Вебстер, значения этих двух слов не совсем одинаковы; «Дополнение» звучит в предложении неуклюже и даже слегка меняет значение, тогда как «увеличение» — правильное слово для описания роста или падения продаж.

Носители английского языка часто обладают знанием слов, которые хорошо сочетаются друг с другом, потому что они знакомы с английским языком с детства, в то время как носители языка, не являющиеся носителями языка, должны научиться тонкому использованию слов.Редко существуют строгие правила, регулирующие словосочетания, что также затрудняет использование словосочетаний для тех, для кого не родной язык. Лучший способ улучшить свои знания о словосочетаниях — как можно больше познакомиться с английским языком и обратить внимание на то, какие слова часто используются вместе.

Установочные фразы

Подобно словосочетаниям, идиомы, включая правильное использование фразовых глаголов и предлогов, усваиваются со временем и практикой. Например:

Применить свои знания в реальность.
Примените свои знания на практике.

Обе фразы понятны, но многие носители английского языка сказали бы, что второй пример просто «звучит лучше», не зная почему. Существуют некоторые грамматические правила, связанные с этими наборами фраз, но большинство фраз со временем развились и теперь считаются стандартным использованием. Как и в случае со словосочетаниями, изучение стандартных фраз требует времени и практики.

Предлоги

Предлоги — это тоже вопрос запоминания, который следует некоторым, но не многим предсказуемым правилам.Ниже приведены примеры правильного употребления предлогов:

Расходы на
Потребление
Крайний срок для
Ключевые точки
Взять от
Увеличение / уменьшение

Неправильное употребление, например, выражение «расходы на материалы, увеличившиеся за период» все еще можно понять, но грамматически неверно. Использование правильной фразы необходимо для профессионального письма и выступления, как в случае «потратить на материалов».

Параллельная конструкция

При перечислении элементов в серии необходимо использовать параллельное грамматическое построение.Возьмем простой пример:

Сегодня я пойду в магазин за продуктами, прогуляюсь и помою машину.
Сегодня я собираюсь купить продукты, прогуляться и помыть машину.

Первое предложение не является грамматически параллельным, потому что третий глагол «стирка» не имеет той же формы, что и предыдущие два; во втором предложении все три глагола имеют одинаковую форму, настоящее простое, поэтому это предложение является параллельным.

Параллельная конструкция должна использоваться в серии или списке, который разделяется запятыми и использует союзы «и» или «или», как в приведенном выше примере.

Параллельное построение также должно использоваться внутри фраз. Например:

Им посоветовали сосредоточиться на сильных сторонах компании, сократить расходы и создать пару новых вакансий.
Им посоветовали сосредоточиться на сильных сторонах компании, сократить расходы и создать пару новых рабочих мест.

Первое предложение неверно, потому что третья фраза не параллельна остальным, тогда как во втором предложении используется правильная параллельная конструкция.

Кроме того, вы можете удалить ненужные слова и сделать «следует» модальным для всех трех глаголов. Например:

Им посоветовали сосредоточиться на сильных сторонах компании, сократить расходы и создать пару новых должностей.

Параллельная конструкция также должна использоваться в шаблонах: между / и, либо / или, ни / ни, не только / но также. Например:

Руководству пришлось выбирать между инвестированием в новое оборудование и выкупом акций. Им посоветовали не только сосредоточиться на сильных сторонах компании, но и сократить расходы.

В первом предложении «инвестирование» и «покупка» параллельны. Во втором «фокус» и «разрез» параллельны. Оба предложения грамматически правильны.

Совет: Лучший способ убедиться, что ваши предложения параллельны, — это выделить все союзы в вашем письме и посмотреть на ряды до и после союзов. Каждый элемент в серии должен иметь одинаковую грамматическую форму.

Слова перехода

Переходные слова — это союзы или соединительные слова, которые устанавливают связи между предложениями и абзацами.Цель переходных слов — помочь читателю через отчет прийти к намеченному выводу. Переходные слова делают это, показывая логическую связь и отношения между идеями. Например, если вы хотите сопоставить две идеи, можно использовать слово «однако», а при сравнении идей можно использовать слово «аналогично». Использование правильного перехода проясняет ваш смысл, но использование неправильного перехода может запутать вашего читателя. Например:

Прибыль компании X увеличилась во втором квартале по сравнению с первым кварталом, выручка также снизилась.

В приведенном выше примере переход «аналогично» неверен, поскольку он сигнализирует читателю о том, что то, что идет до и после слова перехода, будет таким же или подобным. Однако это не так, потому что прибыль увеличилась, а выручка снизилась. Правильный переход здесь будет «однако».

Эта ссылка на сайт предоставляет полный список переходов и их использования.

Использование переходных слов не обязательно означает, что за отчетом будет легко следить.Фактически, неправильное или чрезмерное использование переходов может сделать организацию отчета менее понятной и запутать читателя, как в примере выше. Сами по себе переходы не могут заменить хорошую организацию, скорее, правильная организация должна быть на первом месте, а затем переходы улучшают организацию.

Переходными словами также можно злоупотреблять, и если они есть, они могут отвлекать читателя. Незрелые писатели часто поощряют переходные слова, потому что они отмечают идеи, однако, когда писатели развиваются, больше нет необходимости отмечать каждое предложение словами «первое… второе… третье». В некоторых случаях требуется очень мало переходов, если они вообще есть. отчет о потоке хорошо. Если вы читаете такие публикации, как Wall Street Journal или New York Times, вы заметите, как мало используется переходных слов. Вместо использования переходных слов для связи идей сильные писатели используют другие методы. Обратите внимание, что в приведенном ниже отрывке из The New York Times используется только одна фраза перехода — «например».

В четверг Apple стала первой публично торгуемой американской компанией, стоимость которой превысила 1 триллион долларов, когда ее акции выросли на 3% и к концу дня составили 207 долларов.39. Прибыль произошла через два дня после того, как компания объявила о последней в серии замечательно прибыльных кварталов. Восхождение Apple от грани банкротства до самой дорогой публичной компании в мире было своеобразным бизнес-туром, отмеченным быстрыми инновациями, выпуском серии успешных продуктов и созданием сложной глобальной цепочки поставок, позволяющей снизить затраты. при производстве огромных объемов новейшей техники. Этот подъем также был отмечен противоречиями, трагедиями и проблемами. Например, агрессивное использование Apple внешних производителей в Китае привело к критике за то, что компания использует в своих интересах низкооплачиваемых рабочих в других странах и лишает американцев хороших рабочих мест на производстве. Компания сталкивается с многочисленными вопросами о том, как ей продолжать расти.

Ниже приведены дополнительные способы объединения идей, выделенные в примере красным цветом:

Местоимения — «это акции» относятся к акциям Apple; «Это восхождение» означает «восхождение на грани банкротства».

Замена — «прибыль» относится к «росту акций на 3 процента»; «Компания» используется дважды, оба раза для ссылки на Apple.

Использование переходных слов в модерации, наряду с заменой и местоимениями, делает отчет логичным, а не заставляет читателя скучать или сбивать с толку. По мере развития как писателя старайтесь уравновешивать свои переходные слова с другими методами организации.

Известный писатель Джордж Оруэлл сказал: «Если можно вырезать слово, всегда вырезайте его». Это не означает, что никогда не пишите слово, а в процессе редактирования ищите и вырезайте слова, которые не добавляют ценности вашей работе.

Хорошие писатели могут выразить задуманное, не используя лишних слов. В частности, в деловой переписке четкость и краткость должна быть приоритетной, а не вымысловатой и многословной. У занятых руководителей нет времени обдумывать длинные сложные предложения, когда короткая версия более ясна и содержит то же значение.

Многим писателям легче изначально писать из потока совести, включая множество переходных фраз, таких как «Я хочу сказать вам…», «Мое первое утверждение…», «Второе -…» и «Мой окончательный анализ. шоу ».Однако, как указано в разделе для исправлений, эти лишние слова и фразы в конечном итоге следует исключить. Чаще всего их можно удалить без каких-либо других изменений предложения. Например:

Я хочу показать вам, почему хорошее письмо всегда стоит затраченных усилий.

Я хочу показать вам, почему Хорошее письмо всегда стоит затраченных усилий.

Таким образом мы сократили предложение на шесть слов (24 символа или 45%, включая пробелы), не изменив его значения, и предложение стало более мощным.

В то время как написать каждое слово, которое приходит на ум, довольно легко сделать, писать кратко — сложнее и требует значительно больше времени и усилий. Вы должны сознательно относиться к каждому написанному вами слову и спрашивать себя, служит ли оно цели. Подумайте, может ли одно слово заменить несколько и может ли более короткое слово заменить излишне длинное слово. Подумайте, можно ли удалить целые предложения, абзацы или даже разделы. Однако вы должны найти баланс между краткостью и отказом от лишнего.Вырезание слишком большого количества слов может привести к тому, что ваш читатель запутается в связи между идеями или не сможет понять вашу логику.

Используйте следующие шаги, чтобы писать более кратко:

1. Устранение избыточности. Если одно слово в одном предложении имеет такое же значение, что и другое, удалите одно. Необязательно повторять одно и то же дважды. Например:

Морковь содержит широкий спектр различных питательных веществ.

Морковь содержит различные питательные вещества.

Значения «широкий диапазон» и «различный» одинаковы, поэтому использование обоих является избыточным. Точно так же в приведенном ниже примере «некоторые из различных методов» не добавляют ценности предложению и должны быть удалены.

Она объяснила некоторые из различных методов проведения анализа.

Она объяснила методы анализа.

2. Будьте конкретны с квалификаторами . Классификаторы почти всегда имеют расплывчатый характер. Например:

Генеральный директор предложил несколько новых изменений, и большая часть правления в какой-то мере согласилась.

Что означает «несколько»? Это могло означать 3 или 6 изменений. Сколько «большинство из»? Эти слова не добавляют ценности предложению, потому что они слишком расплывчаты.

В деловой переписке, прежде чем использовать какой-либо неопределенный квалификатор, подумайте, можно ли заменить квалификатор данными. Например:

Генеральный директор предложил 4 изменения, и 80% совета согласились.

Слово «в некоторой степени» можно легко удалить, потому что оно не обязательно для выражения предполагаемого автором значения и не может быть заменено какими-либо конкретными данными.Если удалить это и дать количественную оценку другим словам, предложение станет менее многословным, а значение более ясным.

3. Сократите предложные фразы. Слишком много предложных фраз в одном предложении может затруднить чтение предложения. Слово «из» часто используется слишком часто, и его часто можно заменить прилагательным и существительным или сделать существительное притяжательным. Например:

Оригинал: Сбор данных занял много времени. Пересмотрено: Сбор данных требовал много времени.

Оригинал: Причиной отказа новой системы стала незнание пользователей.

Исправлено: новая система не сработала из-за недостатка знаний у пользователей.

Предлоги «in», «for», «at», «on» и «over» также должны быть проверены, чтобы определить, необходимы ли они. Например:

Причина неудачи заключалась в том, что команда не учла потребности клиентов.

Сбой был вызван игнорированием потребностей клиента.

4. Используйте глаголы, чтобы показать действие. Чтобы лучше всего подчеркнуть важность действия, лучше использовать сильные, а не слабые глаголы. Глаголы «делать», «есть» и «иметь» считаются слабыми, потому что, хотя они и имеют цель в предложении, они не передают действие. В приведенном ниже примере глагол «делать» следует заменить более сильным глаголом «оценивать». Это также устраняет предлог и не меняет значения предложения. По возможности используйте сильные глаголы.

Нам нужно провести оценку кандидатов. Нам нужно оценить кандидатов.

5. Пересмотрите использование неопределенных существительных. Такие слова, как «фактор», «аспект», «ситуация» и «область» часто расплывчаты. Например:

Оригинал: В сферах бизнеса, связанных с финансами, понимание математики является ключевым. Пересмотрено: В финансах понимание математики является ключевым.

Оригинал: Заработная плата — важный фактор, который следует учитывать при выборе работы.

Пересмотрено: При выборе работы важно учитывать заработную плату.

Неопределенные существительные часто можно удалить, не изменяя значения предложения. Если возможно удалить неопределенное существительное, сделайте это.

В процессе написания, особенно перед отправкой отчета, проверяйте каждое слово, чтобы убедиться, что оно добавляет ценности предложению; если нет, удалите его. Чтобы писать кратко, нужна самоотдача. Для многих это не дается естественно, но это навык, который необходимо практиковать и совершенствовать со временем.

Активный голос

Основные потребности в деловой переписке — это общение и действия.В активном голосе акцент делается на исполнителя действия, поэтому субъект, выполняющий действие, обычно идет с до глагола. Объект, который получает действие, обычно стоит после глагола и поэтому имеет меньшее значение. Используя пассивный голос, писатель сообщает, что объект важнее субъекта или что субъект неизвестен. В деловой переписке, поскольку обычно необходимо четко знать, кто (субъект) что делает (глагол), использование активного голоса предпочтительнее.

Кроме того, для пассивного письма требуется больше слов, чем для активного, поэтому письмо активным голосом заставит вас писать кратко. Например, следующие два предложения выражают одно и то же значение, но активный голос использует на 25% меньше слов, чем пассивный.

Passive Voice: были объявлены квартальные доходы XYZ Corp.

Active Voice: XYZ Corp объявила о квартальной прибыли.

Таким образом, избегайте пассивного строительства, если в этом нет крайней необходимости.

Однако есть несколько ситуаций, когда пассивная передача голоса необходима. Во-первых, если виновник действия неизвестен. Например:

Пассивный голос: В их дом взломали.

В этом случае мы не знаем, кто выполнил действие, поэтому пассивный голос подходит.

В большинстве ситуаций делового письма пассивный залог не подходит, потому что известен исполнитель действия. В приведенном ниже примере нет причин использовать пассивный голос.

Passive Voice: Встречу проводила команда менеджеров.

Активный голос: собрание проводило руководство.

Активный голос выше предпочтительнее, поскольку исполнитель действия является субъектом предложения. Прежде чем использовать пассивный залог, спросите себя, необходимо ли это. Если есть возможность использовать активный голос, сделайте это.

Для идей, которые особенно важны для вашего отчета, подумайте о создании рисунка, рисунка или изображения для иллюстрации. Например, во введении к этому учебнику мы использовали рисунок рисования линий Indexed от автора Джессики Хэги, потому что он удачно иллюстрирует задачу, стоящую перед начинающим бизнес-писателем.Мы также использовали рисунок в виде песочных часов, чтобы проиллюстрировать шаблон эссе, поскольку эта форма кажется полезной для передачи сужения и расширения процесса написания отчета. Точно так же в главе 4 есть контрольный список SWOT, потому что он может служить удобным инструментом при создании вашего собственного SWOT-анализа. Вы можете найти такие таблицы и рисунки, которые помогут вам эффективно изложить свою точку зрения в отчете.

Добавляя графические изображения, которые мы использовали в вашем отчете, размещайте их там, где на них будет легко ссылаться ваш читатель.Такие рисунки должны быть пронумерованы (, например, , рисунок 1) и иметь описательное название для ссылки в основной части отчета. Если иллюстрация больше одной страницы (например, финансовый отчет) или если она лишь косвенно связана с основной темой вашего отчета (например, не по теме, но потенциально открывающаяся возможность), поместите ее в соответствующее название приложение.

Но не переусердствуйте. При включении электронная таблица или диаграмма должны четко иллюстрировать ваше мышление и передавать ваше сообщение.Лишние иллюстрации «подкладывают» отчет и отвлекают от его ценности. Никогда не включайте рисунок без сопровождающего повествования, чтобы объяснить его значение.

В процессе исследования, написания и редактирования вашего отчета обычно выявляется ряд элементов, которые относятся к отчету, но не обязательно в нем. Вот где и наступает конец. Для целей деловой переписки мы называем пункты, которые идут в конце вашего отчета, приложениями (во множественном числе) или приложениями (в единственном числе).Как следует из названия этого раздела, приложения размещаются в конце отчета и обычно не учитываются при подсчете слов или страниц вашего отчета, если не указано иное. Обычно у вас не будет аппендикса или будет только одно. Если вы используете приложение, используйте заголовок «Приложение: [опишите содержание]». Однако для сложных отчетов у вас может быть несколько приложений. В этом случае пронумеруйте приложения как «Приложение X: [описание содержания]», где «X» обозначает порядок, в котором они появляются, с использованием заглавных букв, начинающихся с «A».

В редких случаях вы можете также захотеть включить целые части внешнего материала, например, , финансовый отчет субъекта, расширенное описание технического процесса или структурная декомпозиция работ по проекту. Каждый из них заслуживает отдельного приложения.

Хотя есть определенные исключения, во многих заданиях вашей бизнес-школы вас попросят изучить кучу данных (или случай), применить одну или две бизнес-модели и дать рекомендации. В мире бизнеса последняя часть — выработка рекомендаций — обычно имеет значение.Если вы дадите хорошие рекомендации, вы можете стать звездой. Плохие могут заклеймить вас как человека, которого нужно игнорировать. Всегда важно то, что вы порекомендуете . Иногда имеет значение , как вы рекомендуете .

Рис. 3.4 Практические рекомендации

Качество ваших рекомендаций является прямым результатом тщательности, с которой вы подготовили анализ. Рекомендации направлены на решение любой проблемы, с которой сталкивается клиент. Ваши рекомендации должны соответствовать вашему анализу; то есть они должны логически следовать из наблюдений и данных, которые вы предоставляете в отчете.

Тем не менее, предоставление ваших рекомендаций действенным означает, что вы предоставляете конкретные, измеримые и подробные инструкции, которые могут дать положительные результаты для клиента. Подумайте в терминах , кто и что сделает? Спросите себя, сможет ли мой клиент реализовать эти предложенные рекомендации в мое отсутствие или он просто почесает затылок. Ваши практические рекомендации должны отвечать на вопросы , сколько и , сколько ? Сделайте свое предложение как можно более полным с учетом ограничений по времени и информации.

По совпадению, у этой практики «кто делает, что и когда» есть другое применение. Если вы окажетесь в положении делегирования полномочий, выполнение этих трех элементов любого обещания устранит большинство неожиданностей. Под обещаниями мы подразумеваем согласие коллеги, начальника или подчиненного на последующие действия, расследование или выполнение каких-либо действий. Это потому, что эти три условия покрывают большинство оправданий бездействия. Например, сокурсник, которому было поручено отредактировать окончательный вариант вашего отчета, говорит: «Я не думал, что это моя ответственность.Или тот же негодяй утверждает: «Я не думал, что это нужно делать». Или, возможно, он говорит: «Я думал, у меня еще есть время». Этот простой акцент на действиях: кто делает, что и когда, особенно когда это делается в письменной форме всеми вовлеченными сторонами, будет иметь большое значение для предотвращения многих проблем группового сотрудничества.

The Basic Business Letter // Purdue Writing Lab

Написание основного делового письма

Части делового письма

Этот ресурс организован в том порядке, в котором вы должны написать деловое письмо, начиная с адреса отправителя, если письмо написано не на фирменном бланке.

Адрес отправителя

Адрес отправителя обычно указывается на фирменном бланке. Если вы не используете фирменные бланки, укажите адрес отправителя в верхней части письма на одну строку выше даты. Не пишите имя или титул отправителя, так как они указаны в конце письма. Включите только почтовый адрес, город и почтовый индекс.

Дата

Линия даты используется для обозначения даты написания письма. Однако, если ваше письмо написано в течение нескольких дней, укажите дату его написания в строке даты.При письме в компании в США используйте американский формат даты. (Согласно принятому в США соглашению о форматировании даты месяц перед днем. Например: 11 июня 2001 г.) Напишите месяц, день и год на расстоянии двух дюймов от верхнего края страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, выровняйте дату по левому краю или перейдите к центру табуляции и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя в бланке, а не по левому краю.

Внутренний адрес

Внутренний адрес — это адрес получателя.Всегда лучше писать конкретному человеку в фирме, которой вы пишете. Если у вас нет имени этого человека, проведите небольшое исследование, позвонив в компанию или поговорив с сотрудниками компании. Включите личный титул, например мисс, миссис, мистер или доктор. Следуйте предпочтениям женщины, когда к вам обращаются как мисс, миссис или мисс. Если вы не уверены, что женщина предпочитает обращаться к вам, используйте мисс. существует вероятность, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет другое звание, используйте это звание.Обычно люди не возражают, когда к ним обращаются с более высоким титулом, чем они на самом деле обладают. Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Его следует выровнять по левому краю, независимо от того, какой формат вы используете.

Приветствие

Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личный титул. Если вы знаете этого человека и обычно обращаетесь к нему по имени, в приветствии можно использовать только имя (например: Дорогая Люси :).Однако во всех остальных случаях используйте личные титулы и фамилию / фамилию, за которыми следует двоеточие. После приветствия оставьте одну строку пустой.

Если вы не знаете пол читателя, используйте несексистское приветствие, например название должности, за которым следует имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать Дорогой Крис Хармон: если вы не уверены в поле Криса.

Кузов

Для блочного и модифицированного блочного форматов: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле письма.Между каждым абзацем оставляйте пустую строку. При написании делового письма помните, что краткость очень важна. В первом абзаце рассмотрите дружеское начало, а затем изложите основную мысль. Следующий абзац должен начать с обоснования важности главного пункта. В следующих нескольких абзацах продолжите обоснование, указав справочную информацию и вспомогательные детали. В заключительном абзаце следует повторить цель письма и, в некоторых случаях, требовать каких-либо действий.

Закрытие

Закрытие начинается в той же вертикальной точке, что и ваша дата, и через одну строку после последнего основного абзаца. Используйте только первое слово с заглавной буквы (например: «Спасибо») и оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя для подписи. Если после приветствия следует двоеточие, после закрытия должна стоять запятая; в противном случае после закрытия знаки препинания не ставятся.

Корпуса

Если вы приложили к письму какие-либо документы, например, резюме, вы указываете это, просто набрав Приложения под закрытием.Как вариант, вы можете указать название каждого документа, который вы включаете в конверт. Например, если вы включили много документов и хотите, чтобы получатель знал о каждом документе, может быть хорошей идеей перечислить имена.

Инициалы машинистки

Инициалы машинистки используются для обозначения человека, который напечатал письмо. Если вы набирали письмо самостоятельно, не указывайте инициалы машинистки.

Примечание о формате и шрифте

Формат блока

При написании деловых писем необходимо обращать особое внимание на используемый формат и шрифт.Наиболее распространенный формат делового письма известен как блочный формат. При использовании этого формата вся буква выравнивается по левому краю с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Модифицированный блок

Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе текст письма, а также адреса отправителя и получателя выравниваются по левому краю и разделяются одинарным интервалом. Однако для даты и закрытия перейдите к центральной точке и начните вводить текст.

Полублок

Последний и наименее используемый стиль — полублочный. Он очень похож на модифицированный стиль блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Имейте в виду, что разные организации предъявляют разные требования к формату профессионального общения. Хотя примеры, предоставленные OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (жанровые ожидания), формат вашего делового письма может потребовать гибкости, чтобы отражать такие переменные, как бланки и шаблоны.Наши примеры — просто ориентиры.

Если на вашем компьютере установлен Microsoft Office 2000, можно использовать мастер писем, чтобы не гадать при форматировании деловых писем. Чтобы получить доступ к мастеру писем, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три упомянутых здесь стиля и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранный формат. Letter Wizard следует использовать только в том случае, если у вас есть базовые представления о том, как написать деловое письмо.Его шаблоны применимы не для всех настроек. Поэтому вам следует обратиться к руководству по деловому письму, если у вас есть какие-либо вопросы или сомнения в точности Мастера писем.

Шрифт

Еще одним важным фактором читабельности письма является шрифт. Общепринятым шрифтом является Times New Roman, размер 12, хотя могут использоваться и другие шрифты, такие как Arial. Выбирая шрифт, всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, вы можете использовать Times New Roman.Однако, если вы пишете в более либеральную компанию, у вас будет немного больше свободы при выборе шрифтов.

Пунктуация

Знаки препинания после приветствия и закрытия — используйте двоеточие (:) после приветствия (никогда не запятую) и запятую (,) после закрытия. В некоторых случаях вы также можете использовать менее распространенный формат, известный как открытая пунктуация. Для этого стиля пунктуация исключена после приветствия и закрытия.

Тон в деловом письме // Лаборатория письма Purdue

Тон делового письма

Резюме:

Этот раздаточный материал содержит обзоры и примеры того, как использовать тон в деловой переписке.Это включает рассмотрение аудитории и цели написания.

Что такое тон?

«Тон письма относится к отношению писателя к читателю и предмету сообщения. Общий тон письменного сообщения влияет на читателя точно так же, как тон голоса влияет на слушателя в повседневных разговорах» (Ober 88).

Деловые писатели должны учитывать тон своего сообщения, пишут ли они служебную записку, письмо, отчет или какой-либо деловой документ.Тон присутствует во всех коммуникационных действиях. В конечном итоге тон сообщения является отражением автора и действительно влияет на то, как читатель воспримет сообщение.

Как я могу убедиться, что мои сообщения имеют соответствующий тон?

Писатель должен учитывать несколько вещей при подготовке к написанию. Следующие вопросы помогут вам определить подходящий тон вашего сообщения.

• Почему я пишу этот документ?
• Кому я пишу и что хочу, чтобы они поняли?
• Какой тон использовать?

Почему я пишу этот документ?

Вы должны найти время, чтобы обдумать цель вашего документа, чтобы определить, как вы должны выразить сообщение, которое вы хотите передать. Очевидно, вы хотите, чтобы сообщение дошло до вашей аудитории, и вы, вероятно, захотите, чтобы читатель предпринял какие-то действия в ответ на ваше сообщение.

Когда вы обдумаете сообщение и то, как вы хотите его выразить, тон вашего сообщения станет очевидным.

Например:

Сьюзи пишет письмо о приеме на работу работодателю, но не уверена, какой тон ей следует использовать в сообщении. Она решила принять эту должность. Когда она спрашивает себя: «Что я собираюсь писать?» она отвечает: «Я хочу принять эту должность, поблагодарить компанию за предложение и установить доброжелательность с моими новыми коллегами.»Когда она пишет письмо, она быстро принимает тон, который ценит предложение и полон энтузиазма по поводу начала новой работы.

Кому я пишу и что я хочу, чтобы они поняли?

Кто ваша аудитория? Независимо от того, являетесь ли вы работодателем или коллегой по работе, перед написанием любого документа важно подумать о своем читателе. Ваше сообщение будет намного эффективнее, если вы адаптируете документ к вашей конкретной аудитории. Сообщение, которое вы хотите выразить, должно быть написано таким образом, чтобы оно эффективно доходило до читателя.

Тон, которым вы пишете документ, напрямую влияет на то, как читатель будет интерпретировать сказанное.

Например:

Боб пишет сопроводительное письмо для должности торгового представителя в газете. Он не уверен, что сможет добиться успеха на такой должности, и использует такие фразы, как: «Я надеюсь, что вы свяжетесь со мной …» «Я знаю, что моя квалификация не очень впечатляет, но …»

Читатель может интерпретировать эти фразы как означающие, что Боб на самом деле не подходит для этой должности или что он на самом деле не хочет эту должность.

Очевидно, Боб использует неподходящий тон. Он должен учитывать, что:

• Он подает заявку на должность торгового представителя.
• Он хочет, чтобы работодатель пригласил его на собеседование.
• Работодатель будет искать высокомотивированных и уверенных в себе людей.

Если бы Боб подумал об этом, он мог бы переписать свое сопроводительное письмо, включив в него такие фразы, как: «Вы можете связаться со мной по телефону 555-2233; я с нетерпением жду вашего ответа.«Моя квалификация делает меня отличным кандидатом на эту должность …»

Тон сообщения резко изменился, теперь он звучит более уверенно и самоуверенно.

Какой тон использовать?

К счастью, вы можете использовать один и тот же тон для большинства деловых сообщений. «Деловой писатель должен стремиться к общему тону, который является уверенным, вежливым и искренним; в котором надлежащим образом используются акценты и подчинение; в нем содержится недискриминационный язык; в нем подчеркивается отношение« вы »; и который написан на соответствующем уровне сложности». (Обер 88).Единственные серьезные исключения из этих правил — это когда вам нужно написать негативное деловое сообщение, например, когда вы отказываетесь от предложения о работе или запроса клиента.

Вот несколько общих рекомендаций, которые следует учитывать при рассмотрении того, какой тон использовать в ваших письмах и как подавать информацию в этом тоне:

• Будьте уверены.
• Будьте вежливы и искренни.
• Используйте соответствующий акцент и подчинение.
• Используйте недискриминационный язык.
• Подчеркните преимущества для читателя.
• Пишите с подходящим уровнем сложности.

Будьте уверены

Вы можете чувствовать себя уверенно, если вы тщательно подготовили материал, который хотите выразить, и знаете его. Манера письма также должна быть уверенной. Готовя деловые документы, вы хотите, чтобы читатель сделал то, что вы просите, или согласился с вашим решением. Чтобы документ был действенным, нужно писать уверенно.

Следовательно, уверенный тон будет иметь убедительное влияние на вашу аудиторию. Читатель станет более склонен принять вашу позицию и заметит вашу уверенность. Работодатели склонны нанимать людей, которые кажутся уверенными в своих силах.

Однако это не означает; что вы должны казаться слишком самоуверенными. Это легко можно интерпретировать как высокомерное или самонадеянное.

Например:

Не: Вы должны согласиться с тем, что я имею право на эту должность.
Но: Моя квалификация в области бухгалтерского учета и обслуживания клиентов соответствует вашим требованиям к работе.

Будьте вежливы и искренни

Писатель создает к себе доброжелательность, используя вежливый и искренний тон. Важно стремиться к искренности в тоне, потому что без искренности вежливость может звучать снисходительно.

Обдумайте слова и фразы, которые вы используете в своем документе, и то, как ваш читатель, вероятно, их воспримет. Если вы будете уважительны и честны, читатели с большей охотой примут ваше сообщение, даже если оно будет отрицательным.

Например:

Not: Вы не внимательно прочитали инструкции, поэтому ваша система отключилась.
Но: Система может автоматически выключиться, если возникнут какие-либо ошибки при установке.

Используйте соответствующий акцент и подчинение

Вы можете помочь своим читателям понять, какие из ваших идей вы считаете наиболее важными, используя акцент и подчинение. Вы можете выбрать одну из множества стратегий, чтобы подчеркнуть идею или подчинить ее.

Чтобы подчеркнуть идею, поместите ее в короткое предложение. Короткое и простое предложение наиболее эффективно передаст важную идею. Вы можете предоставить дальнейшие объяснения, достаточные примеры или доказательства в следующих предложениях. Чтобы подчинить идею, поместите ее в составное предложение.

Акцент: Курение в здании запрещено. Комитет по охране здоровья и безопасности сотрудников принял это решение после рассмотрения данных исследователей и врачей об опасности вторичного табачного дыма.

Подчинение: Комитет по охране труда и технике безопасности завершил рассмотрение доказательств и принял решение о запрете курения в здании.

Идеи, помещенные в первый абзац документа или сообщения, получают наибольшее внимание, за ними следует информация, помещенная в последний абзац. Вы можете подчинить идею, поместив ее в средние абзацы вашего сообщения, потому что этим абзацам уделяется меньше всего внимания.

Используйте активный голос, чтобы выделить человека или объект, выполняющий действие, и пассивный голос, чтобы подчеркнуть выполняемое действие.

Активно: Ученые провели эксперименты, чтобы проверить эту гипотезу.

Passive: Были проведены эксперименты для проверки гипотезы.

Примечание: В большинстве ненаучных письменных ситуаций активный голос предпочтительнее пассивного для большинства ваших предложений. Даже в научных статьях чрезмерное использование пассивного залога или использование пассивного залога в длинных и сложных предложениях может привести к потере интереса читателей или их замешательству.Предложения в активном голосе обычно — хотя и не всегда — яснее и прямее, чем в пассивном. Вы можете распознать пассивные выражения, потому что глагольная фраза всегда будет включать форму быть, например am, is, was, were, are или been. Однако наличие глагола не обязательно означает, что предложение написано пассивным тоном. Другой способ распознать предложения с пассивным голосом — это включить фразу «by the …» после глагола; агент, выполняющий действие, если он назван, является объектом предлога в этой фразе.

Вы также можете выделить и подчинить информацию, сообщая читателям, что вы думаете об этой информации.

Объем места, которое вы отводите под идею, поможет донести до читателя важность идеи. Обсудите идеи, которые вы хотите подчеркнуть, более подробно, чем идеи, которые вы хотите подчинить.

Язык, которым вы описываете свои идеи, также может подсказать, насколько важна эта идея. Используйте такие фразы, как «наиболее важный», «основной» или «основной» при обсуждении идей, которые вы хотите выделить, и такие фразы, как «второстепенный момент, который следует рассмотреть» или «наименее важный», чтобы обсудить идеи, которые вы хотите подчинить.

Акцент: Нашим главным соображением должно быть стоимость.

Подчинение: Незначительный момент, который следует учитывать, — это внешний вид

Повторение важных идей — хороший способ их подчеркнуть. Будьте осторожны, чтобы не злоупотреблять этой стратегией; вы потеряете интерес своих читателей, если они решат, что вы без нужды повторяете информацию.

Нашим основным соображением должны быть затраты — затраты на покупку, затраты на эксплуатацию и затраты на обслуживание.

Любая информация, которая выделяется из остального текста, будет подчеркнута. Выделение полужирным шрифтом , подчеркивание, ЗАГЛАВНОЕ ЗНАЧЕНИЕ, отступы и выделение подчеркнут ваш читатель. Не используйте эту стратегию часто, иначе эффект дизайна будет потерян.

Используйте недискриминационный язык

Недискриминационный язык — это язык, который относится ко всем людям одинаково. В нем не используются дискриминационные слова, замечания или идеи. Очень важно, чтобы деловой писатель общался таким образом, чтобы выражать равенство и уважение ко всем людям.Дискриминационный язык может возникнуть между вашим сообщением и вашим читателем. Убедитесь, что в вашем тексте нет сексистских выражений и нет предвзятости, основанной на таких факторах, как раса, этническая принадлежность, религия, возраст, сексуальная ориентация и инвалидность.

• Используйте нейтральные названия должностей

  Не: Председатель
  Но: Председатель

• Избегайте унижающих достоинство или стереотипных терминов

  Not: После того, как девушки в офисе получают заказ, наш офис выполняет его в течение 24 часов.
  Но: Когда заказы поступают из офиса, они исполняются в течение 24 часов.

• Избегайте слов и фраз, которые без необходимости подразумевают пол.

  Не: Руководители и их жены
  Но: Руководители и их супруги

• Опустить информацию о членстве в группе.

  Не: Конни Грин хорошо справилась со своей задачей для своего возраста.
  Но: Конни Грин выполнила свою работу хорошо.

• Если вы не знаете пол читателя, используйте несексистское приветствие.

  Не: Уважаемые господа:
  Но: Для кого это может касаться:

• не используйте местоимения мужского рода.

  Not: Каждый студент должен предоставить свой лабораторный жакет.
  Но: Студенты должны иметь собственные лабораторные куртки. Или каждый студент должен предоставить свой лабораторный жакет.

Подчеркните преимущества для читателя

Пишите с точки зрения читателя. Вместо того чтобы просто писать с точки зрения того, что читатель может сделать для вас, пишите так, чтобы показать, что вы можете сделать для читателя.Читатель часто читает документ, задаваясь вопросом: «Что это для меня?» Ваша работа — адаптировать свой документ соответствующим образом.

Не: Завтра обрабатываю ваш заказ.
Но: Ваш заказ будет доступен через две недели.

Акцент на преимуществах читателя поможет вам не выглядеть эгоистичным и безразличным.

Пишите с подходящим уровнем сложности

Важно, чтобы вы писали на соответствующем уровне сложности, чтобы четко передать ваше сообщение.Обдумайте свою аудиторию и подготовьте свой текст, чтобы читатель четко понимал, о чем вы говорите. Другими словами, подготовьте свой стиль чтения, соответствующий читательским способностям вашей аудитории. Не используйте сложные отрывки или термины, которые читатель не поймет. Соответственно, не используйте простые термины или недостаточные примеры, если читатель способен понять ваше письмо. Грамотный писатель будет соответствовать потребностям и способностям своего читателя и найдет наиболее эффективный способ общения с конкретным читателем.

Какой тон использовать для отрицательного сообщения?

Особенно важно учитывать тон, когда вы пишете отрицательное сообщение. В негативном сообщении, например в документе, в котором отклоняется предложение о работе или отклоняется запрос, обязательно используйте добрый и искренний тон. Поблагодарите читателя за его вклад или участие и четко заявите, что вы не можете выполнить их пожелания. После этого ответа при необходимости объясните.

Лучше не привлекать внимание к человеку, выполняющему действие, которое может вызвать недовольство читателя.Поэтому вы можете избегать использования активного голоса при доставке негативных сообщений. Вы также можете не подчеркивать преимущества для читателя, если только отрицательное сообщение не дает явных преимуществ. Подчеркнуть преимущества негативного сообщения для читателя может показаться неискренним.

Not: Спасибо, что предложили мне должность генерального директора в Simon’s Inc. К сожалению, я не могу согласиться на эту должность. Я не думал, что предложенная вами должность позволит задействовать мои навыки общения и обслуживания клиентов в той степени, в которой я хотел. Поэтому я принял должность помощника директора в другой компании.
Но: Спасибо, что предложили мне должность генерального директора в Simon’s Inc. Я ценю ваше быстрое и щедрое предложение. К сожалению, я не могу принять эту позицию. Я принял другую должность, которая позволит мне использовать свои навыки общения и обслуживания клиентов.

В некоторых негативных сообщениях вам может потребоваться указать на ошибки или проблемы, касающиеся отдельного человека. При написании подобных сообщений поддерживайте профессиональный тон, который не нападает на человека, но который проясняет вашу позицию по проблеме.

Например:

Не: Я не понимаю, почему вы сделали такие дискриминационные замечания.
Но: Дискриминационные замечания в данной организации недопустимы.

Дополнительные сведения о тоне см .: Обер, Скотт. Современное деловое общение . 2-е издание. Бостон: Houghton Mifflin, 1995.

.

Что означает написание абзацев в деловом формате? | Small Business

Деловые документы, такие как письма, электронные письма, меморандумы и отчеты, используют абзацы для разделения различных типов информации, аргументов и идей.Пункты, написанные в деловом формате, имеют формальную, профессиональную и хорошо организованную структуру. Когда вы пишете бизнес-документ, подумайте о том, как абзац будет выглядеть на бумаге, как он будет организован, и как его разместить в общем документе. Будьте последовательны в форматировании абзацев. Используйте краткий язык и простой стиль, чтобы читатель сосредоточился на вашем сообщении.

Формат блока

Наиболее распространенным визуальным форматом для абзацев в бизнес-документе является формат блока, в котором начало абзаца не имеет отступа.Вместо этого весь абзац имеет одинарный интервал и выравнивается по левому краю, что означает, что он выровнен по левому полю бумаги. Пустая строка вставляется после каждого абзаца, чтобы отделить его от следующего абзаца или элемента документа. Полублок, в котором начало каждого абзаца имеет отступ, используется реже.

Шрифт

Абзацы в бизнес-документе набираются традиционным шрифтом, например Times New Roman размером 12 пунктов. Избегайте использования необычных шрифтов, которые отвлекают от содержания вашего письма.Используйте один и тот же шрифт во всем документе, за исключением заголовков, в которых может использоваться шрифт большего размера или жирный шрифт.

Содержание абзаца

Каждый абзац должен касаться одной основной идеи. Представьте основную идею в общем утверждении в первом предложении абзаца. После этого тематического предложения добавьте несколько предложений, поддерживающих основную идею. Они могут состоять из информативных деталей или аргументов в защиту вашей идеи. Завершите абзац итоговым предложением.Если абзац будет слишком длинным, вы рискуете потерять внимание читателя. Вместо этого разделите длинный абзац на два или более абзаца меньшего размера.

Порядок абзаца

Деловой документ, например отчет или письмо, начинается с абзаца, в котором описывается тема документа. За ним следует один или несколько абзацев, раскрывающих тему. Заключительный абзац резюмирует предоставленную вами информацию или просит читателя предпринять определенные действия. Например, письмо с изложением причин рекламной кампании может начинаться с вводного абзаца, предлагающего кампанию, за которым следуют три абзаца, каждый из которых подробно описывает отдельную причину кампании, и заключительный абзац, в котором читателю предлагается одобрить кампанию.Если документ большой, используйте заголовки для разделения основных разделов.

Стиль

Хотя тон может быть дружественным, деловые документы написаны в строгом стиле. Ваши письма могут быть прочитаны людьми, не являющимися первоначальным получателем, и храниться у компании в течение многих лет, поэтому избегайте личных комментариев. Продолжайте писать на профессиональном уровне, используя гендерно-нейтральный язык, а также правильную грамматику и орфографию. Делайте предложения короткими и по существу. Избегайте клише, сокращений и сленга.