Электронное письмо на английском языке пример
Вам нужно написать электронное письмо на английском языке — пример вам в этом поможет! В эру информационных технологий деловая переписка приобретает цифровой формат. Сегодня электронная почта является неотъемлемым способом коммуникации. Не стоит отрицать необходимость знания основ деловой переписки. В данной статье мы рассмотрим основные правила написания электронных писем, а также приведем пример электронного письма на английском языке.
Электронные письма условно делятся на формальные и неформальные. Лексика в двух разновидностях писем разная, давайте разберем два типа писем более детально:
Формальные письма:
- Корпоративная переписка.
- Письма для деловых партнёров.
- Письмо-обращение в организацию, техническую поддержку или интернет-магазин.
Неформальные письма:
- Предназначаются знакомому, другу, приятелю.
- Адресуются члену семьи.
Структура электронного письма на английском языке
Ниже мы рассмотрим поэтапное руководство для формирования электронного письма на английском языке, а также базовые фразы для применения в переписке.
Основные составляющие письма:
- Subject (тема письма) – должна быть короткой, простой, максимально отражающей суть письма. Например, Custom declaration – Таможенная декларация. Неформальная тема письма: Birthday Invitation on 12th of February – Приглашение на день рождения 12 февраля.
- Body (тело письма) – в данном разделе необходимо написать основное содержания письма.
- Attachment (вложение) – если помимо текстового содержания необходимо прикрепить изображения, документы, договор, то непременно сделайте это, но укажите это получателю письма. Например, “Please find attached the file” – “Пожалуйста, ознакомьтесь с файлами во вложении”.
- СС – это копия письма. Если вам необходимо отправить письмо нескольким адресатам, то укажите электронные адреса в данной строке.
Основные элементы email:
- Приветствие – включает имя получателя, если оно известно. Например, “Hello John” – “Привет Джон” или “Good day Mr. Smith” – “Добрый день, мистер Смит”
- Вступление – если вы пишете письмо незнакомому человеку, то представьтесь. Например, “My name is Julia, I am working as a web designer at ABC Company” – “Меня зовут Джулия, я работаю веб-дизайнером в ABC Company”.
- Цель сообщения – основная часть письма, в которой необходимо указать основное содержание и цель письма.
- Подробности – укажите ту информацию, на которую получатель должен обратить внимание, выделите все важные нюансы. Возможно, вы ожидаете обратной связи, или вам срочно необходимо получить от человека документ. Информация, написанная в отдельном абзаце, обязательно заострит внимание получателя на конкретной информации.
- Завершите письмо базовой вежливой фразой, затем укажите свои данные и контакты. Если вы работаете в компании, то у вас наверняка уже имеется подпись на английском языке.
Шаблон подписи ниже:
Best regards,
Ivanov Ivan
Sales manager
ABC Company
T +1 (111) 111 11 11 (int.111)
F +1 (111) 111 11 11
M +1 (111) 111 11 11
W www.abc.com
Электронное письмо на английском языке — пример
Ниже представлен ряд образцов фраз, которые могут быть полезны, если вы пишете деловое или неформальное письмо.
Как начать переписку по email на английском?
Проявите вежливость и начните переписку с вежливого обращения:
- Dear Mr. Parker, / Dear Ms. Parker, / Dear Mrs. Parker, – Mr, — мистер, Ms. – обращение к незамужней даме, Mrs. – обращение к замужней даме.
- Dear Sir, либо Dear Madam, – если вы знаете пол адресата, но не знаете имени.
- Dear Sir or Madam, – употребляйте в случае, если не знаете пол адресата.
- Dear partners, Dear colleagues – Уважаемые партнеры, Уважаемые коллеги.
- Hi Katya, Hello Katya – Привет, Катя. Такое обращение приемлемо в случае неформальной переписки.
При формировании неформального емейла приветствие может быть любым, на ваше усмотрение.
Первое предложение в письме
Будучи инициатором письма, можете начать предложение с фразы:
- I am writing in connection with – Я пишу в связи с…
- I am writing to draw your attention – Я пишу с целью привлечь Ваше внимание к…
- I am writing you to enquire about – Я пишу для того, чтобы узнать о…
- I am writing on the subject of — Я пишу по причине…
- I am writing in reference to – Я пишу относительно…
Отвечая на полученное письмо, руководствуйтесь нижеуказанными фразами:
- Thank you for your email of 23th of May, asking about… — Благодарю Вас за письмо от 23 мая с вопросом о…
- Thank you for your prompt reply. – Благодарю Вас за быстрый ответ.
- Thanks for getting back to me. – Благодарю за то, что ответили мне.
- Thank you for contacting our company. – Благодарим Вас за обращение в нашу компанию
Заключительная фраза в электронном письме
Финальная фраза донесет до адресата, каких действий вы от него ожидаете.
- If you have any questions, please feel free to contact me. – Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
- I look forward to your reply/hearing from you – С нетерпением жду Вашего ответа.
- Thank you for cooperation – Благодарю Вас за сотрудничество.
Вложения:
Если к письму прикреплены вложения, напишите об этом в письме:
- Please find attached… (documents from the meeting). – Пожалуйста, найдите во вложении…
- I am attaching… (our commercial offer). – Я прилагаю…
В конце письма, перед вашим именем в подписи, используются заключительные вежливые фразы:
- Truly yours; Yours faithfully (Преданный Вам).
- Your very sincere friend (Ваш искренний друг).
- Lovingly yours (Любящий Вас).
- Yours ever; Ever yours, Yours as always (Всегда Ваш).
- Yours cordially (Сердечно Ваш).
Пример делового письма на английском языке:
Электронное письмо другу на английском:
Пример делового письма по вышеуказанной структуре:
Dear Mr McAdam,
With reference to your last email regarding the current situation with the Skipton Airport Project, I can confirm the following:
We successfully completed stage 2 on Monday and
As was pointed out in our last meeting, the problem with the delivery system is due to the software. It is a very common software issue and we just need time to correct the code. Rest assured that this issue is being looked into and we are confident that it will be resolved by the end of the month.
Please accept my apologises for not receiving a copy of the updated project report earlier.
Concerning your question about the post-installation support package, I can confirm that we provide both remote and call-out site support 24 hours a day, 365 days a year. This covers remote monitoring, a service every 3 months, service engineer visits and the cost of all parts and labour.
With regards to your request to extend the period of post-installation support from 6 months to 12 months. May I suggest that we discuss this matter at the next project update meeting?
I hope that this answers your questions.
If you require any further assistance, please do not hesitate to contact me on my mobile, 07340 7602133.
I look forward to hearing from you.
Best regards,
James Brown,
Project Manager,
ABC Company
T +1 (111) 111 11 11 (int.111)
F +1 (111) 111 11 11
M +1 (111) 111 11 11
W www.abc.com
Искренне надеемся, что статья оказалась полезной для вас, и написать электронное письмо на английском языке теперь не составит труда. Желаем вам продуктивной электронной переписки. Шагайте в ногу со временем и развивайте свой уровень английского языка!
Просмотры: 1 046
speakenglishwell.ru
Правила оформления email писем. Блог о email маркетинге и рассылках eSputnik
Email является одной из популярнейших форм общения между представителями организаций, фирм, компаний, частными лицами по самым разным вопросам. Каждый день отправляется множество писем, но не все задумываются: как правильно составлять письмо для рассылки? Соответствует ли содержание и оформление email рассылки ожиданиям получателя? Зачастую, нам тяжело описать свои мысли. Мы, кажется, и знаем что хотим написать, а вот как это правильно сделать — не совсем понимаем.
10 правил эффективного составления писем
Прежде, чем составлять письмо, определитесь с целевой аудиторией, кому вы хотите написать. Если есть какие-то сомнения хотя бы по одному из кандидатов — не включайте его в рассылку. Задумайтесь о своей репутации и напрасно потраченном времени.
Чётко сформулируйте цель для отправки:
- Определитесь с вашей целевой аудиторией: расслка будет по всей базе или определённому сегменту?
- Каким будет письмо для рассылки: рекламным или информационным?
- Выделите основную мысль, которую хотите донести в тексте.
Давайте рассмотрим 10 правил составления писем подробнее.
1. Отправитель должен быть узнаваем
Определитесь с полем «От кого», не обезличивайте его. Намного приятнее получать письмо от человека, нежели от какой-то организации, а ещё хуже просто от неизвестного адреса. Выбрав адрес отправителя однажды, не меняйте его часто. Ваш адрес и имя — визитка компании! Они должны соответствовать, легко узнаваться и запоминаться.
2. В поле «Тема» чётко отображайте основную идею письма
Читатель не должен быть обманут. Именно поле «Тема» влияет на решение получателя: читать письмо полностью или удалить даже не просматривая. Постарайтесь заинтересовать читателя, но не раскрывать всю идею письма сразу. Одного короткого предложения вполне достаточно — откажитесь от длинных фраз, рекламных текстов и штампов. Также не стоит указывать в теме письма отправителя.
Рассылка не должна быть однообразной, тем более постоянно повторяющейся. Если вы ранее совершали рассылки — проследите, какая из тем получила больше всего отзывов. Придерживайтесь подобного стиля, но избегайте повторений. Тема должна быть такой, чтоб из десятка полученных писем, подписчика заинтересовало именно ваше.
Например, темы рассылок отправленных в течение месяца :
Хотите легко тестировать темы?
3. Начните письмо с приветствия
Пишите адресату, как другу: тепло, искренне и уважительно, избегая при этом фамильярности. Обращаться нужно персонально к каждому подписчику, предоставляя нужную ему информацию. Обращайтесь к конкретному клиенту только так, как он сам того пожелал: по имени, по имени-отчеству, по прозвищу ☺. Внимательно просмотрите базу имен перед тем, как использовать его для автоматической замены. Наверняка, вы встретите досадные опечатки, которые лучше исправить ДО отправки.
Избегайте обращений вроде: Доброго времени суток, Дорогой (-ая), Уважаемый (-ая). Лучше использовать подстановку персонализации, которая доступна в редакторе любого сервиса рассылок.
4. Убедите читателя, что письмо адресовано ему
Составьте письмо так, чтобы получалось общение с клиентом и каждый понимал, что обращаются именно к нему. Используйте в письме знания, полученные в процессе рассылки. Подавая общую информацию, постарайтесь учитывать всё, что вы знаете о клиенте, опыт предыдущих рассылок.
5. Минимум воды
Не загружайте текст ненужными деталями, описаниями. В то же время — сделайте текст ёмким и интересным. Лучше создать красивый «призыв к действию», чтобы заинтересовать подписчика перейти на сайт и прочитать там более полную информацию.
6. Следите за целостностью письма
Придерживайтесь одной темы, не теряйте основную мысль. Если вы и хотите что-то добавить — пусть этот текст существенно не отличается, а ещё лучше отправить отдельное письмо. Излагайте мысли последовательно:
7. Избавьтесь от терминов
Не используйте понятные только вам слова и сокращения. Текст должен легко читаться и восприниматься.
Например, сравните два текста:
- Обувь с металлическими подносками защитит пальцы от ударов с энергией до 200 Дж. Проколозащитная прокладка должна уберечь от проколов и порезов, согласно ГОСТ 28507. Подошва из полиуретана обладает износостойкими свойствами — ГОСТ 12.4.137.
- Полиуретановая подошва прослужит долго, а также защитит обувь от проколов и порезов.
Согласитесь, хоть информация и важная для читателя, но второй текст будет читаться куда проще.
8. Обязательно «прощайтесь» в футере
Можно не использовать стандартные фразы, а просто указать:
- от кого адресовано письмо,
- контактные данные,
- ссылки на социальные сети,
- адреса магазинов и т.д.
Клиент должен знать, что у него есть возможность в любой момент связаться с вами или заглянуть к вам в гости, даже если сейчас нет такой необходимости.
9. Оформляйте письмо правильно
Просматривайте дизайн и общую композицию рассылки, вносите поправки, сделайте его таким, чтобы вы сами хотели его получить. Проверьте все ссылки, просмотрите изображения, есть ли альтернативный текст. Откройте письмо в разных браузерах, отследите сохранилась ли структура письма. Текст письма не должен содержать технических и грамматических ошибок. На привлекательное, грамотное, интересное письмо читатели откликнутся более охотно.
10. Экспериментируйте
Не забывайте, что даже незначительная мелочь сможет повлиять на результат. Изменяйте содержание писем, проследите, какие факторы склоняют подписчиков читать письмо и реагировать.
Проверьте эффективность вашего письма на мелочах. Например, изменив цвет кнопки «купить» с синего на красный (или наоборот) вы можете повлиять на продажи. Также, можете попробовать изменить её расположение в письме, цвет, шрифт, размер. Разделяйте базу клиентов на небольшие сегменты и разошлите им письма с разным вариантами использования этой кнопки. После этого сравните результаты и выберите оптимальный вариант.
Получить бесплатный шаблон
Смело пишите письма! Не бойтесь совершать ошибки. Не ошибается тот, кто ничего не делает. Отправьте сегодня первое письмо и уже завтра вы получите отклик у ваших читателей.☺
P.S.: Дополняйте емейл-кампанию Viber-рассылкой, пуш-уведомлениями или СМСками. Так ваши электронные кампании будут ещё эффективнее.
esputnik.com
Как писать профессиональные e-mail, на которые отвечают?
Каждый день блоггеры, маркетологи и авторы-фрилансеры общаются со своими клиентами и подписчиками по e-mail, но почти никто не думает, как делать это правильно. Основная задача профессиональных e-mail — получение ответа от адресата, но чтобы кто-то захотел вам ответить, нужно научиться писать электронные письма. Несколько советов помогут вам получить больше отклика от целевой аудитории.
Совет №1: Избегайте автоматических приветствий
Письмо, которое начинается с автоматического приветствия, не хочется читать. Оно безлично, и это раздражает или, по-крайней мере, не вызывает никакого интереса. Например, если пользователь открывает письмо и видит там: «Здравствуйте, пользователь блога», «Уважаемый клиент» и тому подобные приветствия, скорее всего, вы не получите ответа.
Чтобы заинтересовать получателя, лучше всего назвать его по имени или даже выяснить, какое обращение он предпочитает. Например, если вы начнете письмо с «Уважаемый Сергей Николаевич» или «Доброго времени суток, Маша», это будет смотреться более доброжелательно и по-человечески.
Получая e-mail со своим именем, пользователь чувствует, что письмо отправлено именно ему, а не сотне таких же пользователей, что повышает шансы на прочтение и ответ.
Совет №2: Не бросайтесь сломя голову в написание
Итак, вы поприветствовали получателя, но после этого не стоит сразу строчить полный текст письма.
Всегда помните: каждое письмо, отправленное от вашего имени — это вклад в копилку вашей репутации.
Перед тем как погружаться в сочинение письма, подумайте, как лучше представиться читателю. Если вы пишете клиенту в первый раз, после приветствия нужно указать, кто вы, чем занимаетесь и что хотите от него. Например: «Здравствуйте, Сергей Николаевич. Я — Вася, профессиональный автор и блоггер в компании Бла-Бла-Бла, и я хотел бы предложить вам…»
Если же вы пишете клиенту повторно, остановитесь и пролистайте прошлые e-mail, которые вы ему отправляли. Проверьте, есть ли в них важные вещи, которые надо упомянуть, прежде чем писать новую информацию. Вы привлечете больше внимания, если будете опираться на то, что уже было.
Например: «Привет, Маша. В прошлом письме мы говорили концепции мирового господства. Как раз сегодня я закончил работу над своей первой книгой, которая раскрывает некоторые аспекты правления миром».
Некоторые авторы начинают свои профессиональные письма с личных вещей, например: «Привет, как у тебя дела? Надеюсь, с бизнесом у тебя всё хорошо, дела идут в гору, прибыль растет…» Заботу о бизнесе и здоровье клиента оставьте его близким.
Вашим подписчикам и клиентам не интересно знать ничего, кроме ответов на свои вопросы и решения своих проблем.
Совет№3: Создайте «вкусный» e-mail
Итак, после того, как вы тепло поприветствовали клиента, представились ему или вспомнили что-то из прошлой переписки, наступает время для самого сочного куска текста — самой сути письма.
Ваша задача — сделать его кратким и ясным, но не слишком «куцым». Для этого четко осознайте, что у людей гораздо меньше времени, чем вам кажется.
У интернет пользователей наблюдается такая особенность — они стараются как можно быстрее прочитать одно и перейти к другому, и это всегда надо помнить при написании e-mail. Но каким бы лаконичным ни было ваше письмо, опасайтесь небрежности и чрезмерной сжатости, иначе ваш текст получится грубым и топорным.
Если же ваше письмо должно быть исчерпывающим, упомяните это в начале, чтобы не шокировать пользователя. В любом случае, для положительного результата вы должны предложить читателю что-то действительно сочное, чтобы он продолжал читать дальше.
И еще: не забудьте добавить «пожалуйста» и «спасибо» — письмо с вежливыми словами и без них смотрится совсем по-разному.
Совет №4: Добавляйте тематические исследования и характеристики
Исследования и рекомендации привлекают внимание, вызывают доверие и делают информацию более наглядной, а письмо — более интересным. Не зря говорят «Лучше один раз увидеть…» Если вы найдете тематическое исследование, подходящее по смыслу, смело вставляйте его в e-mail. Пользователь обязательно дочитает ваше письмо, чтобы понять, какую выгоду можно извлечь из общей картины.
Совет №5: Заканчивайте вежливо
Многие люди заканчивают свои e-mail просто точкой. Это в корне не правильно, ведь последние слова выражают отношение к читателю, его значение для вас. Вы поздоровались — отлично, но надо не забыть попрощаться.
Лучше всего это сделать с помощью благодарности — скажите читателю «спасибо» за то, что он потратил время именно на ваш e-mail. Вы еще помните, что его время очень ценно? Тогда скажите ему об этом, и можно добавить еще несколько вежливых слов и пожеланий: «с уважением», «с наилучшими пожеланиями» и т.д.
Совет №6: И всё еще не нажимайте «отправить»
Вы уже сделали всё, что надо, включая эффектное и вежливое заключение, но всё равно еще рано отправлять свой идеальный e-mail, потому что, несмотря на старания, он может оказаться вовсе не таким хорошим. Настало время редактировать, форматировать и корректировать.
Тщательно проверьте в своем письме:
- Грамматические ошибки
- Правильное написание слов
- Правильное разделение на абзацы
- Выделение важных моментов
- Нужные ссылки
Обязательно проверьте, прикреплен ли файл, который вы обещали читателю. Конечно, вы можете отослать забытые файлы во втором письме, но это выглядит не очень профессионально.
Результат профессионального письма, по большей части, зависит от того, насколько эффектно вы представили свое предложение, но если вы будете следовать этим советам, ваши шансы на ответ увеличатся.
lifehacker.ru