Как написать емайл правильно: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Копирайтинг в email-письмах. Как составить письмо, которое понравится читателю?

Email-рассылка настолько эффективный инструмент для увеличения продаж, что ее не создают только ленивые. Однако в этом и состоит опасность. Человек получает огромное количество неинформативных, нецепляющих писем, которые кричат о супервыгодных условиях покупки товара или надежном способе легкого заработка.

В этой статье я поделюсь секретами копирайтинга в email-письмах, которые привлекут внимание читателей и помогут вам расположить их к себе.

Правила общения с подписчиками

1. Уважайте время клиента

«Краткость — сестра таланта», это как раз то, что нужно для эффективных рассылок, ведь люди заняты и перенасыщены информацией. Поэтому пишите кратко, емко и по сути:

1. Придумайте заголовок, из которого сразу будет понятно, что подписчик увидит в письме.
2. В тексте давайте конкретные выгоды: что человек получит благодаря вашему предложению и почему, например, стоит обратить внимание именно на ваши газонокосилки 🙂

Кстати, бывают исключения, когда подписчики готовы читать не одну минуту, а 5 или все 20.

Это истории о вас и вашей компании, в которых вы делитесь своими находками, взлетами и падениями. Чем более искренними и настоящими вы будете, тем лучше.

2. Общайтесь, а не продавайте

Люди любят покупать, но ненавидят, когда им что-то продают. Поэтому сразу нацельтесь на длительные отношения, в которых вы будете делиться ценной информацией, своим опытом и инсайтами, вызывать эмоции и только во вторую очередь предлагать продукты и услуги.

3. Слейте воду

Сделайте текст простым, понятным и уберите все лишнее:

• Избегайте штампов речи в духе «команда профессионалов» или «проверенные решения».
• Субъективных оценок ваших товаров и услуг. Сюда относятся все прилагательные из серии «лучший», «самый», «актуальный», «хороший», «эксклюзивный», «максимально» и т. п.
• Непонятных для вашей целевой аудитории слов: конгениальный, компетенции, фобии, эго и так далее.

4. Пишите так, как говорите

Создаете письма сами? 
Тогда пишите так, как будто разговариваете с хорошим знакомым. Никаких сложных запутанных предложений — читатель должен верить каждому вашему слову и не терять мысль.

Если вы копирайтер, тогда надо заранее понять, как общается заказчик, его манеру речи. Для этого прочитайте его рассылку или социальные сети. Если ничего нет, дайте задание: написать сообщение «как он сам видит».

Как правильно оформить письмо?

Аккуратное форматирование текста играет роль упаковки, в которой содержится вся важная информация. Поэтому благодаря грамотному оформлению читатель воспринимает письмо легче и быстрее.

В тексте оставьте абзацы длиной не более 3–4 строк. Так письмо не будет выглядеть как «нечитаемая простыня» и вызывать только скуку.

Проработайте дизайн письма, выберите цветовую гамму и шрифты, главное правило здесь — умеренность. Кстати, я делаю email-рассылку полностью без дизайна. Потому что моя главная задача — давать

ценность в текстах и представлять ее так, чтобы подписчик с первых слов настраивался на мою волну.  

Делитесь в комментариях, что нового вы узнали из этой статьи, а что уже применяете на практике.

Если хотите писать качественные тексты для бизнеса и зарабатывать из любой точки мира, то приходите на бесплатный мастер-класс о копирайтинге — регистрируйтесь и получите готовую схему для продающего письма.
 

10 эффективных емейл-анонсов запуска продукта — Stripo.email

Что делает iPhone самым ожидаемым и желанным продуктом года? Мы знаем, что есть смартфоны не хуже, чем продукция Apple (разработчики Apple, прошу прощения), но никто особо не переживает о их выпуске и обновлениях.

(Источник: письмо от Apple)

Здесь все зависит от правильного анонса запуска продукта.

Apple пробуждают у потенциальных клиентов чувство ожидания и желание покупать и использовать их продукцию. Каким образом? Мы поделимся лучшими примерами емейлов-анонсов (и темами емейлов) от всемирно известных брендов. Также в этом посте мы расскажем о секрете Apple, который делает их кампании такими необычными.

(Источник: Really Good Emails)

Что такое анонс запуска продукта?

Анонс запуска продукта — это комплекс мероприятий, направленных на продвижение нового продукта и осведомленности о нем.

Надеемся, что ваши разработчики уже провели исследования, чтобы создать новый продукт или улучшить функции существующего для удовлетворения потребностей покупателей. И даже превзойти их ожидания.

Прежде чем рекламировать и анонсировать ваш продукт, протестируйте его, определите его плюсы и минусы. И будьте честны с клиентами в ходе всей рекламной кампании.

(Превосходный пример рассылки об обновлении программного обеспечения от “Starbucks”).

Несомненно, для всех промо-кампаний должны быть использованы следующие каналы рекламы:

• Масс-медиа;

• Соцсети;

• Рассылки.

Я не собираюсь рассказывать вам, что правильно оформленные шаблоны емейл-рассылок сами по себе принесут вашей компании грандиозный успех. Нет, потому что один канал не способен на такое. Для успешной кампании одновременно используйте их все.

Конечно, вы знаете, как раскручивать свою продукцию в масс-медиа и соцсетях.

Итак, стоит ли рассылать промо-емейлы для анонса, если вы уже используете два мощных канала? Конечно! Чем больше людей узнают о запуске продажи нового продукта, тем больше шансов, что они захотят приобрести его.

(Источник: письмо от Adidas)

Дизайн емейл-анонсов

Разумеется, даже идеальный дизайн емейла не спасет плохую кампанию. Но он может усилить изначально хорошее впечатление.

Как сказал Джон Вуден, “с помощью мелочей делаются большие вещи”.

При запуске новой кампании-анонса прежде всего следует определиться с типом анонса.

В емейл-анонсе нового продукта основное внимание следует уделять продукту! Никаких отвлекающих кнопок CTA “покупайте у нас” или “посетите наш веб-сайт прямо сейчас”.

Нужно больше подробностей? Мы подготовили для вас несколько отличных примеров емейл-анонсов новой продукции.

10 примеров эффективных рассылок о запуске продукта

Мы решили выделить одну самую полезную и уникальную особенность в каждом примере емейла.

1. Тизер — Porsche Taycan

Заголовок: “Мы выпускаем наше видение на дорогу: Mission E становится Taycan”.

(Источник: письмо от Porsche)

“Porsche” собираются представить нам эту модель в конце 2019 или в начале 2020 года, но кампанию-анонс они начали уже в 2018. Мы видим только силуэт этого автомобиля, покрытый тканью. Выглядит интригующе.

Даже когда вы нажимаете ”Смотреть видео”, на целевой странице вас тоже ждет завеса тайны:

Если вас заинтересовало это видео, вот оно.

2. Подробная информация — “Grovemade”

Заголовок: “Доступна беспроводная зарядная площадка”

(Источник: письмо от Grovemade)

Сколько бы изображений вы не добавили, получатели могут захотеть узнать еще больше – предоставьте им эту возможность.

Кнопка “Узнать больше” здесь очень полезна.

3. Поддержка — “Everlane”

Заголовок: “Встречайте кашемировую классику”

(Источник: письмо от Everlane)

Это новая продукция, и потенциальные клиенты не знают, будет ли она хорошо сочетаться с остальными предметами их гардероба. Проявите заботу – дайте им рекомендации стилиста, как сочетать эту одежду из кашемира с другими товарами бренда. “Everlane” даже поделились фото, как это будет выглядеть.

Хороший способ увеличить продажи. 

Создавайте сложные электронные письма с новостями о запуске продукта с помощью Stripo.

Начать сейчас

4. Убеждение — “Maybelline”

Тема емейла: “Представляем новую коллекцию оттенков губной помады!”

(Источник: письмо от Maybelline)

Когда речь идет о моде и модных трендах, для 80% подписчиков ничто не может быть убедительнее, чем отзывы знаменитостей. “Журнал “Oprah” дал награду этой помаде? — Конечно, я тоже должна ее попробовать.”

5. Ясность — “Tesla”

Заголовок: “Новости от Tesla: модель 3 доступна для заказа”.

(Источник: письмо от Tesla)

Конечно, вам нужна загадка и интрига, но только не тогда, когда речь идет о дате релиза продукта и начала продаж. Когда товар уже доступен для заказа или предзаказа, сделайте посыл ясным. Здесь не должно быть недосказанностей.

6. Описательность — “Usabilla”

Заголовок: “Обращайтесь к пользователям в нужный момент”.

(Источник: письмо от Usabilla)

Только те, кто влюблен в продукт, могут описать ее наилучшим образом. А кто больше всего любит продукт? Правильно, генеральный директор и разработчики. Иногда это один и тот же человек.

Пусть генеральный директор в подробностях расскажет на видео о всех плюсах продукта.

7. Поощряйте покупку своей продукции — “Apple”

(Источник: письмо от Apple)

“Apple”, возможно, лучше всех справляются с емейл-кампаниями о запуске продукта. Каждое слово и каждый символ имеет значение.

“Поздоровайтесь с будущим” — кто не хотел бы стать первым или оказаться в будущем уже сегодня?

Еще одна деталь, которая делает их уникальными — когда точная дата начала продаж уже известна, они спешат поделиться ею с потенциальными клиентами!

7. Будьте привлекательны — “Ferrari”

Заголовок: “Первые игровые наушники Scuderia Ferrari: не пропустите!”

(Источник: письмо от Ferrari)

Поясню подробнее: обращайтесь к тщеславию. ?

Потому что, кто бы отказался стать первым обладателем чего-то роскошного?

В таких случаях помогает кнопка “Предзаказ” — это означает, что мне не придется ждать в очереди, я получу свою посылку в день выпуска и буду первой, кто оценит новинку.

8. Подчеркните ощущение ожидания — “Grammarly”

Заголовок: “Расширение Chrome Grammarly + Google Docs: наконец-то вместе!”

 (Источник: письмо от Grammarly)

Самая востребованная функция… хороший трюк! Даже если некоторых из ваших потенциальных клиентов не особо интересовала эта фича — теперь они, вероятно, попытаются выяснить, что же сделало ее таким ожидаемым.

Для Вашего удобства мы подготовили шаблоны электронных писем для запуска продукта.

Выбрать шаблон

9. Выделяйте новейшие функции — “Nokia”

(Источник: Really Good Emails)

Я считаю этот пример емейла о запуске продукта идеальным по трем причинам:

1. две дублированные кнопки CTA;

2. Брайан Креценте из Rolling Stone одобрил этот продукт;

3. Nokia выделили основные плюсы Steel HR, перечислили их и проиллюстрировали.

Даже просто взглянув на этот емейл, потенциальные клиенты поймут, что об этих часах стоит подумать, а то и купить.

10. Последовательность — “Everlane”

Темы емейлов:

1. “Через 7 дней: Обновление”;

2. “Время Обновления”;

3. “Через 2 дня: Обновление”;

4. “Ожидание закончено: Обновление”.

В первом емейле они сообщили только то, что каждую минуту производится миллион пластиковых бутылок. И добавили, что собираются что-то с этим делать:

(Источник: письмо от Everlane)

Во втором сообщении они говорят, что собираются переработать исходный полимер, выпуская из него одежду:

А в третьем емейле они показали, как это выглядит. И в четвертом наконец объявили о начале продаж и добавили кнопку CTA.

Просто и замечательно!

Я специально поставила этот пример на десятую позицию, так как сейчас я хотела бы поговорить о последовательностях.

Последовательность емейлов о запуске продукта

Предпочтительно создать последовательность емейлов, чтобы держать целевую аудиторию в курсе новостей и подогревать интерес к вашей продукции.

Сколько емейлов должно быть в цепочке? Минимум три. Первое – чтобы сообщить о предстоящем релизе: таким образом вы создаете чувство ожидания. Здесь вы можете упомянуть несколько уникальных функций вашего продукта или просто сказать, что это будет что-то особенное. Укажите количество дней/недель/месяцев до того дня, когда клиенты узнают новость.

Второй емейл – это сама новость. Напомните об упомянутых функциях и добавьте новую. Убедитесь, что у получателей есть одно-два фото или даже короткое видео о продукте.

Первые два сообщения называются тизерами.

Третий емейл о запуске продукта – информация о дате начала продаж и о том, как получить новый девайс.

Примечание: если вы начинаете кампанию анонса нового продукта за несколько месяцев или за год до даты выпуска, вы можете продлить последовательность до 4-6 емейлов.

 

Заголовки емейлов о запуске продукта

Пожалуйста, избегайте скучных заголовков. Загляните в свои входящие. Что вы видите? Типичное: “Вау! Мы запускаем новые девайсы!” Или “Обновления будут доступны в ближайшее время!”

Нельзя просто так взять и произвести впечатление этими старыми, тривиальными и не интригующими фразами. Старайтесь быть креативнее. Потому что задача заголовка – убедить получателя открыть емейл.

Конечно, заголовок вроде “Заслуживающий внимания емейл” тоже не впечатлит читателей.

Если вы собираетесь сообщить, что добавили раздел ЧаВо (“Часто задаваемых вопросов” или “FAQ”) на свой сайт, почему бы не упомянуть об этом в теме емейла? “Емейл с FAQ” или “Новые беспроводные водостойкие наушники для вашего iPod”.

Если вы ранее проводили опрос клиентов об опциях и функциях, которые они хотели бы видеть на вашем сайте, и уже знаете дату их релиза, можно сделать тему “Мы услышали вас” или указать в заголовке вопросы, которые вам задавали.

Тема должна быть креативной, но при этом понятной и лаконичной.

Мы добавили тему емейла в каждый новый емейл-шаблон для запуска продукта.

 

Примеры заголовков емейлов о запуске продукта:

• Уже здесь!

• Разрешите представить…

• Встречайте нашу новинку…

• Мы ожидаем, а вы?

• Вашему вниманию представляем…

• Представляем наши…

• Через 24 часа…

• Скоро все изменится!

• Через три дня: наш первый. ..

• Откройте для себя наши новые…

Примечание: вы можете заменить троеточия названием продукта или оставить как есть, чтобы сохранить интригу.

Если в емейле указано количество дней или часов до Дня X, почему бы не добавить таймер обратного отсчета?

Завершение

Существует традиционная стратегия, которой вы должны придерживаться при запуске кампании-анонса:

• Объясните, какой это продукт и каковы его уникальные возможности;

• Объясните, почему он нужен людям;

• Укажите дату выпуска;

• Сообщите, как его купить.

Но в начале статьи мы говорили, что рассмотрим примеры рассылок “Apple”, и мы это сделали. Почему их? Потому что они, возможно, лучшая маркетинговая команда в своей нише. Я не поклонница “Apple”. Мне больше нравятся другие бренды. Но маркетинговые кампании “Apple” всегда потрясающие, впечатляющие и тщательно продуманные. Большинство их емейлов – это анонсы запуска новой продукции в продажу, обновлений программного обеспечения, но не обычная реклама.

 

Стратегия рассылок-анонсов “Apple”

• Мультиканальное продвижение продукции;

• Создание ощущения ожидания с помощью тизерных емейлов;

• Последовательные цепочки рассылок-анонсов;

• Избегать скучных и типичных заголовков;

• Придерживаться “Правила Трех”*;

• Применять кнопки CTA “Предзаказ”;

• Быть честными с клиентами.

* Правило Трех.

Кармин Галло написал статью для Forbes, где проанализировал современный маркетинг и упомянул, что “Золотое Правило Трех” работает не только для военных, но и для маркетологов. “Три легче запомнить, чем четыре или семь”, — говорит он. И я хотела бы добавить – три лучше, чем один или два.

(Источник: Really Good Emails)

Стив Джобс был, вероятно, первым, кто реализовал это правило в маркетинге. По крайней мере, он первым сделал это успешно – и в этом секрет компании.

Стив Джобс в своих выступлениях всегда обещал презентовать три устройства. Но в итоге оказалось, что это один гаджет, объединяющий в себе три.

Если вы не можете поместить три изображения в строке или три элемента на одном фото, попробуйте хотя бы разделить текст на три столбца для лучшего восприятия.

(Источник: Really Good Emails)

Поскольку подготовка стратегии требует много усилий и времени, Stripo. email стремится облегчить вашу работу и сэкономить ваше драгоценное время. Мы уже разработали емейл-шаблоны рассылок об обновлении продукции.

Если вы очень заняты и у вас нет времени работать с редактором, вы можете обратиться за помощью к нашим специалистам. Наши дизайнеры и разработчики с удовольствием помогут вам создать идеальный шаблон с дизайном, который полностью соответствует стилю вашего сайта.

Пусть ваши рассылки-анонсы будут такими эффективными, что даже “Apple” смогут поучиться у вас!

Я искренне желаю вам удачи!

6 принципов — Ringostat Blog

Давайте будем откровенны — рассылки писем не очень-то и любят. Никто не ждет с замиранием сердца ценнейшую информацию о ваших новостях, акциях и скидках. А большая часть писем сметается в спам, как раздражающий мусор. Но есть и такие, которые читают, обсуждают и даже советуют другим. Узнайте, как правильно делать email-рассылку — и вы добьетесь аналогичного эффекта.

Как сделать рассылку, которую будут читать, и зачем это нужно

Привлекать клиентов с помощью рассылки, с одной стороны, недорого, а, с другой — сложно:

• рассылки сейчас делают почти все, если хоть неделю не чистить электронный ящик, он будет выглядеть, как свалка спама;
• большинство рассылок создано с целью что-то продать или назойливо напомнить о бренде;
• 80% email-рассылок похожи, как братья-близнецы, в них нет ничего индивидуального.

В результате у людей развивается что-то вроде “имейл-слепоты”, по аналогии с баннерной. Человек просто “не видит” подобное письмо и не расценивает его как полезную информацию, а рука автоматически тянется добавить его в спам. Это заставляет компании все чаще задумываться, как правильно делать рассылку по email, чтобы она была инструментом привлечения клиентов, а не аналогом флаера, который через минуту оказывается в мусорнике.

В то же время, в последнем докладе Direct Marketing Association говорится о том, что каждый доллар, затраченный на рассылку, приносит около 43$, а то и 70$! Cамые интересные из них становятся по-настоящему популярны из-за своей узнаваемости, полезности и особенного слога и оформления.

Наглядные примеры таких рассылок описаны в статье на Vc.ru “5 рассылок рунета, у которых есть чему поучиться”. И да, туда попала рассылка Ringostat Поэтому хотим поделиться собственными лайфхаками, как сделать рассылку по email по-настоящему эффективной.

Оговоримся сразу — речь пойдет о контентных рассылках. В промо-рассылках или триггерных правила игры могут быть немного другими. Зато 6 описанных принципов опробованы нами в действии, и приносят высокий результат по количеству открытий. При том, что для такого типа рассылок, которые делаем мы, в среднем хорошим считается показатель 23-25%.

 

1.Выберите цепляющую тему для рассылки

Согласно исследованию CRM SuperOffice, 47% писем открывают, благодаря интересной теме. Это, конечно, не значит, что можно не заморачиваться над содержимым и оформлением рассылки. Но скучная тема или выглядящая, как спам, может свести все ваши усилия на нет.

Название вашей рассылки — это как первое свидание с клиентом, и второго шанса заполучить его внимание у вас не будет. Поэтому подходите творчески, интригуйте, придумайте яркую и запоминающуюся сюжетную линию. Вот, например, как мы назвали рассылку, которая вышла 4 мая:

Главное — не переусердствовать с креативом. Тема письма должна соответствовать содержимому. Если один раз вы не оправдаете ожидания подписчика, то во второй раз он уже будет знать, что громкая или интересная тема ни о чем не говорит, и просто не откроет письмо.

Кроме того, она должна быть понятной и четкой. Избавляйтесь от банальных слов в духе “только сегодня”, “бесплатно”, “скачать” и т. д. Поверьте, ваши клиенты ежедневно получают много писем, и просто игнорируют те, которые сразу не цепляют внимание.

 

2. Делайте email-рассылку интересной

Как сделать рассылку по почте интересной? Рассылка Ringostat обычно содержит материалы о веб-аналитике и интернет-маркетинге. На первый взгляд, это может показаться сложной и узкоспециальной темой. Но наш контент-маркетолог постоянно придумывает новые идеи и интересную форму подачи. Поэтому в чтение такого письма невольно втягиваешься.

Перед тем, как делать email рассылку, запомните: самое важное — писать для живых людей. Вы не робот, и ваши подписчики тоже. Пишите так, будто вы сидите на кухне с друзьями и рассказываете им историю, попивая чай. Тогда манера изложения будет максимально человечной и дружелюбной. Например, как в рассылке #Тусовка от Netpeak:

Если вы безумный поклонник “Игры престолов” или “Шерлока”, используйте это в своих рассылках. Пишите о том, что вам действительно нравится, и это увлечет читателей. Экспериментируйте с разными новостями из мира техники, кино, знаменитостей. И представляйте свои идеи в этом стиле. А проверить эффект помогут сплит-тесты:

• произвольно выберите 20% аудитории;
• 10% подписчиков пришлите одно письмо, и еще 10% — другое;
• письмо, которое открыло больше людей, рассылается остальным 80% базы.

Добавьте свою фотографию и тематическую цитату в конец письма. Если у вас будет такая фишка, подписчики запомнят ее и будут читать письма до конца. Вот, например, как это выглядело а рассылке, посвященной “Мстителям”.

Подпишитесь на обновления

Раз в неделю мы отправляем дайджест самых интересных новостей о digital 

Email*

Подписаться

 

3. Не перегружайте рассылку

Зачастую email-маркетологи пытаются делать несколько вещей одновременно. В результате рассылка включает в себя слишком много CTA-элементов, а подписчик оказывается сбит с толку. От него хотят и прочесть статью, и зарегистрироваться на вебинар, и скачать электронную книгу. Так повышается вероятность, что ваше письмо его утомит, и в итоге он не сделает ничего.

Обычно Ringostat добавляет в рассылки не более трех кнопок. Также мы выяснили идеальную структуру письма — введение содержит около 500-700 символов без пробелов, и мы не помещаем более 200 символов перед каждой кнопкой. Приносите своим подписчиком дополнительную выгоду, но не перегружайте их большим количеством текста.

4. Постоянно чистите базу получателей

Рассылка по базе email требует постоянного внимания. Регулярно ищите и удаляйте из вашего списка лишние имейлы. Обращайте внимание на почты с ошибками, с которых письма возвращаются обратно. Некоторые сервисы рассылок писем, к примеру, SendPulse, делают это за вас и проверяют валидность email-адресов прежде, чем добавить их в адресную книгу.

Следите за подписчиками, которые не открывали рассылку в течение последних нескольких месяцев. Иначе вы будете тратить свое время и усилия на людей, которые не заинтересованы в вашем товаре или услуге.

Как создать email-рассылку, которая поможет снова вовлечь читателей, частично потерявших интерес? Составьте специальное письмо с темой “Похоже, мы вас теряем :(” Или предложите опрос, чтобы определить их интересы. Но учтите, что в этом случае тема письма должна быть максимально броской, чтобы привлечь их внимание.

Еще можно собирать имейлы тех, кто не открывает письма, в отдельную базу. И отправлять им те же самые письма, но за этим сегментом следить отдельно. Это самый “ленивый” способ и не терять контакты, и держать основную базу чистой.

5. Обращайтесь к читателю лично

В условиях информационного шума люди ценят персональное внимание как никогда. Самый простой способ — обращение по имени в теме: “Привет, [имя]”. Такая, казалось бы, мелочь поможет привлечь внимание к рассылке. Доказано, что имейлы с персонализированным обращением открывают на 26% чаще.

Главное, убедиться, что имена получателей указаны правильно. Иногда люди меняют местами имя и фамилию или могут пропустить буквы. Письма с такими ошибками могут вызвать досаду у получателей. Поэтому важно просить подтверждение правильного написания имени.

Хотите узнать, как как быстро создать email-рассылку? Читайте полезную статью по теме — «Как сделать рассылку в MailChimpКак сделать рассылку в MailChimp».

 

6. Предоставляйте возможность отписаться

Этот пункт последний, но не по важности, поэтому не игнорируйте его. Если в письме не будет кнопки “Отписаться”, вы рискуете разозлить получателя и он начнет отправлять ваши письма в спам. Чем чаще будет происходить такая ситуация, тем выше вероятность, что почтовый сервис сочтет ваши письма спамом, и они будут попадать именно туда. Поэтому убедитесь, что кнопку отписки достаточно легко найти в письме.

Как собрать базу email-адресов для рассылки

На эту тему рекомендуем статью «6 способов собрать базу для email-рассылки». Размещайте форму подписки на рассылку везде, где только можно — на сайте, на блоге и т. д. Главное правило: помнить, что имейл человека — это некая ценность, и его нужно не украсть или заполучить обманом, а именно «купить». То есть, человек должен четко понимать, что он получит в обмен на свой электронный адрес — полезный контент, скидку и т. д.  

Если у вас уже есть опыт в создании рассылок, читайте интервью Андрея Калашника из UniSender, который ответил на самые насущные вопросы о том, как правильно делать email-рассылку. Мы тоже с радостью ответим на ваши — напишите нам в чат или комментарии. 

Подпишитесь на обновления

Раз в неделю мы отправляем дайджест самых интересных новостей о digital 

Email*

Подписаться

Если вы нашли ошибку — выделите её и нажмите Ctrl + Enter или нажмите сюда.

30 шаблонов лучших заголовков для писем!

«Шаблоны» продающих заголовков, которые вызовут желание открыть письмо рассылки, ознакомиться с предложением и совершить покупку.

Прочтет ли получатель e-mail или удалит не открывая? Маркетологи, занимающиеся рассылкой, никогда не скажут наверняка, что именно в заголовке сработает.

Изменяйте примеры заголовков писем в зависимости от рода занятий вашей компании, от страхов и боли целевой аудитории. Мы же применяли заголовки к онлайн-изданию, и я сделала подборку удачных для ЦА, заголовков.

Лучшие заголовки для писем email-рассылки

• Запрет на открытие письма. Фразы, которые что-либо запрещают, имеют обратное действие. Помните, когда Вам что-то запрещали сделать — вы же хотели сделать это ?) Или — только не думайте сейчас о слоне! А о чём вы думаете? Правильно, о слоне.

  «Только не читайте это письмо!» действует на взрослого человека, пробуждая его детскую вредность.

• Выгодное предложение для организации потенциального клиента. Индивидуальный подход, проявление понимания в заголовке, который обещает решение актуальной проблемы получателя.

  «Месяц бесплатной подписки для <школы «DigitArt»> — если вы храните аудиторию в базе и сможете подтянуть в заголовок название компании, используйте это! Заголовок обращается к компании получателя с выгодным предложением.

• Краткие советы для обычной жизни Ваших клиентов.

  «Подсказки для эффективного планирования рабочей недели». Этот пример показывает, что компания знает о занятости клиента, его рабочих проблемах и помогает решить их.

• «Наши планы на будущее». Такая тема позволяет поддерживать связь с потенциальным клиентом, внедряя его в процесс работы компании.
• Предложение о помощи: «Мы готовы помочь». Такой ход располагает клиента к совместной работе. Важно подчеркнуть бесплатность и желание помочь — используйте этот трюк для торговых писем!
• Поиск общих интересов. Одна из лучших стратегий — показать наличие общих увлечений или предпочтений. «Мы с Вами любим (написать факт)» подействует отлично для попадания в Вашу целевую аудиторию.
• Реакция на клиента. «Приятно познакомиться, (имя)» после его действия на сайте. Такой заход можно использовать в триггерных письмах, которые высылаются по совершению пользователем целевого действия. Персонализированный подход поможет обратиться лично к пользователю.
• Заголовок, который отличается. Если конкуренты весь заголовок пишут заглавными буквами, стоит написать его маленькими и наоборот. Этот заголовок должен выделяться из столбика рассылок. К примеру, используйте смайлики и особенные надписи в прехедере.

• Призыв к действию в короткие сроки. «Встреча через 15 минут?». Такие заголовки заставляют человека отвечать. Реакция от большого количества пользователей обеспечена, главное, пишите в рассылке что-то важное, чтобы было не много отписок.
• Рекомендация. «Мы нашли Вас благодаря (имя знакомого)». Жест, который показывает возможность доверия. Человек позитивно отреагирует на упоминание имени своего знакомого в заголовке. Этот подход позволяет собрать действительно большую часть тёплой целевой аудитории, главное, правильно подобрать этого самого «знакомого».
• Вопрос об удовлетворении потребностей. После посещения сайта прислать письмо с заголовком «Вы нашли, что искали?». Эффективность в том, что проявляется забота о потребителе и демонстрации готовности помочь. У нас на сайте, после посещения пользователем определенной статьи, почти моментально приходит подборка похожих по тематике статей из журнала, который мы продаём.
• «Поддержка (организация потенциального потребителя) через 15 минут». Интересный заголовок говорит о том, что в течении 15 минут пользователь может получить бесплатную помощь.
• Заголовок с вопросом. По статистике использование вопроса в заголовке обостряет любопытство пользователя. Он хочет открыть это сообщение и даже ответить. Например, рассылка, которая прошла с вопросом «Коллега, у вас была индексация?» получила больше взаимодействий чем обычная рассылка без призыва к действию по этой же базе, несмотря на то, что в письме не упоминалась тема.

• Использование имени в заголовке. «<Имя потребителя>, мы думаем, Вам понравятся эти статьи…». Человек всегда лучше всего реагирует на своё имя, а текст сообщения может быть наполнен интересным для клиента материалом. При использовании инструментов, помогающих найти похожие по тематике новости, можно собирать действительно интересные выпуски, сильно не напрягаясь.
• Идеи для рода занятости клиента. Заголовок «Идея для <отрасль, которая интересует потенциального клиента>» моментально вызывает интерес, и пользователь сразу же захочет ознакомиться. К примеру, заголовок «Идея для финансового директора» исключительно по базе финансовых директоров превысила наши ожидания по открываемости.
• Распространение информации. «А Вы знали о <тема занятости, хобби, интересов>?» — показывает компетентность компании, которая предлагает услуги. Так клиент видит авторитетного и развитого собеседника, который и поддерживает разговор и делится информацией.
• «Чувствуете себя <подходящая эмоция>? Мы поможем!». Такой призыв показывает участие в жизни клиента. Самый простой пример: осенне-зимнее время и медицинская тематика. В нашей тематике мы использовали различные сервисы облегчения жизни ЦА в работе.
• Ограниченное время на наличие товара и скидка. Пользователь сильнее реагирует, если поставлены временные рамки, а также на дефицит. Это может увеличить статистику открываемости писем

• Вывести на разговор может провокационный заголовок «Если Вы измените мнение о сотрудничестве с <организация>». Тема вызывает на разговор клиента, заставляя делать выбор.
• «Вам грустно? Как щеночкам?». Тема животных действует практически на всех пользователей, а, открыв сообщение, пользователь увидит забавное и милое видео или гифку с щеночками (или другим милым животным).
• Для предложения скидок или выгодных предложений подходит заголовок «Не теряйте последнюю возможность: <Товар> закончится через <число часов>.
• «Удаление Вашего профайла?» — потенциальный клиент сразу интересуется о возможном разрыве договора, контракта или даже простой регистрации. Это побуждает человека ответить и взаимодействовать.
• «Вы не одиноки! Решите <актуальная проблема> с нашей подсказкой!». Такой заголовок электронного письма покажет, что проблема потребителя понята и её можно решить. В текст можно поместить пути решения проблемы, с которой столкнулся клиент. Берите примеры из жизни.
• «Разрешите это <вопрос/проблема> прямо сейчас». Товар или услуга, которые помогают с решением чего-либо всегда действуют на пользователя. Заголовок привлекает внимание клиента и призывает открыть письмо, скачать документ для помощи в работе.
• «Вы не хотите больше сотрудничать?». Получив такой вопрос «ребром», пользователь невольно втягивается в разговор и делает выбор. Его решение может быть и отрицательным, но это также реакция и повод для проработки.
• «Где же моя радость?». Для возврата потребителя к связи и общению можно использовать такую неформальную шутку в заголовке. Это вызовет улыбку, а также желание к дальнейшей работе.
• «В этом письме мне понравилось всё!». Такая фраза в строке заголовка письма заставляет пользователя поинтересоваться содержанием письма. В тексте можно свести эту цитату в шутку, пошутив над явным преувеличением.
• «5 (10/20/100) вариантов для удачного старта». Описание шагов к началу сотрудничества с клиентом располагает его дальнейшее доверие.
• «5 (10/20/100) советов/путей для решения (актуальная проблема)». Пронумерованные списки вызывают интерес у человека, а если они касаются его личной проблемы, взаимодействие с письмом гарантировано.
• «Идеи для проведения интересного досуга/выходных дней». Такой заголовок показывает человеку участие в его жизни и располагает ознакомиться с содержанием. В текст письма стоит поместить ранее обработанные варианты, подходящие по месту проживания и возможностям потребителя.

Контакт автоматически считается тёплым, если попадает в базу подписчиков. Далее с подписчиком нужно работать по цепочке, погружая его в воронку продаж. Заголовки писем помогут вам повысить количество и качество касаний с подписчиками. Тестируйте заголовки писем, и вы увидите результат в виде продаж.

5 правил e-mail-этикета или как всегда получать ответы на свои письма

Написать письмо не составляет большого труда, но как сделать так, чтобы получить на него ответ от занятого человека, который вас не знает?

Mattan Griffel, лидер обучающего проекта One Month Rails и партнер проекта Growhack, ежедневно получает около сотни электронных писем, и каждое из них не должно остаться без ответа. Специально для этого Mattan выделяет около часа времени в своем графике каждый день, определяя, какие из них требуют срочного ответа, а какие – нет. Ведь иногда просто нет времени вчитываться в огромные полотна текста или пытаться дать ответ на неконкретный вопрос, додумывая за автора, что он хотел сказать или попросить.

Спустя некоторое время Mattan определил несколько основных факторов, которые должны помочь написать такой e-mail, на который вы всегда получите ответ даже от занятого человека.

Пишите короткие письма

Если ваш e-mail длиной в 2-3 предложения, его намного проще прочитать прямо сейчас, а не откладывать в долгий ящик. Если же вы пишете письмо в несколько абзацев, будьте готовы к тому, что вам придется ждать ответ достаточно долго.

Сделайте текст читабельным

Человеку намного проще воспринимать информацию, разбитую на короткие параграфы в несколько предложений, с четкими списками и отдельными блоками, чем сплошное полотно текста. Mattan приводит несколько примеров писем, которые он получает.

Плохой пример:

«Добрый день, Mattan!

Я записался на Ваш апрельский тренинг и хочу сказать, что это очень хороший вводный курс. Сейчас я, следуя вашему совету, использую Hartl Tutorial. И хочу спросить у Вас совет. Существуют ли какие-то аналоги Hartl’s Rails Tutorial для разработки приложения для iPhone? Я хочу создать Rails сайт для бизнеса моей жены, а вместе с ним и приложение для iPhone. Буду очень благодарен за помощь.»

Это письмо достаточно тяжело читать. Вы не можете уловить суть, просто пробежавшись по нему глазами, и поэтому должны потратить больше времени и сил, чтобы прочитать весь текст.

А можно было написать вот так:

«Добрый день, Mattan!

Хочу поблагодарить Вас за курс One Month Rails. По вашему совету я сейчас делаю Michael Hartl Ruby, используя учебник Rails.

У меня короткий вопрос: знаете ли вы какие-то курсы по типу HartTutorial, но для iPhone приложений?»

Второй вариант письма читать намного проще, и сразу становится понятно, что от тебя хотят. Чтобы добиваться того же эффекта, разделяйте абзацы на короткие предложения, выделяйте призыв к действию и используйте выделение текста «жирным» или «курсивом», обращая внимание читателя на важные части текста.

Четко объясните, что вы хотите, чтобы я сделал

Наверное, нет ничего хуже, чем когда тебе присылают письмо с большим количеством информации, но не говорят, что конкретно хотят. Лично я часто отвечаю на такие письма одним предложением: «Что вы хотите, чтобы я сделал?».

Вы хотите, чтобы я вас кому-то представил? Или чтобы прочитал ваш пост в блоге и дал обратную связь? Или вы хотите, чтобы я ответил, смогу ли посетить ваше мероприятие? Будьте конкретными и скажите мне об этом сразу.

Плохой пример:

Я только что посмотрел ваш курс по компьютерному программированию. Мне 14 и это то, чем я хотел бы заниматься в жизни. Не могли бы вы мне помочь в этом? Очень хочу получить Ваш ответ.

В этом письме призыв к действию «помогите мне», но я не знаю, что это значит и какой ответ я должен дать. Более конкретный вариант:

Добрый день, Mattan!

Мне 14 и я хочу учиться программированию. Какой ресурс вы бы мне порекомендовали в первую очередь для этого?

Если вам нужно отправить длинное письмо с большим количеством информации, пишите призыв к действию в самом начале. Например: «Я пишу Вам это письмо, чтобы узнать, сможете ли Вы посетить наше мероприятие, описанное ниже. Просто ответьте «Да» или «Нет».

Такой прием так же помогает получателю определить, нужно ли ему переслать этот e-mail своему коллеге, которому он зачастую делегирует такие задачи.

Будьте благоразумны со своим запросом

Сегодня очень просто отправить письмо, потратив на это 30 секунд, которое заставит получателя посвятить ответу час своего времени, а то и больше.

Не нужно просить в письме, чтобы я перешел на сайт вашего стартапа и дал вам обратную связь. Эта просьба включает в себя тщательный обзор и анализ продукта, а это занимает достаточно много времени. Если я получу письмо, на которое смогу ответить за 2 минуты, я сразу же это сделаю. Насчет чего вы хотите получить ответ? Насчет вашей бизнес-модели? Или цвета кнопки на сайте? Возможно, текста? Будьте конкретны и обоснованы в своих просьбах.

Не стоит надеяться, что респондент проделает за вас вашу работу и определит, что на самом деле вы от него хотите. Не стоит задавать вопрос по типу «Как вы думаете, что нам нужно сделать, чтобы получить больше пользователей?». И не стоит просить о том, что требует много сил и ресурсов человека, к которому вы обращаетесь. Например:

Не согласитесь ли вы пообедать со мной и еще одним соучредителем? Мы бы хотели рассказать вам, чем занимаемся, и узнать ваше мнение насчет нашего проекта.

Такого рода запросы зачастую означают, что человек, написавший письмо, на самом деле не знает, чего хочет от респондента. Не удивительно, что такие имейлы получают отказы.

В зависимости от количества работы и приоритетности, Mattan соглашается сделать следующее:

• Дать короткий ответ – «Спасибо» или «Это очень много для меня значит».
• Ответить на конкретный вопрос – если это возможно сделать меньше чем за 2 минуты.
• Провести быстрый skype-call или разговор по телефону – около 15 минут.
• Встретиться на кофе – около 45 минут.

Конечно, если он видит, что личную встречу можно заменить телефонным разговором, он будет настаивать на последнем, чтобы сэкономить свое время.

Докажите, почему я должен потратить время, чтобы помочь вам

Человек, который получает сотни запросов и просьб каждый день, физически не может откликаться на них все. Поэтому приходится выбирать, основываясь на информации, которую он получает. Поэтому, представляя себя в письме, стоит указать о своем прошлом успешном опыте работы, о проектах, которые знает респондент. Если же у вас пока нет богатого опыта, укажите ссылку на свой сайт, чтобы доказать, что вы делаете что-то действительно значимое. Ваша задача – заинтересовать человека и мотивировать его потратить свое время именно на вас.

В этих советах нет ничего нового, однако с их помощью можно написать лаконичный, читабельный и конкретный e-mail, и тем самым повысить свои шансы получить ответ.

А чем бы вы дополнили этот список из личного опыта? Какие трюки используете, чтобы получать ответы на свои письма (особенно, если пишите человеку впервые)? Делитесь своим опытом в комментариях.

14 правил email-этикета, которые должен знать каждый профессионал | Публикации

Человек тратит порядка четверти своей рабочей недели на изучение сотен электронных писем. Но несмотря на то, что все мы страшно привыкли к переписке, тренер по деловому общению Барбара Пэчтер утверждает, что далеко не все умеют пользоваться электронной почтой

Все склонны совершать постыдные ошибки из-за огромного количества писем, которые приходится читать и писать ежедневно. А эти ошибки оказывают негативное влияние на карьеру.  В своей книге «Основы бизнес-этикета» Пэтчер выделила основные правила пользования электронной почтой при деловом общении. Мы выбрали самые важные из них.

1. Четко формулируйте тему письма

Среди удачных тем значатся такие: «Дата встречи перенесена», «Небольшой вопрос по вашей презентации» или «Предложения по вашей заявке». «Зачастую люди решают, открывать им письмо или нет, ориентируясь на тему, — говорит Пэтчер. — Решение прочитать конкретно ваше письмо всегда зависит от того, понимаете ли вы проблему своих адресатов или знаете, какие у них есть вопросы по бизнесу».

2. Пользуйтесь рабочим почтовым ящиком

Если вы работаете на некую компанию, вам приходится пользоваться корпоративной почтой. Однако, если вы работаете сами на себя и периодически пользуетесь собственной почтой, будьте осторожны при выборе адреса. Электронный адрес всегда должен содержать ваше имя, чтобы человек четко понимал, кто именно отправил ему письмо.

Никогда не используйте адреса (возможно, сохранившиеся со школьных времен), в которых есть слова, никак не относящиеся к работе: например, babygirl@…(«малышка@…») или beerlover@… («пиволюб@…»). Ваша любовь к холодному пиву никого не волнует.

3. Дважды подумайте прежде чем нажать на кнопку «Ответить всем»

Никому не нравится читать письма от двадцати человек сразу. А игнорировать новые письма бывает не так просто, поскольку у многих стоят оповещения в смартфонах или появляются отвлекающие от дел всплывающие окна на экранах компьютеров. Не нажимайте на кнопку «Ответить всем» до тех пор, пока не поймете, что каждый в списке адресатов действительно должен прочитать ваш ответ.

4. Используйте профессиональное обращение

Не стоит обращаться к людям панибратски, используя жаргонизмы вроде «Здорово, парни», «Йо!» или «Привет, чуваки». «Расслабленная манера письма не должна проникать в нашу деловую почту. — говорит Пэтчер. — «Эй!» — это неформальное обращение, неприемлемое на рабочем месте, как и «Йо!». Используйте вместо этого «Здравствуйте» или «Добрый день».

Кроме того, пишите полные имена: «Привет, Михаил» до тех пор, пока адресат не сообщит вам, что предпочитает, чтобы его звали Мишей.

5. Не перебарщивайте с восклицательными знаками

Если вы решили поставить в конце предложения восклицательный знак, то сделайте это не больше одного раза за все письмо. «Периодически люди забываются и ставят восклицательные знаки в конце каждого предложения. В результате письмо выглядит слишком эмоциональным и незрелым. Восклицательные знаки стоит использовать осмотрительно», — говорит Пэтчер.

6. Поосторожнее с шуточками

Ирония часто теряется при письме: мы же не слышим интонаций и не видим выражения лиц собеседников. В профессиональной переписке стоит отключить чувство юмора до тех пор, пока вы не узнаете адресата лучше.

7. Представители разных культур пишут по-разному

Из-за культурных различий между людьми часто возникает недопонимание. Особенно, когда они переписываются. Представители некоторых культур (японцы, арабы, китайцы) сначала хотят узнать человека получше, а уже потом затевать с ним совместный бизнес. Для них приемлемо писать и получать более личные письма. С другой стороны, менее открытые люди (немцы, американцы или скандинавы) предпочитают как можно быстрее перейти к рабочим вопросам в переписке.

8. Всегда отвечайте на письма

Довольно непросто ответить на каждое письмо, которое вы получаете, но все же стоит постараться это делать. Отвечайте, даже если письмо попало к вам по ошибке – тем более, если отправитель ждет ответ. Это свидетельствует о хорошем воспитании, особенно, если адресат работает в той же компании или профессиональной области, что и вы.

9. Вычитывайте каждое письмо

Ошибки в письмах не остаются незамеченными. И возможно вас за них осудят. Не полагайтесь на компьютерную проверку орфографии. Перед отправкой читайте и перечитывайте, предпочтительно, вслух – каждое письмо по несколько раз. Один человек написал в письме: «Простите за причиненные неудобства», однако компьютерный корректор превратил написанное с ошибкой слово «неудобства» в «непотребства».

10. Вписывайте электронный адрес абонента в самом конце

Вы не хотите случайно отправить незаконченное или вовсе пустое письмо. Даже если вы отвечаете на чье-то сообщение, хорошим тоном будет сначала удалить адрес корреспондента и ввести его в адресную строку снова только тогда, когда вы уверены, что письмо готово к отправке.

11. Дважды проверьте, что адресат выбран правильно

Очень важно убедиться в том, что в строке «Кому» поставлено нужное имя. В этом легко ошибиться и доставить неудобства как самому себе, так и абоненту, к которому письмо попало по ошибке.

12. Придерживайтесь классических шрифтов

В деловой переписке придерживайтесь классических шрифтов, цветов и величин. Главное правило переписки – ваши письма должны читаться легко. Принято использовать 10-12 кегль и простые шрифты, вроде Arial, Calibri, Times New Roman. Что касается цвета, то самым надежным выбором будет черный.

13. Будьте сдержаны

Интонация при письме теряется с той же легкостью, что и шутки, поскольку собеседник не слышит вашего голоса и не следит за мимикой. Так что в витиеватых словах можно запутаться. Предположим, вы имели в виду «прямолинейный», а ваш абонент перевел это как «грубый» или «злой». Стоит избегать яркоокрашенных слов с негативным подтекстом («провал», «плохо» или «халатно») и всегда писать «пожалуйста» и «спасибо».

Чтобы избежать недопонимания, Пэтчер советует перед отправкой прочесть письмо вслух. «Если оно покажется резким, то таким оно и будет в глазах собеседника».

14. Все тайное становится явным

Всегда помните о том, о чем, очевидно, забыл бывший глава ЦРУ Дэвид Петрэус: каждое электронное сообщение оставляет свой след. (Петрэус ушел в отставку 10 ноября 2012 года после того, как электронная почта его предполагаемой любовницы была взломана, и выяснилось, что он предоставлял ей доступ к секретной информации управления.)

Всегда помните, что ваше письмо может прочесть любой другой человек. Так что не пишите ничего такого, к чему не должны иметь доступ посторонние люди. Не пишите того, что может разрушить вашу жизнь и причинить вред другим. Лучше вообще ничего не писать, чем потом извиняться.

Как отправить электронное письмо | Просто и Понятно

В интернете заводят личную электронную почту. Её используют для регистрации на сайтах, отправки и получения писем. В сети, как и в жизни, каждому почтовому ящику присваивается свой уникальный адрес. В жизни это улица, дом и номер квартиры. А в интернете — придуманное вами имя (логин), специальный знак @ (в народе называется собакой) и дальше адрес самого почтового клиента (доменное имя).

Примеры адресов: [email protected]    •     [email protected]    •     [email protected]

любой электронный адрес строится по схеме: [email protected]

Что нужно для того, чтоб отправить письмо

1. Завести свою почту и знать свой почтовый адрес, чтоб делиться им в реальной жизни.
2. Знать электронный адрес получателя.
3. Зайти на свою почту и нажать кнопку «Новое письмо»

1. Как узнать адрес своей почты

Итак, вы создали себе почту, у одного из гигантов почтовых сервисов, например, на yandex.ru, mail.ru, rambler.ru или в google.com. Ваш почтовый адрес — это то имя, которое придумали при регистрации, символ собаки @ и далее адрес той почты, на которой зарегистрировались. Если не помните свой логин, подсмотреть его можно в верхней части сайта. Обычно располагается  справа. Адрес пишут либо сразу, либо прячут его за кликом на вашу фотографию.

Адрес почты в Яндексе

 

2. Узнать электронный адрес получателя

Тут достаточно спросить электронный адрес/ящик/e-mail/мэйл/мыло/электронку/почту. Это нужно, чтоб знать куда в интернете отправлять письмо.

Случалось, что люди по незнанию пытались отправить электронное письмо на реальный адрес друга. То есть указывали город и улицу.

Так не работает. Электронное письмо приходит только на электронную почту.

 

 3. Найти кнопку «написать письмо»

С этим не должно быть сложностей. Главное действие любой почты — отправка писем. Кнопка будет выделена. Обычно располагается сверху, либо на боковых панелях. А дальше всё интуитивно просто.

Кнопка написать письмо

Как написать письмо. Пример Яндекс почты

1. Заходим на сайт yandex.ru, заходим под своим именем и паролем

2. Нажимаем кнопку «написать»

3. в открывшейся странице вводим адрес получателя. Вводим заголовок письма, пишем текст. Над полем, где печатаем сообщение — плашка с кнопками разными. Они для редактирования текста: сделать жирным или курсивом.

3.1 Прикрепляем файлы по желанию.

4. жмем кнопку «отправить»

 

Почта по умолчанию сохраняет все, что вы пишете. Если случайно закроете вкладку или оборвётся интернет — ничего страшного, текст сохранился в черновиках.

Делитесь знаниями с друзьями!

Как правильно написать официальное электронное письмо и получить выгоду для вашего бизнеса

В этой статье мы покажем вам, как написать официальное электронное письмо, которое принесет пользу вашей репутации и вашему бизнесу.

Хотя 86 процентов профессионалов и 73 процента потребителей говорят, что предпочитают общение по электронной почте, около 20 процентов всех электронных писем никогда не доходят до почтового ящика. Из тех, кто это делает, средняя открываемость составляет от 15 до 20 процентов.

Вы можете повысить открываемость электронной почты и рейтинг кликов и убедиться, что ваше сообщение положительно повлияет на ваш бизнес, используя официальный адрес электронной почты и правильную структуру электронной почты.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше!

Статистика использования электронной почты

• Во всем мире насчитывается 5,5 миллиардов учетных записей электронной почты.
• 3,9 миллиарда пользователей электронной почты.
• Ежедневно отправляется и получается более 306,4 миллиарда электронных писем.
• В среднем человек отправляет и получает 71 электронное письмо в день в рамках обычного делового общения.
• 54 процента электронных писем B2B содержат маркетинговые сообщения.
• 99 процентов пользователей проверяют свою электронную почту ежедневно, а 66 процентов из них совершают покупки по электронной почте.
• Средний CTR маркетинговых электронных писем B2B составляет 4 процента.
• Список можно продолжить, но вы поняли идею!

И снова 73 процента потребителей предпочитают общение по электронной почте, что более чем понятно в эпоху обмена мгновенными сообщениями. А теперь представьте, что у вас есть возможность охватить лишь небольшой процент этих потенциальных клиентов и потребителей, и насколько это может способствовать росту вашего бизнеса и признанию на рынке. Представьте, что вы связываетесь с обычным непрофессиональным адресом электронной почты.Кто-нибудь вообще откроет это письмо?

Как официальный адрес электронной почты может помочь вашему бизнесу

Если вы рассылаете рекламные предложения и информационные бюллетени или запускаете маркетинговую рассылку по электронной почте, ваш адрес электронной почты будет первым, что произведет впечатление на получателей, поэтому вы должны убедиться, что он хороший. Официальный адрес электронной почты увеличивает ваше доверие.

Вот некоторые из преимуществ использования профессионального адреса электронной почты:

• Клиенты и клиенты будут воспринимать ваш бизнес как серьезную компанию.
• Клиенты с большей вероятностью запомнят ваш адрес электронной почты и бренд, если вы используете профессиональный адрес электронной почты.
• Единственный бизнес, который вы продвигаете, — это ваш.

Сегодня стартап практически не может быть конкурентоспособным на рынке без сильного присутствия в Интернете. Важно иметь корпоративный презентабельный адрес электронной почты, который вы будете использовать для разработки качественной маркетинговой и управленческой стратегии и достижения ваших долгосрочных целей.

Адрес электронной почты сам по себе является неотъемлемой частью имиджа вашей компании, поскольку он показывает вашим будущим клиентам уровень профессионализма, на который они могут рассчитывать.Например, профессиональный адрес электронной почты — ключевой ингредиент для запуска успешной маркетинговой кампании по электронной почте или попытки создать бренд и сделать компанию легко узнаваемой на рынке.

Чтобы правильно управлять своим новым адресом, используйте поддерживаемый почтовый клиент, который может сэкономить вам и вашей команде время и деньги. Mailbird постоянно обновляется, а его функции интеграции предоставляют все, что вам нужно, прямо у вас под рукой на одной элегантной панели инструментов.

Как создать официальный адрес электронной почты

Создать официальный адрес электронной почты относительно несложно.Вам нужно краткое доменное имя, соответствующее названию вашей компании, а затем найдите подходящего провайдера. Самые популярные провайдеры на рынке:

• Google G Suite
• Microsoft Outlook
• iCloud
• Yahoo Mail
• AOL Mail
• Zoho Mail
• GMX Mail
• Яндекс Почта
• Mail.com
• Lycos Mail

Все они предлагают бесплатную версию; однако, если вам нужны дополнительные функции, обычно требуется ежемесячная подписка.Например, базовые бизнес-пакеты для Google Workplace и Microsoft Outlook стоят от 6 долларов в месяц.

Как написать официальное электронное письмо: элементы и советы по составлению официальных электронных писем

В этом разделе давайте сосредоточимся на изучении того, как писать профессиональные электронные письма, и на элементарных принципах электронного этикета.

В чем разница между формальным и случайным?

Если вам нужно отправить деловое письмо или связаться с кем-то, кого вы плохо знаете, вам нужно будет написать официальное электронное письмо.Повседневный стиль, к которому вы, возможно, привыкли писать друзьям и родственникам, не подойдет для деловой переписки.

Мы упоминали, что около 20 процентов всех электронных писем никогда не доходят до почтового ящика получателя. Из них открываются только 22 процента. Основные причины, по которым электронные письма не доставляются или не читаются, — это спам в строках темы и подозрительные адреса электронной почты. Использование официального адреса электронной почты и тщательная обработка писем помогут обойти спам-фильтры.

Отправитель

Получение сообщения с неофициального адреса электронной почты — это красный флаг для большинства пользователей электронной почты.

Когда вы отправляете важное электронное письмо с таких адресов, как [email protected] или [email protected], скорее всего, сообщение будет удалено, а дальнейшее общение будет заблокировано. Если, конечно, вы не отправите его другу или члену семьи.

При отправке официального электронного письма вы должны использовать официальный адрес электронной почты, который включает ваше полное имя, например:

• [email protected]
• [email protected]
• John_Jonson @ example.com

Если вы пишете от имени учреждения или компании, лучше всего использовать адрес электронной почты, предоставленный организацией, например [email protected].

Структура и тон

Наиболее существенное различие между формальным и обычным электронным письмом — это структура. Когда вы пишете неформальное электронное письмо, вам не нужно слишком беспокоиться о структуре и тоне.

Например, обычное электронное письмо вашему другу может выглядеть примерно так:

В официальных электронных письмах структура четко определена и всегда должна соблюдаться.Официальные электронные письма начинаются с приветствия, имеют вступительное предложение, текст электронного письма и раздел подписи. Вы также должны помнить о тоне.

Официальные электронные письма не должны содержать неформальной лексики, сокращений, сокращений, сленга и смайликов. Обратите внимание, что несколько шрифтов, особенно скриптовые, новые шрифты и рукописные шрифты, не подходят для формального электронного письма.

Лучшие варианты для официальных электронных писем включают распространенные, легко читаемые шрифты:

• Times New Roman
• Arial
• Калибри
• Вердана
• Грузия
• Helvetica

Использование правильной грамматики в официальных электронных письмах жизненно важно.Цель состоит в том, чтобы читатель понял ваше сообщение и предпринял действия. Для этого исправьте орфографические ошибки, проверьте грамматику и имена собственные, а также убедитесь, что нет опечаток.

Вот пример официального электронного письма:

Привет, Майкл, Пишу о выпускных фото для класса 2020 года. Пожалуйста, пришлите их до 4 октября 17:30. так что мы можем включить их в альбом класса, который мы создаем на следующей неделе. Если нам следует ожидать задержки доставки, сообщите нам как можно скорее. С уважением, Джоан Смит Профессор социологии Гарвардского университета [[email protected]] [+ 1 234 5678]

В этом и предыдущем примере передается одно и то же сообщение, но очень разными способами.

Давайте подробнее рассмотрим все элементы.

Каковы элементы формального электронного письма?

• Тема — первое, что видит читатель в своем почтовом ящике.
• Приветствие — персонализированное приветствие для вашего читателя.
• Intro — сообщает цель электронного письма.
• Body — текст письма.
• Закрытие — фраза типа «наилучшие пожелания» и ваша подпись.

Тема сообщения

Официальное электронное письмо требует более подробной темы, которая не вводит в заблуждение или не содержит недостающей информации, например:

Отправить фотографии выпускных выпусков 2020 года: 4 октября, 17:30 с.м.

Идеальная длина строки темы — от шести до десяти слов.

Из-за спам-фильтров следует избегать некоторых триггерных слов:

• Купить сейчас
• Купить сразу
• Нажмите здесь
• Срок действия предложения истекает
• Только новые клиенты
• Специальное предложение
• Эксклюзивное предложение
• Подать заявку
• Один раз в жизни
• Срочно
• Прочтите
• Не удалять
• и др.

Приветствие

При неформальном общении иногда пропускают приветствие или приветствие. Он всегда присутствует в официальных электронных письмах, независимо от того, обращаетесь ли вы к отдельному человеку или к группе.

При отправке официального электронного письма постарайтесь узнать имя или титул получателя электронного письма. Включите почетные знаки (господин, госпожа, профессор, доктор / доктор), когда это необходимо. Если вы не знаете их имени или титула, часто лучше использовать простое «Привет», чем печально известное «Для кого это может касаться».

Формальное приветствие выглядит так:

Уважаемый профессор Уайт, / Уважаемый директор по маркетингу, / Уважаемые студенты, / Уважаемый г-н Смит

Не так:

Эй! / Джон, / Привет дружище!

Введение

Введение используется для передачи цели электронного письма. Однако, если вы пишете кому-то впервые, вам также следует кратко представиться.Обычное электронное письмо другу часто вообще не требует представления.

Официальное введение по электронной почте может выглядеть так:

Меня зовут Ребекка Грин, я маркетолог по электронной почте и основатель White Marketing Services, LLC. Я хотел бы пригласить вас принять участие в нашем двухнедельном бесплатном тренинге по электронному маркетингу.

Кузов

В неофициальном электронном письме вам может не понадобиться уточнять цель электронного письма. В формальном деловом общении вы должны использовать текст, чтобы указать дополнительные сведения о теме электронного письма.Читатель может не так много знать о вас или вашем бизнесе, поэтому здесь можно дать важную информацию. Будьте ясны и кратки, чтобы не запутать читателей.

Пример основного текста:

White Marketing Services помогает компаниям упростить и оптимизировать электронную переписку. Чтобы помочь вам в этом, мы организуем двухнедельный тренинг «Освоение искусства электронного маркетинга» с 7 по 21 ноября. Он включает в себя пять живых сессий, посвященных основным стратегиям электронного маркетинга, а также специальную сессию вопросов и ответов и коллекцию бесплатных шаблонов электронной почты.Обучение бесплатное, но количество мест ограничено, поэтому не забудьте зарегистрироваться сейчас.

Закрытие

В обычных письмах закрытие часто пропускается или очень неформально, например:

Ура, дружище! / Ответь мне / LMK, что ты думаешь / TTYL / Love

Напротив, официальные электронные письма требуют более формального закрытия. Вот некоторые примеры приемлемого официального закрытия электронной почты:

С уважением, / С уважением / С уважением / С уважением,

После закрытия вашего электронного письма должна быть поставлена ​​профессиональная подпись, которая напоминает читателю, кто вы есть, и предоставляет информацию о том, как с вами связаться.

Как подписать электронное письмо

Профессиональная подпись электронной почты является неотъемлемой частью официального электронного письма, так как она:

• Средства связи
• Помогает установить идентичность вашего бренда
• Оставляет неизгладимое впечатление

Индивидуальные электронные подписи стали настолько популярными, что профессионалы придумали термин «электронный маркетинг с подписями». Фирменные подписи и баннеры привлекут внимание читателя гораздо больше, чем небрендовые подписи.Кроме того, добавление ссылки в подпись электронной почты может экспоненциально увеличить количество подписчиков в социальных сетях.

Однако добавление ссылок на социальные сети работает только в том случае, если вы уверены в качестве своего профиля в социальных сетях. Если вы не публикуете качественный контент и не общаетесь со своими подписчиками постоянно, привлечение большего количества людей к вашему некачественному профилю может нанести ущерб вашей репутации.

Большинство пользователей предпочитают использовать шаблоны подписей для создания профессиональной подписи электронной почты, которая приносит результаты.Простое указание вашего имени в конце письма не приведет к действию. Добавление графических элементов и контактной информации вызывает интерес и заинтересованность.

Чтобы максимально использовать вашу электронную подпись, вы можете добавить:

• Ваша должность или должность
• Дочерняя организация
• Контактная информация (номер телефона, сайт, адрес офиса, ссылки в социальных сетях)
• Ваша фотография или логотип компании
• Призыв к действию или социальное доказательство

Создав персонализированную подпись электронной почты, вы можете добавить ее в функцию автоматической подписи для всех своих писем.

Дополнительные советы по созданию электронных подписей:

• Сделайте это просто и лаконично
• Используйте один или два фирменных цвета, чтобы привлечь внимание
• Отделяйте разные элементы с помощью белого пространства и разделителей
• Включите награды или значки сертификатов
• Дизайн для мобильных устройств (размер текста, разнесенные значки)

Перед отправкой: 5 советов по улучшению формального письма по электронной почте

Хотя структура важна, существуют также определенные правила и рекомендации для написания официальных электронных писем:

Будьте осторожны в том, что вы пишете

Никогда не пишите по электронной почте то, о чем не хотите говорить публично.Чаще всего неправильный человек в разделе CC может превратить ваше деловое общение в полномасштабный скандал. Итак, перепроверьте содержание и людей, которым вы его отправляете.

Всегда представляйтесь, когда разговариваете с незнакомцами

Любой официальный формат электронной почты включает введение. Не думайте, что люди знают, кто вы и чем занимается ваша компания, когда вы обращаетесь к ним впервые. Вместо этого найдите время, чтобы написать краткое введение о себе, своей фамилии и своей компании.Сделайте его простым и элегантным и предоставьте только важную информацию.

Будьте своевременны

Нет ничего хуже, чем ждать ответа. Если вы хотите расширить список клиентов и иметь довольных клиентов, то своевременное реагирование имеет решающее значение. На самом деле приемлемо от 24 до 48 часов, а все, что превышает два дня, можно считать небрежным.

Не отправлять однострочные сообщения

Использование сверхкоротких предложений и однострочников не продвигает общение.Кроме того, использование неформальных слов, таких как «хорошо» и «хорошо», не произведет хорошего впечатления на ваших сверстников.

Не используйте текст, смайлики, жаргон или сленг

Написание электронного письма — это не обмен мгновенными сообщениями, и его нельзя рассматривать как таковое. В конце концов, это два разных канала связи не зря. Для профессионалов недопустимо использовать такие выражения, как 4u или Gr8, в деловой электронной почте. Вы рискуете выглядеть непрофессионально в глазах коллег и клиентов.

Вот официальный пример электронного письма:

Повысьте узнаваемость бренда с помощью официального адреса электронной почты

Теперь, когда вы знаете, как написать официальное электронное письмо, важно указать еще на одно преимущество электронной почты в бизнесе.

Идентификатор электронной почты — это электронный идентификатор, присвоенный вам сервером. Например, в адресе электронной почты [email protected] elon.musk — это идентификатор электронной почты. Когда вы используете официальный адрес электронной почты для продвижения своего бизнеса, вы берете на себя профессиональную ответственность, которая создает впечатление надежности и компетентности. Если клиенты думают, что ваша компания профессиональна и может предложить отличный продукт / услугу, они ответят.

Тем не менее, их первое впечатление может быть и последним, если вы не рекламируете свой бизнес должным образом с помощью официального адреса электронной почты и правильного содержания электронной почты.Если вы ведете бизнес из одного человека, рекомендуется профессиональная электронная почта для фрилансеров. Представление ваших услуг в деловом сообществе должно выглядеть уважаемым, а адрес электронной почты должен отражать ваш профессионализм. Помните, ваша электронная почта — это отражение вас и вашей компании!

Заключение

Наличие профессионального адреса электронной почты для общения с клиентами дает множество преимуществ. Люди отнесутся к вам серьезно, и ваш бренд станет узнаваемым.Персонализированное электронное письмо также может помочь вам в продвижении вашего бизнеса.

Умение написать электронное письмо неразрывно связано с профессиональным адресом электронной почты. Написать официальное электронное письмо очень просто; просто следуйте простым шагам, описанным выше.

Правильное официальное общение с вашими клиентами не только заставит вас выглядеть профессионально, но также может внести свой вклад в маркетинговую стратегию, которая выполнит ваши долгосрочные цели! И так, чего же ты ждешь? Следуйте инструкциям по написанию профессионального электронного письма и начните общаться со своими клиентами и покупателями!

Как начать официальное электронное письмо?

Это может показаться неважным, но то, как вы начинаете профессиональную переписку, может принести пользу и даже иметь последствия.Например, использование неправильной темы или приветствия, такого как «Уважаемый господин», может сделать вашу компанию некомпетентной и стоить вам клиента. Вот шесть хороших способов начать профессиональную переписку:
— Привет, [имя],
— Уважаемый [Имя],
— Привет,
— Привет,
— Привет или привет [Имя],
— Всем привет.

Как написать вежливое электронное письмо?

Умение написать профессиональное электронное письмо важно для любого владельца бизнеса. Mailbird разработал семь шагов для обеспечения безупречного написания электронной почты.
— Будьте осторожны;
— Всегда представляйтесь, когда разговариваете с незнакомыми людьми;
— Будь своевременным;
— Не отправлять однострочные сообщения;
— Не используйте текст, смайлики, жаргон или сленг;
— Простота и ясность — ваши лучшие друзья в деловом общении;
— Всегда указывайте тему, подпись и свою фамилию (также просто и элегантно).

Как написать письмо незнакомому человеку?

Отправляя электронное письмо незнакомому человеку, люди часто используют слишком формальную фразу, например «Кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа.Следует избегать таких фраз, а также слишком случайных приветствий, таких как «Привет». Вместо «Уважаемый господин» начните свое электронное письмо с простого «Привет».

Как закрыть официальное электронное письмо?

Знать, как закрыть официальное электронное письмо, так же важно, как и знать, как его начать. В заключение фраза типа «Дай мне знать» — не лучшая идея. Вот несколько распространенных способов завершить электронное письмо. Ваша подпись должна следовать:
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— Спасибо,
— Теплые пожелания,
— С благодарностью,
— Большое спасибо.

Что я могу написать вместо «наилучших пожеланий»?

Если вы хотите установить тесную личную связь со своими клиентами и клиентами, письма, которые вы пишете, не обязательно должны быть формальными. Вы можете заключить их в теплые поздравления и концовки. «С наилучшими пожеланиями» злоупотребляют, поэтому вот несколько альтернатив:
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С благодарностью.

Насколько формальным должно быть электронное письмо?

Урок 3: Насколько формальным должно быть электронное письмо?

/ ru / communicationskills / email-нарушения-могут-поставить под угрозу-вашу-работу / контент /

Насколько формальным должно быть электронное письмо?

Подобрать правильный тон для электронного письма может быть непросто.

Иногда может казаться, что электронное письмо должно быть формальным, чтобы быть правильным. По правде говоря, формальный тон не всегда автоматически лучше повседневного. Но как узнать, какой из них использовать и когда? Есть несколько вещей, которые помогут вам решить, насколько формальным или непринужденным должен быть тон вашего электронного письма.

Когда электронное письмо должно звучать более формально?

Рассмотрите человека, которому вы пишете. Как вы знаете, этот человек? Какие контакты у вас были в прошлом, если таковые были? Эти факторы станут лучшим ориентиром при выборе тона вашего электронного письма. Если вы начинаете первый контакт с кем-то, например, с потенциальным работодателем или с кем-либо, кто занимает более высокую должность, то обычно вы предпочитаете по умолчанию использовать формальный тон.

Когда вы пишете кому-то, с кем никогда не встречались лично, тон вашего письма особенно важен.Поскольку это письмо будет вашим способом произвести первое впечатление, вы должны убедиться, что оно хорошее. Придерживайтесь приветствий, в которых используется либо полное имя, либо титул и фамилия, если у вас есть такая информация. Если у вас нет имени человека, которому вы пишете, можно использовать Dear Sir или Madam .

Использование более профессионального языка и избегание сокращений также придаст вашей электронной почте более формальный тон. Например, вместо я не смогу сделать это , сказав К сожалению, я не смогу присутствовать, придает вашей электронной почте более профессиональный тон.Также имейте в виду, что избегание сокращений и использование правильного орфографии и грамматики не менее важно, когда дело доходит до настройки тона вашего электронного письма.

В примере ниже:

Кандидат отправляет электронное письмо рекрутеру, которого никогда не встречала. Формальное приветствие и язык, который она использует, придают электронной почте более профессиональный тон.

Точно так же вы хотите убедиться, что закрываете письмо таким образом, чтобы оно соответствовало приветствию в вашем письме. Завершение письма просто Спасибо! может показаться дружелюбным, но может показаться слишком знакомым и непринужденным.Для более официальных электронных писем лучше всего заканчивать чем-то вроде Большое спасибо или С уважением , чтобы поддерживать профессиональный тон.

Обязательно укажите контактную информацию.

Это особенно важно при установлении контакта с кем-либо, особенно с потенциальными работодателями. Вы должны быть уверены, что у них есть вся необходимая информация, чтобы связаться с вами в будущем.

Однако формальные правила могут применяться не всегда.

Например, если вы пишете ответ на полученное электронное письмо, обратите внимание на тон и язык, использованный отправителем.Это поможет вам избавиться от лишних догадок при выборе тона вашего электронного письма.

Если вы заметили, что тон звучит не совсем формально, можно отразить это в своем ответе. Например, если в приветствии кто-то использует Hi, и ваше имя, в вашем ответе будет приемлемо использовать один и тот же тон. Посмотрите, как другой человек использует аббревиатуры, сокращения и общий выбор слов в качестве ориентира. В большинстве ситуаций зеркальное отображение набора тонов вполне приемлемо для вашего ответа.

Когда можно, чтобы электронное письмо выглядело более непринужденно?

Ситуации, в которых допустимо отправить более непринужденное и дружелюбное электронное письмо, обычно более очевидны. Например, если вы пишете другу или члену семьи, конечно, уместно использовать непринужденный тон.

Когда речь идет о таких людях, как ваши коллеги или коллеги, при выборе тона следует учитывать две вещи:

1. Как давно вы знаете этого человека?
2. В каком контексте вы знали этого человека?

Как правило, чем дольше вы знакомы с кем-то — или если вы с некоторой частотой общаетесь с человеком вне работы, — тем более приемлемо использовать непринужденный тон.Электронное письмо с очень непринужденным тоном может больше походить на текстовое сообщение, чем на письмо, и оно может включать такие вещи, как аббревиатуры или смайлики — все зависит от культуры вашего рабочего места. Подумайте о среде, в которой вы работаете, и ищите примеры, поданные вашими коллегами и начальством, когда решаете, использовать ли подобные вещи.

Следует иметь в виду одну очень важную вещь:

Professional — это не всегда то же самое, что формальный. На работе важно всегда оставаться профессиональным, даже если тон звучит небрежно.Никогда не стоит сплетничать или говорить что-то плохое о других людях, с которыми вы работаете, независимо от того, насколько хорошо вы знаете коллегу или коллегу, с которыми пишете по электронной почте. Такие вещи могут очень легко вернуться, чтобы преследовать вас, но, к счастью, их также легко избежать.

/ ru / communicationskills / being-a-good-digital-гражданин / контент /

Закрытие электронной почты

Раздел 2.7

Есть несколько способов закрыть сообщения электронной почты. Сначала вы должны выбрать заключительное слово или фразу, если вы хотите включить ее, например, Спасибо или С уважением .Если вы знаете своего получателя и обращаетесь к нему или к ней по имени, в большинстве случаев вы можете добавить только свое имя. Если вы пишете более формально и обращаетесь к получателю по фамилии, обычно предпочтительно закрывать электронную почту своим полным именем.

На рисунке 3 показано закрытие с файлом подписи (который подробно рассматривается в следующем разделе) для электронного письма от человека, который достаточно хорошо знает своего получателя.

Рис. 3 • Формат закрытия, менее формальный адрес электронной почты

Его заключительное слово ( С уважением, ) и имя появляются в последовательных строках.Однако, если бы он отправлял сообщение потенциальному клиенту, он мог бы подписать свое сообщение следующим образом:

Рис. 4 • Формат закрытия, официальный адрес электронной почты

На рисунках 3 и 4 шрифт, используемый в теле письма, такой же, как шрифт файла подписи. Если, однако, ваш файл подписи был специально отформатирован (желательно вашим художественным отделом или профессиональным дизайнером) так, чтобы его внешний вид отличался от остального текста в теле вашего сообщения, вам следует в официальном электронном письме полностью повторить имя после закрытия, как показано на рисунке 5.В противном случае может показаться, что вы не «подписали» свое электронное письмо.

Рис. 5 • Альтернативный формат закрытия, официальный адрес электронной почты

Некоторые бизнесмены ставят точку после своего имени в конце. Если вы чувствуете искушение сделать это, сопротивляйтесь ему.

Неправильно

С уважением,
Тим.

Правильно

С уважением,
Тим

В более повседневных электронных письмах можно подписаться без заключительной фразы и просто указать свое имя.Однако, как правило, подписывайтесь не только своими инициалами. Если вы используете инициалы, вы рискуете вызвать раздражение у получателей, которые могут расценить это сокращение как знак того, что им не стоит тратить время на написание вашего настоящего имени. (Помните главное правило электронной почты: люди, которых беспокоят ваши привычки, не обязательно расскажут вам, что они чувствуют.) Некоторым людям, конечно, все равно, и если вы используете стенографию электронной почты со своим давним коллегой, который сидит через два стола, это может быть хорошо.

Ниже приведены некоторые распространенные закрытия электронной почты с комментариями об их использовании.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ФРАЗА	КОММЕНТАРИИ
С уважением,	Это вежливый и профессиональный способ завершить работу, но он больше всего подходит для официальных электронных писем, таких как первоначальное общение с потенциальными клиентами. В электронных письмах людям, которых вы уже знаете, фраза Sincerely может показаться излишне формальной.
С уважением,	Это безопасный и приемлемый термин закрытия почти во всех ситуациях, от довольно случайных до вполне формальных.
Спасибо,	Это завершение идеально подходит, когда вы хотите выразить признательность за то, что получатель сделал или собирается сделать для вас. Если вы хотите быть очень благодарным и сказать Большое спасибо , то вы можете оставить это как отдельное предложение и, возможно, добавить другое завершение. Например: Большое спасибо. С уважением, Роза
Спасибо,	Подобно Спасибо выше, но более случайным.Наиболее уместно, если вы пишете коллегам, которых хорошо знаете и с которыми у вас хорошие отношения, или когда вы пишете по электронной почте, скажем, поставщикам или людям, которые несколько младше вас. Если у вас есть причины быть действительно признательными, Спасибо , как правило, лучший выбор.
[ Нет ]	Для быстрых, случайных писем людям, с которыми у вас налажены деловые отношения, обычная и приемлемая практика заключается в завершении только своим именем.
Best,	Если вы закончите с Best , может создаться впечатление, что писатель электронной почты был просто слишком занят, чтобы завершить закрытие. Лучше , что все-таки? Возможно, это можно было бы рассматривать как электронный эквивалент того, что хозяин не проводил гостя до самой двери в конце званого ужина.

Руководство по написанию эффективных сообщений электронной почты

Большая часть нашего ежедневного общения осуществляется по электронной почте, поэтому важно понимать преимущества и недостатки этой формы общения.

Электронная почта — это быстро и эффективно. Однако плохо написанные электронные письма отражаются на вашем профессионализме и профессионализме вашей организации. Если ваше сообщение неоднозначно, оно может быть неправильно понято и может быть проигнорировано или приведет к дублированию работы. В электронном письме сложно передать тон, он может создать неправильное впечатление, раздражая или расстраивая получателя. Хорошо написанные, структурированные электронные письма не только помогают получателю более эффективно управлять потоком писем, но и положительно отражаются на вас.Это руководство разработано, чтобы дать вам несколько быстрых указаний о том, как писать эффективные сообщения электронной почты.

Отправить электронное письмо

Правильное использование To, Cc и Bcc

Использование полей To , Cc, и Bcc имеет разные значения в сообщении электронной почты. Они указывают, кто должен предпринять действия по электронной почте. Однако они часто используются неправильно, и это может вызвать путаницу в том, кто должен что-то делать — или нет.

При эффективном использовании их можно сравнить с диаграммой RACI, указывающей, кто является R ответственным, A подсчитанным, C включенным и I сформированным.

Используйте эту опцию …	для обозначения R ответственных, A подсчитанных, C начальных и I сформированных
Кому	R A	лица, которые будут выполнять любые запросы в электронном письме
CC (точная копия или более известная как бесплатная копия )	К Я	только для информации Никаких действий со стороны получателя (ов) не требуется
Bcc (слепая копия)	К Я	защищает конфиденциальность получателей, которые не знают друг друга и не хотят, чтобы их адреса электронной почты передавались неизвестной аудитории. Совет по этикету: упомяните в верхней части электронного письма, что поле «Скрытая копия» использовалось для адресации электронного сообщения более широкой аудитории.

Тема сообщения

Используйте короткую и четкую строку темы, в которой указывается содержание сообщения и, возможно, любые необходимые действия. Это поможет вашему читателю расставить приоритеты в отношении чтения и ответа на ваше сообщение.

Часто используемые сокращения в строке темы
RR	Запрошенный ответ
AR	Требуется действие
AB	Действие до (дата)
NRR	Ответ не требуется
FYI	Для информации
NWR	Не связано с работой (Личная электронная почта)
Да / Нет	Да или Нет (все, что писатель требует, это Да или Нет)

Создайте строку темы таким образом, чтобы она суммировала содержание вашего сообщения и то, что вы хотите получить от читателя

Тема	Перевод
РУ 30 апреля Проектный план	Ответ на проектный план, требуемый до 30 апреля
NRR FYI Молекулярная структура глюкозы	Ответ не требуется, Для вашей информации, Молекулярная структура глюкозы
Да / Нет Kirstenbosch Gardens Outing 12 марта	Ответ «да» или «нет» — это все, что требуется для посещения сада Кирстенбош.

Базовая структура электронной почты

Ваше электронное сообщение должно иметь следующую структуру:

• Приветствие
• Тело электронного письма
  • Введение — кратко объясните причину сообщения (одно предложение)
  • Суть — в чем ваша цель, объясните, какие действия требует получатель (один абзац)
  • Вспомогательная информация — подробности, подтверждающая информация (один абзац)
  • Следующие шаги — объясните, что произойдет дальше (один абзац)
  • Заключение — одно заключительное предложение
• Приветствие
• Подпись

Приветствие

Ваше приветствие будет зависеть от формальности содержания электронного письма и от ваших отношений с человеком, которому вы пишете.Хорошая практика — начать более формально, а затем адаптировать свой уровень формальности при последующих обменах.

Если это первый контакт, используйте более формальное приветствие и убедитесь, что вы используете правильную форму адреса, включая использование их названия, например Доцент Джонс, а не мистер Джонс. Если вы не уверены в правильности названия, убедитесь, что вы выяснили, что это такое, прежде чем продолжить.

Если вы переписываетесь с коллегой, с которым у вас сложились отношения, руководствуйтесь их предпочтительным стилем общения и формой обращения.Некоторые люди предпочитают сохранять формальное деловое общение, в то время как другие могут быстро принять более неформальный тон и обращение. Подберите свой стиль письма к стилю корреспондента, а не наоборот.

Структурируйте текст сообщения электронной почты для ускорения и удобства чтения

• Будьте лаконичны
  Общепринятая длина — 3 коротких абзаца в сообщении электронной почты. Что-нибудь больше, и люди не будут читать все сообщение.

• Используйте заголовки
  Если вы должны превышать 3 абзаца, используйте значащих заголовков , чтобы разбить содержимое на разделы и использовать их для усиления вашего сообщения.

• Сообщайте шаги действия первыми, а не последними
  Это помогает гарантировать, что ваш запрос будет замечен и исполнен. Люди редко читают сообщение целиком, часто останавливаясь после первого абзаца. Убедитесь, что ваша основная мысль не заключена в последнем абзаце.

• Пронумеруйте ваши точки / вопросы
  Это облегчит читателю возможность увидеть все ваши точки зрения и облегчит его ответ.

Попрощайтесь

Не забудьте закончить свое электронное сообщение правильным приветствием.Недостаточно просто добавить свою подпись к сообщению электронной почты; вы всегда должны включать соответствующее приветствие.

К приветствиям применяется тот же принцип, что и к приветствиям; сопоставьте уровень формальности с тоном вашего сообщения и вашими отношениями с корреспондентом. Например, было бы неразумно заканчивать официальное сообщение электронной почты болтливыми неформальными словами «Ура» или «До встречи», вместо этого используйте более формальные и принятые «С уважением» или «С уважением». Однако, когда вы сблизитесь со своим корреспондентом, вы можете расслабиться в своем приветствии.

Создать хорошую подпись

• Всегда ставьте подпись. Получателю не нужно искать контактные данные, если он хочет снять трубку и поговорить с вами.
• Создайте более одной подписи: формальную подпись UCT для первоначального контакта с коллегами и для внешнего использования; и неформальный для внутреннего использования после того, как вы установили рабочие отношения с коллегой.
• Не используйте смайлики в подписи UCT.
• Не добавляйте к своей подписи UCT цитаты (известные, личные, вдохновляющие или религиозные).
• Если ваш отдел не стандартизировал формат подписи, убедитесь, что ваша подпись содержит как минимум следующую информацию:
  • Полное наименование
  • Название
  • Название отдела
  • Название кафедры / факультета
  • Название вуза
  • Адрес университета
  • Ваш номер телефона
  • Ваш номер факса
  • Ваше имя в Skype / имя в программе обмена мгновенными сообщениями (необязательно)
  • Адрес веб-сайта (необязательно)
  • Адрес электронной почты (необязательно)
• Не используйте свою подпись UCT в личных сообщениях электронной почты.Вместо этого рассмотрите возможность использования отдельной учетной записи электронной почты для всей личной электронной почты с использованием таких служб, как Hotmail, Gmail и т. Д.

Ответить на электронное письмо

Какие действия предпринять как получатель

• Кому:
  Если вы находитесь в поле «Кому», ожидается, что вы являетесь лицом (или одним из людей), ответственным за выполнение запроса и ответ на электронное письмо.
• Копия:
  Если вы находитесь в поле «Копия», вы копируете в качестве любезности только в информационных целях.
  От вас не ожидается выполнения запроса — или даже ответа — если у вас нет чего-то ценного, что можно добавить. В этом случае не используйте опцию «Ответить всем»; отвечать только тому, кто отправил вам письмо.
• СК:
  Если вы находитесь в поле «СК», возможно, вы были включены в качестве средства защиты личности всех получателей и поэтому можете «Ответить» отправителю. Вы также могли быть включены, чтобы отправитель мог сообщить вам о чем-то, не предупреждая других получателей.Такое «прикрытие» использования скрытой копии обычно не одобряется.

ДО

• Ответьте незамедлительно
  Если у вас нет времени предложить полный ответ, немедленно укажите это и сообщите человеку, когда он может ожидать ответа.
• Активировать ответ об отсутствии на рабочем месте
  Если вы не можете получить доступ к своему почтовому ящику более суток, активируйте ответ об отсутствии на рабочем месте и предложите альтернативный контакт в сообщении.
• Используйте «Ответить» вместо «Ответить всем»
  Использование «Ответить всем» считается плохим тоном.Вместо этого используйте «Ответить», чтобы ответить только отправителю электронного письма, а затем разумно используйте поля «Копия» или «Скрытая копия» для добавления определенных лиц. Очень редко всем, кто был в исходном письме, нужен ваш ответ.
  (См .: Рисунок 1: Диаграмма RACI для адресов электронной почты)
• Удалите ненужные части исходного сообщения
  Это уменьшает общий размер сообщения при его перемещении вперед и назад по почтовой системе.
• Внимательно прочтите сообщение и сохраняйте спокойствие
  Помните, что тон не всегда правильно передается в письменном электронном письме.Убедитесь, что вы правильно поняли намерения автора. В случае сомнений возьмите телефон и поговорите друг с другом.
• Ответьте на все пункты / вопросы
  Убедитесь, что вы ответили на все заданные вопросы или охватили как можно больше вопросов из их электронной почты. Если вы не можете ответить на один из них, не опускайте его и заявляйте, что у вас нет ответа.

НЕЛЬЗЯ

• Не отвечать, если вы не продвигаете разговор
  Такие ответы, как «Я тоже», «Спасибо» или «Хорошо», не добавляют к разговору.
• Не меняйте тему при ответе
  Это затрудняет использование цепочек бесед. Если вы хотите сменить тему, создайте новое сообщение.
• Не изменяйте написанное кем-то другим
  При пересылке сообщения обязательно добавляйте свои собственные комментарии над пересылаемым сообщением, но не вносите никаких изменений в исходный текст.
• Не отправляйте гневное письмо
  Поспите, а затем перечитайте и перефразируйте, если необходимо, на следующий день.
• Не пересылайте сообщение без предварительного запроса разрешения
  Автор может не захотеть, чтобы вы отправляли его сообщение кому-либо еще.
• Не отвечайте на весь список рассылки
  Списки рассылки часто содержат сотни адресов электронной почты. Отвечайте только отправителю или самому списку рассылки, чтобы предотвратить ненужное переполнение почтовых ящиков людей.

Хороший этикет по электронной почте

Это общепринятые правила хорошего этикета электронной почты.

Использование квитанций «Срочно», «Ответить» и «Прочитано»

Большинство почтовых программ позволяет отправителю указывать приоритет ( срочно , средний , низкий ) и другие параметры отправки, такие как Ответ на запрос и квитанции о прочтении .

При сдержанном использовании они могут помочь получателю разобраться с вашим сообщением. Чрезмерное употребление вызывает раздражение и может считаться грубым.

ДО

• Будьте дипломатичны и вежливы
  Тон трудно передать, и его легко понять неправильно.Перечитайте свое письмо перед отправкой, чтобы убедиться, что ваше сообщение вежливое, недвусмысленное и искреннее.
• Включите крайние сроки, где это применимо.
  Большинство занятых людей ценят знание того, когда требуется их ответ, чтобы они могли запланировать его в своей рабочей нагрузке.
• Если вы включаете вложение, упомяните его в теле письма.
  Это гарантирует, что получатель знает, что есть вложение, и помогает ему увидеть его в контексте вашего электронного письма.Если вы включаете несколько вложений, перечислите их все.
• Проверьте правописание и грамматику перед тем, как нажать «Отправить»
  После того, как сообщение исчезнет, ​​вы ничего не сможете сделать. Воспользуйтесь функцией проверки правописания и дважды прочтите сообщение перед отправкой.
• Проверяйте вложения перед отправкой
  Прикрепили ли вы файлы, упомянутые в сообщении? Это обычная оплошность.

НЕЛЬЗЯ

• Не притворяйтесь кем-то другим
  Не подделывайте чье-либо имя или адрес электронной почты.Выдавать себя за другое лицо незаконно.
• Не пересылать письма счастья, спам-сообщения или вирусные угрозы
  Удалите эти типы сообщений. В случае сомнений обратитесь в службу технической поддержки ИТ.
• Не отправлять нежелательные сообщения электронной почты
  Не пополняйте и без того перегруженные почтовые ящики людей, отправляя «спам».
• Не набирайте прописные буквы
  Это считается ТАКЖЕ ГРОМКО, КАК КРИЧАТЬ в кого-то лично.
• Не используйте фоновые изображения, цвета или анимацию
  Они увеличивают общий размер электронного письма и часто переходят в ответ.

Законодательство, касающееся электронных коммуникаций

Будьте в курсе

• Будьте в курсе законодательства
  Закон о защите личной информации применяется к личной информации, которая собирается, хранится или распространяется с помощью автоматизированных или неавтоматизированных процессов. Это будет включать информацию, которую вы передаете по электронной почте и другими электронными способами.

• Защита личной информации
  Сведите к минимуму личную информацию о лицах в электронном письме, ограничьте список получателей только теми, кому эта информация нужна, и не пересылайте электронные письма, содержащие личную информацию, без предварительного рассмотрения необходимости этого.

• Электронная почта является общедоступной
  Все, что вы пишете в электронном письме, может стать общедоступным. Внимательно относитесь к его содержанию.

• Электронная почта не является безопасной технологией
  Будьте осторожны при отправке конфиденциальной или конфиденциальной информации по электронной почте. Вы не знаете, можно ли его перехватить.

62 фразы для деловой электронной почты, которые стоит использовать прямо сейчас

Установление и поддержание хороших отношений в бизнесе имеет важное значение.А поскольку большинство людей в корпоративном мире устанавливают связи с помощью электронной почты, необходимо обладать некоторыми коммуникативными навыками. В основном, чтобы избежать недоразумений, которые могут навредить вашим контактам.

Вот список из 62 электронных фраз, которые вы можете использовать в своих деловых письмах, чтобы лучше общаться со своими коллегами, потенциальными клиентами, клиентами, партнерами и другими получателями. Мы разделили их на десять категорий, которые могут вам понадобиться для формирования основного письма, от правильного вступления до прощания.

Кроме того, вы найдете как формальные, так и неформальные фразы, потому что написание электронных писем во многом зависит от тона голоса, который вы даете своему бренду, и от того, с кем вы обмениваетесь электронными письмами.

Но сначала, как правильно начать электронное письмо?

Ваше электронное приветствие имеет гораздо большее значение, чем вы думаете. Люди ценят, когда вы называете их по имени, потому что это показывает, что вы разговариваете с ними напрямую. Когда вы просто используете приветствие + имя, у них может сложиться впечатление, что вы отправляете одно и то же электронное письмо еще 100 людям — что может быть точным, но у вас есть ресурсы, чтобы разобраться в этом в настоящее время.Вот несколько распространенных способов начать электронную почту:

Уважаемый [имя]! Это больше подходит для официальных писем. Используйте его, когда обращаетесь к человеку с уважением.

Привет [имя]: Он простой, дружелюбный и прямой, но также неформальный. Используйте его осторожно.

Приветствия: Используйте его, если не знаете имя получателя.

Привет (всем / ребятам): Это сообщение, когда вы отправляете электронное письмо группе людей неофициально.

Теперь, когда вы знаете, как правильно отдавать честь, перейдем к следующим частям электронного письма.

1. «Надеюсь, ты…»

Электронная почта, начинающаяся с добрых пожеланий, — всегда отличный способ быть социальным и дружелюбным. Помните, что общение жизненно важно в деловом мире, и вам не нужно все время быть таким формальным. Однако всегда проявляйте уважение и дважды подумайте, прежде чем подавать к столу вещи, которые могут показаться оскорбительными. Вот несколько распространенных примеров, которые вы можете использовать:

Надеюсь, у вас все хорошо / все хорошо: Это показывает, что вы заботитесь об этом человеке.Это уважительная и безопасная фраза для установления дружеского отношения.

Надеюсь, у вас были отличные выходные / неделя / день: Это зависит от того, в какое время или день недели вы обращаетесь. Эта фраза — одна из самых распространенных в деловых письмах.

Надеюсь, вам понравился отпуск: Это работает, когда у вас есть информация о том, что этот человек был в отпуске, и когда вы хотите продолжить разговор, который из-за этого пришлось прекратить.

Я надеюсь, что скоро вы почувствуете себя лучше: Когда вы знаете, что человек восстанавливается после операции или болезни и поэтому его нет на работе.Обратите внимание на его вариации, чтобы не показалось, что вы торопитесь с ними что-то сделать. Это может оттолкнуть их, а не выглядеть приятным желанием.

Надеюсь, вам понравилось (название мероприятия): Когда вы обращаетесь к вам после корпоративного мероприятия, которое вы организовали, использование этой фразы производит отличное первое впечатление, особенно если вы попросите что-то по электронной почте.

2. «Пишу вам по поводу…»

Когда вы сначала отправляете электронное письмо, вам нужно представиться и рассказать о его назначении.Иногда вам нужно напомнить этому человеку о том, кто вы есть, если вы уже контактировали раньше.

Вы можете вести себя безлично или делать домашнее задание и исследовать получателя. Потому что, когда вы персонализируете свое сообщение, чтобы показать, что знакомы с их работой или делами, вы увеличиваете шансы получить ответ. Вот несколько примеров общих электронных фраз для знакомства и некоторые идеи для их персонализации.

Общие фразы для электронной почты

Это [ваше имя] из [вашей компании]: Начните с того, что представьтесь своим именем и компанией, в которой вы работаете.Если вы хотите опустить название компании в начале, это нормально, но убедитесь, что эта информация будет размещена где-нибудь в теле письма.

Пишу вам по поводу… Здесь вы можете вставить все, что связано с предыдущим разговором или встречей с получателем. Кроме того, вы можете использовать это введение, чтобы поговорить о будущих событиях.

Я пишу, чтобы спросить / узнать / сообщить / подтвердить / пригласить вас / обновить вас / попросить… »: Используйте это, когда вы хотите запросить информацию, позиционировать, сделать приглашение без лишних слов. .Это способ быть прямым и кратким.

Могу я уделить немного вашего времени…: Если вы хотите и / или вам нужно быть очень формальным, это лучший выбор.

Я обращаюсь к вам, потому что … : Это неформальный способ сообщить причину вашего обращения.

Персонализированные фразы для электронной почты

3. «Спасибо за…»

Выражение благодарности — отличный способ удержать внимание получателя и преодолеть проблемы, которые возникают при обслуживании клиентов.В основном потому, что вам нужно сосредоточиться на решении этих проблем как можно более плавно. А иногда покупатель задавал простой вопрос и даже не подозревал, что это ошибка, и в итоге вы раскрываете и выделяете его. Давайте посмотрим на несколько фраз для электронной почты, которые помогут в обоих случаях:

Спасибо, что сообщили мне: Это показывает, что вы признаете то, что вам сообщил человек, и выражаете признательность за это.

Благодарим вас за понимание / терпение: Такое сообщение делает клиента комплиментом, в то время как вы по-прежнему признаете проблему, с которой он столкнулся, без извинений за ненужные ошибки.

Спасибо за ваше письмо о…: Это помогает напомнить человеку о предмете, о котором вы говорите, и открывает более дружеский разговор, в зависимости от содержания предыдущих писем.

Спасибо за отправку / вопрос о / участие: Это показывает людям, что вы признаете их действия и цените их.

Спасибо, что обратились (ко мне): Это более неформальный способ оценить чей-то контакт.

Спасибо за ваш отзыв о / ваше предложение: Он приветствует отзывы и предложения, чтобы человек чувствовал себя в безопасности, чтобы продолжать их вам.

Дополнительный совет: Если вам нужно извиниться за серьезный сбой, используйте что-нибудь простое, например «. Примите наши извинения за причиненные неудобства». Но не тратьте все свое письмо на извинения. Вместо этого предложите решения того, что произошло. Избегайте использования «, извините за неудобства» , потому что это звучит расплывчато, неформально и неискренне.

4. «

Просто быстрое / дружеское напоминание о том, что…»

Вы можете использовать этот вид электронных фраз для предоставления информации или адресных напоминаний вашим получателям.Это также полезно, когда вы хотите привлечь их внимание к другому вопросу в своем электронном письме, в основном, если вы пишете, чтобы обсудить несколько вопросов.

Обратите внимание…: Если вы хотите привлечь внимание получателя к определенному вопросу, используйте это.

Быстрое напоминание…: Это неформальный способ представить что-то, что вы хотите выделить, например, близкие даты истечения срока или входящие встречи.

Я хочу сообщить вам: Используйте эту фразу, чтобы рассказать вашим клиентам об устранении неполадок, которые еще не решены.Вместо того, чтобы открыто называть это «проблемой, которая не решена», используйте «обновление» как форму заявления о том, что вы работаете над ее решением.

Хочу сообщить вам, что…: Официальный способ сделать специальное объявление или дать критический ответ.

Просто краткое указание: Неформальная фраза по электронной почте часто используется, чтобы известить кого-то о чем-то, например о предупреждении или полезном совете.

Надеюсь, вы найдете это полезным: Когда вы дадите им какую-либо информацию, совет или даже решение проблемы, с которой они столкнулись.

5. «Я посылаю вам…»

Если необходимо отправить вложения или даже дополнительную информацию, требующую особого внимания со стороны получателя, вот несколько примеров того, как это сделать:

Я отправляю вам [имя файла] в виде файла pdf: Не забудьте указать имя файла и его формат, чтобы человек чувствовал себя более уверенно при его открытии.

Я прикрепил [имя файла] для вашего просмотра: Опять же, не забудьте указать имя файла и его цели.Может ли человек просматривать, проверять или редактировать?

Не могли бы вы подписать прикрепленный документ и отправить его обратно до [дата] ?: Используйте этот, когда вам нужно, чтобы получатель отправил вам обратно подписанную копию, и у вас есть срок для этого.

Пожалуйста, смотрите информацию ниже для получения более подробной информации о…: Если вы хотите выделить информацию, такую ​​как адреса или существенные цитаты.

Вот документ, который вы просили / мы обсуждали: Это привлекает внимание получателя к тому, о чем он просил раньше.

Дополнительная информация доступна на [веб-сайте]: Если вы хотите поделиться ссылками, расскажите, что человек найдет там.

6. «Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…»

Иногда вам нужно попросить кого-нибудь о помощи или дополнительной информации. Используйте фразы, которые создают открытую дверь в вашем общении с получателем таким образом, чтобы он чувствовал, что к вам можно обратиться в любой момент.

Не забудьте сначала описать, что вам нужно, когда вы просите о помощи.И всякий раз, когда вы предоставляете информацию, вы должны дать им возможность связаться с вами, если у них возникнут вопросы.

Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…: Фраза «Пожалуйста, чувствуйте себя желанной…» побуждает клиентов обращаться к нам еще раз и заставляет их чувствовать себя комфортно.

Не могли бы вы… ?: Это формальный способ делать запросы и вежливо просить дальнейших объяснений.

Я был бы признателен, если бы вы могли…: Еще один способ вежливо попросить о чем-то.

Было бы очень полезно, если бы вы отправили нам / мне…: Вы показываете человеку, что его помощь очень ценится. Вы можете использовать его для отправки дополнительной информации или файлов.

Пожалуйста, держите меня в курсе / сообщайте / обновляйте: Это делает общение открытым, так что человек может в любое время связаться с новой информацией по вопросу.

Если возможно, я хотел бы узнать (больше) о…: Вы ничего не требуете, просто позволяете человеку чувствовать себя комфортно, делясь с вами чем-то конкретным.

7. «

… пожалуйста, дайте мне знать».

Если вы хотите предложить что-то сделать для кого-то в электронном письме, то продемонстрируйте, что вы счастливы это сделать. Покажите получателю, что вы готовы помочь во всем. Эти фразы показывают людям, что вы хотите им помочь:

Я был бы счастлив…: Это означает, что вы не против помочь, и цель состоит в том, чтобы заставить другого человека чувствовать себя комфортно, прося вас обо всем, что ему нужно.

Если мы сможем оказать дополнительную помощь, дайте нам знать: это официальный способ предложить дополнительную помощь.

Сообщите мне, если вам понадобится помощь: это самая распространенная фраза в электронной почте в этой категории. Это неформальный способ сообщить людям, что вы готовы помочь им, когда они в ней нуждаются.

… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне: Это работает как дополнение к таким фразам, как «Если вам нужна дополнительная информация…». Он подчеркивает, что вы готовы помочь.

… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне / для связи: Это дает человеку знать, что он может связаться с вами, когда ему нужно.

8. «К сожалению…»

Сообщать плохие новости по электронной почте всегда непросто, но есть способы сделать это правильно. Иногда случается, что вы каким-то образом не можете учесть ожидания человека, и вам нужно предоставить эту информацию.

К сожалению, мы не можем / не можем…: Это формальный и вежливый способ дать отрицательный ответ.

Боюсь, что будет невозможно…: Используйте эту неформальную фразу в отрицательном ответе, после чего следует краткое объяснение того, почему не удалось выполнить просьбу человека.

С сожалением сообщаем вам, что …: — вежливый и формальный способ сообщить плохие новости. Сразу после этого объясните причины, по которым этого не произойдет.

После тщательного рассмотрения мы решили (не)…: Это показывает, что вы уже рассмотрели то, что человек отправил вам ранее.Это также способ смягчить мрачный ответ.

Это противоречит политике компании…: это способ объяснить, почему вы не можете сделать то, о чем просит человек, если это противоречит политике компании.

Несмотря на все мои усилия…: Вы показываете человеку, что вы приложили усилия, чтобы решить что-то, или даете ему положительный ответ.

9. «Жду ответа».

Завершая рассылку писем, вместо использования «Еще раз спасибо» или чего-то подобного создайте ожидание ответа.Позвольте диалогу открыться. Эти фразы побудят их предоставить любую дополнительную помощь или обратную связь, в которых вы нуждаетесь.

Пожалуйста, дайте мне знать, работает ли это / если вы доступны / если это звучит хорошо / если вы можете / если вы можете помочь / если вам нужно перенести дату…: фраза для завершения письма, показывающая, что вам нужен ответ о том, что вы отправили получателю.

Я с нетерпением жду встречи с вами: Используйте его, когда планируете личную встречу.

Мы будем очень благодарны за любые отзывы, которые вы можете мне дать: На случай, когда вам нужно закончить письмо с просьбой высказать свои мысли / отзывы от человека.

Я был бы признателен за вашу помощь в этом вопросе: Обычно вы заканчиваете электронное письмо этой фразой, когда описываете какую-либо ситуацию или проблему и вам нужно обратиться за помощью.

10. Дружественные фразы для завершения письма

Наконец, вам нужно вставить прощание в конец текста электронного письма. В деловых письмах нельзя просто послать «До свидания» или «Увидимся позже». Используйте одну из этих фраз для электронной почты:

С уважением: это дружественный способ попрощаться и один из самых распространенных в деловом контексте.Это может быть лучше для людей, с которыми вы разговаривали раньше.

Всего наилучшего: это разговорный, но дружелюбный и общительный способ попрощаться.

С уважением: это официальное закрытие бизнеса, и вы никого не обидите, используя его.

Приветствия: Вы можете использовать эту подписку со своими друзьями и близкими коллегами по бизнесу. В зависимости от тона голоса, используемого для вашего бренда, это также может быть полезно.

Удачной недели / выходных / дня / ночи !: Это зависит от того, в какое время вы отправляете электронное письмо.Помните о часовых поясах, если вы обмениваетесь электронными письмами с людьми из другой страны.

Оставайтесь в безопасности: Вы можете использовать его во время конфликтов или трудных времен, таких как пандемия COVID-19.

Завершение

Знание того, как правильно написать электронное письмо, имеет решающее значение в получении или отсутствии ответа. Использование правильных фраз гарантирует, что вы не обидите или не создадите неправильное впечатление у получателя.

При написании делового электронного письма вам необходимо заранее знать, в каком контексте находится ваш получатель.Вам нужно быть формальным или неформальным? В конце концов, вы должны уважительно говорить наши слова, чтобы избежать недопонимания. Пришло время применить эти фразы для электронной почты, открыть свой почтовый ящик и начать изо всех сил отвечать на электронные письма.

15 правил этикета электронной почты, которым должен следовать каждый профессионал

Средний сотрудник в США тратит около четверти рабочей недели, просматривая сотни электронных писем, которые мы все отправляем и получаем каждый день.

Но, несмотря на то, что мы приклеены к кнопкам ответа, карьерный тренер Барбара Пачтер говорит, что многие профессионалы все еще не знают, как правильно использовать электронную почту.

Фактически, из-за огромного количества сообщений, которые мы читаем и пишем каждый день, мы можем быть более склонными к досадным ошибкам, и эти ошибки могут иметь серьезные профессиональные последствия.

Пахтер излагает основы современного этикета электронной почты в своей книге The Essentials of Business Etiquette . Мы выделили самые важные правила, которые вам нужно знать.

Вивиан Джианг и Рэйчел Шугар внесли свой вклад в более ранние версии этой статьи.

1. Включите четкую и прямую строку темы.

Примеры хорошей темы: «Дата встречи изменена», «Быстрый вопрос о вашей презентации» или «Предложения по предложению».

«Люди часто решают, открывать ли электронное письмо, основываясь на теме», — говорит Пачтер. «Выберите тот, который позволит читателям узнать, что вы решаете их проблемы или деловые вопросы».

2. Используйте профессиональный адрес электронной почты.

Если вы работаете в компании, вы должны использовать адрес электронной почты вашей компании.Но если вы используете личную учетную запись электронной почты — независимо от того, работаете ли вы на себя или просто любите время от времени использовать ее для служебной переписки, — вам следует быть осторожными при выборе этого адреса, — говорит Пахтер.

У вас всегда должен быть адрес электронной почты, на котором указано ваше имя, чтобы получатель точно знал, кто отправляет письмо. Никогда не используйте адреса электронной почты (возможно, остатки ваших школьных дней), которые не подходят для использования на рабочем месте, такие как «babygirl @ …» или «beerlover @»… »- неважно, насколько вы любите холодное пиво.

3. Дважды подумайте, прежде чем нажимать« Ответить всем ».

Никто не хочет читать электронные письма от 20 человек, которые не имеют к ним никакого отношения. Игнорировать электронные письма может быть сложно, поскольку многие люди получают уведомления о новых сообщениях на свои смартфоны или отвлекают всплывающие сообщения на экранах компьютеров. «Не нажимайте« Ответить всем », если вы действительно не думаете, что все в списке должны получить электронное письмо», — говорит Пахтер.

4.Включите блок подписи.

Предоставьте вашему читателю некоторую информацию о вас, предлагает Пачтер. «Как правило, это будет содержать ваше полное имя, должность, название компании и вашу контактную информацию, включая номер телефона. Вы также можете добавить немного рекламы для себя, но не переусердствуйте с какими-либо высказываниями или произведениями искусства».

Используйте тот же шрифт, размер шрифта и цвет, что и в остальном письме, — говорит она.

5. Используйте профессиональные приветствия.

Не используйте непринужденные разговорные выражения вроде «Привет, ребята», «Йо» или «Привет, ребята».«

» Спокойный характер наших писем не должен влиять на приветствие в электронном письме, — говорит она. «Эй, это очень неформальное приветствие, и обычно его не следует использовать на рабочем месте. И Йо тоже не в порядке. Вместо этого используйте Hi или Hello ».

Она также не советует сокращать чье-либо имя. Скажите:« Привет, Майкл », если вы не уверены, что он предпочитает, чтобы его называли« Майк ».

6. С осторожностью используйте восклицательные знаки.

Если вы решите использовать восклицательный знак, используйте только один, чтобы передать волнение, — говорит Пахтер.

«Люди иногда увлекаются и ставят несколько восклицательных знаков в конце своих предложений. Результат может показаться слишком эмоциональным или незрелым», — пишет она. «Восклицательные знаки следует использовать умеренно в письменной форме».

7. Осторожнее с юмором.

Юмор легко потеряется при переводе без правильного тона или мимики. В профессиональном обмене лучше не использовать юмор в электронных письмах, если вы хорошо не знаете получателя. Кроме того, то, что вы считаете смешным, может не показаться смешным кому-то другому.

Пахтер говорит: «Что-то, что воспринимается как смешное, когда произносится, может выглядеть совсем иначе, когда написано. Если есть сомнения, оставьте это в стороне».

8. Знайте, что люди из разных культур говорят и пишут по-разному.

Непонимание может легко произойти из-за культурных различий, особенно в письменной форме, когда мы не можем видеть язык тела друг друга. Адаптируйте свое сообщение к культурному фону получателя или тому, насколько хорошо вы его знаете.

Хорошее правило, о котором следует помнить, говорит Пачтер, заключается в том, что культуры с высоким контекстом (японские, арабские или китайские) хотят узнать вас лучше, прежде чем вести с вами дела.Поэтому деловые партнеры из этих стран могут быть более личными в своих трудах. С другой стороны, люди из культур с низким уровнем контекста (немецкая, американская или скандинавская) предпочитают очень быстро переходить к делу.

9. Отвечайте на свои электронные письма, даже если они не предназначены для вас.

Трудно ответить на каждое электронное сообщение, которое когда-либо было отправлено вам, но вы должны попытаться это сделать, говорит Пактер. Это включает в себя случай, когда электронное письмо было отправлено вам случайно, особенно если отправитель ожидает ответа.В ответе нет необходимости, но он служит соблюдением правил этикета электронной почты, особенно если этот человек работает в той же компании или отрасли, что и вы.

Вот пример ответа: «Я знаю, что вы очень заняты, но не думаю, что вы хотели отправить мне это письмо. И я хотел сообщить вам, чтобы вы могли отправить его правильному человеку».

10. Вычитайте каждое сообщение.

Ваши ошибки не останутся незамеченными получателями вашего письма. «И, в зависимости от получателя, вас могут судить за их изготовление», — говорит Пахтер.

Не полагайтесь на средства проверки правописания. Прочтите и перечитайте свое письмо несколько раз, желательно вслух, прежде чем отправлять его.

«Один руководитель намеревался написать:« Извините за неудобства », — говорит Пачтер. «Но он полагался на свою проверку правописания и в итоге написал:« Извините за недержание мочи »».

11. Добавьте адрес электронной почты последним.

«Вы не хотите, чтобы случайно отправить электронное письмо до того, как закончите написание и проверку сообщения», — говорит Пачтер. «Даже когда вы отвечаете на сообщение, хорошей мерой предосторожности является удаление адреса получателя и вставка его только тогда, когда вы уверены, что сообщение готово к отправке.»

12. Еще раз убедитесь, что вы выбрали правильного получателя.

Пахтер советует уделять особое внимание при вводе имени из адресной книги в строке «Кому» электронного письма. «Легко выбрать неправильное имя, что может смутить вас и человека, получившего письмо по ошибке».

13. Используйте классические шрифты.

У

Purple Comic Sans есть время и место (может быть?). Но для деловой переписки используйте классические шрифты, цвета и размеры.

Главное правило: ваши электронные письма должны быть удобными для чтения.

«Как правило, лучше всего использовать шрифт с 10 или 12 пунктами и легко читаемый шрифт, такой как Arial, Calibri или Times New Roman», — советует Пачтер. Что касается цвета, то черный — самый безопасный выбор.

14. Следите за своим тоном.

Подобно тому, как шутки теряются при переводе, тон легко неверно истолковать без контекста, который можно получить из голосовых сигналов и выражений лица. Соответственно, легко показаться более резким, чем вы могли рассчитывать: вы имели в виду «прямолинейный», они читали «сердитый и резкий».«

Чтобы избежать недоразумений, Пачтер рекомендует вам прочитать ваше сообщение вслух, прежде чем нажимать кнопку« Отправить ».« Если оно звучит резко для вас, оно будет резким для читателя », — говорит она.

Для достижения наилучших результатов избегайте однозначно отрицательных слов». («провал», «неправильно», «пренебрегли») и всегда говорите «пожалуйста» и «спасибо».

15. Нет ничего конфиденциального — так что пишите соответственно.

Всегда помните то, что, по-видимому, забыл бывший глава ЦРУ Дэвид Петреус, предупреждает Пачтер: Каждое электронное сообщение оставляет за собой след.

«Основное правило — предполагать, что другие увидят то, что вы пишете, — говорит она, — поэтому не пишите ничего, что вы бы не хотели, чтобы все видели». Более либеральная интерпретация: не пишите ничего, что могло бы быть разрушительным для вас или для других. В конце концов, электронную почту опасно легко пересылать, и лучше перестраховаться.

Эта история впервые появилась на Business Insider.

Как писать хорошие письма и электронные письма: руководство для новичков в английском языке

Но один аспект английского языка, о котором вы, возможно, еще не задумывались, — это то, как правильно общаться в формальных письменных ситуациях, таких как письма.Это навык, который вам почти наверняка понадобится, если вы собираетесь поступать в школы или университеты Великобритании, поэтому мы подумали, что дадим вам удобное руководство о том, как писать официальные письма и электронные письма на английском языке.
Даже если вы носитель языка, это все равно важный навык, который необходимо приобрести, если вы еще этого не сделали, как для поступления в университет, так и в жизни после студенческих лет, когда вам почти наверняка придется писать сопроводительные письма для работы заявки, письма в банк, электронные письма в отделы обслуживания клиентов компаний и так далее.Итак, если вы не совсем уверены, как написать официальное письмо или электронное письмо, прислушайтесь к советам из этой статьи, и вскоре вы будете писать профессионально звучащие сообщения.

Когда дело доходит до написания официального письма, есть очень четкие правильные и неправильные способы сделать это. Чтобы показать вам, как это правильно делать, давайте составим ситуацию и представим, что вы пишете письмо в университет, в который подали заявление, с вопросом о возможности отсрочки вашего курса на год.
Мы написали письмо полностью ниже, чтобы вы могли ссылаться на него при чтении следующих пунктов.
— Ваш адрес: первое, что нужно написать, — это ваш адрес. Это идет в верхней правой части письма.
— Дата: Под вашим адресом вы указываете дату письма. Обратите внимание, как мы отформатировали дату здесь, и оставили пробел между нижней частью адреса и датой.
— Их адрес. Затем вы пишете адрес получателя. Он выравнивается по левому краю и помещается под текстом вашего собственного адреса и даты.
— Приветствие: мы написали об этом более подробно под нашим примером письма, но для целей этого примера мы обращаемся к получателю, используя «г-н» и его фамилию.
— Тема: немного похоже на электронное письмо, официальное письмо имеет однострочное резюме после приветствия, в котором кратко излагается суть письма.
— Основной текст: основное содержание письма. Используйте пробелы, чтобы обозначить новый абзац, и сделайте предложения четкими и по существу. Убедитесь, что в письме четко указано, чего вы хотите, чтобы этот человек сделал.В этом примере мы поместили прямой вопрос в отдельную строку, чтобы выделить его.
— Подписание: мы дадим вам больше рекомендаций о том, как подписать письмо позже в этой статье. В этом примере мы использовали «Искренне Ваш» по причинам, которые станут ясны позже.
— Подпись: мы оставили здесь пробел, где вы могли бы написать свою подпись от руки, как только вы распечатаете свое письмо, готовое к отправке.
— Напечатайте имя: под вашей подписью ваше имя напечатано полностью.

Приветствие подробнее

Всегда начинайте официальное письмо со слова «Уважаемый», а не со «привет» или любого другого, более неформального приветствия. Лучше избегать имен, если вы хотите быть очень формальным, но это может быть приемлемо в некоторых ситуациях, например, когда вы пишете кому-то, кого вы встретили лично и который побуждал вас обращаться к нему по имени. Что касается более формального приветствия, у вас есть следующие варианты:
— Господин / госпожа — вы начинаете свое письмо со слов «Уважаемый господин или госпожа», когда не знаете, кому адресовать ваше письмо; например, если вы пишете в отдел приема студентов университета и точно не знаете, кто будет отвечать за обработку вашего запроса.
— Господин / Госпожа / Доктор и т. Д. — когда вы знаете имя человека, которому вы пишете, обращайтесь к нему, используя его фамилию и титул. Для мужчин это должен быть мистер Смит (если вы не знаете, что у него другой титул, например, доктор Смит или капитан Смит), а для женщин — мисс Смит, если вы не знаете наверняка, что у нее другой титул или предпочитаете использовать миссис или Мисс.

Подписание письма

Есть несколько способов подписать официальное письмо. Это:
— С уважением, — используется, когда вы начали свое письмо со слов «Уважаемый господин или госпожа».
— С уважением, — используется, когда в своем письме вы обращались к указанному лицу.
— С уважением, — это можно использовать, когда вы пишете кому-то, кого немного знаете. Это чаще встречается в Америке.
Все они должны иметь запятую в конце, как в примерах выше.

Электронные письма легко писать, их проще отправлять, и еще проще сделать небольшую ошибку — убедитесь, что вы знаете, чего следует избегать!

Электронная почта обычно считается менее формальной, чем письмо, но это не значит, что вы можете погрузиться в чрезмерную фамильярность или сленг, когда пишете кому-то важному, например репетитору при приеме в университет (который не будет впечатлен, если вы ре не умею профессионально общаться).Вы должны всегда оставаться уважительными и профессиональными, даже в более неформальной среде.
Вам не нужно оформлять свое электронное письмо в стиле письма в приведенном выше примере, но есть несколько особых соображений и вещей, которые выполняются иначе в электронных письмах, чем в письмах.

Адрес электронной почты, который вы используете

Для отправки электронных писем важным людям, например преподавателям университетов или потенциальным работодателям, лучше всего иметь профессиональный адрес электронной почты.Лучше избегать низкокачественных бесплатных поставщиков электронной почты, таких как Hotmail и Yahoo (Gmail по-прежнему считается приемлемым), и хотя у всех нас, вероятно, есть детские адреса электронной почты с глупыми ручками вроде «shopgirl1990», которые мы создали много лет назад, они не дадут очень хорошее впечатление на человека, которому вы пишете. Как правило, [электронная почта защищена] — хороший формат для вашего адреса электронной почты.

К / от поля

Электронный эквивалент указания вашего адреса и адреса получателя — это поле Кому / От вашего электронного письма.Это может показаться неважным, но следует помнить о нескольких вещах:
— Убедитесь, что поле «От» настроено правильно. Это должны быть просто ваши имя и фамилия, написанные с соответствующей заглавной буквы и написанные правильно, без лишних битов, таких как сердечки или восклицательные знаки.
— Введите адрес электронной почты получателя в поле «Кому», если вы пишете одному человеку.
— Если есть кто-то, кто, по вашему мнению, должен видеть это электронное письмо для получения информации, но вы не отправляете его напрямую, укажите его адрес электронной почты в поле «Копия».Это расшифровывается как «Копия», и это означает, что они увидят электронное письмо, но также увидят, что оно адресовано не им напрямую. Не используйте его, если этому человеку действительно не нужно видеть общение.
— Если вы отправляете электронное письмо нескольким людям, то указывать все их адреса электронной почты в поле «Кому» — плохой тон. В этом случае вы должны указать свой собственный адрес электронной почты в поле «Кому», а адреса ваших получателей — в поле «Скрытая копия». Это расшифровывается как «слепая копия», и это означает, что они все увидят электронное письмо, но не увидят, кому еще вы его отправили.

Тема сообщения

Напишите что-нибудь описательное в строке темы, в котором кратко изложено, о чем идет речь. Не делай это слишком долго. Например, если вы отправляли электронное письмо по поводу запроса, описанного в нашем примере письма ранее, в строке темы могло бы быть просто «Откладывание входа в курс». Описательная строка темы облегчает людям поиск электронного письма среди множества других, а также гарантирует, что они потрудятся его прочитать. Не забывайте, что люди получают десятки писем каждый день, поэтому ваше письмо может легко затеряться в их почтовом ящике, если вы укажете общую тему, например «Запрос».
Еще одно предостережение: избегайте таких слов, как «срочно», за исключением случаев, когда это действительно чрезвычайная ситуация (например, вы можете пропустить срок, если они не отреагируют быстро). Отмечать что-то как срочное, когда это не так, только раздражает получателя, у которого есть много других требований к своему времени. По той же причине не помечайте электронное письмо как «важное», если у вашего провайдера электронной почты есть для этого специальная кнопка.

Приветствие

Электронные приветствия обычно более расслаблены, чем письма, хотя, если вы хотите быть формальным, все равно можно начинать свое электронное письмо со слов «Уважаемый мистер Смит», если вы пишете поименованному человеку, или «Уважаемый сэр или мадам», если вы отправка электронного адреса на общий адрес электронной почты, например [электронная почта защищена]. Если вы встречались с этим человеком раньше или они уже писали вам электронное письмо, имена приемлемы, если это то, как они ранее подписывали свои электронные письма.В такой ситуации также допустимо использовать несколько менее формальное приветствие, например «Привет» или даже «Привет».
Однако следите за тем, как они обращаются к вам; если их электронные письма начинаются с «Уважаемый», вы отвечаете «Уважаемый»; если они начнут «Привет», вы можете ответить «Привет». Альтернативное электронное приветствие, которое находится где-то между формальным и неформальным, — это «Доброе утро» или «Добрый день». Возможно, это немного более дружелюбно и индивидуально, чем «Уважаемый», поэтому, если ваш стиль от природы не слишком формален, то это приемлемая форма электронного приветствия.

Подписание электронного письма

Опять же, поскольку электронная почта является более неформальной, чем письмо, очень формальная подпись, такая как «Искренне Ваш», может показаться немного странной в электронном письме. Если вы начали свое электронное письмо в формальном стиле письма, то имеет смысл закончить его таким образом, но если вы приняли одно из менее формальных приветствий, описанных только что, у вас есть несколько различных вариантов того, как вы могли бы выйти. Эти общие условные обозначения включают:
— С наилучшими пожеланиями,
— С уважением,
— С уважением,
— Всего наилучшего,
— Спасибо,
— Заранее спасибо,
— Большое спасибо,
Последние три могут использоваться, когда вы просил о чем-то или задал вопрос.Убедитесь, что в конце строки стоит запятая, как в приведенных выше примерах.
Если у вас есть стандартная подпись электронной почты, которая автоматически включается во все ваши электронные письма, убедитесь, что ее содержание полностью соответствует человеку, которому вы отправляете электронное письмо. Шутки, забавные картинки и тому подобное не подходят для официальных электронных писем.

Есть еще несколько общих указаний для формального письма, чтобы обеспечить сохранение профессионального имиджа, которым впечатлит получателя.
— Никогда не используйте сленг — избегайте сленга и разговорной речи, когда пишете формально. Само собой разумеется, что вы никогда не должны ругаться.
— Не болтайте — объясните, что вы пытаетесь сказать, как можно яснее и кратко, если вы ожидаете, что они прочитают это полностью. Говорите кратко и по существу.
— Всегда корректируйте — правильная орфография и грамматика абсолютно необходимы, поэтому тщательно проверяйте свое сообщение, прежде чем оно будет отправлено (проверка орфографии подойдет для начальной проверки, но вам все равно нужно будет прочитать ее, чтобы исправить все, что может не уловили).Любые ошибки полностью подорвут ваш профессиональный имидж! — В письмах избегайте ненужных вложений, смайлов и так далее.

У вас, несомненно, будет возможность написать официальное письмо в какой-то момент, и отправка электронных писем стала для большинства из нас повседневным явлением. Принятие во внимание советов, приведенных в этой статье, гарантирует, что вы продемонстрируете профессиональное поведение в своих письменных сообщениях, и это сослужит вам хорошую службу в любом количестве ситуаций, в которых вы окажетесь в будущем.

Изображения: перьевая ручка; человек набирает

.