Как написать емайл: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо...

Содержание

Как написать Email, на который вам точно ответят

Писать письма стало настолько повседневным занятием, что можно подумать, будто у людей это получается само собой.

Однако, получив тысячи писем за последний год, я могу с уверенностью сказать, что частота не гарантирует эффективность. Что означает: множество людей понятия не имеет о том, как написать правильный email. Даже те, кто профессионально занимается PR!

Неважно, насколько базовым кажется этот навык, всему нужно учиться. И, к сожалению, никто не рвется обучать молодежь написанию эффективных писем, несмотря на то, что это краеугольный камень современной коммуникации. Знание, как написать хороший email, — то есть тот, на который ответят – ключ к вашему успеху. Одно письмо может решить, получите ли вы работу, станет ли кто-то вашим ментором, найдете ли вы финансирование для реализации ваших идей, получите ли вы совет, который сможет изменить всю вашу жизнь.

Каждое письмо – это товар, даже если вы не продаете бизнес-идею в буквальном смысле.

Вы продаете другую идею – стоит ли отвечать на это письмо – и это совсем не просто. Человек которому вы пишете, ежедневно может получать десятки, даже сотни писем, и он, вполне вероятно, не может выделять равное время и внимание каждому из них. Так что, как и при личных «продажах», у такого человека есть свои способы разделения писем на два потока – те, на которые стоит ответить и те, который отправятся в корзину. И то, куда направится ваше, зависит от того, даст ли ваш email тревожный звонок получателю – письмо – это первое впечатление о человеке в данном случае, и нажмет ли он «ответить» или «удалить» зависит от маленьких, почти неуловимых сигналов.

В каких же точках отправитель и получатель письма могут НЕ найти общий язык:

Позиция получателя
• Получает множество писем
• Если это личность публичная, ему часто пишут комплиментарные письма
• Регулярно слышит стандартный набор вопросов и просьб об услуге
• Мало свободного времени
• Не против вам помочь, но только если это быстро

Позиция отправителя
• Тратит много времени на написание «идеального» (или идеально длинного) письма
• Уверен, что его запрос оригинален, уникален и вообще особенный
• Уверен, что до него никто о такой услуге не просил
• Не может представить, почему ему могут отказать

• Стремится рассказать всю свою историю, все аспекты, так что слушатель точно уяснит его точку зрения

Секрет того, чтобы вам ответили на письмо – поставить себя на место адресата и соответствующим образом составить ваш email. Как это сделать? Ниже мы приводим список моментов, на которые люди обращают внимание, когда решают, стоит ли отвечать на письмо. Да, может показаться, что требования несколько жесткие. Но это не вопрос личной неприязни одного человека — это именно то, на что все собственники компаний, рекрутеры и редакторы газет обращают внимание, оценивая письма, это то, что люди и так говорят у вас за спиной – и нет смысла скрывать все эти вещи от людей, пытаясь казаться «милым».

Примечание: это руководство касается только писем , которые вы пишете, когда вам что-то нужно от получателя, даже если это просто ответ. Если вы просто набросали email, чтобы наскоро поделиться информацией или выразить признательность, или переписываетесь с кем-то, кого хорошо знаете, — эти правила не так важны.

Как правильно написать письмо

Уважайте время получателя и убедитесь в том, что этот email вообще необходим

Время каждого человека бесценно. Когда вы отправляете письмо, то, что вы сообщаете, это: «То, что я хочу сказать, стоит 5 минут твоего времени, времени, которое ты мог бы потратить на дела или провести с семьей».

Так что не заставляйте других тратить время на решение вопроса, с которым вы и сами можете разобраться. Верьте в себя! Я поражаюсь количеству вопросов, на которые можно легко ответить за 10 секунд с помощью Google или Yandex (очень хочется иногда написать: «Позвольте, я для вас погуглю…»).

Начинайте с приветствия

Если вы с места в карьер начинаете с первого предложения вашего письма, это звучит грубо. Используйте “Добрый день, _____” , “Здравствуйте, _____”. Но не “Привет ____”, по крайней мере, если у вас еще нет тесных связей и истории переписки.

Мне кажется, тенденция опускать приветствие еще сильнее заметна, когда используется контактная форма для отправки сообщения через сайт. Не забывайте, что даже если вы используете форму, адресату послание приходит в виде письма.

Адресуйте ваше письмо тому, кому вы пишете (тем)

Приложите все усилия, чтобы выяснить имя того, кто действительно будет читать это письмо, вместо того, чтобы начинать с просто «Здравствуйте» или «To whom it may concern» (англ. «Тому, кого это касается»). Использование имени делает ваш email более личным, персональным, и он уже не выглядит как спам. Если за волнующий вас вопрос отвечают двое, пишите двоим: «Здравствуйте, Елена и Александр!»

Правильно пишите имя адресата

Идиотизм, да? Неправильное написание имени обрубает все возможные связи с человеком еще до прочтения самого письма. Получателю становится понятно, что вы мало что о нем знаете, да и вообще не слишком склонны вдаваться в детали. И если вы после неправильного обращения еще и напишете «Я ваш большой поклонник», вы автоматически вылетаете за неискренность.

Установите эмоциональную связь до того, как перейдете к делу

Подойдет любая «речь в лифте», которая поможет создать связь с адресатом до того, как речь зайдет о бизнесе. Это заставит адресата чуть больше к вам проникнуться, захотеть вас выслушать, помочь вам. Будьте лаконичны и правдивы. Вот примеры вступлений для создания такой связи:

«Я большой поклонник блога ProNetworking.

ru и читаю ваш сайт уже 1,5 года. Благодаря ProNetworking я познакомился с несколькими топовыми бизнесменами, получил повышение и нашел ментора»

«Уже 5 лет я покупаю туалетную воду Gucci Flora. Первый раз мне подарил ее муж на день рождения, и с тех пор это мой любимый аромат»

«Как ваш земляк из Владивостока…»

«Я искренне восхищаюсь вашим исследованием обезьян-ревунов. После вашей книги я решил поступить в университет и специализироваться в биологии. Именно поэтому я вам и пишу…»

Еще иногда люди делают что-то в этом роде: «У вас отличный сайт. Мне очень понравилась статья (то, что отправитель очевидно «выцепил» с первой страницы минуту назад)». Когда формирование связи настолько «липовое», оно имеет обратный эффект. Вы должны писать так, чтобы адресат понимал, что вы не просто отправляете одно и тоже шаблонное сообщение всем подряд, изменяя только имя отправителя, но что вы искренне в нем заинтересованы.

Другие ошибки в коммуникации с людьми в бесплатном видеокурсе по нетворкингу здесь (+ пошаговая инструкция).

Сохраняйте краткость и переходите к делу

Еще раз: время любого человека бесценно. Не стоит посылать многотомные тексты. Не нужно рассказывать вашу биографию. Переходите к делу и опишите ситуацию как можно меньшим числом предложений. Вы можете предположить, что если снабдить адресата максимальным количеством деталей, вероятность того, что он или она вам ответит, повысится. Пожалуй, что наоборот. Большой текст перегружает читателя, он скорее удалит ваше письмо, чем потратит 10 минут на весь ваш свиток. Если ваша идея недостаточно интересна, чтобы зацепить даже в паре фраз, вам стоит поработать над ней, и если совет, который вам нужен, требует многочисленных абзацев с объяснениями, лучше исследуйте вопрос самостоятельно, пока не сможете сформулировать простой вопрос, который вы зададите по email другому человеку.

Абсолютно четко выражайте вашу просьбу

Даже если вы хотите сделать ваше письмо максимально кратким, выразите то, что вы хотите получить от адресата, совершенно четко и конкретно.

Вот одно из последних писем, от которого я в восторге:

Здравствуйте, Максим!
Мне очень нравится Ваш сайт. Похоже на то, чем мы занимаемся. Нам бы стоило подумать о партнерстве или совместном проекте. Как вы думаете, что мы могли бы сделать?
Искренне Ваша,
Анна

Само собой, я понятия не имею, как мы могли бы сотрудничать… Вы появились в моей жизни 10 секунд назад. И если вы связываетесь со мной, это именно ваша задача – подумать обо всех этих вещах, а затем обратиться ко мне с идеей, которая могла бы мне понравиться – с четким, конкретным предложением. Вы должны представить получателю товар, глядя на который, он скажет «да» или «нет». Если вы задаете вопрос, будьте как можно более конкретны, так, чтобы адресат не тратил много времени на ответ.

Чем короче ваше письмо, и чем проще адресату ответить на ваш вопрос, тем выше вероятность этот ответ получить.

Не пытайтесь дразнить

Вот еще одно милое письмо из недавних:

Привет, Максим!
У меня есть потрясающая идея о том, как улучшить ваш сайт.

Напишите мне, если хотите узнать больше!
Сергей

И с чего я должен тратить время на ответ, если я даже не знаю, заинтересует ли меня ваша идея? Сразу же удаляем.

Если у вас есть сайт, дайте на него ссылку

Не рассказывайте о вашем сайте, блоге без ссылок. Я знаю, что это займет всего 5 секунд – зайти в Google и поискать, но я не буду этого делать. Это очередная помеха для «сделки». Старайтесь максимально упростить все для получателя.

А когда вы даете ссылку на ваш сайт, убедитесь, что он работает и активен.

НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ CAPS LOCK

Это универсальный симптом безумия. Если вы все пишете КАПСЛОКОМ, выглядит так, словно вы кричите. Удаляем сразу же.

и не пишите все маленькими буквами

Да, я знаю, на дворе 2014 год и заглавные буквы остались в 20 веке. И, возможно, однажды молодежь решит массово покончить с ними. Но пока это не произошло, и вам приходится иметь дело с 30-летними стариками вроде меня, используйте заглавные буквы там, где это нужно. Если вы ленитесь даже нажать shift на клавиатуре, я вряд ли отнесусь к вашему письму так же серьезно, как к письмам других людей.

Перечитайте email на предмет ошибок

Несколько раз прочитайте ваше письмо, убедитесь, что все написано правильно. Помните, вы пытаетесь произвести первое впечатление – пусть оно будет хорошим. Я знаю одного редактора сайта, который отказывается от пресс-релиза, если находит в нем хоть одну ошибку. Лично я не гонюсь за совершенством, бывали случаи, когда я отправлял письма, казавшиеся мне идеальными, а потом перечитывал и находил чудовищную ошибку. Но, по крайней мере, постарайтесь хотя бы написать правильно те слова, которые важны для получателя. «Я хочу писать про «netvorking» сыграет не в вашу пользу.

Эти советы довольно универсальны. Используйте их, когда пишете автору сайта, большому боссу, потенциальному партнеру или клиенту, да и просто любому незнакомому человеку. Тогда шансы на то, что вы получите ответ на свой email, сильно возрастут.

Максим Чернов

PS. О том, как правильно общаться не только по почте, но и через Linkedin, Facebook, по телефону и, конечно, вживую – узнайте в бесплатном видеокурсе по деловой коммуникации здесь.

Поделиться с друзьями

comments powered by HyperComments

Как правильно писать e-mail «по-русски»? | #всемдиктант

~~Правильно писать~~ ~~электронная почта.~~ Нет-нет, это была шутка, у нас есть ответ на этот вопрос. Возник он, между прочим, неспроста: автор этой заметки общается по электронной почте ежедневно. И ежедневно видит абсолютно разные написания: от e-mail (человек не знает, как правильно передать это слово кириллицей, поэтому считает, что если написать его латиницей, то точно не ошибется) до мыла (согласитесь, это прошлый век!) и маила / мэила / е-мэила (продолжать можно до невозможности долго).

Фото из открытых источников

Тем не менее лингвисты уже давно кодифицировали это слово, и его написание зафиксировано в «Русском орфографическом словаре» РАН. А быстро проверить написания разных слов ~~не отходя от кассы~~ можно на официальном научно-информационном ресурсе Института русского языка им. В.В. Виноградова РАН «АКАДЕМОС», где на данный момент отражены нормативные написания более чем 200 000 единиц русского языка.

Страница ресурса «АКАДЕМОС» по запросу «имейл»

Итак, правильно писать имейл ─ никакого дефиса в этом слове нет (отправьте письмо на имейл, вот мой имейл). Это слово также склоняется (видите справа от слова -а? это указание на окончание в родительном падеже). Правильно: у меня нет его имейла, отправь мне по имейлу. И не переживайте, что Microsoft Word или встроенные в ваш браузер спелл-чекеры (они, кстати, пишутся именно так и тоже склоняются ─ можете проверить) подчеркивают имейл красным.

Корректное написание латиницей ─ e-mail (с дефисом). Если компонент имейл- выступает в качестве части сложного слова, то такое слово пишется через дефис: имейл-рассылка, имейл-адрес.

Кстати, мы запускаем рубрику «Как правильно?», где будем рассказывать о сложных словах, написание которых вызывает у носителей русского языка затруднения. Если у вас есть вопросы о том или ином слове, оставляйте их в комментариях ─ будем отвечать и делать небольшие подборки!

Автор: Екатерина Тупицына

Материалы защищены авторским правом. При цитировании обязательны ссылка на источник (канал #всемдиктант на Яндекс.Дзене) и указание автора публикации.

приветствие, обращение, тело письма, подпись

Можем поспорить, что ты читаешь эту статью, чтобы научиться писать письма и email-сообщения на немецком языке. Ты в правильном месте, независимо от того надо ли тебе написать официальное письмо в Бундесамт (Bundesamt) или сообщение другу – у команды Tandem есть пример на любой случай.

Любому языковому приключению не помешают полезные инструменты и ресурсы. Приложение Tandem идеально подходит для тех, кто изучает иностранные языки. Мы связываем носителей разных языков по всему миру для обмена знаниями.

Письменную коммуникацию на немецком языке нельзя назвать простой, поскольку в этом языке есть четкие различия между официальной и неформальной речью и множество сопутствующих нюансов.

Sie или du (Вы или ты)

До того, как начать писать (или печатать), тебе нужно понять, кем является адресат письма и в каких вы отношениях – формальных или неформальных, официальных или дружеских. Это определяет как обращение Sie (формальное «Вы») или du (неформальное «ты»), так и форму глагола.

Важно помнить, что вежливое Sie всегда пишется с заглавной буквы S, точно также как и Ihr(e), и Ihnen. Sie является нормой для рабочих писем и делового общения на немецком в целом.

Имя или фамилия

Следующий шаг – выбрать обращение по имени или же по фамилии и статусу. В целом система похожа на выбор между вы и ты, на всякий случай лучше придерживаться более формального стиля общения. Лучше прозвучать слишком вежливо и официально, чем неформально и неуместно обратиться к кому-то важному!

НАЧАЛО СООБЩЕНИЯ / ПИСЬМА

Наши рекомендации подходят и для бумажных писем. Немцы до сих пор часто полагаются на старую добрую Deutsche Post для деловой корреспонденции.

Формальное начало

__Sehr geehrter Herr… / Уважаемый господин… __

Это формальное начало сообщение подходит для случаев, когда ты знаешь имя адресата. После “Herr” тебе нужно добавить имя, к примеру, “Sehr geehrter Herr Alexander”.

Sehr geehrte Frau… / Уважаемая госпожа…

Аналогично предыдущему примеру, это официальное обращение к женщине, имя которой ты знаешь. После “Frau” тебе нужно дописать имя.

Sehr geehrte Damen und Herren / Уважаемые дамы и господа

Это обращение используется в случае, если адресат неопределен. К примеру, письмо может быть адресовано компании людей. “Sehr geehrte” можно также перевести как «Дорогие», но в русском языке привычнее использовать фразу «Уважаемые» или «Многоуважаемые».

Неформальное начало

Hallo… / Привет…

Самый простой и универсальный вариант, подходящий для обращения как к женщинам, так и к мужчинам. Идеально для неофициального сообщения или письма.

Liebe… / Дорогая…

Это одно из самых распространенных обращений в немецких письмах и сообщениях, эквивалент «Дорогая» на русском языке и «Dear» на английском языке. Используется по отношению к друзьям или родственникам женского пола.

Lieber… / Дорогой…

Аналогично примеру выше, только этот вариант используется в общении с друзьями или родственниками мужского пола.

Одна из самых распространенных ошибок – начинать первый параграф письма с заглавной буквы (по аналогии с русским и английским языками). В немецком же само «тело» письма должно начинаться со строчной буквы. Вторая часто встречающаяся ошибка – неправильное окончание прилагательного.

ОКОНЧАНИЕ ПИСЬМА / СООБЩЕНИЯ

До подписи и прощания нужно как-то суммировать всё сказанное одним предложением или показать свои намерения и ожидания от ответного письма.

Ich bedanke mich bei Ihnen im Voraus

Заранее вас благодарю.

Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören

Надеюсь на ваш скорый ответ.

Für weitere Auskünfte stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung

Я всегда к вашим услугам, если понадобится дополнительная информация.

Формальное окончание

Mit freundlichen Grüßen / С дружеским приветом

Это одна из самых популярных и широко распространенных подписей для формальных писем. Иногда её сокращают до “mfg”, если позволяет формат общения. Смысловой перевод этой фразы сводится к «С наилучшими пожеланиями».

Mit herzlichen Grüßen / С сердечным приветом

Этот вариант похож на предыдущий и часто используется в качестве альтернативы и для разнообразия.

Mit besten Grüßen / С наилучшими пожеланиями

Эту фразу также можно перевести как «Всего хорошего» или “Best regards” на английском языке.

Ihr(e) / Ваш(а)

Ihre (ваша) используется, если автор письма – женского пола, а Ihr – мужского.

Неформальное окончание

Viele Grüße или Liebe Grüße / Всего хорошего / С уважением

Это 2 наиболее распространенных и естественно звучащих варианта. В email-сообщениях часто используются сокращения “VG” и “LG”.

Gruß / До встречи / Пока

Это слово является эквивалентом “regards” на английском языке, и любого короткого неформального прощания на русском языке.

Mach’s gut! / Береги себя!

Английским эквивалентом было бы “take care!” или “take it easy!”, немецкий вариант чаще всего используется в электронных сообщениях. Вольным переводом на русский язык можно считать «Удачи».

Dein(e) / Твой, твоя

Это аналог формального завершения «Ваш/Ваша», только в этом случае мы употребляем Dein (твой) и Deine (твоя).

Надеемся, что наша статья поможет тебе составить письмо на немецком языке и приятно удивить немецкоговорящих друзей или коллег. 😄

via GIPHY

Изучаешь французский? Пару месяцев назад мы написали полезный гайд по сообщениям на французском!

Как писать e-mail-рассылки: подробная инструкция

Рассылки по e-mail — один из способов общения с клиентами. Такая методика поддерживает интерес клиента к продукции, помогает получить обратную связь, собрать предварительные заявки или проинформировать об акциях и скидках. Как сделать рассылку работающей, я расскажу в статье.

Проработайте тему письма

Е-мейл маркетинг начинается с тематики письма. Этот этап важен тем, что от него зависит, откроет адресат письмо или нет. Это первое, на что смотрит получатель. Фишки, которые повысят «открываемость» писем:

Добавляйте смайлики. Это выделит ваше письмо среди других.

Сделайте короткую тему, которая состоит из одного слова.

Покажите срочность. Укажите ближайший срок окончания акции. Или намёк на срок окончания.

Интригуйте. Добавьте немного интриги в тему письма-рассылки. Читателю будет интересно кликнуть на такой заголовок и он захочет узнать, что в письме.

Частые ошибки в рассылке:

Ложь. Если письмо называется «Как женщина похудела с помощью бургеров», при клике должна быть соответствующая информация. Именно это письмо будет популярно, но при обмане следующие уже не адресаты откроют.

Использование стоп-слов. Слова, которые система распознаёт как «спам-рассылку». Их достаточное количество и все можно найти в онлайн-источниках. Например: «кредит», «виагра», «казино», «доллары», «зарабатывайте».

Добавлять приставку Re. Адресат думает, что это личное сообщение или продолжение переписки. Но когда при открытии он понимает, что это не так — письмо отправляется в спам.

Как написать текст для письма-рассылки

После того как читатель открыл ваше письмо важно удержать его внимание. Для этого есть такие рекомендации:

Избегайте стандартных шаблонных фраз. Не пишите текст штампами, которые все уже итак знают и которые никому не интересны. Они засоряют текст и утомляют читателя.

Оставляйте в письме только самую важную информацию:

Пример письма для e-mail рассылки

Если сомневаетесь в своих навыках, воспользуйтесь сервисом https://glvrd.ru. Он выделяет лишние слова и выдаёт небольшие подсказки по их использованию или замене.

Добавьте ссылку на веб-версию. Письмо в почте может выглядеть не так, как вы планировали: не работает анимация, недогрузились картинки. Веб-версия всегда выглядит корректно и чётко. Ссылка на неё даётся вверху изображения в письме.

Придумайте подпись. Она помогает логически закончить письмо, поделиться контактной информацией. Читатель видит, что текст был отправлен живым человеком, а не ботом и это повышает лояльность. Будет совсем отлично, если:

добавить небольшой аватар к подписи с вашим фото;

На скриншоте пример. как выглядит небольшой аватар к подписи с вашим фото в письме

написать важную информацию: телефон, e-mail почту, используемые мессенджеры;
дополнить подпись чем-то ёмким, но приятным: уместная шутка, небольшое пожелание.

Поработайте над объёмом текста. Чёткого указания по поводу длины текста не существует. Главное — в письме отразить всю суть и, чтобы читателю было действительно интересно. Иногда достаточно отправить фото-открытку или картинку с информацией о скидке, распродаже, открытии магазина и т. д.

Пример фото-открытки с информацией

Напишите причину письма. Это может быть дополнительная информация, уточнение ваших данные или другие причины. Они пишутся в самом конце текста.

Ой-ой, твой браузер не поддерживает видео.

Виды писем для рассылок

Перед тем как приступить к написанию текста попытайтесь создать небольшое путешествие для читателя. Например, приглашение на выставку. Сначала автор сообщил о мероприятии.

Пример, как можно сообщить о мероприятии с помощью e-mail рассылки

Далее, он чётко расписал программу:

Пример, как можно расписать программу для мероприятия

Адресат совершил виртуальное путешествие по мероприятиям. Здесь же предлагается получить билет. Попробуйте использовать такой приём и в других письмах.

Приветственные письма. Его адресаты получают первым и важно составить его максимально интересным, полезным и эффективным. Этот контент представит вашу компанию, поможет установить контакт с покупателем, повысить лояльность. Первое письмо должно быть дружелюбным и чем-то хорошо привлекать внимание, цеплять.

Например, приветственное письмо для студентов онлайн-курсов по копирайтингу начинается с поздравления и сразу же предлагает войти в аккаунт для обучения.

Приветственное письмо (на примере онлайн-курсов по копирайтингу — Skillbox)

Далее, подробно и поэтапно описана техника обучения:

Всё написано простым и понятным языком, без лишних деталей. В конце только необходимое:

Другой пример, компания по продаже товаров для животных — Petshop. Автор оформляет своё приветственное письмо таким образом:

Приветственное письмо (на примере компании по продаже товаров для животных — Petshop)

Он благодарит заказчика и дарит бонус. В конце вся нужная информация:

Письмо в приятной цветовой гамме и с забавной иллюстрацией котика.

Акционно-скидочные (акции, розыгрыши, скидки и т. п.). В этих письмах компания сообщает новости о предстоящих скидках или акциях. Текста должно быть по минимуму, но присутствие яркой и цепляющей картинки обязательно. Информация, которая интересна получателям таких писем:

Суть акции и какие призы.
Условия.
Информация о компании.
Сроки акции, до какого числа скидки.
Ссылка на регистрацию.

Включайте в письмо подзаголовки, делайте маркированные списки, без лишнего текста. Старайтесь уложиться в объём не более полутора тысяч знаков.

Удачный вариант такого письма рассылала компания Skillbox, информируя о новогодних распродажах. Картинка с падающим снегом приятно напоминала о предстоящем празднике, а красиво оформленный текст призывал купить курсы со скидкой.

Акционно-скидочное письмо (на примере e-mail письма компании Skillbox)

Указаны дедлайны:

В конце картинки ссылка на покупку курсов и контактная информация. Всё чётко и лаконично.

Новостные письма (изменение сервиса, заказа, часов работы и т. п.). В новостных письмах главная цель — оповещение. Его нужно сделать понятным и логичным. Придерживайтесь такой структуры:

Первый абзац — основная новость. Он должен захватить читателя и заставить читать текст дальше.
Следующие абзацы — детали и общие данные.
В письме должны быть ответы на вопросы: «Что произошло?», «Где?», «В какое время и день?», «По какой причине?». Не пишите воду — всё кратко и по сути.
Оптимальный вариант — не более 4 абзацев.
Используйте побольше глаголов.

Можно новость сделать инфоповодом для продаж. К примеру, основное письмо об организации выставки, но вместе с этим информация о продаваемых там товарах.

Письма-приглашения. С помощью такого письма можно пригласить адресата на тренинги, выставки и другие мероприятия. Основная задача автора — донести информацию, которая поможет читателю понять, что будет за мероприятие и как туда добраться. Структура такая:

Вводный абзац, в котором пишем краткую информацию о теме мероприятия. По объёму от одного до трёх предложений.
Сам текст приглашения, с указанием даты, места и временного диапазона (начало-окончание).
Описание того, что будет происходить на мероприятии.
Написать бонусы для пришедших.
Пошагово расписанная программа мероприятия в выгодном свете. Не «лекция о значении грамматики и пунктуации в копирайтинге», а «Как стать крутым копирайтером всего за пару месяцев».
Кратко описываем выступающих (спикеров).
Условия участия.

В конце необходимо прикрепить ссылку на регистрацию. Будет идеально, если вы уложитесь в 1000 символов.

Дайджесты. Это письма, содержащие подборку — интересное за неделю, спецпредложение, список самых крутых курсов. Структура простая: заголовок, небольшое введение, списки ссылок с интригующими описаниями.

После того как ваше письмо готово прочитайте его и задайте себе вопросы:

Что бы вы сделали, увидев это письмо в своей почте?

При отправке этого мейла знакомым, они бы поняли от какого оно бренда или личности?

Если хотя бы один ответ отрицательный — письмо нужно доработать.

Хотите потренироваться в написании писем для рассылки? Если готовы, предлагаю придумать заголовок для темы рассылки. Варианты предлагайте в комментариях.

Текст для рассылки: универсальные советы для создания эффективных писем

Рассказываем, как написать работающий текст для email рассылки — логичный, структурированный, полезный для читателя. Даем шесть советов, с которыми легко написать рассылку даже начинающему копирайтеру, и смотрим примеры удачных писем.

Советы по написанию эффективного текста для рассылки

Те, кто начинает писать, часто ищут волшебный прием, с которым текст станет «вкусным» и «продающим». Те, кто пишет давно, уже поняли — никаких волшебных приемов нет, но есть основные правила построения текста. Рассказываем, на что обратить внимание, чтобы текст рассылки получился сильным и выполнял свои задачи.

Писать для людей, а не для себя

Первая ошибка компаний — писать о себе. Эффективное письмо в первую очередь решает проблемы клиента, а не просто рассказывает о компании. Посмотрим на примере приветственного письма от приложения Life360, которое помогает отслеживать перемещения близких:

Приветственное письмо от приложения Life360

Писать просто и без штампов

Пишите так, чтобы текст был понятен даже людям «не в теме». Если вы хорошо разбираетесь в своей сфере, то наверняка используете специфичные термины и много профессионального сленга. При этом среди ваших подписчиков могут быть и такие же профи, и новички, которым будет сложно разобраться в тексте. Старайтесь писать так, чтобы было понятно и интересно и тем и другим.

Не используйте заезженные выражения, которые ничего не значат: «динамично развиваемся», «лидеры рынка», «высокотехнологичная продукция» и тому подобные. Напишите факты, которые создадут реальный образ компании, преимущества, которые важны для подписчика. Например, «выигрываем 9 из 10 взятых дел» или «доставляем заказ в любую точку области за 3 дня».

Важно! Чтобы составить эффективный текст для рассылки, задайте себе три вопроса: какую задачу компании решит эта рассылка, как она поможет подписчику, как сделать письмо понятным и дружелюбным.

Не писать больше чем нужно

У людей много дел кроме чтения почты. И если вы отправите длинное письмо, они даже не начнут его читать. Старайтесь быть краткими — определите для себя суть предложения по трем вопросам, которые мы описали выше, и оберните эту суть в минимум текста для рассылки.

Онлайн-супермаркет «Перекресток» предлагает купить дыни и арбузы. Яркий баннер, торговое предложение в паре абзацев, CTA кнопка — больше здесь ничего не нужно:

Рассылка от онлайн-супермаркета «Перекресток»

Добавлять минимум CTA

Письмо подводит читателя к целевому действию — зайти на сайт, купить, зарегистрироваться. Чтобы не распыляться, выберите одно целевое действие и ведите к нему. Это поможет читателю сосредоточиться. Как составить убедительный CTA, читайте в нашей статье.

Можно использовать несколько одинаковых CTA, например, в подборке товаров, чтобы подписчик мог сразу купить один из них. Несколько CTA кнопок можно поставить в длинной рассылке, поделенной на несколько смысловых блоков. Каждому блоку — своя кнопка, чтобы подписчик не потерялся и выполнил нужное целевое действие. При этом самый важный блок выносите в начало.

Структурировать тело письма

Посмотрите сами, что вам будет приятнее прочитать:

Варианты текста с делением на абзацы и без него

Мозг так устроен, что ищет самый легкий путь. «Простыня» текста — это большая задача, за нее не хочется браться. Текст, разбитый на разделы и абзацы, — это много маленьких задач, к которым подсознательно легче подойти.

Бесплатные email рассылки

Создайте аккаунт в SendPulse и отправляйте до 15 000 писем бесплатно каждый месяц!

Зарегистрироваться

Если готовите длинную рассылку с несколькими темами — обязательно делите ее на смысловые блоки. Так вы упрощаете задачу читателя. Ему понравится, что можно быстро пробежать письмо глазами и выделить для себя самые интересные моменты.

Вычитывать перед отправкой

Как любой текст, рассылку нужно вычитать перед отправкой. Если вы сами пишете, редактируете и верстаете письма, взгляд замыливается и скользит по тексту, не вникая в него. Из-за этого можно пропустить ошибки, сложные формулировки и провалы в логике изложения.

Вот какие есть хитрости, чтобы отловить все огрехи:

«Переспать» с текстом рассылки. Отложить написанное на ночь и вернуться на свежую голову. Если нет ночи, то отложить хотя бы на пару часов, а в это время заняться другими задачами.
Дать прочитать коллегам. Если нужен свежий взгляд, привлеките к вычитке коллег — это тоже поможет, если нет времени.
Прочитать вслух. Этот метод поможет найти все сложные для восприятия места. Если не можете прочитать предложение на одном дыхании или спотыкаетесь на сложных оборотах — переписывайте.
Включить «бабушку». Представьте, что письмо получит ваш пожилой родственник, например, бабушка, которая ничего не знает о вашей сфере и почти не пользуется интернетом. Пишите так, чтобы им все было понятно. «Метод бабушки» поможет сделать простым даже техническое письмо и при этом сохранить человечный и дружелюбный тон.

Как добиться, чтобы письмо заметили в инбоксе

Вы написали лаконичный текст для рассылки, который решает проблему читателя, — это уже хорошо. Теперь нужно сделать письмо привлекательным снаружи, чтобы рассылку заметили во входящих и открыли.

Имя отправителя. Выбирайте его в зависимости от стиля общения в рассылке. Для официальных писем можно написать в этом поле название компании, для более неформальных — добавить к названию имя сотрудника. Если продвигаете личный бренд, то используйте свое имя.

Яркая тема. После имени отправителя взгляд переходит именно к теме. Если человек еще не знаком с вашим контентом, то именно на основании темы он решит, открывать это письмо или нет. Используйте для цепляющей темы эти проверенные приемы:

вынести пользу;
добавить интригу;
использовать эмодзи.

И обязательно загляните в нашу статью о том, как выделиться в инбоксе. Здесь мы собрали самые эффективные способы.

Прехедер. Этот элемент дополняет тему. С учетом того, что длину темы нужно ограничивать 60 знаками, в прехедер можно поместить уточняющие детали.

Если вы не пропишете прехедер, то он автоматически подтянется из начала текста письма, и это далеко не всегда будет выглядеть органично. Например, как в этой рассылке от интернет-магазина La Redoute:

Письмо с автоматическим прехедером от интернет-магазина La Redoute

А вот дайджест SendPulse. Мы отправили ее от имени сотрудника компании, а в тему письма вынесли пользу. Благодаря этому письмо в инбоксе выглядит не бездушной корпоративной рассылкой, а так, будто живой человек захотел поделиться полезными материалами. Эмодзи в теме выделяет письмо в списке входящих, а прехедер дополняет тему:

Рассылка SendPulse, в которой прехедер дополняет тему

Важно! Старайтесь делать письма, в которых все элементы будут работать слаженно. Подробнее об анатомии рассылки и о том, как достичь эффективной гармонии в письме, расскажет наша статья.

Достойные примеры текста письма для рассылок

Посмотрим на несколько примеров рассылок.

Пример №1

Первое письмо в нашей подборке — от магазина органической косметики 4fresh. Рассылка предлагает скидку дня на три бренда.

Что взять на заметку в этом письме:

польза вынесена в заголовок — сразу понятно, в чем суть предложения;
тело письма структурировано на блоки — можно быстро найти нужную информацию, не читая весь текст;
в блоках содержательно и коротко описана продукция каждого бренда — читатель сразу сделает выбор, нужны ли ему эти продукты.

Рассылка от интернет-магазина 4fresh

Пример №2

Второе письмо — от образовательного ресурса GeekBrains. Что хорошо сделано в этом письме:

основное предложение вынесено в начало;
текст во всех блоках разделен на абзацы, он короткий, но полностью описывает суть предложения;
в первом блоке есть несколько ссылок и CTA кнопка, но они не конфликтуют, потому что все ведут подписчика к одной цели — смотреть вебинары марафона.

Рассылка от онлайн-университета GeekBrains

Пример №3

Приветственная рассылка на английском от косметического бренда Birchbox. Что стоит выделить здесь:

подписчик сразу узнает об интересной возможности — подписаться на доставку персонализированных боксов с новинками;
письмо структурировано по смысловым блокам;
CTA кнопки по смыслу продолжают заголовки блоков.

Рассылка от косметического интернет-магазина Birchbox

Финальный совет — пишите и читайте больше. Создавайте тексты ежедневно, заведите личную рассылку или блог, подпишитесь на сильных конкурентов. Благодаря постоянной практике и удобному сервису SendPulse ваши рассылки будут приносить отличный результат.

[Всего: 7 Средний: 5/5]

Отправляем e-mail (пошагово с картинками)

Для того, чтобы приступить к этому уроку нам необходимо иметь уже зарегистрированный электронный почтовый ящик (E-Mail). Если же у Вас его нет, то либо просто прочтите эту статью, множество картинок Вам поможет с легкостью разобраться в этой инструкции, либо зарегистрируйте свой электронный почтовый ящик. Как? читайте здесь «Как зарегистрировать электронный почтовый ящик» — также подробная инструкция с множеством поясняющих картинок.

www.mail.ru — один из крупнейший сервис позволяющий зарегистрировать и пользоваться электронной почтой. На нем как раз будет показан пример отправки письма.

Первым делом заходим в свой почтовый ящик вводя свой логин и пароль (а не тот который указан на картинке:) на сайте и жмем кнопку с надписью «Войти»

После этого мы попадаем на страницу, где отображены все входящие электронные письма и откуда, собственно говоря мы начинаем любую работу с электронной почтой.

Если посмотрим в левую часть (выделенная область с цифрой 1) страницы мы обнаружим навигационное меню состоящее из нескольких пунктов

По смыслу думаю понятно, что пункт входящие — это письма, которые прислали Вам (цифра 12 на против обозначает количество непрочитанных писем), а пункт отправленные — это письма, которые отсылали Вы.

Нам чтобы написать письмо необходимо нажать на кнопку написать (в выделенной области с цифрой 2) После этого откроется новая страница с формой заполнения письма где мы укажем тему и адрес получателя письма. (см. картинку ниже)

По этой части инструкции, думаю, вопросов возникнуть не должно. Имеется 3 поля Кому — адрес получателя письма (к примеру мой такой [email protected]), Тема — буквально 3-7 слов о содержимом письма и Основное поле, в котором мы пишем сам текст письма.

После того как вы напишете письмо, напишете адрес получателя (его мы узнаем от того, кому высылаем письмо) и сам текст письма — в самом низу жмем кнопку Отправить.

Если мы нажмем кнопку Сохранить — письмо попадет в Черновики — это третий пункт в выделенной области с цифрой 1. Открыв в любое время можно продолжить написание письма.

Кнопка Отмена — под текстом письма просто удалит все.

Жми Привет! Если статья полезна, поддержи меня и сайт, поделись ей

Электронное письмо – как правильно написать

Каждый день я получаю и отвечаю на десятки писем по электронной почте. Поэтому могу сделать вывод – несколько нехитрых правил будут весьма полезны для многих и помогут понять, как правильно написать электронное письмо.

Сделайте разные почтовые ящики для личной и деловой переписки. Иначе рано или поздно вы отправите контрагенту или коллеге по работе свою личную информацию, которой вовсе не намеревались делиться.

Проверяйте деловую почту не реже 2-х раз в день. Иногда напишешь электронное письмо, требующее оперативного ответа, а в ответ «тишина». Если есть время, отвечайте сразу. Может от вас ждут важную информацию и вам будет хорошо – не соберется огромная «куча» непрочитанных писем.

Отвечает на письмо адресат, проставленный в поле «Кому». Если адресат указан в поле «Копия», то обычно не отвечают, письмо отправлено для информации.

Всегда заполняйте поле «Тема». Это ну очень важно. Люди делают первоначальную оценку по теме– стоит читать или сразу удалить электронное письмо. Если адрес неизвестен получателю, то тема должна вызвать интерес ознакомиться с письмом. Отсюда правило – тема должна состоять приблизительно из 3-4 слов, быть привлекательной и отражать содержание письма. Плохие примеры тем: «вопрос», «письмо», «срочно».

Как написать текст электронного письма

Начните письмо с приветствия. Для деловой переписки «Здравствуйте, уважаемый господин Залихватский» или «Добрый день, уважаемая Алена Игоревна» то, что нужно. Заканчивать послание возможно традиционным «С уважением, …».

Если вы не знакомы адресату, тогда укажите цель своего обращения («…видел Ваше рекламное объявление там-то, Вы заинтересованы получить то-то, могу предложить …»).

Экономьте время свое и чужое – пишите кратко, но отвечайте на все поставленные вопросы в электронном письме с использованием разумного цитирования. Сокращайте длинные цитаты, оставляя главную мысль, ваш ответ не должен быть намного короче цитаты. При полном цитировании ваш текст должен быть вначале письма.

Текст не должен представлять собой длинную «простыню». Каждую тему своего послания отделяйте пустой строкой (играют роль абзацев) для лучшего восприятия информации.

Не вставляйте в письмо мелкие подробности – для этого служат вложенные файлы или ссылки на полезные материалы с комментариями в тексте. Если же необходимо послать вложенный архивированный файл rar или zip, предупредите об этом в тексте послания (чтобы не подумали, что это вирус).

Подпись в электронном письме ставить обязательно – максимум 4-6 строк. Она непременно должна включать ваше имя (отчество, если хотите, чтобы к вам так обращались) и фамилию, а также можно указать должность, название и сайт компании, контактный телефон, адрес электронной почты и другие способы связи с вами.

Образец подписи в электронном письме:

С уважением,
Евгения Полоса
kontakt @delo-ved. ru
http://delo-ved.ru

Окончательная проверка электронного письма

Чем важнее послание, тем больше времени уделяем проверке – отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок, точность и понятность фраз, логичность построения текста.

Контролируем – начало предложений и имена собственные идут с прописной буквы, между словами обязательны пробелы. Дурное впечатление накладывается от злоупотребления заглавными буквами и знаками препинания для придания выразительности (например, СРОЧНО!!!!). Многие недооценивают степень негативного отпечатка наличием указанных недостатков.

И, наконец, оцените, что выгоднее и сэкономит вам время: лишний раз позвонить по телефону и какие-то вопросы решатся быстрее, или долго набирать текст электронного письма для необходимости документального подтверждения взаимодействия.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 8 комментариев

Как написать профессиональный адрес электронной почты

Электронная почта — одна из наиболее широко используемых форм общения как на рабочем месте, так и за его пределами. Из-за ее скорости и эффективности вы, вероятно, будете использовать электронную почту в той или иной мере, независимо от вашей роли или отрасли. Вы можете писать профессиональные электронные письма по разным причинам. Например, вам может потребоваться подвести итоги важной встречи, обменяться информацией, передать важную информацию или отправить рекомендательное письмо.

Хорошо составленное электронное письмо предоставляет получателю дружественное, ясное, краткое и действенное сообщение.Чтобы научиться писать электронное письмо, отвечающее всем этим критериям, потребуется практика.

Примите во внимание следующие советы и передовые методы, которые помогут вам писать эффективные профессиональные электронные письма: определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, вычитайте свою электронную почту, соблюдайте этикет и не забывайте следить за ней.

Описание изображения

Профессиональный формат электронной почты

Строка темы
Приветствие
Тело
Закрытие
Подпись

Рекомендации: определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, вычитайте свое письмо, используйте правильное этикет и не забывайте следить.

Связано: Как завершить электронное письмо

Шесть шагов для написания профессиональных писем

Если вы не знаете, как начать электронное письмо, эти пять шагов помогут вам составить профессиональное сообщение:

1 Определите свою цель

Прежде чем писать электронное письмо, спросите себя, что вы хотите, чтобы получатель сделал после того, как он его прочитает. После того как вы определили цель своего электронного письма, вы можете убедиться, что все, что вы включаете в сообщение, поддерживает это действие.Например, если вы хотите, чтобы получатель просмотрел прикрепленный вами отчет, сообщите им, что это за отчет, почему он вам нужен, какой вид обратной связи вам нужен и когда вам нужно выполнить задачу.

2. Учитывайте свою аудиторию

Когда вы составляете сообщение электронной почты, убедитесь, что ваш тон соответствует вашей аудитории. Например, если вы пишете электронное письмо руководителю компании, с которым никогда не встречались, старайтесь, чтобы его письмо было безупречным и не содержало шуток или неформальных разговоров. С другой стороны, если вы пишете электронное письмо коллеге, с которым у вас хорошие отношения, вы можете использовать менее формальный и более дружелюбный подход.

3. Будьте краткими

У вашей аудитории может быть мало времени, чтобы прочитать ваше электронное письмо, поэтому сделайте его как можно более кратким, не упуская ключевой информации. Старайтесь не затрагивать слишком много тем одновременно, так как это может сделать ваше сообщение длинным, сложным для чтения и сложным для принятия мер. При редактировании электронной почты удалите всю информацию, не относящуюся к теме, которую вы рассматриваете. Используйте короткие простые предложения, удаляя слова-вставки и лишнюю информацию.Это сделает вашу заметку короче и удобнее для чтения.

4. Проверьте электронную почту

Безошибочное электронное письмо демонстрирует усердие и профессионализм. Прежде чем отправить электронное письмо, найдите время, чтобы проверить орфографические, грамматические или синтаксические ошибки. Кроме того, еще раз проверьте, вложили ли вы все вложения, на которые вы могли ссылаться в своем сообщении. Если это важное электронное письмо для важных заинтересованных сторон, вы можете попросить своего непосредственного руководителя или надежного коллегу прочитать его перед отправкой.

Связано: 27 советов по вычитке, которые улучшат ваше резюме

5. Соблюдайте этикет.

Включите вежливое приветствие и завершение, чтобы оно звучало дружелюбно и вежливо. Кроме того, будьте внимательны к получателю и его времени. Например, если это не чрезвычайная ситуация, не пишите контактному лицу с просьбой о чем-то в нерабочее время или во время отпуска.

6. Не забывайте следить.

Большинство людей получают несколько писем в день, поэтому они могут пропустить или забыть ответить на ваше сообщение.Если получатель не ответил в течение двух рабочих дней, подумайте о том, чтобы написать ответное письмо с ответом.

Связано: 20 способов создать электронную почту

Формат и структура официального электронного письма

При форматировании электронного письма следует учитывать пять элементов. Вот разбивка каждого:

1. Тема

Это короткая фраза, которая резюмирует причину вашего сообщения или цель вашего общения.При отправке профессионального электронного письма важно включать тему письма, чтобы ваша аудитория точно знала, чего ожидать, и могла легко найти сообщение, если это необходимо. Например:

«Продолжение: презентация продукта»

2. Приветствие

Это первая строка вашего электронного письма, которая обычно используется в качестве приветствия. Например:

«Привет, мистер Самсон»,

3. Тело

Здесь, как и в теле письма, вы будете делиться своим сообщением полностью.Например:

«Спасибо, что посетили презентацию нового продукта сегодня днем. Я прикрепил видеофайл с полной записью, чтобы вы могли поделиться им со своей командой. Пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы.»

4.

Закрытие

Это последняя строка вашего электронного письма перед подписью, она должна завершать ваше сообщение. Здесь вы также можете повторить любые запросы, сделанные вами в теле сообщения. Например:

«Я с нетерпением жду встречи с вами в среду.Еще раз спасибо!»

5. Подпись

Подпись — это место, где вы идентифицируете себя по имени, должности и любой другой информации, имеющей отношение к вашему общению. Большинство почтовых программ позволяют вам установить фиксированную подпись, которая автоматически добавляется в конец каждого отправляемого вами электронного письма.

«С уважением,
Джиллиан Джонс
Старший инженер-программист
ABC Company, Inc.»

Связано: Руководство по написанию деловой электронной почты

Примеры профессиональных писем

Вот три примера профессиональных писем:

1.

Электронное письмо новому контакту

Тема: UX Research Contract Opportunity
Здравствуйте, Амаль,
Надеюсь, это сообщение вас хорошо заинтересует. Я обращаюсь к вам сегодня, потому что я управляю проектом по редизайну приложения здесь, в компании ABC, и ищу квалифицированного подрядчика по исследованию UX, который поможет проанализировать несколько наборов данных тестирования удобства использования.
Это трехмесячный проект, начинающийся 1 февраля, и, по нашим оценкам, он займет примерно 15 часов в неделю.Все работы можно выполнять удаленно, но вы можете воспользоваться нашим рабочим пространством.
Сообщите мне, если вы заинтересованы в этом проекте, и мы можем выделить время для дальнейшего обсуждения деталей. С нетерпением жду Вашего ответа.
С уважением,
Алан Гото
Директор по пользовательскому опыту
ABC Company, Inc.

Связано: 11 основных правил этикета электронной почты, которым необходимо следовать для профессионального общения

2.

Электронное письмо группе

Тема: Маркетинговая встреча отменена
Hi team,
Встреча по маркетинговой стратегии, запланированная на сегодня днем, была отменена.
Прошу прощения за позднее уведомление, но я знаю, что каждый будет рад вернуться в свое время в дополнительное время. Мы снова соберемся в обычное время в следующую среду.
Спасибо,
Гретхен Ван Бюрен
Старший менеджер по маркетингу

Связано: Руководство: Электронные сообщения об отсутствии на работе (с примерами)

3.Дополнительное электронное письмо

Тема: Re: Доступность для вводной встречи
Привет, Элизабет,
Я просто хотел проверить дату вашей встречи с г-ном Аль-Джамилем. Просто дайте мне знать, что лучше для вашего графика — 5 или 6 июня.
Спасибо!
Адам Мур
Исполнительный помощник
123 Компания

Если вы впервые попадаете на работу или просто хотите улучшить свои навыки электронного общения, научиться писать профессиональное электронное письмо — это очень важно. критический навык.Используя приведенные выше советы и примеры, которые помогут вам в работе с электронной почтой, вы сможете быстро составить эффективные сообщения.

Связано: Как писать профессиональные электронные письма (с шаблонами)

Руководство: Электронные сообщения об отсутствии на рабочем месте (с примерами)

Электронное письмо об отсутствии на работе (также называемое сообщением ООО) — это автоматический ответ который немедленно уведомляет отправителей о том, что вы в данный момент находитесь далеко от своего рабочего места и не будете читать или отвечать на электронные письма так быстро, как обычно.Это сообщение отправляется как автоматический ответ на любое сообщение, которое попадает в ваш почтовый ящик.

Электронная почта — это основная форма общения на рабочем месте как для коллег, так и для клиентов. Если вы не можете отвечать на электронные письма из-за того, что у вас выходной, вы посещаете рабочее мероприятие или не пользуетесь компьютером по какой-либо другой причине, важно настроить сообщение об отсутствии на работе. Когда люди отправляют электронные письма, они часто ожидают своевременного ответа. Сообщение об отсутствии на рабочем месте помогает держать людей в курсе и подготавливает их к дальнейшим действиям в ваше отсутствие.

Вот несколько советов и примеров, которые помогут вам составить профессиональное сообщение об отсутствии на работе.

Когда мне следует использовать сообщение об отсутствии на работе?

Это правильный этикет — настроить ответ об отсутствии на работе в любое время, когда вы не можете проверить электронную почту в обычное рабочее время. Собираетесь ли вы в отпуск на несколько недель или просто заняты днем, посещая выездную встречу или отраслевое мероприятие, сообщение ООО уместно.

Даже если вы уже объявили, что вас не будет на рабочем месте, люди будут заняты и могут забыть, что вы недоступны.Автоматический ответ может послужить полезным напоминанием для всех, кто пытается связаться с вами, пока вас нет. Это также может быть полезно для вас, позволяя вам лучше сосредоточить все свое внимание на том, что отвлекало вас от работы.

Хорошо составленное электронное письмо об отсутствии на работе выполняет следующие функции:

Оно содержит инструкции, поэтому коллеги или клиенты не ждут, пока вы ответите на срочный вопрос или проблему.
Он позволяет клиентам или другим внешним контактам знать, что вы не игнорируете их сообщения.
Он устанавливает четкие ожидания относительно того, когда вы сможете ответить.

Также неплохо создать ООО-сообщение в своей личной учетной записи электронной почты, особенно если вы находитесь в процессе поиска работы и ожидаете ответа от работодателя. Без автоматического сообщения работодатели могут предположить, что отсутствие вашего ответа означает, что вы больше не заинтересованы в этой возможности.

Связано: 11 главных правил этикета электронной почты, которые необходимо соблюдать при профессиональном общении

Что я должен включить в свой ответ об отсутствии на работе?

Наиболее эффективные электронные письма ООО включают следующее:

Дружелюбное профессиональное приветствие
Как долго вы будете отсутствовать
Когда отправитель может ожидать ответа
К кому обратиться в случае чрезвычайной ситуации
Предоставьте инструкции для задач, которые вы обычно выполняете
Почему вас нет (необязательно)

Давайте более подробно рассмотрим каждый из этих элементов электронной почты об отсутствии на работе, чтобы вернуться к ним, когда вы напишете свой собственный:

1.

Дружелюбное профессиональное приветствие

Всегда включайте приветствие, как и в любое другое сообщение электронной почты. Например, вы можете начать с чего-то вроде:

Hello! Спасибо за ваше сообщение.

2. Как долго вы будете отсутствовать

Будьте как можно точнее, чтобы отправитель четко понимал, как долго вы будете недоступны. Например:

Я буду вне офиса и не смогу проверять электронную почту весь день в понедельник, 8 октября, и во вторник, 9 октября.

3. Когда отправитель может ожидать ответа

Сообщите отправителю четкие ожидания относительно ваших планов по возвращении. Если вас не будет дома на длительный период времени и вы ожидаете возвращения к сотням сообщений, вы можете добавить язык, чтобы отправитель не ожидал получить от вас известие сразу после вашего возвращения. Например:

Я вернусь 10 октября и отвечу на электронные письма как можно быстрее в том порядке, в котором они были получены.

4. К кому обратиться в случае чрезвычайной ситуации

Если сообщение вашего отправителя срочное, он может не дождаться вашего возвращения, чтобы принять меры. Всегда указывайте контактную информацию менеджера или коллеги, который может справиться с любой чрезвычайной корреспонденцией в ваше отсутствие. Например:

Если это сообщение экстренного характера, свяжитесь с моим коллегой по работе с клиентами Анной Смит по адресу [email protected] или 512-555-1234.

5.Предоставьте инструкции для задач, которые вы обычно выполняете.

Если есть определенная задача, отчет или ответ, которые вы должны будете предоставлять на регулярной основе, включая информацию о том, где получатель может получить свою информацию. Вы можете делегировать эту задачу коллеге или менеджеру или сообщить человеку, с которым вы связываетесь, что вы завершите задачу в определенный день, когда сможете. Например:

Если вы хотите получить отчет о запасах на этой неделе, обратитесь к моему коллеге из tjefferson @ company. com.

6. Почему вас нет (необязательно)

Иногда может быть полезно включить информацию о том, почему вы находитесь вне офиса, чтобы сформировать правильные ожидания. Например, если вы все еще работаете, но путешествуете по делам за пределами страны, у вас может не быть доступа к электронной почте в те же часы работы. Например:

В настоящее время я нахожусь за пределами страны по делам. Пожалуйста, ожидайте задержки в ответах, поскольку мое интернет-соединение может быть нестабильным.

Связано: 10 замечательных идей для саббатика

Примеры сообщений об отсутствии на работе

Недоступный ответ:

* Привет,
Спасибо за ваше письмо! В настоящее время я нахожусь вне офиса в отпуске со своей семьей с 11 по 15 июня, и в это время у меня не будет доступа к электронной почте. Я вернусь в офис в понедельник, 18 июня, и обязательно отвечу на ваше сообщение как можно быстрее.
Если вам пока что нужна помощь, свяжитесь с моим менеджером Крисом Родригесом в [email protected] или 212-555-1234 доб. 567.
Удачной недели.
Спасибо,
Джо МакДугал
Старший менеджер по работе с клиентами *

По теме: Как написать профессиональный адрес электронной почты

Отложенный ответ:

* Привет,
Спасибо за ваше сообщение. В настоящее время я нахожусь за пределами страны по работе до 30 апреля. Я буду периодически проверять электронную почту, но ожидайте, что ответ будет задержан до 24 часов.
Если это чрезвычайная ситуация, свяжитесь с моей коллегой Надей Амин ([email protected]).
Если это техническая проблема, обратитесь в службу технической поддержки по телефону 1-800-555-1212.
Благодарим за терпение,
Джессика Руссо
Системный администратор *

Процесс настройки автоматических ответов зависит от почтового приложения, но, как правило, он быстрый и простой. Используя эти советы и примеры, вы можете создать профессиональное сообщение об отсутствии на работе, которое предоставит отправителям необходимую им информацию.

11 главных правил этикета электронной почты, которым необходимо следовать при профессиональном общении

Электронная почта стала одним из основных способов общения людей как в личных, так и в профессиональных целях. Фактически, большинство людей составляет по крайней мере одно электронное письмо в день, и многие люди ежедневно пишут несколько писем. Хотя отправка электронного письма может показаться простым и, безусловно, быстрым и эффективным способом общения, существует несколько правил, которые следует соблюдать при электронной переписке в профессиональном качестве.В этой статье мы обсудим 11 основных правил этикета электронной почты, которые следует учитывать при написании и отправке профессиональных писем.

Что такое электронный этикет?

Электронный этикет относится к тому, как человек должен вести себя при написании, ответе и отправке электронных писем. Этикет электронной почты может различаться в зависимости от характера отправляемого электронного письма. Например, этикет, которого вы должны придерживаться при отправке электронных писем друзьям и родственникам, скорее всего, отличается от этикета, которого от вас ожидают на рабочем месте.Знание базового этикета электронной почты может гарантировать, что вы будете восприниматься как профессионал и будете уверенно писать или отвечать на электронные письма в различных условиях.

Электронный этикет важен по ряду причин, в том числе потому, что он:

Позволяет вам продемонстрировать профессионализм в деловой обстановке
Обеспечивает простоту и понятность ваших электронных писем
Может предотвратить потенциальные судебные иски, связанные с отправкой несоответствующих писем рабочий параметр

Связано: Как написать профессиональный адрес электронной почты

11 правил этикета электронной почты, которым следует следовать при написании и отправке электронных писем

Ниже приведены 11 правил этикета электронной почты, которым вы должны следовать при составлении или ответе на электронные письма в профессиональном качестве:

Убедитесь, что ваш адрес электронной почты носит профессиональный характер.
Убедитесь, что ваш тон профессиональный.
Используйте четкую и лаконичную строку темы.
Избегайте грамматических и орфографических ошибок.
Еще раз проверьте правильность написания имени получателя.
Используйте стандартный, удобный для чтения шрифт и размер шрифта.
Не включайте в электронную почту смайлики или другие анимации.
Включайте только необходимые вложения.
Как можно быстрее отвечайте на профессиональные электронные письма.
Убедитесь, что вы отправляете письмо правильному получателю.
Вычитайте свою электронную почту, прежде чем нажимать «отправить».

1. Убедитесь, что ваш адрес электронной почты носит профессиональный характер.

Использование профессионального адреса электронной почты является важной частью хорошего этикета электронной почты. Если вы отвечаете на электронное письмо внутри вашей организации, вы всегда должны использовать адрес электронной почты, предоставленный вам вашей компанией. Если вы отвечаете на профессиональные электронные письма вне работы, создайте профессиональное электронное письмо с вашим именем, чтобы получатели могли легко видеть, кто отправляет электронное письмо.

2. Убедитесь, что ваш тон профессиональный.

Сохранение профессионального тона в ваших профессионально ориентированных электронных письмах — еще один важный компонент хорошего этикета электронной почты. Даже если вы хорошо знаете этого человека, вам следует стремиться оставаться как можно более профессиональным при переписке в служебном качестве. Избегайте сокращений или излишне небрежной лексики.

3. Используйте ясную и лаконичную строку темы.

При написании профессионального электронного письма убедитесь, что ваша тема письма ясна и легко понимается.Это может помочь быстро донести до получателя то, что касается вашего электронного письма, а также гарантировать, что ваше электронное письмо действительно будет открыто получателем. Если ваша тема нечеткая или слишком случайная, получатель может удалить или пропустить ваше письмо.

Связано: 20 способов создать электронную почту

4. Избегайте грамматических или орфографических ошибок

Делайте все возможное, чтобы избежать грамматических или орфографических ошибок в своей электронной почте. Это показывает получателю, что вы серьезно относитесь к своей переписке и не ленитесь писать письма.

5. Еще раз проверьте написание имени получателя.

Для хорошего этикета электронной почты очень важно убедиться, что вы правильно написали имя получателя. Одна ошибка может сделать ваше общение небрежным и оскорбительным. Перед тем как нажать «отправить», дважды или даже трижды проверьте правильность написания имени и фамилии получателя.

6. Используйте стандартный, удобный для чтения шрифт и размер шрифта

Вам следует использовать стандартный, легко читаемый шрифт, например Calibri, Times New Roman или Arial, и размер шрифта 10 или 12 .Такое сочетание размера и букв гарантирует, что ваше письмо будет легко читать и сканировать большинством получателей.

7. Не включайте смайлики или другие анимации в свою электронную почту.

Избегайте включения смайликов или других анимаций, таких как смайлы, в свои профессиональные электронные письма. Это может показаться излишне случайным и может оказать негативное впечатление на получателя.

8. Включайте только необходимые вложения.

Перед включением вложения в электронное письмо убедитесь, что оно необходимо для конкретного отправляемого сообщения.Например, документ, содержащий только одно или два предложения, может быть включен в тело сообщения электронной почты, а не отправлен во вложение. Кроме того, не забудьте упомянуть вложение в своем электронном письме, чтобы получатель не пропустил его.

9. Отвечайте на профессиональные электронные письма как можно быстрее

Хотя от вас вряд ли ожидают, что вы будете сразу же получать каждое полученное электронное письмо, это хороший этикет электронной почты — своевременно отвечать на электронные письма. Это особенно актуально для клиентов или других электронных писем, которые могут быть срочными.Постарайтесь расставить приоритеты для своих писем по мере их поступления, чтобы вы могли определить, на какие письма требуется самый быстрый ответ.

Связано: Написание холодного электронного письма: руководство и примеры

10. Убедитесь, что вы отправляете свое электронное письмо правильному получателю

Распространенная ошибка, которая случается на рабочем месте, заключается в том, что человек отправляет электронное письмо не тому получателю. Это особенно актуально, когда на рабочем месте несколько сотрудников с одинаковым именем.Можно легко щелкнуть сохраненный адрес электронной почты только для того, чтобы после его отправки понять, что это был неправильный адресат. Не забудьте еще раз проверить, что у вас правильный адрес электронной почты получателя, прежде чем нажать «отправить».

11. Корректируйте свое электронное письмо перед тем, как нажать «отправить».

Перед отправкой любого профессионального электронного письма вы всегда должны вычитать письмо хотя бы один раз, чтобы убедиться, что оно правильное и содержит всю необходимую информацию. Корректировка ваших писем может предотвратить как орфографические, так и грамматические ошибки, а также необходимость отправки дополнительного электронного письма из-за отсутствия информации в исходном письме.

Как писать и отправлять профессиональные электронные сообщения

Ищете ли вы работу, устанавливаете новые сетевые связи или просто пытаетесь преуспеть на своей текущей работе, важно знать, как писать и отправлять профессиональные электронные сообщения.

Это может быть сложнее, чем кажется. Многие профессионалы привыкли к очень небрежному подходу к электронной почте в своей личной жизни. Хотя сленг, смайлы и текстовые сообщения обычно подходят для электронных писем близким друзьям, они не используются в рабочей переписке.Важно знать, как навести порядок в общении, когда это необходимо.

Когда вам может понадобиться отправить профессиональное электронное письмо? Есть несколько возможностей. Возможно, вам потребуется отправить сопроводительное письмо потенциальному работодателю, благодарственное письмо коллеге, который согласился выступить в качестве рекомендации, письмо об увольнении вашему нынешнему начальнику или запрос рекомендательного письма.

У вас могут быть и другие причины для отправки электронных писем неличного характера, и на самом деле рекомендуется убедиться, что вся ваша электронная почта организована и профессиональна.

Каждый раз, когда вы отправляете профессиональные электронные письма, очень важно убедиться, что сообщение идеальное. Вы не хотите упускать возможность, совершая какие-либо ошибки — ни в том, как вы отправляете электронные письма, ни в том, как вы их отслеживаете.

Узнайте, что включать в свои сообщения, что не включать, а также как закрывать, подписывать и отправлять сообщения электронной почты.

Правила создания профессиональных сообщений электронной почты

Просмотрите эти шаги, чтобы написать качественное профессиональное электронное письмо, и вы всегда произведете хорошее впечатление на получателя.

Что включить в электронное сообщение

Subject Line: Тема письма должна кратко передавать цель письма. Ваша тема может быть такой простой, как «Спасибо» или «Запрос рекомендации».
Приветствие: Даже если вы пишете очень короткое электронное письмо, включите приветствие. Если вы знаете имя человека, укажите его. Если вы не называете человека по имени, называйте его по титулу.
Длина: Держите электронную почту как можно более краткой. Люди, как правило, просматривают длинные электронные письма, поэтому включают только важную информацию.
Закрытие: Подпишите краткое «Спасибо», «Всего наилучшего» или другое простое сообщение, а затем укажите свое имя. Большинство учетных записей электронной почты позволяют вставлять подпись с вашим именем, должностью и контактной информацией в каждое электронное письмо. Это отличный способ сделать каждую переписку более профессиональной.

Что не следует включать в электронное сообщение

Стиль шрифта: Избегайте декоративных, игривых или цветных шрифтов; они просто отвлекают получателя от вашего фактического сообщения.Также избегайте чрезмерного использования полужирного шрифта и курсива, которые сделают электронное письмо загроможденным. Также не пишите заглавными буквами; в электронном письме это выглядит как гнев или перевозбуждение.
Смайликов: Не включать смайлики в профессиональную электронную почту; сохраните их для личной переписки.

Советы по обеспечению безупречных профессиональных сообщений электронной почты

После того, как вы написали электронное письмо, выполните все следующие шаги, прежде чем нажать кнопку «Отправить»:

Убедитесь, что ваше сообщение завершено: Еще раз проверьте, заполнена ли строка темы вашего электронного письма, вы включили подпись, вы отправляете сообщение нужному контактному лицу и заполнили поле Bcc , чтобы отправить копию самому себе, чтобы у вас была запись сообщения электронной почты.
Подтвердите свое электронное сообщение: Перед тем, как нажать «Отправить», убедитесь, что вы проверили орфографию, а также свою грамматику и регистр. Они так же важны в электронной переписке, как и в бумажном письме.
Отправить тестовое электронное сообщение: Прежде чем отправлять электронное письмо, сначала отправьте сообщение самому себе, чтобы убедиться, что форматирование работает и все выглядит неуместно. Если все в порядке, отправьте электронное письмо компании или физическому лицу, с которыми вы связываетесь.
Отправьте копию сообщения электронной почты себе: Используйте поле СК , чтобы отправить копию сообщения электронной почты себе, чтобы у вас была запись о том, когда вы отправили сообщение и кому вы его отправили. Вы также можете найти эту информацию в папке отправленных.
Сохраните ваши копии: Во многих программах электронной почты вы можете создавать папки, чтобы упростить поиск любых важных прошлых писем. Создавайте папки для всех писем о поиске работы и других профессиональных писем и сохраняйте копии после отправки сообщений.

Просмотреть примеры профессиональных сообщений электронной почты

Образец электронного письма №1: Заявление об увольнении

Тема: Отставка — Боб Смит

Уважаемая мисс Джонс,

Я пишу, чтобы подать заявление об увольнении с должности координатора отделения городской больницы с 10 июня.

Я более благодарен, чем я могу сказать за всю вашу поддержку и помощь за последние пять лет. Работа здесь была первоклассным образованием в области командной работы, управления здравоохранением и выполнения работы.Мне будет не хватать работы со всеми вами, и надеюсь, вы останетесь на связи.

Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я чем-нибудь помочь во время перехода.

С уважением,

Боб Смит
[email protected]
555-123-4567

Расширять

Пример сообщения электронной почты № 2: запрос на переход

Тема: Синтия Дейли — запрос на направление

Уважаемая Барбара Чо,

Недавно в LinkedIn я обнаружила объявление о вакансии на должность помощника по маркетингу в XYZ Corp. Поскольку я знаю, что вы работаете там уже несколько лет, я подумал, не могли бы вы дать мне направление на работу.

Я был особенно взволнован, увидев, что эта работа предполагает интенсивную работу с вашей командой над электронным маркетингом и кампаниями в социальных сетях. Поскольку в последний раз мы работали вместе в ABC LLC, я приобрел обширный опыт работы с HubSpot, Google Analytics и SurveyMonkey. Я хотел бы применить эти навыки в XYZ.

Я прикрепил копию своего резюме и ссылку на свое портфолио, чтобы вы могли увидеть мой недавний опыт.Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или если вы хотите увидеть другие образцы моих работ.

Best,

Cynthia Dailey

[email protected]
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

Расширять

Орфография и грамматика: Тот факт, что вы пишете электронное письмо, не означает, что вам следует небрежно относиться к орфографии и грамматике. Перед отправкой внимательно отредактируйте электронную почту. Сообщение без ошибок говорит получателю, что к вашей электронной почте следует отнестись серьезно.

Ключевые выводы

Keep It Professional: Деловая переписка должна быть безупречной, даже если вы отправляете ее по электронной почте.

Будьте лаконичны: Дойдите до вашей точки зрения и как можно более четко укажите, что вам нужно или что вы можете предложить.

Редактировать, корректировать, тестировать: Убедитесь, что ваше сообщение не содержит ошибок и опечаток. Отправьте себе тестовое сообщение, прежде чем нажать «Отправить».

Ведите запись: Bcc о важной корреспонденции и сохраняйте каждое сообщение в соответствующей папке электронной почты для дальнейшего использования.

Ключевые выводы

Keep It Professional: Деловая переписка должна быть безупречной, даже если вы отправляете ее по электронной почте.

Как написать деловую электронную почту (обновлено для 2020)

Деловая электронная почта — это основа современного общения. В любой день средний офисный работник получает более 80 писем.

Это много общения.

Хотя мы отправляем много писем, многие из них неэффективны. В почтовом ящике каждого хранятся трудные для чтения или обработки электронные письма, потому что получатель не знает, как ему ответить или как действовать. Не позволяйте этому случиться с вашей деловой электронной почтой.Этикет, стиль и формат важны для написания писем, которые приносят результат.

В этой статье представлены передовые методы и пошаговые инструкции по созданию эффективного делового электронного письма. Интегрируя эти методы в подготовку электронной почты, вы сможете лучше писать электронные письма и улучшать общение в целом.

Четыре ключевых вопроса:

Есть четыре вопроса, которые вы должны рассмотреть, когда начинаете составлять бизнес-письмо:

1. Кто моя аудитория?

Во всех деловых письмах главное внимание уделяется аудитории.. Для , для кого вы пишете, будет определяться, как вы будете писать электронную почту. Читатель определит тон, формальность и содержание сообщения.

Читателем вашего электронного письма может быть ваш коллега, клиент или руководитель. Каждый читатель будет иметь разный опыт, знания о проектах и приоритеты. Вы можете использовать аббревиатуры проекта вместе с коллегой, обладающим такими же глубокими знаниями проекта, как и вы. Эти же аббревиатуры будут сбивать с толку руководителя, которому требуется обновление для прогнозирования бюджета.

Если ваша аудитория находится на переднем плане, вы всегда напишете более эффективное электронное письмо.

Аудитория включает всех людей, указанных в полях отправителя. Это включает в себя To :, CC :. и BCC: поля, но основное внимание следует уделять тем, которые находятся в поле «Кому». Написание для аудитории также означает правильное использование этих полей.

Поле «Кому:» предназначено для прямой аудитории, которой необходимо ответить или выполнить действие в соответствии с содержанием электронной почты. Поле «CC:» предназначено для читателей, которым необходимо получать сообщения электронной почты для справки или ясности, но им не нужно предпринимать действия или отвечать.Поле «BCC:» предназначено для аудитории, которой нужно видеть только исходное электронное письмо и ни одного из последующих ответов.

Неправильное использование полей отправителя — распространенная ошибка деловой электронной почты. Это происходит, когда зрители и их роли не продумываются.

Используйте поле «Скрытая копия» очень разумно. Часто лучше пересылать электронное письмо отдельно с кратким изложением причины, по которой вы отправляете эту информацию.

2. Какова цель?

У электронного письма должна быть цель.И у него должна быть только одна цель.

Такая практика электронной почты называется «правилом одного».

Каждое электронное письмо должно касаться только одного конкретного элемента, задачи или запроса.

Описание нескольких действий в одном письме может вызвать путаницу и неэффективность. Одно электронное письмо не должно включать одновременно заметки о пересмотре отчета клиента и вопрос о расписании ежеквартального собрания. Этот сценарий требует двух отдельных писем.

Ограничивая электронные письма одним предметом, получателю легче понять, обработать и принять меры.Эта ясность увеличивает понимание и продуктивность.

На практике нам иногда приходится запрашивать несколько единиц информации, относящихся к одной и той же теме. В этом случае используйте нумерованный список, чтобы прояснить для читателя, что запрос имеет компоненты. Это поможет вашему читателю легко ответить и гарантирует, что вы получите всю необходимую информацию.

Мне нужно, чтобы вы ознакомились с этими тремя пунктами, прежде чем мы передадим эскиз производственной группе:

1. Содержимое
2. Дизайн
3. Выбор цвета

3.Этот адрес электронной почты необходим?

Существует тенденция к чрезмерному общению по электронной почте. Хотя электронная почта эффективна и обеспечивает электронный документооборот, не все общение должно происходить по электронной почте.

Спросите себя: «Это письмо действительно необходимо?» Возможно, более уместен быстрый телефонный звонок или пинг в корпоративном мессенджере. Если вы ожидаете много споров по этой теме, короткий разговор поможет избавиться от длинной цепочки писем.

Выберите правильный канал для отправки информации.Электронная почта — это здорово, но это один канал.

4. Подходит ли электронная почта?

Электронная почта может использоваться во многих сценариях, но не всегда подходит.

Если вы доставляете плохие новости, сделайте это лично или тщательно сохраните электронную почту. Электронное письмо безлично, и в нем трудно передать сочувствие или сострадание. Если вам необходимо написать письмо с извинениями по делу, следуйте этим правилам.

Конфиденциальная информация, отправляемая по электронной почте, может быть случайно раскрыта. Случаев неудач с электронной почтой очень много, от забавных до серьезных.Независимо от того, является ли информация личным контактом или личным мнением, подумайте, подходит ли она для электронного письма. Если вы не хотите, чтобы его случайно отправили, подумайте прежде всего о том, как его отправить.

Если вы не уверены, подходит ли электронное письмо, спросите себя, комфортно ли вам, если это письмо будет проецироваться на собрании. На встрече присутствуют ваш начальник, все ваши будущие начальники и ваша мама. Если он проходит этот тест, отправьте его. Если нет, вероятно, что-то не подходящее.

5. Стиль электронной почты

Деловые письма имеют очень специфический стиль. Они профессиональные, но краткие. Они должны быть написаны так, чтобы их можно было бегло просмотреть, но с достаточным объемом информации, чтобы дать полный ответ.

Если вам понравилась эта статья, возможно, вас заинтересует в нашем онлайн-курсе по написанию электронной почты.

Тон
Поиск правильного тона может быть самой большой головной болью при составлении электронного письма. Тон меняется в зависимости от вашей аудитории. Он может варьироваться от формального до дружеского, но всегда профессионален и всегда должен соответствовать вашей аудитории.
Многословная вежливость часто может быть упущена из-за стремления быть кратким в электронных письмах. Тем не менее, «, пожалуйста, » и «, спасибо, » должны быть включены в любое время, когда это уместно.
Избегайте ВСЕГО ЗАГЛАВНЫХ букв, потому что это ЗВУЧИТ КАК ВЫ КРИЧИТЕ.
Кроме того, написание заглавными буквами может направить ваше письмо в папку для спама). Если вы не хотите выкрикивать заявление лично, не пишите его по электронной почте. Вместо этого используйте курсив, подчеркивание, или полужирный , чтобы выделить важные моменты.
Пример: Заявки на отпуск необходимо подавать не менее чем за две недели до .
Обратите внимание на резкий тон, если жирный текст заменен заглавными буквами: Заявки на отпуск должны подаваться НЕ МЕНЕЕ ЗА ДВЕ НЕДЕЛИ ЗАРАНЕЕ.
Одно исключение: используйте заглавные буквы в заголовках электронной почты при письме в любую организацию, которая удаляет форматирование HTML из электронной почты. Военные, военные академии и некоторые финансовые учреждения со строгими протоколами безопасности часто удаляют форматирование html.
Заголовки очень полезны для читателей. Они позволяют читателю бегло просматривать и легко находить информацию. Они — лучшее оружие делового писателя против информационной перегрузки.
Избегайте чрезмерного использования знаков препинания и смайликов. Восклицательные знаки следует использовать с осторожностью! Эмодзи продолжают играть более важную роль в цифровой коммуникации, и несколько руководств по стилю одобрили их разумное использование в деловой переписке. Я следую правилу использования их только после того, как другая сторона отправила их.Их никогда не следует использовать в официальных деловых письмах.
Формат
Письма
предназначены для беглого просмотра, поэтому в них должно быть достаточно свободного места, чтобы помочь читателю. Используйте более короткие абзацы, списки и маркеры, чтобы упростить информацию. И используйте заголовки, чтобы разбить концепции и позволить читателю бегло просмотреть.
Кроме того, неудобное форматирование, скопированное из других документов или электронных писем, может отвлекать. Чтобы обеспечить бесшовное форматирование электронной почты, удалите форматирование текста из нового содержимого с помощью функции удаления или форматирования вашего почтового клиента.
Вот наиболее распространенные функции форматирования и способы их использования.

Шрифт: Шрифт — это шрифт, который вы должны выбрать для своего электронного письма. Лучше всего выбрать шрифт без засечек (шрифт без декоративных штрихов на конце), поскольку он более современный, простой и легко читаемый на экране. Их также легче читать при небольшом размере. Gmail по умолчанию использует шрифт Sans Serif. Вы также можете использовать Arial, Helvetica, Tahoma, Trebuchet MS или Verdana.

Размер текста: Старайтесь, чтобы размер вашей электронной почты оставался нормальным. Это от 10 до 12 пунктов.

Полужирный: Вы можете использовать полужирный шрифт для заголовков и выделения важного текста. Жирный текст привлекает внимание читателей, просматривающих электронную почту.

Курсив: Курсив — это более мягкий способ привлечь внимание к области текста. Они используются, чтобы выделить часть предложения.Они не выделяют слова, когда пользователь просматривает страницу, как это делает жирный текст. Курсив также следует использовать для названий полных произведений.

Подчеркнутый: Подчеркнутый текст легко принять за ссылку. При написании электронного письма лучше не использовать подчеркнутый текст, чтобы привлечь внимание к определенной области электронного письма. Лучше использовать жирный шрифт или курсив.

Цвет текста: Вам следует избегать использования нескольких цветов текста в электронном письме, поскольку это привлекает внимание к нескольким местоположениям и выглядит непрофессионально.Вполне вероятно, что ваша почтовая программа делает ваши гиперссылки синими.

Выравнивание: В деловом письме используется текст, полностью выровненный по левому краю. В академическом письме первое предложение абзаца отступает через пять пробелов. В деловой электронной почте вам никогда не нужно делать отступ в начале абзаца.
Пользователи сканируют страницы по F-образному шаблону. Из-за изменения выравнивания читателю становится труднее бегло просматривать.
Номера: Использование нумерованного списка может помочь организовать контент там, где важна последовательность.Например, если вы описываете шаги, вы можете использовать нумерованный список.
маркеров: маркеров — отличный способ создать пустое пространство на странице и привлечь внимание к связанным элементам. Маркеры лучше всего подходят для неупорядоченных списков.
Увеличить отступ: В деловых письмах не следует делать отступ в первом предложении нового абзаца. Разрыв строки представляет собой начало нового абзаца. Кнопка увеличения отступа позволяет добавить отступ к тексту.Это полезно в редких случаях, когда вы хотите указать, что некоторая информация является подмножеством того, что ей предшествовало. Это создает визуальное указание на то, что информация с отступом менее важна.

Меньший отступ: Это позволяет перемещать содержимое влево.

Текст цитаты: Если вы имеете в виду цитируемый текст, вы должны использовать функцию текста цитаты. Он обеспечивает небольшой отступ для вашего контента и серую вертикальную линию слева.Это показывает читателям, что вы цитируете текст.

Удалить форматирование: Если вы вставляете текст в свое электронное письмо, очень важно использовать функцию удаления форматирования. В противном случае вы вставите стили текста, и вашему читателю будет очевидно, что вы скопировали и вставили этот текст. Чтобы использовать эту функцию, выделите текст, форматирование которого нужно удалить. Затем нажмите кнопку удаления форматирования.
Части большого электронного письма
Давайте проанализируем каждый раздел делового электронного письма, чтобы выделить передовые методы, которые вы можете применить в своем письме.
Тема сообщения
Строка темы — это краткое изложение вашего электронного письма. Это лучшая возможность обеспечить прочтение вашей электронной почты. Цель строки темы — заставить читателя открыть письмо, не обманывая его. Это также место, где чаще всего совершаются ошибки.
Думайте об этом как о заголовке вашего электронного письма. Это должен быть обзор содержания из 3-8 слов.
Слишком короткие или слишком длинные строки темы вызывают путаницу. Если из-за этого письмо кажется трудным или запутанным для ответа, получатель может не открыть его немедленно или вообще.
Плохие примеры:
«Важно!»
«Для вашего обзора»
«Вопросы о продлении крайнего срока отчета о целевой эффективности расширения» для встречи с клиентами »
Хорошие примеры:
«Доставка вашего заказа в книжном магазине 2 декабря»
«Изменения в отчете клиента: просмотрите до 16:00»
«Запрошено расширение отчета о расширении до пятницы»
Почтовые клиенты также проверят строку темы на наличие признаков спама. Это особенно важно для отделов продаж, которые могут отправлять холодные электронные письма. Некоторые термины являются флагами для алгоритмов спама и могут быть отфильтрованы в папку нежелательной почты. Избегайте использования таких слов, как «Продажи», «Пожалуйста, прочтите» или «Прибыль», и не используйте темы из одного слова.
Также убедитесь, что вы отвечаете в правильную цепочку. Не используйте старую цепочку писем для новой темы.

Приветствие
Ваше приветствие должно быть профессиональным и лаконичным. Всегда предпочтительно обращаться к получателю, используя его имя, но это не всегда возможно.
Добрый день,
Привет,
Уважаемая мисс Джонс:
Привет, Джефф, (формат приветствия)
Привет, Джефф. (формат предложения)

Краткое удовольствие
Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, ваша первая строка может быть короткой любезностью, соединяющей вас и получателя. Одного предложения должно хватить. Укажите, как вы подключились. Это напоминание предоставит читателю контекст для следующей информации.
«Было здорово встретиться с вами вчера вечером на мероприятии по нетворкингу.”
Если вы что-то получили от получателя, поблагодарите. Это может быть благодарность за предложение помощи, за интересный контент, которым они поделились, или даже за простое чтение электронного письма.
«Спасибо, что поделились своей статьей о стратегиях управления. Полученные данные ценны ».
«Спасибо, что нашли время помочь мне с этим проектом».
Если вы хотите сохранить общий язык, подойдут теплые добрые пожелания.
«Надеюсь, у тебя все хорошо!»
Опустите приятное приветствие, если вы недавно или часто общались друг с другом.
Будьте очень осторожны, чтобы в начале письма не было слишком много любезностей. Целью вашего электронного письма должно быть открытое начало. Помните аббревиатуру B. L.O.T. — нижняя строка сверху. Что вы хотите, чтобы ваш читатель знал или делал? Это самый важный дебют.
Назначение
Как отмечалось ранее, каждое электронное письмо должно адресовать только одну вещь, одну цель. Эта задача, запрос или информация должны быть представлены четко и сразу после любезности. Это B.L.O.T.- нижняя строка сверху.
Будьте краткими и прямыми. Не скрывайте свой запрос, иначе его легко пропустить или проигнорировать.
«Пожалуйста, поделитесь своим мнением о бюджете».
«Можете ли вы принять участие в стартовом совещании по проекту в следующий четверг?
«Были ли у вас изменения к окончательному отчету?»
Помните аббревиатуру B.L.O.T. — Нижняя линия сверху.
Дополнительная информация
Некоторые деловые электронные письма могут потребовать от читателя дополнительной информации.Это может быть пояснение по задаче, ссылка на ресурсы или примеры или другая полезная информация. Эту информацию следует включать вдумчиво. Следует добавлять только непосредственно релевантный контент.
Призыв к действию
В конце электронного письма включите конкретный призыв к действию. Электронное письмо отправлено для выполнения одной задачи. Призыв к действию не должен вызывать путаницы в отношении вашего запроса. Не думайте, что читатель понимает желаемый результат на основе предшествующей информации.Электронные письма можно легко неверно истолковать, если есть серая зона.
Это заявление должно включать в себя конкретное действие и график. Если вы отправляете электронное письмо нескольким людям, уточните ответственность за задачу, прямо указав имя предполагаемого человека.
Разъяснение задач и ожиданий позволяет получателю реагировать более эффективно.
Плохие примеры: «Сможете ли вы об этом позаботиться?»
«Сообщите мне, что вы думаете».
Хорошие примеры: «Сара, не могли бы вы разослать опрос всему персоналу к полудню пятницы, пожалуйста?»
«Буду признателен за ваш отзыв о проекте повестки дня. Если у вас есть правки, пришлите их завтра, во вторник, в 10 часов утра ».
Если вы хотите получить подтверждение, вы можете сформулировать призыв к действию в виде вопроса. Если призыв к действию представляет собой уведомление, которое не обязательно требует ответа, вы можете структурировать призыв к действию как утверждение.
Заключительное сообщение
Заключительное сообщение просто указывает на то, что письмо готово. Хотя это не является обязательным требованием в современном письме, короткая вежливая фраза отлично завершит ваше письмо.
«Спасибо за уделенное время»
«Жду вашего ответа»,
«С уважением»
Подписание и подпись
В конце письма указано ваше имя. Формулировка должна соответствовать формальности электронного письма.
Самый официальный: Доктор Джон Смит
Доктор Смит
Джон Смит
Наименее формальный и самый распространенный: Иоанн
Ваша электронная подпись — это электронная визитная карточка, которая добавляется к вашему электронному письму. Он должен включать наиболее важный контекст и контактную информацию для вашего читателя. Это место, где можно помочь вашему читателю с помощью соответствующей контактной или контекстной информации, а не хвастаться или вставлять философские цитаты. Изображения и логотипы могут быть полезны, но помните о размерах и о том, как они будут отображаться на мобильных устройствах.
Вложения и ссылки
Все указанные вложения или ссылки должны быть включены в электронное письмо. Либо назовите файл так, чтобы он был четко идентифицирован, либо включите заголовок документа в скобки сразу после того, как вы упомянули его в электронном письме.
Не заставляйте читателя искать нужную информацию.
Если вложение было отправлено получателю ранее, все равно вложите его снова. Таким образом, они могут легко получить доступ к информации, а не искать в своем почтовом ящике. Конечно, еще раз проверьте, что файл прикреплен и исправен. Если вы забыли добавить вложение, вам потребуется ненужный (и неприятный!) Ответ с его запросом, что может задержать работу.
Ссылки могут направлять читателя либо на веб-сайты, либо в каталоги интрасети.Эти гиперссылки могут быть длинными и отвлекать внимание в тексте электронного письма. Вместо этого включите гиперссылку в существующее предложение.
Плохой пример: этот ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета: http://www.instructionalsolutions.com/blog/technical-writing-engineers
Хороший пример: этот технический письменный ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета.
Вы также должны проверить ссылку, чтобы убедиться, что она открывает правильный сайт.
Обзор
Когда ваше электронное письмо будет составлено, не нажимайте кнопку «Отправить».Пока что.
Найдите минутку, чтобы просмотреть свою электронную почту. Проверьте грамматические или орфографические ошибки (у Grammarly есть полезный бесплатный инструмент). Опечатки говорят о невнимательности и даже могут передать неверную информацию.
Перепроверьте даты, время, имена, ссылки, вложения и другие конкретные детали.
Трижды проверьте правильность адреса получателя в полях отправителя.
Наши любимые способы взлома электронной почты
Отменить отправку
Вы когда-нибудь нажимали кнопку «Отправить», а затем ахнули от ужаса? Возможно, это ситуация типа «Я не хотел отправлять на тот Брэд!».Или это может быть менее смущающий, но все же раздражающий сценарий «Я имел в виду, чтобы включил Брэда в это письмо!».
К счастью, некоторые почтовые клиенты нашли решение этой потенциальной проблемы, добавив «Отменить отправку».
В Gmail вы можете включить эту функцию в настройках. Вы можете выбрать период отмены от 5 до 30 секунд.
В Outlook вы можете вспомнить непрочитанное электронное письмо, отправленное получателю с учетной записью Exchange в той же организации.Эта функция не работает на практике, потому что, если она была прочитана кем-либо, ее нельзя отозвать. В этом случае просто перешлите письмо с ошибкой и извинитесь и объясните.
Шаблоны ответов в Gmail
Вы отправляете одно и то же электронное письмо снова и снова? Экономьте время, используя шаблоны ответов в Gmail.
Эта функция позволяет сохранять стандартные электронные письма. Если вы хотите отправить стандартный ответ, просто выберите предпочтительный подготовленный шаблон в окне «Написать».Вы также можете настроить автоматическую отправку шаблонных ответов на входящую почту с определенными деталями.
Фильтры и папки
Ваш почтовый ящик переполнен? Продуманное использование фильтров и папок может помочь снизить нагрузку на электронную почту.
Вы можете маркировать электронные письма от конкретных людей или даже целых доменов и даже помечать их цветом. Эти ярлыки позволят легко архивировать электронные письма после прочтения.
Вы можете настроить фильтры для автоматической пометки электронных писем с низким приоритетом как прочитанные или архивные, например, обновления отслеживания доставки.
Короткие вложения во время настройки обеспечат долгосрочную экономию времени.
Расписание писем в Gmail
Вы работаете допоздна, но хотите, чтобы электронная почта пришла в почтовый ящик вашего клиента завтра утром?
Раньше мы предлагали использовать Boomerang для планирования электронной почты, но теперь вы можете делать это прямо в Gmail. Если вы нажмете маленькую стрелку справа от кнопки отправки, вы можете указать, когда будет отправлено электронное письмо.
Запланированные электронные письма появятся в новой папке под названием «запланированные» прямо под папкой «отправленные».Оттуда вы можете отменить отправку в любое время до отправки электронного письма.
Внимание! Если вы отправляете информацию получателям, которые сообщают вам, не отправляйте электронные письма поздно вечером, потому что это может создать ожидание круглосуточной работы в вашей команде. Запланируйте рассылку писем в начале обычного рабочего дня.
Сочетания клавиш
Составление эффективного делового электронного письма требует времени. Однако вы можете сэкономить время, используя сочетания клавиш. Сохраняйте клики при выборе писем, отметке непрочитанных, добавлении гиперссылки и т. Д.Ознакомьтесь с ярлыками для Gmail и Outlook.
Отслеживание открытия электронной почты
Если вы когда-нибудь отправляли электронное письмо: «Я просто проверяю, получили ли вы это», то вам следует использовать отслеживание электронной почты.
Существует широкий спектр надстроек и приложений электронной почты, которые будут отслеживать, открывается ли ваше электронное письмо получателем.
Заключение
Объем получаемых и отправляемых электронных писем может иногда снизить нашу мотивацию к написанию эффективного делового электронного письма. При подготовке электронного письма рассмотрите четыре ключевых вопроса.Напишите его кратко, но ясно передавая информацию и просьбу читателю.
Ваш читатель (и его почтовый ящик) оценят это.
Эффективное общение по электронной почте — Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл
О чем этот рекламный проспект
Этот раздаточный материал предназначен для того, чтобы помочь студентам, преподавателям и профессионалам университета научиться более эффективно пользоваться электронной почтой. Это может помочь вам определить, является ли электронная почта лучшим способом общения в конкретной ситуации, и написать сообщения, которые успешно передают ваш смысл предполагаемой аудитории.
Фон
Хотя электронная почта является ценным инструментом, она создает некоторые проблемы для писателей. Непонимание может легко возникнуть, когда у людей разные ожидания относительно сообщений, которые они отправляют и получают. Электронная почта используется для множества различных целей, в том числе для связи с друзьями, общения с профессорами и руководителями, запроса информации и подачи заявок на работу, стажировки и стипендии. В зависимости от ваших целей отправляемые вами сообщения будут различаться по своей формальности, целевой аудитории и желаемым результатам.
Итак, как узнать, что отправка электронного письма является наиболее эффективным способом достижения ваших коммуникационных целей? Когда короткое сообщение подходит, а когда лучше отправить более длинное и профессиональное письмо? Как решить, какой стиль письма подходит для каждой задачи? Продолжайте читать, чтобы получить ответы на эти вопросы!
Когда электронная почта является подходящей формой общения?
Электронная почта — хороший способ донести ваше сообщение, когда:
Вам необходимо связаться с человеком, с которым трудно связаться по телефону, который не приходит в кампус регулярно или не находится в той же части страны или мира (например, с человеком, который живет в другое время). зона).
Информация, которой вы хотите поделиться, не зависит от времени. Отправка электронного письма происходит мгновенно, но это не означает, что писатель может ожидать мгновенного ответа. Для многих людей ведение электронной переписки является частью их работы, и они делают это только в обычные рабочие часы. Если ваш читатель не пообещал иное, предположите, что ему может потребоваться несколько дней, чтобы ответить на ваше сообщение.
Вам необходимо отправить кому-нибудь электронный файл, например, документ для курса, электронную таблицу, полную данных, или черновик вашей статьи.
Вам необходимо быстро распространить информацию среди большого количества людей (например, записку, которую нужно отправить всему персоналу офиса).
Вам необходима письменная запись разговора. Сохранение важных писем может быть полезно, если вам нужно вернуться к тому, что кто-то сказал в предыдущем сообщении, предоставить какое-то доказательство (например, доказательство того, что вы заплатили за услугу или продукт) или просмотреть содержание важной встречи. или памятка.
Когда электронная почта НЕ является подходящей формой общения?
Электронная почта не является эффективным средством связи, если:
Ваше сообщение длинное и сложное или требует дополнительного обсуждения, которое лучше всего провести при личной встрече.Например, если вы хотите получить обратную связь от вашего научного руководителя о вашей работе или если вы задаете своему профессору вопрос, требующий большего, чем ответ «да / нет» или простого объяснения, вам следует вместо этого назначить встречу.
Информация строго конфиденциальна. Электронная почта НИКОГДА не закрыта! Имейте в виду, что ваше сообщение может быть отправлено другим людям без вашего ведома. Резервная копия вашей электронной почты всегда хранится на сервере, откуда ее могут легко получить заинтересованные стороны, даже если вы удалили сообщение и думаете, что оно исчезло навсегда.
Ваше сообщение эмоционально окрашено, иначе тон сообщения может быть легко неверно истолкован. Если вы не решитесь сказать что-то кому-то в лицо, не пишите это по электронной почте.
Кто ваша аудитория?
Люди по-разному думают, как должна выглядеть электронная почта, поэтому всегда полезно знать ожидания своей аудитории. Например, некоторые люди считают электронную почту быстрой и неформальной формой общения — способом сказать «привет» или задать быстрый вопрос.Однако другие рассматривают электронную почту как просто более удобный способ передать официальное письмо. Такие люди могут посчитать неформальное электронное письмо грубым или непрофессиональным.
Такое сообщение можно отправить другу, но не профессору:
Хотя для вас может быть очевидно, что вы не стали бы отправлять такое электронное письмо своему профессору, давайте внимательно рассмотрим, какие предположения это сообщение делает о читателях и их ожиданиях. Тон этого сообщения очень небрежный; предполагается, что читатель знает, кто отправитель, и имеет с ним тесные личные отношения. Поскольку оно содержит двусмысленную ссылку на «задание», это сообщение также предполагает, что читатель знаком с рассматриваемым предметом (например, предполагается, что читатель будет знать, какой курс и какое конкретное задание имеет в виду отправитель). Писатель также делает неявное предположение о том, что читатель комфортно владеет языком, который часто используется при отправке мгновенного сообщения или текстового сообщения. Некоторые читатели могут принять букву «U» как знак того, что писатель слишком ленив, чтобы напечатать слово «ты».”
Делать предположения об ожиданиях вашей аудитории увеличивает риск того, что ваше сообщение или его тон будут неправильно истолкованы.
Чтобы убедиться, что ваше сообщение имеет ожидаемый эффект, используйте следующие вопросы, которые помогут вам подумать о своей аудитории и ее потребностях:
Кто ваша аудитория? Как часто ваша аудитория использует электронную почту для общения?
Как ваша аудитория относится к вам — например, читатель — ваш учитель? Ваш босс? Друг? Незнакомец? Насколько хорошо вы их знаете? Как бы вы поговорили с ними в социальной ситуации?
Что вы хотите, чтобы ваша аудитория думала или предполагала о вас? Какое впечатление вы хотите произвести?
Важные составляющие эффективного электронного письма:
Строки темы
Строки темы электронного письма похожи на заголовки газет. Они должны передать суть вашего сообщения или идею, которую вы хотите, чтобы читатель унес. Поэтому будьте как можно более конкретными. Однословные темы, такие как «Привет», «Вопрос» или «К вашему сведению», неинформативны и не дают читателю представления о важности вашего сообщения. Если ваше сообщение чувствительно ко времени, вы можете указать дату в строке темы, например «Встреча в четверг, 2 декабря». Подумайте о строках темы в сообщениях электронной почты, которые вы получаете. Какие из них, по вашему мнению, наиболее эффективны? Почему?
Приветствия и подписи
Используйте какое-нибудь приветствие и какую-нибудь подписку.Не начинайте с текста и не останавливайтесь в конце без вежливой подписи. Если вы плохо знаете этого человека, вы можете не знать, как с ним обращаться («Как мне называть моего преподавателя / преподавателя?») Или как подписать (С уважением? С уважением?). Тем не менее, всегда лучше приложить какие-то усилия. В случае сомнений обращайтесь к кому-нибудь более формально, чтобы не обидеть его. Вот несколько распространенных способов обращения к читателю:
Уважаемый профессор Смит,
Здравствуйте, миссМакМэхон,
Привет, Мэри Джейн,
Если вы не знаете имя человека, к которому обращаетесь, или если адрес электронной почты принадлежит разнородной группе, попробуйте что-нибудь общее, но вежливое:
Кому это может быть интересно,
Уважаемые члены приемной комиссии,
Всем привет,
Ваше закрытие чрезвычайно важно, потому что оно позволяет читателю узнать, кто с ним связывается. Всегда подписывайте свое имя в конце сообщения.Если вы плохо знаете читателя, вы можете также подумать о том, чтобы указать свою должность и организацию, к которой вы принадлежите; например:
Мэри Уоткинс
Старший научный сотрудник
Bain and Company
Джозеф Смит
UNC-CH, Class of 2009
В заключение скажите что-нибудь краткое, но дружелюбное или, возможно, ваше имя, для большей части переписки:
Спасибо,
С наилучшими пожеланиями,
Увидимся завтра,
С уважением,
Для очень формального сообщения, такого как заявление о приеме на работу, используйте вид закрытия, который вы можете увидеть в деловом письме:
С уважением,
С уважением,
Копия: и Скрытая копия: («точная копия» и «слепая копия»)
Копирование отдельных лиц в электронном письме — это хороший способ отправить ваше сообщение основному получателю и одновременно отправить кому-нибудь копию. Это может быть полезно, если вы хотите передать одно и то же сообщение более чем одному человеку. В профессиональных условиях копирование чьей-либо электронной почты может помочь в работе, особенно если человек, получающий копию, выполняет надзорную роль. Например, копирование вашего босса в электронном письме не отвечающему коллеге может побудить сотрудника ответить. Однако имейте в виду, что когда вы отправляете сообщение более чем на один адрес с использованием поля Cc :, как исходный получатель, так и все получатели копий могут видеть все адреса в полях To: и Cc :.Каждый человек, получивший сообщение, сможет увидеть адреса всех, кто его получил.
Слепое копирование электронных писем группе людей может быть полезно, когда вы не хотите, чтобы у всех в списке были адреса друг друга. Единственный адрес получателя, который будет виден всем получателям, — это адрес, указанный в поле Кому :. Если вы не хотите, чтобы кто-либо из получателей видел адреса электронной почты в списке, вы можете указать свой адрес в поле Кому: и использовать скрытую копию: исключительно для отправки вашего сообщения другим пользователям. Однако не думайте, что слепое копирование всегда будет мешать получателям узнать, кто еще был скопирован — кто-то, кто слепо скопировал, может нажать «ответить всем» и отправить ответ всем, показывая, что они были включены в исходное сообщение.
Несколько дополнительных советов по написанию более эффективных писем
Подумайте о своем сообщении, прежде чем писать его. Не отправляйте электронную почту в спешке. Во-первых, определитесь с целью вашего сообщения и ожидаемого результата от общения. Затем подумайте об аудитории вашего сообщения и о том, что им может понадобиться, чтобы ваше сообщение принесло желаемый результат.Вы также улучшите ясность своего сообщения, если систематизируете свои мысли до того, как начнете писать. Запишите несколько заметок о том, какую информацию вам нужно передать, какие вопросы у вас есть и т. Д., А затем организуйте свои мысли в логической последовательности. Вы можете попробовать такие методы мозгового штурма, как составление карт, составление списков или набросков, которые помогут вам организовать свои мысли.
Обдумайте тон вашего сообщения. Когда вы общаетесь по электронной почте, ваши слова не поддерживаются жестами, интонациями голоса или другими сигналами, поэтому кому-то может быть легче неправильно понять ваш тон.Например, сарказм и шутки часто неверно истолковываются и могут оскорбить вашу аудиторию. Точно так же будьте осторожны с тем, как вы обращаетесь к своему читателю. Например, начав электронное письмо своему профессору или ТА со слов «Эй!» может восприниматься как грубый или самонадеянный (например, «Эй, ты!»). Если вы не уверены, как ваше сообщение может быть получено, вы можете попробовать прочитать его вслух другу, чтобы проверить его тон.
Стремитесь к ясности и краткости в написании. Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое приводило к замешательству и требовало еще хотя бы одного сообщения, чтобы исправить? Непонимание может возникнуть, если сообщение нечеткое, дезорганизованное или слишком длинное и сложное, чтобы читатели могли легко его понять. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ваше сообщение было понято:
Кратко изложите цель написания в самом начале сообщения.
Обязательно предоставьте читателю некоторый контекст. Если вы задаете вопрос, вырежьте и вставьте в электронное письмо любой соответствующий текст (например, сообщения об ошибках компьютера, запросы о назначении, которые вы не понимаете, часть предыдущего сообщения и т. Д.), Чтобы у читателя был какой-то фрейм ссылка на ваш вопрос.При ответе на чужое письмо часто бывает полезно включить или переформулировать сообщение отправителя.
Используйте абзацы для разделения мыслей (или рассмотрите возможность написания отдельных писем, если у вас есть много не связанных между собой моментов или вопросов).
Наконец, укажите желаемый результат в конце сообщения. Если вы запрашиваете ответ, сообщите читателю, какой тип ответа вам требуется (например, ответ по электронной почте, возможное время встречи, рекомендательное письмо и т. Д.)) Если вы запрашиваете что-то со сроком выполнения, обязательно выделите этот срок на видном месте в своем сообщении. Завершение электронного письма следующим шагом может быть действительно полезным, особенно в рабочих условиях (например, вы можете написать «Я позвоню вам в следующий день или около того» или «Давайте обсудим это дальше. на встрече в среду »).
Отформатируйте сообщение так, чтобы его было легко читать. Используйте пробелы, чтобы визуально разделить абзацы на отдельные блоки текста.Выделите важные детали, чтобы их было легко различить. Используйте жирный шрифт или заглавные буквы, чтобы выделить важную информацию, например сроки выполнения. (Но не пишите все свое сообщение заглавными буквами или жирным шрифтом — ваш читатель может воспринять это как «крик» и не сможет определить, какие части сообщения особенно важны.)
Корректура. Перечитайте сообщения, прежде чем отправлять их. Проверьте грамматику, орфографию, заглавные буквы и пунктуацию. Если ваша почтовая программа поддерживает это, используйте инструменты проверки орфографии и грамматики. Попробуйте прочитать свое сообщение вслух, чтобы вы могли уловить ошибки или неуклюжие фразы, которые вы могли бы пропустить.
Вопросы, которые следует задать себе перед отправкой сообщения электронной почты
Подходит ли это сообщение для электронной почты, или можно лучше передать информацию письмом, телефонным звонком или личной встречей?
С какой целью я отправил это письмо? Будет ли сообщение показаться получателю важным или будет рассматриваться как раздражение и пустая трата времени?
Сколько писем обычно получает читатель и что заставит его прочитать это сообщение (или удалить его)?
Соответствуют ли формальность и стиль моего письма ожиданиям моей аудитории?
Как будет выглядеть мое сообщение, когда оно дойдет до получателя? Легко ли читать? Правильно ли я использовал грамматику и пунктуацию? Разделил ли я свои мысли на отдельные абзацы? Выделены ли в тексте важные элементы, такие как сроки выполнения?
Обеспечил ли я достаточно контекста, чтобы моя аудитория могла легко понять или проследить за цепочкой сообщения?
Я представился и помог читателю ответить соответствующим образом?
Сможет ли получатель открывать и читать какие-либо вложения?
Примеры писем
Используйте то, что вы только что узнали, чтобы объяснить, почему электронное письмо Студента 2 профессору Джонсу более эффективно, чем электронное письмо, написанное Студентом 1. Чем отличается тон сообщений? Что делает электронную почту Студента 2 более уместной? Какие элементы придают ему ясность? Если бы вы были профессором Джонсом и получили оба сообщения, как бы вы ответили на каждое из них?
Электронное письмо от студента 1:
эй,
мне нужна помощь с бумагой, могу я прийти к вам в офис завтра
thx
Электронное письмо от студента 2:
Привет, доктор Джонс!
Я нахожусь в вашем классе ENGL 101 по четвергам, и у меня есть вопрос по поводу работы, которую нужно сдать в следующий вторник.Я не уверен, что понимаю, что означает следующее предложение в подсказке:
«Напишите 10-страничный документ, аргументирующий за или против требования ENGL 101 для всех первокурсников UNC и обеспечивающий адекватную поддержку вашей точки зрения».
Я не уверен, что можно считать «адекватной» поддержкой. Можно ли использовать 3 источника?
Могу я прийти к вам в офис завтра в 14:00, чтобы обсудить с вами свой вопрос? Пожалуйста, дайте мне знать, подходит ли это вашему расписанию. В противном случае я мог бы прийти в пятницу после 1:00.
Спасибо,
Тим Смит
Вот две версии электронного письма от руководителя, Джейн Доу, группе ее сотрудников. Какая версия, по вашему мнению, наиболее эффективна? Почему?
Версия 1 электронного письма Джейн Доу:
Тема: завтра
Как вы знаете, завтра днем мы встретимся, чтобы обсудить статус всех наших текущих проектов. Пончики будут предоставлены. Обязательно приходите вовремя и возьмите с собой материалы, над которыми вы работали на этой неделе — принесите достаточно копий для всех.Некоторые из этих материалов могут включать ваши календари, отчеты и любые отправленные вами важные электронные письма. Кроме того, я хотел бы напомнить вам, что запросы на разрешение на парковку должны быть поданы позже на этой неделе; вам следует передать их мисс Джонс, и если ее нет за своим столом, когда вы заходите, вы можете отправить их ей по электронной почте.
Версия 2 электронного письма Джейн Доу:
Тема: материалы для ср. встреча персонала
Привет всем —
На завтра в 15:00. собрание персонала в конференц-зале, принесите 15 экземпляров следующих материалов:
Календарь вашего проекта
Одностраничный отчет с описанием вашего прогресса
Список целей на ближайший месяц
Копии любых сообщений с отчетами о проделанной работе, которые вы отправили клиентам за последний месяц
Увидимся завтра —
Джейн
Консультации по работам
Мы ознакомились с этими работами при написании данного раздаточного материала.Это не полный список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти последние публикации по этой теме. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, поскольку он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Инструкции по форматированию цитат см. В руководстве по цитированию библиотек UNC.
Терминелло, Верна и Рид, Марсия Г. Электронная почта: Общайтесь эффективно. Нью-Джерси: Прентис-Холл, 2003.
Лэмб, Сандра Э. Как это написать. Полное руководство ко всему, что вы когда-либо напишете. 2-е изд. Беркли, Калифорния: Ten Speed Press, 2006.
Электронная почта. Mindtools.com
Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
Вы можете воспроизвести его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указываете источник: Центр письма, Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл
Сделать подарок
советов по электронной почте: 10 лучших стратегий для написания эффективного электронного письма
Jerz> Writing> E-text> Email Tips
Следуйте этим советам по этикету электронной почты, чтобы написать более эффективное письмо.
Импровизированная схема движения взад-вперед, с которой мы привыкли общаться в социальных сетях, сильно отличается от заранее спланированных, более замкнутых сообщений, которые большинство профессионалов ожидают на рабочем месте.
Если вы планируете прогулку с друзьями, вы ожидаете нескольких быстрых обменов мнениями с просьбой дать разъяснения и внести исправления на лету. Поскольку вы обычно пишете кому-то, кого уже хорошо знаете, об общих интересах, вам не нужно подробно рассказывать о контексте.
Но большинство профессионалов не хотят заниматься неторопливой перемоткой вперед и назад, чтобы выполнить свою работу. Они хотят удалить этот элемент из своего почтового ящика, возможно, передав его помощнику или отправив его вверх по потоку, без необходимости спрашивать отправителя: «Я не знаю, что вы думаете?» или «Что вы имели в виду под этим смайликом?»
Первоначально написано Джессикой Бауэр в 2000 году; расширен и обслуживается Деннисом Дж. Йерцем
Напишите содержательную тему.
Держите сообщение сфокусированным.
Избегайте вложений.
Четко представьтесь.
Будьте добры. Не пламя.
Корректура.
Не предполагайте конфиденциальность.
Различайте формальные и неформальные ситуации.
Ответьте немедленно.
Проявить уважение и сдержанность .
1.Напишите содержательную тему.
Перед тем как нажать «отправить», напишите тему, которая точно описывает содержание, давая вашему читателю конкретную причину открыть ваше сообщение. Расплывчатая или пустая строка темы — это упущенная возможность проинформировать или убедить вашего читателя.
[wp_ad_camp_2]
Помните — ваше сообщение не единственное в почтовом ящике получателя. Четкая тема письма поможет занятому профессионалу решить, стоит ли ваше письмо.
2. Держите сообщение сфокусированным.
Почему ты пишешь? Вы отвечаете на запрос? Приносите извинения за ошибку с вашей стороны? Просите получателя предпринять какие-то действия за вас?
Цель: Любой учебник по деловому и профессиональному письму будет включать примеры писем с жалобами и корректировками, писем с предложениями, отчетов о проделанной работе, писем-заявлений и т. Д.
Прямолинейность : Вам, вероятно, не нужно начинать с «Уважаемая мисс.Джонс », пообщайтесь в личной беседе и завершите разговор« Yours Truly ». (Если вы действительно хотите быть таким формальным, вместо этого отправьте письмо на бумаге.)
Организация : Читатели часто получают часть сложного сообщения, нажимают «ответить», как только у них есть что добавить, и забывают прочитать остальное. Это человеческая природа.
Пронумеруйте баллы в более сложном сообщении. (Начните с четкого определения того, сколько частей состоит в вашем сообщении.)
Разделите несвязанные пункты на отдельных целенаправленных писем.
Если вы отправите всем своим сотрудникам сообщение, которое касается только некоторых из них, многие люди будут тратить время на чтение всего этого, чтобы определить, применима ли к ним какая-либо часть.
Другие люди сдадутся, как только обнаружат какие-либо детали, которые к ним не относятся. (Опять же, это человеческая природа.)
Вежливость : Пожалуйста, и спасибо по-прежнему важны, но многословие тратит время вашего читателя (что грубо).
Чтобы помочь читателю сосредоточиться на вашем сообщении: сделайте ваш текст читабельным .
Корректура, особенно , когда ваше сообщение просит получателя сделать работу за вас. Полностью заглавные буквы выглядят как крик, а отсутствие заглавных букв делает вас похожим на ленивого подростка. Независимо от вашего намерения, люди ответят соответствующим образом.
Если вы учитесь в средней школе, то резкое заявление «thx 4 ur help 2day ur gr8!» Может вызвать занятую профессиональную улыбку — или вздрогнуть.
Часто нежности жеста бывает недостаточно. Ты хочешь, чтобы твой босс был твоим, 2 думаешь, что не можешь спл? LOL 😉
Напишите коротких абзацев , разделенных пустыми строками. Большинство людей находят неразрывные блоки текста скучными или даже пугающими. Найдите время, чтобы отформатировать свое сообщение для удобства читателя.
Избегайте причудливых шрифтов. Не полагайтесь на жирный шрифт или крупный размер, чтобы добавить нюансов. Читатель электронной почты вашего получателя может не иметь всех функций, которые есть у вас.В крайнем случае используйте звездочки, чтобы выделить * акцент *.
3. Избегайте вложений.
Вместо того, чтобы заставлять читателя загружать вложение и открывать его в отдельной программе, вы, вероятно, получите более быстрые результаты, если просто скопируете и вставите наиболее важную часть документа в тело вашего сообщения.
Кому: всем 1000 сотрудникам
От: нетерпеливому Эдгару
Тема: Полезная книга, которую должен прочитать каждый
——–
Привет всем.Я приложил PDF-файл, который, я думаю, вам всем пригодится. Это уже третий раз, когда я отправляю ему файл — в версии, которую я отправил вчера, была опечатка на странице 207, поэтому я отправил все заново. Поскольку некоторые из вас отметили, что большой размер файла делает его немного неудобным, я также приложил каждую главу как отдельный документ. Дайте мне знать, что вы думаете!
Big Honking File.pdf (356MB)
BHF Cover.pdf (25MB)
BHF Глава 1.pdf (35MB)
[…]
Хорошо, поднимите руки … многие ли из нас немедленно удалили бы это сообщение, не просматривая * любое * из этих вложений?
Кому: Bessie Professional
От: Morris Ponsybil
Тема: Подсказки по электронной почте — тема для офисной мастерской?
—-
Бесси, я наткнулся на несколько советов по оптимизации профессиональных коммуникаций.Кто-нибудь вызвался выступить на семинаре в офисе в следующем месяце? Дайте мне знать, если вы хотите, чтобы я провел небольшой семинар (20 минут?) По эффективному использованию электронной почты. Ниже я вставлю содержание. Если хотите, я пришлю вам все в виде PDF-файла.
Напишите содержательную тему.
Сделайте сообщение сфокусированным и читаемым.
Избегайте вложений.
[…]
Признать, что вложения
потребляют пропускную способность (хотите, чтобы получатель игнорировал ваш запрос, чтобы не платить за загрузку мобильного телефона?)
может переносить вирусы
не всегда переводит правильно для людей, читающих электронную почту на портативных устройствах.
может потребовать от получателя установить определенное программное обеспечение (например, Microsoft Publisher или Apple’s Pages).
4. Четко представьтесь.
Если бы вы позвонили кому-то за пределами вашего ближайшего окружения, кому-то, кто, вероятно, не узнает ваш голос, вы, вероятно, скажете что-то вроде «Здравствуйте, мисс Вордсворт, это Салли Гриффин». Формальное приветствие «Уважаемая мисс Вордсворт» не требуется для повседневного общения на рабочем месте.
Когда мы отправляем текстовые сообщения нашим друзьям, мы ожидаем, что они будут получать много сообщений.Но профессионалы, использующие электронную почту, не любят получать загадочные сообщения с незнакомых им адресов.
Хотя обычное электронное письмо не требует формального приветствия, такого как «Уважаемая мисс Вордсворт», спросите себя, знает ли вас человек, которому вы пишете, достаточно хорошо, чтобы узнать ваш адрес электронной почты.
Кому: Профессору Блиндерсону
Откуда: [email protected]
Тема: [Пусто] Йоу, пропустите 2 класса, какое домашнее задание
Профессор Блиндерсон, вероятно, ответит: «Пожалуйста, дайте мне знать ваше имя и в каком классе вы учитесь, чтобы я мог ответить осмысленно.Я не узнаю адрес [email protected] ».
Кому: профессору Блиндерсону
Откуда: [email protected]
Тема: EL227 Отсутствие, 10 октября Привет, профессор Блиндерсон. Это Моррис Понсибил из секции 2 EL227. Этим утром я только что узнал, что команда по керлингу вышла в плей-офф, поэтому 10-го числа я уезжаю из города. пропустит бумажный семинар и обсуждение главы 10.Могу ли я отправить вам вопросы для обсуждения по главе 10 по электронной почте, прежде чем я уеду из города? Могу я прийти к вам в офис в 14:00 12-го числа, чтобы обсудить газету? Я попросила Шерил Джонс делать для меня заметки. Большое спасибо. Увидимся завтра в классе.
Если вы просите другого человека оказать вам услугу, предоставление правильной информации даст ему или ей вескую причину для принятия решения в вашу пользу. В этом случае Моррис Понсибил показывает своему профессору, что он достаточно заботится о классе, чтобы предложить решение проблемы, которую вызовет его отсутствие.
При обращении к холодному человеку будьте вежливы и кратки. Если вы просите незнакомца сделать что-то для вас бесплатно, будьте готовы ничего не услышать в ответ.
Даже если у вас уже есть связь с человеком, с которым вы общаетесь, небольшой контекст будет полезен. Каждую осень я получаю электронные письма от «[email protected]» или «[email protected]», которые задают вопрос о «классе» и не подписывают свои настоящие имена.
Если вы следите за личным контактом, вы можете показаться слишком робким, если предположите, что получатель вас не помнит; но вы можете сделать случайные намеки, чтобы пробудить их в памяти: «Мне понравилось разговаривать с вами о тестировании юзабилити на днях в лифте.”
Хотя формальные фразы, такие как «Уважаемый профессор Снидлвуд» и «Искренне Ваш», не нужны в электронной почте, при обращении к кому-либо за пределами вашей организации вы должны написать строку для подписи, которая включает ваше полное имя и как минимум ссылку на блог или страница онлайн-профиля (то, что не требует от получателя предварительной авторизации).
5. Будьте добры. Не пламя.
Подумайте, прежде чем нажимать «Отправить».
Если вы заметили, что пишете в гневе, сохраните черновик, сойдите на чашку кофе и представьте, что завтра утром кто-то записал вашу электронную почту за дверью.Будут ли ваши коллеги и друзья шокированы вашим языком или отношением?
Или они будут впечатлены тем, как вы сохранили хладнокровие, как вы проигнорировали приманку, когда ваш корреспондент опустился до личных нападок, и как вы тщательно объяснили свою позицию (или признали свою ошибку, или попросили пересмотра и т. Д.)>
Придется ли вам работать с этим человеком несколько месяцев? Вы хотите, чтобы копия вашей горькой стяжки появилась на поверхности через годы, когда вам понадобится рекомендательное письмо?
@! $% & * @ !! & (*!
Вперед … напишите, исправьте, оживите традиционными ливанскими проклятиями, распечатайте, бросьте в него дротики и начертите на нем мелком.Делайте все, что вам нужно, чтобы убрать это из вашей системы. Просто , не нажимайте «Отправить», пока злится .
От: Клер Хаддад
Кому: Энн О. Ин
Тема: Re: Текущие проблемы с проектом Я не знаю, как ответить, поскольку на прошлой неделе вы сказали Сью, что вам не нужно дополнительное обучение, поэтому я отменил семинар в среду . Если хотите, я могу принять участие в этой беседе с СиСи Сью, поскольку именно она должна будет утверждать бюджет, если мы его перенесем.А пока я могу одолжить вам свои экземпляры руководства, или мы можем рассмотреть возможность передачи работы кому-то другому. Дайте мне знать, что вы хотите, чтобы я сделал дальше. — Исходное сообщение —
От: Ann O. Ying
Я все утро пыталась связаться с вами. Не могли бы вы найти несколько минут между встречами, чтобы проверить свои сообщения? У меня тяжелые времена с этим проектом, и мне очень жаль, если это происходит в последний момент, но я никогда не делал этого раньше и думаю, что самое меньшее, что вы могли бы сделать, — это потратить некоторое время, чтобы объяснить это еще раз.
Если получатель только что раскритиковал вас гневным сообщением, вместо того чтобы ответить с опровержением по пунктам, вы всегда можете ответить такой короткой запиской, которая
небрежно называет имя человека, которого сердитый корреспондент может уважать (чтобы рассеять любой личный антагонизм, который в противном случае мог бы развиться) и
переориентирует разговор на решения (в этом разговоре Энн уже зарылась в яму, и Клер ничего не выиграет, присоединившись к ней там)
6.Корректура.
Если вы просите кого-то другого сделать для вас работу, найдите время, чтобы придать вашему сообщению профессиональный вид .
Хотя ваша проверка правописания не улавливает каждую ошибку, по крайней мере, она улавливает несколько опечаток. Если вы отправляете сообщение, которое будет прочитано кем-то из вышестоящих команд (например, начальником или профессором), или если вы собираетесь отправить массовую рассылку десяткам или тысячам людей, уделите дополнительную минуту или два, прежде чем нажать «отправить».Покажите черновик близкому человеку, чтобы увидеть, действительно ли он имеет смысл.
7. Не допускайте конфиденциальности.
Хороший девиз: хвалить публично, критиковать наедине . Не отправляйте по электронной почте ничего, что вы не хотели бы публиковать с указанием своего имени в комнате отдыха.
Электронная почта небезопасна . Подобно тому, как случайные прохожие могут проникнуть в физический почтовый ящик и перехватить конверты, любопытный хакер, злонамеренный преступник и ваш ИТ-отдел, вероятно, могут прочитать любые сообщения электронной почты в вашей рабочей учетной записи.
Если вы растягиваете правду в электронном письме (преуменьшая значение проблемы, упуская важные детали и т. Д.), Вы создаете письменную запись, которую ваш получатель может (и будет) использовать, чтобы определить, действительно ли
Вы не осведомлены о правде
вы информированы, но намеренно искажаете правду
Ваши запутанные и противоречивые электронные письма означают, что вы не можете служить надежным источником для установления истины.
8. Различайте формальные и неформальные ситуации.
Когда вы пишете другу или близкому коллеге, можно использовать «смайлы» :-), сокращения (IIRC для «если я правильно помню», LOL для «смеяться вслух» и т. Д.) И нестандартные знаки препинания. и орфография (например, в чатах или в чатах).
Эти языковые ярлыки обычно являются признаком дружеской близости, например, делиться холодной пиццей с другом семьи. Если вы попытаетесь разделить ту же самую холодную пиццу с первым свиданием или с высокопоставленным лицом, вы создадите впечатление, что на самом деле вас не волнует встреча.Точно так же не используйте неформальный язык, когда ваш читатель ожидает более формального подхода.
Всегда знайте ситуацию и пишите соответственно.
9. Ответьте оперативно.
Если вы хотите казаться профессиональным и вежливым, сделайте себя доступным для своих онлайн-корреспондентов. Даже если вы ответите: «Извините, я слишком занят, чтобы вам помочь», по крайней мере, ваш корреспондент не будет напрасно ждать вашего ответа.
10. Проявляйте уважение и сдержанность
Многие пламенные войны были развязаны кем-то, кто нажимал «ответить всем» вместо «ответить».”
Хотя большинство людей знают, что электронная почта не является частной, лучше спросить отправителя перед пересылкой личного сообщения. Если кто-то отправляет вам запрос по электронной почте, вполне приемлемо пересылать его человеку, который может помочь, но пересылка сообщения, чтобы высмеять отправителя, является безвкусной.
Используйте BCC вместо CC при отправке конфиденциальной информации большим группам. (Например, профессор отправляет массовое сообщение студентам, которые находятся в опасности проиграть, или работодатель сообщает неудачным кандидатам, что вакансия больше не открыта.) Имя всех в списке CC отображается вместе с сообщением, но имена людей в списке BCC («слепая копия») скрыты. Введите свое имя в поле «Кому», если вашему почтовому редактору не нравится пустое пространство.
Будьте терпимы к ошибкам чужого этикета. Если вы считаете, что вас оскорбили, процитируйте эту строку в ответ на адрес отправителя и добавьте нейтральный комментарий, например: «Я не знаю, как это интерпретировать… не могли бы вы уточнить?»
Иногда электронная почта работает слишком быстро!
Однажды коллега попросила меня о помощи, а затем почти сразу же прислала повторное письмо, в котором сообщила, что она решила проблему самостоятельно.
Но прежде чем прочитать ее второе сообщение, я подробно ответил на первое. Когда я узнал, что в ответе нет необходимости, я забеспокоился, что мой ответ покажется напыщенным, поэтому быстро извинился:
«Надо было обратить внимание на мою электронную почту».
Я хотел сказать: «[мне] следовало более внимательно изучить мой [список входящих] сообщений электронной почты [перед тем, как ответить]», но я мог сказать из краткого ответа моей коллеги, что она интерпретировала его так, как будто я критиковал ее .
Если бы я не ответил так быстро на первое сообщение, я бы сэкономил время, потраченное на написание длинного ответа на устаревший вопрос. Если бы я не ответил так быстро на второе сообщение, я, возможно, не оттолкнул бы человека, которому так стремился помочь. –DGJ
Ссылки и дополнительная литература
Олсоп, Стюарт. «Мои правила вежливого цифрового общения». Фортуна . 142.2 (10 июля 2000 г.): стр. 76. Online. Академическая поисковая элита.9 октября 2000 г.
Кронин, Дженнифер. «Сетевой этикет, шметикет». Des Moines Business Record 16,24 (12 июня 2000 г.): стр. 11. Онлайн. MasterFILE Premier. 9 октября 2000 г.
«Этикет электронной почты». Буду следить за услугами. 1997. . 9 октября 2000 г.
Nucifora, Alf. «Соблюдайте этикет при обмене сообщениями по электронной почте». Memphis Business Journal 21.51 (14 апреля 2000 г.): p23. В сети. MasterFILE Premier. 9 октября 2000 г.
Тортон, Сэм. «Правила и положения: этикет электронной почты». 29 апреля 1998 г. . 9 октября
2000.
См. Также
Выживание групповых проектов в колледже: полезные советы.
Что вы можете сделать, чтобы повысить свои шансы на успешный групповой проект?
12 декабря 2000 г. — впервые представлен Bauer
23 января 2001 г. — опубликован Jerz
16 февраля 2001 г. — обновлен Jerz
25 октября 2001 г. — незначительные обновления Jerz
16 апреля 2003 г. — дальнейшие обновления и изменения Jerz
10 июня 2004 г. — усиленный совет против вложений
28 августа 2004 г. — устранено несколько незначительных дубликатов
19 мая 2008 г. — обновлены элементы 1-3
20 мая 2008 г. — обновлены элементы 2-4
23 июня 2008 г. — исправлены опечатки, обнаруженные Бобом Фоллином
4 марта 2010 г. — добавление рекомендаций для пользователей мобильной электронной почты
8 марта 2011 г. — изменения форматирования
20 декабря 2011 г. — изменено «электронная почта» на «электронная почта» на протяжении всего периода
3 мая 2012 г.