Стиль письма – Стиль письма. Стили написания текста. Деловое официальное письмо

Стиль письма. Стили написания текста. Деловое официальное письмо

В межличностных отношениях важен не только разговор, но и переписка, ведь информация, изложенная в текстовом виде, легче воспринимается, ее можно сохранить и обращаться к ней множество раз. В современном мире считается, что написание писем – занятие устаревшее и неактуальное. На самом деле в повседневной жизни люди очень часто обращаются к эпистолярному жанру. Именно поэтому очень важно разбираться в стилях письма и обладать навыками их написания.

Что такое «стиль»

Что понимается под стилем в лингвистике? Стиль речи, текста, письма – это совокупность определенных языковых средств, с помощью которых человек выражает свою мысль в устной или письменной форме. В русском языке выделяют пять основных функциональных стилей речи:

• разговорный;
• художественный;
• публицистический;
• научный;
• официально-деловой.

Некоторые лингвисты выделяют еще два дополнительных стиля: конфессиональный и эпистолярный. Последний стоит описать более подробно.

Разновидности писем

Эпистолярный стиль – это набор языковых приемов, которые используются в написании писем. Его название происходит от греческого слова epistola, что можно перевести как «письменное послание». В той или иной ситуации этот стиль заимствует характеристики основных стилей речи.

В зависимости от адресата и цели сообщения переписки делятся на несколько видов, или стилей письма:

• Неофициальный.
• Официальный (деловой).

Если цель письма – обмен какой-либо научной информацией, то такая переписка содержит в себе черты научного стиля. Эпистолярный стиль также очень часто применяется в публицистике, когда автор в своем письме может обращается как к конкретному лицу, так и ко всей общественности, призывая к активным действиям.

Особенности писем

Характерные признаки у каждого стиля письма различаются, однако есть определенные особенности, которые их объединяют. В составлении любого послания очень важно соблюдать определенную структуру. Необходимо выделить адресата и адресанта, определить их социальную роль. С помощью правильно подобранных для данной ситуации языковых средств как можно более точно и кратко изложить суть послания.

В зависимости от цели автор писем может использовать различные выражения и устойчивые фразы. Обычно в переписках раскрывается личность и индивидуальность адресанта. В большей степени это выражено в неофициальном стиле письма, когда у автора больше возможностей для использования оригинальных языковых оборотов или иных средств передачи своих мыслей и чувств адресату. Письмо – это не только письменный монолог, иногда в нем присутствуют элементы диалога, например когда автор обращается к получателю. Для эпистолярного стиля также характерно сочетание разговорной и письменной речи.

Разные стили письма представляют собой различные образцы написания и используют неодинаковые клише. Для достижения оптимального результата и информативности послания полезно знать их композицию и правила написания.

Структура писем

Определяющим признаком эпистолярного стиля является композиция. Люди теряются в многообразии видов переписок, что порождает вопрос о том, как написать письмо. Общую структуру всех писем можно свести к следующим элементам:

1. Начало, уважительное обращание к адресату.
2. Основная часть, раскрывающая суть послания.
3. Конец, или заключение, в котором подводятся итоги всему написанному.
4. Подпись автора и дата написания.
5. В некоторых случаях постскриптум (P.S), в который помещается дополнительная информация.

Личное письмо

Стиль личного письма наиболее интересен и разнообразен. Такие послания – своеобразная страничка дневника, в которой автор выражает свои сокровенные мысли и переживания. Степень их раскрытия зависит от близости отношений между отправителем и получателем.

Адресатами личных писем, как правило, являются члены семьи, родственники, друзья. Характер таких переписок интимен и строго конфиденциален, личность автора ярко прослеживается на протяжении всего рассказа или исповеди. Это может быть повествование о прошлых событиях, размышления на различные темы, наблюдения или советы. Творческое начало здесь невероятно велико, ведь отправитель располагает огромным арсеналом художественно-выразительных средств. Они помогают более ярко отобразить чувства и ощущения автора по тому или иному поводу, в каком-то роде выполняют функцию мимики при живом общении. Так, личные письма получаются очень эмоциональными и экспрессивными, ведь в них автор очень часто не стесняется в сильных выражениях, иногда даже используя ненормативную лексику.

У частного послания нет строгих правил написания, кроме тех основных, присущих всем эпистолярным стилям письма. Здесь поощряется свобода авторской мысли, непринужденность и естественность.

Письма в научной деятельности

Письма в научной сфере составляются с целью обмена научной информацией между учеными. Это своеобразный вид научного доклада, адресованный определенному лицу. Для научного стиля письма характерны точность и логичность изложения. Двусмысленная трактовка той или иной информации здесь недопустима, материал должен пониматься однозначно. В достижении этой цели помогает использование тезисов и терминов. Научная информация также должна быть подкреплена неоспоримыми фактами, которые и подтверждают ее подлинность.

Цели, с которыми создается научное письмо, требуют от него монотонности и сухости изложения. Разумеется, такое послание лишено экспрессивности, объективность в нем играет определяющую роль. Чаще всего изложение материала в научном письме происходит в форме монолога. Авторское начало в таком письме сведено к минимуму. Здесь важно сделать акцент на содержании письма, а не на точке зрения написавшего его. Однако личное мнение отправителя в той или иной степени все же отображается, пусть и неявно.

Эпистолярный стиль в публицистике

Основная цель публицистических произведений – с помощью грамотно построенной речи воздействовать на читателя, внушить ему какую-либо мысль или идею. Для достижения этой задачи многие журналисты обращаются к форме письма, которое публикуют в СМИ. Такие послания могут быть двух видов: с адресатом и без. Письмо без определенного получателя предназначено для широкого круга людей. В них на обозрение общественности выносятся актуальные вопросы или события. Есть в журналистике письма, адресованные определенному лицу, например главам государств или другим медийным личностям. Их задача – добиться от влиятельных адресатов решения насущных проблем, требование незамедлительных действий.

В отличие от научного, публицистический стиль письма более субъективный и противоречивый. Для освещения и оценки происходящих событий публицист умело манипулирует различными выразительными средствами.

Особенности написания

Журналисты тщательно отбирают общественно важное событие и всесторонне анализируют его с точки зрения автора письма или его заказчика. Далее выносится определенное суждение и предлагаются варианты решения описываемой проблемы. В составлении такого письма очень важны навыки убеждения, а также знание человеческой психологии. Применяя их на практике, публицисты направляют обсуждение в нужное им русло, тем самым практически не оставляя читателям свободу выбора.

Официальное письмо

В системе классификации писем формальный стиль письма занимает особое место. Он применяется в деловых переписках, является межкорпоративным каналом связи. Официальное письмо имеет множество видов, которые выполняют различные функции. Оно также обладает четкой структурой и строгими нормами, от которых не стоит отклоняться. Деловое письмо использует средства, присущие официально-деловому стилю речи. В большинстве случаев такое послание имеет конкретного адресата, например юридическое или физическое лицо.

Специфика делового стиля письма заключается в его сухом, официальном и однообразном языке. В нем в огромном количестве используются канцеляризмы, штампы, клише и стандартные обороты, а также различного рода сокращения. Информация подается с помощью простых распространенных предложений. Тон официальных писем нейтрален, изложение информации максимально логично и последовательно. Все это способствует решению основной задачи деловой переписки: точно, лаконично и объективно передать конкретное сообщение, лишив его эмоциональной окраски и субъективности.

Виды официальных писем

В зависимости от содержания деловые письма делятся на множество видов. Обычно в каждом официальном письме поднимается один вопрос. В случае если необходимо сразу разрешить две и более проблем, несколько видов помещаются в рамки одного послания.

Различают следующие типы деловых писем:

• Сопроводительные – письмо с указаниями по отправке документов.
• Гарантийные – подтверждение и закрепление определенных условий.
• Благодарственные – выражение благодарности и желания дальнейшего сотрудничества.
• Приглашения – официальное предложение участия в мероприятии.
• Поздравительные.
• Информационные.
• Рекламные, или предложения о сотрудничестве.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы.
• Письмо-ответ.

Составление делового письма

Как написать письмо официального характера правильно? Важно знать и корректно применять законы композиции таких посланий. Прежде всего необходимо определиться с темой письма и его видом. Здесь нужно учесть всю ту информацию, о которой адресат уже знает, и, отталкиваясь от этого, тщательно продумать содержание и приводимые аргументы. Письмо должно быть максимально информативным и логичным, без лишних отступлений и воды.

Существуют две группы деловых писем: одноаспектные и многоаспектные, или простые и сложные. Одноаспектные послания сжаты и рассматривают только один вопрос. Они обычно не требуют ответа. Многоаспектные письма поднимают несколько проблем, поэтому и более сложны по структуре. Следует подробно рассмотреть их композицию.

Текст сложного письма состоит из нескольких частей. В первой части указываются мотивы, побудившие автора к написанию послания, приводятся необходимые аргументы. Здесь необходимо ответить на вопрос о том, с какой целью создавалось это письмо. Во второй части автор делает выводы, высказывает предложения, решения затронутой проблемы и просьбы.

Структуры некоторых видов официальных писем

Письмо-просьба:

1. Причина, сформировавшая просьбу.
2. Сама просьба.
3. Желаемый результат, выражение благодарности и готовности к сотрудничеству в случае удовлетворения просьбы.

Письмо-запрос:

1. Причины важности запроса.
2. Сам запрос.
3. Результат в случае выполнения просьбы.

Сопроводительное письмо

1. Уведомление о материалах.
2. Сведения о материалах.

Письмо-ответ, отклоняющее просьбу

1. Дублирование ранее изложенной просьбы.
2. Причины отказа.
3. Изложение самого факта отказа или отклонения.

Иногда в письме-ответе приводятся альтернативные пути решения затронутого вопроса.

В современном делопроизводстве в основном используются одноаспектные официальные письма.

Оформление письма

Деловая переписка осуществляется на фирменных бланках для официальных писем. Они должны соответствовать государственным стандартам и содержать следующие элементы:

• Логотип юридического лица.
• Название юридического лица (автора письма).
• Контакты (адрес, номер телефона, электронная почта, сайт).
• Дата составления письма.
• Регистрационный номер письма.
• Отсылка к дате и номеру входящего послания (если это письмо-ответ, например).

В конце письма отправителем указывается следующая информация:

• Должность и фамилия с инициалами подписывающего письмо.
• Должность и фамилия с инициалами составителя (если он не ставит свою подпись).
• Список приложений (если имеются).

Помимо соблюдения формальных правил в оформлении большую роль играет бумага (если письмо отправляется обычной почтой). Она будет различаться в зависимости от типа делового послания. Например, для обычного официального письма подойдет простая белая бумага. Для писем-приглашений, поздравлений, благодарностей лучше всего выбрать плотную или тисненую бумагу. Рекламные письма хорошо смотрятся на цветной бумаге.

Клише и устойчивые фразы

Правила официального стиля письма требуют использования готовых языковых формул. В различных ситуациях можно использовать следующие конструкции:

При обосновании причин и мотивов:

• В связи с отсутствием финансовой помощи…
• В связи со сложной экономической ситуацией…
• В порядке проведения совместной работы…
• В соответствии с Вашим письмом…
• В соответствии с протоколом…
• В ответ на Ваше обращение…
• В подтверждение нашей договоренности…
• В целях усиления ответственности…
• На Ваше обращение…

При составлении письма-просьбы:

• Просим оказать содействие…
• Просим выслать в наш адрес…
• Просим принять участие…
• Прошу принять меры…
• Прошу принять к сведению…
• Прошу довести до сведения…
• Прошу ликвидировать задолженность…

Для вступления в сопроводительных письмах:

• Направляем информацию…
• Возвращаем справочные материалы…
• Высылаем подписанный с нашей стороны договор…
• Посылаем справочную литературу… и т. д.

Письма-подтверждения начинаются так:

• Подтверждаем…
• С благодарностью подтверждаем…

При составлении письма-ответа (неудовлетворение просьбы):

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…
• Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам…
• На Ваше обращение о совместной работе считаем…

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

• Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
• Просим извинить за задержку с ответом.
• Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

При составлении писем-приглашений:

• Приглашаем принять участие…
• Просим направить представителя…

При составлении письма-гарантии:

• Оплату гарантируем…
• Качество изделий гарантируем…
• Сроки выполнения гарантируем…

Эти заготовки помогут вам сделать все правильно.

fb.ru

СТИЛЬ НАПИСАНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ОФИЦИАЛЬНЫЙ СТИЛЬ

Автору письма необходимо следить за стилем написания деловых писем. Особенность делового письма в том, что деловое письмо после его отправки получателю считается документом. Иными словами документ представляет собой свидетельство или доказательство  в зафиксированном виде.

Поэтому автору необходимо очень аккуратно и внимательно использовать слова и фразы, чтобы этично донести информацию до адресата.

Потому что письмо официально делового стиля отвечает требованиям законодательных норм и нормам делового этикета. Поэтому те авторы, которые их соблюдают достигают большего результата от своих писем, чем те, которые пренебрегают ими. Вам также будет полезна статья https://delovoe-pismo.com/kakoj-stil-delovogo-pisma-vybrat/

Каждая организация, опираясь на законодательные и этикетные нормы, должна иметь свой внутренний нормативный документ по составлению корреспонденции. Тогда сотрудники этой организации смогут опираться на него, чтобы писать правильные письма.

В Казахстане действуют Типовые правила документирования управления документацией в государственных и негосударственных организациях от 25 сентября 2009 года № 128. А также действуют другие нормы, где определено, какой стиль оформления делового письма выбрать.

Автору также важно соблюдать деловой этикет (свод писаных и неписаных правил поведения). Слово этикет с французского означает манеру поведения, правила учтивости и вежливости, принятые в обществе. Нарушение этикета мешает нормальному ведению дел.

Дейл Карнеги утверждал, что успех человека на 15% зависит от профессиональных знаний и на 85% от умения общаться с людьми. Предприниматели всего мира знают главнейший постулат бизнеса: хорошие манеры прибыльны. Без соблюдения этих норм невозможны политические, экономические, культурные отношения. Нельзя существовать, не уважая друг друга, не налагая на себя определенных ограничений. Согласитесь, гораздо приятнее работать с той компанией, где соблюдается деловой этикет.

Чем рискует автор письма, нарушающий деловой этикет? Во-первых, он рискует своей личной репутацией образованного и воспитанного человека. Во-вторых, репутацией компании, от лица которой пишет письмо, а также деньгами компании и карьерой.

Поэтому в деловом мире соблюдение этикета стало одним из приоритетных элементов профессиональной стратегии.

ТОП 4 ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ УСЛОВИЯ ПО  СТИЛЮ НАПИСАНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.

Учитывая выше названные причины, рассмотрим 4 обязательных условия по стилю написания деловых писем. Так как они помогут вам написать правильное деловое письмо. Читайте также статью https://delovoe-pismo.com/osobennosti-yazyka-delovyh-pisem/.

Эти условия основаны на законодательных актах и на правилах делового этикета. Вооружившись этими условиями, вы обязательно напишите грамотное письмо. Такое письмо выполнит свою функцию точно по назначению и достигнет задуманного результата.

Итак, чтобы написать правильное письмо необходимо соблюдать следующие 4 условия:  

1. Адресное обращение означает, что в письме необходимо обращаться к получателю по имени и отчеству. Это правило этикета, выражающего внимание и уважение к лицу, к которому вы обращаетесь. Например, если вы обращаетесь к лицу мужского рода, то пишите «Уважаемый Петр Алексеевич, …». б) Или вы обращаетесь к лицу женского рода, то пишите «Уважаемая Татьяна Александровна, …».
2. Языковая форма текста письма требует (согласно Типовым правилам документирования)  обращаться к адресату в одном из трех вариантов. 1) Можно написать текст от первого лица множественного числа. Например,  «просим Вас предоставить отчет…», «направляем Вам пакет документов» и так далее. 2)  Или пишите от первого лица единственного числа . «Прошу Вас выслать информацию». 3) А также текст может составляться от третьего лица единственного числа. «Министерство не возражает», «Компания подтверждает акцепт оферты» и так далее.
3. Краткое употребление языковых форм подразумевает изложение текста с использованием кратких фраз и речевых оборотов. Это слова-клише, которые очень часто используют в деловых письмах в целях сокращения объема текста. Например, «по окончании заседания…», «по результатам проверки …» и другие. Такие устоявшиеся слова-штампы помогают кратко изложить суть письма.
4. Точность словоупотребления означает, что в деловом письме слова должны употребляться только с одним значением. То есть не иметь двойного смысла, чтобы у получателя не возникло ни одного вопроса к вашему письму.   К примеру, фразу «невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами» лучше заменить. Заменить ее лучше фразой «невыполнение договора произошло из-за размытых путей сообщения с заводом, вызванных ливневыми дождями «. Или если в письме есть термин и его значение непонятно, то можно раскрыть его смысл простыми словами. Например, вместо слова «факторинг» можно использовать объяснение его значения «продажа права на взыскание долгов».

Вывод.

Применение этих четырех пунктов соблюдения стиля написания деловых писем  поможет сделать ваше письмо кратким и исчерпывающим (достаточным для полноты понимания). Письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится.

delovoe-pismo.com

какие бывают стили и примеры

Стиль – это совокупность признаков, характеризующих индивидуальность. Для копирайтера не менее важно иметь собственный стиль, чем для художника или писателя. Наличие собственного стиля написания текстов позволяет копирайтеру выгодно отличаться на фоне остальных, придает изюминку его текстам.

Однако выработать свой стиль написания статей сразу вряд ли возможно. Для этого необходим опыт и желание постоянно совершенствоваться. Стиль написания текстов приходит постепенно и является уникальным. Если начинающий копирайтер будет изначально стараться придерживаться определенного стиля, то это будет больше напоминать штамп и скорее всего, скажется негативно на его текстах, чем наоборот.

Работа копирайтера такова, что статьи, которые он пишет, могут иметь очень разнообразную тематику. Правильно наработанный стиль написания текста уместен в любой статье. И опять же повторюсь, он должен выглядеть не штампом, а нюансом. Стиль автора отчасти можно сравнить с почерком. А почерк, как известно, может быть ровным, кривым, с загогулинами, крупным или мелким, округлым или острым, с нажимом или без. Также и к текстам можно применить все эти сравнения.

Может ли статья быть не достаточно хороша, если у автора есть свой стиль написания? – Может!

Может ли текст быть качественным, если стиля у автора как такового нет? – Да!

Что определяет качество текста?

Напрашивается вывод, что не стиль написания текста определяет его качество. А что же тогда?

• Грамотность.
• Простота изложения.
• Точность и ясность.
• Связность текста.

Опытные копирайтеры выполняют эти пункты автоматически, а новичкам нередко приходится останавливаться на каждом из них. Вся соль в том, что ни одним из этих пунктов категорически нельзя пренебречь.

Хотите научиться писать продающие тексты?

Видео-курс по копирайтингу — практические методики, 4 бонуса и сертификат о прохождении курса!

Статья должна вызвать интерес, иначе мало кому захочется ее читать дальше первого абзаца. Копирайтер должен уметь зацепить читателя заголовком, вовлечь его в чтение и заинтересовать настолько, чтобы хотелось не только дочитать статью, но и совершить действие, к которому она ведет – Купить. Позвонить. Заказать. При этом у читающего не должно возникнуть ощущения, что его хотят заставить это сделать.

Не просто, правда? Тут нет ни действующих героев, ни сюжетной линии, ни кульминации. Все предельно просто и четко: Заголовок. Введение. Раскрытие темы (проблемы). Заключение (решение проблемы). И правильно выбранный стиль написания текста станет хорошим помощником в этом непростом деле!

Стили написания текста

Предлагаю рассмотреть пять работающих стилей и сферы их применения:

• Разговорный стиль – напоминает собой неформальное общение к которому мы привыкли в повседневной жизни. Характеризуется максимальной простотой. Тут может присутствовать сленг, смайлы. Это живая яркая эмоциональная речь, которую каждый из нас ежедневно использует при написании писем в социальных сетях, блогах, комментариях, заметках. Иногда авторы специально используют ее, чтобы привязать к себе публику.
• Художественный стиль – имеет яркую эмоциональную окраску. Богат метафорами и сравнениями. Описания достаточно подробны, предложения имеют легкую для восприятия конструкцию. Популярен для написания эссе, размышлений, повествований.
• Публицистический стиль – его цель максимально четко передать информацию читателю, сообщить факты. Текст максимально логичен и последователен. Классический пример текстов в публицистическом стиле – новости в СМИ.
• Официально—деловой стиль – эмоционально нейтрален и богат терминологией. Предложения написаны монотонно и сложно. Это стиль законов, докладов, отчетов, приказов и инструкций.
• Научный стиль – он так же, как и предыдущий не несет в себе эмоциональной окраски, тут представлены факты открытий, разработок, биографий. В текстах, написанных в научном стиле, четко представлена их суть изложения. Есть обоснования и заключения. Может быть также богат терминологией.

Примеры разных стилей написания статей

Один и тот же текст, написанный в разных стилях, воспринимается по-разному. Давайте рассмотрим их на примере новогоднего поздравления.

1. Ирочка! Поздравлю тебя с Новым Годом! Желаю счастья и успехов! Пусть этот год принесет тебе много радости и приятных сюрпризов. Пусть, улыбка не сходит с твоего лица, а близкие люди тебя радуют и ценят. Ты очень дорогой мне человек и я хочу пожелать тебе достатка, здоровья и любви! С Новым Годом!
2. Атмосфера праздника ощущается все сильней и сильней. Даже погода, кажется, способствует новогоднему настроению. Выбирая подарок для тебя, я долго бродила между прилавками и не знала на чем же остановить свой взгляд. Хотелось подарить тебе что-то особенное, то, что напоминало бы тебе о том, как ты дорога мне! И вдруг я услышала легкий перезвон, а обернувшись, увидела невероятный блеск. Я поняла — это то, что нужно! Ирочка прими от меня этот скромный подарок и пусть улыбка всегда сияет на твоем лице также ярко!
3. До Нового Года осталось четыре дня. Но так как я сегодня уезжаю и не смогу лично поздравить тебя в новогоднюю ночь, прими мои поздравления заранее. Однако прежде я хочу подвести итог уходящего года. Ты достигла высоких результатов в реализации своих идей, узнала много нового сама и поделилась этими знаниями с окружающими. У тебя появилось много новых интересов. Ты приобрела новых друзей. В уходящем году были некоторые сложности, но я желаю тебе, милая Ирина, чтобы в этом году все было гладко. А успех всегда сопровождал тебя во всем. С Наступающим Новым Годом.
4. Уважаемая Ирина Николаевна! Наша компания поздравляет Вас с Новым Годом. Мы ценим вашу ответственность и исполнительность. В качестве новогоднего подарка Вам предоставляется путевка в санаторий за счет компании и денежная премия. Желаем счастья Вам и Вашей семье. С уважением администрация.
5. Отмечать новый год 1 января начали в 46м году до нашей эры. Так установил римский правитель Ю. Цезарь. С тех пор новый год в этот день празднуется ежегодно. По восточному календарю 2020 год пройдет под символом белой металлической Крысы. Этот знак считается ярким и общительным. Любит внимание к своей персоне, а также комплименты и похвалу. Ирина, желаю Вам быть в этом году в центре внимания, Вы, как яркая личность, достойны быть всегда на высоте. С Новым 2020 Годом!

Думаю, читателю будет интересно самостоятельно определить, в каком стиле написано поздравление.

А в заключение хочу сказать, стиль написания текстов приходит с опытом. Будьте индивидуальны, но не забывайте соблюдать основные правила копирайтинга. Тогда ваши статьи будут интересными и яркими!

Стили написания текста + поздравление с Новым Годом!

4.8 (96%) 5 голосов

vlada-rykova.com

8 приемов, которые помогли мне улучшить свой стиль письма

В статье представлены советы по улучшению стиля написания блогов от известного маркетолога и блогера из Калифорнии – Нила Патела. Оригинал статьи взят с сайта www.quicksprout.com: 8 Techniques That Helped Me Improve My Writing During Ten Years of Blogging

 

Копирайтинг является неотъемлемой частью привлечения трафика и создания конверсий.

Согласно журналу Smashing, «правильный копирайтинг помогает увеличить поисковый трафик на 50 процентов, а коэффициент конверсии на 30 процентов».

Чтобы стать отличным копирайтером, недостаточно просто хорошо писать.

Для этого необходимо фундаментальное понимание человеческой психологии. Это даст вам возможность убеждать читателей, покупать ваш продукт/услугу. Вы должны точно знать, что заставляет людей совершать покупки.

Кроме того, есть несколько других переменных, от которых зависит ваш подход, в том числе от того, кем представлена ваша аудитория, каковы ваши общие цели, на какую реакцию со стороны клиента вы рассчитываете.

Представленный ниже график от ABC Copywriting предлагает свой список важных для написания хорошего текста элементов:

Рис. 1. Компоненты, необходимые для написания хорошего текста: аудитория, цель, преимущества, стратегия, характеристики

Но как стать копирайтером мирового класса в течение короткого периода времени, если у вас минимальный опыт работы?

Мне потребовалось 10 лет, чтобы улучшить свой стиль и отработать приемы, о которых я хочу вам рассказать. Практикуя их, вы сможете улучшить свои навыки гораздо быстрее.

 

1. Учитесь у лучших

Если вы новичок в этой области, предлагаю вам полностью погрузиться в чтение, чтобы узнать как можно больше информации.

В отличие от других форм контента, написание текстов является узкоспециализированной областью, а следовательно, требует уникального подхода.

Я ярый сторонник чтения книг. Книги – это возможность познакомиться с мыслями самых ярких умов человечества. Они помогают вам понять, как эти люди видели мир.

У них есть определенный опыт, и они уже достигли того уровня, к которому вы только стремитесь.

Авторы, с которыми непременно стоит ознакомиться, – это Дэвид Огилви, известный как отец рекламы, и Боб Блай.

Джеффа Буллас составил список 50 важных характеристик хорошего копирайтера. Ознакомьтесь с ним – он может вам пригодиться.

Я также рекомендую вам ознакомиться со списком 75 ресурсов, предложенных на сайте Kissmetrics. Он создавался специально для тех, кто хочет стать хорошим копирайтером.

Этот список охватывает весь спектр необходимых характеристик и будет очень полезен для новичка.

 

2. Регулярно упражняйтесь

Существует вероятность того, что первый написанный вами текст будет никудышным. Не принимайте это слишком близко к сердцу.

Но вы будете поражены тем, как на ваш стиль может повлиять постоянная практика.

Даже неделя регулярных упражнений существенно скажется на вашем умении писать.

Практика поможет вам работать более эффективно, развивая свой навык, оттачивая стиль, оптимизируя процесс. Вы также поймете, какие приемы работают именно для вас.

Вот почему я рекомендую вам упражняться каждый день, если это возможно.

 

3. Узнайте, почему люди совершают покупки

Как я уже упоминал ранее, психология – это ключевой элемент копирайтинга.

Чтобы убедить кого-то что-либо купить, нужно понимать процесс их мышления и их поведенческую модель.

На сайте Copyblogger есть интересная статья. Она выдвигает на первый план как раз психологические приемы, которые можно использовать в копирайтинге.

В статье речь идет о концепции зеркальных нейронов – нейронов в головном мозге, «активирующих систему «наблюдения», которая трансформирует увиденное в определенные чувства».

Хорошим примером такого подхода является рекламная кампания бренда Allstate под названием Mayhem (дословно – беспредел).

Ну, это та реклама, где они говорят, что «беспредел везде», и демонстрируют сцены разных аварий, например как ветка огромного дерева подает на чье-то бедное авто.

Такие рекламные ролики хороши тем, что объединяют то, что вы видите, и то, что вы чувствуете. Вы будто сами переживаете эту ситуацию. Именно поэтому вас будет легче склонить к покупке страхового полиса.

Рис. 2. «Беспредел приближается» (рекламная кампания бренда Allstate)

Я пытаюсь сказать, что ваш копирайтинг должен резонировать с читателями,  заставляя их почувствовать определенную эмоцию.

Вы должны залезть им в голову, чтобы по-настоящему понять, что именно заставляет их нажимать кнопку «купить».

В свою очередь, это должно направлять ваш копирайтинг в правильное русло. Это поможет вам создать более мощный текст.

 

4. Проведите исследование

Эффективный копирайтинг (основой которого является эффективный текст) базируется на правильно проведенном исследовании.

Почему исследование играет такую важную роль?

С одной стороны, оно делает ваш контент более авторитетным.

Более авторитетным его делают значимые статистические данные, тематические исследования, а также цитаты экспертов, которые подкрепляют высказанные вами мысли и аргументы.

Таким образом, вы подчеркиваете, что ваш текст основан на объективных фактах, а не просто на вашем мнении.

Кто угодно может что-то утверждать, но если ваше утверждение подкреплено данными, то оно становится достоверным.

Это также придает вашему контенту глубины.

Потратив время на исследование, вы сами начинаете лучше понимать тему.

Так проще увидеть общую картину, а не только отдельные ее фрагменты, а это непременно отразится в вашем тексте.

Составив все это вместе, вы сможете добиться доверия со стороны читателей.

Доверие – это очень важный компонент отношений с потенциальным покупателем. Оно помогает вам убедить потенциальных клиентов совершить покупку.

Даже если вы хорошо знаете свой материал, пожалуйста, проводите предварительные исследования. Это придаст тексту еще большей глубины.

 

5. Работайте над заголовками

Откровенно говоря, не имеет никакого значения, насколько хороший контент вы создаете в принципе, если ваш заголовок никуда не годится.

Помните, что «в среднем в пять раз больше людей читает заголовки, чем сам текст».

Если ваш заголовок не увлекает читателя, то и на ваш призыв к действию (CTA) никто не отреагирует.

В теории все достаточно просто, но создание хорошего заголовка – это сложная задача.

Я придумал формулу для оптимизации процесса создания увлекательного заголовка.

В одной из своих предыдущих статей, я пишу о «четырех правилах написания заголовков»:

1. Заголовок должен быть уникальным.
2. Заголовок должен содержать очень конкретную информацию.
3. Заголовок должен создавать ощущение срочности.
4. Заголовок должен быть полезным.

Вот пример отличного заголовка. Он лаконичен и по теме:

 

 

Рис. 3. Пример хорошего заголовка «Превратите оставленные тележки в 15%-й прирост в прибыли»

 

6. Освойте искусство первого предложения

Следующую позицию по шкале значимости занимает первое предложение.

Как только вы привлекли внимание читателя с помощью удивительного заголовка, вы должны попытаться мотивировать его прочитать всю статью, включительно с призывом к действию.

А это можно сделать с помощью хорошо написанного первого предложения.

Что я имею в виду под «хорошо написанным» первым предложением?

Оно должно быть коротким, интересным, мгновенно вовлекающим читателя.

Вот прекрасный пример с сайта Chartbeat:

 

Рис. 4. Пример удачного первого предложения с сайта Chartbeat

Посмотрите на это первое предложение – оно полностью отвечает всем трем критериям, указанным выше.

Вот что в нем сказано: «Больше недостаточно просто подсчитывать количество кликов и просмотров страниц».

Предложение сформулировано лаконично и по теме. Оно увлекательное, оно немедленно заинтересовывает читателей. Они начинают думать, что же имеет значение, если кликов и просмотров страниц недостаточно.

Поэтому читатели продолжают читать дальше, они хотят узнать, какие решения предлагает им Chartbeat.

Какой вывод можно из этого всего сделать?

Усердно работайте над своим заголовком и первым предложением – они должны быть совершенными.

Если вы способны сделать это, половина битвы уже выиграна, и вы в состоянии максимизировать количество лидов.

 

7. Используйте формулу AIDA

AIDA – это акроним, автором которого является копирайтер Гери Хелберт.

Вот как он расшифровывается:

Рис. 5. Акроним AIDA: Внимание, Интерес, Желание, Действие

 

Вот как это работает…

 

Вы захватываете внимание читателя с помощью отличного заголовка и хорошего первого предложения.

Затем нужно вызвать интерес, заговорив о потребностях читателей, об их трудностях, а также о том, как ваш продукт/услуга может решить эти проблемы, улучшить их жизнь и т.д.

После этого постарайтесь вызвать желание купить продукт/услугу, четко объяснив их преимущества.

Рис. 6. Преимущества продукта/услуги

И, наконец, добавьте призыв к действию, чтобы читатель мог сразу предпринять меры.

Я изобрел вот такую простую формулу, и она оказалась невероятно полезной для моего копирайтинга.

Определенные детали будут варьироваться в зависимости от вашей аудитории, отрасли, в которой вы работаете, а также в зависимости от продукта/услуги. Но формула AIDA чрезвычайно полезна в работе.

 

8. Дотошно относитесь к грамматике и правописанию

А вы знали, что «грамматические ошибки на веб-сайтах отпугивают до 59 процентов людей?».

Орфографические и грамматические ошибки – это поцелуй дементора для вашего бизнеса. Из-за них вы выглядите непрофессионально, а это уменьшает доверие к вашему бренду.

Ну, вы точно не захотите покупать что-то у бренда, если у них в описании используется слово «ихний».

Было проведено специальное исследование, чтобы выяснить, какие ошибки компании пользователи считают самыми грубыми.

Согласно результатам этого исследования, подавляющее количество респондентов (42,5 процента) считает, что орфографические и грамматические ошибки являются недопустимыми.

Рис. 7. Список ошибок, которые, по мнению респондентов, отталкивают пользователя от покупки на сайте

То есть плохая орфография и грамматика действительно имеют значение, и коэффициент конверсии связан с ними.

Вот почему так важно быть очень тщательным, может даже слегка одержимым, когда вы вычитываете текст, прежде чем его опубликовать.

Я также рекомендую вам использовать Grammarly – отличный инструмент, который поможет вам находить грамматические ошибки.

Это бесплатный плагин для Chrome. Он точно поможет вам сократить число ошибок.

 

Вывод

В мире есть так много отличных писателей, но плохих копирайтеров.

Освоение этого ремесла требует уникального подхода и определенного набора навыков.

К счастью, стать копирайтером мирового класса можно за достаточно короткий период времени. Нужно просто приложить усилия.

Даже если вы новичок, следуя этим советам и используя эти приемы, вы сможете создавать качественные тексты, а это означает две важные вещи.

Вы сможете конвертировать больше лидов, а самое главное – повысить прибыльность своего предприятия.

 

Источник: www.quicksprout.com

 

o-es.ru

Как сформировать свой стиль письма? Принципы стиля

Основы копирайтинга

27.10.2019

19 комментариев

Период, когда  копирайтер начинает задумываться о своем стиле является серьезным шагом на пути к погружению в профессию. Почему о стиле не думают с самого начала?

Потому что пока не научились писать на «троечку», а после отработки быстрого набора текста, четкой структуры статьи, перетекающих друг в друга абзацев, пора подумать о дальнейшем росте.

Тогда и начинают размышлять,  а как копирайтеру выработать стиль. Иногда для этого начинают употреблять неологизмы, которые сразу запоминаются.

Зачем нам свой стиль?

1. Быть узнаваемым среди других авторов.
2. Быть интересным и неординарным.
3. Найти своих постоянных заказчиков.
4. Уметь увлекать и держать интригу до конца статьи.

Вопрос своего авторского стиля  возникнет, если захочется поднять цены на услуги и это повышение необходимо обосновать заказчикам, которые привыкли покупать тексты по низкой цене. У начинающих авторов не возникает желание что-то улучшить в работах.

Не позволяет время, нужно постоянно писать и писать, да и стоимость не так уж высока, а конкуренция растет,  коллеги могут давать лучше материал и демпинговать цены.

Если копирайтер задался целью понять, как сформировать свой стиль, то он уже на голову выше остальных, его ждет светлое будущее. Он работает над собой и это будет оценено  посетителями в виде положительных откликов от статей.

Свой стиль подразумевает использование специальных методик и умение писать в инфостиле, как учит Главред. Не все обязаны это делать, но если есть желание познать новое, углубиться, то курсы уже есть (например, курсы по копирайтингу в Нетологии, продвинутый курс Главреда с домашними заданиями). Даже среди дорогих авторов мало кто обладает  собственным стилем.

Важно создать свой стиль письма

Принципы, как сформировать свой стиль?

Чтобы лучше разобраться в формировании авторского стиля, рассмотрим ключевые принципы, влияющие на тексты.

Анализ старых текстов

Какой анализ, если не было статей?  В этом случае нужно написать. Если упомянули о развитии, то стиль вырабатывается спустя время. И нужно отработать свои навыки так, чтобы статьи полугодовалые или даже год спустя вызывали желание перечеркнуть и переписать.

Анализ своих же статей — это важно, а если есть время, можно их улучшить, дополнить. Сохранять эту связь между прошлым и настоящим, постараться запланировать, что  же будет в будущем.

Когда автор видит прогресс в работе, это его  мотивирует к развитию, подталкивает к улучшениям. Если не получается сделать анализ самостоятельно и то, что было написано ранее вызывает восхищение — это уже обратная реакция — деградация, нужно исправляться и больше работать.

Анализ настоящих текстов

Свежий взгляд на материал может перечеркнуть все (есть программа свежий взгляд в статье про переспам).  Но это не повод для расстройства, а повод для гордости. Любая статья нуждается в улучшении и доработке, по такому принципу нужно работать. Важен мониторинг текстов, он помогает понять, как сформировать свой стиль.

Лишние куски текста, вводные слова и уточнения, опущенная «вода», улучшение качества информации усиливает чувство стиля. Тренировать себя в редактуре нужно обязательно, это мотивирует не допускать оплошностей и стараться давать максимум пользы.

Вот жалко резать буквы, убирать абзацы, сокращать материал, а тогда нужно подумать, что полезное вставить вместо этого. Статья станет ярче и интересней.

Например

Попросите прочитать коллегу, но не ту, которая без ума от ваших работ, а ту, которая в лицо скажет, где «плохо», а где «хорошо». Субъективная оценка даст больше результатов (заденет гордость возможно), чем хвалебный отзыв, который расслабляет и не дает роста.

Чтение литературных произведений

Стоит ли тут что-то дополнять? Все же ясно, как день. Много читаем – улучшаем словарный запас. Заряжаемся высоким слогом, записываем «эдакие» словечки в отдельную тетрадочку, можно просматривать ее в качестве тренировки.

Свою речь оттачиваем в соответствии со словами из книг, как автор говорит, так и переносит мысли на бумагу. Трудно увидеть невежественного человека, который сможет красиво что-то написать.
Собственный стиль подразумевает:

• перенимание опыта из книг;
• расширение словарной базы;
• виртуозную игру слов;
• отказ от знаний в пользу карьерного роста.

Важно подпитывать себя неординарными работами, запоминать «летучие выражения», особенную связку слов.

Подражать кумирам (писателям)

Слепое копирование только отдаляет от уникальности проекта. Но литературный вкус — разный. Эмоции может вызвать конкретный автор, он оправдывает ожидания и результат.

И если у вас есть какие-либо зачатки уникального стиля, а автор, который вам понравился им владеет в совершенстве, нужно у него учиться пока в виде «маленького отростка».

Можно подражать любимому автору, на начальном пути в этом нет ничего постыдного. В результате подражаний рождается иной стиль, который станет постоянным.
Не надо брать пример с копирайтеров, посмотрите в сторону классической литературы.

Развитие нескольких стилей

Как сформировать свой стиль, если нам нужен рерайт новостей на сайт? Пробуйте. Нельзя писать с юмором и иронией для СМИ, точно нельзя писать строго и по-деловому в женский журнал. А в мир высоких технологий просто не пробраться без сравнений и цифр.

Для каждого направления нужен свой стиль. Это не значит, что если автор любит шутить, он должен только анекдоты придумывать. Нужно развивать те стили, которые будут коммерческими, если для автора важен карьерный рост.

А кто пишет тексты, как хобби — им хватит выбрать жанр, развиваться в нем.
Использовать юридическую литературу, официальные документы, вчитываться в деловые отчеты. Зачем?

Нужно держать себя в писательской форме и тогда в любой момент можно написать в любом направлении, это не вызовет мучительных страданий.

Что губительно для автора и его стиля?

1. Слепое подражание кумирам, писателям, журналистам. Учиться нужно у всех,  но знать, что это только для становления авторского слога и не более.
2. Не увлекаться чтением текстов с лексическими, смысловыми и другими ошибками. Бывают люди специально коверкают слова, пишут с ошибками, не следят за речью. Таких избегайте, они внесут в речь слова-паразиты, это отразится на стиле изложения.
3. Не писать длительное время. Навыки отрабатываются ежедневно и нужно уделять от часа до двух часов в день, чтобы написать одну или две статьи. Потом отложить на время и отредактировать, вычеркнув наречия и грубые смысловые вставки.

Если вам понравилась статья на Редачим, оставляйте комментарии и поделитесь с друзьями в социальных сетях.

кто хочет в группу единомышленников присоединяйтесь к нам

Присоединиться

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Интересное:

lisel85.ru

Стиль письма. Стили написания текста. Деловое официальное письмо

В межличностных отношениях важен не только разговор, но и переписка, ведь информация, изложенная в текстовом виде, легче воспринимается, ее можно сохранить и обращаться к ней множество раз. В современном мире считается, что написание писем – занятие устаревшее и неактуальное. На самом деле в повседневной жизни люди очень часто обращаются к эпистолярному жанру. Именно поэтому очень важно разбираться в стилях письма и обладать навыками их написания.

Что такое «стиль»

Что понимается под стилем в лингвистике? Стиль речи, текста, письма – это совокупность определенных языковых средств, с помощью которых человек выражает свою мысль в устной или письменной форме. В русском языке выделяют пять основных функциональных стилей речи:

• разговорный;
• художественный;
• публицистический;
• научный;
• официально-деловой.

Некоторые лингвисты выделяют еще два дополнительных стиля: конфессиональный и эпистолярный. Последний стоит описать более подробно.

Разновидности писем

Эпистолярный стиль – это набор языковых приемов, которые используются в написании писем. Его название происходит от греческого слова epistola, что можно перевести как «письменное послание». В той или иной ситуации этот стиль заимствует характеристики основных стилей речи.

В зависимости от адресата и цели сообщения переписки делятся на несколько видов, или стилей письма:

• Неофициальный.
• Официальный (деловой).

Если цель письма – обмен какой-либо научной информацией, то такая переписка содержит в себе черты научного стиля. Эпистолярный стиль также очень часто применяется в публицистике, когда автор в своем письме может обращается как к конкретному лицу, так и ко всей общественности, призывая к активным действиям.

Особенности писем

Характерные признаки у каждого стиля письма различаются, однако есть определенные особенности, которые их объединяют. В составлении любого послания очень важно соблюдать определенную структуру. Необходимо выделить адресата и адресанта, определить их социальную роль. С помощью правильно подобранных для данной ситуации языковых средств как можно более точно и кратко изложить суть послания.

В зависимости от цели автор писем может использовать различные выражения и устойчивые фразы. Обычно в переписках раскрывается личность и индивидуальность адресанта. В большей степени это выражено в неофициальном стиле письма, когда у автора больше возможностей для использования оригинальных языковых оборотов или иных средств передачи своих мыслей и чувств адресату. Письмо – это не только письменный монолог, иногда в нем присутствуют элементы диалога, например когда автор обращается к получателю. Для эпистолярного стиля также характерно сочетание разговорной и письменной речи.

Разные стили письма представляют собой различные образцы написания и используют неодинаковые клише. Для достижения оптимального результата и информативности послания полезно знать их композицию и правила написания.

Структура писем

Определяющим признаком эпистолярного стиля является композиция. Люди теряются в многообразии видов переписок, что порождает вопрос о том, как написать письмо. Общую структуру всех писем можно свести к следующим элементам:

1. Начало, уважительное обращание к адресату.
2. Основная часть, раскрывающая суть послания.
3. Конец, или заключение, в котором подводятся итоги всему написанному.
4. Подпись автора и дата написания.
5. В некоторых случаях постскриптум (P.S), в который помещается дополнительная информация.

Личное письмо

Стиль личного письма наиболее интересен и разнообразен. Такие послания – своеобразная страничка дневника, в которой автор выражает свои сокровенные мысли и переживания. Степень их раскрытия зависит от близости отношений между отправителем и получателем.

Адресатами личных писем, как правило, являются члены семьи, родственники, друзья. Характер таких переписок интимен и строго конфиденциален, личность автора ярко прослеживается на протяжении всего рассказа или исповеди. Это может быть повествование о прошлых событиях, размышления на различные темы, наблюдения или советы. Творческое начало здесь невероятно велико, ведь отправитель располагает огромным арсеналом художественно-выразительных средств. Они помогают более ярко отобразить чувства и ощущения автора по тому или иному поводу, в каком-то роде выполняют функцию мимики при живом общении. Так, личные письма получаются очень эмоциональными и экспрессивными, ведь в них автор очень часто не стесняется в сильных выражениях, иногда даже используя ненормативную лексику.

У частного послания нет строгих правил написания, кроме тех основных, присущих всем эпистолярным стилям письма. Здесь поощряется свобода авторской мысли, непринужденность и естественность.

Письма в научной деятельности

Письма в научной сфере составляются с целью обмена научной информацией между учеными. Это своеобразный вид научного доклада, адресованный определенному лицу. Для научного стиля письма характерны точность и логичность изложения. Двусмысленная трактовка той или иной информации здесь недопустима, материал должен пониматься однозначно. В достижении этой цели помогает использование тезисов и терминов. Научная информация также должна быть подкреплена неоспоримыми фактами, которые и подтверждают ее подлинность.

Цели, с которыми создается научное письмо, требуют от него монотонности и сухости изложения. Разумеется, такое послание лишено экспрессивности, объективность в нем играет определяющую роль. Чаще всего изложение материала в научном письме происходит в форме монолога. Авторское начало в таком письме сведено к минимуму. Здесь важно сделать акцент на содержании письма, а не на точке зрения написавшего его. Однако личное мнение отправителя в той или иной степени все же отображается, пусть и неявно.

Эпистолярный стиль в публицистике

Основная цель публицистических произведений – с помощью грамотно построенной речи воздействовать на читателя, внушить ему какую-либо мысль или идею. Для достижения этой задачи многие журналисты обращаются к форме письма, которое публикуют в СМИ. Такие послания могут быть двух видов: с адресатом и без. Письмо без определенного получателя предназначено для широкого круга людей. В них на обозрение общественности выносятся актуальные вопросы или события. Есть в журналистике письма, адресованные определенному лицу, например главам государств или другим медийным личностям. Их задача – добиться от влиятельных адресатов решения насущных проблем, требование незамедлительных действий.

В отличие от научного, публицистический стиль письма более субъективный и противоречивый. Для освещения и оценки происходящих событий публицист умело манипулирует различными выразительными средствами.

Особенности написания

Журналисты тщательно отбирают общественно важное событие и всесторонне анализируют его с точки зрения автора письма или его заказчика. Далее выносится определенное суждение и предлагаются варианты решения описываемой проблемы. В составлении такого письма очень важны навыки убеждения, а также знание человеческой психологии. Применяя их на практике, публицисты направляют обсуждение в нужное им русло, тем самым практически не оставляя читателям свободу выбора.

Официальное письмо

В системе классификации писем формальный стиль письма занимает особое место. Он применяется в деловых переписках, является межкорпоративным каналом связи. Официальное письмо имеет множество видов, которые выполняют различные функции. Оно также обладает четкой структурой и строгими нормами, от которых не стоит отклоняться. Деловое письмо использует средства, присущие официально-деловому стилю речи. В большинстве случаев такое послание имеет конкретного адресата, например юридическое или физическое лицо.

Специфика делового стиля письма заключается в его сухом, официальном и однообразном языке. В нем в огромном количестве используются канцеляризмы, штампы, клише и стандартные обороты, а также различного рода сокращения. Информация подается с помощью простых распространенных предложений. Тон официальных писем нейтрален, изложение информации максимально логично и последовательно. Все это способствует решению основной задачи деловой переписки: точно, лаконично и объективно передать конкретное сообщение, лишив его эмоциональной окраски и субъективности.

Виды официальных писем

В зависимости от содержания деловые письма делятся на множество видов. Обычно в каждом официальном письме поднимается один вопрос. В случае если необходимо сразу разрешить две и более проблем, несколько видов помещаются в рамки одного послания.

Различают следующие типы деловых писем:

• Сопроводительные – письмо с указаниями по отправке документов.
• Гарантийные – подтверждение и закрепление определенных условий.
• Благодарственные – выражение благодарности и желания дальнейшего сотрудничества.
• Приглашения – официальное предложение участия в мероприятии.
• Поздравительные.
• Информационные.
• Рекламные, или предложения о сотрудничестве.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы.
• Письмо-ответ.

Составление делового письма

Как написать письмо официального характера правильно? Важно знать и корректно применять законы композиции таких посланий. Прежде всего необходимо определиться с темой письма и его видом. Здесь нужно учесть всю ту информацию, о которой адресат уже знает, и, отталкиваясь от этого, тщательно продумать содержание и приводимые аргументы. Письмо должно быть максимально информативным и логичным, без лишних отступлений и воды.

Существуют две группы деловых писем: одноаспектные и многоаспектные, или простые и сложные. Одноаспектные послания сжаты и рассматривают только один вопрос. Они обычно не требуют ответа. Многоаспектные письма поднимают несколько проблем, поэтому и более сложны по структуре. Следует подробно рассмотреть их композицию.

Текст сложного письма состоит из нескольких частей. В первой части указываются мотивы, побудившие автора к написанию послания, приводятся необходимые аргументы. Здесь необходимо ответить на вопрос о том, с какой целью создавалось это письмо. Во второй части автор делает выводы, высказывает предложения, решения затронутой проблемы и просьбы.

Структуры некоторых видов официальных писем

Письмо-просьба:

1. Причина, сформировавшая просьбу.
2. Сама просьба.
3. Желаемый результат, выражение благодарности и готовности к сотрудничеству в случае удовлетворения просьбы.

Письмо-запрос:

1. Причины важности запроса.
2. Сам запрос.
3. Результат в случае выполнения просьбы.

Сопроводительное письмо

1. Уведомление о материалах.
2. Сведения о материалах.

Письмо-ответ, отклоняющее просьбу

1. Дублирование ранее изложенной просьбы.
2. Причины отказа.
3. Изложение самого факта отказа или отклонения.

Иногда в письме-ответе приводятся альтернативные пути решения затронутого вопроса.

В современном делопроизводстве в основном используются одноаспектные официальные письма.

Оформление письма

Деловая переписка осуществляется на фирменных бланках для официальных писем. Они должны соответствовать государственным стандартам и содержать следующие элементы:

• Логотип юридического лица.
• Название юридического лица (автора письма).
• Контакты (адрес, номер телефона, электронная почта, сайт).
• Дата составления письма.
• Регистрационный номер письма.
• Отсылка к дате и номеру входящего послания (если это письмо-ответ, например).

В конце письма отправителем указывается следующая информация:

• Должность и фамилия с инициалами подписывающего письмо.
• Должность и фамилия с инициалами составителя (если он не ставит свою подпись).
• Список приложений (если имеются).

Помимо соблюдения формальных правил в оформлении большую роль играет бумага (если письмо отправляется обычной почтой). Она будет различаться в зависимости от типа делового послания. Например, для обычного официального письма подойдет простая белая бумага. Для писем-приглашений, поздравлений, благодарностей лучше всего выбрать плотную или тисненую бумагу. Рекламные письма хорошо смотрятся на цветной бумаге.

Клише и устойчивые фразы

Правила официального стиля письма требуют использования готовых языковых формул. В различных ситуациях можно использовать следующие конструкции:

При обосновании причин и мотивов:

• В связи с отсутствием финансовой помощи…
• В связи со сложной экономической ситуацией…
• В порядке проведения совместной работы…
• В соответствии с Вашим письмом…
• В соответствии с протоколом…
• В ответ на Ваше обращение…
• В подтверждение нашей договоренности…
• В целях усиления ответственности…
• На Ваше обращение…

При составлении письма-просьбы:

• Просим оказать содействие…
• Просим выслать в наш адрес…
• Просим принять участие…
• Прошу принять меры…
• Прошу принять к сведению…
• Прошу довести до сведения…
• Прошу ликвидировать задолженность…

Для вступления в сопроводительных письмах:

• Направляем информацию…
• Возвращаем справочные материалы…
• Высылаем подписанный с нашей стороны договор…
• Посылаем справочную литературу… и т. д.

Письма-подтверждения начинаются так:

• Подтверждаем…
• С благодарностью подтверждаем…

При составлении письма-ответа (неудовлетворение просьбы):

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…
• Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам…
• На Ваше обращение о совместной работе считаем…

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

• Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
• Просим извинить за задержку с ответом.
• Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

При составлении писем-приглашений:

• Приглашаем принять участие…
• Просим направить представителя…

При составлении письма-гарантии:

• Оплату гарантируем…
• Качество изделий гарантируем…
• Сроки выполнения гарантируем…

Эти заготовки помогут вам сделать все правильно.

autogear.ru

Как найти свой стиль письма

Собственный стиль необходим авторам, журналистам и блоггерам, так как его наличие напрямую связано с развитием карьеры. К нам обратился постоянный читатель журнала, один из авторов сайта www.droider.ru, и попросил помочь ему с поиском его стиля письма.

У меня есть банальный, но волнующий меня, вопрос… Мои статьи, в основном, на тему мобильных гаджетов и приложений, что довольно скучно. А я бы очень хотел наполнить их каким-то юмором […] или экзотическим стилем письма, который не используется для написания таких ГИКовых статей, но в то же время был бы уместен на сайте.

Этот вопрос совсем не банальный, и он волнует очень многих авторов, которые приступают к регулярному написанию статей на узкую тему и сталкиваются с тем, что их «голос» не различим среди остальных. Так происходит потому, что приходится использовать очень много терминов-существительных и «калек»-глаголов, к которым невозможно найти синонимы в русском языке. В результате кажется, что найти собственный стиль письма невозможно.

Несколько лет назад я разработал внутренний тренинг для собственного копирайтерского агентства, который в обязательном порядке проходили все копирайтеры. Специально для автора запроса опишу в этой статье наиболее важные части этого тренинга.

Ваш собственный стиль письма

Сперва нужно понять и признать, что у вас изначально уже есть свой стиль письма, который сформировался автоматически. Если вы еще не уделяли время совершенствованию навыка письма, то ваш собственный стиль состоит из множества наслоений: начиная от первых слов, написанных в прописях, до только что опубликованного материала. Этот стиль письма отличается тем, что вы всегда используете его, работая в условиях жесткого дедлайна. Этим-то мы и воспользуемся.

Возьмите тему, на которую пишет ваш коллега (не выбирайте тему своей следующей статьи). Приступите к ее изучению. Соберите максимум информации в Интернете, запоминайте, но ничего не записывайте, кроме кратких тезисов, названий, имен собственных и технических параметров. Когда вы почувствуете, что информация начинает повторяться — переходите к написанию плана.

Откройте новое окно текстового редактора и начните записывать план. В нем должно быть от пяти до десяти пунктов (при меньшем количестве будет легко потерять мысль, при большем — есть опасность «раздувания» текста).

Распечатайте тезисы и положите их на стол рядом с клавиатурой. Окно текстового редактора с планом и будет вашей исходной точкой отсчета. Подготовьте таймер: у вас двенадцать минут на то, чтобы написать статью, и десять минут на то, чтобы её отредактировать. Пишите максимально быстро, у вас должно получиться от 2300 до 2500 символов, включая пробелы и знаки препинания.

Запустите таймер и начните писать. Не редактируйте себя, не исправляйте ошибки и опечатки, не думате над подбором слов (оставляйте пустые места) и двигайтесь по плану, заполняя его словами и предложениями. Как только прозвучит сингал таймера — прекратите писать, распечатайте метариал и приступайте к редактированию. Вставьте пропущенные слова, укажите имена собственные, технические параметры и другую информацию из списка тезисов. Проверьте все запятые, логику материала.

Спустя десять минут у вас в руках окажется статья, написанная в вашем стиле. Проанализируйте ее самостоятельно: отметьте что не нравится, в комментариях напишите, что бы хотели доработать. Не ставьте себе оценки. Сохраните эти два документа — они понадобятся вам в дальнейшем для оценки своего прогресса.

Найдите «эталон» стиля

Если вы постоянно пишете статьи для одного издания или блога, то выясните какой материал вызвал больше всего откликов у целевой аудитории. Всегда держите в голове, что сколько изданий — столько и стилей, поэтому для одного издания вам будет писать легче, для другого — тяжелей. Чаще всего «эталоном» статьи для издания будет материал, написанный основателем проекта, главным редактором, ведущим аналитиком — людьми, чье мнение важно для аудитории. Как правило, авторы «эталонной» статьи пишут полезно и интересно.

Сравните свои статьи: отредактированную статью из предыдущего упражнения, с «эталонными» статьями, чтобы понять, в чем их различие. Обращайте внимание на начало и конец предложений и абзацев, на предлоги, пунктуацию — на все, что бросается вам в глаза. Особое внимание уделите тому, что режет слух — чаще всего здесь вы максимально расходитесь с «эталоном».

«Эталоные» статьи, их может быть несколько, не обязательно должны быть написаны литературным языком. Они могут быть неинтересными для вас лично. Но они вызывают интерес у целевой аудитории и вам важно научиться понимать, как писать также или лучше.

Максимально близко узнайте аудиторию

На этом шаге пришло время досконально изучить статистику. Договоритесь о получении доступа к данным Яндекс.Метрика, Google Adwords, возьмите срез в три месяца, так, чтобы не попадало лето и праздники. Наилучшее время — с февраля по апрель и с сентября по ноябрь. Проанализируйте, какие статьи вызвали наибольший отклик (количество комментариев, «лайков», обсуждений в социальных сетях, ссылок и пр.)

Изучите поло-возрастной и демографичекий состав аудитории, ее коммерческие интересы. Выписывайте ключевые показатели, они вам понадобятся для составления «фоторобота» целевой аудитории.

Теперь у вас есть два самых важных компонента: «эталонные письма» и собирательный образ целевой аудитории. Прочтите одно из эталонных писем вслух, представляя, что собирательный образ аудитории — человек — слушает вас и реагирует (реакцию вы помните из анализа популярных статей). «Снимите» в своей голове фильм и прокрутите его несколько раз для лучшего понимания деталей. Это пригодится для проведения экспресс-оценок статей, которые вы будете писать в дальнейшем.

Как только при написании очередной статьи у вас возникнет вопрос, какое слово, фразу или оборот использовать — «прокрутите» в голове свое кино. Заставьте «фоторобота» улыбнуться, усмехнуться, захотеть написать в комментариях «Аффтор жжет», «Круть!» или то, что наиболее часто используется характерными представителями целевой аудитории в качестве положительной оценки статьи.

В закулисье с закрытыми глазами

Знайте все, что происходит в вашей отрасли. Слухи, клички, имена, события и прочие подробности. Вас не должен поставить в тупик вопрос «ГИКа» в комментариях к вашей статье на сайте, в Twitter или Facebook. Ваш ответ не обязателно должен быть в том же стиле, что и вопрос. Старайтесь написать в ответ не одно-два слова, а несколько предложений или даже абзац. Радуйтесь, когда вас хотят поставить в тупик, а вы выкручиваетесь, отвечая на трудные вопросы. В этот момент происходит формирование вашего нового стиля письма, наиболее эффективного для данной целевой аудитории.

Как только вас признают «своим», ваши статьи перестанут игнорировать. Статьи, подписанные вами, начнут принимать на «твердую четверку», будут «лайкать» и «шарить» в социальных сетях, подробно комментировать и, может быть, даже хвалить. Но не останавливайтесь — вам обязательно нужно сделать следующий шаг.

Нарушайте правила, не обижая читателей

Теперь когда аудитория вас принимает за человека «в теме», начните выходить за границы комфорта, к которым привыкла аудитория. Не наносите личных оскорблений, они прощаются с большим трудом. Если нужно поставить кого-либо на место, пишите кратко и хлестко, при этом не задевая личности. Покажите своей статьей, что вы знаете как попасть в яблочко, но пока не делаете этого, так как уважаете своих читателей. Это очень сложно описать в теории без конкретных примеров, но вы быстро разберетесь, что к чему.

Подначивайте аудиторию, примерно также как она когда-то подначивала вас, пока не признала «своим». Не всегда соглашайтесь с коллегами, спорьте с ними публично (лучше это заранее спланировать, если только вы не понимаете другу друга с полуслова). И помните — не обижайте и не вводите читателей в заблуждение (не выставляйте их дураками в чужих глазах).

Теперь вы обладатель «эталонного» стиля

Дойдя до этого шага вы вспомните, что когда-то все начиналось именно с этой статьи. У вас будет яркий, индивидуальный и узнаваемый стиль, который начнут ассоциировать со стилем издания. Все что вы напишете, будет попадать в цель: веселить, вызывать желание купить, рекомендовать и пр. Вам не нужно будет призывать читателей что-либо сделать, они сами будут делать это с удовольствием.

Эта позиция может быть не очень устойчивой, если вы не владелец издания. Поэтому, не хвалитесь своим умением писать, не проверяйте удачу на прочность. Лучше начните формировать еще один свой стиль, например, работая над другим проектом, свои блогом или начав писать статьи удаленно в глянцевый журнал.

В результате вы станете обладателем универсального набора различных стилей, которые будут применимы практически к любому изданию и аудитории и через которые красной линией будут проходить ваша личность, мировоззрение и ценности.

www.editor.ru